Declaración de Retención en la Fuente Colombia — Estatuto Tributario Arts. 367-419
Estatuto Tributario arts. 367-419 — DIAN MUISCA Form 350
DECLARACION DE RETENCION EN LA FUENTE
Hoja de Trabajo para la Declaración de Retención en la Fuente — Estatuto Tributario arts. 367-419
SECCIÓN 1 — IDENTIFICACIÓN DEL AGENTE DE RETENCIÓN
Agente: [Agent Name]
NIT: [Agent NIT]
Tipo: [Agent Type]
Domicilio fiscal: [Agent Address]
Período de retención: [Withholding Month]
Fecha límite de presentación: [Filing Deadline]
SECCIÓN 2 — RETENCIONES LABORALES (ET arts. 383-388)
Total de pagos salariales y laborales: [Labor Payments] COP
Total retención sobre pagos laborales: [Labor Withholding] COP
Número de empleados: [Employee Count]
Nota: Calculada conforme a la tabla progresiva del ET art. 383 después de la depuración (deduciendo EPS, AFP, pensión voluntaria, dependientes, intereses de vivienda, medicina prepagada y renta exenta del 25%).
SECCIÓN 3 — RETENCIONES SOBRE HONORARIOS Y SERVICIOS (ET art. 392)
Honorarios (servicios profesionales): [Honorarios Payments] COP — Retención: [Honorarios Withholding] COP
Servicios generales: [Services Payments] COP — Retención: [Services Withholding] COP
Comisiones: [Commissions Payments] COP — Retención: [Commissions Withholding] COP
SECCIÓN 4 — OTRAS RETENCIONES
Compras (ET art. 401): [Purchases Payments] COP — Retención: [Purchases Withholding] COP
Arrendamientos (ET art. 401): [Rent Payments] COP — Retención: [Rent Withholding] COP
Intereses / rendimientos financieros (ET art. 395): [Interest Payments] COP — Retención: [Interest Withholding] COP
Pagos al exterior (ET arts. 406-415): [Foreign Payments] COP — Retención: [Foreign Withholding] COP
SECCIÓN 6 — TOTAL RETENCIONES Y SALDO
Total retención en la fuente del período: [Total Withholdings] COP
Saldo a favor del período anterior: [Previous Balance] COP
TOTAL A PAGAR: [Total Payable] COP
IMPORTANTE: Conforme al parágrafo 2 del ET art. 580, la declaración se tiene por no presentada si el pago no se efectúa dentro de los dos meses siguientes a la fecha límite de presentación.
Pague en banco autorizado por la DIAN mediante el formulario de pago del MUISCA, de forma simultánea con la presentación.
ELABORADO POR
[Preparer Name] — Tarjeta Profesional [Preparer TP]
Fecha de elaboración: [Preparation Date]
Junta Central de Contadores — Ley 43 de 1990
Representante Legal / Agente de Retencion
[Agent Name]
Signature
Contador Publico (Tax Preparer)
[Preparer Name]
Signature
Qué es Declaración de Retención en la Fuente Colombia — Estatuto Tributario Arts. 367-419
La Declaración de Retención en la Fuente Colombia es una declaración con efectos jurídicos regulada por Estatuto Tributario (Decreto 624 de 1989) arts. 367-419 y Decreto 1625 de 2016, en la que el declarante manifiesta hechos bajo su responsabilidad ante la autoridad colombiana.
El sistema de retención en la fuente, consagrado en el ET Artículo 367, opera como un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, el IVA y otros tributos nacionales, en el momento en que se realiza la transacción económica. Las sumas retenidas por el agente de retención se imputan al impuesto a cargo del beneficiario en su declaración de renta anual o en su declaración de IVA periódica, evitando así que el Estado espere hasta el cierre del período fiscal para recibir los recursos.
El ET Artículo 368 designa como agentes de retención obligados a: personas jurídicas —SAS bajo la Ley 1258 de 2008, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades anónimas y demás formas societarias—; entidades de derecho público en todos los niveles de gobierno; fondos de inversión, fondos de valores y fondos de pensiones vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia; consorcios y uniones temporales formados para contratos de obra pública; y personas naturales comerciantes cuyo patrimonio bruto o ingresos brutos del año anterior hayan superado 30.000 UVT (aproximadamente COP $1.493.970.000 para 2025).
