Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia
CERTIFICACIÓN DE INGRESOS Y RETENCIONES
Estatuto Tributario Art. 378 — Decreto 1625 de 2016
Año Gravable: [Tax Year]
DATOS DEL EMPLEADOR / AGENTE RETENEDOR
Razón social: [Employer Name]
NIT: [Employer NIT]
Dirección: [Employer Address]
Teléfono: [Employer Phone]
Representante legal: [Representante Legal], C.C. No. [Representante CC]
DATOS DEL EMPLEADO / BENEFICIARIO
Nombre: [Employee Name]
C.C.: [Employee CC]
Cargo: [Employee Position]
Periodo certificado: [Period Start] al [Period End]
INGRESOS BRUTOS RECIBIDOS EN EL PERIODO
Salarios: [Gross Salary]
Bonificaciones y comisiones: [Bonuses]
Horas extras: [Overtime Pay]
Cesantías: [Cesantías]
Intereses sobre cesantías: [Cesantías Interest]
Prima de servicios: [Prima de Servicios]
Vacaciones: [Vacation Pay]
Otros ingresos: [Other Income]
TOTAL INGRESOS BRUTOS: [Total Gross Income]
APORTES Y DEDUCCIONES
Aportes obligatorios a pensión (empleado): [Pension Contributions]
Aportes obligatorios a salud (empleado): [Health Contributions]
Fondo de solidaridad pensional: [Solidarity Fund]
Aportes voluntarios a pensión (ET art. 126-1): [Voluntary Pension]
Renta exenta 25% (ET art. 206 num. 10): [Exempt Income]
RETENCIÓN EN LA FUENTE PRACTICADA
TOTAL RETENCIÓN EN LA FUENTE: [Withholding Tax]
La presente retención fue calculada conforme a los procedimientos establecidos en los Artículos 383 y 386 del Estatuto Tributario y las tarifas vigentes para el año gravable [Tax Year].
CERTIFICACIÓN
Se expide la presente certificación de ingresos y retenciones a solicitud del interesado [Employee Name], identificado/a con C.C. No. [Employee CC], para los fines que estime pertinentes, en cumplimiento del Artículo 378 del Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016.
Expedida en [Issue City], el [Issue Date].
FIRMA DEL EMPLEADOR / AGENTE RETENEDOR
Firma: _________________________
Nombre: [Representante Legal]
Cargo: Representante Legal
Empresa: [Employer Name]
NIT: [Employer NIT]
Empleador / Agente Retenedor
________________
Signature
Qué es Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia
La Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia es el documento que da fe de un hecho o situación conforme a Estatuto Tributario art. 378 y Decreto 1625 de 2016, con valor probatorio ante autoridades y terceros en Colombia.
El fundamento constitucional de la tributación en Colombia se deriva del artículo 95 numeral 9 de la Constitución Política de 1991, que establece el deber de toda persona de contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado a través de impuestos, y el artículo 363, que ordena que el sistema tributario se funde en los principios de equidad, eficiencia y progresividad. El Congreso de la República tiene competencia exclusiva para crear y modificar tributos conforme al artículo 338 de la Constitución, ejercida a través del Estatuto Tributario y la legislación reformatoria posterior.
Conforme al artículo 378 del ET, todo agente retenedor — incluyendo empleadores, entidades comerciales e instituciones públicas — debe expedir un certificado de ingresos y retenciones a cada persona a quien se le hayan practicado retenciones en la fuente. El certificado debe detallar el total de ingresos brutos, los montos de retenciones practicadas y los conceptos de retención aplicables. El artículo 1.6.1.13.2.39 del Decreto 1625 de 2016 establece los requisitos específicos de formato y contenido para los certificados de ingresos y retenciones.
La DIAN, autoridad tributaria y aduanera nacional adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, prescribe el formulario oficial para los certificados de ingresos y retenciones — actualmente el Formato 220 para certificados de ingresos por rentas de trabajo. Los empleadores deben entregar el certificado a los empleados a más tardar el 15 de marzo del año siguiente al período gravable, según lo establecido por el calendario tributario anual publicado por la DIAN mediante resolución. La no expedición de certificados dentro del plazo prescrito genera sanciones para el empleador conforme al artículo 667 del ET.
Los aportes a seguridad social documentados en el certificado incluyen los pagos al Sistema General de Pensiones administrado a través de Colpensiones o las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) privadas conforme a la Ley 100 de 1993, los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud a través de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) conforme a la Ley 100 de 1993, y los pagos a las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) conforme al Decreto Ley 1295 de 1994. La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) administrada por el Ministerio de Salud y Protección Social consolida toda la información de pagos de seguridad social.
