Auftrag zur öffentlichen Beurkundung eines Vertrags

Der Auftrag zur öffentlichen Beurkundung eines Vertrags ist ein in der Schweiz nach Schweizerisches Zivilgesetzbuch (ZGB) Art. 657, Art. 512, Art. 184, Art. 81 geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Er regelt die Pflichten der Parteien, die Gegenleistung, die Laufzeit und die Rechte bei Pflichtverletzung.

Rechtsgrundlage auf Bundesebene: Das ZGB regelt die Fälle, in denen die öffentliche Beurkundung zwingend vorgeschrieben ist. ZGB Art. 657 verlangt die öffentliche Beurkundung für Grundstückkaufverträge; ZGB Art. 512 für Erbverträge und Erbverzichtsverträge; ZGB Art. 184 für Eheverträge (Wahl des Güterrechts: Errungenschaftsbeteiligung, Güterverbindung oder Gütergemeinschaft); ZGB Art. 81 für die Stiftungsurkunde von privatrechtlichen Stiftungen; ZGB Art. 243 Abs. 2 für das Schenkungsversprechen einer Liegenschaft; ZGB Art. 799 für den Pfandvertrag über Grundstücke (Schuldbrief, Grundpfandverschreibung); OR Art. 779a für das Baurecht und ZGB Art. 781 für Personaldienstbarkeiten. Die Beurkundungsverfahren selbst werden von den Kantonen geregelt — Art. 55 Schlusstitel ZGB überlässt den Kantonen die Bezeichnung der zur öffentlichen Beurkundung zuständigen Beamten und das Beurkundungsverfahren.

Notariatssysteme der Schweiz: Die Schweiz kennt drei Notariatssysteme. Im Amtsnotariat (BE, GE, VD, NE, JU, BL, GL, OW, SH) sind die Notare Staatsangestellte und Teil der kantonalen Verwaltung. Im freien Notariat (ZH, BS, AG, SO, ZG, AR, LU, SG bzw. teils gemischt) sind sie unabhängige Berufsleute mit kantonalem Patent. Im Mischsystem (SG, GR, TI) bestehen beide Formen nebeneinander. Die Beurkundungsgesetze der Kantone — z.B. das Notariatsgesetz Zürich (NotG/ZH), das Notariatsgesetz Bern (NotG/BE), das Beurkundungsgesetz Aargau (BeurkG/AG) — regeln Zuständigkeit, Verfahren und Gebühren bis ins Detail. Der Schweizerische Notarenverband (SNV) bietet überkantonale Standardisierung und Fortbildung.

Materielle Wirkung: Die öffentliche Beurkundung ist konstitutive Voraussetzung für die Gültigkeit der jeweiligen Rechtsgeschäfte. Ein Grundstückkaufvertrag ohne öffentliche Beurkundung ist nichtig (ZGB Art. 657 Abs. 1; OR Art. 11). Ein Erbvertrag ohne öffentliche Beurkundung ist ungültig (ZGB Art. 512). Ebenso wird ein nicht beurkundetes Schenkungsversprechen einer Liegenschaft als nichtig angesehen. Auch die Änderung oder Aufhebung eines beurkundungspflichtigen Vertrags bedarf grundsätzlich der gleichen Form (Formparallelität, OR Art. 12). Diese strenge Formvorschrift dient dem Übereilungsschutz, der Klarheit und der Beweissicherheit für alle Vertragsbeteiligten und Dritte.

Verfahren der Beurkundung: Der Notar prüft die Identität der Parteien (mit amtlichem Ausweis: Pass, Identitätskarte oder Ausländerausweis), klärt die Parteien über die Tragweite des Rechtsgeschäfts auf (Belehrungspflicht), liest die Urkunde vollständig vor (Verlesungspflicht), nimmt die Genehmigung der Parteien entgegen, lässt die Urkunde unterschreiben und unterzeichnet selbst mit Datum und Amtssiegel. Die Belehrungspflicht ist zentral: Der Notar hat als unparteiisches Organ beide Vertragsparteien gleichermassen über die rechtlichen Konsequenzen zu informieren. Die öffentliche Urkunde geniesst erhöhte Beweiskraft (ZPO Art. 179 i.V.m. ZGB Art. 9: Beweis durch öffentliche Urkunden) und ist sofort vollstreckbar bei Geldforderungen (SchKG Art. 41 i.V.m. SchKG Art. 347, sofern Vollstreckungsklausel angebracht).

Notariatsgebühren: Die Gebühren richten sich nach der kantonalen Notariatsgebührenverordnung. Im Kanton Zürich gilt die Notariatsgebührenverordnung (NGebV/ZH) mit Promille-Gebühr je nach Geschäftswert; im Kanton Bern die Notariatsgebührenverordnung Bern (NGebV/BE). Die Gebührenhöhe ist in der Regel proportional zum Wert des Rechtsgeschäfts, mit Mindestgebühr und Höchstgrenzen. Bei einem Grundstückkauf zum Preis von Fr. 1'000'000.-- liegen die Notariatsgebühren in Zürich typischerweise zwischen Fr. 5'000.-- und Fr. 8'000.--; in Bern aufgrund der staatlichen Tarifierung etwas tiefer. Hinzu kommen Handänderungssteuern (z.B. Kanton Bern 1.8 Prozent), Grundbuchgebühren der Grundbuchämter und allfällige Anwalts- bzw. Bankkosten.

