Apostille-Gesuch Schweiz (Haager Übereinkommen 1961, Bundeskanzlei)

Das Apostille-Gesuch (Haager Übereinkommen 1961, Bundeskanzlei) ist ein in der Schweiz nach Haager Übereinkommen über die Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05.10.1961 (SR 0.172.030.4) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Das Haager Übereinkommen von 1961 (im Volksmund oft kurz 'Apostille-Konvention' genannt) trat für die Schweiz am 11.09.1972 in Kraft. Weltweit haben 126 Staaten das Übereinkommen ratifiziert (Stand: 2025). Die Apostille — das Formular mit dem Titel 'Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)' — besteht aus 10 nummerierten Feldern und bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichnenden und allenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels. Die Bundeskanzlei (BK) in Bern ist die einzige in der Schweiz zuständige Apostille-Behörde (Competent Authority) für alle schweizerischen Bundesbehörden und für Urkunden kantonaler und kommunaler Behörden, die durch die BK anerkannt werden.

Die Apostille bestätig ausschliesslich die Herkunft des Dokuments — also die Echtheit der Unterschrift und des Siegels der ausstellenden Schweizer Behörde. Sie sagt nichts über den Inhalt des Dokuments aus. Die Apostille ist für Behörden im Zielland bestimmt, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind und die Apostille anerkennen. Länder, die dem Haager UK 1961 nicht beigetreten sind (z.B. Saudi-Arabien bis 2012, diverse afrikanische und asiatische Staaten), erfordern stattdessen eine Legalisation durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA), vergleiche das Dokument zur Legalisation in der Schweiz.

Typische Dokumente, die apostilliert werden: Personenstandsurkunden des kantonalen Zivilstandsamts (Geburtsschein, Heiratsurkunde, Todesschein), Handelsregisterauszug des kantonalen Handelsregisteramts, Strafregisterauszug (VOSTRA) des Bundesamts für Justiz (BJ), Notarielle Urkunden (wenn durch kantonalen Notar ausgestellt), Gerichtsentscheide (wenn beglaubigte Ausfertigung des zuständigen Gerichts), Beglaubigte Übersetzungen (wenn durch vereidigte Übersetzer in der Schweiz erstellt und von zustaendiger Behörde beglaubigt).

forms-legal.com bietet eine strukturierte Muster-Vorlage für das Apostille-Gesuch, die alle formellen Anforderungen abbildet. Die Bundeskanzlei verlangt meistens das Originalsdokument oder eine beglaubigte Kopie, eine Gebühr von CHF 20-60 pro Apostille (Stand 2025) und eine Angabe des Verwendungszwecks. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 2-5 Werktage.

Die Schweiz hat das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 über die Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (HUe SR 0.172.030.4) ratifiziert. Mit der Apostille wird die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher die unterzeichnende Person gehandelt hat, und die Echtheit des Stempels oder Siegels beglaubigt. Nicht beglaubigt wird der Inhalt des Dokuments. Die Apostille wird in der Schweiz von der Schweizerischen Bundeskanzlei (BK) in Bern ausgestellt — als einzige Apostille-Behörde für alle eidgenössischen Dokumente. Für kantonale Dokumente (Handelsregisterauszüge, Betreibungsauszüge, Zivilstandsdokumente) sind die kantonalen Staatskanzleien zuständig. Die Apostille ist kostengünstiger und schneller als die traditionelle konsularische Legalisation (EDA-Stempel) und gilt in allen 124 Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens ohne weitere Beglaubigung.

Ein Apostille-Gesuch in der Schweiz ist immer dann einzureichen, wenn ein schweizerisches öffentliches Dokument für die Verwendung in einem anderen Staat benötigt wird, der dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten ist, und die Behörde im Zielland die Echtheit des Schweizer Dokuments bestätigt haben möchte. Nachfolgend die wichtigsten Situationen:

Heirat im Ausland: Heiraten Schweizer Bürger oder Ausländer mit Wohnsitz in der Schweiz im Ausland, verlangen ausländische Standesämter oft apostillierte schweizerische Personenstandsurkunden: Ledigkeitszeugnis (Zivilstandsausweis), Geburtsschein, ggf. Scheidungsurteil mit Apostille. Haager-Länder umfassen alle EU-Staaten, USA, Brasilien, Argentinien, Mexiko und viele weitere.

Anerkennung ausländischer Bildungsabschluesse: Für die Anerkennung schweizerischer Diplome, Berufsabschluesse oder Maturaausweise im Ausland verlangen ausländische Anerkennungsbehörden oft eine apostillierte Kopie des schweizerischen Zeugnisses (beglaubigte Kopie + Apostille).

