Procès-Verbal d'Assemblée Générale des Copropriétaires

Le procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires est, en droit français, l'acte qui consigne les décisions votées par le syndicat des copropriétaires, régi par les articles 17 à 26 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

Le Procès-Verbal d'Assemblée Générale est la seule preuve juridiquement recevable des décisions collectivement prises par les copropriétaires, permettant au syndic d'exécuter les travaux votes, de modifier les contrats de maintenance, de renouveler ou de révoquer son propre mandat. La Cour de cassation, troisième chambre civile, à confirmé à de nombreuses reprises que les décisions de l'assemblée générale ne peuvent être exécutées par le syndic que dans les limites exactes de ce qui à été vote et consigne dans le procès-verbal. Tout acte du syndic dépassant les attributions conferees par le dernier procès-verbal engage sa responsabilité civile personnelle.

Le Procès-Verbal d'Assemblée Générale se distingue de la simple convocation d'assemblée générale (document préparatoire envoyé 21 jours avant la séance, art. 9 décret 67-223) et du compte rendu informel de séance. Le procès-verbal à une valeur juridique supérieure car il fait foi jusqu'à preuve contraire des délibérations et des votes. La feuille de présence, emargee par chaque copropriétaire présent ou son représentant en début de séance (art. 14 décret 67-223), est obligatoirement annexée au procès-verbal et constitue la preuve du quorum et de la légitimité des votes.

Les décisions de l'assemblée générale en copropriété peuvent être contestées par tout copropriétaire opposant ou défaillant devant le Tribunal judiciaire du ressort de l'immeuble (art. R211-4 Code de l'organisation judiciaire) dans un délai impératif de deux mois à compter de la notification du procès-verbal, conformément à l'article 42 alinéà 2 de la Loi du 10 juillet 1965. Ce délai de forclusion d'ordre public protège la stabilité des décisions collectives et empêche les contentieux tardifs.

Depuis l'ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019, entrée en vigueur le 1er juin 2020, le cadre des assemblées générales de copropriété à été modernisé : vote par correspondance avant la séance, tenue par visioconférence possible avec accord de tous les copropriétaires, délégation renforcée au conseil syndical. Le Tribunal judiciaire de Paris et la Cour d'appel de Paris ont rendu une jurisprudence abondante sur la régularité des assemblées générales de copropriété, insistant sur le respect scrupuleux des délais de convocation et des règles de majorité applicables à chaque type de résolution.

Le Procès-Verbal d'Assemblée Générale des Copropriétaires en France est nécessaire dans toutes les situations ou le syndicat des copropriétaires doit prendre des décisions collectives.

Assemblée générale ordinaire annuelle (AGO) : chaque copropriété en France doit tenir au moins une assemblée générale ordinaire par an en application de l'article 7 du décret n°67-223 du 17 mars 1967. L'AGO approuve les comptes de l'exercice clôture, vote le budget prévisionnel, décide des travaux de maintenance courante, renouvelle le mandat du syndic et les contrats de maintenance, et désigné les membres du conseil syndical.

Assemblée générale extraordinaire (ÂGE) pour travaux urgents : lorsque des travaux urgents sur les parties communes s'imposent (toiture, fuite d'eau, mise en sécurité ascenseur), le syndic ou le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale extraordinaire dans un délai réduit. Les décisions de l'ÂGE sur les travaux sont soumises aux mêmes règles de majorité que l'AGO (art. 24, 25, 26 Loi 1965 selon la nature des travaux).

Vote sur des travaux importants non prévus au budget : lorsque le syndicat décide d'engager des travaux de rénovation énergétique, de réhabilitation ou d'accessibilité aux personnes handicapées (Loi ELAN n°2018-1021 du 23 novembre 2018) non inscrits au budget prévisionnel annuel, une assemblée générale extraordinaire est convoquée avec inscription à l'ordre du jour du projet de travaux, des devis et de leur modalité de financement.

