Employer Certificate Germany (Arbeitgeberbescheinigung / Arbeitsbescheinigung SGB III)

Die Rechtsgrundlage ist §312 SGB III, der in seiner aktuellen Fassung den Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer unverzüglich nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses eine Bescheinigung über Art und Dauer der Beschäftigung, das erzielte Arbeitsentgelt und die Gründe für die Beendigung (Eigenkündigung, Arbeitgeberkündigung, Aufhebungsvertrag) auszustellen. Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach, kann er sich nach §404 SGB III ordnungswidrig verhalten.

Die Arbeitgeberbescheinigung ist von verwandten Dokumenten klar zu unterscheiden: Das Arbeitszeugnis nach §630 BGB und §109 GewO ist eine qualitative Beurteilung der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers für zukünftige Arbeitgeber; die Arbeitgeberbescheinigung ist ein quantitativ-administratives Dokument für die Bundesagentur für Arbeit zur Berechnung des Arbeitslosengeldes. Ferner ist die Abmeldung des Arbeitnehmers aus der Sozialversicherung nach §28a SGB IV eine separate Meldepflicht des Arbeitgebers gegenüber der Einzugsstelle (Krankenkasse).

Die Bundesagentur für Arbeit stellt für die Arbeitgeberbescheinigung ein amtliches Formular (BA-Formular 02-089) zur Verfügung, das über die BA-Website, ELSTER oder Arbeitgebersoftware wie DATEV Lohn zugänglich ist. Arbeitgeber sind nicht auf das BA-Formular beschränkt — eine formfreie Arbeitgeberbescheinigung ist nach §312 SGB III ebenfalls zulässig, solange alle gesetzlich geforderten Angaben enthalten sind. Das Bundessozialgericht (BSG) in Kassel und das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt haben in ständiger Rechtsprechung klargestellt, dass die Arbeitgeberbescheinigung keine subjektiv wertenden Urteile über den Arbeitnehmer enthalten darf — sie beschränkt sich auf objektiv nachprüfbare Tatsachen.

Seit der SGB III-Reform 2004 (Hartz IV) ist die Arbeitgeberbescheinigung in ein umfassenderes System der Meldepflichten eingebettet: Arbeitgeber müssen nach §312a SGB III auch Kündigungen der Agentur für Arbeit melden, wenn sie wissen oder absehen können, dass der Arbeitnehmer Leistungen nach dem SGB III beantragen wird. Diese Vorabmeldung dient der frühzeitigen Aktivierung des Arbeitnehmers durch die BA (Fallmanagement, Vermittlung, Fördermaßnahmen nach §§81–87 SGB III).

Eine Arbeitgeberbescheinigung nach §312 SGB III in Deutschland wird in allen Situationen benötigt, in denen ein Arbeitsverhältnis endet und der Arbeitnehmer beabsichtigt, Arbeitslosengeld I zu beantragen.

Arbeitgeberkündigung (ordentliche Kündigung): Bei ordentlicher Kündigung durch den Arbeitgeber nach KSchG §1 (betriebsbedingt, personenbedingt, verhaltensbedingt) endet das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Kündigungsfrist. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ALG I, sofern er die Anwartschaftszeit (12 Monate sozialversicherungspflichtige Beschäftigung in den letzten 30 Monaten nach §142 SGB III) erfüllt. Die Arbeitgeberbescheinigung ist von Beginn der Kündigungsfrist an auszustellen.

Aufhebungsvertrag nach §311 Abs. 1 BGB: Bei einem einvernehmlichen Aufhebungsvertrag kann die Bundesagentur für Arbeit eine Sperrzeit nach §159 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 SGB III verhängen (in der Regel 12 Wochen), wenn der Arbeitnehmer durch sein Verhalten zur Beendigung beigetragen hat. Die Arbeitgeberbescheinigung muss den Umstand des Aufhebungsvertrags und eventuelle Abfindungszahlungen nach §1a KSchG ausweisen, da Abfindungen das Ruhen des ALG I-Anspruchs nach §158 SGB III auslösen können.