Erbrechtliche Angelegenheiten: Schweizerische Erbscheine, Testamente und Erbschaftsurkunden werden für ausländische Erbschaftsangelegenheiten mit Apostille benötigt, wenn ausländisches Vermögen liquidiert wird.

Geschaeftliche Transaktionen: Apostillierte Handelsregisterauszuge und Statuten schweizerischer Gesellschaften werden bei Gründung von Tochtergesellschaften, bei internationalen Geschaeftsvertragen oder bei der Anerkennung von Vollmachten im Ausland benötigt.

Immigration und Aufenthaltsbewilligung im Ausland: Ausländische Einwanderungsbehörden verlangen oft apostillierte Dokumente: Geburtsurkunde, Strafregisterauszug (VOSTRA ohne Vorstrafen), Heiratsurkunde für Ehegattennachzug. Besonders bei USA-Immigration (Greencard, Visum), Brasilien-Immigration und EU-Aufenthaltsbewilligungen.

Berufslizenzen und Anerkennungen: Schweizer Ärzte, Anwälte, Architekten, Ingenieure oder andere Berufsleute, die im Ausland arbeiten möchten, benötigen apostillierte Berufsausweise und Diplome.

Keine Apostille erforderlich bei: Staaten, die dem Haager Übereinkommen 1961 nicht beigetreten sind (hier: Legalisation durch EDA erforderlich). Inlaendische Verwendung (keine Apostille für Dokumente, die nur in der Schweiz verwendet werden). Direkte Vorlage bei einer Schweizer Behörde (innerhalb der Schweiz gegenseitige Anerkennung öffentlicher Dokumente ohne Apostille).

Weitere typische Fälle, in denen eine Apostille für schweizerische Dokumente benötigt wird: Anerkennung von Bildungsabschlüssen (Hochschuldiplome, Berufszertifikate) in einem anderen Vertragsstaat des Haager Übereinkommens. Auswanderung und Immigration: Polizeiliche Fuehrungszeugnisse, Zivilstandsurkunden und Wohnsitzbestätigung für Einwanderungsbehörden. Internationale Adoptionsverfahren: Urkunden müssen apostilliert sein (Haager Adoption Convention). Internationale Schiedsverfahren: Parteivereinbarungen und Handelsregisterauszüge zur Parteienidentifikation. Notarielle Urkunden für ausländische Behörden: Testamente, Vollmachten, Grundstücksübertragungen, die im Ausland wirksam werden sollen. Wichtig: Falls das Zielland dem Haager Apostille-Übereinkommen nicht beigetreten ist, muss stattdessen die konsularische Legalisation beim EDA beantragt werden.

Ein vollständiges Apostille-Gesuch in der Schweiz bei der Bundeskanzlei (BK) muss folgende wesentliche Elemente enthalten.

Gesuchsteller-Angaben: Vollständiger Name, Adresse (Strasse, PLZ, Ort), E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Gesuchstellers. Für Unternehmen: Firma und UID-Nummer (UIDG SR 431.03).

Dokumentbeschreibung: Genaue Bezeichnung des zu apostillierenden Dokuments: Dokumententyp (z.B. Geburtsschein, Handelsregisterauszug), ausstellende Schweizer Behörde (z.B. Zivilstandsamt des Kantons Bern, Handelsregisteramt Kanton Zürich), Ausstellungsdatum und allenfalls Dokumentennummer / Registereintrag.

Zielland: Das Zielland muss dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sein. Vollständige Liste der Vertragsstaaten: Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (hcch.net). Angabe des Ziellandes im Gesuch hilft der Bundeskanzlei bei allfälligen Länderspezifitäten.

Verwendungszweck: Kurze Beschreibung des Verwendungszwecks (z.B. Eheschliessung in Deutschland, Firmengründung in Frankreich, Einwanderungsgesuch in den USA). Nicht zwingend, aber hilfreich.

Anzahl der benotigten Apostillen: Für jedes Dokument und jede Apostille werden separate Gebühren erhoben. Bei mehreren Exemplaren: Anzahl angeben.

Beilagen: Original-Dokument oder beglaubigte Kopie (je nach Anforderung der Bundeskanzlei für den jeweiligen Dokumenttyp). Kopie eines gültigen Identitätsausweises (Schweizer Pass, ID). Bei Vertretung: Vollmacht.