Mit forms-legal.com erhalten Sie eine Standardvorlage für den Auftrag an das Notariat. Da bestimmte Vertragsarten (Grundstückkaufverträge, Erbverträge, Eheverträge, Stiftungsurkunden) zwingend der öffentlichen Beurkundung bedürfen und eine fehlerhafte Form zur Nichtigkeit führt, ist die frühzeitige Auftragserteilung an ein erfahrenes Notariat entscheidend. Bei komplexen Geschäften mit Auslandsbezug, mehreren Liegenschaften oder ausserordentlichen Klauseln empfiehlt sich die vorgängige Konsultation eines im Notariatsrecht erfahrenen Anwalts oder die Wahl eines spezialisierten Notars (z.B. für Erbschaftsplanung). Früh genug Kontakt aufnehmen — die Wartezeiten beim Notariat können mehrere Wochen betragen, insbesondere im Frühjahr und Herbst, wenn viele Liegenschaftsgeschäfte beurkundet werden.

Internationale Anerkennung: Schweizerische öffentliche Urkunden werden im Ausland gemäss der Apostille-Konvention (Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961) durch Apostille der Staatskanzlei beglaubigt. Bei Staaten ohne Apostille-Konvention ist die diplomatische Legalisation erforderlich. Innerhalb der EU geniessen schweizerische öffentliche Urkunden seit der Lugano-Konvention (LugUe) erhöhte Anerkennung. Für Liegenschaftsgeschäfte gilt das lex rei sitae-Prinzip: Auch wenn der Beurkundungstermin im Ausland stattfaende, wäre für Schweizer Grundstücke nur die Beurkundung durch ein Schweizer Notariat im Kanton der Liegenschaft formgültig (BGer 5C.169/2002).

Praxisrelevante Sondersituationen: Beim Erbvertrag müssen alle Vertragsparteien sowie zwei Zeugen gleichzeitig anwesend sein (ZGB Art. 512 Abs. 2 i.V.m. Art. 499 ff.). Beim Ehevertrag genügt die Anwesenheit der beiden Ehegatten ohne Zeugen. Bei Stiftungsurkunden ist zusätzlich die Aufsichtsbehörde der Stiftung (ESA, kantonale Stiftungsaufsicht) zu berücksichtigen. Ausländische Vertragsparteien müssen ihre Identität mit Pass oder Ausländerausweis B/C ausweisen; bei mangelnden Deutsch- oder Franzoesischkenntnissen ist ein vereidigter Dolmetscher beizuziehen, dessen Kosten vom Auftraggeber getragen werden.

Abgrenzung zu anderen Beurkundungsformen: Von der öffentlichen Beurkundung zu unterscheiden ist die einfache Schriftform (OR Art. 13 — Vertrag wird ohne Notar errichtet, blosse Unterschrift genügt) sowie die qualifizierte Schriftform (z.B. eigenhändiges Testament, ZGB Art. 505). Die Unterschriftsbeglaubigung (Legalisation) durch den Notar oder die Gemeindekanzlei ist eine Stufe weniger als die öffentliche Beurkundung — der Notar bestätigt nur die Echtheit der Unterschrift, nicht aber den Inhalt der Urkunde. Für Vollmachten zum Verkauf einer Liegenschaft genügt die einfache schriftliche Form mit beglaubigter Unterschrift; der Verkaufsvertrag selbst bleibt jedoch zwingend beurkundungspflichtig (BGer 4A_310/2020). Diese Unterscheidung wird in der Praxis oft übersehen und ist häufig Gegenstand gerichtlicher Streitigkeiten.

Ein Auftrag zur öffentlichen Beurkundung ist in der Schweiz immer dann erforderlich, wenn das Bundesrecht oder ein Sondergesetz die öffentliche Beurkundung als Formerfordernis für die Gültigkeit eines Rechtsgeschäfts vorschreibt. In allen folgenden Fallkonstellationen ist die fristgerechte Auftragserteilung an ein kantonales Notariat zwingend.

Liegenschaftsgeschäfte: Beim Kauf, Tausch oder Schenkungsversprechen einer Liegenschaft ist die öffentliche Beurkundung gemäss ZGB Art. 657 zwingend. Dies betrifft Wohnhäuser, Eigentumswohnungen, Gewerbeliegenschaften, Bauland und landwirtschaftliche Grundstücke. Auch Änderungen am Stockwerkeigentum (ZGB Art. 712a ff.), die Begründung von Personaldienstbarkeiten (Niessbrauch ZGB Art. 745, Wohnrecht ZGB Art. 776) und Reallasten (ZGB Art. 782) erfordern öffentliche Beurkundung. Pfandverträge über Grundstücke (Schuldbrief und Grundpfandverschreibung, ZGB Art. 793 ff.) sind ebenso beurkundungspflichtig. Bei Erwerb durch im Ausland Wohnende ist zusätzlich das Bundesgesetz über den Erwerb von Grundstücken durch Personen im Ausland (BewG, SR 211.412.41 — Lex Koller) zu beachten.

Erbschaftsplanung: Erbverträge (Erbeinsetzungsverträge, Vermächtnisverträge, Erbverzichtsverträge) gemäss ZGB Art. 512 ff. sind öffentlich zu beurkunden. Im Gegensatz zum eigenhändigen Testament (ZGB Art. 505) verpflichtet der Erbvertrag den Erblasser auf eine bestimmte Verteilung und kann nur im Einvernehmen aller Vertragspartner geändert werden. Auch lebzeitige Erbabtretungen, Vorbezüge auf den Erbteil mit verbindlicher Auswirkung und der Erbverzicht zwischen Eheleuten (Pflichtteilsverzicht) sind beurkundungspflichtig. Im Hinblick auf das per 1. Januar 2023 in Kraft getretene revidierte Erbrecht haben sich die Pflichtteile reduziert, was die Bedeutung des Erbvertrags für eine massgeschneiderte Nachlassplanung erhöht.

