Solicitud de Copia de Escritura Pública Colombia — Decreto 960 de 1970

La Solicitud de Copia de Escritura Pública Colombia es la petición formal regulada por Decreto 960 de 1970 (Estatuto del Notariado) arts. 52–57 y Decreto 2148 de 1983 con la que el interesado pone en marcha el trámite ante la autoridad colombiana competente.

Una escritura pública en Colombia es un instrumento jurídico formal redactado, leído en voz alta a las partes, firmado e incorporado al protocolo notarial por un Notario Público bajo el Decreto 960 de 1970. El protocolo notarial es un registro encuadernado y numerado secuencialmente de todas las escrituras ejecutadas en una Notaría particular durante un año calendario, y se archiva de manera permanente bajo la supervisión de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR). La escritura original — denominada la matriz — permanece en el protocolo de la Notaría de forma perpetua y no puede ser retirada.

Los Artículos 52 a 57 del Decreto 960 de 1970 establecen el marco jurídico para la expedición de copias de escrituras públicas. El Artículo 52 establece que cualquier persona que demuestre un interés legítimo en la escritura — ya sea como parte, heredero legal, autoridad judicial u otro con derecho reconocido — puede solicitar una copia. El Artículo 53 especifica que las copias deben expedirse bajo la firma y sello del Notario (sello y firma) y deben indicar en cada página que son copias auténticas (copia auténtica) de la escritura correspondiente. El Artículo 55 establece la base arancelaria para las copias conforme al arancel notarial del SNR.

La copia auténtica de una escritura pública tiene pleno valor probatorio como documento público bajo el Artículo 243 de la Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso — CGP), lo que la hace admisible como prueba definitiva de los actos y contratos incorporados en la escritura — con el mismo peso probatorio que la matriz original. Esta condición de documento público hace que la copia auténtica sea el instrumento estándar para presentar el contenido de una escritura pública ante juzgados, entidades gubernamentales, en procedimientos de registro de propiedad ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP), y en solicitudes de apostilla ante la Cancillería.

El sistema ORIP — gestionado por la SNR bajo la Ley 1579 de 2012 (Estatuto del Registro de Instrumentos Públicos) — requiere la presentación de copias auténticas de escrituras públicas para todos los procedimientos de registro y transferencia de propiedad. De manera similar, la Cancillería requiere copias auténticas físicas (no fotocopias) para apostillar documentos notariales de uso internacional bajo la Ley 455 de 1998 y la Resolución 9977 de 2021. El Decreto 2148 de 1983 establece los requisitos formales adicionales que deben cumplir los Notarios al expedir copias, incluyendo el deber de certificar la fidelidad de cada página respecto a la matriz y de indicar el número de hojas que componen la copia.

La Solicitud de Copia de Escritura Pública Colombia bajo el Decreto 960 de 1970 se requiere en numerosas situaciones legales, administrativas y comerciales a lo largo de la vigencia de una escritura pública.

Registro Inmobiliario y Transferencia de Título (Ley 1579 de 2012): Cada transacción inmobiliaria que implique transferir derechos de propiedad — compraventa, donación, permuta, dación en pago — a través de una escritura pública debe registrarse ante la ORIP para tener efectos legales frente a terceros, conforme al Artículo 2 de la Ley 1579 de 2012 y al Artículo 756 del Código Civil. La ORIP nunca registra la transferencia de propiedad por sí misma; solo lo hace a partir de la copia auténtica de la escritura presentada. Si la copia original expedida al momento del cierre de la transacción se pierde o deteriora, debe solicitarse una nueva copia auténtica a la Notaría para cualquier trámite posterior ante la ORIP.

Registro de Hipoteca y Cancelación: Las constituciones de hipoteca (hipotecas) y sus posteriores cancelaciones se ejecutan como escrituras públicas y se registran ante la ORIP. Cuando se paga una hipoteca y el banco expide una cancelación de hipoteca como escritura, el propietario debe presentar la copia auténtica de la cancelación ante la ORIP para eliminar el gravamen del registro de la propiedad. Los bancos hipotecarios como Bancolombia, Banco de Bogotá, Davivienda y el FNA requieren frecuentemente copias auténticas de escrituras existentes al tramitar refinanciaciones o modificaciones del crédito hipotecario.

Procedimientos Sucesorales (Decreto 902 de 1988 y Ley 1564 de 2012): Los procesos de herencia en Colombia — tanto a través de sucesión notarial bajo el Decreto 902 de 1988 y el Artículo 487 del CGP, como mediante sucesión judicial — requieren copias certificadas de las escrituras públicas del patrimonio del causante: la escritura de los bienes inmuebles que pertenecían al causante, la escritura de cualquier donación realizada en vida, y la escritura de cualquier sucesión anterior que involucre los activos heredados. Los herederos deben solicitar estas copias a las Notarías correspondientes para presentarlas ante el notario o tribunal que tramita la sucesión.

