Declaration of Improvements to Leased Property Colombia (Declaración de Mejoras al Inmueble Arrendado)

La Declaración de Mejoras al Inmueble Arrendado Colombia es una declaración con efectos jurídicos regulada por Código Civil colombiano Arts. 739–769 — mejoras y derechos del poseedor y tenedor, en la que el declarante manifiesta hechos bajo su responsabilidad ante la autoridad colombiana.

La Declaracion de Mejoras al Inmueble Arrendado en Colombia es necesaria en todos los casos en que un arrendatario realiza o proyecta realizar obras, instalaciones o modificaciones sobre el inmueble arrendado, y las partes desean documentar formalmente los terminos del acuerdo sobre dichas mejoras para prevenir disputas costosas al momento de la devolucion del inmueble al arrendador al vencimiento del contrato de arrendamiento.

La declaracion es necesaria cuando el arrendatario de un local comercial necesita adaptar el inmueble para el inicio o la expansion de su actividad economica: instalacion de divisiones internas de drywall, aluminio y vidrio o madera; adecuacion del sistema electrico para soportar equipos de alto consumo (hornos industriales, equipos de refrigeracion, maquinaria de produccion); instalacion de sistemas de aire acondicionado de alta capacidad; remodelacion de banos para cumplir con las normas de sanidad e higiene del INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos) y la Secretaria de Salud Municipal; construccion de camaras de frio, cuartos de almacenamiento o bodegas internas; instalacion de sistemas de seguridad (camaras CCTV, alarmas, control de acceso); y cualquier adecuacion estructural que requiera licencia de construccion ante la Curaduria Urbana Municipal bajo la Ley 400 de 1997 (Ley de Sismo Resistencia) y el Decreto 1077 de 2015 (Decreto Unico Reglamentario del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio). Cada una de estas mejoras debe estar documentada en la declaracion con su autorizacion expresa, costo y tratamiento al termino del arrendamiento.

La declaracion es necesaria cuando el arrendatario de vivienda urbana bajo la Ley 820 de 2003 desea realizar mejoras de habitabilidad y bienestar que van mas alla del mantenimiento ordinario: pintura total del interior del apartamento en colores distintos a los originales, instalacion de closets empotrados o cocina integral permanente, cambio de pisos de la vivienda, instalacion de aparatos de aire acondicionado de ventana o minisplit fijados a la estructura, rejas de seguridad en ventanas, o modificaciones en la disposicion interna de la vivienda. Para todas estas obras, la Ley 820 de 2003 exige autorizacion previa escrita del arrendador, y la declaracion de mejoras es el instrumento apropiado para documentar esa autorizacion y los terminos acordados.

La declaracion es urgente cuando un arrendatario que realizo inversiones significativas en el inmueble arrendado durante anos de relacion contractual, como la instalacion de sistemas contra incendio valorados en cientos de millones de pesos, la construccion de una mezzanine, o la instalacion de una planta electrica de emergencia anclada a la estructura, ve aproximarse el vencimiento del contrato de arrendamiento y no tiene un acuerdo escrito sobre el reconocimiento economico de esas inversiones. Sin la declaracion de mejoras, el arrendatario queda en una posicion de debilidad probatoria para reclamar la compensacion ante el Juez Civil del Circuito bajo los Articulos 1993 a 2007 del Codigo Civil, especialmente cuando no tiene facturas o contratos de los contratistas que realizaron las obras anos atras.

Tambien es necesaria cuando el arrendador descubre, durante una inspeccion del inmueble o al momento de la restitucion, que el arrendatario realizo obras o modificaciones no autorizadas sobre el inmueble, y desea documentar formalmente la constatacion de esas obras para: exigir la remocion a costa del arrendatario y la restitucion del inmueble al estado original conforme al Articulo 1990 del Codigo Civil; deducir del deposito de arrendamiento (limitado por el Articulo 16 de la Ley 820 al equivalente de dos meses de canon) los costos de restauracion que superen el deterioro normal por uso; o iniciar una accion judicial de responsabilidad civil contra el arrendatario por los danos causados a la estructura del inmueble.

Una Declaracion de Mejoras al Inmueble Arrendado valida en Colombia debe incluir los siguientes elementos esenciales para tener plena eficacia juridica entre arrendador y arrendatario, y servir como prueba documental ante los Juzgados Civiles del Circuito en caso de disputa sobre el valor o la compensacion de las mejoras al terminar el contrato de arrendamiento.

Identificacion completa de las partes: Nombre completo, numero de cedula de ciudadania o NIT, domicilio, municipio y telefono del arrendador (propietario del inmueble) y del arrendatario (quien ocupa el inmueble y realiza o proyecta las mejoras). Para personas juridicas, nombre de la empresa, NIT, nombre del representante legal, numero de su cedula, y numero de la matricula mercantil de la Camara de Comercio competente. Si el arrendador actua a traves de un administrador inmobiliario con poder de mandato, debe identificarse tambien al administrador y citarse el numero del contrato de administracion que lo faculta para actuar.

Identificacion precisa del inmueble arrendado: Direccion completa del inmueble con numero del municipio, barrio, numero de la unidad (apartamento o local), piso o nivel; folio de matricula inmobiliaria de la Oficina de Registro de Instrumentos Publicos; CHIP (Codigo Homogeneo Integrado del Predio) del catastro municipal; numero y fecha del contrato de arrendamiento vigente entre las partes; monto del canon mensual vigente; y fecha de inicio y fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento. Para inmuebles ubicados en propiedades horizontales regidas por la Ley 675 de 2001, debe indicarse el nombre del conjunto o edificio, el numero del reglamento de propiedad horizontal inscrito en el folio de matricula, y si la ejecucion de las mejoras requiere autorizacion adicional del consejo de administracion o del administrador de la copropiedad.

