Antrag auf Unterschriftsbeglaubigung (Legalisation)

Der Antrag auf Unterschriftsbeglaubigung (Legalisation) in der Schweiz ist ein rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Rechtsgrundlage: Auf Bundesebene gibt es keine zentrale Regelung der Unterschriftsbeglaubigung. Massgeblich sind die kantonalen Notariatsgesetze und Beurkundungsgesetze: Notariatsgesetz Zürich (NotG/ZH), Notariatsgesetz Bern (NotG/BE), Beurkundungsgesetz Aargau (BeurkG/AG), Notariatsgesetz Genf (LN/GE), Loi sur le notariat des Kantons Waadt (LNot/VD), Notariatsgesetz Tessin (LN/TI). Diese Gesetze regeln, wer zur Beglaubigung von Unterschriften befugt ist (Notare, Gemeindeschreiber, Friedensrichter, je nach Kanton), das Verfahren und die Gebührenstrukturen. ZGB Art. 9 stipuliert die Beweiskraft öffentlicher Urkunden — auch beglaubigte Unterschriften geniessen erhöhte Beweiskraft.

Zuständige Stellen: Je nach Kanton sind unterschiedliche Stellen zur Unterschriftsbeglaubigung befugt. Notare (Amtsnotare in BE, GE, VD oder freie Notare in ZH, BS, AG) sind in allen Kantonen befugt. In vielen Kantonen können auch die Gemeindekanzleien (Gemeindeschreiber) Unterschriften beglaubigen — insbesondere von Einwohnern der Gemeinde. In einigen Kantonen sind auch Friedensrichterämter und Statthalterämter befugt. Im Ausland: Schweizer Botschaften und Konsulate beglaubigen Unterschriften von Schweizer Bürgern oder von Personen, die ein Dokument in der Schweiz verwenden wollen. Die Befugnisse sind im Wiener Übereinkommen über konsularische Beziehungen (WUeKB) geregelt.

Verfahren: Der Antragsteller erscheint persönlich vor dem beglaubigenden Beamten und legt einen amtlichen Ausweis vor (Schweizer Pass, Identitätskarte oder Ausländerausweis B/C/L). Der Beamte prüft die Identität und vergleicht das Ausweisbild mit der erschienenen Person. Die Unterschrift wird in Anwesenheit des Beamten geleistet — eine vorab geleistete Unterschrift wird in der Regel nicht beglaubigt, ausser bei besonderen Verfahren (z.B. Beglaubigung einer Faksimile-Unterschrift in besonderen Fällen). Der Beamte versieht das Dokument mit dem Beglaubigungsvermerk, dem Stempel und seiner eigenen Unterschrift. Der Beglaubigungsvermerk enthält: Name, Geburtsdatum, Identitätsausweis-Nummer des Unterzeichners, Datum, Ort, Unterschrift und Stempel des Beglaubigenden.

Abgrenzung zur öffentlichen Beurkundung: Bei der öffentlichen Beurkundung wird der gesamte Vertragsinhalt vom Notar in einer öffentlichen Urkunde niedergelegt, mit Belehrungs- und Verlesungspflicht. Bei der Unterschriftsbeglaubigung wird hingegen nur die Echtheit der Unterschrift bestätigt — der Inhalt des Dokuments wird nicht geprüft, der Notar haftet nicht für Inhaltsmängel. Die Unterschriftsbeglaubigung genügt für alle Fälle, in denen das Gesetz oder eine Behörde lediglich die Identität des Unterzeichners verifiziert haben möchte — z.B. bei Vollmachten, Erklärungen, Vereinsstatuten oder einfachen Verträgen mit qualifizierter Form.

Gebühren: Die Gebühren für Unterschriftsbeglaubigungen sind in der Regel niedrig und richten sich nach kantonaler Notariatsgebührenverordnung (NGebV). Im Kanton Zürich kostet eine Unterschriftsbeglaubigung beim Notariat typischerweise Fr. 30.-- bis Fr. 60.--; bei Gemeindekanzleien teils noch günstiger. Bei Schweizer Vertretungen im Ausland: Fr. 50.-- bis Fr. 150.-- pro Beglaubigung. Bei mehreren Beglaubigungen am gleichen Termin: oft Mengenrabatt.

Anwendungsbereiche: Die Unterschriftsbeglaubigung wird in zahlreichen Fällen verlangt — bei Vollmachten zur Vertretung im Ausland, bei Bankvollmachten, bei Erklärungen vor Behörden, bei Anmeldungen zum Handelsregister (HRegV Art. 17 — Unterschriftenkarte), bei Antragstellungen vor dem Grundbuchamt (GBV Art. 47 — Erklärungen Dritter), bei Erbverzichtserklärungen, bei Eheschliessungen (Vollmachten zur Vertretung beim Zivilstandsamt) und bei vielen anderen rechtlichen Akten. International: zur Vorbereitung der Apostille (Haager Übereinkommen 1961) oder der diplomatischen Legalisation.

