Arbeitnehmer-Überlassung-Anzeige

Die Anzeige zur Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland ist in AÜG § 1 Abs. 1 (Erlaubnispflicht der gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung) geregelt. Die Bundesagentur für Arbeit führt ein zentrales Register aller erteilten Verleiherlaubnisse und überwacht deren Einhaltung bundesweit. Nach dem Gesetz zur Änderung des AÜG vom 21. Februar 2017 (BGBl. I S. 258) gilt gemäß AÜG §1 Abs. 1b eine Überlassungshöchstdauer von 18 Monaten. Bei Überschreitung dieser Grenze fingiert AÜG §10 Abs. 1 Satz 1 erneut ein direktes Arbeitsverhältnis zwischen Leiharbeitnehmer und Entleiher. Tarifliche Ausnahmen erlauben unter bestimmten Voraussetzungen eine Verlängerung, sofern ein einschlägiger Tarifvertrag nach TVG §4 — z.B. BAP/DGB- oder IGZ/DGB-Tarifvertrag der Zeitarbeit — eine abweichende Regelung vorsieht.

Die Anzeigepflicht erfüllt mehrere Schutz- und Transparenzziele. Sie schützt Leiharbeitnehmer vor verdeckter Arbeitnehmerüberlassung im Rahmen von Scheinwerkverträgen ohne AÜG-Erlaubnis. Sie ermöglicht der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Hauptzollamts wirksame Kontrollen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG §2 Abs. 1 Nr. 4). Darüber hinaus sichert das Formular die ordnungsgemäße Erfassung der Sozialversicherungsbeiträge nach SGB IV §7 Abs. 4 sowie die Berufsgenossenschaftszugehörigkeit der Leiharbeitnehmer nach SGB VII §2 Abs. 1 Nr. 1.

Die Anzeige enthält nach AÜG §12 Abs. 1 mindestens folgende Angaben: vollständige Identität des Verleihers mit Verleiherlaubnisnummer, Bezeichnung des Entleiherbetriebs mit Einsatzort, Beginn und voraussichtliche Dauer der Überlassung, Art der Tätigkeit und Qualifikationsanforderungen, Entlohnungsbedingungen einschließlich der Equal-Pay-Regelung nach AÜG §8 ab dem neunten Überlassungsmonat sowie anwendbare tarifliche Vorschriften. Bei grenzüberschreitender Arbeitnehmerüberlassung gelten zusätzlich die Meldepflichten nach AEntG §18 und MiLoG §14 Satz 1.

Das Dokument ist vom Arbeitnehmerüberlassungsvertrag nach AÜG §12 zu unterscheiden, der als privatrechtlicher Vertrag die wirtschaftlichen Bedingungen zwischen Verleiher und Entleiher regelt. Die Anzeige hingegen erfüllt eine öffentlich-rechtliche Informationspflicht gegenüber der Agentur für Arbeit und dient der behördlichen Überwachung. Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 18.01.2012, Az. 7 AZR 723/10) hat die Bedeutung ordnungsgemäßer Dokumentation bei Leiharbeitsverhältnissen betont. Bei Verstößen gegen die Anzeigepflicht drohen Bußgelder bis 30.000 Euro nach AÜG §16 Abs. 1 Nr. 1a sowie der Widerruf der Verleiherlaubnis nach AÜG §4 Abs. 1 Nr. 3. Das Dokument sichert rechtssicher die Drei-Parteien-Beziehung zwischen Verleiher, Entleiher und Leiharbeitnehmer im deutschen Arbeitsmarkt.

Die Arbeitnehmer-Überlassung-Anzeige wird in Deutschland immer dann benötigt, wenn ein Verleiherunternehmen Leiharbeitnehmer an einen Entleiher überlässt. Gemäß AÜG §1 Abs. 1 ist jede gewerbsmäßige Überlassung von Arbeitnehmern erlaubnispflichtig. Das Formular ist vor Beginn der Überlassung einzureichen und dokumentiert die behördliche Genehmigung gegenüber dem Entleiher sowie den Prüfbehörden FKS und Deutsche Rentenversicherung.

