Werktijdregistratie (ATW)

De Werktijdregistratie (ATW) in Nederland is de vastlegging van begin- en eindtijden, pauzes, overwerk en nachtdiensten waarmee een werkgever de naleving van de arbeidstijden aantoont, op grond van de registratieplicht van Arbeidstijdenwet art. 4:3. De wet, die de Europese arbeidstijdenrichtlijn 2003/88/EG uitvoert, begrenst de arbeidstijd tot in beginsel twaalf uur per dienst en gemiddeld achtenveertig uur per week over zestien weken onder ATW art. 5:7; de Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij ontbrekende registratie een boete opleggen.

De Arbeidstijdenwet 1995 (ATW, Stb. 1995/598), later gewijzigd via de Wet aanpassing arbeidsduur en de Wet flexibel werken, regelt de maximale dagelijkse en wekelijkse arbeidstijden voor werknemers in Nederland. De ATW implementeert EU-Richtlijn 2003/88/EG betreffende een aantal aspecten van de organisatie van de arbeidstijd (arbeidstijdenrichtlijn). De Arbeidstijdenwet legt een maximale arbeidstijd vast van in beginsel 12 uur per dienst (ATW art. 5:7 lid 1), 60 uur per week (ATW art. 5:7 lid 2), en een gemiddelde van ten hoogste 48 uur per week berekend over een periode van 16 weken (ATW art. 5:7 lid 3, conform EU-Richtlijn 2003/88/EG art. 6).

Het Arbeidstijdenbesluit (ATB, Stb. 2007/259) bevat verdere regels voor specifieke sectoren en beroepsgroepen (transport, gezondheidszorg, OV, politie, onderwijs, bouwsector), die afwijkende arbeidstijdennormen kennen. Sectoren met afwijkende normen mogen de ATW-normen aanpassen via een toepasselijke CAO (collectieve arbeidsovereenkomst conform Wet op de CAO 1927); de ATW biedt hiervoor een delegatiegrondslag in ATW art. 2:7.

De registratieplicht geldt voor alle werkgevers met personeel, ongeacht de grootte van het bedrijf. Zowel voltijdse als deeltijdse werknemers, oproepkrachten, uitzendkrachten en payroll-werknemers vallen onder de registratieplicht. De registratie kan worden bijgehouden in een papieren logboek, elektronisch tijdregistratiesysteem (zoals AFAS, ADP, Exact, SAP SuccessFactors) of een eenvoudig spreadsheet, mits het systeem de individuele werknemers, werkdagen, begin- en eindtijden, pauzes en gewerkte uren per periode nauwkeurig bijhoudt.

De Inspectie SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid), onderdeel van het ministerie van SZW, handhaaft de ATW via onaangekondigde bedrijfsbezoeken. Bij een bedrijfsbezoek moet de werkgever de volledige tijdregistratie over de afgelopen 52 weken kunnen tonen. Ontbrekende of onvolledige registraties leiden tot boetes conform de Wet op de economische delicten (Wed) en de Beleidsregel boeteoplegging arbeidstijdenwet en arbeidstijdenbesluit. De maximale boete bedraagt per overtreding 10.000 euro voor werkgevers en 1.500 euro voor werknemers (2026-tarieven Inspectie SZW).

Naast de ATW-verplichting dient de werktijdregistratie als basis voor de berekening van het wettelijk minimumloon conform de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) art. 18b en de vaststelling van overwerkvergoeding. Veel CAO's (CAO Horeca, CAO Bouw, CAO Metalektro, CAO Transport) stellen aanvullende eisen aan tijdregistratie en overwerkberekening. De tijdregistratie is ook relevant voor de vakantiedagenopbouw conform BW 7:634 en de beoordeling van arbeidsongeschiktheid conform de Wet verbetering poortwachter 2002.

De Werktijdregistratie (ATW) Nederland is in de volgende situaties verplicht of dringend aan te bevelen conform Arbeidstijdenwet art. 4:3.

Dagelijkse registratie voor alle werknemers. Iedere werkgever met personeel in loondienst is verplicht dagelijks de begin- en eindtijden, pauzes en gewerkte uren van elke werknemer bij te houden. De registratie geldt voor voltijdse werknemers, deeltijders, oproepkrachten, uitzendkrachten en payroll-werknemers. De registratie is per werknemer, per werkdag en per arbeidsperiode (week of vier weken).