Renouvellement ou révocation du mandat du syndic : la décision de renouveler ou de ne pas renouveler le mandat du syndic, ou de le révoquer en cours de mandat pour faute grave, fait l'objet d'une résolution spécifique en assemblée générale. La révocation du syndic professionnel sans juste motif peut ouvrir droit à des dommages-intérêts (Cass. 3e civ., 20 novembre 2002, n°01-12.951).

Modification du règlement de copropriété : lorsque l'assemblée générale doit approuver une modification du règlement de copropriété (mise en conformité avec la Loi ALUR, la Loi ELAN ou l'ordonnance 2019-1101), la résolution est soumise à la double majorité de l'article 26 et constatée par acte notarie public au SPF. Voir aussi le Règlement de Copropriété disponible sur forms-legal.com. Les copropriétés de plus de 50 lots dont le budget prévisionnel dépasse 15 000 euros sont soumises à des exigences supplémentaires : plan pluriannuel de travaux (PPT) obligatoire depuis la Loi Elan 2018 (art. 14-2 Loi 1965 modifie), vote en AG sur les travaux du PPT dans les 3 ans suivant son adoption, et requalification possible du budget prévisionnel en conséquence. Le recours à un conseil syndical actif, prévu par l'article 21 de la Loi n 65-557 du 10 juillet 1965, facilite la préparation des AG et le contrôle du syndic professionnel entre deux assembles générales. L'ADIL (Agence Départementale d'Information sur le Logement) et l'ANCC (Association Nationale de la Copropriété et des Copropriétaires) proposent des guides pratiques gratuits sur l'organisation des AG de copropriété.

Le Procès-Verbal d'Assemblée Générale des Copropriétaires en France doit contenir un ensemble d'éléments essentiels pour assurer sa valeur probante et la validité des décisions prises, en application des articles 14 à 18 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 et de la jurisprudence de la Cour de cassation troisième chambre civile. Le modèle disponible sur forms-legal.com intègre ces éléments selon les pratiques professionnelles des syndics certifies.

Mentions obligatoires d'en-tête : date, heure d'ouverture et de clôture, lieu de l'assemblée (ou mode de visioconférence depuis l'ordonnance 2019-1101), dénomination et adresse de l'immeuble, type d'assemblée (ordinaire ou extraordinaire). Ces mentions permettent de vérifier le respect du délai de convocation de 21 jours (art. 9 décret 67-223) et la régularité de la procédure.

Feuille de présence annexe : émargement par chaque copropriétaire présent, mention des copropriétaires représentés avec référence à la procuration écrite annexée, mention des copropriétaires votant par correspondance depuis l'ordonnance 2019-1101, total des voix présentés et représentées exprime en tantieme. Le quorum doit être vérifie au début de chaque résolution en fonction de la majorité applicable (art. 24 : pas de quorum minimum; art. 25 : majorité de tous les copropriétaires; art. 26 : majorité des membres représentant 2/3 des voix).

Désignation du président de séance et du secrétaire : le président de séance est désigné par les copropriétaires présents parmi les personnes présentés, à l'exclusion du syndic (art. 16 décret 67-223). Le secrétaire est désigné par le président. Ces personnes signent le procès-verbal en fin de séance.

Délibération pour chaque résolution : pour chaque point de l'ordre du jour, le procès-verbal doit mentionner l'objet exact de la résolution (en termes clairs et sans ambiguïté), le texte intégral de la résolution soumise au vote, la majorité applicable (art. 24, 25, 26, unanimité), le nombre de voix pour, contre et les abstentions exprimes en tantieme, le résultat (adoptée ou rejetée), les oppositions formelles et réserves exprimées par des copropriétaires, les éventuelle discussion et justification du vote.

Notification obligatoire du PV : le syndic est tenu d'adresser le procès-verbal à tous les copropriétaires dans le mois suivant la tenue de l'assemblée générale, par lettre recommandée avec accuse de réception (art. 17 décret 67-223) ou par voie électronique sécurisée si le copropriétaire y à consenti. Cette notification fait courir le délai de forclusion de deux mois pour la contestation (art. 42 Loi 1965).

Signatures obligatoires : le président de séance, le secrétaire et le syndic signent le procès-verbal en fin de séance ou dans les meilleurs délais. La signature électronique qualifiée (eIDAS n°910/2014 + ordonnance n°2017-1426) est acceptée.

