Constancia de Retenciones del ISR México (LISR art. 99 fracción III)

Conforme al Artículo 99 Fracción III de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), los patrones deben expedir la constancia de retenciones a cada trabajador a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al ejercicio fiscal en que se pagaron los ingresos y se retuvo el ISR. Por ejemplo, la constancia correspondiente al ejercicio fiscal 2025 (1 de enero al 31 de diciembre de 2025) debe entregarse a cada empleado antes del 15 de febrero de 2026. La Resolución Miscelánea Fiscal del SAT confirma este plazo anualmente. Para los trabajadores que se separan del empleo durante el ejercicio fiscal, el patrón debe expedir la constancia al momento de la terminación o antes del plazo del 15 de febrero — lo que ocurra primero — para que el trabajador pueda presentar oportunamente su declaración anual. Los patrones que no expidan la constancia dentro del plazo enfrentan sanciones conforme al Artículo 83 Fracción VII del Código Fiscal de la Federación (CFF), incluyendo multas de $15,430 a $49,000 MXN por ocurrencia conforme al Artículo 84 CFF, más posibles notificaciones de la división de auditoría de cumplimiento del SAT por incumplimiento sistemático.

La constancia de retenciones ISR es el documento fuente principal que los trabajadores asalariados utilizan para completar su declaración anual del ISR (declaración anual de personas físicas) conforme al Artículo 150 de la LISR. El servicio de declaración anual prellenada del SAT, accesible a través del Portal del SAT en sat.gob.mx, incorpora automáticamente los datos de los CFDI de nómina emitidos por el patrón — pero los trabajadores deben verificar que los datos prellenados coincidan con su constancia de retenciones, ya que los errores en los CFDI o los CFDI emitidos tardíamente pueden causar discrepancias. La declaración anual permite al trabajador reclamar deducciones personales más allá de la deducción estándar por empleo — incluyendo gastos médicos, honorarios de dentista, hospitales, gastos funerales, intereses hipotecarios, donativos y aportaciones obligatorias a pensión — usando CFDI como documentación de soporte conforme a los Artículos 151 y 152 LISR. Los trabajadores obligados a presentar la declaración anual deben hacerlo antes del 30 de abril del ejercicio fiscal siguiente. La constancia también la utilizan los trabajadores que reclaman crédito por ISR pagado en exceso a través de la retención patronal — el exceso de ISR aparece como saldo a favor en la declaración.

El subsidio para el empleo es un subsidio fiscal establecido por el Decreto por el que se otorga el Subsidio para el Empleo (publicado en el Diario Oficial de la Federación) que reduce o elimina la carga del ISR para los trabajadores asalariados de bajos ingresos en México. Conforme a las tablas del subsidio establecidas en el Decreto, los trabajadores con salarios mensuales por debajo de aproximadamente $10,461 MXN (el umbral aplicable cambia anualmente) tienen derecho a un crédito contra su retención del ISR. Si el crédito del subsidio supera el ISR calculado sobre los salarios del trabajador, el patrón debe pagar la diferencia directamente al trabajador como subsidio en efectivo a través de la nómina — el patrón recupera entonces este monto acreditándolo contra las retenciones del ISR enteradas al SAT. La constancia de retenciones debe revelar por separado: el subsidio para el empleo total acreditado al trabajador durante el año (subsidio acreditado); el subsidio total efectivamente pagado en efectivo al trabajador donde el crédito superó el ISR (subsidio pagado en efectivo); y si el patrón ejerció su derecho de reembolso ante el SAT. Los trabajadores que reciben el subsidio deben verificar que las cifras de la constancia coincidan con los montos reflejados en sus CFDI de nómina para confirmar el tratamiento correcto en su declaración anual.

Sí; las entidades que pagan honorarios a contratistas independientes (honorarios profesionales) y retienen ISR sobre esos pagos conforme al artículo 96 o al artículo 106 de la Ley del Impuesto sobre la Renta también están obligadas a emitir una constancia de retenciones a cada contratista. La obligación abarca a: las personas físicas que reciben honorarios asimilados a salarios, cuando el pagador retiene ISR a las tasas de retención de salarios conforme al artículo 94 de la LISR; los prestadores de servicios sujetos a la retención de ISR del 10% sobre honorarios profesionales conforme al artículo 106 de la LISR; y las personas físicas que reciben honorarios por el uso de propiedad intelectual (derechos de autor) sujetos a retención conforme al artículo 133 de la LISR. La constancia por honorarios difiere de la constancia de empleo en que debe especificar la categoría del ingreso, la tasa de retención aplicable y si el receptor está inscrito en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) o en el régimen general de actividad empresarial y profesional. Los contratistas que reciben honorarios de varios clientes deben reunir las constancias de cada pagador y conciliar el total de las retenciones contra su ISR anual a cargo en la declaración anual, pudiendo solicitar la devolución del excedente de retenciones o pagar ISR adicional si las retenciones fueron insuficientes.