La obligación de retener nace cuando el agente realiza un pago o abono en cuenta a un beneficiario por conceptos sujetos a retención: salarios, honorarios, servicios, comisiones, intereses, arrendamientos, dividendos y compras de bienes. La tarifa aplicable depende de la naturaleza del pago y de la condición tributaria del beneficiario. Para los pagos laborales, los ET Artículos 383 a 388 establecen una tabla de retención progresiva en UVT aplicada después de la depuración de la base —descontando aportes a EPS, AFP, aportes voluntarios a pensiones, deducción por dependientes e intereses de vivienda, entre otros.
Las declaraciones se presentan mensualmente mediante el Formulario 350, con fechas de vencimiento determinadas por el último dígito del NIT del agente de retención según el decreto de plazos anual. Para 2025, el Decreto 2229 de 2024 fija el calendario. Los grandes contribuyentes designados por la DIAN presentan en las fechas específicas para su categoría, normalmente en las dos primeras semanas del mes siguiente al período objeto de retención.
El Consejo de Estado, a través de su Sección Cuarta, ha desarrollado jurisprudencia extensa sobre las obligaciones de los agentes de retención, incluida la Sentencia 2019-00456, que reafirma la responsabilidad personal del agente por los valores retenidos incluso en situación de insolvencia. La División de Gestión de Recaudo de la DIAN verifica el cumplimiento mediante el cruce electrónico de información entre los certificados de retención expedidos a los beneficiarios y las declaraciones mensuales presentadas por los agentes. Las declaraciones presentadas sin pago dentro de los dos meses siguientes al vencimiento se tienen como no presentadas según el ET Artículo 580 Parágrafo 2, generando la más grave sanción por no declarar del ET Artículo 643.
Cuándo necesitas Declaración de Retención en la Fuente Colombia — Estatuto Tributario Arts. 367-419
La guía de Declaración de Retención en la Fuente en Colombia se necesita cada vez que un agente de retención debe preparar y presentar la declaración mensual ante la DIAN a través del Formulario 350 en la plataforma MUISCA, conforme a los Artículos 367 a 419 del Estatuto Tributario.
Los empleadores que pagan salarios deben retener mensualmente conforme a la tabla del ET Artículo 383. El cálculo requiere depurar la base gravable descontando las cotizaciones obligatorias a la EPS (4 %) y a la AFP (4 %), los aportes voluntarios a fondos de pensiones según el ET Artículo 126-1, los intereses de crédito de vivienda del ET Artículo 119, la deducción por dependientes del ET Artículo 387 y los pagos de medicina prepagada —antes de aplicar la tarifa tabular. Los empleadores con ciclos de nómina quincenal o mensual deben consolidar el total mensual para el cálculo de la retención.
Las sociedades y personas jurídicas que contraten prestadores de servicios independientes bajo contratos de prestación de servicios deben retener en cada pago. La tarifa aplicable depende de la naturaleza del servicio: servicios en general al 4 % según el ET Artículo 392; honorarios pagados a personas naturales declarantes al 10 % (o 11 % si no declaran costos y gastos); comisiones al 11 %; y consultoría al 4 % u 11 % según la estructura del contrato. La base de retención es el valor bruto del pago sin descontar el IVA, salvo que el beneficiario demuestre mediante certificación juramentada que cumple los requisitos del ET Artículo 392.
Las personas jurídicas que paguen arrendamientos a personas naturales deben retener al 3,5 % sobre arrendamientos de bienes inmuebles y al 4 % sobre arrendamientos de bienes muebles conforme al ET Artículo 401. El agente de retención debe expedir el certificado de retención al arrendador con los valores retenidos en el año gravable.
Las instituciones financieras —bancos vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia como Bancolombia, Banco de Bogotá, Davivienda y BBVA Colombia— deben retener el 7 % sobre rendimientos financieros según el ET Artículo 395, y el 1,5 % sobre transacciones con tarjeta de crédito o débito que superen 27 UVT, según el ET Artículo 401-1.
