Fattura Proforma

La Fattura Proforma in Italia è l'atto disciplinato da art. 21 D.P.R. 633/1972 (momento impositivo e obbligo di fattura); art. 6 D.P.R. 633/1972 (effettuazione delle operazioni); art. 1326 c.c. (conclusione del contratto).

La distinzione tra fattura proforma e fattura commerciale con IVA e fondamentale nel sistema tributario italiano. La fattura proforma non e una fattura fiscale sotto nessun profilo: non fa sorgere il momento impositivo previsto dall'art. 6 del D.P.R. 633/1972 che per le cessioni di beni mobili coincide con la consegna o spedizione e per le prestazioni di servizi coincide con il pagamento del corrispettivo; non obbliga il cedente a liquidare e versare l'IVA nella liquidazione periodica (art. 27 D.P.R. 633/1972); non e registrabile nel registro delle fatture emesse (art. 23 D.P.R. 633/1972) ne trasmissibile al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate ex D.Lgs. 127/2015; non attribuisce al cessionario il diritto alla detrazione dell'IVA (art. 19 D.P.R. 633/1972). La dicitura PROFORMA e essenziale per distinguerla dalla fattura definitiva: la Corte di Cassazione (Cass. trib. sez. V, 14 luglio 2017, n. 17483) ha precisato che un documento formalmente simile a una fattura IVA ma privo di tale dicitura puo essere qualificato dall'Agenzia delle Entrate come fattura fiscale, con tutti i conseguenti obblighi di liquidazione IVA.

Sotto il profilo del diritto commerciale e contrattuale, la fattura proforma accettata dal cliente vale come proposta contrattuale accettata ex art. 1326 del Codice Civile (R.D. 262/1942) e crea obbligazioni reciproche tra le parti: il cedente si impegna a fornire beni o servizi alle condizioni indicate, il cliente si impegna a pagare il prezzo. La proforma e quindi uno strumento ibrido: nessun effetto fiscale, pieno effetto contrattuale.

Nel commercio internazionale, la fattura proforma (proforma invoice) e indispensabile per le operazioni con l'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (D.Lgs. 374/1990; Regolamento UE 952/2013 -- Codice Doganale dell'Unione, CDU): accompagna le merci in spedizione verso Paesi extra-UE o provenienti da Paesi extra-UE per consentire la determinazione del valore doganale ex art. 70 CDU (metodo del valore di transazione) e il calcolo dei dazi doganali, dell'IVA all'importazione e delle accise, in attesa della fattura commerciale definitiva. La Corte di Giustizia UE (causa C-86/09 Future Health Technologies) ha confermato che il valore doganale deve riflettere il valore reale di transazione indicato nella documentazione commerciale, proforma inclusa.

La Fattura Proforma in Italia trova applicazione in diverse situazioni commerciali che richiedono un documento economico preliminare prima dell'emissione della fattura definitiva.

La prima e piu frequente situazione e la richiesta di pagamento anticipato o acconto: il fornitore invia la proforma al cliente per richiedere il versamento dell'acconto o del saldo anticipato prima di avviare la produzione, la prestazione o la spedizione; all'incasso dell'acconto -- anche se sulla base della proforma -- sorge l'obbligo inderogabile di emettere la fattura fiscale definitiva (TD01) entro 12 giorni dall'incasso (art. 6, comma 4; art. 21, comma 4, D.P.R. 633/1972): l'omissione genera sanzione dal 90% al 180% dell'IVA ex D.Lgs. 471/1997.

La seconda situazione e il commercio internazionale e le operazioni doganali: la proforma accompagna le spedizioni di merci verso Paesi extra-UE (esportazioni) o provenienti da Paesi extra-UE (importazioni), consentendo all'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli di calcolare il valore doganale (art. 70 Regolamento UE 952/2013, CDU) e i dazi doganali prima che la fattura commerciale definitiva sia disponibile. Deve contenere il valore della merce in valuta con tasso di cambio BCE e le condizioni di resa (Incoterms 2020).

La terza situazione e il preventivo vincolante nel settore dei servizi professionali e delle forniture complesse: lo studio di ingegneria, la software house o l'agenzia di comunicazione invia la proforma come offerta economica dettagliata che il cliente approva prima dell'avvio dell'esecuzione; la proforma approvata funge da contratto d'ordine; la fattura definitiva (TD01) e emessa a milestone o al completamento della prestazione. La quarta situazione e l'approvazione interna del budget aziendale: molte aziende multinazionali e pubbliche amministrazioni richiedono la proforma al fornitore per ottenere l'autorizzazione alla spesa dai propri uffici acquisti o dalla direzione finanziaria prima di emettere l'ordine d'acquisto ufficiale, riducendo i tempi di approvazione del contratto e garantendo la disponibilita di cassa prima dell'impegno formale. La fattura proforma è particolarmente utile nelle trattative internazionali: per le esportazioni extra-UE funge da documento doganale preliminare, fornendo alle autorità doganali le informazioni necessarie per la classificazione tariffaria e la valutazione in dogana ai sensi del Reg. UE 952/2013 (Codice Doganale dell'Unione). In ambito domestico, è usata dai liberi professionisti per ottenere l'approvazione del cliente prima di emettere la parcella definitiva soggetta a ritenuta d'acconto ex art. 25 D.P.R. 600/1973.