Familienrecht: Eheverträge (Wahl des Güterstands: Errungenschaftsbeteiligung als Ordentlicher Stand, Güterverbindung oder Gütergemeinschaft, ZGB Art. 181 ff.) und Vermoegensvertraege bei eingetragenen Partnerschaften (PartG Art. 25 ff.) erfordern öffentliche Beurkundung. Vor und während der Ehe abgeschlossene Vermögensvereinbarungen — insbesondere zur Begruenstigung des überlebenden Ehegatten oder zum Schutz vor Glaeubigerzugriffen — sind ohne Beurkundung nichtig. Bei Scheidungskonventionen genügt die richterliche Genehmigung; eine vorgängige notarielle Beurkundung ist hier nicht erforderlich, kann jedoch für Vereinbarungen über Liegenschaften innerhalb der Konvention sinnvoll sein.

Stiftungsgründungen: Die Errichtung einer privatrechtlichen Stiftung gemäss ZGB Art. 80 ff. erfordert eine öffentliche Beurkundung der Stiftungsurkunde (ZGB Art. 81 Abs. 1). Stiftungen können lebzeitig oder von Todes wegen errichtet werden. Bei Familienstiftungen, gemeinnützigen Stiftungen und Holdingstiftungen ist neben der Beurkundung der Eintrag ins Handelsregister (HRegV Art. 95 ff., Ausnahme: Familienstiftungen) und gegebenenfalls die Anmeldung bei der eidgenössischen oder kantonalen Stiftungsaufsicht (ESA, kantonale ESA) erforderlich.

Gesellschaftsrecht: Die Gründung einer Aktiengesellschaft (OR Art. 629 ff.) und einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OR Art. 776 ff.) bedarf der öffentlichen Beurkundung der Gründungserklärung (öffentliche Urkunde der Statutengenehmigung). Auch Kapitalerhöhungen, Kapitalherabsetzungen, Sitzverlegungen und Statutenänderungen wesentlicher Bestimmungen erfordern öffentliche Beurkundung. Vereine und Genossenschaften bleiben dagegen formfreier.

Verfügungen von Todes wegen: Das öffentliche Testament (ZGB Art. 499 ff.) ist eine Alternative zum eigenhändigen Testament. Es wird vom Notar in Anwesenheit von zwei Zeugen errichtet. Vorteil: Der Notar prüft die Verfügungsfähigkeit (Urteilsfähigkeit) des Erblassers und die formelle Korrektheit der Verfügung. Bei vermeintlich angefochtenen Testamenten (z.B. wegen Demenz oder unzulässiger Pflichtteilsverletzung) kann das öffentliche Testament eine erhöhte Beweissicherheit bieten. Konkret für ältere Erblasser wird das öffentliche Testament empfohlen.

Internationale Konstellationen: Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten (z.B. Kauf einer Schweizer Liegenschaft durch eine in Deutschland wohnhafte Person, Erbvertrag zwischen Schweizer und französischen Staatsangehörigen, Stiftungsgründung mit Sitz in der Schweiz und Begünstigten in den USA) ist die Beurkundung im Kanton der gelegenen Sache (lex rei sitae) bzw. nach den anwendbaren Kollisionsnormen zu vollziehen. Das Bundesgesetz über das Internationale Privatrecht (IPRG, SR 291) regelt in Art. 86 ff. den Anwendungsbereich und die Anerkennung ausländischer Beurkundungen. Eine deutsche notarielle Urkunde wird in der Schweiz für ein deutsches Grundstück anerkannt; für ein Schweizer Grundstück ist sie hingegen nicht ausreichend.

Praktische Anlässe zur Auftragserteilung: Beim Hauskauf — sobald der Kaufvertrag verhandelt ist; beim Verkauf einer Liegenschaft — sobald die Kaeuferpartei feststeht; bei Erbschaftsregelungen — typischerweise zwischen 60 und 75 Jahren; bei Eheschliessung — vor oder während der Ehe zur Klarung des Güterstands; bei Unternehmensgründungen — vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Der Auftrag sollte mindestens 4-6 Wochen vor dem gewünschten Beurkundungstermin erteilt werden, um dem Notariat die Prüfung der Unterlagen, das Einholen von Drittinformationen (Grundbuchauszug, Schätzung, Lex Koller-Prüfung) und die Vorbereitung des Vertragsentwurfs zu ermöglichen. Bei kurzfristigen Geschäften (z.B. dringender Verkauf) sind Express-Verfahren möglich, jedoch mit erheblichen Mehrkosten.

Ein vollständiger Auftrag zur öffentlichen Beurkundung gegenüber einem Schweizer Notariat (Amtsnotariat oder freies Notariat) muss alle nachfolgenden wesentlichen Bestandteile enthalten, damit die nachfolgende Urkundenerrichtung gemäss kantonalem Beurkundungsgesetz und ZGB Art. 657 reibungslos verläuft.