Descripcion tecnica y juridica detallada de cada mejora: Para cada mejora o grupo de mejoras homogeneas, la declaracion debe incluir: (a) denominacion o nombre descriptivo de la mejora (por ejemplo, instalacion de divisiones internas de drywall, adecuacion electrica trifasica, construccion de mezzanine, instalacion de cocina integral, cambio de pisos); (b) clasificacion juridica segun el Codigo Civil: mejora necesaria, mejora util o mejora voluptuaria, con justificacion breve de por que la mejora corresponde a esa categoria; (c) descripcion tecnica detallada de la obra con materiales a utilizar, dimensiones, acabados, especificaciones tecnicas relevantes y normas de construccion aplicables (NSR-10 para estructuras, Reglamento Tecnico de Instalaciones Electricas RETIE para adecuaciones electricas, Reglamento Tecnico de Iluminacion y Alumbrado Publico RETILAP); (d) costo estimado o costo real si la obra ya fue ejecutada, con soporte en cotizaciones de contratistas o facturas de ejecucion; (e) fecha de inicio y fecha estimada de terminacion de las obras; y (f) impacto estimado sobre el valor comercial del inmueble, especialmente relevante para mejoras utiles de gran envergadura.

Autorizacion expresa del arrendador para cada mejora: Clausula de autorizacion clara e inequivoca del arrendador para la ejecucion de cada mejora descrita en la declaracion, indicando si: (a) autoriza la mejora sin condiciones; (b) autoriza bajo condiciones especificas de calidad, materiales, contratistas habilitados o estandares de terminacion; (c) condiciona la autorizacion a que el arrendatario obtenga previamente las licencias de construccion o permiso de reformas ante la Curaduria Urbana Municipal del municipio correspondiente (Ley 400 de 1997, Decreto 1077 de 2015) y las autorizaciones del consejo de administracion de la copropiedad si aplica; o (d) niega la autorizacion para la mejora especifica y las razones. La ausencia de autorizacion escrita implica, bajo el Articulo 8 de la Ley 820 de 2003, que las mejoras no generan ningun derecho de compensacion para el arrendatario al terminar el arrendamiento residencial.

Acuerdo sobre la propiedad y compensacion de las mejoras al vencimiento del arrendamiento: El nucleo esencial del documento. Para cada mejora autorizada, las partes deben acordar expresamente una de las siguientes modalidades de terminacion: (a) el arrendatario cede las mejoras al arrendador sin indemnizacion, renunciando expresamente a los derechos de compensacion del Articulo 1997 del Codigo Civil y, para arrendamientos comerciales, al Articulo 521 del Codigo de Comercio; (b) el arrendador se compromete a pagar al arrendatario una compensacion determinada (monto fijo pactado) o determinable (valor pericial al momento de la restitucion) por las mejoras utiles al terminar el arrendamiento, comprometiendo los recursos del deposito de arrendamiento o un pago directo; (c) el arrendatario se obliga a retirar las mejoras a su costo y restituir el inmueble exactamente en el estado previo al inicio de las obras, respondiendo por los danos causados a la estructura o a los acabados originales del inmueble; o (d) las partes acuerdan una compensacion parcial o diferida mediante reduccion del canon de arrendamiento en los ultimos meses del contrato, equivalente al valor de las mejoras compensables.

Obligaciones del arrendatario durante la ejecucion de las obras: El arrendatario debe obtener todas las licencias de construccion y permisos requeridos por la ley y el reglamento de propiedad horizontal; contratar contratistas debidamente habilitados y con afiliacion vigente al sistema de seguridad social de sus trabajadores bajo la Ley 100 de 1993; ejecutar las obras segun los planos aprobados y las normas tecnicas sectoriales aplicables; no afectar la estructura resistente del edificio sin autorizacion del curador urbano y concepto de un ingeniero estructural; informar al arrendador del avance de las obras y facilitar su inspeccion; y responder solidariamente con los contratistas por los danos a terceros o a las areas comunes de la copropiedad durante la ejecucion.

Acta de estado inicial, acta de inicio de obras y acta de terminacion: La declaracion de mejoras debe acompanarse de tres documentos fotograficos firmados: (a) acta de estado inicial del inmueble antes del inicio de las obras, con descripcion detallada y fotografias del estado de cada area afectada; (b) acta de inicio de obras firmada el dia en que comienzan los trabajos; y (c) acta de terminacion de obras firmada por ambas partes al concluir, con inspeccion conjunta del resultado final y constatacion de la correspondencia con lo autorizado en la declaracion.

Forms-legal.com pone a disposicion este modelo de Declaracion de Mejoras al Inmueble Arrendado Colombia para facilitar la transparencia contractual entre arrendadores y arrendatarios. Dado que los derechos sobre mejoras en los arrendamientos colombianos pueden generar litigios de alta complejidad y cuantiosas perdidas economicas para ambas partes, se recomienda revisar la declaracion con un abogado especialista en derecho inmobiliario antes de su firma, especialmente cuando las obras proyectadas son de gran envergadura economica o requieren modificaciones estructurales en el inmueble.