Cuándo necesitas Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia
La Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia se necesita cuando las personas preparan su declaración anual del impuesto sobre la renta para su presentación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Conforme al artículo 591 del Estatuto Tributario, las personas naturales cuyos ingresos brutos o patrimonio bruto superen los umbrales establecidos anualmente por la DIAN deben presentar declaración de renta, y la certificación de ingresos y retenciones proporciona las cifras verificadas necesarias para una presentación precisa.
El certificado se requiere cuando los empleados solicitan documentación de sus ingresos para transacciones financieras. Los bancos e instituciones financieras colombianas supervisadas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) exigen rutinariamente certificaciones de ingresos como documentos de soporte para solicitudes de crédito — créditos hipotecarios, créditos de libre inversión, financiación vehicular y solicitudes de tarjetas de crédito. La Circular Básica Jurídica de la SFC (CE 029/2014) establece requisitos de conocimiento del cliente que incluyen la verificación de ingresos.
El documento se necesita cuando las personas solicitan subsidios o beneficios gubernamentales administrados por entidades como el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o programas municipales de vivienda bajo el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Los beneficios sujetos a comprobación de medios requieren verificación del nivel de ingresos del solicitante, y la certificación de ingresos proporciona documentación oficial.
La certificación de ingresos y retenciones se necesita cuando las personas participan en procesos de contratación pública regidos por la Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública) y la Ley 1150 de 2007. Los contratistas deben demostrar capacidad financiera, y el certificado proporciona evidencia del historial de ingresos y cumplimiento tributario. El Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP II) administrado por Colombia Compra Eficiente puede requerir documentación de ingresos como parte del proceso de registro.
El certificado se requiere cuando las personas necesitan comprobar ingresos para fines migratorios — las solicitudes de visa a otros países típicamente requieren documentación oficial de ingresos, y los consulados colombianos en el exterior reconocen la certificación de ingresos y retenciones como el documento estándar de verificación de ingresos.
Qué incluir en tu Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia
Una Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia válida conforme a los artículos 378 a 381 del Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016 debe contener los siguientes elementos esenciales para cumplir con los requisitos de la DIAN y servir como documentación válida para la declaración de renta y transacciones financieras.
Identificación del Emisor: Razón social completa, NIT (Número de Identificación Tributaria) asignado por la DIAN y dirección del empleador o agente retenedor. Para empleadores, deben aparecer la razón social, el NIT con dígito de verificación y el domicilio principal. El emisor debe estar registrado como agente retenedor ante la DIAN conforme al artículo 368 del ET, que designa las personas y entidades obligadas a practicar retención en la fuente.
Identificación del Beneficiario: Nombre legal completo y cédula de ciudadanía (o cédula de extranjería para nacionales extranjeros) de la persona cuyos ingresos y retenciones se certifican. El NIT del beneficiario (que para personas naturales es el número de cédula) también debe aparecer para consistencia con los registros de la DIAN.
Período Gravable: El año calendario específico (año gravable) al que aplica el certificado. Conforme al artículo 7 del ET, el período gravable del impuesto sobre la renta es el año calendario (1 de enero al 31 de diciembre). El certificado debe indicar claramente el período cubierto para permitir la presentación precisa de la declaración de renta dentro de los plazos establecidos por el calendario tributario anual de la DIAN.
Ingresos Brutos: El total de pagos o abonos en cuenta realizados al beneficiario durante el período gravable, desglosados por concepto — salario, bonificaciones, comisiones, horas extras, vacaciones, cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y cualquier otro ingreso laboral o no laboral. Conforme al artículo 103 del ET, las rentas de trabajo reciben un tratamiento tributario específico.
Retención en la Fuente: Los montos totales de retención en la fuente descontados de los ingresos del beneficiario durante el período gravable, detallados por concepto de retención conforme a los artículos 383 a 401 del ET. La retención sobre ingresos laborales se calcula mediante el procedimiento establecido en el artículo 383 del ET (Procedimiento 1) o el artículo 386 del ET (Procedimiento 2), con base en el ingreso mensual gravable del empleado después de restar ingresos exentos y deducciones.
Aportes a Seguridad Social: Los montos descontados por aportes obligatorios a seguridad social — aportes a pensión a Colpensiones o AFP conforme al artículo 17 de la Ley 100 de 1993, aportes a salud a la EPS conforme al artículo 204 de la Ley 100 de 1993, y aportes al Fondo de Solidaridad Pensional conforme al artículo 25 de la Ley 100 de 1993. Conforme al artículo 126-1 del ET, los aportes obligatorios a pensión son exentos del impuesto sobre la renta hasta los límites establecidos por la ley.