Zustellungsmodalität: Art der Rücksendung (eingeschriebener Brief, persönliche Abholung bei der Bundeskanzlei Bern, internationale Kuriersendung). Kosten für internationale Kuriersendung gehen zu Lasten des Gesuchstellers.

forms-legal.com stellt die strukturierte Muster-Vorlage für das Apostille-Gesuch kostenlos bereit. Wichtig: Die Bundeskanzlei bestätig nur die Echtheit der Unterschrift und des Siegels der ausstellenden Schweizer Behörde — nicht den Inhalt des Dokuments. Falls das Dokument in einer Fremdsprache verwendet werden soll, braucht es zunächst eine amtliche beglaubigte Übersetzung, die dann ebenfalls apostilliert wird. Der Apostille-Sticker (eckiger Stempel / Aufkleber) wird direkt auf das Dokument oder auf ein Beiblatt angebracht.

Schlüsselbestandteile des Apostille-Gesuchs Schweiz: Gesuchstellende Person: Vollständige Angaben (Name, Adresse, Telefon, E-Mail). Juristische Personen: Firmenname, UID, vertretungsberechtigte Person. Dokument: Genaue Bezeichnung der Urkunde (Urteil, Handelsregisterauszug, notarielle Urkunde, Geburtsurkunde, Fuehrungszeugnis). Ausstellende Behörde und Datum. Zielland und Verwendungszweck: Angabe des Bestimmungsstaates und des Zwecks (Bewerbungsverfahren, Immigrationsgesuch, Gerichtsverfahren, Vertragsschluss). Apostille-Behörde: Schweizerische Bundeskanzlei (BK) in Bern für eidgenössische Urkunden; zuständige kantonale Staatskanzlei für kantonale Urkunden. Beglaubigte Kopien: Falls das Original nicht eingereicht werden kann, wird eine notariell beglaubigte Kopie akzeptiert. Zusätzliche Übersetzung: Bei nicht-deutschsprachigen Zielländern kann eine beglaubigte Übersetzung erforderlich sein — diese ist separat von der Apostille zu beantragen. Fristen: Die Bundeskanzlei bearbeitet Apostille-Gesuche in der Regel innert weniger Werktage. Express-Verfahren: Auf Anfrage möglich. Gebühren: Gemäss Gebührenverordnung BK (aktuell CHF 30-70 pro Apostille). Die Vorlage auf forms-legal.com hilft, alle notwendigen Angaben vollständig und korrekt zu erfassen.

Besonderheiten bei kantonalen Dokumenten: Handelsregisterauszuge (HR-Eidg.), Betreibungsauszuge (SchKG Art. 8a) und Zivilstandsdokumente werden von kantonalen Behörden ausgestellt und benötigen daher die kantonale Staatskanzlei als erste Apostille-Stelle. Mehrseitige Dokumente: Bei mehrseitigen Urkunden muss die Apostille an die letzte Seite angeheftet oder durch ein Siegel und Heftschnur verbunden werden (HUe Formular). Digitale Apostille: Die Schweiz prüft die Einführung der elektronischen Apostille (e-Apostille) gemäss HUe Recommendation 2022. Bis zur offiziellen Einführung gilt die papiergebundene Apostille. Mehrfache Apostille: Eine Apostille gilt pro Dokument und Verwendungszweck. Für verschiedene Zielländer muss je eine separate Apostille beantragt werden.

Das Apostille-Gesuch an die Schweizerische Bundeskanzlei (BK) korrekt ausfullen — Schritt für Schritt.

1. Zielland prüfen: Stellen Sie sicher, dass das Zielland dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten ist. Vollständige Staatenliste auf hcch.net. Falls das Zielland kein Mitgliedstaat ist, brauchen Sie eine Legalisation durch das EDA (Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten), nicht eine Apostille.

2. Dokument besorgen: Holen Sie das Original-Schweizer-Dokument, das apostilliert werden soll, von der ausstellenden Behörde. Falls Sie das Original nicht einschicken möchten: Besorgen Sie zuerst eine beglaubigte Kopie bei der Gemeindeverwaltung oder dem kantonalen Notariat, bevor Sie die Apostille beantragen. (Beglaubigte Kopie + Apostille darauf.)

3. Gesuch ausfullen: Tragen Sie Ihre vollständigen Angaben ein (Name, Adresse, E-Mail, Telefon). Beschreiben Sie das Dokument präzise (Typ, Aussteller, Datum). Geben Sie das Zielland und den Verwendungszweck an. Geben Sie die gewünschte Zustellungsart an.

4. Beilagen zusammenstellen: Original-Dokument (oder beglaubigte Kopie). Kopie Ihres Identitätsausweises. Bei Vollmacht: beizulegen. Einzahlungsnachweis (Gebühr CHF 20-60 pro Apostille — prüfen Sie die aktuelle Gebührenordnung der Bundeskanzlei auf bk.admin.ch).