La Fattura Proforma in Italia deve contenere elementi specifici per essere commercialmente utile, conforme alla normativa doganale e priva di rischi di qualificazione come fattura fiscale da parte dell'Agenzia delle Entrate.

Il primo e piu importante elemento e la dicitura inequivoca FATTURA PROFORMA -- DOCUMENTO NON FISCALE AI SENSI DEL D.P.R. 633/1972: deve essere ben visibile nell'intestazione del documento, in font di dimensione comparabile al titolo principale. Senza questa dicitura, l'Agenzia delle Entrate potrebbe qualificarla come fattura fiscale (Cass. trib. sez. V, n. 17483/2017), obbligando il cedente a liquidare e versare l'IVA anche se l'operazione non e ancora stata effettuata.

L'identificazione completa delle parti e il secondo requisito: dati del cedente/prestatore -- denominazione o ragione sociale, sede legale, partita IVA, iscrizione al Registro delle Imprese / Camera di Commercio, recapito PEC -- e del cliente -- denominazione, sede, partita IVA o codice fiscale. Per le operazioni doganali internazionali, indicare anche il codice EORI (Economic Operators Registration and Identification) del cedente, obbligatorio per i soggetti che effettuano abitualmente operazioni doganali ex Regolamento UE 952/2013, artt. 9-10 CDU.

La descrizione dettagliata dei beni o servizi e il terzo elemento fondamentale: codice prodotto o SKU interno; descrizione precisa; quantita e unita di misura (pezzi, kg, ore, licenze); peso netto e lordo in kg per operazioni doganali; prezzo unitario netto IVA esclusa; eventuale sconto; imponibile totale; aliquota IVA indicativa a titolo informativo; IVA indicativa; totale stimato. Per le operazioni doganali: codice tariffario doganale (Nomenclatura Combinata NC, 8 cifre) per il calcolo dei dazi, Paese di origine della merce per l'applicazione di eventuali dazi preferenziali (accordi di libero scambio UE).

Le condizioni commerciali completano la proforma: validita dell'offerta (es. 30 giorni dalla data di emissione); modalita di pagamento richiesta (100% anticipato tramite bonifico, 50%+50% alla consegna, ecc.); IBAN e BIC/SWIFT per il pagamento; data di consegna stimata; condizioni di resa (Incoterms 2020 -- EXW, FCA, FOB, CIF, DAP, DDP); numero di riferimento del preventivo o dell'ordine. La forms-legal.com raccomanda di specificare che la fattura fiscale definitiva sara emessa al momento impositivo ex art. 6 D.P.R. 633/1972 e di conservare la proforma accettata come documentazione contrattuale per almeno 10 anni (art. 2214 c.c.) per documentare i rapporti commerciali in caso di contenzioso o accertamento fiscale ex D.P.R. 600/1973.

Per compilare correttamente la Fattura Proforma in Italia seguire le istruzioni dettagliate qui riportate.

Nell'intestazione, scrivere in modo prominente e ben visibile FATTURA PROFORMA oppure DOCUMENTO PROFORMA -- NON COSTITUISCE FATTURA AI SENSI DEL D.P.R. 633/1972 -- NON TRASMESSA AL SDI. Inserire la data di emissione nel formato GG/MM/AAAA e un numero di riferimento interno nella serie dedicata (es. PROF/2025/045 -- distinto e separato dalla numerazione delle fatture fiscali TD01). Inserire i dati completi del mittente cedente/prestatore (denominazione, sede, P.IVA, REA, PEC) e del destinatario (denominazione, sede, P.IVA o C.F.; per clienti esteri il numero IVA comunitario o il codice EORI).

Nella sezione Descrizione beni/servizi, elencare con precisione ciascun articolo o servizio: codice interno o codice NC doganale (8 cifre) per le operazioni internazionali; descrizione specifica; quantita e unita di misura; peso netto e lordo per operazioni doganali; prezzo unitario netto IVA esclusa; eventuale sconto; imponibile riga. Indicare l'aliquota IVA applicabile a titolo puramente informativo (22%, 10%, 4%, 0% esente/non imponibile) con la specificazione: indicativa -- soggetta a verifica alla data della fattura fiscale definitiva.

Nella sezione Totali, indicare: imponibile totale, IVA indicativa, totale proforma stimato. Indicare le condizioni di pagamento richieste: modalita (bonifico bancario anticipato, 50%+50%), IBAN (IT + 27 caratteri) e BIC/SWIFT, termine entro cui effettuare il pagamento anticipato. Indicare la data di consegna stimata e le condizioni di resa (Incoterms 2020). Per operazioni doganali, indicare il valore in valuta estera con il tasso di cambio BCE di riferimento e il Paese di origine della merce. Specificare esplicitamente che la fattura fiscale definitiva sara emessa al momento impositivo ex art. 6 D.P.R. 633/1972.