Remplir correctement un Procès-Verbal d'Assemblée Générale des Copropriétaires en France requiert de respecter les dispositions des articles 14 à 18 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 et la jurisprudence de la Cour de cassation sur la régularité des assemblées.

Étape 1 — Informations générales de la séance : indiquez la date de l'assemblée, l'heure d'ouverture et de clôture, le lieu précis (adresse ou plateforme de visioconférence avec accord de tous les copropriétaires), la dénomination et l'adressé de l'immeuble, et le type d'assemblée (ordinaire ou extraordinaire). Vérifiez que la convocation à bien été envoyée au moins 21 jours avant la séance (art. 9 décret 67-223) par lettre recommandée avec accuse de réception.

Étape 2 — Feuille de présence et quorum : complétez la feuille de présence avec le nombre total de copropriétaires composant le syndicat, le nombre de copropriétaires présents et représentés, et les tantieme correspondants. Annexez les procurations écrites. Vérifiez le quorum requis pour chaque résolution (art. 24 : aucun quorum minimum; art. 25 : majorité de tous les copropriétaires; art. 26 : au moins 2/3 des voix).

Étape 3 — Désignation du président et du secrétaire : consignez les noms du président de séance (élu parmi les copropriétaires présents, art. 16 décret 67-223, le syndic ne peut pas presider) et du secrétaire de séance.

Étape 4 — Rédaction des résolutions : pour chaque résolution, indiquez l'objet de manière précise, la majorité applicable (art. 24, 25, 26 ou unanimité), le résultat du vote avec le nombre de voix pour, contre, abstentions en tantieme. Précisez si la résolution est adoptée ou rejetée, et mentionnez les éventuelle oppositions formelles des copropriétaires.

Étape 5 — Clôture et notification : notez l'heure de clôture, les questions diverses abordees, et indiquez la date prévue d'envoi du PV aux copropriétaires (dans le mois suivant la séance, art. 17 décret 67-223). Mentionnez le délai de contestation de 2 mois (art. 42 al. 2 Loi 1965). Faites signer le procès-verbal par le président de séance, le secrétaire et le syndic.

Étape 6 — Conservation et archivage : conservez le procès-verbal original signe avec la feuille de présence et les procurations annexes dans le registre des PV du syndicat. Le registre des PV doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire sur simple demande (art. 17 al. 3 décret 67-223). Les PV sont conservés pendant au moins 10 ans (prescription civile, art. 2224 Code civil).

Le Procès-Verbal d'Assemblée Générale des Copropriétaires en France est encadré par un dispositif normatif précis, principalement le décret n°67-223 du 17 mars 1967 et la Loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

Convocation obligatoire avec délai minimal : l'article 9 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 impose un délai minimal de convocation de 21 jours avant la tenue de l'assemblée générale, par lettre recommandée avec accuse de réception ou par voie électronique sécurisée (avec accord écrit du copropriétaire). La convocation doit être accompagnée de l'ordre du jour, des documents nécessaires aux votes (bilan comptable, budget prévisionnel, devis de travaux, projet de contrat de syndic) et du formulaire de vote par correspondance (ordonnance 2019-1101).

Ordre du jour exhaustif et limitatif : l'assemblée générale ne peut deliberer valablement que sur les questions inscrites à l'ordre du jour de la convocation (art. 13 décret 67-223). Les questions non inscrites ne peuvent faire l'objet d'une délibération valable, sauf urgence manifeste. Le syndic est tenu d'inscrire les questions soumises par des copropriétaires représentant au moins 25 % des voix.

Majorités légales impératives : la Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixe des règles de majorité impératives auxquelles le règlement de copropriété ne peut pas déroger (art. 43 Loi 1965). L'article 24 fixe la majorité simple pour les décisions d'administration courante. L'article 25 fixe la majorité absolue (voix de tous les copropriétaires) pour les décisions les plus importantes. L'article 26 fixe la double majorité des membres représentant les deux tiers des voix pour les décisions les plus graves. Le non-respect de ces majorités entraîne la nullité de la résolution, pouvant être invoquée dans le délai de 2 mois de l'article 42.

