Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einreichung Deutschland

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG), in Kraft seit 1. Juni 1994, ist die zentrale Rechtsgrundlage. §5 Abs. 1 EntgFG verpflichtet den Arbeitnehmer, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung nach §5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung zu verlangen.

Seit dem 1. Januar 2023 hat die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) die Papierbescheinigung ("Gelber Schein") weitgehend abgelöst. Nach §5 Abs. 1a EntgFG übermitteln Ärzte und Krankenhäuser die Arbeitsunfähigkeitsdaten direkt an die Krankenkasse, die die Information elektronisch an den Arbeitgeber weiterleitet. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber weiterhin die Erkrankung anzeigen ("krankmelden"), erhält aber nur noch auf Wunsch eine Papierausfertigung der AU-Bescheinigung (§5 Abs. 1a Satz 3 EntgFG).

Die Anzeige- und Nachweispflicht ist von der materiellen Entgeltfortzahlungspflicht des Arbeitgebers nach §3 EntgFG zu unterscheiden: Der Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung entsteht nach vier Wochen ununterbrochener Beschäftigung (§3 Abs. 3 EntgFG), unabhängig vom Zeitpunkt der Einreichung der AU-Bescheinigung. Die Verletzung der Anzeigepflicht kann jedoch zum Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers führen (§7 EntgFG) und ein Abmahnungsgrund sein. Das Portal forms-legal.com bietet diese Vorlage als strukturierten Ausgangspunkt. Verwandte Dokumente: Krankmeldung Arbeitgeber und Abmahnung Arbeitnehmer (KSchG §1).

Das Formular zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einreichung in Deutschland wird in folgenden Situationen benötigt.

Bei jeder krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit ab dem ersten Tag: Sobald ein Arbeitnehmer wegen Krankheit nicht arbeiten kann, muss er dies nach §5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG dem Arbeitgeber unverzüglich — also ohne schuldhaftes Zögern (§121 BGB) — anzeigen. Das bedeutet in der Praxis: Krankmeldung vor Arbeitsbeginn, spätestens zu Beginn der regulären Arbeitszeit. Die Anzeige kann mündlich, telefonisch oder per Nachricht erfolgen; Form und Kanal richten sich nach Arbeitsvertrag oder betrieblicher Übung.

Ab dem vierten Kalendertag der Erkrankung (gesetzliche Nachweispflicht): §5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG verpflichtet den Arbeitnehmer, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage dauert, bis spätestens zum folgenden Arbeitstag eine ärztliche AU-Bescheinigung vorzulegen. Achtung: Kalendertage — nicht Arbeitstage. Eine Erkrankung von Mittwoch bis Sonntag überschreitet die Drei-Tage-Grenze; die Bescheinigung muss Montag vorliegen.

Bei Arbeitgeberanforderung ab dem ersten Tag: §5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG gibt dem Arbeitgeber das Recht, eine AU-Bescheinigung bereits ab dem ersten Tag zu verlangen. Dieses Recht kann einzelvertraglich, durch Betriebsvereinbarung oder durch kollektive Regelung ausgeübt werden und muss nicht gesondert begründet werden (BAG 14.11.2012, 5 AZR 886/11).

Bei Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit: Wenn die Erkrankung über den in der ersten Bescheinigung angegebenen Zeitraum hinausgeht, muss eine neue AU-Bescheinigung ausgestellt und eingereicht werden. Lücken im Bescheinigungszeitraum können zur Versagung der Entgeltfortzahlung für den ungesicherten Zeitraum führen.

Bei Erkrankung während Urlaubs oder im Ausland: Erkrankt der Arbeitnehmer während des Urlaubs in Deutschland, muss er die AU-Bescheinigung vorlegen, um Urlaubsabzug nach §9 BUrlG zu vermeiden. Bei Erkrankung im Ausland muss eine gleichwertige ausländische Bescheinigung vorgelegt werden; Sprachbarrieren oder ausländische Formerfordernisse schließen die Nachweispflicht nicht aus.

Ein ordnungsgemäßes Verfahren zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einreichung in Deutschland muss folgende Kernelemente umfassen.

Unverzügliche Anzeige (§5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG): Der erste und wichtigste Schritt ist die sofortige Krankmeldung beim Arbeitgeber. Das Formular erfasst Datum und Zeitpunkt der Meldung, den Meldungsempfänger (direkter Vorgesetzter, HR-Abteilung) und den Kommunikationskanal (Telefon, E-Mail, Nachricht). In größeren Betrieben regeln Betriebsvereinbarungen nach §87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG den Meldungsweg abschließend; daran ist der Arbeitnehmer gebunden.

Inhalt der Anzeige: Die Anzeige muss nach §5 EntgFG enthalten: Tatsache der Arbeitsunfähigkeit (nicht: Diagnose); voraussichtliche Dauer (soweit absehbar). Die Diagnose selbst ist gegenüber dem Arbeitgeber nicht offenbarungspflichtig — §213 SGB V und §8 DSGVO schützen das Patientengeheimnis; der Arbeitgeber darf keine Diagnose verlangen. Nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer sind mitzuteilen.