Vollständige Identifikation der Vertragsparteien: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Heimatort (Bürgerort gemäss Schweizerischem Personenstandsrecht ZStV) bzw. Staatsangehörigkeit, Wohnadresse (Strasse, Postleitzahl, Ort), Zivilstand und gegebenenfalls AHV-Nummer (13-stellig). Bei juristischen Personen: Firma, Sitz, UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer gemäss UIDG SR 431.03), Handelsregister-Auszug (HRegV SR 221.411). Ausländische Vertragsparteien müssen Pass oder Ausländerausweis B/C/L vorlegen; bei Personen aus EU/EFTA-Staaten reicht der Identitätsausweis. Heiratsurkunden sind beizulegen, wenn der Güterstand relevant ist.

Bezeichnung des Notariats: Vollständiger Name und Adresse des Notariats sowie der Name des verantwortlichen Notars (lic. iur., Dr. iur.). Bei Wahlrecht zwischen mehreren Notaren in Kantonen mit freiem Notariat: konkrete Wahl angeben. In Kantonen mit Amtsnotariat (BE, GE, VD) ist das Notariat des Kreises zuständig, in dem die Beurkundung stattfindet. Bei Liegenschaftsgeschäften: Notariat im Kanton der Liegenschaft (lex rei sitae, Art. 22 IPRG).

Vertragsart und konkreter Beurkundungsgegenstand: Genaue Bezeichnung des Vertrags (Grundstückkaufvertrag, Erbvertrag, Ehevertrag, Stiftungsurkunde etc.) sowie eine ausführliche Beschreibung des Beurkundungsgegenstandes. Bei Liegenschaftskäufen: Grundbuchblatt-Nummer, Plan-Nummer, Adresse, Wohnfläche, Grundstücksfläche, Kaufpreis. Bei Erbverträgen: Name des Erblassers, Erbeinsetzung, allfällige Vermächtnisse, Pflichtteilsverzicht. Bei Eheverträgen: gewählter Güterstand, allfällige Sondergüterregelungen. Bei Stiftungen: Stiftungszweck, Anfangsvermögen, Stiftungsorganisation. Vorgesehene Vertragsklauseln, soweit sie schon vereinbart sind, werden dem Auftrag beigelegt — der Notar prüft deren Rechtmässigkeit und passt sie gegebenenfalls an.

Vertragssumme bzw. Wert des Rechtsgeschäfts: Massgeblich für die Berechnung der Notariatsgebühren gemäss kantonaler Notariatsgebührenverordnung (NGebV). Bei Liegenschaften: Verkehrswert oder Kaufpreis (der jeweils höhere Wert ist massgeblich). Bei Erbverträgen: Wert des Nachlasses bzw. der Vermächtnisse. Bei Stiftungen: Stiftungsvermoegen. Bei Aktiengesellschaften: Aktienkapital. Die Gebührenstruktur ist je nach Kanton unterschiedlich: Im Kanton Zürich gilt eine Promille-Gebühr (Promille je CHF 1000), im Kanton Bern eine staatlich verordnete Tarif-Gebühr nach Geschäftswert.

Gewünschter Beurkundungstermin und Fristen: Konkretes Wunschdatum (TT.MM.JJJJ) angeben. Beachten Sie typische Wartefristen: 4-6 Wochen für Standardgeschäfte, 8-12 Wochen für komplexe Geschäfte mit Auslandsbezug. Bei dringenden Beurkundungen (Express-Verfahren) sind Mehrkosten zu erwarten. Spezielle Termine (z.B. Beurkundung am Samstag, an einem anderen Ort als im Notariat, bei einer Partei zu Hause aufgrund Pflegebedürftigkeit) sind im Voraus zu vereinbaren und werden zusätzlich verrechnet.

Besondere Anweisungen: Beurkundung in einer anderen Sprache als der Amtssprache des Kantons (z.B. in Englisch, Italienisch, Spanisch — Notariate verfügen nicht über alle Sprachkenntnisse, in der Regel ist Deutsch, Französisch oder Italienisch möglich). Beizug eines vereidigten Dolmetschers (Kosten zu Lasten des Auftraggebers). Beurkundung bei Pflegebedürftigkeit am Wohnort oder im Spital (Mobilitätsbeschränkungen). Beurkundung mit Vorlesepflicht bei Sehbehinderung. Erbverträge: Anzahl und Bezeichnung der Zeugen (zwei Zeugen erforderlich, ZGB Art. 512 Abs. 2 i.V.m. Art. 503).

Beizulegende Unterlagen: Identitätsdokumente (Pass, ID, Ausländerausweis B/C). Bei Liegenschaftsgeschäften: aktueller Grundbuchauszug (max. 6 Monate alt), Schätzung (falls vorhanden), Energieausweis (kantonal unterschiedlich), Lex Koller-Bewilligung bei Ausländer-Käufer. Bei Erbverträgen: Heiratsurkunde, Geburtsurkunden der Kinder, allfällige frühere Erbverträge, Familienschein. Bei Eheverträgen: Heiratsurkunde, Belege über Vorbringen aus der Errungenschaft. Bei Stiftungen: Stiftungsstatuten-Entwurf, Nachweis des Anfangsvermögens (Bankbestätigung). Bei AG-Gründung: Sacheinlage-Verträge, Bankzahlungsbescheinigung, Statutenentwurf.