Bedrijven in sectoren met strenge ATW-normen. Bepaalde sectoren kennen extra strenge ATW-eisen en verplichte registraties: transport (rij- en rusttijdenwetgeving conform EU-Verordening 561/2006; tachograaf), gezondheidszorg (CAO Ziekenhuizen, CAO VVT), horeca (CAO Horeca), bouw (CAO Bouw), bewaking en beveiliging (ATB afwijkende normen). In deze sectoren controleert de Inspectie SZW actief op tijdregistratie via branchespecifieke inspecties.

Nachtdienstwerkers (ATW art. 5:8 en art. 5:9). Werknemers die nachtdiensten werken (arbeid tussen 00:00 en 06:00 uur) vallen onder aanvullende ATW-eisen: maximaal 10 uur per nachtdienst, maximaal 22 nachtdiensten per vier weken, recht op medisch onderzoek (Periodiek Arbeidsgezondheidkundig Onderzoek, PAGO conform Arbowet art. 18). De werkgever moet nachtdiensten apart registreren voor ATW-naleving en verstrekken van het verplichte gezondheidsonderzoek.

Ovewerk en overwerktoeslag. Bij overwerk (meer dan de contractuele arbeidsduur of meer dan ATW-normen) moet de werkgever bijhouden hoeveel uren overwerk zijn gewerkt. Veel CAO's (CAO Metalektro, CAO Bouw, CAO Transport) bepalen een overwerkpercentage (125% of 150% uurloon). De tijdregistratie is de basis voor de berekening van de overwerkvergoeding. Zonder registratie is overwerk moeilijk aantoonbaar voor werknemer of werkgever.

Controle door Inspectie SZW. Bij een bedrijfsbezoek van de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Inspectie SZW) moet de werkgever de volledige tijdregistratie van de afgelopen 52 weken kunnen overhandigen. De Inspectie SZW controleert op overtredingen van de ATW-maxima (te lange diensten, te weinig rusttijd, te veel opeenvolgende nachtdiensten) en op volledigheid van de registratie. Ontbrekende registratie is op zichzelf al een overtreding conform ATW art. 4:3.

Salarisberekening en minimumloon. De tijdregistratie is de basis voor de salarisberekening en de controle of het wettelijk minimumloon conform de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) is betaald. Werknemers met variabele uren (oproepkrachten, nul-uren) ontvangen per geregistreerd uur tenminste het WML-uurloon (2026: € 14,31 per uur, per 1 januari 2026 voor 21-plussers). De Belastingdienst controleert via loonheffingen-aangifte of het minimumloon is nageleefd.

Vakantiedagenopbouw. Gewerkte uren zijn de basis voor de berekening van de wettelijke vakantiedagenopbouw conform BW 7:634: voor elke gewerkte periode worden vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen opgebouwd per jaar. Nauwkeurige tijdregistratie is nodig voor de correcte bijhouding van het vakantiedagensaldo in de salarisadministratie.

Een correcte Werktijdregistratie (ATW) Nederland bevat de volgende elementen conform Arbeidstijdenwet art. 4:3 en de Beleidsregel boeteoplegging arbeidstijdenwet.

Identificatiegegevens werknemer en werkgever. Per werknemer: volledige naam, BSN of personeelsnummer, functie, afdeling, soort arbeidsovereenkomst (voltijd, deeltijd, oproep), wekelijkse contractuele arbeidsduur. Werkgever: statutaire naam, KVK-nummer, vestigingsadres, naam leidinggevende of ploegleider. Per werkdag: datum (DD-MM-JJJJ) en dag van de week.

Begin- en eindtijden per werkdag. Registreer per werkdag de exacte begintijd (HH:MM) van de arbeid en de eindtijd (HH:MM). Bij verschuivende diensten: registreer de werkelijke tijden per dienst. Bij werken op meerdere locaties: registreer begin- en eindtijd per locatie. Bij thuiswerken conform de Wet werken op afstand: registreer ook de werktijden (ATW art. 4:3 geldt ook voor thuiswerkers).

Pauzes. Registreer alle pauzes met begintijd en eindtijd. Wettelijke minimale pauzes conform ATW art. 5:4: bij een dienst van meer dan 5,5 uur geldt recht op minimaal 30 minuten pauze, op te delen in twee keer 15 minuten. Bij een dienst van meer dan 10 uur: minimaal 45 minuten pauze. Pauzetijden tellen niet mee als arbeidstijd. Nauwkeurige registratie van pauzes is nodig voor de berekening van de effectieve arbeidstijd per dienst.