5. Einreichung: Per Post an die Bundeskanzlei (BK), Apostille, Bundesgasse 32, 3003 Bern. Empfehlung: A-Post Plus (Einschreiben) für Sendungsverfolgung und Schadenersatz bei Verlust. Online-Einreichung: Die Bundeskanzlei bietet auf bk.admin.ch ein Online-Portal für Apostille-Gesuche an (Stand 2025).

6. Bearbeitungszeit abwarten: In der Regel 2-5 Werktage. Expressbearbeitung möglich (surcharge), wenn dringend.

7. Apostille erhalten: Die Bundeskanzlei schickt das apostillierte Dokument zurück (eingeschriebener Brief) oder hält es zur Abholung bereit. Das Dokument mit der angebrachten Apostille kann nun direkt an die ausländische Behörde weitergeleitet werden.

Weitere Schritte beim Ausfullen des Apostille-Gesuchs in der Schweiz: Dokument prüfen: Stellen Sie sicher, dass das zu apostillierende Dokument von einer öffentlichen Behörde der Schweiz ausgestellt wurde (Notariat, Handelsregisterbehord, Betreibungsamt, Gericht, Gemeinde). Privatrechtliche Dokumente (Verträge ohne Notarsiegel) können nicht apostilliert werden. Beglaubigte Kopie beschaffen: Falls das Original nicht eingereicht werden kann, lassen Sie beim Notariat oder der ausstellenden Behörde eine beglaubigte Kopie erstellen. Einreichung: Online-Gesuch über die offizielle Webseite der Bundeskanzlei (bk.admin.ch) oder per Post an: Schweizerische Bundeskanzlei, Apostille, Bundesgasse 32, 3003 Bern. Express-Dienst: Auf Anfrage express Bearbeitung beantragen. Zustellung: Wahl zwischen Selbstabholung, Postzustellung A/B oder Express-Post. Gebührenvorschuss: Die Gebühren (CHF 30-70 je nach Dokument) sind per Einzahlungsschein oder Online-Zahlung zu begleichen. Kontrollieren Sie die Apostille nach Erhalt auf Vollständigkeit: Haager Apostille-Format gemäss HUe Anlage (10 Felder: Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, Eigenschaft, Stempel/Siegel, Ausstellungsdatum).

Das Apostille-Gesuch in der Schweiz stützt sich auf folgendes Rechtsrahmenwerk.

Haager Übereinkommen 1961 (SR 0.172.030.4): Art. 1 — Anwendungsbereich öffentliche Urkunden. Art. 2 — Befreiung von Legalisation, Ersatz durch Apostille. Art. 3 — Pflicht der zuständigen Behörde zur Ausstellung der Apostille. Art. 4 — Anforderungen an die Apostille (Form: 10 nummerierte Felder). Art. 6 — Benennung der zuständigen Behörde (Schweiz: Bundeskanzlei für Bundesebene). In der Schweiz ist die Bundeskanzlei (BK) als einzige nationale Apostille-Behörde für alle öffentlichen Dokumente zuständig.

VwVG (SR 172.021): Art. 1 — Anwendungsbereich Bundesbehörden. Art. 52 — Formanforderungen an Eingaben. Art. 62 — Kosten des Verfahrens. Das Apostille-Gesuch ist eine Eingabe an eine Bundesbehörde und unterliegt damit den Verfahrensregeln des VwVG.

AllgGebV (SR 172.041.1): Allgemeines Gebuehrenreglement des Bundes — Grundlage für Gebühren der Bundeskanzlei. Konkrete Apostille-Gebühren sind in der Verordnung über die Gebühren für die Apostille (oder entsprechender Bekanntmachung der BK) geregelt.

Stammbuch-Gesetz (Personenstandsrecht ZGB Art. 39-49a, ZStV SR 211.112.2): Gibt die Rechtsgrundlage für Personenstandsurkunden (Geburtsschein, Heiratsurkunde, Todesschein), die apostilliert werden können. Zivilstandsämter der Kantone stellen die Urkunden aus, die Bundeskanzlei die Apostille.

Handelsregisterrecht (OR Art. 927 ff., HRegV SR 221.411): Grundlage für Handelsregisterauszuge, die apostilliert werden können. Kantonale Handelsregisterämter stellen Auszuge aus, Bundeskanzlei apostilliert.