Erklärungen der Parteien: Bestätigung, dass die Parteien über die Notwendigkeit der öffentlichen Beurkundung informiert wurden (ZGB Art. 657 für Grundstückkaufverträge, ZGB Art. 512 für Erbverträge etc.). Erklärung, dass die Parteien geschäftsfähig sind (ZGB Art. 12). Erklärung, dass die Notariatsgebühren gemäss der kantonalen Notariatsgebührenverordnung solidarisch geschuldet werden, sofern keine andere Vereinbarung getroffen wurde. Erklärung, dass alle erforderlichen Unterlagen rechtzeitig vor dem Beurkundungstermin eingereicht werden.

Datum und Unterschriften: Datum (TT.MM.JJJJ), Ort der Auftragserteilung, handschriftliche Unterschriften aller Vertragsparteien. Bei juristischen Personen: zeichnungsberechtigte Personen gemäss Handelsregister. Mit forms-legal.com erhalten Sie eine vorstrukturierte Vorlage, die alle obigen Elemente abdeckt und auf die Anforderungen der Schweizer Notariate abgestimmt ist. Jede Beurkundungsauftrag-Vorlage ist gemäss kantonalem BeurkG und den Standards des Schweizerischen Notarenverbandes (SNV) konzipiert.

Beratung und Aufklaerung durch den Notar: Der Notar hat eine umfassende Belehrungspflicht (ZGB Art. 9; kantonale BeurkG). Er muss beide Parteien neutral und unparteiisch über die Tragweite des Rechtsgeschäfts, über Risiken und über Alternativen aufklären. Bei Liegenschaftsgeschäften: Aufklaerung über Handänderungssteuern (kantonal und kommunal), Grundstückgewinnsteuern (StHG Art. 12, kantonale StG), Mehrwertsteuer-Risiken (MWSTG Art. 21 Abs. 2 Ziff. 20 — Liegenschaftsverkäufe sind grundsätzlich von der MWST ausgenommen), Vorkaufsrechte (ZGB Art. 681 ff.), Heimfallsrechte und Vorkaufsrechte öffentlicher Hand. Diese Belehrungspflicht schützt insbesondere die rechtsunkundige Partei und ist Voraussetzung für die Wirksamkeit der Beurkundung.

Vorgehen nach der Auftragserteilung: Das Notariat prüft den Auftrag, fordert allenfalls weitere Unterlagen an, erstellt einen Vertragsentwurf und sendet diesen den Parteien zur Prüfung zu (typischerweise 2-3 Wochen vor dem Beurkundungstermin). Die Parteien können Änderungswünsche anbringen — diese werden vor dem Termin schriftlich zwischen Notar und Parteien ausgetauscht. Am Beurkundungstermin selbst werden die Parteien identifiziert (Ausweispflicht), der Vertrag wird vollständig vorgelesen (Verlesungspflicht ZGB Art. 9), die Parteien werden über die rechtliche Tragweite belehrt, und der Vertrag wird unterschrieben. Das Original (Urschrift) verbleibt im Notariat; die Parteien erhalten eine beglaubigte Ausfertigung.

Pflichten nach der Beurkundung: Das Notariat ist bei beurkundungspflichtigen Liegenschaftsgeschäften verpflichtet, die Grundbuchanmeldung beim zuständigen Grundbuchamt einzureichen (ZGB Art. 963; GBV Art. 47). Der Eintrag im Grundbuch ist konstitutiv für den Eigentumsübergang (positives Eintragungsprinzip, ZGB Art. 656 Abs. 1). Bei Erbverträgen wird die Urkunde vom Notariat aufbewahrt und bei Bedarf der Erbschaftsbehörde übergeben (ZGB Art. 555 ff.). Bei Stiftungen wird die Beurkundung beim Handelsregister angemeldet (HRegV Art. 95). Bei Eheverträgen wird die Änderung des Güterstands im Eherechtsregister eingetragen (ZGB Art. 248 Abs. 2). Diese nachfolgenden Eintragungen sind konstitutiver bzw. deklaratorischer Natur je nach Sachgebiet.

Sonderfall Vollmachtsbeurkundung: Soll eine Person für Liegenschaftsgeschäfte eine Vertretung mit umfassender Generalvollmacht ausstatten, kann auch die Vollmacht öffentlich beurkundet werden. Die Vollmacht zum Verkauf einer Liegenschaft braucht nach herrschender Lehre (BGE 99 II 159) zumindest die einfache Schriftform mit beglaubigter Unterschrift. Bei Vorsorgeaufträgen (ZGB Art. 360 ff., per 1. Januar 2013 in Kraft) und Patientenverfügungen (ZGB Art. 370 ff.) genügt die einfache schriftliche Form, jedoch wird in der Praxis die öffentliche Beurkundung empfohlen, um spätere Anfechtungen zu erschweren. Die Erwachsenenschutzbehörde (KESB) kann die Wirksamkeit eines Vorsorgeauftrags prüfen, sobald der Auftraggeber urteilsunfaehig wird.

Um den Auftrag zur öffentlichen Beurkundung korrekt auszufüllen und einzureichen, gehen Sie wie folgt vor.

Schritt 1: Vertragsart und Notwendigkeit der Beurkundung prüfen. Klären Sie zunächst, ob für Ihr Rechtsgeschäft die öffentliche Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben ist. Bei Liegenschaftskäufen ist sie zwingend (ZGB Art. 657); bei Erbverträgen ebenso (ZGB Art. 512); bei einfachen Mietverträgen genügt die schriftliche Form ohne Notar. Bei Unsicherheit konsultieren Sie das ZGB, das OR oder einen Anwalt.

