Notariatsauftrag

Der Notariatsauftrag ist ein in der Schweiz nach Obligationenrecht (OR) Art. 394 ff. (einfacher Auftrag) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Rechtsgrundlage: Auf Bundesebene gilt das Obligationenrecht (OR), insbesondere die Bestimmungen über den einfachen Auftrag (OR Art. 394 ff.). Diese regeln die Sorgfaltspflicht (OR Art. 398), das Honorar (OR Art. 394 Abs. 3 — Auftrag ist im Zweifel entgeltlich), die Rechenschafts- und Herausgabepflicht (OR Art. 400) sowie das jederzeitige Widerrufsrecht (OR Art. 404). Die kantonalen Notariatsgesetze regeln den öffentlich-rechtlichen Aspekt: Notariatsgesetz Zürich (NotG/ZH, Stand 2024), Notariatsgesetz Bern (NotG/BE, Stand 2024), Beurkundungsgesetz Aargau (BeurkG/AG), Loi sur le notariat des Kantons Waadt (LNot/VD), Loi sur le notariat des Kantons Genf (LN/GE), Notariatsgesetz Tessin (LN/TI). Sie regeln Notariatspatent, Berufspflichten, Honorartarife (Notariatsgebührenverordnung NGebV), Aufsicht durch die kantonale Notariatskommission und Disziplinarrecht.

Notariatssysteme der Schweiz: Im freien Notariat (Zürich, Basel-Stadt, Aargau, Solothurn, Zug, Appenzell A.Rh., Luzern teils) sind Notare freie Berufsleute mit kantonalem Patent. Sie konkurrieren miteinander, ihre Kanzleien sind privatwirtschaftlich organisiert. Der Notariatsauftrag ist hier ein klassisches OR-Vertragsverhältnis. Im Amtsnotariat (Bern, Genf, Waadt, Neuenburg, Jura, Basel-Landschaft, Glarus, Obwalden, Schaffhausen) sind Notare Staatsangestellte. Sie werden vom Kanton entlohnt und das Notariatswesen ist Teil der öffentlichen Verwaltung. Hier hat der Notariatsauftrag stärker öffentlich-rechtlichen Charakter. Im Mischsystem (St. Gallen, Graubünden, Tessin) bestehen beide Formen nebeneinander.

Inhalt des Notariatsauftrags: Der häufigste Notariatsauftrag ist die öffentliche Beurkundung eines Vertrags (Grundstückkauf, Erbvertrag, Ehevertrag, Stiftungsurkunde, AG-Gründung). Daneben gibt es die Unterschriftsbeglaubigung (Legalisation, kantonal geregelt), die Erstellung von Vertragsentwurfen (mit oder ohne nachfolgende Beurkundung), die notarielle Rechtsberatung in Erbschafts-, Familien- und Liegenschaftssachen, die Erbschaftsabwicklung mit Erbenermittlung, Inventarerstellung und Teilungsplan (in einigen Kantonen ausschliesslich Notaren vorbehalten), den Treuhandauftrag (Geld- und Liegenschaftstreuhand bei Liegenschaftskaufen), den Aufbewahrungsauftrag (Aufbewahrung von Testamenten gemäss ZGB Art. 504, Erbverträgen, wichtigen Urkunden) sowie spezielle Auftragsarten wie die Auflassung von Pfandvertraegen oder die Bestellung von Gewährleistungsklauseln.

Vertragspflichten des Notars: Sorgfaltspflicht (OR Art. 398) — Der Notar haftet für die Sorgfalt eines durchschnittlichen Notars in vergleichbarer Situation. Belehrungspflicht (kantonale Notariatsgesetze) — Der Notar muss seine Klienten über die Tragweite des Rechtsgeschäfts und allfällige Risiken aufklären, insbesondere die rechtsunkundige Partei. Unparteilichkeitspflicht — Bei Beurkundungen muss der Notar als unparteiisches Organ beide Vertragsparteien gleichermassen behandeln. Verschwiegenheitspflicht (StGB Art. 321 — Berufsgeheimnis) — Notare unterliegen dem strafrechtlich geschützten Berufsgeheimnis. Ein Verstoss kann zu Geldstrafe oder Freiheitsstrafe führen. Geldwäschereipflichten (GwG, SR 955.0) — Der Notar muss bei Verdachtsmomenten eine Verdachtsmeldung an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) erstatten und die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten vornehmen.

Honorar und Auslagen: Das Notariatshonorar richtet sich nach der kantonalen Notariatsgebührenverordnung (NGebV). In Zürich gilt die NGebV/ZH mit Promille-Gebühr je Geschäftswert. In Bern (Amtsnotariat) gilt eine staatlich tarifierte Gebührenordnung. Bei Beratungsleistungen ohne Beurkundung ist häufig ein Stundensatz vereinbart (typisch Fr. 250.-- bis Fr. 450.-- pro Stunde, abhängig von Notar und Komplexität). Auslagen wie Grundbuchauszüge, Beglaubigungsgebühren der Staatskanzlei (Apostille), Porti und Reisekosten werden separat in Rechnung gestellt. Vor Auftragserteilung sollte ein schriftlicher Kostenvoranschlag eingeholt werden.