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Internationale Verwendung: Bei Verwendung im Ausland ist die Beglaubigung allein nicht ausreichend — zusätzlich ist eine Apostille (Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961) oder eine diplomatische Legalisation erforderlich. Die Apostille wird von der Staatskanzlei des Kantons ausgestellt, in dem die Beglaubigung erfolgte. Bei Staaten ohne Apostille-Konvention (z.B. China, Saudi-Arabien) ist die diplomatische Legalisation durch die Ausländer-Botschaft in der Schweiz erforderlich. Die EU-Mitgliedstaaten haben durch die Verordnung (EU) 2016/1191 die Apostille für bestimmte öffentliche Urkunden abgeschafft — die schlichte Beglaubigung reicht in diesen Fällen.

Sonderformen der Beglaubigung: Neben der einfachen Unterschriftsbeglaubigung kennt das Schweizer Recht weitere Beglaubigungsformen. Die Kopienbeglaubigung (Kopie eines Originaldokuments wird vom Notar als "übereinstimmend mit dem Original" beglaubigt, Art. 27 NotG ZH) — häufig bei Diplomen, Zeugnissen und Vertragsabschriften. Die Unterschriftenkarte für das Handelsregister (HRegV Art. 17 SR 221.411) — Personen, die für eine eingetragene Gesellschaft zeichnungsberechtigt sind, müssen ihre Unterschrift beim Notariat beglaubigen lassen, damit das Handelsregisteramt die Identität überprüft. Die elektronische Beglaubigung (qualifizierte elektronische Signatur, QES, gemäss ZertES SR 943.03) — seit 2017 auch für notarielle Beglaubigungen anerkannt, sofern der Notar eine qualifizierte Zertifizierung besitzt. Die Auslandsbeglaubigung durch Schweizer Vertretungen (Botschaften, Konsulate) gemäss Art. 9 KonsulargesetzG SR 195.1 — für Schweizer Bürger und für Personen mit Bezug zur Schweiz im Ausland.

Wichtige Bundesgerichtsentscheide: BGE 113 II 425 hat festgelegt, dass die Unterschriftsbeglaubigung nicht gleichbedeutend mit der öffentlichen Beurkundung ist und nicht die Anforderungen an die Form erfüllt, die das Gesetz für bestimmte Verträge verlangt (z.B. Liegenschaftskaufverträge). BGE 99 II 159 stipuliert, dass die Vollmacht zum Verkauf einer Liegenschaft die einfache Schriftform mit beglaubigter Unterschrift verlangt. BGer 4A_310/2020 hat bestätigt, dass die Unterschriftsbeglaubigung allein nicht ausreicht für die Errichtung eines Kaufvertrags über eine Liegenschaft — hierfür ist die öffentliche Beurkundung zwingend.

Eine Unterschriftsbeglaubigung in der Schweiz ist in zahlreichen alltäglichen und geschäftlichen Situationen erforderlich, wenn die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei bestätigt werden muss, ohne dass eine vollständige öffentliche Beurkundung des Dokumentinhalts notwendig wäre.

Vollmachten für den Bankverkehr: Bei der Erteilung von Bankvollmachten (Generalvollmacht oder Spezialvollmacht zur Vertretung bei Schweizer Banken wie UBS, ZKB, Credit Suisse-Nachfolger der UBS, Raiffeisen) verlangen die meisten Banken eine beglaubigte Unterschrift des Vollmachtgebers. Die Beglaubigung dient der Sicherheit der Bank, dass die Vollmacht tatsächlich vom Kontoinhaber stammt. Bei online-Banking-Vollmachten oder Vollmachten zur Verwaltung von Kundendepots (Depotvollmacht): in der Regel ebenfalls beglaubigte Unterschrift erforderlich.

Vollmachten zur Vertretung im Ausland: Bei Vollmachten, die im Ausland verwendet werden sollen (z.B. Vollmacht zur Vertretung beim Notar in Deutschland für einen Liegenschaftskauf, beim Gericht in Italien für eine Erbschaft, beim Konsulat für eine Pass-Ausstellung), ist die beglaubigte Unterschrift Standard. Zusätzlich ist meist eine Apostille (Haager Übereinkommen 1961) durch die Staatskanzlei erforderlich.

Handelsregister-Anmeldungen: Bei Eintragungen ins Handelsregister (HRegV SR 221.411) müssen die zeichnungsberechtigten Personen ihre Unterschrift beglaubigen lassen — die sogenannte Unterschriftenkarte (HRegV Art. 17). Bei AG-Gründung, GmbH-Gründung, Wechsel der Geschäftsführer, Erteilung der Prokura oder Aufnahme neuer zeichnungsberechtigter Personen ist die Unterschriftsbeglaubigung zwingend.