Rentas Exentas y Deducciones: Montos excluidos de la base de retención en la fuente — incluyendo la exención general del 25% para rentas de trabajo conforme al artículo 206 numeral 10 del ET, aportes voluntarios a pensión conforme al artículo 126-1 del ET, pagos de medicina prepagada, deducciones por dependientes conforme al artículo 387 del ET y deducciones por intereses de vivienda conforme al artículo 119 del ET.
Firma y Fecha del Emisor: Firma autógrafa o digital del representante legal del empleador o funcionario autorizado, junto con la fecha de expedición. Conforme al artículo 667 del ET, la no expedición de certificados dentro del plazo establecido por el calendario tributario de la DIAN genera sanciones pecuniarias para el empleador.
Forms-legal.com proporciona esta plantilla de Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia como herramienta de referencia para comprender la estructura y el contenido de los documentos de certificación de ingresos. Los empleadores deben utilizar el Formato 220 oficial de la DIAN para la expedición formal de certificados de ingresos laborales, y el certificado debe ser revisado por un contador público autorizado por la Junta Central de Contadores para asegurar el cumplimiento de los requisitos vigentes de la DIAN.
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Forms Legal. (2026). Certificación de Ingresos y Retenciones Colombia (Colombia) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/es/colombia/financial/forms/certificacion-ingresos-retenciones-colombia
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}Preguntas Frecuentes
Conforme al artículo 378 del Estatuto Tributario, los empleadores y agentes retenedores deben expedir certificados de ingresos y retenciones a los empleados y beneficiarios de pagos a más tardar en el plazo establecido por el calendario tributario anual de la DIAN, que típicamente es el 15 de marzo del año siguiente al período gravable. Por ejemplo, los certificados del año gravable 2025 deben entregarse a más tardar el 15 de marzo de 2026. La DIAN publica el plazo específico mediante una resolución anual que establece el calendario tributario para cada año gravable, con fechas límite de presentación basadas en los últimos dos dígitos del NIT del contribuyente. Conforme al artículo 667 del ET, los empleadores que no expidan los certificados dentro del plazo prescrito enfrentan sanciones pecuniarias calculadas como un porcentaje de las retenciones certificadas — actualmente el cinco por ciento (5%) de los montos no certificados por cada mes de retraso, hasta un máximo igual al total de las retenciones que debieron haberse certificado. La Corte Constitucional de Colombia ha avalado estas sanciones como proporcionadas a la importancia de la obligación en el sistema tributario. Los empleados que no reciban sus certificados a tiempo pueden presentar una queja ante la DIAN, que tiene autoridad para imponer sanciones directamente al empleador. Los certificados pueden expedirse en formato físico o electrónicamente a través del sistema de nómina del empleador.
La retención en la fuente es el mecanismo establecido por el Estatuto Tributario mediante el cual los pagadores de ingresos (agentes retenedores) descuentan un porcentaje de cada pago realizado a personas y entidades, remitiendo el monto retenido directamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) como pago anticipado de la obligación del impuesto sobre la renta del beneficiario. Para las rentas de trabajo, la retención se calcula utilizando el Procedimiento 1 conforme al artículo 383 del ET o el Procedimiento 2 conforme al artículo 386 del ET, con base en el ingreso mensual gravable del empleado después de restar los montos exentos y las deducciones aplicables. La certificación de ingresos y retenciones debe detallar el total de retención en la fuente por concepto de retención: retención por salarios, retención por honorarios (conforme al artículo 392 del ET) y retención por otros ingresos. Los montos retenidos durante el año gravable aparecen como créditos (retenciones a favor) en la declaración anual de renta del empleado, reduciendo el impuesto final a pagar. Conforme al artículo 373 del ET, los montos retenidos deben ser declarados y consignados por el empleador mediante la Declaración de Retención en la Fuente presentada mensualmente ante la DIAN a través del Servicio Informático Electrónico de la DIAN.
