Procédure Conflits d'Intérêts Sapin II — Modèle Gratuit France | forms-legal.com

La Procédure Conflits d'Intérêts Sapin II est, en droit français, une procédure de gestion des conflits d'intérêts. Il est régi par Loi Sapin II n°2016-1691 art. 17.

La Procédure de Gestion des Conflits d'Intérêts en France s'applique à toutes les formes de sociétés commerciales, mais avec des obligations différentes selon la taille et la forme juridique. Pour les sociétés anonymes (SA), le Code de commerce art. L225-38 soumet à l'autorisation préalable du conseil d'administration (ou de surveillance) toute convention à laquelle un administrateur, le directeur général, ou un directeur général délégué est directement ou indirectement intéressé. Cette autorisation doit être approuvée par les actionnaires lors de l'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) suivante, sur la base d'un rapport spécial du commissaire aux comptes (CAC). En cas de non-respect de cette procédure, la convention peut être annulée si elle a causé un préjudice à la société (Code de commerce art. L225-42).

La Cour de cassation, chambre commerciale, a développé une jurisprudence abondante sur les conventions réglementées. Dans l'arrêt Cass. com. 24 novembre 1998, n°96-12.432, elle a précisé que l'intéressement 'd'un administrateur' s'entend largement et inclut non seulement les intérêts directs mais aussi les intérêts indirects (via une société dans laquelle l'administrateur détient une participation). Dans l'arrêt Cass. com. 15 novembre 2011, n°10-15.049, elle a rappelé que la nullité d'une convention réglementée non autorisée peut être prononcée même si la convention était équilibrée et avantageuse pour la société, dès lors que la procédure légale n'a pas été respectée.

Pour les entreprises soumises à la Loi Sapin II (500+ salariés, 100+ M EUR de CA), la gestion des conflits d'intérêts est un pilier explicite du programme de conformité anticorruption. L'Agence Française Anticorruption (AFA), dans ses Recommandations 2023, exige que l'entreprise dispose d'une procédure documentée permettant à chaque collaborateur de déclarer ses conflits d'intérêts réels, potentiels ou apparents, que ces déclarations soient instruites par un référent indépendant, et qu'un registre des déclarations soit tenu et auditable.

La Procédure de Gestion des Conflits d'Intérêts en France est nécessaire dans de nombreuses situations qui jalonnent le cycle de vie d'une organisation.

Lors de la conclusion de conventions réglementées dans une SA, toute transaction dans laquelle un administrateur ou dirigeant est directement ou indirectement intéressé doit être soumise à l'autorisation préalable du conseil d'administration avant sa conclusion. Exemples de conventions réglementées : contrat de prestation de services conclu entre la SA et une société dans laquelle le PDG est actionnaire majoritaire ; bail immobilier conclu entre la SA et une SCI dont un administrateur est gérant ; convention de compte courant entre la SA et un actionnaire significatif. L'omission de cette procédure expose la convention à l'annulation et le dirigeant à sa responsabilité civile.

Lors de la mise en œuvre du programme Sapin II, les entreprises de plus de 500 salariés et 100 millions d'euros de CA doivent disposer d'une procédure formalisée de gestion des conflits d'intérêts, conforme aux Recommandations de l'AFA. Cette procédure est l'un des éléments évalués lors des contrôles AFA, et son absence ou son insuffisance peut entraîner des sanctions pouvant atteindre 1 000 000 EUR pour la personne morale.

Dans les secteurs réglementés (bancassurance, pharmacie, défense, marchés publics), les conflits d'intérêts sont soumis à des réglementations sectorielles spécifiques en sus du droit commun : les sociétés de gestion de portefeuille sont soumises à la directive MIFID II et au Règlement délégué 2017/565/UE sur les conflits d'intérêts ; les mutuelles et assurances sont soumises à la directive Solvabilité II sur la politique de rémunération et les conflits d'intérêts des dirigeants ; les entreprises pharmaceutiques sont soumises à la Loi Bertrand n°2011-2012 sur les liens d'intérêts avec les professionnels de santé (obligations déclaratives Transparence Santé).