Saisonale Arbeitsspitzen machen die Anzeige besonders wichtig. Logistikunternehmen, Einzelhändler und produzierende Betriebe nutzen Leiharbeitnehmer für Weihnachtsgeschäft, Erntesaison oder Messezeiten. Jede Einzelüberlassung — auch kurzfristig für einen Tag — löst die Anzeigepflicht nach AÜG §1 aus und muss von einem lizenzierten Zeitarbeitsunternehmen abgewickelt werden.

Projektbasierte Verstärkung erfordert das Dokument, wenn Spezialkenntnisse temporär zugekauft werden. Ein Automobilhersteller, der für eine Modelleinführung zusätzliche Schweißer benötigt, oder eine Bank, die für ein IT-Migrationsprojekt Fachkräfte hinzuzieht, muss die Überlassung nach AÜG §12 dokumentieren. Ohne korrekte Anzeige riskieren beide Parteien Bußgelder bis 30.000 Euro nach AÜG §16 Abs. 1.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) benötigen die Anzeige bei kurzfristigem Personalengpass. Krankheitsbedingte Ausfälle, Elternzeit oder plötzlicher Auftragszuwachs rechtfertigen den Einsatz von Leiharbeitnehmern ohne Bindung an dauerhafte Arbeitsverhältnisse. Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG §1) gilt für Leiharbeitnehmer gegenüber dem Verleiher nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit beim Verleiher.

Grenzüberschreitende Überlassung aus dem EU-Ausland nach Deutschland macht das Dokument besonders kritisch. Ausländische Verleiher müssen eine Verleiherlaubnis der Bundesagentur für Arbeit beantragen oder über eine Niederlassung in Deutschland verfügen. Zusätzlich gelten AEntG §18 Meldepflichten beim Zoll sowie die Verpflichtung zur Zahlung des deutschen Mindestlohns nach MiLoG §2 Abs. 1.

Bei Konzernleihe nach AÜG §1 Abs. 3 Nr. 2 — also der konzerninternen Überlassung — entfällt die Erlaubnispflicht nur, wenn die Überlassung nicht gewerbsmäßig und nicht dauerhaft erfolgt. Auch hier empfiehlt sich eine dokumentierte Anzeige zum Nachweis der Konzerneigenschaft gegenüber FKS und Betriebsprüfern der Deutschen Rentenversicherung.

In der Baubranche ist die Arbeitnehmer-Überlassung-Anzeige besonders häufig anzutreffen. Bauunternehmen, die kurzfristig zusätzliche Fachkräfte für Bauprojekte benötigen, nutzen Leiharbeit als flexibles Instrument. Der Branchen-Mindestlohn Bau nach AEntG §7 gilt auch für Leiharbeitnehmer im Baugewerbe. Die Soka-Bau (Sozialkassen der Bauwirtschaft) ist ebenfalls auf Leiharbeitnehmer anzuwenden. Entleihende Bauunternehmen müssen sicherstellen, dass der Verleiher die Sozialkassenbeiträge nach VTV §5 ordnungsgemäß abführt.

Im Gesundheitswesen ermöglicht die Arbeitnehmerüberlassung kurzfristige Personalplanung bei Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und ambulanten Pflegediensten. Pflegefachkräfte, Ärzte und medizinisches Assistenzpersonal können über lizenzierte Zeitarbeitsunternehmen eingesetzt werden. Dabei sind berufsrechtliche Anforderungen (z.B. Approbation nach ÄrzteKG, Berufserlaubnis nach Hebammengesetz) unabhängig von der AÜG-Anzeige zu prüfen. Die Überlassungsanzeige bestätigt die gewerberechtliche Zulässigkeit des Einsatzes.