Insolvenz des Arbeitgebers: Bei Insolvenz des Arbeitgebers wird der Insolvenzverwalter nach InsO §§80 ff. zum verpflichteten Aussteller der Arbeitgeberbescheinigung. Arbeitnehmer können zudem Insolvenzgeld nach §§165–172 SGB III bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen; dieses deckt die letzten drei Monate des Arbeitsentgelts vor der Insolvenz.

Fristablauf befristeter Arbeitsvertrag: Auch bei Auslaufen eines befristeten Vertrags nach §14 TzBfG ohne Verlängerung endet das Arbeitsverhältnis; der Arbeitgeber hat eine Arbeitgeberbescheinigung auszustellen.

Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch Urteil: Wird das Arbeitsverhältnis im Kündigungsschutzprozess durch gerichtlichen Auflösungsbeschluss nach §9 KSchG beendet, gilt für die Arbeitgeberbescheinigung der Zeitpunkt des gerichtlichen Auflösungsurteils als Beendigungsdatum.

Nachträglicher Bedarf: Arbeitnehmer, die zunächst keinen ALG I-Antrag gestellt haben, aber später Leistungen benötigen (z.B. bei erfolgloser Selbstständigkeit), können die Arbeitgeberbescheinigung auch nachträglich beim ehemaligen Arbeitgeber anfordern. Der Arbeitgeber ist nach §312 SGB III zeitlich unbegrenzt zur Ausstellung verpflichtet.

Eine vollständige und rechtskonforme Arbeitgeberbescheinigung nach §312 SGB III in Deutschland muss folgende Kernbestandteile enthalten, da die Bundesagentur für Arbeit andernfalls die Leistungsbewilligung verzögern kann.

Angaben zum Arbeitgeber: Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens; Betriebsnummer (von der Bundesagentur für Arbeit vergeben, neunstellig); Steuernummer des Unternehmens; Handelsregisternummer (sofern eingetragen); und IBAN des Unternehmens (für spätere Erstattungen von Insolvenzgeld oder Kurzarbeitergeld).

Angaben zum Arbeitnehmer: Vollständiger Name, Geburtsname, Geburtsdatum und -ort; aktuelle Anschrift; Staatsangehörigkeit; Sozialversicherungsnummer (Deutsche Rentenversicherung, 12-stellig); und IBAN des Arbeitnehmers für eventuelle Direktzahlungen.

Art und Dauer der Beschäftigung: Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses (Daten auf den Tag genau); Art der Beschäftigung (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Ausbildung); tatsächliche Wochenarbeitszeit in Stunden; und ob es sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung handelte (§§7–7b SGB IV).

Grund der Beendigung: Die Arbeitgeberbescheinigung muss klar ausweisen, ob die Beendigung durch Arbeitgeberkündigung, Eigenkündigung des Arbeitnehmers, Aufhebungsvertrag, Fristablauf (befristetes Arbeitsverhältnis), Tod des Arbeitnehmers oder anderen Grund erfolgte. Bei Eigenkündigung und Aufhebungsvertrag prüft die Bundesagentur für Arbeit die Sperrzeitverhängung nach §159 SGB III.

Arbeitsentgelt: Das letzte beitragspflichtige Arbeitsentgelt (Brutto) des letzten abgerechneten Kalendermonats oder des letzten Beschäftigungsmonats; Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Boni) und ihre Fälligkeit; Urlaubsabgeltung nach §7 Abs. 4 BUrlG und deren Höhe; sowie etwaige Abfindungen nach §1a KSchG.

Urlaub: Noch nicht genommener Resturlaub in Arbeitstagen und sein Geldbetrag (Urlaubsabgeltung); bereits in Anspruch genommene Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr.

Das Portal forms-legal.com stellt dieses Muster der Arbeitgeberbescheinigung als strukturierten Ausgangspunkt zur Verfügung. Die Bundesagentur für Arbeit hält ihr eigenes BA-Formular 02-089 bereit, das die umfangreichsten Angaben abfragt und von vielen Arbeitsvermittlern bevorzugt wird. Verwandte Dokumente: Arbeitszeugnis (§630 BGB) und Kündigung ordentlich (KSchG §1).

