Onboarding-Checkliste Schweiz (OR Art. 319)

Die Onboarding-Checkliste ist ein in der Schweiz nach OR Art. 319 (Arbeitsvertrag) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Grundlage des Onboarding-Prozesses bilden mehrere Schweizer Bundesgesetze: das Schweizerische Obligationenrecht (OR) Art. 319 (Begriff Arbeitsvertrag), Art. 320 (formfrei, Probezeit aber praktisch immer schriftlich), Art. 328 (Persönlichkeitsschutz und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers), Art. 335b (Probezeit von höchstens drei Monaten); das Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG, SR 832.20) Art. 82, der eine Sicherheitsunterweisung am Arbeitsplatz vorschreibt; das revidierte Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1, in Kraft seit 1. September 2023) Art. 19, der die Informationspflicht über die Bearbeitung von Personendaten regelt; und je nach Branche das Bundesgesetz über die Berufsbildung (BBG, SR 412.10) Art. 14 für Lehrverhältnisse.

Die Onboarding-Checkliste in der Schweiz strukturiert den Einarbeitungsprozess in fünf Phasen: erstens die Vorbereitung vor dem Eintrittstag — Arbeitsvertrag unterzeichnen, Personalakte anlegen, Arbeitsplatz einrichten, IT-Accounts und Zutrittsausweise erstellen; zweitens den ersten Arbeitstag — persönliche Begrüssung, Haustour, Team-Vorstellung, Pate-/Buddy-System, Sicherheitsunterweisung nach UVG Art. 82; drittens die ersten 30 Tage — Rollen- und Erwartungsklärung, Schulungsplan, Compliance- und DSG-Schulung, 30-Tage-Standortgespräch; viertens die Probezeit von höchstens drei Monaten nach OR Art. 335b mit Probezeitgespräch und Übernahmeentscheid; fünftens die nahtlose Überführung in das reguläre Beurteilungssystem mit Mitarbeiterbeurteilung nach OR Art. 321a.

Im Schweizer Arbeitsumfeld ist eine professionelle Onboarding-Checkliste aus mehreren Gründen unverzichtbar: erstens dokumentiert sie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten — etwa die Sicherheitsunterweisung nach UVG Art. 82, die im Schadensfall vor der SUVA (Schweizerische Unfallversicherungsanstalt) nachgewiesen werden muss; zweitens schützt sie vor späteren Streitigkeiten über die Übergabe von Arbeitsmitteln, die Erteilung von Weisungen und die Klarheit der Funktionsbeschreibung; drittens prägt sie die kulturelle Integration und damit die Mitarbeiterbindung — Studien des Schweizerischen Verbands für Personalmanagement (HR Swiss) zeigen, dass professionell onboardete Mitarbeitende eine um 50 Prozent höhere Bleibewahrscheinlichkeit nach 18 Monaten haben.

Während Schweizer Konzerne mit über 500 Mitarbeitenden meist umfangreiche digitale Onboarding-Plattformen einsetzen — etwa SAP SuccessFactors, Workday oder Talentsoft —, bleiben Klein- und Mittelunternehmen (KMU) bei papier- oder Excel-basierten Checklisten. forms-legal.com bietet ein konformes Vorlagedokument für KMU, das alle gesetzlichen Pflichten abdeckt und gleichzeitig handhabbar bleibt.

Die Onboarding-Checkliste ist abzugrenzen von anderen Personalprozessen: sie ist nicht der Arbeitsvertrag selbst (dieser regelt die Vertragsbedingungen nach OR Art. 319 ff.), nicht die Personalakte (diese enthält Stammdaten und Zeugnisse über das gesamte Arbeitsverhältnis), nicht die Mitarbeiterbeurteilung (diese erfolgt nach Ablauf der Einführungsphase) und nicht der Sicherheitskonzept-Plan nach UVG Art. 82 (dieser ist das übergeordnete Dokument für den ganzen Betrieb). Das Bundesgericht (BGer) hat in mehreren Entscheiden zu Schadensersatzklagen nach Arbeitsunfällen (z.B. BGE 4A_265/2018) festgehalten, dass eine dokumentierte Onboarding-Checkliste mit Sicherheitsunterweisung den Arbeitgeber von der Haftung entlasten kann.