Erbverzichtserklärungen: Bei Erbverzichtserklärungen (ZGB Art. 495 — Pflichtteilsverzicht) ist die öffentliche Beurkundung erforderlich. Bei einfachen Verzichten (z.B. Verzicht auf Vermächtnis) genügt die einfache Schriftform mit beglaubigter Unterschrift. Bei Erbenausschlagung (ZGB Art. 566 ff.): Erklärung beim zuständigen Erbschaftsgericht; je nach Kanton mit oder ohne beglaubigter Unterschrift.

Ausländer- und Migrationsverfahren: Bei Eingaben an das Staatssekretariat für Migration (SEM) oder die kantonalen Migrationsämter werden in vielen Fällen beglaubigte Unterschriften verlangt — z.B. bei Verpflichtungserklärungen (AIG Art. 27, SR 142.20), bei Familiennachzugsantragen (AIG Art. 42-45), bei Einbürgerungsgesuchen (BueG, SR 141.0). Auch eidesstattliche Versicherungen vor Ausländerbehörden erfordern beglaubigte Unterschriften.

Liegenschaftsgeschäfte (Vollmachten): Wenn eine Person nicht persönlich am Beurkundungstermin erscheinen kann, kann sie eine bevollmächtigte Person mandatieren. Die Vollmacht zum Liegenschaftskauf benötigt die einfache Schriftform mit beglaubigter Unterschrift (BGE 99 II 159). Der Vertrag selbst bleibt zwingend beurkundungspflichtig (ZGB Art. 657).

Vereinsstatuten und Genossenschaften: Bei der Gründung von Vereinen (ZGB Art. 60) und Genossenschaften (OR Art. 828) sind die Unterschriften der Gründungsmitglieder oft beglaubigt zu erbringen. Auch bei Statutenänderungen oder Wechsel des Vorstandes ist die beglaubigte Unterschrift in vielen Fällen erforderlich.

Steuer- und Behördenerklärungen: Bei Erklärungen vor Behörden (z.B. Steuererklärungen mit eidesstattlicher Versicherung, Erklärungen zum Vermögen, Anträge auf Erlass von Steuerschulden) verlangen einige Behörden die beglaubigte Unterschrift.

Vertragsabschlüsse mit qualifizierter Form: Bei Verträgen, für die das Gesetz die Schriftform mit beglaubigter Unterschrift verlangt (z.B. Bürgschaftserklärung über Fr. 2'000.--, OR Art. 493 Abs. 2; Erbverzichtsvertrag ohne Pflichtteilsverletzung), ist die beglaubigte Unterschrift zwingend. Eine fehlende Beglaubigung führt zur Ungültigkeit des Vertrags.

Internationale Verfahren: Bei Verfahren vor ausländischen Behörden, Gerichten oder Notaren wird die beglaubigte Schweizer Unterschrift in der Regel anerkannt, sofern eine Apostille beigefügt ist. Innerhalb der EU/EFTA: vereinfachte Anerkennung gemäss Lugano-Konvention und EU-Verordnung 2016/1191. Bei Drittstaaten: in der Regel diplomatische Legalisation erforderlich.

Empfehlung: Prüfen Sie vorgängig bei der Behörde oder Vertragspartei, welche Form der Beglaubigung verlangt wird (einfache Beglaubigung, Beglaubigung mit Apostille, beglaubigte Kopie). Eine falsche Form kann zur Ungültigkeit oder Rückweisung des Dokuments führen. Bei Unsicherheit: Konsultieren Sie das Notariat oder einen Anwalt mit Spezialisierung auf das jeweilige Rechtsgebiet.

Akademische und berufliche Anwendungsfälle: Bei Bewerbungen um Studienplätze im Ausland (z.B. Master-Programme in den USA oder Grossbritannien) verlangen die Universitäten oft beglaubigte Kopien von Schweizer Diplomen, Maturazeugnissen oder Bachelor-Abschluessen. Bei Anerkennungsverfahren ausländischer Berufsabschluesse durch das Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) oder durch kantonale Berufsverbände (z.B. Föderation der Schweizer Ärztinnen und Ärzte FMH, Schweizerischer Anwaltsverband SAV): beglaubigte Diplome und Zeugnisse erforderlich. Bei Stellenbewerbungen im öffentlichen Dienst (Bundesverwaltung, kantonale Verwaltungen, Stadtverwaltungen): beglaubigte Kopien von Arbeitszeugnissen, Diplomen und Strafregisterauszügen werden teils verlangt.

Ein vollständiger Antrag auf Unterschriftsbeglaubigung muss alle nachfolgenden Bestandteile enthalten, damit die Beglaubigung durch die zuständige amtliche Stelle (Notariat, Gemeindekanzlei, Friedensrichteramt oder Schweizer Vertretung im Ausland) reibungslos erfolgen kann.

Antragsteller-Identifikation: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnadresse (Strasse, PLZ, Ort), Heimatort/Bürgerort (gemäss Schweizerischem Personenstandsrecht ZStV) bzw. Staatsangehörigkeit. Vorgelegtes Identitätsdokument: Schweizer Pass, Schweizer Identitätskarte oder Ausländerausweis B/C/L. Bei Ausländern ohne Schweizer Aufenthaltsbewilligung: gültiger ausländischer Pass. Die Ausweisnummer wird im Beglaubigungsvermerk eingetragen.

