Contrat de Mandat de Syndic de Copropriété

Le contrat de mandat de syndic de copropriété est, en droit français, le contrat par lequel le syndicat des copropriétaires confie l'administration de l'immeuble à un syndic, régi par l'article 18 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

Le Contrat de Mandat de Syndic est l'acte fondamental qui organise les relations entre le syndicat des copropriétaires (mandant, personne morale de droit privé sans but lucratif créée de plein droit par l'article 14 de la Loi 1965) et le syndic (mandataire). Le syndic est charge d'exécuter les décisions de l'assemblée générale, d'administrer les parties communes, de tenir la comptabilité du syndicat, de représenter le syndicat en justice, de souscrire les contrats d'assurance de l'immeuble et de convoquer les assemblées générales. La désignation du syndic est de la compétence exclusive de l'assemblée générale, votant à la majorité de l'article 25 de la Loi du 10 juillet 1965 (majorité absolue de tous les copropriétaires).

Le Contrat de Mandat de Syndic se distingue du règlement de copropriété (document fondateur de la copropriété, art. 8 Loi 1965) et du procès-verbal d'assemblée générale (constatant les décisions collectives). Il est un contrat de prestation de services soumis au droit commun du mandat (art. 1984 et suivants du Code civil reformé par ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016), avec des dérogations importantes imposées par la Loi du 10 juillet 1965 et la Loi ALUR. La Cour de cassation, troisième chambre civile, à confirmé que les clauses du contrat de syndic contraires aux dispositions d'ordre public de la Loi ALUR et du décret 2015-1907 sont réputées non écrites (Cass. 3e civ., 14 mars 2019, n°18-14.938).

Avant la Loi ALUR, les contrats de syndic étaient rédigés librement par les professionnels, avec une grande opacité tarifaire et des durées parfois excessives (jusqu'à 5 ans avec reconduction tacite). La Loi ALUR à radicalement réforme ce cadre : durée maximale de 3 ans (1 an pour le premier mandat), contrat normalise avec liste limitative des prestations, obligation de mise en concurrence avant renouvellement, compte bancaire unique au nom du syndicat, extranet copropriétaires obligatoire pour les copropriétés de plus de 10 lots, formation continue obligatoire des gestionnaires.

Le syndic professionnel doit impérativement justifier de la carte professionnelle G (gestion immobilière) délivrée par la préfecture du département du siège social, en application de la Loi Hoguet n°70-9 du 2 janvier 1970 et du décret n°72-678 du 20 juillet 1972. Cette carte atteste de la compétence professionnelle (diplôme bac+3 en droit, économie, gestion ou commerce), de la moralité (absence de condamnation pénale incompatible), de la garantie financière et de l'assurance RC professionnelle. L'exercice illégal de la profession de syndic sans carte G est puni de 6 mois d'emprisonnement et 7 500 euros d'amende (art. 14 Loi Hoguet).

Le Contrat de Mandat de Syndic de Copropriété en France est nécessaire dans toutes les situations impliquant la désignation, le renouvellement ou le remplacement du syndic d'une copropriété.

Désignation du syndic lors de la création de la copropriété : lors de la mise en copropriété d'un immeuble neuf (VEFA, CCH art. L261-1) ou existant, le promoteur ou le premier propriétaire désigné provisoirement le syndic initial dans le règlement de copropriété. L'assemblée générale constitutive, tenue dans les six mois suivant la mise en copropriété, confirmé ou remplacé ce syndic provisoire.

Renouvellement du mandat de syndic en fin de contrat : chaque contrat de syndic prend fin automatiquement à son terme sans reconduction tacite (Loi ALUR). L'assemblée générale doit deliberer sur le renouvellement ou le remplacement du syndic au moins 3 mois avant l'échéance du contrat. Le syndic sortant est tenu de mettre en concurrence son mandat en consultant au moins deux autres syndics professionnels et en inscrivant leurs offres à l'ordre du jour de l'AG.

Remplacement d'un syndic défaillant ou revolte : lorsque l'assemblée générale décide de ne pas renouveler le mandat du syndic sortant ou vote sa révocation avant terme pour faute grave, un nouveau contrat de syndic est conclu avec le prestataire retenu par l'AG. Le syndic revolte dispose d'un mois pour remettre tous les documents de la copropriété à son successeur (art. 18 al. 9 Loi 1965).