Arztbesuch und Ausstellung der AU-Bescheinigung: Seit 1. Januar 2023 stellen Kassenärzte die eAU elektronisch aus (§5 Abs. 1a EntgFG). Der Arzt übermittelt die Daten an die Krankenkasse; der Arbeitgeber kann die eAU-Daten über seine Lohnabrechnungssoftware (DATEV, SAP) oder direkt bei der Krankenkasse abrufen. Privatpatienten und Kassenärzte ohne eAU-Anbindung (seltene Ausnahmen) erhalten weiterhin die Papierbescheinigung (Muster 1).

Einreichungsweg und Frist: Papierform: Original an Arbeitgeber spätestens am Folgearbeitstag nach dem dritten Erkrankungstag. eAU: Abruf durch Arbeitgeber nach Übermittlung durch Krankenkasse; der Arbeitnehmer muss lediglich die Erkrankung anzeigen und den Arzt aufsuchen — kein gesondertes Einreichen der Bescheinigung mehr nötig. Wichtig: Die Anzeigeverpflichtung bleibt bestehen — auch bei eAU muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Erkrankung mitteilen.

Besondere Pflichten bei längerer Erkrankung: Bei einer Erkrankung von mehr als sechs Wochen: Meldung an die Krankenkasse; stufenweise Wiedereingliederung nach §74 SGB V (Hamburger Modell) möglich. Ab der siebten Woche zahlt die Krankenkasse Krankengeld nach §44 SGB V; der Arbeitgeber ist von der Entgeltfortzahlungspflicht befreit.

Aufbewahrung beim Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss AU-Bescheinigungen oder eAU-Abrufe für Prüfzwecke der Krankenkasse, Rentenversicherung und Finanzbehörden mindestens 10 Jahre aufbewahren (§257 HGB, §147 AO). Das Portal forms-legal.com bietet diese Vorlage als strukturierten Ausgangspunkt. Verwandte Dokumente: Abmahnung Arbeitnehmer (KSchG §1) und Arbeitsvertrag (BGB §611a).

Das korrekte Ausfüllen des Formulars zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einreichung in Deutschland erfordert präzise Angaben zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten.

Schritt 1 — Persönliche Daten des Arbeitnehmers: Vollständiger Name des Arbeitnehmers; Personalnummer (falls vorhanden); Abteilung und direkter Vorgesetzter; Beschäftigungsbeginn (relevant für §3 Abs. 3 EntgFG: Wartezeitprüfung vier Wochen). Diese Angaben ermöglichen dem Arbeitgeber die sofortige Zuordnung der Meldung.

Schritt 2 — Anzeige der Arbeitsunfähigkeit: Datum und Uhrzeit der Krankmeldung im Format TT.MM.JJJJ, HH:MM. An wen wurde gemeldet (Name des Empfängers, Funktion)? Auf welchem Kanal (Telefon, E-Mail, SMS, Krankmeldungs-App)? Warum ist es wichtig, diese Details festzuhalten: Bei Streit über den Zeitpunkt der Anzeige kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen oder im Wiederholungsfall die Kündigung erklären (BAG 26.08.2020, 5 AZR 213/20).

Schritt 3 — Dauer der Arbeitsunfähigkeit: Erster Krankheitstag (Datum TT.MM.JJJJ); voraussichtlicher letzter Tag (falls bekannt); Datum des Arztbesuchs; Datum der Ausstellung der AU-Bescheinigung. Hinweis: Die ärztliche AU-Bescheinigung muss das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer angeben (§5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG). Sie enthält keine Diagnose.

Schritt 4 — eAU oder Papierbescheinigung: Seit Januar 2023 übermittelt der Arzt die eAU-Daten direkt an die Krankenkasse. Im Formular vermerken: eAU durch Arzt ausgestellt am [Datum]; oder Papierbescheinigung beigefügt (Kopie oder Original). Bei Papierbescheinigung: Einreichungsweg (persönlich, Post, Scan) und Datum der Einreichung notieren.

Schritt 5 — Verlängerung oder Folgebescheinigung: Wenn die Erkrankung über den ersten Bescheinigungszeitraum hinausgeht, neues Formular ausfüllen mit Bezugnahme auf Erstbescheinigung vom [Datum]. Unterbrechungen des Bescheinigungszeitraums können dazu führen, dass der Entgeltfortzahlungsanspruch neu beginnt (BAG 11.12.2019, 5 AZR 505/18 — Grundsatz der Einheitlichkeit des Versicherungsfalls).

Schritt 6 — Unterschrift und Ablage: Unterschrift des Arbeitnehmers; Empfangsbestätigung durch Arbeitgeber (Datum, Unterschrift HR). Kopie für den Arbeitnehmer; Original in die Personalakte. Aufbewahrungsfrist: mindestens 10 Jahre (§257 HGB).