Lors des procédures de M&A (fusions-acquisitions) et de due diligence, la procédure de gestion des conflits d'intérêts est systématiquement vérifiée par les acquéreurs et les banques d'affaires dans le cadre de l'audit de conformité (compliance due diligence). L'absence de procédure formalisée peut réduire la valorisation de l'entreprise cible ou conditionner la signature du closing.

Lors des procédures d'appels d'offres publics et privés, les donneurs d'ordre exigent la production de déclarations de conflits d'intérêts des membres de l'équipe projet proposée. La procédure interne de l'entreprise doit permettre de collecter et de gérer ces déclarations de manière fiable et documentée.

La Procédure de Gestion des Conflits d'Intérêts en France doit contenir les éléments structurels suivants pour être conforme aux exigences légales et aux Recommandations AFA 2023.

**1. Champ d'application et personnes soumises.** La procédure doit identifier clairement les personnes qu'elle couvre : dirigeants mandataires sociaux (PDG, DG, directeurs généraux délégués, membres du directoire), membres du conseil d'administration ou de surveillance, cadres dirigeants et directeurs fonctionnels, et idéalement l'ensemble des collaborateurs pour les situations de conflits d'intérêts dans les décisions opérationnelles quotidiennes. Pour les SA, les obligations légales (conventions réglementées) s'imposent aux seuls mandataires sociaux, mais les Recommandations AFA étendent les bonnes pratiques à l'ensemble des personnels exposés (acheteurs, commerciaux, direction financière).

**2. Définition et exemples de conflits d'intérêts.** La procédure doit définir clairement le conflit d'intérêts (intérêt personnel direct ou indirect susceptible d'influencer objectivité et impartialité) et en donner des exemples concrets adaptés au secteur d'activité et au contexte de l'entreprise. L'AFA recommande de distinguer le conflit d'intérêts réel (l'intérêt influence effectivement la décision), potentiel (l'intérêt pourrait influencer), et apparent (tiers raisonnables pourraient penser que l'intérêt influence, même s'il ne le fait pas).

**3. Obligation de déclaration préalable.** La procédure doit imposer une obligation de déclaration préalable à toute prise de décision susceptible d'être affectée par un conflit d'intérêts. La déclaration doit être faite au référent conflits d'intérêts désigné, par écrit et avant la décision. Le délai de déclaration (immédiatement, dans les 24 heures, avant la réunion de délibération) doit être précisé.

**4. Conventions réglementées SA : procédure d'autorisation.** Pour les SA, la procédure doit décrire la procédure légale des conventions réglementées (Code de commerce art. L225-38 à L225-40) : (a) identification de la convention présentant une situation de conflit d'intérêts ; (b) information du président du conseil d'administration ; (c) délibération du conseil (hors vote du membre intéressé) ; (d) approbation par l'AGO sur rapport spécial du CAC ; (e) publication dans le rapport de gestion annuel.

**5. Instruction et mesures de gestion.** Pour chaque déclaration reçue, la procédure doit prévoir une instruction par le référent (analyse de la situation, consultation du conseil juridique si nécessaire) et des mesures de gestion adaptées : abstention du déclarant de toute participation à la décision concernée (recusal) ; délégation de la décision à un tiers non conflictuel ; révélation aux parties prenantes pertinentes (conseil d'administration, comité d'audit) ; dans les cas les plus graves, cession de l'intérêt conflictuel ou révocation de la fonction.

**6. Registre des conflits d'intérêts.** La procédure doit prévoir la tenue d'un registre documentant chaque déclaration reçue, la mesure de gestion appliquée et les suites données. Ce registre doit être confidentiel, accessible uniquement au référent et aux organes de gouvernance habilités, et conservé au minimum 10 ans.

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La Procédure de Gestion des Conflits d'Intérêts en France se remplit en tenant compte de la forme juridique de l'entreprise, de sa taille et de son exposition aux risques spécifiques de conflits d'intérêts.