Mit forms-legal.com erhalten Sie eine professionelle Vorlage für den Notariatsauftrag. Da der Auftrag rechtliche Verpflichtungen begründet (Honorar, Vollmacht, Verschwiegenheitsregeln) und im Streitfall als Beweis dient, sollte er schriftlich abgefasst werden, auch wenn das OR keine Schriftform für den einfachen Auftrag verlangt (OR Art. 11 — Formfreiheit als Grundsatz). Bei besonders komplexen Mandaten (Erbschaftsabwicklung mit internationalem Bezug, Stiftungsgründung, mehrjährige Treuhandverhältnisse) empfiehlt sich die vorgängige Konsultation eines Anwalts.

Abgrenzung zur Anwaltsmandatierung: Der Notariatsauftrag unterscheidet sich vom Anwaltsmandat insofern, als der Notar als unparteiisches Organ tätig wird und in vielen Bereichen ein Monopol hat (öffentliche Beurkundung in Liegenschaftssachen ist ausschliesslich Notaren vorbehalten). Der Anwalt vertritt einseitig die Interessen seines Mandanten und ist parteiisch. Bei Erbverträgen, Eheverträgen und Liegenschaftskäufen kann eine Doppelmandatierung (Anwalt für Beratung, Notar für Beurkundung) sinnvoll sein, insbesondere wenn die Interessen der Gegenpartei abgewogen werden müssen. In Kantonen mit freiem Notariat ist es häufig, dass derselbe Berufsleute sowohl Anwalt als auch Notar ist (Doppelqualifikation lic. iur., Anwaltspatent + Notariatspatent).

Beendigung und Widerruf: Der Notariatsauftrag kann gemäss OR Art. 404 jederzeit von beiden Parteien widerrufen werden. Bei Widerruf zur Unzeit haftet die widerrufende Partei für den verursachten Schaden — der Notar hat Anspruch auf Vergutung der bereits erbrachten Leistungen sowie ggf. auf Schadenersatz. Bei Tod, Verschollenerklärung oder Geschäftsunfähigkeit des Auftraggebers erlischt der Auftrag grundsätzlich (OR Art. 405), sofern nicht etwas anderes vereinbart wurde oder der Auftrag den Tod überdauert (z.B. Vorsorgeauftrag nach ZGB Art. 360 ff., der gerade für den Fall der Urteilsunfähigkeit konzipiert ist). Bei Tod des Notars geht der Auftrag in der Regel nicht auf seinen Nachfolger über; der Auftraggeber muss einen neuen Notar mandatieren.

Internationale Beziehungen: Bei grenzüberschreitenden Mandaten (z.B. Beratung eines deutschen Mandanten zum Kauf einer Schweizer Liegenschaft) ist das anwendbare Recht nach IPRG (SR 291) zu bestimmen. Vertragsstatut ist in der Regel das Recht am Sitz des Notars (Erfüllungsort der charakteristischen Leistung, IPRG Art. 117). Für das Beurkundungsverfahren selbst gilt zwingend Schweizer Recht. Schweizerische Notariatsurkunden werden im Ausland gemäss Apostille-Konvention von 1961 anerkannt; die Apostille wird von der Staatskanzlei des Kantons ausgestellt, in dem das Notariat seinen Sitz hat. Innerhalb der EU ist die Anerkennung gemäss Lugano-Konvention (LugUe) und im Erbrecht gemäss EuErbVO erleichtert.

Ein Notariatsauftrag ist in der Schweiz immer dann sinnvoll oder erforderlich, wenn notarielle Dienstleistungen benötigt werden. Anders als bei vielen Rechtsgeschäften, die zwingend eine öffentliche Beurkundung erfordern, ist der Notariatsauftrag selbst formfrei (OR Art. 11) — er kann mündlich, schriftlich oder konkludent erfolgen. Eine schriftliche Auftragserteilung ist jedoch dringend empfohlen, um Klarheit über Inhalt, Umfang und Honorar zu schaffen.

Liegenschaftsgeschäfte: Beim Kauf, Verkauf, Tausch oder Schenkungsversprechen einer Liegenschaft ist die Mandatierung eines kantonalen Notariats zwingend, da der Vertrag öffentlich beurkundet werden muss (ZGB Art. 657). Der Notariatsauftrag umfasst hier in der Regel die Erstellung des Kaufvertragsentwurfs, die Prüfung der Eigentumsverhältnisse im Grundbuch (GBV SR 211.432.1), die Beurkundung am Beurkundungstermin sowie die anschliessende Anmeldung der Eigentumsübertragung beim Grundbuchamt (ZGB Art. 963). Bei Liegenschaften im Kanton Bern übernimmt das Amtsnotariat zusätzlich die Treuhand der Kaufsumme bis zum Eintragungsdatum.

Erbschaftsplanung: Für die Errichtung eines Erbvertrags (ZGB Art. 512) ist der Notar zwingend; für das öffentliche Testament (ZGB Art. 499 ff.) ebenfalls. Beim eigenhändigen Testament (ZGB Art. 505) ist der Notar nicht zwingend, kann jedoch zur Aufbewahrung beauftragt werden (ZGB Art. 504). Bei der Erbschaftsabwicklung kann der Notariatsauftrag die Erbenermittlung, die Inventarerstellung (ZGB Art. 553), die Sicherung des Nachlasses (ZGB Art. 551), die Erbteilung (ZGB Art. 602 ff.) und die Verwaltung des Nachlasses umfassen. In einigen Kantonen (z.B. Genf, Waadt) ist die Erbteilung unter Erwachsenen Notaren vorbehalten.