Gewerkte uren per dag en per week. Bereken per dag de totale effectieve arbeidstijd (eindtijd - begintijd - pauzetijd). Bereken per week het totaal gewerkte uren. Vergelijk de wekelijkse totalen met de ATW-maxima: maximaal 12 uur per dienst (ATW art. 5:7 lid 1), maximaal 60 uur per week (lid 2), gemiddeld maximaal 48 uur per 16 weken (lid 3, conform EU-Richtlijn 2003/88/EG art. 6).

Overwerk. Noteer apart wanneer een werknemer meer werkt dan de contractuele arbeidsduur of meer dan de ATW-normen. Bereken de overwerkuren per dag en per periode. Verwijs naar de CAO-bepaling voor overwerkvergoeding (bijv. CAO Metalektro: 125% bij overwerk op werkdagen, 150% op zaterdag, 200% op zondag). Bij afwezigheid van CAO: schriftelijk overeengekomen overwerkregeling in de arbeidsovereenkomst.

Nachtdiensten. Registreer apart alle nachtdiensten (arbeid tussen 00:00 en 06:00 uur conform ATW art. 5:8). Noteer het aantal nachtdiensten per vier weken (maximum: 22 conform ATW art. 5:8 lid 2) en het aantal opeenvolgende nachtdiensten (maximum: 7 conform ATW). De werkgever moet nachtdienstwerkers een PAGO-onderzoek aanbieden conform Arbowet art. 18 (jaarlijks). Op forms-legal.com zijn gratis modellen beschikbaar voor werktijdregistratie, nachtdienstrooster en arbeidsovereenkomst. Zie ook nl-nachtdienstrooster-overeenkomst voor specifieke afspraken over nachtdiensten.

Rusttijden. Registreer de aaneengesloten rusttijden tussen diensten. Wettelijk minimum: 11 aaneengesloten uren rust per periode van 24 uur (ATW art. 5:3). Per week: minimaal 36 aaneengesloten uren rust (ATW art. 5:5). Maximaal eenmaal per vier weken mag de dagelijkse rusttijd worden ingekort tot 8 uur, gevolgd door een extra compensatierust van 12 uur.

Bewaarplicht en bewaarlocatie. De tijdregistratie moet worden bewaard gedurende ten minste 52 weken na het registratietijdvak conform ATW art. 4:3. Bij gebruik van een elektronisch tijdregistratiesysteem (AFAS, ADP, Exact, SAP): zorg voor versleutelde opslag en dagelijkse back-up conform de AVG / UAVG 2018 en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) richtsnoeren voor HR-systemen. Werknemers hebben recht op inzage in hun eigen tijdregistratie conform AVG art. 15 (recht op inzage).

De Werktijdregistratie (ATW) Nederland wordt als volgt ingevuld door werkgever of leidinggevende, of via een elektronisch tijdregistratiesysteem.

Stap 1 - Kies een registratiemethode. Kies een methode passend bij uw bedrijfsomvang: papieren formulier (dit model), elektronisch spreadsheet (Excel, Google Sheets), of tijdregistratiesoftware (AFAS, ADP Workforce Now, Exact Online HR, SAP SuccessFactors, Planday). Zorg dat de methode alle verplichte gegevens registreert conform ATW art. 4:3 en dat de registratie 52 weken bewaard blijft.

Stap 2 - Vul identificatiegegevens in. Noteer bovenaan het formulier: naam werknemer, BSN of personeelsnummer, functie, afdeling, soort contract (voltijd/deeltijd/oproep), wekelijkse contracturen, naam werkgever, KVK-nummer, naam leidinggevende. Herhaal deze gegevens op elk nieuw registratieformulier bij een wisseling van periode of nieuwe maand.

Stap 3 - Registreer per werkdag begin- en eindtijden. Vul per werkdag in: datum (DD-MM-JJJJ), dag van de week, begintijd (HH:MM), eindtijd (HH:MM). Bij afwezigheid (ziekte, verlof, feestdag): noteer de reden in de kolom opmerkingen. Gebruik het 24-uursformaat voor nachtdiensten (bijv. 22:00 - 06:00).

Stap 4 - Registreer pauzes. Noteer alle pauzes met begintijd (HH:MM) en eindtijd (HH:MM). Bereken de totale pauzetijd per dienst. Controleer of de wettelijke minimale pauze is gegeven: bij dienst > 5,5 uur: minimaal 30 minuten (ATW art. 5:4). Noteer indien de pauze is opgesplitst in twee keer 15 minuten.

Stap 5 - Bereken effectieve arbeidstijd per dag. Bereken: effectieve arbeidstijd = eindtijd - begintijd - totale pauzetijd. Vul dit in als "Gewerkte uren" per dag (uu:mm). Controleer per dag of de dienstduur de ATW-norm niet overschrijdt: maximum 12 uur per dienst. Noteer overwerk in de kolom "Overwerk (uren)".