Beglaubigungsstelle: Vollständige Bezeichnung und Adresse der zuständigen Stelle. Notariat (z.B. Notariat Zürich-Altstadt, Stadthausquai 17, 8001 Zürich), Gemeindekanzlei (z.B. Stadtkanzlei Zürich, Stadthaus, 8001 Zürich), Friedensrichteramt oder Schweizer Vertretung im Ausland (Botschaft/Konsulat). Die Zuständigkeit variiert kantonal — prüfen Sie vorab beim Wohnsitz-Notariat oder der Gemeindekanzlei.

Zu beglaubigendes Dokument: Klare Bezeichnung und Beschreibung des Dokuments. Dokumenttyp (Vollmacht, Erklärung, Vertrag, Bewerbungsantrag, eidesstattliche Erklärung, sonstiges Dokument). Beschreibung mit Datum, Anzahl Seiten, Empfänger des Dokuments. Beispiel: Generalvollmacht zur Vertretung beim Bezirksgericht Zürich vom 12.05.2026, 3 Seiten, an Rechtsanwalt Dr. iur. Hans Mueller. Wichtig: Das Dokument darf nicht vorab unterzeichnet sein — die Unterschrift wird in Anwesenheit des Beglaubigenden geleistet.

Verwendungszweck: Genaue Angabe des Zwecks der Beglaubigung. Beispiele: Vorlage beim Schweizer Konsulat in Berlin zur Apostille; Verwendung im Erbschaftsverfahren in Deutschland; Vorlage bei der UBS zur Erteilung einer Kontovollmacht; Vorlage beim Handelsregisteramt Zürich zur AG-Gründung; Vorlage beim Migrationsamt zur Familiennachzugsantragstellung. Der Verwendungszweck bestimmt, ob zusätzlich eine Apostille oder diplomatische Legalisation erforderlich ist.

Anzahl gewünschter Beglaubigungen: Wenn das Dokument in mehreren Ausfertigungen benötigt wird (z.B. Original + 2 Kopien für Konsulat, Bank und Anwalt), kann das Notariat die Beglaubigung in mehreren Ausfertigungen vornehmen. Jede Beglaubigung wird separat verrechnet, jedoch oft mit Mengenrabatt.

Persönliches Erscheinen: Der Antragsteller muss persönlich vor dem Beglaubigenden erscheinen. Eine Vertretung durch Dritte ist grundsätzlich nicht möglich, da die Identität zweifelsfrei feststellbar sein muss. In besonderen Fällen (Pflegebedürftigkeit, Krankheit) kann das Notariat die Beglaubigung am Wohnort oder im Spital vornehmen — gegen Mehrkosten. Bei Personen ohne Reise- bzw. Bewegungsfähigkeit: Antrag beim Notariat für Hausbesuch.

Beglaubigungsvermerk: Der Beglaubigungsvermerk wird vom beglaubigenden Beamten ausgestellt und enthält: Name und Geburtsdatum des Unterzeichners, Identitätsausweis-Typ und Nummer, Datum und Ort der Beglaubigung, Bezeichnung der beglaubigenden Stelle, Unterschrift und Stempel des Beamten. Bei Notariaten: zusätzlich Notariatsregisternummer und Patentnummer. Mit forms-legal.com erhalten Sie eine vorstrukturierte Antragsvorlage, die alle obigen Elemente abdeckt.

Identitätsprüfung: Die Identitätsprüfung erfolgt anhand des amtlichen Ausweises. Der Beamte vergleicht das Ausweisbild mit der erschienenen Person und prüft die Gültigkeit des Ausweises (Ablauf, Echtheit). Bei Zweifeln: Vorlage eines zweiten Ausweises oder Nachforderung weiterer Identifikationsmerkmale (z.B. Steuererklärung, Wohnungsmietvertrag).

Datum und Ort: Datum (TT.MM.JJJJ) und Ort der Beglaubigung. Beide werden in den Beglaubigungsvermerk übernommen. Das Datum ist relevant für die Gültigkeit (manche Behörden akzeptieren nur Beglaubigungen, die nicht älter als 6 Monate sind).

Apostille (bei Verwendung im Ausland): Wenn das Dokument im Ausland verwendet werden soll, ist nach der Beglaubigung eine Apostille durch die Staatskanzlei erforderlich (Haager Übereinkommen 1961). Die Apostille wird auf dem beglaubigten Dokument angebracht. Bei Staaten ohne Apostille-Konvention: diplomatische Legalisation durch die Ausländer-Botschaft in der Schweiz.

