Solicitud de Autenticación de Documento Colombia — Decreto 960 de 1970

La Solicitud de Autenticación de Documento Colombia es el escrito formal mediante el cual una persona natural o jurídica solicita a una Notaría colombiana la realización del acto notarial de autenticación sobre un documento privado, una firma manuscrita o una copia de un documento original, conforme al Decreto 960 de 1970 (Estatuto del Notariado) Artículos 1, 3 y 68, el Decreto 2148 de 1983 y los lineamientos de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR).

La autenticación notarial en Colombia es un acto formal mediante el cual un Notario Público — funcionario público investido de fe pública (fe notarial), designado por la SNR conforme al Decreto 960 de 1970 — certifica oficialmente alguna de las siguientes circunstancias: (a) que la firma manuscrita de una persona específica en un documento fue realizada en presencia del notario o se reconoció ante él como propia (autenticación de firma o reconocimiento de firma); (b) que una copia de un documento es reproducción fiel del original que fue presentado físicamente al notario en la Notaría (autenticación de copia o copia auténtica de documento privado); o (c) que un documento privado fue suscrito ante el notario con conocimiento del acto por parte de los otorgantes. En ninguno de estos casos el notario certifica la legalidad ni la validez del contenido del documento — únicamente certifica el hecho físico de la firma o de la reproducción.

El efecto jurídico fundamental de la autenticación notarial está consagrado en el Artículo 244 de la Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso — CGP): los documentos privados autenticados ante notario se presumen auténticos para todos los efectos legales en los procesos judiciales y en los trámites administrativos ante entidades públicas y privadas en Colombia. Esta presunción de autenticidad invierte la carga probatoria respecto del documento en cuestión — quien alegue la falsedad del documento autenticado debe probarla, no quien lo presenta. Esto hace que la autenticación notarial sea una herramienta indispensable para dar solidez probatoria a contratos privados, poderes, acuerdos y declaraciones que deben tener eficacia ante terceros, autoridades judiciales o entidades del Estado.

El sistema notarial colombiano cuenta con más de 900 Notarías distribuidas en todos los municipios del país, supervisadas por la SNR con sede en Bogotá D.C. La autenticación es uno de los servicios notariales más demandados y se presta de forma expedita, generalmente el mismo día de la solicitud para documentos simples. La tarifa notarial por autenticación está regulada por el arancel notarial que la SNR actualiza periódicamente mediante resolución, garantizando uniformidad de precios en todo el territorio nacional. Formas-legal.com ofrece esta plantilla de Solicitud de Autenticación de Documento como guía para personas y empresas colombianas que necesitan preparar adecuadamente sus solicitudes de autenticación notarial conforme al Decreto 960 de 1970 y el CGP vigente.

La Solicitud de Autenticación de Documento Colombia bajo el Decreto 960 de 1970 y el CGP se requiere en numerosas situaciones prácticas en asuntos legales, comerciales, laborales y personales en Colombia. Los escenarios más frecuentes son los siguientes.

Contratos privados de alto valor: aunque el principio de consensualismo del Código Civil colombiano (Artículo 1500) permite que muchos contratos se perfeccionen sin solemnidad especial, la autenticación notarial de los contratos privados de compraventa de bienes muebles de alto valor, contratos de mutuo (préstamo de dinero) entre particulares, promesas de compraventa de bienes raíces, contratos de opción, acuerdos de accionistas y contratos de distribución o franquicia añade la presunción de autenticidad del CGP Artículo 244 y refuerza sustancialmente la posición procesal del acreedor en caso de incumplimiento.

Poderes para uso en el exterior (cadena autenticación-apostilla): cuando un poder notarial otorgado como documento privado con autenticación de firmas va a ser presentado ante una autoridad de un país signatario del Convenio de La Haya de 1961, la Cancillería colombiana solo puede apostillar la firma del notario que autentica el documento — por lo tanto, la autenticación notarial ante una Notaría colombiana registrada en la base de datos de la Cancillería (conforme a la Resolución 9977 de 2021) es el paso obligatorio previo al apostillado. Sin la autenticación, la Cancillería no tiene firma de notario registrado que pueda apostillar.