Familienrecht: Bei Eheverträgen (ZGB Art. 184 — Wahl von Errungenschaftsbeteiligung, Güterverbindung oder Gütergemeinschaft) ist der Notariatsauftrag zwingend. Bei Vermögensvereinbarungen unter Eheleuten oder eingetragenen Partnern (PartG, SR 211.231) ebenfalls. Bei Scheidungskonventionen ist der Notar nicht zwingend; jedoch kann der Notariatsauftrag zur Beratung und Erstellung der Konvention sinnvoll sein, insbesondere bei komplexen Vermögensverhältnissen mit Liegenschaften.

Gesellschaftsrecht: Bei der Gründung einer AG (OR Art. 629 ff.) und einer GmbH (OR Art. 776 ff.) ist die öffentliche Beurkundung der Gründungserklärung zwingend. Der Notariatsauftrag umfasst die Erstellung der Statuten, die Prüfung der Sacheinlagen, die Beurkundung der Gründung sowie die Anmeldung beim Handelsregisteramt (HRegV SR 221.411). Auch bei Statutenänderungen, Kapitalerhöhungen und Sitzverlegungen ist der Notar erforderlich. Bei Vereinen (ZGB Art. 60 ff.) und Genossenschaften (OR Art. 828 ff.) ist die Beurkundung nicht zwingend, kann jedoch sinnvoll sein.

Stiftungsgründungen: Die Errichtung einer privatrechtlichen Stiftung gemäss ZGB Art. 80 ff. erfordert die öffentliche Beurkundung der Stiftungsurkunde (ZGB Art. 81). Der Notariatsauftrag umfasst die Beratung zur Stiftungsstruktur (gemeinnützige Stiftung, Familienstiftung, Holdingstiftung), die Erstellung der Stiftungsurkunde, die Beurkundung sowie die Anmeldung bei der Stiftungsaufsichtsbehörde (eidgenössische Stiftungsaufsicht ESA oder kantonale ESA). Bei Holdingstiftungen sind zusätzlich steuerliche Aspekte (Steuerbefreiung gemäss StHG Art. 23) zu berücksichtigen.

Vorsorgeaufträge und Patientenverfügungen: Vorsorgeaufträge nach ZGB Art. 360 ff. (in Kraft seit 1. Januar 2013) sind formfrei möglich (eigenhändig oder öffentlich beurkundet). Die öffentliche Beurkundung wird von der Erwachsenenschutzbehörde (KESB) bevorzugt akzeptiert und ist bei komplexen Vollmachten empfohlen. Patientenverfügungen nach ZGB Art. 370 ff. sind ebenfalls formfrei möglich, jedoch wird die notarielle Beratung empfohlen.

Treuhanddienste: Bei Liegenschaftskäufen kann der Notar als Treuhänder fungieren (Treuhand der Kaufsumme von der Vertragsunterzeichnung bis zum Grundbucheintrag). In einigen Kantonen (Bern, Genf) ist diese Treuhand obligatorisch. Auch bei komplexen Erbteilungen oder Unternehmensueberträgen kann der Notar als neutraler Treuhänder beigezogen werden.

Internationale Mandate: Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten (ausländische Erblasser, deutsche Mandanten beim Schweizer Liegenschaftskauf, internationale Eheabschlüsse) bietet sich die Mandatierung eines im internationalen Privatrecht (IPRG) erfahrenen Notars an. Schweizer Notariatsurkunden werden im Ausland gemäss Apostille-Konvention anerkannt.

Beglaubigungs- und Aufbewahrungsmandate: Die Unterschriftsbeglaubigung (Legalisation) ist in vielen Fällen erforderlich, ohne dass eine vollständige öffentliche Beurkundung nötig wäre — beispielsweise bei Vollmachten zur Vertretung im Ausland, bei Bankvollmachten, bei Unterlagen für das Konsulat oder bei Erbverzichtserklärungen. Auch die Aufbewahrung wichtiger Originalurkunden (Testament, Erbvertrag, Eigentumsverzichts-Urkunden) wird in der Praxis häufig dem Notariat anvertraut, da dies eine erhöhte Sicherheit gegen Verlust, Diebstahl oder Manipulation bietet. Gemäss ZGB Art. 504 ist der Notar zur dauerhaften Aufbewahrung von Testamenten verpflichtet, die ihm zur Aufbewahrung übergeben wurden — die Aufbewahrungsfrist ist unbegrenzt, bis das Testament eröffnet wird (in der Regel nach dem Tod des Erblassers, ZGB Art. 557).

Ein vollständiger Notariatsauftrag in der Schweiz nach OR Art. 394 ff. und kantonalem Notariatsgesetz muss alle nachfolgenden Bestandteile enthalten, um Klarheit über Inhalt, Umfang und Honorar zu schaffen und im Streitfall als Beweis zu dienen.