**Étape 1 — Identification de l'entreprise.** Renseigner la dénomination sociale exacte (telle qu'inscrite au RCS), le numéro SIREN à 9 chiffres, la forme juridique (SA, SAS, SARL, etc.) et l'adresse du siège social. La forme juridique détermine directement les obligations légales : les SA sont soumises au régime strict des conventions réglementées (art. L225-38 à L225-43 Code de commerce), les SAS au régime des conventions réglementées art. L227-10, les SARL au régime allégé art. L223-19.

**Étape 2 — Désignation du référent conflits d'intérêts.** Nommer le référent avec ses coordonnées complètes. Ce référent doit avoir l'autorité et l'indépendance nécessaires pour instruire les déclarations impliquant les membres de la Direction et du Conseil d'Administration. Pour les PME, le secrétaire général, le directeur financier ou le directeur juridique peut assumer ce rôle. Pour les grandes entreprises, un responsable compliance ou un directeur de la déontologie est recommandé. Il est essentiel que le référent ne soit pas hiérarchiquement subordonné aux personnes dont il instruit les déclarations.

**Étape 3 — Délimiter le champ des personnes soumises.** Sélectionner les catégories de personnes soumises à la procédure. Pour les SA, les obligations légales s'imposent obligatoirement aux administrateurs et dirigeants. Pour une couverture complète du risque, étendre la procédure à tous les collaborateurs pour les situations où leurs intérêts personnels pourraient influencer des décisions opérationnelles (achats, recrutement, attribution de marchés).

**Étape 4 — Décrire les situations types.** Adapter les exemples de conflits d'intérêts à la réalité de l'entreprise et de son secteur. Dans un groupe familial, les conventions intra-groupe et les rémunérations des membres de la famille dirigeante sont des situations à risque élevé. Dans une ESN (entreprise de services numériques), les participations des consultants dans des sociétés clientes ou les activités de sous-traitance indirecte sont des risques typiques. Dans un groupe bancaire, les recommandations d'investissement concernant des sociétés dans lesquelles des dirigeants ou membres de leur famille ont des intérêts sont des cas prototypiques (MIF II).

**Étape 5 — Procédure conventions réglementées SA.** Si l'entreprise est une SA, décrire précisément la procédure légale en vigueur pour les conventions réglementées. Préparer un tableau de suivi des conventions réglementées autorisées, mentionnant pour chacune : date d'autorisation par le CA, nature de la convention, parties à la convention, montant, résumé et conditions. Ce tableau sera repris dans le rapport spécial du CAC présenté à l'AGO.

**Étape 6 — Validation par le Conseil d'Administration.** La procédure de gestion des conflits d'intérêts doit être approuvée par le conseil d'administration ou de surveillance, et cette approbation doit être formellement documentée dans les procès-verbaux de réunion du conseil. Pour les entreprises cotées, la procédure doit être mentionnée dans le rapport de gouvernance annuel (Code de commerce art. L225-37).

La Procédure de Gestion des Conflits d'Intérêts en France s'inscrit dans un cadre légal dense qui combine le droit des sociétés, le droit de la conformité anticorruption et le droit sectoriel.

**Conventions réglementées SA (Code de commerce art. L225-38 à L225-43).** Le régime des conventions réglementées est l'un des mécanismes les plus anciens de prévention des conflits d'intérêts en droit français des sociétés. L'art. L225-38 impose que toute convention à laquelle un administrateur, le directeur général, ou un directeur général délégué est directement ou indirectement intéressé (y compris via interposition de personnes) soit soumise à l'autorisation préalable du conseil d'administration, hors vote du membre intéressé. La convention autorisée est ensuite soumise à l'approbation de l'Assemblée Générale Ordinaire sur la base du rapport spécial du commissaire aux comptes (art. L225-40). Les conventions non autorisées peuvent être annulées si elles ont causé un préjudice à la société (art. L225-42), et ce même si elles ont été conclues de bonne foi.

**Conventions interdites SA (Code de commerce art. L225-43).** L'art. L225-43 interdit certaines conventions entre la SA et ses mandataires sociaux, quelle que soit leur valeur : emprunts, découverts, cautionnements et avals accordés par la société au bénéfice direct ou indirect d'un administrateur ou dirigeant. Cette interdiction absolue est sanctionnée par la nullité de la convention et l'engagement de la responsabilité civile du mandataire (et du commissaire aux comptes qui n'aurait pas signalé la violation).