Stap 6 - Bereken weektotalen. Tel de gewerkte uren per week op. Vergelijk het weektotaal met de ATW-norm: maximum 60 uur per week. Bereken het 16-wekelijkse gemiddelde (som van 16 weektotalen ÷ 16) en controleer of het gemiddelde onder de 48 uur per week ligt conform EU-Richtlijn 2003/88/EG art. 6 en ATW art. 5:7 lid 3.

Stap 7 - Markeer nachtdiensten apart. Noteer alle diensten met uren tussen 00:00 en 06:00 als nachtdienst in de kolom "Nachtdienst". Tel het aantal nachtdiensten per vier weken. Maximum: 22 nachtdiensten per vier weken (ATW art. 5:8 lid 2). Controleer ook de opeenvolgende nachtdiensten (maximum 7 achter elkaar).

Stap 8 - Laat werknemer controleren en parafen. Laat de werknemer aan het einde van elke week of maand de tijdregistratie controleren en parafen als bewijs van akkoord. Dit beschermt zowel werkgever als werknemer bij een geschil over gewerkte uren, overwerkvergoeding of ATW-overtreding.

Stap 9 - Bewaar registraties 52 weken. Sla alle ingevulde registratieformulieren op gedurende ten minste 52 weken na het registratietijdvak conform ATW art. 4:3. Bij een inspectie van de Inspectie SZW moet u de registraties direct kunnen overhandigen. Gebruik versleutelde digitale opslag conform AVG art. 32 (beveiliging persoonsgegevens) en AVG art. 5 lid 1 sub e (opslagbeperking).

Stap 10 - Koppel registratie aan salarisadministratie. Gebruik de tijdregistratie als basis voor de salarisberekening: bereken het bruto-loon op basis van gewerkte uren × uurloon, voeg eventuele overwerkvergoeding toe conform CAO-bepaling of arbeidsovereenkomst, verwerk vakantiedagopbouw per gewerkte periode conform BW 7:634. Verificeer dat het wettelijk minimumloon conform WML art. 8 niet wordt onderschreden.

De Werktijdregistratie (ATW) Nederland is onderworpen aan de volgende wettelijke vereisten conform Arbeidstijdenwet, Arbeidstijdenbesluit en EU-Richtlijn 2003/88/EG.

Registratieplicht werkgever (ATW art. 4:3). Iedere werkgever is wettelijk verplicht een deugdelijke administratie bij te houden van de arbeidstijden van werknemers. De registratie moet per werknemer, per werkdag de begin- en eindtijden, pauzes en rusttijden bevatten. De registratie dient als bewijs van ATW-naleving bij inspectie door de Inspectie SZW. Ontbrekende of onvolledige registratie is op zichzelf een overtreding van ATW art. 4:3.

Maximale arbeidstijden (ATW art. 5:7). De ATW legt de volgende maxima vast: maximaal 12 uur per dienst, maximaal 60 uur per week, gemiddeld maximaal 48 uur per week over een referentieperiode van 16 weken (conform EU-Richtlijn 2003/88/EG art. 6). Bij overschrijding van de 48-uursnorm over 16 weken: overtreding met boeterisico. CAO's mogen afwijken van de 12-uursnorm per dienst en 60-uursnorm per week, maar niet van de 48-uursgemiddelde conform de EU-richtlijn.

Minimale rusttijden (ATW art. 5:3 en art. 5:5). Dagelijkse rusttijd: minimaal 11 aaneengesloten uren per periode van 24 uur (ATW art. 5:3 lid 1). Wekelijkse rusttijd: minimaal 36 aaneengesloten uren per periode van 7 × 24 uur (ATW art. 5:5). Eenmaal per vier weken mag de dagelijkse rusttijd worden ingekort tot 8 uur bij onvoorziene omstandigheden, gevolgd door een compensatierust van 12 uur.

Nachtdienstnormen (ATW art. 5:8). Maximaal 10 uur per nachtdienst (00:00 - 06:00). Maximaal 22 nachtdiensten per vier weken. Recht op medisch onderzoek (PAGO) conform Arbowet art. 18. Maximaal 7 opeenvolgende nachtdiensten; daarna minimaal 46 uur aaneengesloten vrij. Werkgevers die nachtdiensten inzetten zonder toestemming werknemer riskeren nietigheid conform BW 7:613 (eenzijdig wijzigingsbeding).