Auftraggeber-Identifikation: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Heimatort/Staatsangehörigkeit, Wohnadresse (Strasse, PLZ, Ort), E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Bei juristischen Personen: Firma, Sitz, UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer gemäss UIDG SR 431.03), zeichnungsberechtigte Personen gemäss Handelsregister-Auszug. Ausländische Auftraggeber: Pass oder Ausländerausweis B/C/L. Bei wirtschaftlich Berechtigten: Erklärung gemäss Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) — der Notar muss die wirtschaftlich berechtigten Personen identifizieren.

Notar/Notariat: Vollständiger Name (lic. iur., Dr. iur. oder Notar des Amtsnotariats), Adresse des Notariats (Strasse, PLZ, Ort), Kanton, Notariatssystem (Amtsnotariat, freies Notariat oder Mischsystem). Bei freien Notaren: Notariatspatent-Nummer der kantonalen Notariatskommission. Bei Amtsnotaren: Amtskreis. Empfehlung: Erkundigen Sie sich nach Spezialisierungen (Liegenschaftsrecht, Erbrecht, Gesellschaftsrecht, internationales Privatrecht) und Berufserfahrung.

Auftragsart: Klare Bezeichnung der Auftragsart. Beurkundungsauftrag (öffentliche Beurkundung eines Vertrags), Beglaubigungsauftrag (Unterschriftsbeglaubigung/Legalisation), Beratungsauftrag (notarielle Rechtsberatung mit oder ohne nachfolgende Beurkundung), Erbschaftsabwicklung (Erbenermittlung, Inventar, Teilungsplan), Treuhandauftrag (Geld- oder Liegenschaftstreuhand) oder Aufbewahrungsauftrag (Aufbewahrung von Testament, Erbvertrag oder anderen Urkunden). Sonstige notarielle Auftragsarten je nach Kanton.

Detaillierte Auftragsbeschreibung: Konkreter Inhalt des Auftrags. Beispiel Beurkundungsauftrag: Erstellung des Vertragsentwurfs, Prüfung der Eigentumsverhältnisse im Grundbuch, Beurkundung am 15.06.2026, anschliessende Anmeldung beim Grundbuchamt. Beispiel Erbschaftsabwicklung: Erbenermittlung im In- und Ausland, Sicherung des Nachlasses, Erstellung des Inventars (ZGB Art. 553), Begleitung der Erben bei der Teilung. Je detaillierter die Beschreibung, desto klarer ist der Leistungsumfang und desto einfacher die Honorarberechnung.

Honorarvereinbarung: Detaillierte Honorarregelung. Bei Beurkundungen: Hinweis auf die kantonale Notariatsgebührenverordnung (NGebV/ZH, NGebV/BE etc.). Bei Beratungsleistungen ohne Beurkundung: Stundensatz (typisch Fr. 250.-- bis Fr. 450.--, abhängig von Notar und Komplexität). Bei Treuhanddiensten: Treuhandgebühr (in der Regel 0.5 bis 2 Promille der Treuhandsumme). Auslagen (Grundbuchauszüge Fr. 30-100.--, Apostille-Gebühren der Staatskanzlei Fr. 20-50.-- pro Apostille, Porti, Reisekosten) werden separat in Rechnung gestellt. Kostenvorschuss: in der Regel Fr. 1'000.-- bis Fr. 5'000.-- vor Auftragsbeginn.

Auftragsdauer: Voraussichtliche Dauer des Auftrags (z.B. 4 Wochen für Standard-Beurkundung, 6 Monate für Erbschaftsabwicklung, mehrere Jahre für Stiftungsverwaltung). Bei zeitkritischen Aufträgen (z.B. Beurkundung vor Ablauf einer Frist) ist der Termin ausdrücklich zu vereinbaren.

Vollmachten: Im Notariatsauftrag erteilte Vollmachten. Beispiel: Vollmacht zur Einholung von Grundbuchauszügen, zur Korrespondenz mit der kantonalen Steuerverwaltung, zur Verwaltung des Treuhandkontos, zur Vertretung gegenüber dem Grundbuchamt bei der Anmeldung. Diese Vollmachten müssen klar abgegrenzt sein (Inhalt, Umfang, Dauer).

Pflichten des Notars: Sorgfaltspflicht (OR Art. 398), Belehrungspflicht (kantonale Notariatsgesetze), Unparteilichkeitspflicht (bei Beurkundungen), Verschwiegenheitspflicht (StGB Art. 321 — Berufsgeheimnis), Geldwäschereipflichten (GwG, SR 955.0). Eine schriftliche Erklärung des Notars über die Einhaltung dieser Pflichten ist zwar nicht zwingend, kann aber im Auftragsschreiben aufgenommen werden.

Kündigungsregelung: Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht beider Parteien (OR Art. 404). Bei Widerruf zur Unzeit: Schadenersatzpflicht der widerrufenden Partei. Vergutung der bereits erbrachten Leistungen anteilsmässig nach Aufwand. Bei Tod oder Geschäftsunfähigkeit des Auftraggebers: Erlöschen des Auftrags gemäss OR Art. 405, sofern nicht anders vereinbart (z.B. Vorsorgeauftrag).