Désignation d'un syndic judiciaire en cas de carence : lorsque le syndicat est dépourvu de syndic (démission, décès, faillite du syndic professionnel), tout copropriétaire peut saisir le Tribunal judiciaire pour désigner un administrateur provisoire en la forme des référés. L'administrateur exerce les pouvoirs du syndic jusqu'à la désignation d'un syndic régulier par l'AG.

Passage en syndicat coopératif : la Loi ALUR et l'ordonnance 2019-1101 ont assoupli les règles du syndicat coopératif, forme dans laquelle un copropriétaire assume lui-même les fonctions de syndic (syndic bénévole). Le contrat de mandat du syndic coopératif est simplifié mais doit mentionner la rémunération éventuelle (généralement nulle) et les règles de responsabilité. Voir aussi le Règlement de Copropriété et le PV d'AG des Copropriétaires disponibles sur forms-legal.com. Le syndic bénévole (un copropriétaire assurant lui-même la gestion, non soumis à la Loi Hoguet) peut être désigné dans les petites copropriétés ou les charges de syndic professionnel alourdiraient excessivement le budget. Dans ce cas, le contrat de mandat ne requiert pas de carte G, mais doit néanmoins préciser les missions et la responsabilité du syndic bénévole conformément aux articles 18 et 27 de la Loi n 65-557 du 10 juillet 1965. L'ADIL et l'ARC (Association des Responsables de Copropriété) proposent un accompagnement gratuit aux petites copropriétés gérées par un syndic bénévole pour les aider à respecter leurs obligations légales.

Le Contrat de Mandat de Syndic de Copropriété en France doit contenir les éléments imposés par le décret n°2015-1907 du 30 décembre 2015 et l'arrêté du 27 mars 2015 (contrat normalise). Le modèle disponible sur forms-legal.com est structure selon ces exigences réglementaires.

Identification des parties : dénomination complète du syndicat des copropriétaires avec l'adressé de l'immeuble et le nombre de lots; dénomination sociale, forme juridique, SIREN INSEE, adresse et représentant du syndic professionnel. Le SIREN du syndic est vérifiable sur sirene.fr ou infogreffe.fr pour s'assurer de l'existence légale de la société.

Qualifications obligatoires du syndic professionnel : numéro de carte professionnelle G (gestion immobilière) délivrée par la préfecture en application de la Loi Hoguet n°70-9 du 2 janvier 1970; montant de la garantie financière souscrite auprès d'un établissement de crédit agréé par l'ACPR ou d'une compagnie d'assurance, conformément au décret n°2015-1590 du 4 décembre 2015; assureur et numéro de police RC professionnelle. Ces informations permettent au syndicat de vérifier la capacité du syndic à exercer légalement sa mission.

Durée du mandat : date de prise d'effet, durée en mois (maximum 36 mois, 12 mois pour le premier mandat conformément au décret 2015-1907), date d'expiration. L'absence de tacite reconduction depuis la Loi ALUR implique que le contrat prend fin automatiquement à son terme sans aucune formalité supplémentaire du syndic.

Honoraires de gestion courante (forfait annuel normalise) : montant annuel HT du forfait couvrant l'ensemble des prestations de gestion courante listées par l'arrêté du 27 mars 2015 (convocation AG ordinaire, comptabilité, appels de charges, correspondance, exécution des décisions, gestion des sinistres courants). Taux de TVA applicable.

Prestations particulières facturées en sus (liste limitative décret 2015-1907) : honoraires pour AG extraordinaire, honoraires de suivi de travaux importants (%, plafonne), frais de dossier pour mutation d'un lot (état-dates). Toute prestation non listée est interdite et réputée non écrite (Cass. 3e civ., 14 mars 2019).

Obligations légales spécifiques issues de la Loi ALUR : compte bancaire unique au nom du syndicat (art. 18 al. 6 Loi 1965), extranet copropriétaires accessible 24h/24 pour les copropriétés de plus de 10 lots (art. 18 al. 8 Loi 1965), mise en concurrence obligatoire avant renouvellement du mandat, carnet d'entretien de l'immeuble tenu à jour.