Los aportes a seguridad social en Colombia se documentan en la certificación de ingresos y retenciones como deducciones del ingreso bruto del empleado, detallados por tipo de aporte conforme al marco establecido por la Ley 100 de 1993 (Sistema de Seguridad Social Integral). Los aportes a pensión representan el 16% del ingreso base de cotización — 4% a cargo del empleado y 12% a cargo del empleador conforme al artículo 20 de la Ley 100 de 1993, dirigidos a Colpensiones (el administrador público de pensiones) o a una Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) privada. Los aportes a salud totalizan el 12,5% del ingreso base — 4% del empleado y 8,5% del empleador conforme al artículo 204 de la Ley 100 de 1993, pagados a la Entidad Promotora de Salud (EPS) elegida por el empleado. El certificado muestra la porción del empleado de estas deducciones, ya que reducen su ingreso gravable. Conforme al artículo 126-1 del Estatuto Tributario, los aportes obligatorios a pensión son exentos del impuesto sobre la renta, y el certificado debe reflejar esta exención en el cálculo de retención en la fuente. Los aportes adicionales pueden incluir el Fondo de Solidaridad Pensional (1% a 2% para empleados que devengan más de cuatro veces el salario mínimo legal mensual vigente — SMLMV) conforme al artículo 25 de la Ley 100 de 1993. Todos los pagos de seguridad social se procesan a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) administrada por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Un empleado que identifique errores en la certificación de ingresos y retenciones — montos de ingresos incorrectos, retenciones en la fuente mal calculadas o deducciones omitidas — tiene el derecho de solicitar un certificado corregido al empleador conforme a la obligación general de buena fe establecida en el artículo 1603 del Código Civil y el deber de transparencia del empleador conforme al artículo 57 numeral 7 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). El empleador está obligado a corregir errores porque el certificado constituye la base de la declaración de renta del empleado presentada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) — un certificado inexacto genera una declaración incorrecta, lo cual puede desencadenar fiscalizaciones de la DIAN y sanciones conforme al artículo 647 del Estatuto Tributario (sanción por inexactitud — actualmente el 100% del mayor impuesto determinado por la DIAN). El certificado corregido debe indicar claramente que reemplaza al original, referenciando la fecha de expedición original. Conforme al artículo 580-1 del ET, la DIAN cruza la información reportada por los empleadores (a través de la Información Exógena anual conforme al artículo 631 del ET) con las declaraciones individuales, haciendo que la exactitud sea esencial. Los empleados que no puedan obtener un certificado corregido pueden presentar una queja ante las Inspecciones de Trabajo del Ministerio del Trabajo, que tienen autoridad para exigir el cumplimiento de las obligaciones patronales de documentación laboral.
El Formato 220 es el formulario oficial prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para el Certificado de Ingresos y Retenciones por rentas de trabajo conforme al artículo 378 del Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016. La DIAN expide una versión actualizada del Formato 220 cada año mediante una resolución específica, adaptando el formulario para reflejar los cambios en la legislación tributaria promulgada por el Congreso de la República — las reformas recientes incluyen la Ley 2277 de 2022 (Reforma Tributaria) que modificó los procedimientos de cálculo de retención y las reglas de clasificación de ingresos. El Formato 220 contiene campos estandarizados para: identificación del empleador (NIT, razón social), identificación del empleado (cédula, nombre), pagos brutos por concepto (salarios, bonificaciones, cesantías, intereses de cesantías, prima de servicios, vacaciones), montos de rentas exentas (exención general del 25% conforme al artículo 206 numeral 10 del ET, aportes voluntarios a pensión conforme al artículo 126-1 del ET, ahorros AFC conforme al artículo 126-4 del ET), deducciones aplicables (dependientes conforme al artículo 387 del ET, intereses de vivienda conforme al artículo 119 del ET, medicina prepagada conforme al artículo 387 del ET), y total de retenciones en la fuente practicadas. Los empleadores no están obligados a utilizar el formato exacto de la DIAN para fines de certificación interna, pero el contenido debe coincidir con la información reportada a la DIAN a través de la Información Exógena. La DIAN proporciona el formato oficial en su sitio web (www.dian.gov.co) y a través del Servicio Informático Electrónico.
Los empleadores que no expidan las certificaciones de ingresos y retenciones dentro del plazo establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) enfrentan sanciones conforme al artículo 667 del Estatuto Tributario, que impone una multa calculada como el cinco por ciento (5%) del total de las retenciones que debieron certificarse, aplicada por cada mes o fracción de mes de retraso. La sanción máxima está limitada al valor total de las retenciones correspondientes al certificado. Adicionalmente, conforme al artículo 658-1 del ET, el contador público del empleador y el revisor fiscal (obligatorio para empresas que cumplan los umbrales del artículo 203 del Código de Comercio) pueden enfrentar sanciones personales y procesos disciplinarios ante la Junta Central de Contadores conforme a la Ley 43 de 1990 por facilitar el incumplimiento de las obligaciones de certificación tributaria. La DIAN también puede imponer la sanción por no enviar información conforme al artículo 651 del ET si el empleador no incluye los datos del certificado en la Información Exógena anual — esta sanción puede alcanzar hasta el cinco por ciento (5%) de los montos no reportados. Más allá de las sanciones de la DIAN, los empleados pueden presentar quejas ante la Inspección de Trabajo del Ministerio del Trabajo, que puede ordenar al empleador expedir el certificado e imponer multas administrativas conforme al Código Sustantivo del Trabajo. La Corte Constitucional ha reconocido que la no expedición de certificados de ingresos puede vulnerar el derecho fundamental del empleado de acceso a la administración tributaria conforme al artículo 95 numeral 9 de la Constitución.
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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