Declaración del Impuesto sobre Nóminas (ISN) México

El ISN (Impuesto sobre Nóminas) es un impuesto estatal sobre la nómina que cada uno de los 31 estados de México y la Ciudad de México recaudan sobre el total de salarios y sueldos pagados por los patrones a los trabajadores que laboran físicamente o prestan servicios dentro del territorio de ese estado. Todo patrón —ya sea una empresa mexicana (SA de CV, S de RL, AC, o persona física con actividad empresarial) o una empresa extranjera con establecimiento permanente en México— que pague remuneraciones a trabajadores en un estado determinado es sujeto (causante) del ISN en esa entidad. La obligación surge desde el primer pago de nómina realizado en el estado y requiere inscripción previa ante la Secretaría de Finanzas o Tesorería del Estado. El ISN es independiente de las cuotas patronales al IMSS y de la retención del ISR federal —se trata de un ingreso estatal que va directamente a la tesorería de cada entidad—. Las tasas del ISN en 2025 oscilan entre aproximadamente el 2% en estados como Nuevo León, Jalisco y Baja California, y el 3% en la Ciudad de México. Los patrones que omitan registrarse o pagar el ISN quedan sujetos a liquidaciones retroactivas con recargos, multas conforme a la Ley de Hacienda estatal y posibles auditorías por parte de la Auditoría Superior del Estado.

La base gravable del ISN (impuesto sobre nóminas) comprende, en términos generales, todas las remuneraciones pagadas por el patrón a los trabajadores como contraprestación de sus servicios personales subordinados (trabajo personal subordinado): salario base, horas extras, bonos y gratificaciones mensuales o anuales, comisiones, la parte del aguinaldo por encima de la proporción exenta en algunos estados, subsidios de vivienda pagados en efectivo y cualquier otro pago en dinero por servicios prestados. Sin embargo, la Ley de Hacienda de cada estado establece exclusiones específicas que reducen la base gravable. Las exclusiones más comunes en la mayoría de los estados son: cuotas patronales al IMSS; aportaciones patronales al INFONAVIT; indemnizaciones por despido y finiquitos legalmente obligatorios (aunque algunos estados incluyen el PTU en la base); viáticos debidamente comprobados con CFDI; aportaciones a la caja de ahorro dentro de los límites del Artículo 93 LISR; y ciertas prestaciones de previsión social como apoyos por defunción y beneficios por incapacidad. Dado que las exclusiones varían significativamente por estado —por ejemplo, la Ciudad de México excluye el PTU y la proporción del aguinaldo correspondiente a 15 días, mientras que Jalisco incluye el PTU—, los patrones con operaciones en varias entidades deben revisar cada Ley de Hacienda estatal aplicable al calcular la base para nóminas multi-estado.

Los plazos de presentación del ISN varían por estado, pero son generalmente mensuales. Los plazos clave en los estados con mayor actividad comercial de México son los siguientes: Ciudad de México (CDMX) — a más tardar el día 17 del mes siguiente al período de nómina, conforme al Artículo 157 del Código Fiscal del CDMX; Jalisco — último día hábil del mes siguiente al período, conforme a la Ley de Hacienda del Estado de Jalisco; Nuevo León — a más tardar el día 15 del mes siguiente, conforme a la Ley de Hacienda del Estado de Nuevo León; Estado de México — a más tardar el día 17 del mes siguiente, conforme al Código Financiero del Estado de México y Municipios. Los patrones con establecimientos en varios estados deben llevar un registro independiente del plazo de cada entidad y presentar declaraciones separadas para cada una. La presentación extemporánea genera recargos automáticos desde la fecha de vencimiento y multas de entre el 20% y el 100% del impuesto omitido conforme a las leyes estatales aplicables. Los patrones pueden solicitar prórrogas a la autoridad estatal en casos de caso fortuito o fuerza mayor o fallas del sistema, pero dichas prórrogas no son automáticas. La presentación electrónica a través del portal de cada estado (SATE o equivalente) es obligatoria en la mayoría de los estados; la presentación en papel ya no se acepta en CDMX, Jalisco, Nuevo León y Estado de México.

El ISN, la retención del ISR federal y las cuotas al IMSS son tres obligaciones patronales paralelas pero jurídicamente independientes, cada una con fundamento legal, tasa y canal de pago distintos. La retención del ISR conforme a los Artículos 94 y 96 LISR es el impuesto sobre la renta federal que el patrón retiene del salario bruto del trabajador y entera mensualmente al SAT a través de portal.sat.gob.mx —el patrón actúa como retenedor, no como contribuyente del impuesto—. Las cuotas al IMSS conforme a la Ley del Seguro Social se dividen en partes patronal (patronal) y obrera, calculadas sobre el Salario Diario Integrado (SDI) y enteradas bimestralmente al IMSS a través del SUA. Las aportaciones al INFONAVIT del 5% del SDI son una obligación patronal adicional bajo la Ley del INFONAVIT. El ISN, en cambio, es un impuesto estatal pagado íntegramente por el patrón (sin descuento al trabajador) y enterado a la tesorería del estado —representa un costo de operación que no aparece en los recibos de nómina del trabajador—. Para efectos del ISR, los pagos del ISN son deducibles como gasto de la empresa conforme al Artículo 25 fracción I LISR, reduciendo la base gravable anual del ISR empresarial. Las bases del ISN, del IMSS (SDI) y de la retención del ISR se calculan de manera diferente —el SDI incorpora un factor de integración para ciertas prestaciones, mientras que la base del ISN usa generalmente la nómina bruta en efectivo—. Los patrones deben llevar registros contables separados de cada obligación para soportar auditorías del SAT (ISR e IMSS), del IMSS (SDI y cuotas) y de la Secretaría de Finanzas estatal (ISN).