Conditions de résiliation et de passation de pouvoirs : modalités de révocation par l'AG (majorité art. 25), délai de remise des documents à l'ancien syndic (1 mois, art. 18 al. 9 Loi 1965). La DGCCRF contrôle le respect des dispositions du contrat normalise et sanctionne les contrats non conformes.

Remplir correctement un Contrat de Mandat de Syndic de Copropriété en France requiert de vérifier les qualifications du prestataire et de respecter le modèle normalise imposé par le décret n°2015-1907 du 30 décembre 2015.

Étape 1 — Vérification des qualifications du syndic : avant de signer, vérifiez que le syndic professionnel est titulaire de la carte professionnelle G délivrée par la préfecture (vérifiable auprès de la chambre départementale des agents immobiliers ou sur le site de la FNAIM/UNIS). Vérifiez l'existence de la garantie financière (certificat de garantie financière à jour) et de l'assurance RC professionnelle (attestation d'assurance en cours de validité). Un syndic sans carte G ou sans garantie financière ne peut pas légalement exercer.

Étape 2 — Identification des parties : renseignez la dénomination complète du syndicat des copropriétaires (généralement « Syndicat des copropriétaires de l'immeuble sis [adresse] »), l'adressé complète de l'immeuble, le nombre de lots, et le nom du président du conseil syndical qui signe pour le compte du syndicat conformément à l'autorisation de l'assemblée générale. Pour le syndic, indiquez la dénomination sociale exacte, la forme juridique, le SIREN, l'adressé, le numéro de carte G et l'assureur RC.

Étape 3 — Durée du mandat : indiquez la date de prise d'effet et la durée (12 mois maximum pour le premier mandat, 36 mois maximum pour un renouvellement). Rappel : pas de reconduction tacite depuis la Loi ALUR.

Étape 4 — Honoraires du forfait annuel : indiquez le montant HT du forfait annuel de gestion courante, résultat de la négociation ou de l'appel d'offre entre le syndicat et le syndic. Précisez le taux de TVA applicable (20 % standard). Le forfait doit couvrir toutes les prestations listées dans l'arrêté du 27 mars 2015 (annexe I décret 2015-1907).

Étape 5 — Prestations particulières en sus du forfait : listez et chiffrez les prestations particulières facturables en sus (AG extraordinaire, suivi travaux, état-dates mutation). Ces montants doivent respecter les plafonds et la liste limitative du décret 2015-1907. Toute prestation absente de la liste légale est interdite.

Étape 6 — Obligations légales : confirmez les engagements du syndic au titre de la Loi ALUR (compte bancaire unique au nom du syndicat, extranet copropriétaires accessible 24h/24, carnet d'entretien tenu à jour).

Étape 7 — Signature : le contrat est signé par le président du conseil syndical (représentant du syndicat, autorisé par l'AG à la majorité de l'article 25) et par le représentant du syndic professionnel. Mentionnez le lieu et la date de signature. Chaque partie conserve un exemplaire original.

Le Contrat de Mandat de Syndic de Copropriété en France est soumis à un cadre réglementaire strict depuis la Loi ALUR n°2014-366 du 24 mars 2014.

Contrat normalise obligatoire (décret n°2015-1907 du 30 décembre 2015) : depuis le 1er juillet 2015, tout contrat de syndic professionnel doit être établi selon le modèle normalise fixé par le décret n°2015-1907 et l'arrêté du 27 mars 2015. Le contrat doit inclure une liste limitative des prestations de gestion courante couvertes par le forfait et une liste limitative des prestations particulières facturables en sus. Toute prestation absente de ces listes est interdite et réputée non écrite par la jurisprudence de la Cour de cassation (Cass. 3e civ., 14 mars 2019, n°18-14.938).

Limitation de la durée du mandat (art. 18 Loi 1965 et décret 2015-1907) : durée maximale de 3 ans (36 mois), avec un maximum de 1 an (12 mois) pour le premier mandat. Suppression de la tacite reconduction depuis la Loi ALUR. Le renouvellement doit être vote expressément par l'AG à la majorité de l'article 25.