Quienes compren bienes a declarantes deben retener el 2,5 % sobre compras que superen 27 UVT, y el 3,5 % en compras a no declarantes por encima de ese mismo umbral, conforme al ET Artículo 401. Las compras de productos agropecuarios tienen tarifa reducida del 1,5 % bajo el Parágrafo del ET Artículo 401.
Las entidades que realicen pagos al exterior a beneficiarios no residentes deben retener conforme a los ET Artículos 406 a 415: en general el 20 % sobre servicios, el 15 % sobre consultoría y asistencia técnica, y las tarifas previstas en los convenios para evitar la doble imposición que Colombia ha suscrito con España (Ley 1082 de 2006), Chile (Ley 1261 de 2008), Suiza (Ley 1344 de 2009), Canadá (Ley 1459 de 2011) y el Reino Unido (Ley 1939 de 2018).
Qué incluir en tu Declaración de Retención en la Fuente Colombia — Estatuto Tributario Arts. 367-419
Una Declaración de Retención en la Fuente correctamente preparada en Colombia conforme a los Artículos 367 a 419 del Estatuto Tributario debe contemplar los siguientes elementos esenciales para su presentación exacta ante la DIAN a través del Formulario 350 en la plataforma MUISCA.
Identificación del Agente de Retención: El RUT (Registro Único Tributario) del agente debe reflejar la responsabilidad 07 (retención en la fuente a título de renta) y, según corresponda, la responsabilidad 09 (retención en la fuente a título de IVA) y la responsabilidad 14 (retención en la fuente por timbre). El NIT con dígito de verificación identifica al agente en todas las declaraciones y certificados de retención. La DIAN asigna la fecha de vencimiento según el último dígito del NIT publicado en el decreto de plazos anual.
Conceptos y Tarifas de Retención: El Formulario 350 organiza la retención por concepto, cada uno con tarifas fijadas por el Estatuto Tributario y los decretos reglamentarios. Los principales conceptos son: salarios y demás pagos laborales (ET Artículos 383 a 388) —tarifas progresivas del 0 % al 39 % según el ingreso mensual en UVT—; honorarios y comisiones (ET Artículo 392) —10 % u 11 % para personas naturales, 11 % para personas jurídicas—; servicios en general (ET Artículo 392) —4 % o 6 % según clasificación—; arrendamiento de bienes inmuebles (ET Artículo 401) —3,5 %—; compras de bienes inmuebles (ET Artículo 398) —1 %—; compras de bienes en general (ET Artículo 401) —2,5 % a declarantes, 3,5 % a no declarantes—; rendimientos financieros (ET Artículo 395) —7 %—; dividendos y participaciones (ET Artículo 242) —0 % al 20 % según monto—; loterías, rifas y apuestas (ET Artículo 306) —20 %—; pagos al exterior (ET Artículos 406 a 415) —15 % al 20 % según concepto—; y retención de IVA (ET Artículo 437-1) —15 % del IVA para los agentes de retención de IVA designados por resolución de la DIAN.
Base de Retención: Cada concepto tiene una cuantía mínima bajo la cual no procede retención. Para 2025 los principales umbrales son: compras en general —27 UVT (aproximadamente COP $1.344.573)—; servicios en general —4 UVT (aproximadamente COP $199.196)—; honorarios y comisiones —sin cuantía mínima—; arrendamiento de inmuebles —27 UVT—; salarios —la retención aplica desde el primer peso que supere el tramo del 0 %. La base se calcula sobre el valor bruto del pago incluyendo el IVA, salvo que el Estatuto Tributario establezca reglas especiales, como la exclusión del IVA en determinados pagos de servicios debidamente acreditados.
Consolidación Mensual: El agente de retención debe consolidar todas las retenciones practicadas durante el mes calendario por todos los conceptos y beneficiarios. El Formulario 350 requiere reportar: total de pagos o abonos en cuenta por concepto; total de la base sujeta a retención por concepto; número de operaciones por concepto; y total retenido por concepto. La suma de todos los conceptos determina el total de retención a cargo del período.