Das Ausfüllen der Arbeitgeberbescheinigung nach §312 SGB III in Deutschland erfordert Sorgfalt, da fehlerhafte Angaben die ALG I-Bewilligung der Bundesagentur für Arbeit verzögern oder zu falschen Leistungsberechnungen führen.

Erster Schritt: Arbeitgeberdaten. Tragen Sie vollständigen Firmennamen und Anschrift, Betriebsnummer (neunstellig, von der BA vergeben — falls unbekannt, über das Betriebsnummern-Service-Telefon der BA, 0800 4 5555 20, abrufbar), Steuernummer und ggf. Handelsregisternummer ein.

Zweiter Schritt: Arbeitnehmerdaten. Vollständiger Name (ggf. Geburtsname bei Namensänderung durch Ehe), Geburtsdatum und -ort, aktuelle Anschrift. Die Sozialversicherungsnummer finden Sie auf dem Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers oder der letzten Entgeltabrechnung. Format: XXXXXXXXXX (zwei Ziffern Rentenversicherungsträger + sechsstelliges Geburtsdatum + Anfangsbuchstabe Geburtsname + zwei Prüfziffern).

Dritter Schritt: Beschäftigungsdauer. Genaues Eintrittsdatum und Austrittsdatum (auf den Tag genau). Gibt es Beschäftigungslücken (z.B. unbezahlter Sonderurlaub, ruhende Beschäftigung), ist dies separat zu vermerken, da es die Anwartschaftszeit nach §142 SGB III beeinflusst.

Vierter Schritt: Beendigungsgrund. Wählen Sie präzise aus: ordentliche Kündigung durch Arbeitgeber (und ob verhaltens-, personen- oder betriebsbedingt); Eigenkündigung; Aufhebungsvertrag; Befristungsablauf; außerordentliche Kündigung. Bei Eigenkündigung oder Aufhebungsvertrag sollte der Arbeitgeber — soweit bekannt — den Grund angeben (z.B. neue Arbeitsstelle bei Eigenkündigung), da dies den Umfang einer eventuellen Sperrzeit nach §159 SGB III beeinflusst.

Fünfter Schritt: Entgeltangaben. Letztes vollständiges Brutto-Monatsgehalt; alle im letzten Jahr erhaltenen Sonderzahlungen mit Fälligkeitsdaten; Urlaubsabgeltung in Euro. Abfindungen sind separat auszuweisen und ihre Höhe genau anzugeben (relevant für Ruhensberechnung nach §158 SGB III).

Sechster Schritt: Urlaub und Resturlaub. Ausstehender Resturlaub in Arbeitstagen und sein Gegenwert in Euro (nach §7 Abs. 4 BUrlG). Die BA benötigt diese Angaben für die Berechnung des ALG I-Beginndatums (Ruhen des Anspruchs bei Urlaubsabgeltung nach §157 SGB III). Unterschrift und Stempel des Arbeitgebers.

Die rechtlichen Anforderungen an die Arbeitgeberbescheinigung nach §312 SGB III in Deutschland sind streng, da an sie die Sozialleistungsansprüche des Arbeitnehmers geknüpft sind.

Ausstellungspflicht nach §312 SGB III: Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Arbeitgeberbescheinigung unverzüglich nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses auszustellen. §312 Abs. 1 SGB III nennt als Mindestinhalt: Art und Dauer der Beschäftigung; das im Bemessungszeitraum erzielte beitragspflichtige Arbeitsentgelt; und den Grund der Beendigung. §312 Abs. 2 SGB III verpflichtet den Arbeitgeber, die Bescheinigung auf Anforderung des Arbeitsamts auch zu einem späteren Zeitpunkt auszustellen oder zu ergänzen.