DSGvo / DSG (SR 235.1): Das Apostille-Gesuch beinhaltet die Übermittlung persönlicher Daten an die Bundeskanzlei. Die BK verarbeitet Daten gemäss DSG (Bundesgesetz über den Datenschutz, SR 235.1) und VDSG (SR 235.11). Apostille-Daten werden im e-Register der Bundeskanzlei erfasst.

Weitere rechtliche Grundlagen und Anforderungen der Apostille in der Schweiz: Haager Übereinkommen (HUe): Die Apostille gilt nur für öffentliche Urkunden (Gerichtsentscheide, notarielle Urkunden, Verwaltungsdokumente, Zivilstandsurkunden). Private Dokumente (Handelsvertraege ohne Notarsiegel) sind nicht apostilliert. Anwendung des HUe: Alle 124 Mitgliedstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens akzeptieren die schweizerische Apostille ohne weitere Beglaubigung. Aktuelle Mitgliederliste: HCCH Apostille Section (hcch.net). Ablösung der Legalisation: Durch die Apostille entfällt die konsularische Legalisation (EDA Stempel + Botschaft) für alle HUe-Mitgliedstaaten. Gebuehrenrahmen: GebV-BK (Gebührenverordnung der Bundeskanzlei) regelt die Kosten. Kantonale Apostille: Für kantonale Urkunden ist die zuständige kantonale Staatskanzlei die Apostille-Behörde — nicht die Bundeskanzlei. Prüfen Sie vorab, welche Behörde für Ihr Dokument zuständig ist.

Häufige Fehler beim Apostille-Gesuch in der Schweiz und wie man sie vermeidet.

Fehler 1: Apostille statt Legalisation beantragt (oder umgekehrt). Apostille ist nur für Länder, die dem Haager UK 1961 beigetreten sind. Für andere Länder braucht es eine Legalisation durch das EDA. Prüfen Sie immer zuerst die Staatenliste auf hcch.net. Beispiel: Saudi-Arabien trat dem Haager UK erst 2012 bei — achten Sie auf den Beitrittsstatus.

Fehler 2: Falsches Dokument eingeschickt. Die Bundeskanzlei kann nur öffentliche Schweizer Dokumente apostillieren — also Urkunden, die von einer Schweizer Behörde (Zivilstandsamt, Handelsregisteramt, Gericht, Notar) ausgestellt wurden. Private Dokumente (Privatvertraege, firmeneigene Zeugnisse) können nicht apostilliert werden.

Fehler 3: Dokument nicht aktuell. Apostillierte Dokumente können ein Verfallsdatum haben (manche Länder akzeptieren Apostillen nur auf Dokumenten, die nicht älter als 3-6 Monate sind). Besorgen Sie kurz vor Einreichung einen frischen Registerauszug.

Fehler 4: Übersetzung vergessen. Wenn das Zielland ein Dokument in einer anderen Sprache benötigt, muss zuerst eine beglaubigte Übersetzung angefertigt werden, die dann apostilliert wird. Die Apostille selbst ist mehrsprachig, aber der Dokumenteninhalt nicht.

Fehler 5: Originalsdokument verloren. Schicken Sie Originale immer per Einschreiben (A-Post Plus). Verlieren Sie Originale, können diese teuer sein zu ersetzen (Geburtsschein, Heiratsurkunde).

Fehler 6: Gebühren nicht beigelegt. Das Apostille-Gesuch erfordert die Bezahlung der Gebühren (CHF 20-60 je nach Dokument). Ohne Gebühren wird das Gesuch nicht bearbeitet.

Fehler 7: Veraltete Apostille-Liste verwenden. Die Staatenliste des Haager UK 1961 ändert sich laufend (neue Beitritte). Prüfen Sie stets die aktuelle Liste auf hcch.net oder beim EDA (eda.admin.ch) vor Einreichung.

Weiterer häufiger Fehler: Falsche Apostille-Behörde. In der Schweiz ist die Bundeskanzlei zuständig für eidgenössische Urkunden; für kantonale Urkunden ist die jeweilige Staatskanzlei des Kantons zuständig. Einreichung beim falschen Amt führt zu Verzögerungen. Prueft die zust. Behörde vorab auf bk.admin.ch. Dokument nicht von einer öffentlichen Behörde ausgestellt. Nur öffentliche Urkunden können apostilliert werden — Privatvertrag ohne notarielle Beglaubigung kann NICHT apostilliert werden. Zielland nicht im Haager Übereinkommen: Falls das Bestimmungsland dem HUe nicht beigetreten ist (z.B. Saudi-Arabien, Vietnam), ist eine konsularische Legalisation erforderlich.