Certificados de Retención: Conforme al ET Artículo 381, el agente debe expedir certificados de retención a los beneficiarios. Para pagos laborales: el certificado de ingresos y retenciones se expide a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al año gravable, en el formato prescrito por la DIAN. Para otros conceptos: el certificado se expide dentro de los 15 días hábiles siguientes a la solicitud del beneficiario. Los valores certificados deben coincidir con los declarados en el Formulario 350, pues la DIAN cruza electrónicamente ambas fuentes de información.
Presentación y Pago: La declaración se presenta mensualmente a través del Formulario 350 en la plataforma MUISCA con firma electrónica. El pago debe realizarse simultáneamente con la presentación; una declaración presentada sin pago se tiene como no presentada si el saldo no se cancela dentro de los dos meses siguientes al vencimiento, según el ET Artículo 580 Parágrafo 2. El pago se efectúa en los bancos autorizados por la DIAN mediante el formulario de pago generado en MUISCA.
Sanciones y Responsabilidad Personal: El ET Artículo 370 establece que el agente de retención es personalmente responsable de los valores retenidos; no remitirlos configura peculado por apropiación bajo el Artículo 397 del Código Penal (Ley 599 de 2000). La Ley 1819 de 2016 Artículo 339 tipifica la omisión del agente retenedor cuando no se remiten retenciones superiores a 250 UVT dentro de los dos meses siguientes al vencimiento, con penas de 48 a 108 meses de prisión. Forms-legal.com pone a disposición esta guía de Declaración de Retención en la Fuente Colombia como herramienta de preparación. Los agentes de retención con estructuras de nómina complejas, múltiples conceptos de retención u obligaciones de pagos al exterior deben consultar a un contador público inscrito ante la Junta Central de Contadores o a una firma de asesoría tributaria especializada.
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Forms Legal. (2026). Declaración de Retención en la Fuente Colombia — Estatuto Tributario Arts. 367-419 (Colombia) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/es/colombia/financial/forms/declaracion-retencion-fuente-colombia
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Conforme al ET Artículo 368, están obligados a practicar, declarar y pagar retención en la fuente los siguientes sujetos. Personas jurídicas: todas las sociedades comerciales sin importar su forma —SAS bajo la Ley 1258 de 2008, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades anónimas, sociedades en comandita y sucursales de sociedades extranjeras inscritas ante la Superintendencia de Sociedades. Entidades de derecho público: ministerios del orden nacional, gobernaciones, alcaldías, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta. Entidades del sector financiero: bancos, aseguradoras, fiduciarias, comisionistas de bolsa y administradoras de fondos de pensiones vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Consorcios y uniones temporales: constituidos para contratos de obra pública bajo la Ley 80 de 1993, con designación de uno de sus miembros como responsable de las obligaciones de retención. Personas naturales comerciantes: aquellas cuyo patrimonio bruto o ingresos brutos del año anterior hayan superado 30.000 UVT (aproximadamente COP $1.493.970.000 para 2025). La DIAN puede además designar mediante resolución anual a entidades específicas como agentes de retención de IVA, obligándolas a retener el 15 % del IVA facturado por sus proveedores en compras gravadas.
La retención sobre pagos laborales se calcula mediante la tabla progresiva del ET Artículo 383, modificado por la Ley 2277 de 2022. El cálculo sigue el proceso de depuración de la base: del ingreso laboral bruto mensual del trabajador, el empleador resta los ingresos no constitutivos de renta —cotizaciones obligatorias a la EPS (4 % a cargo del empleado), cotizaciones obligatorias a la AFP (4 % a cargo del empleado) y aportes al fondo de solidaridad pensional (1 % para ingresos superiores a 4 SMLMV, 2 % para ingresos superiores a 16 SMLMV). Sobre ese subtotal, el empleador deduce: aportes voluntarios a fondos de pensiones (hasta el 25 % del ingreso laboral conforme al ET Artículo 126-1); intereses de crédito de vivienda (hasta 100 UVT mensuales según el ET Artículo 119); deducción por dependientes (10 % del ingreso bruto hasta 32 UVT mensuales según el ET Artículo 387); y medicina prepagada (hasta 16 UVT mensuales según el ET Artículo 387). Se aplica luego la renta exenta del 25 % del ET Artículo 206 Numeral 10 sobre el valor neto resultante, con tope de 240 UVT mensuales. La suma de deducciones y rentas exentas no puede superar el 40 % del ingreso neto mensual. La base gravable resultante, expresada en UVT, determina la tarifa marginal de retención: 0 % hasta 95 UVT; 19 % de 95 a 150 UVT; 28 % de 150 a 360 UVT; 33 % de 360 a 640 UVT; 35 % de 640 a 945 UVT; 37 % de 945 a 2.300 UVT; y 39 % sobre el exceso de 2.300 UVT.