Notification obligatoire du PV dans le mois : l'article 17 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 oblige le syndic à adresser le procès-verbal à tous les copropriétaires (présents, représentés et absents) par lettre recommandée avec accuse de réception dans un délai d'un mois après la tenue de la séance. Ce délai d'un mois est imposé au syndic pour permettre aux copropriétaires de décider s'ils contestent ou non les décisions prises.

Délai de forclusion de deux mois pour la contestation (art. 42 Loi 1965) : les décisions de l'assemblée générale peuvent être contestées devant le Tribunal judiciaire dans un délai impératif de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. Ce délai est de déchéance, irremissible (sauf fraude ou dol constaté par le jugé). La Cour de cassation 3e chambre civile à confirmé que seuls les copropriétaires opposants ou défaillants lors du vote peuvent agir en contestation.

Conservation du registre des PV : le syndic doit tenir à jour le registre des procès-verbaux des assemblées générales et le mettre à disposition de tout copropriétaire sur simple demande (art. 17 al. 3 décret 67-223). Le registre est conservé pendant au moins 10 ans. Le syndic qui cesse ses fonctions doit remettre le registre à son successeur dans le mois suivant la cessation de son mandat (art. 18 al. 9 Loi 1965).

Plusieurs erreurs fréquentes affectent la validité des processes-verbaux d'assemblée générale de copropriété en France, pouvant conduire à la nullité de décisions importantes. Erreur 1 — Non-respect du délai de convocation de 21 jours : envoyer la convocation trop tard est une cause de nullité de l'assemblée générale invocable dans le délai de deux mois de l'article 42 Loi 1965. La Cour de cassation 3e civ. (12 septembre 2019, n°18-20.261) à confirmé que ce délai de 21 jours est un délai de rigueur. Erreur 2 — Erreur dans la majorité applicable : appliquer la majorité de l'article 24 pour une résolution soumise à la majorité de l'article 25 ou 26 entraîne la nullité de la décision. Le syndic et le président de séance doivent vérifier précisément la majorité requise pour chaque type de résolution avant de soumettre le vote. Erreur 3 — Délégation illicite de pouvoirs au syndic : le syndic ne peut pas recevoir de procurations en blanc de copropriétaires, en application de l'article 22 alinéà 4 de la Loi 1965. La Cour de cassation sanctionne systématiquement les délégations de pouvoirs au profit du syndic. Erreur 4 — PV non notifié dans le délai d'un mois : l'omission de notification du procès-verbal dans le délai d'un mois (art. 17 décret 67-223) peut allonger indéfiniment le délai de forclusion de 2 mois ouvert aux copropriétaires contestataires. La Cour de cassation considéré que le délai de 2 mois ne commence pas à courir si la notification n'à pas été régulièrement effectuée. Erreur 5 — Résolution à l'ordre du jour imprécise : des libellés vagues dans les résolutions (ex. : « vote de travaux » sans description précise) peuvent être contestées et annulées. Le Tribunal judiciaire requiert une description suffisamment précise des travaux votes pour que la résolution soit exécutoire. Erreur 6 — Absence de mention des oppositions formelles : omettre de consigner les oppositions formelles et réserves exprimées par des copropriétaires lors du vote peut priver ces copropriétaires de leur qualité d'opposants pour contester la résolution. La mention des oppositions dans le PV est essentielle pour préserver les droits des copropriétaires minoritaires. Les copropriétaires peuvent contester une décision d'AG irrégulière devant le Tribunal judiciaire dans un délai de deux mois à compter de la notification du PV (art. 42 Loi 1965). Passe ce délai, la décision devient définitive même si elle était irrégulière, d'ou l'importance de réagir rapidement. Le conseil syndical et les associations de copropriétaires comme l'UNARC ou l'ARC (Association des Responsables de Copropriété) peuvent accompagner les copropriétaires dans la vérification de la régularité du PV et, si nécessaire, dans la procédure de contestation devant le Tribunal judiciaire compétent.