Mise en concurrence obligatoire avant renouvellement (art. 18 al. 10 Loi 1965) : le syndic est tenu de consulter au moins deux autres syndics professionnels et d'inscrire leurs offres à l'ordre du jour de l'AG avant l'échéance de son mandat. Le syndicat peut toutefois décider de ne pas procéder à la mise en concurrence par vote de l'AG à la majorité de l'article 25.

Qualifications professionnelles obligatoires (Loi Hoguet n°70-9 du 2 janvier 1970) : carte professionnelle G délivrée par la préfecture; garantie financière conforme (décret n°2015-1590 du 4 décembre 2015); assurance RC professionnelle. L'exercice illégal sans carte G est puni pénalement (art. 14 Loi Hoguet).

Compte bancaire unique au nom du syndicat (art. 18 al. 6 Loi 1965 modifié par Loi ALUR) : les fonds du syndicat (charges, fonds de travaux) doivent impérativement être déposés sur un compte bancaire unique ouvert au nom du syndicat, séparé des fonds propres du syndic. La confusion de fonds est punie pénalement (abus de confiance, art. 314-1 Code pénal).

Extranet copropriétaires (art. 18 al. 8 Loi 1965) : pour les copropriétés de plus de 10 lots, le syndic est tenu de mettre à disposition un espace en ligne sécurisé permettant à chaque copropriétaire d'accéder aux documents de la copropriété (PV, comptes, contrats, carnet d'entretien).

Passation de pouvoirs en fin de mandat (art. 18 al. 9 Loi 1965) : le syndic sortant dispose d'un mois après la fin de son mandat pour remettre au syndicat ou au syndic entrant l'ensemble des documents de la copropriété (archives, registres, comptes, carnet d'entretien). Le refus de passation de pouvoirs peut être sanctionné par le Tribunal judiciaire.

Plusieurs erreurs récurrentes affectent les contrats de mandat de syndic de copropriété en France, certaines pouvant être sanctionnées par la DGCCRF ou le Tribunal judiciaire.

Erreur 1 — Ne pas vérifier la carte professionnelle G du syndic : engager un syndic sans vérifier qu'il est titulaire de la carte professionnelle G en cours de validité expose le syndicat à un prestataire qui exerce illégalement. La carte G est délivrée par la préfecture et vérifiable auprès de la FNAIM ou de l'UNIS. Un contrat conclu avec un professionnel sans carte G est nul.

Erreur 2 — Accepter un contrat non conforme au décret 2015-1907 : les contrats de syndic qui comportent des prestations non listées dans le décret 2015-1907 ou des honoraires non négociables sont non conformes à la Loi ALUR. Les copropriétaires peuvent demander la restitution des honoraires perçus au titre de prestations illégalement facturées.

Erreur 3 — Ne pas prévoir la mise en concurrence avant le renouvellement : omettre d'inscrire à l'ordre du jour de l'AG les offres d'autres syndics avant l'échéance du contrat est une violation de l'article 18 al. 10 de la Loi 1965. Cette obligation de mise en concurrence peut être écartée par vote de l'AG à la majorité de l'article 25.

Erreur 4 — Laisser expirer le contrat sans décision de l'AG : comme il n'y à plus de tacite reconduction depuis la Loi ALUR, laisser expirer le contrat du syndic sans que l'AG ait délibéré sur son renouvellement laisse la copropriété sans syndic, ce qui est une situation d'urgence. Le président du conseil syndical peut alors saisir le Tribunal judiciaire pour désigner un syndic provisoire.

Erreur 5 — Confondre les fonds du syndicat avec ceux du syndic : le non-respect de l'obligation de compte bancaire unique au nom du syndicat (art. 18 al. 6 Loi 1965) expose le syndic à une action en abus de confiance. Les copropriétaires doivent vérifier régulièrement les relevés du compte bancaire du syndicat.

Erreur 6 — Ne pas exiger l'extranet copropriétaires : le défaut d'extranet accessible aux copropriétaires (obligatoire pour les copropriétés de plus de 10 lots, art. 18 al. 8 Loi 1965) est un manquement aux obligations légales du syndic, pouvant justifier une mise en demeure et une action en responsabilité. Voir aussi le Règlement de Copropriété sur forms-legal.com.