Die rechtlichen Anforderungen an die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einreichung in Deutschland ergeben sich aus dem EntgFG, dem SGB V, dem BGB und der DSGVO.

Anzeigeflicht nach §5 Abs. 1 EntgFG: Die Anzeige muss unverzüglich — ohne schuldhaftes Zögern (§121 BGB) — erfolgen. Dies bedeutet in der Praxis: vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag. Eine verspätete Anzeige gibt dem Arbeitgeber das Recht, die Entgeltfortzahlung nach §7 EntgFG zu verweigern bis zur tatsächlichen Anzeige. Wiederholte verspätete Anzeigen sind ein Abmahnungsgrund und können nach mehrmaliger Abmahnung zur verhaltensbedingten Kündigung nach §1 KSchG führen.

Nachweispflicht nach §5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG: Ab dem vierten Kalendertag der Erkrankung (nicht Arbeitstag) muss die ärztliche Bescheinigung bis zum darauffolgenden Arbeitstag vorliegen. Bei eAU: Der Arzt übermittelt bis spätestens am Tag der Ausstellung; der Arbeitgeber kann die Daten bei der Krankenkasse abrufen. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung bleibt unberührt — die Pflicht zur Nachweisvorlage ist eine Formalpflicht aus dem Arbeitsverhältnis.

Frühzeitige Vorlage nach §5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG: Der Arbeitgeber kann ohne Begründung die Vorlage einer Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag verlangen. Dieses Recht ist eine einseitige arbeitgeberische Gestaltungsmacht; es bedarf keiner Absprache mit dem Betriebsrat (BAG 14.11.2012, 5 AZR 886/11).

DSGVO-Konformität (Art. 9 DSGVO, §22 BDSG): AU-Bescheinigungen enthalten Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Die Verarbeitung durch den Arbeitgeber ist nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. §26 Abs. 3 BDSG zulässig für die Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses. Diagnosen dürfen nicht erhoben oder gespeichert werden; nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit ist relevant. Die AU-Bescheinigung ist nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (§257 HGB, §147 AO: 10 Jahre).

Häufige Fehler bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einreichung in Deutschland können zum Verlust des Entgeltfortzahlungsanspruchs, zu Abmahnungen oder zu Kündigungen führen.

Verspätete Krankmeldung: Der häufigste Fehler ist die Krankmeldung erst am Vormittag statt vor Arbeitsbeginn. §5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG verlangt die unverzügliche Anzeige — der Arbeitgeber muss so früh wie möglich informiert werden, damit er sich auf die Abwesenheit einstellen kann. Eine Meldung nach Arbeitsbeginn ist eine Pflichtverletzung und kann nach wiederholtem Verstoß zur Abmahnung führen.

Verwechslung von Kalender- und Arbeitstagen bei Dreitagesfrist: Viele Arbeitnehmer verwechseln die Dreitagesfrist des §5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG mit drei Arbeitstagen. Korrekt: Es sind drei Kalendertage — Wochenenden und Feiertage zählen mit. Wer mittwochs erkrankt und Montag wieder arbeitet (Samstag, Sonntag, Montag = Tag 1-3 überschritten), muss am Montag eine AU-Bescheinigung vorlegen, auch wenn er nur vier Kalendertage krank war.

Keine Folgebescheinigung bei Verlängerung: Wenn die Erkrankung länger als die erste Bescheinigung andauert, muss unmittelbar vor Ablauf der Erstbescheinigung eine Folgebescheinigung beim Arzt eingeholt und eingereicht werden. Lücken im Bescheinigungszeitraum können zum Entgeltfortzahlungsausfall führen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG 11.12.2019, 5 AZR 505/18) hat die Grundsätze der Einheitlichkeit des Versicherungsfalls und der Unterbrechungsregelungen präzisiert.

Mitteilung der Diagnose an Arbeitgeber: Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, dem Arbeitgeber ihre Diagnose mitzuteilen; §213 SGB V und §8 DSGVO schützen das Patientengeheimnis. Trotzdem geben viele Arbeitnehmer aus Unkenntnis freiwillig ihre Diagnose preis. Dies ist zwar rechtlich erlaubt, kann aber bei bestimmten Erkrankungen (psychische Erkrankungen, Sucht) zu Benachteiligungen führen. Die Bescheinigung enthält nur die Tatsache der AU und die Dauer — keine Diagnose.

Fehlendes Einreichen bei eAU-Übergangsfällen: Die eAU gilt seit Januar 2023 flächendeckend, aber bei Privatärzten, Krankenhäusern und Ärzten ohne volle Systemanbindung wird weiterhin Papier ausgestellt. In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Papierbescheinigung aktiv einreichen. Ein häufiges Missverständnis: Der Arbeitnehmer glaubt, bei eAU nichts tun zu müssen — die Krankmeldung beim Arbeitgeber (Anzeigepflicht §5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG) bleibt immer Arbeitnehmerpflicht.