Conforme al ET Artículo 580 Parágrafo 2, introducido por la Ley 1430 de 2010 y modificado por la Ley 1819 de 2016, una Declaración de Retención en la Fuente presentada sin pago simultáneo se tiene como no presentada si el total retenido no se cancela dentro de los dos meses siguientes al vencimiento fijado en el decreto de plazos. La consecuencia es grave: la declaración pierde existencia jurídica y el agente de retención queda en la misma situación que si nunca hubiera declarado. Esto activa la sanción por no declarar del ET Artículo 643, que para declaraciones de retención equivale al 10 % del total de retenciones que debieron declararse en el período, o al 10 % de las consignaciones bancarias del período, el mayor de los dos. Adicionalmente, el agente debe presentar una nueva declaración con la sanción por extemporaneidad del ET Artículo 641. Existe una excepción: el ET Artículo 580-1 permite que la declaración conserve validez si el agente de retención demuestra que el saldo a favor del período inmediatamente anterior supera el valor adeudado, operando así una compensación automática. El Concepto DIAN 015456 de 2019 precisó que el saldo a favor debe estar disponible al momento del vencimiento, no en una fecha posterior. La responsabilidad penal también opera: la Ley 1819 de 2016 Artículo 339 tipifica la omisión del agente retenedor cuando no se remiten retenciones superiores a 250 UVT dentro de los dos meses siguientes al vencimiento, con penas de 48 a 108 meses de prisión ante la Fiscalía General de la Nación.
La retención sobre pagos a contratistas independientes vinculados mediante contratos de prestación de servicios depende de la clasificación del pago y de la condición tributaria del contratista. Honorarios pagados a personas naturales declarantes: si el contratista presenta declaración de renta e informa costos y deducciones atribuibles a su actividad profesional, la tarifa es el 10 % conforme al ET Artículo 392; si no declara costos y gastos, la tarifa es el 11 %. Servicios en general pagados a personas naturales declarantes: el 4 % según el ET Artículo 392, cuando el pago supere 4 UVT (aproximadamente COP $199.196 para 2025). Comisiones: el 11 % para personas naturales bajo el ET Artículo 392. Para pagos a personas jurídicas —SAS, Ltda., S.A.—: servicios en general al 4 % y servicios de transporte de carga al 1 %. La base de retención es el valor bruto del pago. Sin embargo, el Artículo 1.2.4.3.1 del Decreto 1625 de 2016 establece que cuando el contratista demuestre que el 80 % o más de sus ingresos provienen de la entidad contratante, el pago puede reclasificarse como rentas de trabajo y la retención se calcula usando la tabla progresiva del ET Artículo 383 —permitiendo al contratista aplicar la depuración con deducciones por EPS, AFP, aportes voluntarios a pensiones y la renta exenta del 25 %. El contratista debe suministrar al agente de retención una certificación juramentada con las deducciones aplicables, actualizada anualmente o cuando cambien las circunstancias. El Consejo de Estado en la Sentencia 2020-00234 confirmó que el agente de retención puede confiar de buena fe en dicha certificación.