Sí, el ISN (Impuesto sobre Nóminas) pagado por los patrones es deducible como gasto de la empresa (gasto deducible) para efectos del ISR federal conforme al Artículo 25 fracción I de la Ley del Impuesto sobre la Renta, que permite la deducción de contribuciones pagadas que constituyen un costo normal y necesario de la operación del negocio. Para que la deducción proceda, el pago del ISN debe estar: respaldado por comprobantes oficiales de pago emitidos por la Secretaría de Finanzas del estado, incluida la confirmación electrónica de pago del sistema de recaudación estatal; debidamente registrado en los libros de contabilidad de la empresa conforme al Artículo 28 del CFF; y no corresponder a ISN determinado sobre salarios que a su vez no sean deducibles conforme al Artículo 28 LISR (por ejemplo, pagos a trabajadores no inscritos en el IMSS o salarios pagados sin el CFDI de nómina correspondiente). La deducción del ISN reduce la utilidad fiscal del patrón para la base del ISR, generando un ahorro real del 30% de ISR federal (para personas morales) sobre el costo del ISN. El SAT puede rechazar las deducciones de ISN si la determinación estatal se basó en pagos fuera de una relación laboral formal, o si el ISN estatal se pagó después del plazo de la declaración anual del ISR sin regularización previa.

Una empresa que opera en varios estados de México debe inscribirse y presentar declaraciones del ISN por separado en cada estado donde tenga trabajadores, ya que el ISN de cada entidad se aplica exclusivamente a los salarios pagados a los trabajadores que laboran físicamente dentro del territorio de ese estado. La regla de nexo —que atribuye los salarios a un estado específico— se basa en el lugar habitual de prestación de los servicios del trabajador, no en el domicilio fiscal del patrón ni en el lugar donde se procesa la nómina. Para los trabajadores que laboran regularmente en varios estados —como representantes de ventas itinerantes, trabajadores de la construcción en obras en distintas entidades o teletrabajadores que se desplazan entre estados—, la mayoría de los estados asignan los salarios en forma proporcional según los días laborados en cada entidad, aunque las metodologías de asignación varían por estado. Los grandes patrones nacionales (cadenas comerciales, bancos, fabricantes) llevan registros del ISN separados por establecimiento (número de establecimiento) y utilizan software de nómina que asigna automáticamente los salarios por ubicación de trabajo y genera declaraciones del ISN por entidad. Los patrones con presencia en varios estados también deben monitorear las actualizaciones anuales de la Ley de Presupuesto de Egresos en cada entidad, ya que las tasas del ISN y las definiciones de la base gravable pueden cambiar cada año. La Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) ha emitido lineamientos sobre la asignación del ISN multi-estado en sus criterios normativos, disponibles en prodecon.gob.mx.

Las sanciones por falta de pago o pago tardío del ISN varían por estado, pero generalmente siguen un esquema similar al del Código Fiscal de la Federación. El pago extemporáneo genera recargos automáticos calculados desde la fecha original de vencimiento a las tasas establecidas en la Ley de Hacienda de cada estado —típicamente entre el 1% y el 1.5% mensual, con capitalización mensual—. Las actualizaciones (ajustes por inflación conforme al INPC) también se aplican al principal insoluto bajo el equivalente estatal del Artículo 17-A del CFF. Las multas administrativas por omisión de presentación van del 20% al 150% del impuesto omitido en la mayoría de los estados, con multas más altas para reincidentes. Los patrones auditados en los que se detecte subregistro sistemático de la base de nómina pueden enfrentar liquidaciones retroactivas con recargos de hasta cinco años atrás bajo el plazo de prescripción estatal equivalente al Artículo 67 del CFF. Las Secretarías de Finanzas estatales tienen facultades de ejecución para trabar embargo fiscal sobre las cuentas bancarias y activos del patrón a través del Procedimiento Administrativo de Ejecución (PAE) cuando el ISN insoluto se convierte en crédito fiscal firme. Los patrones pueden impugnar las liquidaciones del ISN a través del Recurso de Revocación estatal y, posteriormente, ante el Tribunal de lo Contencioso-Administrativo Estatal. Los patrones con dificultades financieras pueden acceder a convenios de pago en la mayoría de los estados, que suspenden la ejecución coactiva mientras se realizan los pagos parciales.

La reforma laboral de abril de 2021 (Decreto de reforma publicado en el DOF el 23 de abril de 2021) cambió sustancialmente el régimen de subcontratación bajo la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social y la Ley del ISR, con consecuencias directas para las obligaciones del ISN. Conforme al reformado Artículo 13 LFT, la práctica de subcontratar trabajadores a terceras empresas —donde una empresa de personal contrata trabajadores pero los pone exclusivamente a disposición de un cliente— queda prohibida. Solo se permiten los servicios especializados o la ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social o actividad económica preponderante de la empresa cliente, bajo un esquema de subcontratación registrado en el REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas) operado por la STPS. Bajo el nuevo esquema, la empresa donde los trabajadores prestan efectivamente los servicios (beneficiaria) es solidariamente responsable (responsabilidad solidaria) de las obligaciones del ISN si la subcontratista (prestadora) omite inscribirse, presentar la declaración o pagar el ISN correspondiente. Las autoridades fiscales estatales emiten cada vez más liquidaciones del ISN directamente a las empresas beneficiarias al auditar los registros de nómina bajo el marco posterior a 2021. Los patrones que utilicen subcontratistas registradas en el REPSE deben obtener trimestralmente constancias de cumplimiento del IMSS y del ISN estatal de los subcontratistas conforme a los Artículos 13 y 15-D LFT, y conservarlas como evidencia de que aplica la excepción a la responsabilidad solidaria del Artículo 15-A LFT.