Schritt 2: Notariat auswählen. In Kantonen mit freiem Notariat (ZH, BS, AG) können Sie zwischen mehreren Notaren wählen — Empfehlungen erhalten Sie bei der Kantonalen Notariatskommission, über den Schweizerischen Notarenverband (SNV) oder durch Empfehlungen von Ihrer Bank, Ihrem Treuhänder oder Anwalt. In Kantonen mit Amtsnotariat (BE, GE, VD) ist das für Ihre Region zuständige Amtsnotariat zuständig (gemeindebezogen). Bei Liegenschaftsgeschäften: Notariat im Kanton der Liegenschaft. Vergleichen Sie Gebührenstrukturen, Wartezeiten und Sprachkompetenz.

Schritt 3: Auftraggeber-Daten eintragen. Vollständige Personalien beider Vertragsparteien: Name, Geburtsdatum, Heimatort/Staatsangehörigkeit, Wohnadresse, Zivilstand. Bei juristischen Personen: Firma, Sitz, UID, zeichnungsberechtigte Personen. Bei Eheleuten: gewählter Güterstand. Bei Ausländern: Ausländerausweis B/C/L oder Pass.

Schritt 4: Notariat eintragen. Vollständiger Name und Adresse des gewählten Notariats. Bei freiem Notariat: konkreter Notar (lic. iur., Dr. iur.). Notariatstyp angeben (Amtsnotariat, freies Notariat, gemischtes System) und Kanton.

Schritt 5: Vertragsart und Beurkundungsgegenstand beschreiben. Nennen Sie die genaue Vertragsart (Grundstückkaufvertrag, Erbvertrag, Ehevertrag, Stiftungsurkunde etc.). Beschreiben Sie den Beurkundungsgegenstand ausführlich. Bei Liegenschaftskäufen: Grundbuchblatt-Nummer, Plan-Nummer, Adresse, Wohnfläche, Grundstücksfläche, Kaufpreis. Bei Erbverträgen: Erblasser, Erben, Vermächtnisse, Pflichtteilsverzicht.

Schritt 6: Vertragssumme angeben. Massgeblich für Notariatsgebühren. Bei Liegenschaften: Verkehrswert oder Kaufpreis. Bei Erbverträgen: Wert des Nachlasses. Bei Stiftungen: Anfangsvermögen. Format: CHF mit Tausender-Apostroph (z.B. CHF 1'200'000.--).

Schritt 7: Beurkundungstermin festlegen. Geben Sie ein Wunschdatum (TT.MM.JJJJ) ein. Beachten Sie die typischen Wartefristen: 4-6 Wochen Standard, 8-12 Wochen bei Auslandsbezug. Bei dringenden Beurkundungen weisen Sie ausdrücklich auf die Eilbedürftigkeit hin und akzeptieren Sie die Mehrkosten.

Schritt 8: Besondere Anweisungen. Beurkundung in Fremdsprache (Englisch, Italienisch, Spanisch — Dolmetscher zu Lasten des Auftraggebers). Beurkundung am Wohnort/Spital bei Pflegebedürftigkeit. Erbverträge: Anzahl Zeugen (zwei zwingend). Spezielle Klauseln (Vorkaufsrecht, Ruckkaufsrecht, Niessbrauch, Wohnrecht).

Schritt 9: Unterlagen beilegen. Identitätsdokumente. Bei Liegenschaftsgeschäften: aktueller Grundbuchauszug, Schätzung, Energieausweis, Lex Koller-Bewilligung bei Ausländer-Käufer. Bei Erbverträgen: Heiratsurkunde, Geburtsurkunden, Familienschein. Bei AG-Gründung: Statuten-Entwurf, Bankzahlungsbescheinigung.

Schritt 10: Unterzeichnen und einreichen. Datum (TT.MM.JJJJ), Ort, handschriftliche Unterschriften aller Vertragsparteien. Einreichung per Einschreiben (Schweizerische Post) oder persönlich beim Notariat. Bewahren Sie eine Kopie und den Aufgabebeleg auf.

Nachfolgende Schritte: Das Notariat prüft den Auftrag, fordert ggf. weitere Unterlagen an (Frist 14-30 Tage), erstellt einen Vertragsentwurf und sendet diesen den Parteien zur Prüfung zu (typischerweise 2-3 Wochen vor dem Beurkundungstermin). Die Parteien können Änderungswünsche schriftlich anbringen. Am Beurkundungstermin: persönliches Erscheinen mit Ausweis, Vorlesung der Urkunde, Belehrung durch den Notar, Unterzeichnung. Das Original (Urschrift) verbleibt im Notariat; die Parteien erhalten beglaubigte Ausfertigungen. Bei Liegenschaftsgeschäften reicht das Notariat anschliessend die Grundbuchanmeldung ein (ZGB Art. 963). Der Eigentumsübergang erfolgt mit dem Grundbucheintrag (positives Eintragungsprinzip, ZGB Art. 656 Abs. 1).

Honorar und Kostenübernahme: Die Notariatsgebühren werden in der Regel solidarisch von beiden Parteien geschuldet (Art. 12 NGebV ZH). Bei Liegenschaftsgeschäften ist es üblich, dass der Käufer alle Notariats- und Grundbuchgebühren trägt (Art. 8 NGebV ZH). Bei Erbverträgen und Eheverträgen werden die Kosten in der Regel hailftig geteilt. Vereinbaren Sie die Kostenübernahme im Voraus schriftlich. Eine Vorauszahlung (Kostenvorschuss) wird vom Notariat vor dem Beurkundungstermin verlangt.