Gebühren: Die Gebühren richten sich nach kantonaler Notariatsgebührenverordnung (NGebV/ZH: ca. Fr. 30-60.--; NGebV/BE: ca. Fr. 20-40.--). Gemeindekanzleien sind oft günstiger. Bei Schweizer Vertretungen im Ausland: Fr. 50-150.-- pro Beglaubigung. Bei Apostille der Staatskanzlei: zusätzlich Fr. 20-50.--.

Sonderfälle und besondere Erfordernisse: Bei mehrseitigen Dokumenten (z.B. einem 10-seitigen Vertrag) wird die Unterschrift in der Regel nur auf der letzten Seite beglaubigt. Will der Beglaubigende sicherstellen, dass keine Seiten ausgetauscht wurden, kann er die einzelnen Seiten paraphieren oder mit einem Verbindungssiegel versehen — dies ist insbesondere bei wichtigen Verträgen wie Vorsorgeaufträgen (ZGB Art. 360 ff.) üblich. Bei eidesstattlichen Erklärungen vor Ausländerbehörden: zusätzliche Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Falscherklärung gemäss StGB Art. 306 (Falsche Beweisaussage). Bei Vollmachten zur Vertretung in Gerichtsverfahren: das Notariat prüft, ob die Vollmacht ausreichend bestimmt formuliert ist (Bestimmtheitserfordernis gemäss Art. 33 OR und Anwaltsgesetz BGFA Art. 4).

Beglaubigung in einer Fremdsprache: Wird ein fremdsprachiges Dokument vorgelegt, muss der Beglaubigende grundsätzlich nicht den Inhalt verstehen, da nur die Echtheit der Unterschrift bestätigt wird. Bei Dokumenten in Deutsch, Französisch und Italienisch (Amtssprachen der Schweiz, BV Art. 4) ist die Beglaubigung in jedem Schweizer Kanton möglich. Bei englischsprachigen Dokumenten oder Dokumenten in anderen Sprachen: viele Notariate beglaubigen ebenfalls; einige verlangen eine beglaubigte Übersetzung. Bei zwingender Beglaubigung in Fremdsprache: Schweizer Konsulate im Ausland sind oft besser geeignet, da sie mit den lokalen Sprachen vertraut sind.

Aufbewahrung des Beglaubigungsregisters: Notariate führen ein Beglaubigungsregister, in dem alle vorgenommenen Beglaubigungen mit Datum, Name des Antragstellers, Dokumenttyp und Beglaubigungsvermerksnummer chronologisch eingetragen werden (Art. 38 NotG ZH). Dieses Register dient als Beweis im Streitfall — bei Anfechtung der Echtheit der Beglaubigung kann das Register vorgewiesen werden. Aufbewahrungsfristen: in der Regel 30 Jahre ab Beglaubigung, in einigen Kantonen unbegrenzt. Bei Schweizer Vertretungen im Ausland: das Konsulat führt ebenfalls ein Beglaubigungsregister, das beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) konsultiert werden kann.

Elektronische Beglaubigung und Digitalisierung: Seit 2017 ist die elektronische Beglaubigung in der Schweiz gemäss Bundesgesetz über elektronische Signaturen (ZertES, SR 943.03) und Bundesgesetz über die elektronische öffentliche Beurkundung (EOeBG, SR 943.030, in Kraft seit 1.1.2023) anerkannt. Notare mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) können Beglaubigungen elektronisch erstellen — diese werden vom Bundesamt für Justiz (BJ) im zentralen Urkundenregister (UPReg) registriert. Die elektronische Beglaubigung hat dieselbe rechtliche Wirkung wie die Papierform und wird zunehmend bei grenzüberschreitenden Verfahren eingesetzt. Vorteile: schnellere Abwicklung, keine Versandkosten, einfache Archivierung. Bei Verwendung im Ausland muss die elektronische Beglaubigung jedoch von der Empfangsbehörde anerkannt werden — viele EU-Staaten akzeptieren bereits Schweizer e-Beglaubigungen aufgrund der Verordnung eIDAS (EU 910/2014).

Um den Antrag auf Unterschriftsbeglaubigung korrekt auszufüllen und den Beglaubigungstermin reibungslos abzuwickeln, gehen Sie wie folgt vor.

Schritt 1: Verwendungszweck klären. Klären Sie zunächst, für welchen Zweck die Beglaubigung benötigt wird. Dies bestimmt, welche Form der Beglaubigung erforderlich ist (einfache Beglaubigung, Beglaubigung mit Apostille, beglaubigte Kopie). Erkundigen Sie sich vorab bei der Empfängerstelle (Behörde, Bank, Anwalt, ausländische Stelle).

Schritt 2: Zuständige Stelle wählen. Klären Sie, welche Stelle in Ihrem Kanton zur Beglaubigung befugt ist. Notariate (in allen Kantonen befugt), Gemeindekanzleien (in vielen Kantonen, oft beschränkt auf Einwohner der Gemeinde), Friedensrichterämter (in einigen Kantonen). Bei Verwendung im Ausland: Schweizer Vertretung (Botschaft, Konsulat) im Auslandsstaat oder Schweizer Notariat mit anschliessender Apostille.