Documentación para vinculación laboral y profesional: el sector financiero regulado por la Superintendencia Financiera (Circular 007 de 2018), el sector de salud, el sector de defensa y los organismos de control exigen copias autenticadas de títulos académicos, diplomas y certificaciones profesionales de sus empleados y contratistas, especialmente en cargos de alto perfil. Esto previene la presentación de documentos alterados en procesos de selección.

Procesos civiles y comerciales ante juzgados colombianos: los abogados litigantes presentan documentos privados autenticados como prueba documental en procesos civiles, comerciales y administrativos ante juzgados civiles del circuito, juzgados civiles municipales, el Consejo de Estado y la Corte Suprema de Justicia, aprovechando la presunción de autenticidad del CGP Artículo 244 para fortalecer la posición probatoria de su cliente.

Trámites ante entidades del sector real estate: en el proceso previo a una escritura de compraventa de inmueble, las promesas de compraventa (promesas bilaterales) suelen autenticarse ante Notaría para darles mayor eficacia probatoria, especialmente cuando el comprador quiere tener un instrumento ejecutable si el vendedor incumple la promesa antes de la escritura definitiva.

Antecedentes y referencias para entidades financieras y corporativas: los bancos, compañías de seguros y empresas multinacionales que vinculan clientes corporativos o personas de alto perfil patrimonial requieren copias autenticadas de documentos de identificación, actas de constitución de sociedades, poderes de representación y documentos de beneficiarios finales como parte del proceso de debida diligencia (KYC) bajo las normas SARLAFT de la Superintendencia Financiera.

Una Solicitud de Autenticación de Documento Colombia completa y bien estructurada conforme al Decreto 960 de 1970 y el Decreto 2148 de 1983 debe contener los siguientes elementos esenciales para que la Notaría la procese de manera correcta y expedita.

Identificación del solicitante: nombre completo de la persona natural que solicita la autenticación, tal como aparece en su cédula de ciudadanía; número de cédula con fecha y lugar de expedición; número de teléfono celular y correo electrónico de contacto; y domicilio. Para personas jurídicas, indicar la razón social, el NIT con dígito de verificación, el nombre completo del representante legal y el cargo, y adjuntar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio con vigencia no mayor a 30 días.

Descripción precisa del documento a autenticar: título o tipo del documento (contrato de arrendamiento, poder especial, declaración extrajuicio, acuerdo de accionistas, cesión de derechos, etc.); fecha de elaboración del documento; número de páginas; y número de ejemplares que se someten a autenticación. Si se trata de una autenticación de copia, indicar el número de páginas de la copia y señalar que el original será presentado simultáneamente para cotejo.

Tipo de autenticación solicitada: especificar claramente si se solicita (a) autenticación de firma — requiere presencia física del firmante en la Notaría con cédula de ciudadanía original vigente —; (b) autenticación de copia — requiere presentación del original para cotejo —; o (c) ambas modalidades sobre el mismo documento. Esta distinción es fundamental para que el notario prepare el acto notarial correcto y cobre la tarifa correspondiente según el arancel de la SNR.

Declaración del propósito: breve indicación del uso previsto del documento autenticado (presentación ante entidad financiera, uso en proceso judicial, cadena de apostillado ante la Cancillería, vinculación laboral, trámite ante entidad pública, uso en el exterior, etc.). Esta información ayuda al notario a verificar que su firma o sello estén registrados en los sistemas del destinatario, especialmente cuando el documento será posteriormente apostillado ante la Cancillería conforme a la Resolución 9977 de 2021.

Identificación de cada firmante para autenticación de firma: nombre completo, número de cédula de ciudadanía y calidad en que firma (como parte principal, como representante legal de persona jurídica, como apoderado mediante poder acreditado). El notario verificará la identidad biométrica de cada firmante a través del sistema de verificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) disponible en la Notaría.

Pago del arancel notarial: el valor de la autenticación se liquida conforme al arancel notarial fijado por la SNR — generalmente entre COP$15.000 y COP$40.000 por autenticación de firma y entre COP$3.000 y COP$10.000 por página de copia autenticada. El pago se realiza directamente en la caja de la Notaría antes o al momento del retiro del documento autenticado. Formas-legal.com proporciona esta plantilla de Solicitud de Autenticación de Documento para ayudar a personas naturales y jurídicas en Colombia a estructurar correctamente sus requerimientos de autenticación notarial bajo el Decreto 960 de 1970, el CGP y la normativa vigente de la SNR.