Die Onboarding-Checkliste in der Schweiz wird bei jedem Eintritt einer neuen mitarbeitenden Person in das Unternehmen benötigt — unabhängig von Vertragsart, Beschäftigungsumfang oder Funktionsstufe. Verschiedene Konstellationen prägen jedoch die Tiefe und die zeitliche Erstreckung des Onboarding-Prozesses.

Erste typische Situation — Eintritt einer unbefristet angestellten mitarbeitenden Person nach OR Art. 319 ff.: Bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag mit dreimonatiger Probezeit nach OR Art. 335b ist die vollständige Onboarding-Checkliste anzuwenden. Sie umfasst Vorbereitung vor Eintritt, ersten Tag, erste 30 Tage und Probezeitgespräch. Bei einer Vollzeitstelle empfiehlt der Schweizerische Verband für Personalmanagement (HR Swiss) einen Onboarding-Aufwand von mindestens 20 bis 40 Personalstunden auf Seiten von HR und Linienvorgesetzten in den ersten drei Monaten.

Zweite Situation — Eintritt eines/einer Lernenden nach Bundesgesetz über die Berufsbildung (BBG, SR 412.10): Beim Antritt einer beruflichen Grundbildung gilt der Lehrvertrag nach BBG Art. 14 mit besonderen Schutzbestimmungen. Die Onboarding-Checkliste muss zusätzlich die Lerndokumentation, die Anmeldung beim kantonalen Berufsbildungsamt und die Koordination mit der Berufsfachschule umfassen. Die Probezeit beträgt nach BBG Art. 15 ein bis drei Monate. Schweizer Lehrbetriebe wie ABB, Swiss Post oder Migros führen umfangreiche Lehrlings-Onboarding-Programme.

Dritte Situation — Eintritt eines/einer Praktikantin oder einer befristeten Hilfskraft: Bei kurzer Beschäftigungsdauer wird oft auf einzelne Onboarding-Schritte verzichtet — etwa Erstellung umfangreicher IT-Profile oder formelle Beförderungspfade. Die Sicherheitsunterweisung nach UVG Art. 82 sowie die DSG-Information nach Art. 19 bleiben jedoch zwingend, unabhängig von der Vertragsdauer.

Vierte Situation — Interner Wechsel oder Beförderung mit veränderter Funktion: Beim Übertritt einer mitarbeitenden Person von einer Abteilung in eine andere oder bei einer Beförderung zur Linienvorgesetzten ist eine reduzierte Onboarding-Checkliste sinnvoll — etwa zur Klärung der neuen Pflichten, des erweiterten Zugriffsbereichs auf Personendaten und der Zugehörigkeit zu Führungsgremien. Die Sicherheitsunterweisung kann oft entfallen, sofern keine neuen Risiken entstehen.

Fünfte Situation — Rückkehr nach längerer Abwesenheit (Mutterschaftsurlaub, Sabbatical, Krankheit): Eine mitarbeitende Person, die nach mehrmonatiger Abwesenheit zurückkehrt, profitiert von einer angepassten Re-Onboarding-Checkliste mit Update zu personellen, technischen und prozessualen Veränderungen. Mutterschaftsurlaub von 14 Wochen nach Erwerbsersatzgesetz (EOG, SR 834.1) verpflichtet die Arbeitgeberin nach OR Art. 336c zu Wiedereinstieg auf gleichwertige Stelle.

Sechste Situation — Verträge mit reduziertem Pensum oder Job-Sharing: Bei Teilzeitstellen mit unter 50 Prozent Pensum oder Job-Sharing-Konstellationen muss die Onboarding-Checkliste auf die spezifische Verfügbarkeit der Person abgestimmt werden — kürzere, dafür intensivere Onboarding-Phasen. forms-legal.com bietet differenzierte Vorlagen für Vollzeit-, Teilzeit- und Lehrverhältnis-Onboarding.