Schritt 3: Antragsteller-Daten eintragen. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnadresse, Heimatort/Staatsangehörigkeit, vorgelegtes Identitätsdokument (Schweizer Pass, Identitätskarte oder Ausländerausweis B/C/L) mit Ausweisnummer.

Schritt 4: Beglaubigungsstelle eintragen. Vollständige Bezeichnung und Adresse der gewählten Stelle. Bei Notariaten: Name des Notars und Adresse des Notariats. Bei Gemeindekanzleien: Name der Gemeinde und Adresse der Stadt-/Gemeindekanzlei.

Schritt 5: Dokumenttyp und Beschreibung. Klassifizieren Sie das zu beglaubigende Dokument: Vollmacht, Erklärung, Vertrag, Bewerbungsantrag, eidesstattliche Erklärung, sonstiges Dokument. Beschreiben Sie das Dokument detailliert: Datum, Anzahl Seiten, Empfänger.

Schritt 6: Verwendungszweck angeben. Konkrete Angabe des Zwecks. Beispiel: Vorlage beim Schweizer Konsulat in Berlin zur Apostille; Verwendung im Erbschaftsverfahren in Deutschland; Vorlage bei UBS zur Erteilung einer Kontovollmacht.

Schritt 7: Anzahl Beglaubigungen. Geben Sie an, wie viele beglaubigte Ausfertigungen Sie benötigen (Original + Kopien). Jede Ausfertigung wird separat verrechnet.

Schritt 8: Termin vereinbaren. Vereinbaren Sie einen Termin beim Notariat oder erscheinen Sie ohne Termin bei der Gemeindekanzlei (in der Regel während der Schalteröffnungszeiten möglich). Bei Schweizer Vertretungen im Ausland: in der Regel Terminvereinbarung erforderlich, oft mit mehreren Wochen Vorlauf.

Schritt 9: Persönlich erscheinen mit Dokument und Ausweis. Bringen Sie das nicht unterzeichnete Dokument und Ihren amtlichen Ausweis mit. Die Unterschrift wird in Anwesenheit des Beglaubigenden geleistet. Bei Pflegebedürftigkeit oder Krankheit: Antrag auf Hausbesuch beim Notariat (gegen Mehrkosten).

Schritt 10: Beglaubigungsvermerk prüfen und Gebühr bezahlen. Prüfen Sie den Beglaubigungsvermerk auf Vollständigkeit und Korrektheit (Name, Geburtsdatum, Ausweisnummer, Datum, Stempel). Bezahlen Sie die Gebühr (typisch Fr. 30-150.--). Holen Sie eine Quittung ein.

Optional: Apostille einholen. Wenn das Dokument im Ausland verwendet werden soll: Antrag auf Apostille bei der Staatskanzlei des Kantons, in dem die Beglaubigung erfolgte. Bearbeitungszeit: typisch 1-3 Werktage. Gebühr: ca. Fr. 20-50.--.

Optional: Diplomatische Legalisation. Bei Staaten ohne Apostille-Konvention (z.B. China, Saudi-Arabien): Nach der Apostille zusätzlich Legalisation durch die Ausländer-Botschaft in der Schweiz. Bearbeitungszeit: 2-6 Wochen. Gebühr: variiert je nach Botschaft.

Praktische Hinweise: Prüfen Sie die Gültigkeit Ihres Identitätsdokuments — abgelaufene Ausweise werden nicht akzeptiert. Bringen Sie das Dokument im Original und unverbindlich (nicht unterzeichnet). Vermeiden Sie Korrekturen oder handschriftliche Ergänzungen am Dokument selbst — diese können die Beglaubigung erschweren. Bei mehrseitigen Dokumenten: bitten Sie das Notariat um Paraphierung der einzelnen Seiten oder Verbindungssiegel zur Vermeidung von Manipulationsverdacht.

Rechtliche Grundlagen während des Beglaubigungsverfahrens: Der beglaubigende Beamte handelt gemäss kantonalem Notariatsgesetz (z.B. Art. 27 NotG ZH, Art. 35 NotG BE) und ZGB Art. 9 (Beweiskraft öffentlicher Urkunden). Bei Verweigerung der Beglaubigung (z.B. wegen Zweifeln an der Identität, Verdacht auf Geldwäscherei nach GwG SR 955.0 Art. 3, oder wegen formeller Mängel am Dokument): Der Antragsteller kann eine schriftliche Begründung verlangen und gegen die Verweigerung Beschwerde bei der kantonalen Notariatskommission (Art. 30 NotG ZH) einreichen. Bei eidesstattlichen Erklärungen: Belehrung über die Strafbarkeit gemäss StGB Art. 306 (Falsche Beweisaussage, Strafe bis 3 Jahre Freiheitsstrafe).