La Fattura Proforma in Italia non e soggetta agli obblighi formali previsti per la fattura fiscale dal D.P.R. 633/1972, ma deve rispettare regole fondamentali per non generare problemi fiscali e per essere utilizzabile nelle operazioni doganali.

La distinzione netta dalla fattura fiscale e il requisito primario: la proforma deve recare la dicitura esplicita DOCUMENTO PROFORMA -- NON COSTITUISCE FATTURA AI SENSI DEL D.P.R. 633/1972 e non deve essere inclusa nel registro delle fatture emesse (art. 23 D.P.R. 633/1972), non deve essere trasmessa al SdI come documento fiscale e non deve essere oggetto di liquidazione IVA. L'incasso di qualsiasi pagamento -- anche parziale acconto -- sulla base della proforma genera l'obbligo inderogabile di emettere fattura fiscale (TD01) entro 12 giorni dall'incasso (art. 6, comma 4; art. 21, comma 4, D.P.R. 633/1972): l'omissione espone a sanzione dal 90% al 180% dell'IVA ex D.Lgs. 471/1997, riducibile con ravvedimento operoso ex art. 13 D.Lgs. 472/1997.

Per le operazioni doganali internazionali, la proforma deve rispettare i requisiti del Regolamento UE 952/2013 (CDU, art. 70 sul valore di transazione): indicazione del valore in valuta estera con tasso di cambio BCE, peso netto e lordo, codice tariffario NC, Paese di origine, condizioni di resa Incoterms 2020. L'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli puo richiedere la produzione della fattura definitiva a integrazione della proforma entro i termini doganali previsti dal CDU.

La proforma accettata dal cliente ha pieno valore contrattuale ex art. 1326 c.c. e deve essere conservata come documento commerciale per almeno 10 anni (art. 2214 c.c.) per documentare i rapporti commerciali in caso di contenzioso o accertamento fiscale. L'imposta di bollo non e dovuta sulla proforma, non contenendo obbligazioni di pagamento immediate ex D.P.R. 642/1972. Sul documento deve comparire in modo inequivocabile la dicitura «FATTURA PROFORMA — NON COSTITUISCE DOCUMENTO FISCALE» per evitare confusione con la fattura fiscale. Qualsiasi pagamento ricevuto a fronte di una proforma obbliga il fornitore a emettere immediatamente fattura fiscale via SdI ai sensi dell'art. 21, comma 4, D.P.R. 633/1972. La proforma non sostituisce né differisce l'obbligo di fatturazione elettronica.

Nella redazione della Fattura Proforma in Italia si riscontrano errori tipici che possono generare gravi conseguenze fiscali, doganali o commerciali.

Il primo e piu grave errore e l'omissione della dicitura PROFORMA: un documento strutturato come fattura con numero progressivo, IVA esposta e dati fiscali completi ma privo dell'indicazione proforma puo essere qualificato dall'Agenzia delle Entrate come fattura fiscale emessa (Cass. trib. sez. V, n. 17483/2017), obbligando il cedente a liquidare l'IVA esposta anche se l'operazione non e ancora stata effettuata. La sanzione e dal 90% al 180% dell'IVA non versata ex D.Lgs. 471/1997.

Il secondo errore e l'incasso di pagamenti sulla proforma senza emettere la fattura fiscale definitiva: qualsiasi somma incassata -- acconto, caparra, saldo anticipato -- genera l'obbligo inderogabile di emettere fattura IVA entro 12 giorni dall'incasso (art. 6, comma 4; art. 21, comma 4, D.P.R. 633/1972). La proforma non sostituisce mai la fattura fiscale al momento dell'incasso.

Il terzo errore e l'inserimento della proforma nella numerazione progressiva delle fatture fiscali: le numerazioni devono essere nettamente distinte (es. PROF/2025/001 vs. 2025/001) per non creare discontinuita o duplicazioni nel registro IVA (art. 23 D.P.R. 633/1972) e per non generare anomalie in sede di verifica fiscale da parte dell'Agenzia delle Entrate.

Il quarto errore nelle operazioni doganali e l'indicazione del valore in valuta senza il tasso di cambio BCE: l'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli calcola i dazi sul valore in euro al cambio BCE della data di accettazione della dichiarazione doganale; senza il tasso di riferimento la proforma genera contestazioni sul valore doganale dichiarato. Il quinto errore e l'omissione delle condizioni di resa Incoterms 2020: senza indicare FOB, CIF, DAP o altra resa, il valore doganale CIF (costo, assicurazione e nolo) non puo essere determinato correttamente ai fini del calcolo dei dazi doganali di importazione, con rischio di sdoganamento bloccato o rettifica del valore doganale da parte della Dogana. Non confondere la fattura proforma con il preventivo: quest'ultimo è una proposta contrattuale ex artt. 1326-1328 c.c. e non contiene dati IVA. La proforma replica invece la struttura di una fattura fiscale, inclusi codice fiscale/partita IVA del cliente, imponibile, aliquota e importo IVA, ma senza numero progressivo SdI. Registrarla nella propria contabilità come documento fiscale è un errore grave che può generare doppia liquidazione IVA.