Datum, Ort und Unterschriften: Datum (TT.MM.JJJJ), Ort der Auftragserteilung, handschriftliche Unterschriften beider Parteien (Auftraggeber und Notar). Bei juristischen Personen: zeichnungsberechtigte Personen gemäss Handelsregister. Mit forms-legal.com erhalten Sie eine vorstrukturierte Vorlage, die alle obigen Elemente abdeckt und auf die Anforderungen der Schweizer Notariate abgestimmt ist.

Berufshaftpflicht und Notariatsversicherung: Notare in Kantonen mit freiem Notariat sind verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschliessen (Mindestversicherungssumme je nach Kanton, in Zürich z.B. Fr. 5 Mio. pro Schadenfall). Diese Versicherung deckt Schäden ab, die durch fehlerhafte Auftragsausführung verursacht werden. Im Auftragsschreiben kann auf den bestehenden Versicherungsschutz hingewiesen werden, was Vertrauen schafft. In Kantonen mit Amtsnotariat haftet zusätzlich der Staat subsidiär (z.B. Kanton Bern, Kanton Genf) — diese subsidiäre Staatshaftung greift, wenn die Versicherungssumme nicht ausreicht oder der Notar persönlich nicht haftbar gemacht werden kann.

Datenschutz und Aktenarchivierung: Der Notar verarbeitet im Rahmen des Auftrags Personendaten und ist daher dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1, revidiert per 1. September 2023) unterstellt. Im Auftragsschreiben sollte ein Hinweis auf die Datenschutzerklärung des Notariats erfolgen. Aktenarchivierung: Notare sind verpflichtet, ihre Akten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren — in der Regel 30 Jahre für normale Akten und unbegrenzt für Originalurkunden (Urschriften). Diese lange Aufbewahrungsfrist ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber privatrechtlichen Vertragsverhaeltnissen.

Spezialklauseln und Zusatzvereinbarungen: Im Notariatsauftrag können optional besondere Klauseln aufgenommen werden, die bei komplexen Mandaten erforderlich sind. Beispiele: Geheimhaltungsklauseln (NDA-ähnliche Verpflichtungen, die über das gesetzliche Berufsgeheimnis nach StGB Art. 321 hinausgehen), Gerichtsstandklausel (in der Regel am Sitz des Notariats, ZPO Art. 31, OR Art. 113 — Vertragsgerichtsstand), anwendbares Recht (in der Regel Schweizer Recht, IPRG Art. 116), Schiedsklausel (bei internationalen Mandaten, Konkordat über die Schiedsgerichtsbarkeit oder UNCITRAL Modellgesetz), Kostenübernahmeregelung (wer welche Kosten trägt — bei Liegenschaftskäufen ist es üblich, dass der Käufer alle Notariats- und Grundbuchgebühren trägt; gemäss Art. 8 NGebV ZH), Indexklausel für langfristige Mandate (z.B. Anbindung an den Landesindex der Konsumentenpreise des BFS), Abfindungsklausel bei vorzeitiger Beendigung des Mandats. Diese Spezialklauseln werden vom Notariat in der Regel nach Auftragserteilung in das endgültige Mandatsschreiben aufgenommen. Bei besonders heiklen oder sehr individuellen Klauseln empfiehlt sich die vorgängige Konsultation eines Rechtsanwalts.

Schweizweite Standards und Berufsverbände: Der Schweizerische Notarenverband (SNV) ist der Dachverband der Schweizer Notare und gibt seit Jahrzehnten überkantonale Standards heraus, die in der Praxis breite Anwendung finden. Die SNV-Musterauftraege werden von vielen Kantonalverbaenden als Vorlage übernommen. Auf kantonaler Ebene bestehen die jeweiligen Notariatsverbaende: Notarenverband Zürich, Bernischer Notariatsverein, Verband bernischer Notare (VBN), Notariatsverband Aargau, etc. Diese Verbaende geben Honorartabellen heraus, organisieren Fortbildungen und vertreten die Berufsinteressen gegenüber der kantonalen Politik. Bei Streitigkeiten mit dem Notariat: Schlichtungsstelle des kantonalen Notariatsverbandes, anschliessend Klage am Zivilgericht.

Um den Notariatsauftrag korrekt auszufüllen und einzureichen, gehen Sie wie folgt vor.

Schritt 1: Notariatssystem identifizieren. Klären Sie zunächst, welches Notariatssystem im Kanton Ihres Mandats gilt. Im freien Notariat (ZH, BS, AG, SO, ZG) können Sie zwischen mehreren Notaren wählen — empfehlenswert ist die Konsultation von zwei oder drei Notaren zur Einholung von Kostenvoranschlaegen. Im Amtsnotariat (BE, GE, VD, NE, JU, BL) ist das für Ihren Wohnort bzw. die Liegenschaft zuständige Amtsnotariat zuständig. Im Mischsystem (SG, GR, TI) bestehen beide Optionen.

Schritt 2: Notar auswählen. Prüfen Sie folgende Kriterien: Spezialisierung des Notars (Liegenschaftsrecht, Erbrecht, Gesellschaftsrecht, internationales Privatrecht), Berufserfahrung, Sprachkompetenz (bei Bedarf Italienisch, Englisch, Spanisch), Wartezeiten, Kostenstruktur. Empfehlungen erhalten Sie bei der Kantonalen Notariatskommission, beim Schweizerischen Notarenverband (SNV) oder durch Empfehlungen von Bank, Treuhänder, Anwalt.