Vorabmeldepflicht nach §312a SGB III: Arbeitgeber, die wissen oder wissen müssen, dass der Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses voraussichtlich Arbeitslosengeld beantragen wird, müssen dies unverzüglich — spätestens bei Ausspruch der Kündigung — der Agentur für Arbeit melden. Diese Regelung dient der Frühaktivierung (§37 SGB III).

Ordnungswidrigkeiten (§404 SGB III): Die Verletzung der Ausstellungspflicht nach §312 SGB III kann als Ordnungswidrigkeit nach §404 Abs. 2 Nr. 4 SGB III mit Bußgeldern bis zu 2.000 Euro geahndet werden. Wiederholt oder vorsätzlich fehlerhafte Bescheinigungen können höhere Sanktionen nach sich ziehen.

Haftung gegenüber dem Arbeitnehmer (BGB §826, §280): Erteilt der Arbeitgeber keine oder eine fehlerhafte Bescheinigung und entsteht dem Arbeitnehmer dadurch ein Schaden (z.B. verspäteter ALG I-Beginn), kann der Arbeitgeber nach §280 Abs. 1 BGB (Pflichtverletzung) oder §826 BGB (vorsätzliche sittenwidrige Schädigung) auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden.

Sozialgericht (SGG): Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Bundesagentur für Arbeit über die Richtigkeit der Arbeitgeberbescheinigung oder über die Sperrzeitentscheidung werden vor dem Sozialgericht (SG) und in zweiter Instanz dem Landessozialgericht (LSG) ausgetragen. Das Bundessozialgericht (BSG) ist die Revisionsinstanz. Arbeitnehmer können bei falschen Arbeitgeberbescheinigungen Berichtigungs- oder Ergänzungsklage erheben.

Fehler bei der Arbeitgeberbescheinigung nach §312 SGB III in Deutschland haben für den Arbeitnehmer oft gravierende finanzielle Folgen — sie verzögern oder mindern die ALG I-Leistungen.

Falscher Beendigungsgrund: Die Angabe eines falschen Beendigungsgrunds (z.B. Eigenkündigung statt Arbeitgeberkündigung oder umgekehrt) kann zu einer unberechtigten Sperrzeit nach §159 SGB III führen oder eine berechtigte Sperrzeit verhindern. Sperrzeit bedeutet: kein ALG I für 12 Wochen (bei Eigenkündigung ohne wichtigen Grund). Der Arbeitgeber muss den Beendigungsgrund objektiv und korrekt angeben.

Fehlendes oder falsches Arbeitsentgelt: Das auszuweisende Entgelt ist das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt des Bemessungszeitraums (in der Regel die letzten 12 Monate vor Beendigung). Fehler hier führen zu einer falschen ALG I-Höhe, da das Bemessungsentgelt nach §151 SGB III und der sich daraus ergebende Leistungssatz (60% bzw. 67% des Netto-Bemessungsentgelts) falsch berechnet werden.

Nicht angegebene Abfindung: Erhält der Arbeitnehmer eine Abfindung, muss diese in der Bescheinigung ausgewiesen werden. Ohne diesen Hinweis kann die Bundesagentur für Arbeit §158 SGB III (Ruhen bei Abfindung) nicht korrekt anwenden — dies führt zur Rückforderung zu Unrecht gezahlter ALG I-Leistungen vom Arbeitnehmer.

Fehlendes Resturlaubs-Angabe: Restlicher Urlaubsanspruch und Urlaubsabgeltung sind zwingend anzugeben. Eine nicht ausgewiesene Urlaubsabgeltung kann dazu führen, dass das ALG I zu früh beginnt, obwohl nach §157 SGB III ein Ruhenszeitraum besteht.

Verspätete Ausstellung: Die Pflicht zur unverzüglichen Ausstellung wird von manchen Arbeitgebern missachtet. Verzögerungen führen zu Antragsrückstand beim Arbeitnehmer, was ALG I-Verluste für den Rückwirkungszeitraum bedeuten kann, da ALG I grundsätzlich erst ab dem Tag der Antragstellung gewährt wird.