Die vollständige Identifikation des Verleihers bildet das Fundament der Anzeige. Anzugeben sind Firma, Rechtsformzusatz, Handelsregisternummer (HR-Nummer beim zuständigen Amtsgericht), Steuernummer beim Finanzamt sowie die von der Bundesagentur für Arbeit erteilte Verleiherlaubnisnummer nach AÜG §1 Abs. 1. Fehlt die Erlaubnisnummer oder ist sie abgelaufen, ist die gesamte Überlassung nichtig gemäß AÜG §9 Abs. 1 Nr. 1.

Die genaue Bezeichnung des Entleiherbetriebs mit Adresse, Gewerberegisternummer und Branchencode (WZ-Klassifikation der Bundesagentur für Arbeit) muss vollständig eingetragen werden. Das Arbeitsgericht Stuttgart (ArbG Stuttgart, Urteil vom 22.3.2018, Az. 11 Ca 6800/17) hat entschieden, dass eine unvollständige Entleiherbenennung die Vermutung des AÜG §10 für ein direktes Arbeitsverhältnis begründen kann. Die korrekte Benennung schützt beide Parteien vor unbeabsichtigten Haftungsfolgen.

Die Daten des Leiharbeitnehmers — vollständiger Name, Sozialversicherungsnummer (nach SGB VI §147), Qualifikationsstufe und anzuwendender Tarifvertrag — sind zwingend einzutragen. Die Equal-Pay-Regelung nach AÜG §8 Abs. 1 verlangt, dass ab dem neunten Monat der Überlassung an denselben Entleiher das Arbeitsentgelt dem vergleichbarer Stammarbeitnehmer entspricht. Diese Pflicht ist in der Anzeige durch Angabe des Startdatums und der bisherigen Überlassungsdauer zu dokumentieren.

Tätigkeitsbeschreibung und Arbeitsort bilden ein wichtiges Kernelement. Die Beschreibung muss ausreichend konkret sein, um die einschlägige Berufsgenossenschaft (BGHM, BG Bau, BG RCI gemäß SGB VII §121) für die Unfallversicherung zu bestimmen. Eine zu allgemeine Tätigkeitsbeschreibung kann bei Arbeitsunfällen zu Streitigkeiten über die Zuständigkeit der Berufsgenossenschaft führen.

Beginn und geplante Dauer der Überlassung müssen dokumentiert werden, um die Einhaltung der 18-Monats-Grenze nach AÜG §1 Abs. 1b zu überwachen. Bei mehreren aufeinanderfolgenden Überlassungen an denselben Entleiher zählen die Zeiten zusammen, sofern zwischen ihnen nicht mehr als drei Monate liegen. Eine lückenlose Zeitdokumentation ist unabdingbar, um dem Betriebsrat nach BetrVG §99 das Zustimmungsrecht zu wahren.

Das Entgelt und die Arbeitsbedingungen müssen den Anforderungen des MiLoG §1 (12,82 Euro/Stunde ab 1. Januar 2025) sowie ggf. des einschlägigen Branchen-Mindestlohns nach AEntG §7 entsprechen. Die forms-legal.com Vorlage stellt sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder ausgefüllt werden und der Equal-Pay-Grundsatz bei der Entgeltkalkulation beachtet wird.

Unterschriften und Datum der Ausfertigung schließen das Dokument formell ab. Gemäß AÜG §12 Abs. 1 Satz 4 ist der Vertrag schriftlich nach BGB §126 zu erstellen. Beide Parteien müssen unterzeichnen. Die Anzeige gegenüber der Agentur für Arbeit erfolgt über das elektronische Arbeitgeberportal der BA oder schriftlich an die regionale Agentur für Arbeit. Zusätzlich ist die Arbeitnehmerüberlassungsmeldung nach SGB IV §28a für jeden Leiharbeitnehmer separat beim zuständigen Sozialversicherungsträger einzureichen.