Die rechtssichere und wirksame Onboarding-Checkliste in der Schweiz nach OR Art. 319, OR Art. 328, UVG Art. 82 und DSG Art. 19 enthält mehrere Pflichtbestandteile, die sowohl gesetzliche Mindestanforderungen erfüllen als auch die operative Einarbeitung erleichtern. Die Vorlage von forms-legal.com strukturiert sämtliche Pflichtinhalte in einer chronologischen Reihenfolge.

Identifikation der Parteien und der Funktion: Vollständiger Name der Arbeitgeberin laut Handelsregister, betroffene Abteilung, Name und Funktion der/des für das Onboarding verantwortlichen Person — typischerweise HR Business Partner oder direkte/r Vorgesetzte/r. Auf Seiten der mitarbeitenden Person Vor- und Nachname gemäss Arbeitsvertrag nach OR Art. 319, Funktionsbezeichnung gemäss Pflichtenheft, Eintrittsdatum, Vertragsart (unbefristet, befristet, Teilzeit, Lehrvertrag, Praktikum) und Arbeitspensum in Prozent.

Aufgaben vor Eintritt: Die Vorbereitung beginnt mehrere Wochen vor dem Eintrittstag und umfasst zwingend: erstens den unterzeichneten Arbeitsvertrag — formfrei nach OR Art. 320 Abs. 1, jedoch zwingend schriftlich für die Probezeitvereinbarung; zweitens die Personalakte mit Datenschutzerklärung Personal nach DSG Art. 19; drittens den Arbeitsplatz mit Schreibtisch, Bürostuhl, Bildschirmen und Schliessfach gemäss Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3) Art. 23 Ergonomie; viertens Zutritts- und Identifikationsausweise für Gebäude, Cafeteria, Parkplatz; fünftens die IT-Accounts (E-Mail, Active Directory, VPN, Single Sign-On, Telefon, Mobiltelefon, Software-Lizenzen).

Erster Arbeitstag — Begrüssung und Einführung: Persönliche Begrüssung am Empfang durch HR oder direkte/n Vorgesetzte/n, Haustour mit Hinweisen auf Notausgänge nach Brandschutzvorschriften und Sanitätsraum, Vorstellung des Teams und der direkten Kollegen, Zuteilung eines Paten/Buddys aus dem Team für die ersten 30 Tage. Zwingend ist die Sicherheitsunterweisung nach UVG Art. 82 — sie umfasst Verhaltensregeln im Notfall, Erste-Hilfe-Posten, Schutzausrüstung bei industriellen Tätigkeiten und Anwendung von Bildschirmarbeitsplatz-Vorschriften.

Erste 30 Tage — Rollenklärung und Schulung: Die ersten 30 Tage dienen der inhaltlichen Einarbeitung und umfassen: Klärung der Rolle, Erwartungen und Schnittstellen mit anderen Abteilungen; konkreter Schulungsplan für interne Tools und Software; Compliance- und DSG-Schulung gemäss revidiertem Datenschutzgesetz, unternehmenseigenem Code of Conduct und gegebenenfalls branchenspezifischen Vorschriften (z.B. FINMA-Rundschreiben für Banken, Swissmedic-Anforderungen für Pharma); 30-Tage-Standortgespräch mit der/dem direkten Vorgesetzten zur Reflexion der ersten Eindrücke und offenen Fragen.

Probezeit nach OR Art. 335b: Die Probezeit von höchstens drei Monaten nach OR Art. 335b Abs. 1 wird im Arbeitsvertrag schriftlich vereinbart. Die Onboarding-Checkliste dokumentiert die vereinbarte Probezeitdauer (1, 2 oder 3 Monate) sowie die Durchführung des Probezeitgesprächs vor Ablauf. Der Übernahmeentscheid ist mit Datum festzuhalten — Bestätigung des Arbeitsverhältnisses oder Kündigung mit verkürzter Frist von sieben Tagen nach OR Art. 335b Abs. 1.

Dokumentation und Aufbewahrung in der Personalakte: Die ausgefüllte Onboarding-Checkliste wird gemeinsam mit dem Arbeitsvertrag, der DSG-Information und der Bestätigung der Sicherheitsunterweisung in die Personalakte eingelegt. Aufbewahrungsfrist analog OR Art. 958f mindestens zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Bei Schadensersatzklagen wegen Arbeitsunfall vor der SUVA dient die Onboarding-Checkliste als Nachweis erfüllter Sicherheitspflichten.