Überprüfung von Bewilligungen und Sondervorschriften: Bei Liegenschaftsgeschäften muss vorab geprüft werden, ob die Lex Koller (BewG, SR 211.412.41) anwendbar ist. Personen im Ausland (juristische und natürliche) bedürfen einer Bewilligung des Kantons (Art. 5 BewG). Das Notariat verlangt im Auftragsverfahren in jedem Falle die Unterschrift einer Lex-Koller-Erklärung. Bei landwirtschaftlichen Grundstücken (Art. 1 BGBB, SR 211.412.11) gilt zusätzlich das Bundesgesetz über das bäuerliche Bodenrecht (BGBB) — Erwerbsbewilligungen sind beim kantonalen Landwirtschaftsamt einzuholen. Bei Stockwerkeigentum (Art. 712a ZGB ff.) müssen die Stockwerkeigentümer-Reglemente beigelegt werden. Bei Erbverträgen überprüft der Notar die Pflichtteilsverletzung gemäss Art. 470 ZGB ff. (revidiertes Erbrecht ab 1. Januar 2023).

Die rechtlichen Grundlagen für die öffentliche Beurkundung in der Schweiz ergeben sich aus dem Schweizerischen Zivilgesetzbuch (ZGB), dem Obligationenrecht (OR) und den kantonalen Beurkundungsgesetzen (BeurkG).

Bundesrechtliche Formvorschriften: ZGB Art. 657 (Grundstückkaufvertrag), ZGB Art. 512 (Erbvertrag), ZGB Art. 184 (Ehevertrag), ZGB Art. 81 (Stiftungsurkunde), ZGB Art. 243 Abs. 2 (Schenkungsversprechen Liegenschaft), ZGB Art. 799 (Pfandvertrag Grundstück), OR Art. 779a (Baurecht). Diese Bestimmungen schreiben zwingend die öffentliche Beurkundung vor; ohne diese Form ist das Rechtsgeschäft nichtig (OR Art. 11 Abs. 2). Eine nachtragliche Heilung durch Erfüllung ist im Schweizer Recht grundsätzlich nicht vorgesehen — Ausnahme: BGE 117 II 218 (Heilung durch Erfüllung in Ausnahmefällen, sehr restriktiv).

Kantonale Beurkundungsgesetze: Art. 55 Schlusstitel ZGB überlässt den Kantonen die Bezeichnung der zur Beurkundung zuständigen Beamten und das Beurkundungsverfahren. Massgebliche kantonale Gesetze: Notariatsgesetz Zürich (NotG/ZH, 2009), Notariatsgesetz Bern (NotG/BE, 2010), Beurkundungsgesetz Aargau (BeurkG/AG), Notariatsgesetz Genf (LN/GE), Loi sur le notariat des Kantons Waadt (LNot/VD), Notariatsgesetz Tessin (LN/TI). Diese Gesetze regeln Verfahrensablauf, Belehrungspflichten, Verlesungspflichten, Urkundsprotokollierung, Aufbewahrungsfristen (in der Regel 30-100 Jahre) und Gebührenstrukturen.

Beurkundungsverfahren: Der Notar muss die Identität der Parteien zweifelsfrei feststellen (Pass, Identitätskarte, Ausländerausweis B/C/L). Er muss die Geschaftsfaehigkeit (ZGB Art. 12 ff.) und Urteilsfähigkeit (ZGB Art. 16) der Parteien prüfen. Bei Zweifeln (z.B. wegen Demenz, Suchtmittel, psychischer Störung) muss der Notar die Beurkundung verweigern oder einen Arztbericht verlangen. Die Verlesungspflicht (ZGB Art. 9) verlangt das vollständige Vorlesen der Urkunde im Beisein der Parteien. Die Belehrungspflicht (kantonale BeurkG) verlangt die unparteiische Aufklaerung beider Parteien über die rechtliche Tragweite, über Risiken und Alternativen.

Beweiskraft der öffentlichen Urkunde: ZGB Art. 9 Abs. 1 stipuliert, dass öffentliche Register und Urkunden für die durch sie bezeugten Tatsachen vollen Beweis erbringen, solange nicht die Unrichtigkeit ihres Inhalts nachgewiesen ist. ZPO Art. 179 i.V.m. Art. 168 fuegt prozessuale Konsequenzen hinzu. Die öffentliche Urkunde geniesst erhöhte Beweiskraft im Zivil- und Strafverfahren.

Sofortige Vollstreckbarkeit: SchKG Art. 41 i.V.m. Art. 347 sehen vor, dass eine öffentliche Urkunde mit Vollstreckungsklausel ohne vorgängiges Gerichtsurteil unmittelbar vollstreckt werden kann. Diese Vollstreckungsklausel wird häufig in Geldzahlungspflichten aus Liegenschaftskäufen integriert.

Notariatshaftung: Der Notar haftet für Schäden aus fehlerhafter Beurkundung gemäss ZGB Art. 41 und kantonalem Notariatshaftungsgesetz. Die Haftungssumme ist in der Regel durch Berufshaftpflichtversicherung abgedeckt. Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit haftet der Notar persönlich; bei einfacher Fahrlässigkeit haftet primär die Versicherung. Im Kanton Bern (Amtsnotariat) tragt zusätzlich der Staat eine subsidiäre Haftung.