Bewaarplicht (ATW art. 4:3). De tijdregistratie moet worden bewaard gedurende ten minste 52 weken na het registratietijdvak. De Inspectie SZW controleert de registraties tijdens bedrijfsbezoeken en bij klachten van werknemers. Bewaar de registraties digitaal of papieren in het personeelsdossier, toegankelijk voor inspecteurs.

Minimumloon en salariscontrole (WML art. 18b). De Belastingdienst gebruikt de tijdregistratie voor de controle of het wettelijk minimumloon conform WML art. 8 is betaald. Werkgevers die het minimumloon onderbetalen riskeren een bestuurlijke boete van de Inspectie SZW conform WML art. 18e. Maximum boete 2026: 10.000 euro per overtreding.

Privacybescherming (AVG / UAVG 2018). Tijdregistraties bevatten persoonsgegevens conform AVG art. 4 (naam, BSN, werkpatroon). De werkgever is verantwoordelijke in de zin van AVG art. 4 lid 7. Grondslagen voor verwerking: AVG art. 6 lid 1 sub c (wettelijke verplichting ATW) en sub b (uitvoering arbeidsovereenkomst). Werknemers hebben recht op inzage (AVG art. 15), rectificatie (art. 16) en verwijdering (art. 17, voor zover de ATW-bewaarplicht dit toestaat). Meld datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) conform AVG art. 33 binnen 72 uur.

Bij het bijhouden van de Werktijdregistratie (ATW) Nederland worden onderstaande fouten regelmatig gemaakt. Vermijd deze om boetes van de Inspectie SZW, claims van werknemers en AVG-overtredingen te voorkomen.

Fout 1 - Geen registratie voor oproepkrachten en deeltijders. Werkgevers denken soms dat de ATW-registratieplicht alleen geldt voor voltijdse werknemers. In werkelijkheid geldt de plicht voor alle werknemers, ook oproepkrachten (nul-urencontract), deeltijders, uitzendkrachten en payroll-werknemers. Zorg voor een registratiesysteem dat alle werknemerscategorieën omvat.

Fout 2 - Pauzes niet registreren. Pauzes tellen niet mee als arbeidstijd, maar de wet (ATW art. 5:4) schrijft minimale pauzes voor. Zonder registratie van pauzes is het niet aantoonbaar of de wettelijke minimale pauzetijden zijn gegeven. Bovendien overschat de werkgever de betaalde arbeidstijd (pauze is in beginsel onbetaalde tijd, afhankelijk van CAO of arbeidsovereenkomst).

Fout 3 - Nachtdiensten niet apart bijhouden. Nachtdiensten (arbeid tussen 00:00 en 06:00) vallen onder aanvullende ATW-normen (maximaal 22 per vier weken, maximaal 7 aaneengesloten, ATW art. 5:8). Werkgevers die nachtdiensten niet apart registreren, kunnen bij inspectie niet aantonen dat de nachtdienstnormen zijn nageleefd. Gebruik een aparte kolom of markering voor nachtdiensten.

Fout 4 - ATW-normen niet kennen voor de eigen sector. Het Arbeidstijdenbesluit (ATB) bevat afwijkende normen voor transport, gezondheidszorg, horeca, bouw en bewaking. Werkgevers die de generieke ATW-normen toepassen op een sector met afwijkende normen (bijv. hogere maxima of extra rustverplichtingen) riskeren overtredingen. Raadpleeg de branchespecifieke ATB-bijlagen of de toepasselijke CAO voor de juiste normen.

Fout 5 - Registraties niet 52 weken bewaren. ATW art. 4:3 verplicht bewaring van tijdregistraties gedurende 52 weken. Werkgevers die oudere registraties verwijderen of niet systematisch archiveren, kunnen bij een inspectie van de Inspectie SZW geen volledig bewijs overleggen. Stel een automatisch archiefsysteem in dat registraties minimaal 52 weken bewaart.

Fout 6 - Werknemer geen inzage geven in eigen registratie. Werknemers hebben op grond van AVG art. 15 recht op inzage in hun eigen tijdregistratie. Werkgevers die dit weigeren riskeren een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zorg voor een procedure waarbij werknemers hun eigen registratie kunnen opvragen en eventuele onjuistheden laten corrigeren.

Fout 7 - 48-uursnorm per 16 weken overschrijden. Werkgevers die individuele weken de 60-uursgrens niet overschrijden, denken soms dat alles in orde is. Maar ATW art. 5:7 lid 3 bepaalt een gemiddeld maximum van 48 uur per week over 16 weken. Bereken maandelijks het voortschrijdend 16-weeks gemiddelde per werknemer om tijdig bij te sturen.