Angaben zum anwendbaren Tarifvertrag sind essenziell für die korrekte Eingruppierung des Leiharbeitnehmers. Die Zeitarbeitsbranche kennt zwei Haupttarifwerke: den BAP/DGB-Tarifvertrag (Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister) und den IGZ/DGB-Tarifvertrag (Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen). Beide Tarifwerke enthalten Entgelttabellen (Entgeltstufen EG 1 bis EG 9) sowie Regelungen zu Urlaub, Zuschlägen und Zulagen. Die korrekte Eingruppierung nach TVG §4 Abs. 1 vermeidet Lohnnachforderungen und Streitigkeiten vor dem Arbeitsgericht.

Datenschutzrechtliche Angaben nach DSGVO Art. 13 und BDSG §26 sind bei der Erfassung von Arbeitnehmerdaten zu beachten. Die Sozialversicherungsnummer, Qualifikationsdaten und Entgeltangaben des Leiharbeitnehmers sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO Art. 4 Nr. 1. Verleiher und Entleiher müssen sicherstellen, dass die Datenverarbeitung auf einer Rechtsgrundlage nach DSGVO Art. 6 Abs. 1 beruht. Bei Übermittlung ins EU-Ausland sind zusätzlich DSGVO Art. 44 ff. zu beachten. Eine Datenschutzerklärung gemäß DSGVO Art. 13 ist dem Leiharbeitnehmer vor Beginn der Datenerhebung auszuhändigen.

Schritt 1 — Verleiherlaubnisnummer prüfen: Bevor Sie das Formular ausfüllen, stellen Sie sicher, dass Ihre Verleiherlaubnis nach AÜG §1 gültig und nicht abgelaufen ist. Die Erlaubnis wird von der Bundesagentur für Arbeit, Regionaldirektion, erteilt und hat bei Erstantrag eine Geltungsdauer von einem Jahr, bei Wiedererteilung nach AÜG §2 Abs. 5 von drei Jahren. Tragen Sie die Erlaubnisnummer im Format 07/12345 ein.

Schritt 2 — Verleiherangaben vollständig eintragen: Verwenden Sie die Firmierung genau so, wie sie im Handelsregister eingetragen ist — inklusive Rechtsformzusatz (GmbH, AG, GbR, Einzelkaufmann). Handelsregisternummer (z.B. HRB 12345 beim Amtsgericht München), Steuernummer (11-stellig) und USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern) sind anzugeben. Kontaktdaten: Postanschrift, Telefon und E-Mail der Personalabteilung.

Schritt 3 — Entleiheridentität erfassen: Tragen Sie den vollständigen Firmennamen des Entleiherbetriebs, die genaue Betriebsadresse des Einsatzorts (nicht notwendigerweise der Unternehmenszentrale) und die Branche nach WZ-Code ein. Falls dem Entleiher ein Betriebsrat nach BetrVG §99 Abs. 1 zusteht, vermerken Sie dies — der Entleiher muss den Betriebsrat über den Einsatz von Leiharbeitnehmern unterrichten.

Schritt 4 — Angaben zum Leiharbeitnehmer: Vollständiger Name, Geburtsdatum, Rentenversicherungsnummer (19-stellig nach SGB VI §147), Qualifikationsstufe (ungelernt, angelernt, Facharbeiter, Fachkraft mit Hochschulabschluss) und anzuwendender Tarifvertrag (z.B. BAP-TV West oder IGZ-TV). Wenn kein Tarifvertrag gilt, tragen Sie das konkrete Arbeitsentgelt ein.

Schritt 5 — Überlassungszeitraum und Tätigkeit: Datum des ersten Arbeitstags beim Entleiher und geplantes Ende in Format TT.MM.JJJJ. Berechnen Sie die bisherige Gesamtüberlassungsdauer beim selben Entleiher zur Überwachung der 18-Monats-Grenze nach AÜG §1 Abs. 1b. Tätigkeitsbeschreibung: so konkret wie möglich (z.B. CNC-Fräser in der Metallbearbeitung Schicht A, nicht nur Produktionsarbeiter).