**Loi Sapin II et programme de conformité AFA.** L'art. 17 I. 2° de la Loi Sapin II impose aux entreprises de plus de 500 salariés et 100 M EUR de CA une cartographie des risques couvrant les conflits d'intérêts, et des procédures d'évaluation et de gestion de ces situations. Les Recommandations AFA 2023 précisent les éléments attendus : déclaration préalable des conflits d'intérêts, instruction par un référent indépendant, registre des déclarations, formation des personnels exposés. L'absence de procédure ou son caractère purement formel est sanctionné par l'AFA (jusqu'à 1 000 000 EUR pour la personne morale).

**Secteurs réglementés.** Dans le secteur financier, la directive MIF II (2014/65/UE transposée en France par l'ordonnance n°2016-827 du 23 juin 2016) impose aux entreprises d'investissement et aux établissements de crédit de mettre en place une politique de gestion des conflits d'intérêts formalisée, approuvée par l'organe de direction et communiquée aux clients (art. 23 MIF II). L'AMF et l'ACPR contrôlent le respect de ces obligations. Dans le secteur pharmaceutique, la Loi Bertrand n°2011-2012 sur le renforcement de la sécurité sanitaire du médicament impose des déclarations de liens d'intérêts sur le portail national Transparence Santé (transparence.sante.gouv.fr).

La Procédure de Gestion des Conflits d'Intérêts en France est souvent insuffisante ou contourne les obligations légales. Voici les erreurs les plus fréquentes.

**Erreur n°1 — Confondre conflit d'intérêts et corruption.** Un conflit d'intérêts n'est pas nécessairement un acte de corruption, mais tout acte de corruption commence souvent par un conflit d'intérêts non géré. Une procédure qui traite la gestion des conflits d'intérêts uniquement sous l'angle pénal (corruption) et non sous l'angle de la gouvernance interne (conventions réglementées, transparence) est incomplète.

**Erreur n°2 — Procédure applicable seulement aux dirigeants.** Beaucoup d'entreprises limitent la procédure aux seuls mandataires sociaux, ignorant les conflits d'intérêts des cadres dirigeants (directeur commercial qui est actionnaire d'un fournisseur stratégique) et des collaborateurs opérationnels (acheteur qui est conjoint d'un responsable d'un fournisseur). L'AFA attend une procédure couvrant l'ensemble des personnels exposés.

**Erreur n°3 — Autorisation CA sans exclusion du vote du membre intéressé.** Pour les SA, la procédure de convention réglementée impose que le membre intéressé ne participe pas au vote d'autorisation du conseil d'administration (Code de commerce art. L225-40). Ne pas exclure le vote du membre intéressé vicie l'autorisation et peut entraîner la nullité de la convention et la mise en jeu de la responsabilité des dirigeants.

**Erreur n°4 — Absence de rapport spécial du CAC à l'AGO.** Pour les SA, le commissaire aux comptes est tenu d'établir un rapport spécial sur les conventions réglementées présenté à l'AGO annuelle. Ce rapport doit mentionner les conventions autorisées et celles qui n'ont pas été soumises au préalable à l'autorisation du conseil. L'omission de ce rapport expose la SA et le CAC à des sanctions disciplinaires et civiles.

**Erreur n°5 — Registre absent ou non documenté.** L'AFA constate fréquemment lors de ses contrôles l'absence de registre des conflits d'intérêts ou la tenue d'un registre lacunaire (déclarations non instruites, mesures de gestion non documentées). Un registre sans historique traçable n'est pas opposable à l'AFA ni aux actionnaires en cas de contentieux.

**Erreur n°6 — Non-formation des mandataires sociaux.** Les membres du conseil d'administration et les dirigeants sont souvent les moins bien formés aux règles de gestion des conflits d'intérêts, pourtant ce sont eux qui y sont le plus exposés. La procédure doit prévoir une formation spécifique des membres du conseil à l'entrée en fonction et une révision annuelle.