Die rechtlichen Grundlagen für die Unterschriftsbeglaubigung in der Schweiz ergeben sich aus den kantonalen Notariatsgesetzen, dem Zivilgesetzbuch (ZGB) und verschiedenen Spezialgesetzen.

Kantonale Notariatsgesetze: Auf Bundesebene gibt es keine zentrale Regelung der Unterschriftsbeglaubigung. Massgeblich sind die kantonalen Notariatsgesetze: Notariatsgesetz Zürich (NotG/ZH 2009, Art. 27 — Beglaubigungen), Notariatsgesetz Bern (NotG/BE 2010, Art. 35 — Beglaubigungen), Beurkundungsgesetz Aargau (BeurkG/AG, Art. 18 — Unterschriftsbeglaubigung), Notariatsgesetz Genf (LN/GE Art. 30), Loi sur le notariat des Kantons Waadt (LNot/VD), Notariatsgesetz Tessin (LN/TI). Diese Gesetze regeln, wer befugt ist (Notare, Gemeindeschreiber, Friedensrichter, je nach Kanton), das Verfahren und die Gebührenstrukturen.

Zuständigkeitsregelung: Notare sind in allen Kantonen zur Unterschriftsbeglaubigung befugt. Gemeindeschreiber sind in vielen Kantonen befugt — meist nur für Einwohner der Gemeinde (z.B. Art. 35 NotG BE). Friedensrichter sind in einigen Kantonen befugt (z.B. Kanton Waadt). Schweizer Botschaften und Konsulate im Ausland sind gemäss Art. 9 KonsulargesetzG (SR 195.1) und Wiener Übereinkommen über konsularische Beziehungen (WUeKB) zur Beglaubigung von Unterschriften von Schweizer Bürgern und von Personen, die ein Dokument in der Schweiz verwenden wollen, befugt.

Beweiskraft: ZGB Art. 9 Abs. 1 stipuliert, dass öffentliche Register und Urkunden für die durch sie bezeugten Tatsachen vollen Beweis erbringen, solange nicht die Unrichtigkeit ihres Inhalts nachgewiesen ist. Eine beglaubigte Unterschrift geniesst erhöhte Beweiskraft im Zivil- und Strafverfahren. Bei Anfechtung der Echtheit der Unterschrift muss der Anfechtende den Nachweis erbringen.

Identitätsprüfung: Der Beglaubigende muss die Identität zweifelsfrei feststellen. Akzeptierte Identitätsdokumente: Schweizer Pass (Art. 1 Ausweisgesetz, AwG SR 143.1), Schweizer Identitätskarte (Art. 1 AwG), Ausländerausweis B/C/L (Art. 41 AIG SR 142.20). Bei Ausländern ohne Schweizer Aufenthaltsbewilligung: gültiger ausländischer Pass. Abgelaufene Ausweise werden nicht akzeptiert.

Persönliches Erscheinen: Grundsatz ist das persönliche Erscheinen vor dem Beglaubigenden. Eine Vertretung durch Dritte ist grundsätzlich nicht möglich, da die Identität zweifelsfrei feststellbar sein muss. In besonderen Fällen (Pflegebedürftigkeit, Krankheit): Hausbesuch des Notariats möglich, gegen Mehrkosten. Bei Verstorbenen: keine Beglaubigung möglich; Alternative: Erbschaftsbescheinigung (ZGB Art. 559) oder Erbenbescheinigung des Erbschaftsgerichts.

Geldwäscherei (GwG, SR 955.0): Notare sind bei der Beglaubigung von Vollmachten oder Erklärungen, die mit Geldfluss verbunden sind (z.B. Bankvollmacht, Vollmacht zum Liegenschaftsverkauf), zur Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten verpflichtet (GwG Art. 4). Bei Verdachtsmomenten: Verdachtsmeldung an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS).

Datenschutz (DSG, SR 235.1): Das revidierte Datenschutzgesetz (in Kraft seit 1. September 2023) gilt auch für Beglaubigungstermine. Personendaten werden im Beglaubigungsregister gespeichert; Aufbewahrungsfristen sind im kantonalen Notariatsgesetz geregelt (in der Regel 30 Jahre). Bei Datenschutzverletzungen: Meldepflicht an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDOEB) gemäss DSG Art. 24.

Apostille (Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961, SR 0.172.030.4): Für die internationale Verwendung der Beglaubigung in den über 120 Vertragsstaaten der Apostille-Konvention. Die Apostille wird in der Schweiz von der Staatskanzlei des Kantons ausgestellt, in dem die Beglaubigung erfolgte. Innerhalb der EU/EFTA: vereinfachte Anerkennung gemäss EU-Verordnung 2016/1191 (für bestimmte öffentliche Urkunden ist die Apostille seit 2019 nicht mehr nötig).

Diplomatische Legalisation: Bei Staaten ohne Apostille-Konvention (China, Saudi-Arabien, einige afrikanische Staaten): Nach der Apostille zusätzliche Legalisation durch die Ausländer-Botschaft in der Schweiz erforderlich. Verfahren: Apostille der Staatskanzlei, dann Legalisation durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA), schliesslich durch die Ausländer-Botschaft.