Si el patrón descubre un error en la constancia de retenciones después de emitirla —ya sea por un RFC incorrecto, la cancelación de un CFDI de nómina, un subsidio mal calculado o cualquier otra discrepancia—, el patrón debe emitir una constancia corregida (sustitutiva) y entregarla al trabajador afectado antes de la fecha límite del 15 de febrero, de ser posible, o tan pronto como se identifique el error. El patrón también debe corregir los registros subyacentes del CFDI de nómina mediante el procedimiento de cancelación y reexpedición de CFDI del SAT, que requiere una solicitud de cancelación a través del portal del SAT y la emisión de un CFDI sustituto. Si el trabajador ya presentó su declaración anual con base en los datos incorrectos de la constancia, puede presentar una declaración complementaria conforme al artículo 32 del CFF para corregir el error. Los trabajadores que consideren que la constancia contiene errores que el patrón se niega a corregir pueden presentar una queja ante la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON), que ofrece servicios gratuitos de ombudsman fiscal y puede mediar las controversias entre los contribuyentes y sus retenedores, o iniciar una reclamación ante el SAT a través de los procedimientos administrativos establecidos.

No emitir la constancia de retenciones de ISR antes de la fecha límite del 15 de febrero establecida en el artículo 99, fracción III, de la LISR constituye una infracción conforme al artículo 83, fracción VII, del Código Fiscal de la Federación (CFF). El SAT puede imponer una multa de $15,430 a $49,000 MXN por cada trabajador afectado por no emitir la constancia a tiempo o por emitirla con datos materialmente incorrectos, conforme al artículo 84 del CFF. Para el incumplimiento sistemático que afecte a varios trabajadores, las multas agregadas pueden ser cuantiosas. Además, no proporcionar la constancia puede obstruir la capacidad del trabajador de presentar su declaración anual y solicitar devoluciones de impuestos, lo que expone al patrón a reclamaciones de responsabilidad civil por daños. La Administración General de Servicios al Contribuyente (AGSC) del SAT también usa el cruce de información del CFDI de nómina para identificar a los patrones que no han emitido constancias congruentes con los registros del CFDI de nómina; los patrones pueden recibir una carta invitación para regularizar su situación antes de la determinación formal. Los patrones pueden solicitar una reducción de las multas de hasta el 100% conforme al artículo 70-A del CFF si la infracción se corrige antes de la notificación de una auditoría formal y el patrón no tiene infracciones previas en los tres años anteriores.

La constancia de retenciones de ISR y el CFDI de nómina son documentos fiscales complementarios pero distintos. El CFDI de nómina (versión 4.0 del complemento de nómina) es una factura electrónica emitida por cada pago individual de nómina —semanal, quincenal o mensual— a lo largo del ejercicio fiscal, y se presenta al SAT en tiempo real a través de un proveedor autorizado de certificación (PAC). La constancia de retenciones es un documento de resumen anual que agrega todos los datos del CFDI de nómina de un trabajador a lo largo de todo el ejercicio fiscal. Conforme a los sistemas de conciliación del SAT, las cifras de la constancia deben coincidir con los totales acumulados de todos los registros de CFDI de nómina emitidos para ese trabajador en la base de datos de contabilidad electrónica del SAT. Cuando existen discrepancias —por cancelaciones, correcciones o pagos de bonos procesados fuera del ciclo normal de nómina—, el patrón debe conciliar estas diferencias antes de emitir la constancia. La herramienta de declaración anual prellenada del SAT lee los datos del CFDI de nómina directamente, lo que hace que los CFDI exactos sean la base de todo el sistema de certificación de retenciones. Los patrones que emiten los CFDI de nómina a través de proveedores autorizados como Timbrado SAT, Edisoft o FACTURAR deben asegurar que su software de nómina genere constancias automáticamente conciliadas con el libro de CFDI, para evitar errores manuales en la emisión de la constancia de febrero.