Internationale Anerkennung: Die Apostille-Konvention (Haager Übereinkommen von 1961) regelt die Anerkennung schweizerischer öffentlicher Urkunden im Ausland. Die Apostille wird von der Staatskanzlei des Kantons ausgestellt, in dem das Notariat seinen Sitz hat. Innerhalb der EU/EFTA ist die Anerkennung gemäss Lugano-Konvention (LugUe) und im Erbrecht gemäss EuErbVO-Anerkennung erleichtert. Für Liegenschaftsgeschäften gilt das lex rei sitae-Prinzip (Art. 99 IPRG).

Berufsrecht und Aufsicht: Die kantonale Notariatskommission (z.B. Notariatskommission Zürich) uebt die Aufsicht über die Notare aus. Bei Verfehlungen sind disziplinarische Sanktionen möglich (Verweis, Busse, Suspendierung, Amtsentzug). Notare sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (kantonale BeurkG; StGB Art. 321 — Verletzung des Berufsgeheimnisses). Notare sind ferner zur Geldwäschereiprüfung (GwG, SR 955.0) verpflichtet — bei verdächtigen Transaktionen muss eine Verdachtsmeldung an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) erstattet werden.

Bei der Auftragserteilung zur öffentlichen Beurkundung treten in der Praxis folgende häufige Fehler auf, die zu Verzögerungen, Mehrkosten oder gar Nichtigkeit des Rechtsgeschäfts führen können.

Fehler 1: Fehlende öffentliche Beurkundung. Der häufigste Fehler ist die Annahme, ein einfacher schriftlicher Vertrag genüge auch für beurkundungspflichtige Geschäfte. Ein Liegenschaftskaufvertrag ohne öffentliche Beurkundung ist nichtig (ZGB Art. 657, OR Art. 11 Abs. 2). Prüfen Sie immer im Voraus, ob für Ihr Rechtsgeschäft die Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Fehler 2: Falsche kantonale Zuständigkeit. Bei Liegenschaftsgeschäften ist das Notariat im Kanton der Liegenschaft zuständig (lex rei sitae, Art. 22 IPRG). Eine Beurkundung im Kanton des Verkäufers oder Käufers ist ungültig.

Fehler 3: Unvollständige Identitätsdokumente. Beide Vertragsparteien müssen am Beurkundungstermin einen gültigen Pass, eine Identitätskarte oder bei Ausländern den Ausländerausweis B/C/L vorlegen. Abgelaufene Ausweise werden nicht akzeptiert. Bei juristischen Personen: aktueller Handelsregister-Auszug (max. 30 Tage alt).

Fehler 4: Fehlende Lex Koller-Bewilligung. Bei Liegenschaftserwerb durch Personen im Ausland ist gemäss BewG (SR 211.412.41 — Lex Koller) eine Bewilligung des Kantons erforderlich. Diese Bewilligung muss bereits vor dem Beurkundungstermin vorliegen, ansonsten verweigert der Notar die Beurkundung.

Fehler 5: Pflichtteilsverletzung in Erbverträgen. Bei Erbverträgen prüfen Sie die Pflichtteile (ZGB Art. 470 ff. — revidiert per 1. Januar 2023). Eine Pflichtteilsverletzung kann zur Anfechtung des Erbvertrags führen, sofern keine Pflichtteilsverzichte vorliegen.

Fehler 6: Falscher Güterstand bei Eheverträgen. Vor Vertragsunterzeichnung prüfen Sie, ob der Wechsel vom ordentlichen Güterstand (Errungenschaftsbeteiligung, ZGB Art. 196 ff.) zur Gütergemeinschaft (ZGB Art. 221 ff.) oder Güterverbindung steuerliche und erbrechtliche Konsequenzen hat. Die Änderung des Güterstands muss im Eherechtsregister eingetragen werden (ZGB Art. 248).

Fehler 7: Vergessenes Vorkaufsrecht. Bei Liegenschaftsgeschäften prüfen Sie, ob Vorkaufsrechte bestehen (gesetzliches Vorkaufsrecht der Mieter ZGB Art. 681a, vertragliches Vorkaufsrecht ZGB Art. 681 ff., kommunale Vorkaufsrechte). Eine Beurkundung ohne Berücksichtigung des Vorkaufsrechts kann zu Schadenersatzansprüchen führen.

Fehler 8: Unzureichende Belehrung. Achten Sie darauf, dass der Notar Sie umfassend über die rechtliche Tragweite, Risiken und Alternativen aufklaert. Wenn Sie Klauseln nicht verstehen, fordern Sie eine Erläuterung. Eine maengelhafte Belehrung kann zur Anfechtung des Vertrags führen.

Fehler 9: Verspätete Auftragserteilung. Erteilen Sie den Auftrag mindestens 4-6 Wochen vor dem gewünschten Beurkundungstermin (8-12 Wochen bei Auslandsbezug). Express-Beurkundungen sind kostspielig und fehleranfälliger.

Fehler 10: Fehlende Aufbewahrung der Ausfertigung. Bewahren Sie die beglaubigte Ausfertigung der öffentlichen Urkunde sorgfältig auf — sie dient als Beweis im Streitfall, für Bankgeschäfte und für steuerliche Zwecke. Das Original (Urschrift) verbleibt im Notariat und kann bei Verlust gegen Gebühr neu ausgestellt werden (kantonale BeurkG, in der Regel mit 30-100 Jahren Aufbewahrungsfrist).