Schritt 3: Auftraggeber-Daten eintragen. Vollständige Personalien: Name, Geburtsdatum, Heimatort, Adresse, E-Mail, Telefon. Bei juristischen Personen: Firma, Sitz, UID-Nummer, Handelsregister-Auszug (max. 30 Tage alt). Bei Ausländern: Pass oder Ausländerausweis B/C/L.

Schritt 4: Notar/Notariat eintragen. Vollständiger Name (lic. iur., Dr. iur. oder Notar des Amtsnotariats), Adresse, Kanton, Notariatssystem.

Schritt 5: Auftragsart auswählen. Beurkundungsauftrag, Beglaubigungsauftrag, Beratungsauftrag, Erbschaftsabwicklung, Treuhandauftrag, Aufbewahrungsauftrag oder sonstiger Auftrag. Bei Mehrfachauftraegen: alle Auftragsarten separat auflisten.

Schritt 6: Auftragsbeschreibung verfassen. Detaillierte Beschreibung des Inhalts. Bei Beurkundungen: was soll beurkundet werden (Erbvertrag, Grundstückkauf, Stiftungsurkunde), wann (Termin), unter welchen Bedingungen. Bei Erbschaftsabwicklung: Umfang (Erbenermittlung, Inventar, Teilung, Verwaltung), zeitlicher Rahmen.

Schritt 7: Honorar vereinbaren. Bei Beurkundungen: Hinweis auf kantonale Notariatsgebührenverordnung mit Promille-Gebühr je Geschäftswert. Bei Beratungsleistungen: Stundensatz vereinbaren (typisch Fr. 250.-- bis Fr. 450.--). Auslagen separat (Grundbuchauszüge, Apostille, Porti). Kostenvorschuss vor Auftragsbeginn (in der Regel Fr. 1'000.-- bis Fr. 5'000.--).

Schritt 8: Auftragsdauer angeben. Voraussichtliche Dauer des Auftrags (z.B. 4 Wochen, 6 Monate, mehrere Jahre).

Schritt 9: Vollmachten erteilen. Klare Abgrenzung der erteilten Vollmachten (Inhalt, Umfang, Dauer). Beispiel: Vollmacht zur Einholung von Grundbuchauszügen, Korrespondenz mit Steuerverwaltung, Verwaltung Treuhandkonto.

Schritt 10: Unterzeichnen. Datum (TT.MM.JJJJ), Ort, handschriftliche Unterschriften beider Parteien (Auftraggeber und Notar).

Nachfolgende Schritte: Nach Auftragserteilung beginnt der Notar mit der Bearbeitung. Bei Beurkundungen: Erstellung des Vertragsentwurfs (typischerweise 2-4 Wochen), Prüfung durch die Parteien, Beurkundungstermin. Bei Erbschaftsabwicklungen: Erbenermittlung (4-12 Wochen), Inventar (2-6 Wochen), Teilung (mehrere Monate). Bei Treuhandauftraegen: Errichtung des Treuhandkontos, Verwaltung bis zur Beendigung.

Reklamationen und Beschwerden: Bei Unzufriedenheit mit der Auftragsausführung wenden Sie sich zunächst schriftlich an den Notar. Bei keiner befriedigenden Lösung: Schlichtungsstelle des kantonalen Notariatsverbandes oder Beschwerde an die kantonale Notariatskommission als Aufsichtsbehörde gemäss Art. 30 NotG ZH bzw. den entsprechenden kantonalen Bestimmungen. Bei Schadenersatzansprüchen aufgrund fehlerhafter Auftragsausführung: Klage am zuständigen Zivilgericht (in der Regel am Sitz des Notariats), wobei die Verjährungsfristen gemäss OR Art. 60 (3 Jahre ab Kenntnisnahme, absolut 10 Jahre) zu beachten sind.

Praktische Hinweise zur effizienten Auftragsabwicklung: Reichen Sie alle Unterlagen vollständig und in der vom Notariat geforderten Form ein, um Rückfragen und Verzögerungen zu vermeiden. Bei Beurkundungen sind aktuelle Dokumente erforderlich (Grundbuchauszug max. 6 Monate alt gemäss Art. 24 GBV, Handelsregister-Auszug max. 30 Tage alt gemäss Art. 13 HRegV, Heiratsurkunde). Antworten Sie zeitnah auf Anfragen des Notars (typischerweise innert 7 Tagen), um den Bearbeitungsfluss nicht zu unterbrechen. Bei komplexen Aufträgen mit mehreren Beteiligten: bestimmen Sie eine Hauptansprechperson, um die Kommunikation zu vereinfachen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten am Beurkundungstermin physisch anwesend sind oder eine notariell beglaubigte Vollmacht erteilt haben (gemäss Art. 11 NotG ZH).