Litigios Legales y Prueba Judicial: En los litigios civiles, comerciales y administrativos ante los juzgados colombianos regidos por la Ley 1564 de 2012 (CGP), las partes que presentan escrituras públicas como prueba deben presentar copias auténticas — no simples fotocopias. La copia auténtica se admite como documento público bajo el Artículo 243 del CGP con pleno valor probatorio. Las fotocopias de escrituras sin autenticación notarial son inadmisibles como prueba principal bajo el Artículo 244 del CGP. Los abogados que manejan disputas de propiedad, disputas contractuales y litigios sucesorales solicitan rutinariamente copias auténticas a las Notarías como parte de la preparación de sus casos.

Apostilla para Uso Internacional (Ley 455 de 1998): Cuando una escritura pública debe usarse en un país signatario de la Convención de Apostilla — para una venta de propiedad que involucre un comprador extranjero, para reconocer un poder notarial colombiano en el exterior, u otras transacciones transfronterizas — la Cancillería requiere una copia auténtica recientemente expedida por la Notaría para el proceso de apostilla. La copia debe llevar la firma del Notario actual (registrada en la base de datos de la Cancillería). Si el Notario original ha cambiado desde que se ejecutó la escritura, el Notario actual de esa Notaría re-certifica la copia.

Reposición del Protocolo Notarial: En el raro pero importante caso de incendio, inundación o destrucción de documentos en una Notaría, los Artículos 85 a 89 del Decreto 960 de 1970 establecen protocolos para la reconstrucción del protocolo. Las partes que conservan copias auténticas registradas de sus escrituras sirven como fuente primaria para la reconstrucción del protocolo, de modo que la tenencia de copias notariales resguarda la seguridad jurídica.

Una Solicitud de Copia de Escritura Pública Colombia completa bajo el Decreto 960 de 1970 Artículos 52 a 57 debe contener los siguientes elementos esenciales para el procesamiento adecuado por la Notaría.

Identificación del Solicitante e Interés Legítimo: Nombre legal completo de la persona o entidad que solicita la copia; número de cédula de ciudadanía (para personas naturales) o NIT y Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio (para personas jurídicas); dirección, teléfono y correo electrónico de contacto; y una declaración del interés jurídico en la escritura — ya sea como parte original (otorgante), heredero universal (causahabiente), autoridad judicial, o tercero con interés legítimo reconocido bajo el Artículo 52 del Decreto 960 de 1970. Para personas jurídicas, debe demostrarse la autoridad del representante.

Datos de Identificación de la Escritura: La escritura pública debe identificarse con precisión por: número de Notaría y ciudad (por ejemplo, Notaría Quinta del Círculo Notarial de Bogotá D.C.); número de escritura (número secuencial asignado al momento del otorgamiento); fecha de otorgamiento (día, mes y año); y el acto o contrato jurídico que contiene (por ejemplo, compraventa de inmueble, constitución de hipoteca, poder general, disolución de sociedad conyugal, etc.). Si se desconoce el número exacto de escritura, pueden proporcionarse la fecha aproximada y los nombres de las partes para ayudar a la Notaría a localizar el documento en el protocolo notarial.

Partes de la Escritura: Nombres de las partes originales que otorgaron la escritura — esto ayuda a la Notaría a confirmar que está proporcionando la copia a una persona autorizada y a localizar la escritura correcta en caso de que el número sea incierto. Para escrituras complejas con múltiples partes (juntas de socios, fusiones, etc.), identificar la parte principal o la transacción clave es útil.

Número de Copias Solicitadas: Especificación de cuántas copias auténticas se necesitan. Cada copia requiere una tarifa de expedición separada conforme al arancel notarial del SNR. Los solicitantes deben planificar con anticipación — para apostilla, se recomiendan al menos dos copias (una para presentación a la Cancillería, otra para conservar); para registro ante la ORIP, generalmente basta una copia salvo que se requiera una segunda para un trámite accesorio.

Propósito de la Copia: Declaración del uso previsto — registro ante la ORIP, presentación judicial, apostilla en la Cancillería, trámite hipotecario bancario, proceso sucesoral, etc. Esto ayuda a la Notaría a determinar si existen requisitos de formato especiales y confirma el interés legítimo del solicitante.

Plazo e Instrucciones de Contacto: Fecha esperada para la cual se necesita la copia; si se solicita procesamiento urgente (urgente) o estándar; y teléfono y correo electrónico de contacto para notificación cuando la copia esté lista. El procesamiento estándar en la mayoría de las Notarías tarda de 1 a 3 días hábiles; las solicitudes urgentes pueden procesarse el mismo día por tarifas adicionales en las Notarías más grandes.

Referencia de Pago: Las tarifas del arancel notarial del SNR para copias de escrituras se calculan por página de la copia del protocolo. La tarifa se paga directamente en la Notaría antes o al momento de recoger la copia. Forms-legal.com proporciona esta plantilla de solicitud de copia de escritura pública para ayudar a propietarios colombianos, profesionales legales, herederos y empresas a obtener copias certificadas de escrituras públicas de manera eficiente bajo el Decreto 960 de 1970 y el Decreto 2148 de 1983. La Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) supervisa el cumplimiento de los Notarios con los requisitos formales de expedición de copias y el arancel notarial aplicable.