Strafrechtliche Konsequenzen bei Falschbeglaubigung: Wer eine Unterschrift fälscht oder eine falsche Beglaubigung erschleicht, macht sich strafbar gemäss StGB Art. 251 (Urkundenfälschung, Strafe bis 5 Jahre Freiheitsstrafe). Notare, die wissentlich falsche Beglaubigungen erstellen, machen sich gemäss StGB Art. 317 (Urkundenfälschung im Amt) strafbar (Strafe bis 5 Jahre Freiheitsstrafe).

Bei der Beantragung einer Unterschriftsbeglaubigung treten in der Praxis folgende häufige Fehler auf, die zu Verzögerungen, Ungültigkeit der Beglaubigung oder Ablehnung durch die Empfängerstelle führen können.

Fehler 1: Vorab unterzeichnetes Dokument. Der häufigste Fehler ist die Vorlage eines bereits unterzeichneten Dokuments. Die Beglaubigung erfolgt durch die Bestätigung, dass die Unterschrift in Anwesenheit des Beglaubigenden geleistet wurde. Bringen Sie das Dokument unterschriftsfrei (Original ohne Unterschrift).

Fehler 2: Abgelaufenes Identitätsdokument. Schweizer Pass und Identitätskarte müssen gültig sein (Art. 1 AwG). Ausländerausweise B/C/L müssen ebenfalls gültig sein. Bei Ablauf: erneuern Sie zuerst den Ausweis (bei der Wohnsitzgemeinde oder beim Pass-Büro).

Fehler 3: Falsche Beglaubigungsstelle. Bei Verwendung im Ausland ist die Apostille (Staatskanzlei) erforderlich, die nur auf Beglaubigungen kantonaler Stellen ausgestellt werden kann. Eine Beglaubigung durch die Schweizer Botschaft im Auslandsstaat ersetzt keine Apostille — sie ist eine Alternative.

Fehler 4: Fehlende Apostille bei Auslandsverwendung. Bei Verwendung in einem Apostille-Vertragsstaat ist die Apostille nach der Beglaubigung erforderlich (Haager Übereinkommen 1961). Eine blosse Beglaubigung ohne Apostille wird im Ausland in der Regel nicht akzeptiert.

Fehler 5: Fehlende Legalisation bei Nicht-Apostille-Staaten. Bei Staaten ohne Apostille-Konvention (China, Saudi-Arabien) ist nach der Apostille zusätzlich die diplomatische Legalisation durch die Ausländer-Botschaft in der Schweiz erforderlich. Bearbeitungszeit: bis 6 Wochen.

Fehler 6: Mangelnde Vorbereitung des Dokuments. Korrekturen, handschriftliche Ergänzungen oder unleserliche Stellen können die Beglaubigung erschweren. Verwenden Sie sauber gedruckte oder handschriftliche Originale.

Fehler 7: Beglaubigung in falscher Sprache. Bei Verwendung im Ausland kann eine Beglaubigung in Deutsch problematisch sein, wenn die Empfängerstelle die Sprache nicht versteht. Lösung: beglaubigte Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer.

Fehler 8: Vergessen der Mehrfachausfertigungen. Wenn Sie das Dokument in mehreren Ausfertigungen benötigen (z.B. für Konsulat, Bank, Anwalt), verlangen Sie die Beglaubigung gleich mehrfach am Termin. Eine spätere Beglaubigung erfordert ein erneutes persönliches Erscheinen.

Fehler 9: Beglaubigung von Faksimile- oder Stempelunterschriften. Faksimile-Unterschriften (Stempel mit Unterschrift) können in der Regel nicht beglaubigt werden — die Beglaubigung verlangt eine handschriftliche Unterschrift in Anwesenheit des Beglaubigenden. Ausnahme: bestimmte Verfahren mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) gemäss ZertES (SR 943.03).

Fehler 10: Vergessen des Zwecks bei eidesstattlichen Erklärungen. Bei eidesstattlichen Erklärungen vor Ausländerbehörden ist eine Belehrung über die Strafbarkeit gemäss StGB Art. 306 (Falsche Beweisaussage) erforderlich. Geben Sie an, dass es sich um eine eidesstattliche Erklärung handelt — der Beglaubigende belehrt Sie dann entsprechend.

Fehler 11: Verwendung einer veralteten Beglaubigung. Manche Empfängerstellen (insbesondere Banken nach GwG-Prüfung und ausländische Gerichte) akzeptieren nur Beglaubigungen, die nicht älter als 3-6 Monate sind. Bei Verzögerung im Verfahren: rechtzeitig eine neue Beglaubigung einholen, statt mit einer abgelaufenen Beglaubigung zur Empfängerstelle zu gehen. Prüfen Sie vorab beim Empfänger die maximale Gültigkeitsdauer der Beglaubigung.