La legislación colombiana impone sanciones administrativas, financieras y penales severas a los agentes de retención incumplidos. Sanción por extemporaneidad (ET Artículo 641): 5 % del total de la retención a cargo por cada mes o fracción de retardo cuando se presenta voluntariamente antes de notificación de la DIAN, hasta el 100 % del total de retenciones, con un mínimo de 10 UVT (aproximadamente COP $497.990 para 2025); se duplica al 10 % mensual tras recibir el emplazamiento para declarar del ET Artículo 715. Sanción por no declarar (ET Artículo 643): 10 % del total de retenciones practicadas en el período o el 10 % de las consignaciones bancarias, el mayor de los dos, cuando no se presenta declaración después de la notificación de la DIAN. Sanción moratoria (ET Artículo 634): los saldos pendientes generan intereses a la tasa de interés moratorio certificada por la Superintendencia Financiera desde el vencimiento hasta el pago efectivo. Responsabilidad solidaria (ET Artículo 371): cuando el agente omite retener, responde solidariamente con el beneficiario por el valor no retenido más los intereses de mora. Responsabilidad penal (Ley 1819 de 2016 Artículo 339): la omisión del agente retenedor que no remita retenciones superiores a 250 UVT (aproximadamente COP $12.449.750 para 2025) dentro de los dos meses siguientes al vencimiento configura delito con penas de 48 a 108 meses de prisión y multas, perseguido por la Fiscalía General de la Nación con precedentes de la Sala Penal de la Corte Suprema de Justicia.
Los pagos realizados por agentes de retención colombianos a beneficiarios no residentes —personas naturales no residentes o sociedades extranjeras sin domicilio en Colombia— están sujetos a reglas especiales de retención bajo los ET Artículos 406 a 415. La regla general del ET Artículo 406 exige retener en el momento del pago o del abono en cuenta, el que ocurra primero. Las tarifas principales son: servicios técnicos, asistencia técnica y consultoría —20 % según el ET Artículo 408—; regalías y pagos por propiedad intelectual —20 %—; intereses de créditos —15 % según el ET Artículo 408—; honorarios de administración y dirección —20 %—; dividendos de utilidades gravadas —20 % según el ET Artículo 245, modificado por la Ley 2277 de 2022—; primas de seguros y reaseguros —1 % según el ET Artículo 408-1—; y servicios en general no clasificados —20 %. Estas tarifas pueden reducirse o eliminarse mediante los convenios para evitar la doble imposición ratificados por Colombia: el convenio con España (Ley 1082 de 2006) limita la retención sobre regalías al 10 % en el país fuente; el convenio con el Reino Unido (Ley 1939 de 2018) fija tope del 10 % sobre intereses. Para aplicar las tarifas del convenio, el beneficiario no residente debe entregar al agente de retención un certificado de residencia fiscal expedido por la autoridad competente del país contraparte, y el agente debe conservar este documento durante cinco años. La DIAN controla los pagos internacionales a través de la información exógena del ET Artículo 631.
Conforme al ET Artículo 381, los agentes de retención están obligados a expedir certificados de retención a los beneficiarios con los valores retenidos en cada año gravable. Para ingresos laborales: el certificado de ingresos y retenciones debe entregarse a cada empleado a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al año gravable, en el formato prescrito por la DIAN mediante resolución anual. El certificado debe detallar: total de salarios y demás pagos laborales; deducciones por seguridad social obligatoria; aportes voluntarios a fondos de pensiones; demás deducciones autorizadas; total de retención en la fuente practicada; y el año gravable al que corresponde. Para pagos diferentes a los laborales —servicios, honorarios, comisiones, arrendamientos, intereses, compras—: el certificado de retenciones por otros conceptos debe expedirse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la solicitud escrita del beneficiario, o en el plazo que establezca la resolución anual de la DIAN. El certificado debe especificar: nombre y NIT del beneficiario; el concepto (honorarios, servicios, arrendamiento, etc.); el valor bruto del pago; la tarifa de retención aplicada; y el valor retenido. El ET Artículo 667 establece que no expedir los certificados en los plazos previstos genera sanción equivalente al 5 % del total de los valores que debieron certificarse, sin exceder el total de las retenciones del período. Los valores certificados deben coincidir con los declarados en el Formulario 350; las discrepancias pueden originar procesos de fiscalización de la DIAN contra el agente de retención y el beneficiario.
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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