Prüfung der Geldwäschereipflichten: Der Notar muss gemäss Art. 6 GwG (SR 955.0) und Art. 4 GwV-FINMA bei Auftragserteilung die Identität des Auftraggebers feststellen sowie die wirtschaftlich Berechtigten identifizieren (Art. 7 GwG). Bereiten Sie folgende Unterlagen vor: amtlicher Ausweis (Pass oder ID), bei juristischen Personen Handelsregister-Auszug und Statuten, Erklärung über die wirtschaftlich Berechtigten (Formular A oder K der Schweizerischen Bankiervereinigung). Bei Liegenschaftskäufen über Fr. 100'000.-- gelten erhöhte Sorgfaltspflichten gemäss Art. 6 Abs. 2 GwG. Bei Auslandsbezug: zusätzliche Dokumentation der Herkunft der Mittel (Bankbestätigungen, Steuererklärungen). Diese Prüfung kann den Auftragsbeginn um 2-4 Wochen verzögern; planen Sie dies entsprechend ein.

Die rechtlichen Grundlagen für den Notariatsauftrag in der Schweiz ergeben sich aus dem Obligationenrecht (OR), den kantonalen Notariatsgesetzen und verschiedenen Spezialgesetzen.

Bundesrechtliche Grundlagen: OR Art. 394 ff. regelt den einfachen Auftrag — die zentrale Norm für das Notariatsverhaeltnis. OR Art. 398 statuiert die Sorgfaltspflicht des Auftragnehmers (Notars). OR Art. 400 regelt die Rechenschafts- und Herausgabepflicht. OR Art. 402 verpflichtet den Auftraggeber zur Vergutung des Auftrags und zum Ersatz der Auslagen. OR Art. 404 Abs. 1 statuiert das jederzeitige Widerrufsrecht beider Parteien. OR Art. 405 regelt das Erlöschen des Auftrags bei Tod, Verschollenerklärung oder Geschäftsunfähigkeit. OR Art. 11 statuiert grundsätzlich die Formfreiheit von Verträgen — auch der Notariatsauftrag ist formfrei (mündlich, schriftlich oder konkludent möglich); aus Beweisgründen ist die Schriftform jedoch dringend empfohlen.

Kantonale Notariatsgesetze: Art. 55 Schlusstitel ZGB überlässt den Kantonen das Beurkundungsverfahren. Massgebliche kantonale Gesetze: Notariatsgesetz Zürich (NotG/ZH 2009, mit Notariatsverordnung NotV/ZH), Notariatsgesetz Bern (NotG/BE 2010), Beurkundungsgesetz Aargau (BeurkG/AG), Notariatsgesetz Genf (LN/GE), Loi sur le notariat des Kantons Waadt (LNot/VD), Notariatsgesetz Tessin (LN/TI). Sie regeln Notariatspatent (in der Regel mit Studienabschluss + 2-jaehrigem Praktikum + kantonaler Prüfung), Berufspflichten (Sorgfalt, Belehrung, Unparteilichkeit, Verschwiegenheit, Geldwäschereiprüfung), Honorartarife, Aufsicht durch die kantonale Notariatskommission und Disziplinarrecht.

Berufsgeheimnis (StGB Art. 321): Notare unterliegen dem strafrechtlich geschützten Berufsgeheimnis. Wer als Notar Geheimnisse offenbart, die ihm in seinem Beruf anvertraut worden sind, wird mit Geldstrafe bestraft. Das Berufsgeheimnis gilt auch nach Beendigung des Notariatsauftrags und nach Pensionierung des Notars. Ausnahmen: Entbindung durch den Auftraggeber, gesetzliche Auskunftspflichten (z.B. Geldwäschereimeldung an MROS, Auskunftspflichten gegenüber der Steuerverwaltung).

Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0): Notare sind gemäss GwG Art. 2 Abs. 3 Bst. a Finanzintermediäre, sofern sie Geld- oder Liegenschaftstreuhand betreiben. Bei reinen Beurkundungs- und Beratungsleistungen ohne Treuhand sind sie keine Finanzintermediäre im engeren Sinne, jedoch fallen sie als Personen, die berufsmässig fremdes Vermögen entgegennehmen oder verwalten, unter erweiterte Sorgfaltspflichten. Identifizierung des Auftraggebers (GwG Art. 3), Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person (GwG Art. 4), Verdachtsmeldung an MROS (GwG Art. 9). Bei Verstössen: Strafzahlungen bis zu Fr. 500'000.-- und allenfalls Notariatspatentsentzug.

Notariatshaftung: Notare haften für Schäden aus fehlerhafter Auftragsausführung gemäss OR Art. 41 (Haftung aus unerlaubter Handlung) und OR Art. 97 ff. (Haftung aus Vertragsverletzung). Verjährung gemäss OR Art. 60 (3 Jahre ab Kenntnisnahme, absolut 10 Jahre). In Kantonen mit Amtsnotariat (BE, GE, VD): zusätzliche subsidiäre Staatshaftung gemäss kantonalem Verantwortlichkeitsgesetz. In Kantonen mit freiem Notariat (ZH, BS): obligatorische Berufshaftpflichtversicherung (Mindestversicherungssumme z.B. Fr. 5 Mio. in Zürich).

Datenschutz (DSG, SR 235.1): Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, in Kraft seit 1. September 2023) gilt auch für Notariate. Notare müssen die Grundsätze der Verhältnismässigkeit, der Datensparsamkeit und der Zweckbindung beachten. Datenschutzerklärungen sind erforderlich; bei Verletzungen: Meldepflicht an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDOEB) gemäss DSG Art. 24.