Schritt 6 — Equal-Pay prüfen: Für Leiharbeitnehmer nach Vollendung des neunten Überlassungsmonats beim selben Entleiher gilt AÜG §8 Abs. 1. Ermitteln Sie das Entgelt vergleichbarer Stammarbeitnehmer des Entleiherbetriebs. Bei Unsicherheit holen Sie eine schriftliche Auskunft des Entleiherbetriebs ein und fügen Sie diese der Anzeige bei.

Schritt 7 — Unterschriften und Einreichung: Beide Parteien unterzeichnen. Die Anzeige wird per Post oder über das Arbeitgeberportal der Bundesagentur für Arbeit (portal.arbeitsagentur.de) eingereicht. Bewahren Sie eine Kopie mindestens zwei Jahre auf nach SGB IV §28f Aufbewahrungspflicht. Der Nachweis der Anzeige ist bei Betriebsprüfungen durch Deutsche Rentenversicherung und FKS vorzulegen.

Schritt 8 — Betriebsrat informieren (falls vorhanden): Der Entleiher muss seinen Betriebsrat nach BetrVG §99 Abs. 1 über den geplanten Einsatz von Leiharbeitnehmern unterrichten und dessen Zustimmung einholen. Ohne Zustimmung des Betriebsrats darf der Leiharbeitnehmer nicht eingesetzt werden (BetrVG §99 Abs. 4). Die Anzeige dokumentiert auch den Zeitpunkt der Betriebsratsinformation, was bei späteren Auseinandersetzungen vor dem Arbeitsgericht als Nachweis dienen kann.

Schritt 9 — Archivierung und Aufbewahrung: Alle Unterlagen zur Arbeitnehmerüberlassung — einschließlich der Anzeige, des Überlassungsvertrags, der Entgeltnachweise und der Equal-Pay-Dokumentation — sind nach SGB IV §28f Abs. 1 mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Deutsche Rentenversicherung und das Hauptzollamt (FKS) können bei Betriebsprüfungen rückwirkend Nachweise anfordern. Eine sichere digitale Archivierung in einem dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Zugriffsbeschränkung nach DSGVO Art. 32 wird empfohlen. Beim Verleiherunternehmen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des jeweiligen Steuerjahrs.

Die Erlaubnispflicht nach AÜG §1 ist die wichtigste rechtliche Anforderung. Kein Verleiher darf ohne gültige Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit Leiharbeitnehmer überlassen. Die Erlaubnis ist vor Beginn der gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung zu beantragen und muss zum Zeitpunkt der Überlassung gültig sein. Erstausstellung erfolgt auf ein Jahr (AÜG §2 Abs. 1), Verlängerungen jeweils für drei Jahre nach AÜG §2 Abs. 5 Satz 1 bei einwandfreier Geschäftsführung.

Die Schriftformerfordernis nach AÜG §12 Abs. 1 Satz 1 verlangt, dass der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher schriftlich nach BGB §126 abzuschließen ist. Der Vertrag muss gemäß AÜG §12 Abs. 1 Satz 2 mindestens Verleiherlaubnisnummer, Einsatzbetrieb, Beginn der Überlassung und Art der Tätigkeit enthalten. Ein mündlicher Vertrag ist nichtig nach BGB §125, löst aber nach AÜG §10 die Fiktion eines direkten Arbeitsverhältnisses aus.

Die Überlassungshöchstdauer von 18 Monaten nach AÜG §1 Abs. 1b ist eine zwingende gesetzliche Obergrenze. Überlassungszeiten werden zusammengerechnet, wenn zwischen ihnen weniger als drei Monate Unterbrechung liegen. Erst nach einer mindestens dreimonatigen Unterbrechung beginnt die Zählung neu. Tariflich können Verleiher und Entleiher längere Höchstüberlassungszeiten vereinbaren (AÜG §1 Abs. 1b Satz 3), sofern beide Betriebe tarifgebunden sind.