Internationale Anerkennung: Schweizerische Notariatsurkunden werden im Ausland gemäss Apostille-Konvention von 1961 anerkannt. Die Apostille wird von der Staatskanzlei des Kantons ausgestellt. Innerhalb der EU/EFTA: Anerkennung gemäss Lugano-Konvention (LugUe), im Erbrecht gemäss EuErbVO. Bei Liegenschaften: lex rei sitae (Art. 22, 99 IPRG).

Aufsicht durch die kantonale Notariatskommission: Sie prüfen Notariatspatentprüfungen, überwachen die Berufspflichten und behandeln Disziplinarverfahren. Sanktionen reichen von Verweis über Geldbusse bis zu Suspendierung und Notariatspatentsentzug. Beschwerden gegen Notare können bei der kantonalen Notariatskommission eingereicht werden — schriftlich, mit Begründung und Beweismitteln.

Bei der Erteilung eines Notariatsauftrags treten in der Praxis folgende häufige Fehler auf, die zu Mehrkosten, Verzögerungen oder Mandatsbeendigung führen können.

Fehler 1: Mündliche Auftragserteilung ohne schriftliche Bestätigung. Auch wenn der einfache Auftrag formfrei ist (OR Art. 11), birgt eine mündliche Auftragserteilung Beweisrisiken. Bei späteren Streitigkeiten über Auftragsumfang oder Honorar ist die Beweisführung schwierig. Empfehlung: Immer schriftliche Auftragserteilung mit klarer Beschreibung des Auftrags.

Fehler 2: Unklare Auftragsbeschreibung. Eine ungenaue Beschreibung wie Beratung in Erbsachen ist zu vage. Konkretisieren Sie: Erstellung eines Erbvertrags zwischen Eheleuten Mueller-Beispiel, Beratung zur Optimierung gemäss revidiertem Erbrecht, Beurkundung am 15.06.2026. Je präziser, desto klarer der Leistungsumfang und desto einfacher die Honorarberechnung.

Fehler 3: Fehlende Honorarvereinbarung. Ohne klare Honorarregelung gilt der übliche Tarif. Bei Notariatsauftraegen wird in der Regel die kantonale Notariatsgebührenverordnung angewendet, was bei komplexen Aufträgen zu unerwartet hohen Rechnungen führen kann. Empfehlung: Stundensatz oder Pauschalhonorar im Voraus vereinbaren und Kostenvoranschlag einholen.

Fehler 4: Falsche Wahl des Notariats. Bei Liegenschaftsgeschäften ist das Notariat im Kanton der Liegenschaft zuständig (lex rei sitae, Art. 22 IPRG). Eine Auftragserteilung an ein Notariat im Wohnsitzkanton wäre nutzlos. Bei Erbverträgen und Eheverträgen ist die Wahl des Notariats freier, jedoch oft sinnvoll am Wohnort der Parteien.

Fehler 5: Vollmachten nicht klar abgegrenzt. Wenn der Notariatsauftrag pauschale Vollmachten enthält (z.B. Vollmacht für alle erforderlichen Handlungen), kann es zu Streitigkeiten über den Umfang kommen. Empfehlung: Vollmachten konkret aufzählen (z.B. Vollmacht zur Einholung von Grundbuchauszügen, zur Korrespondenz mit der Steuerverwaltung).

Fehler 6: Unzureichende Geldwäschereiprüfung-Vorbereitung. Notare sind verpflichtet, bei Beurkundungen mit Geldfluss (z.B. Liegenschaftskäufe) gemäss Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) die Identität zu prüfen und wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren. Ohne vorbereitete Unterlagen (Pass, Steuererklärung, Kontoauszüge) kann der Auftragsbeginn um Wochen verzögert werden.

Fehler 7: Verspätete Beauftragung. Bei zeitkritischen Aufträgen (Beurkundung vor Fristablauf, Liegenschaftskauf vor Ablauf einer Optionsfrist) ist die frühzeitige Mandatierung entscheidend. Notariate haben in der Regel 4-8 Wochen Wartezeit; Express-Verfahren sind möglich, aber kostspielig.

Fehler 8: Doppelmandatierung. Bei komplexen Mandaten (z.B. internationale Erbschaftsabwicklung) sind manchmal mehrere Notare erforderlich (z.B. ein Schweizer Notar für die Schweizer Liegenschaft, ein deutscher Notar für das deutsche Vermögen). Die Koordination zwischen Notaren ist wichtig, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Fehler 9: Mangelnde Dokumentation. Bewahren Sie alle Korrespondenz mit dem Notariat (E-Mails, Briefe, Rechnungen, Quittungen) sorgfältig auf. Diese Dokumentation dient als Beweis im Streitfall.

Fehler 10: Fehlende Reklamation bei Unzufriedenheit. Bei Unzufriedenheit mit der Auftragsausführung sollten Sie zeitnah und schriftlich reklamieren. Eine späte Reklamation kann zur Verwirkung führen. Bei Schadenersatzansprüchen: Verjährung gemäss OR Art. 60 (3 Jahre ab Kenntnisnahme, absolut 10 Jahre). Bei Beschwerden gegen das Verhalten des Notars: kantonale Notariatskommission als Aufsichtsbehörde.