Equal Pay nach AÜG §8 Abs. 1 gilt ab dem zehnten Monat ununterbrochener Überlassung an denselben Entleiher. Der Leiharbeitnehmer hat dann Anspruch auf das Arbeitsentgelt, das vergleichbare Stammbeschäftigte des Entleiherbetriebs erhalten. Abweichungen sind nur durch tarifvertragliche Regelung möglich (AÜG §8 Abs. 2). Verstöße gegen Equal Pay begründen einen unmittelbaren Zahlungsanspruch und Schadensersatzpflichten.

Bußgeldtatbestände nach AÜG §16 Abs. 1 sehen Geldbußen bis zu 30.000 Euro vor, u.a. für Überlassung ohne Erlaubnis (Nr. 1), für Überschreitung der Höchstüberlassungsdauer (Nr. 1a), für fehlerhafte Dokumentation (Nr. 9) und für Nicht-Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit (Nr. 7). Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen kann die Verleiherlaubnis nach AÜG §4 Abs. 1 widerrufen werden, was das Ende der gewerblichen Tätigkeit als Zeitarbeitsunternehmen bedeutet.

Häufigster Fehler ist das Übersehen der Anzeigepflicht bei konzerninterner Überlassung. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Überlassung zwischen Konzerngesellschaften stets erlaubnisfrei nach AÜG §1 Abs. 3 Nr. 2 ist. Tatsächlich gilt die Ausnahme nur, wenn die Überlassung nicht gewerbsmäßig und nicht dauerhaft angelegt ist. Wird ein Arbeitnehmer dauerhaft einer Tochtergesellschaft überlassen, liegt gewerbsmäßige Überlassung vor, und die Anzeige ist zwingend erforderlich.

Ein weiterer verbreiteter Fehler ist die Verwendung einer abgelaufenen oder für eine andere Niederlassung erteilten Verleiherlaubnisnummer. Die Verleiherlaubnis ist standortbezogen — eine für die Hauptniederlassung erteilte Erlaubnis nach AÜG §1 Abs. 1 gilt nicht automatisch für Zweigniederlassungen. Jede Niederlassung, die eigenständig Leiharbeitnehmer überlässt, benötigt eine eigene Erlaubnis.

Die fehlerhafte Berechnung der 18-Monats-Grenze nach AÜG §1 Abs. 1b ist ein typischer Rechenfehler. Viele Verleiher vergessen, Überlassungszeiten aus früheren Perioden anzurechnen, wenn die Unterbrechung kürzer als drei Monate war. Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 30.09.2020, Az. 7 AZR 792/18) hat klargestellt, dass auch Zeiträume vor der AÜG-Reform von 2017 unter bestimmten Umständen anzurechnen sind.

Das Versäumnis der Equal-Pay-Dokumentation ab dem neunten Monat führt zu erheblichen Nachzahlungsrisiken. Verleiher müssen ab diesem Zeitpunkt das Entgelt vergleichbarer Stammarbeitnehmer schriftlich vom Entleiher anfordern und dokumentieren. Ohne diese Dokumentation kann im Streitfall nicht nachgewiesen werden, dass der Equal-Pay-Anspruch nach AÜG §8 ordnungsgemäß erfüllt wurde.

Unvollständige Tätigkeitsbeschreibungen führen zu Problemen bei der Berufsgenossenschaftszuordnung nach SGB VII §121. Bei Arbeitsunfällen wird zuerst geprüft, welche Berufsgenossenschaft zuständig ist. Eine zu allgemeine Beschreibung kann dazu führen, dass weder die BG des Verleihers noch die des Entleiherbetriebs zuständig erklärt wird, was die Unfallbearbeitung erheblich verzögert.