Unterschriften der mitarbeitenden Person und der Onboarding-Verantwortlichen: Die mitarbeitende Person unterzeichnet die Checkliste am Ende der Probezeit als Bestätigung, dass alle Punkte umgesetzt wurden — Diskrepanzen werden im Probezeitgespräch besprochen. Die/der Onboarding-Verantwortliche bestätigt die korrekte Durchführung. Verwandte Dokumente: Arbeitsvertrag unbefristet nach OR Art. 319, Datenschutzerklärung Personal nach DSG Art. 19 und Mitarbeiterbeurteilung nach OR Art. 321a — alle drei vervollständigen den Personalführungsrahmen einer Schweizer Arbeitgeberin.

Die korrekte Anwendung der Onboarding-Checkliste in der Schweiz erfordert eine vorausschauende Planung mit klar definierten Zuständigkeiten und Zeitpunkten. Ein professionell durchgeführtes Onboarding spart langfristig Personalbindungskosten und reduziert das Risiko arbeitsrechtlicher Streitigkeiten.

Schritt 1 — Pre-Boarding ab Vertragsunterzeichnung: Sobald der Arbeitsvertrag nach OR Art. 319 unterzeichnet ist — typischerweise sechs bis acht Wochen vor Eintritt — beginnt die Vorbereitungsphase. HR sendet ein Willkommensschreiben mit Vorabinformationen (Erster Tag, Treffpunkt, Dresscode, Mitnahme von Ausweisen für Lohnausweise und AHV-Anmeldung) und sammelt die erforderlichen Unterlagen: Schweizer Sozialversicherungsausweis (AHV-Nummer), Arbeitsbewilligung bei ausländischen Staatsangehörigen (Ausländer- und Integrationsgesetz AIG, SR 142.20), Kopien von Diplomen, Bankverbindung für die Lohnüberweisung.

Schritt 2 — Personalakte und IT-Setup zwei Wochen vor Eintritt: Die Personalakte wird angelegt mit Datenschutzerklärung Personal nach DSG Art. 19, AHV-Anmeldung beim Ausgleichskassen-Konto und Anmeldung bei der zuständigen Pensionskasse gemäss Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge (BVG, SR 831.40). Die IT-Abteilung erstellt E-Mail-Account, Active Directory-Eintrag, VPN-Zugang, Telefon und Mobiltelefon. Bei kommerziellen Tools (z.B. SAP, Salesforce, Office 365) werden die Lizenzen aktiviert.

Schritt 3 — Arbeitsplatz und Zutrittsausweise eine Woche vor Eintritt: Schreibtisch, ergonomischer Bürostuhl gemäss Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3) Art. 23, Bildschirme, Maus, Tastatur, Headset, Schliessfach werden bereitgestellt. Zutritts- und Identifikationsausweise (Badge, Cafeteria-Karte, Parkkarte) werden vorbereitet. Bei industriellen Tätigkeiten zusätzlich persönliche Schutzausrüstung (PSA) gemäss Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV) Art. 38.

Schritt 4 — Erster Tag mit strukturiertem Programm: Direkter Empfang am Eingang durch HR oder direkte/n Vorgesetzte/n statt Selbstanmeldung. Dauer der Begrüssung 15 bis 30 Minuten, Übergabe der Zutrittsausweise und Schlüssel. Anschliessend Haustour von 30 bis 45 Minuten mit Hinweisen auf Notausgänge, Sanitätsraum, Erste-Hilfe-Posten, Cafeteria, Pausenraum, Sitzungsräume. Persönliche Vorstellung im Team mit kurzer Selbstvorstellung der/des Neuankömmlings. Zuteilung des Paten/Buddys.

Schritt 5 — Sicherheitsunterweisung nach UVG Art. 82 am ersten Tag: Die Sicherheitsunterweisung dauert 30 bis 90 Minuten je nach Branche und Risikoexposition. Pflichtinhalte: Verhaltensregeln im Notfall, Brandschutz und Evakuationsplan, Erste-Hilfe-Posten und Sanitäter, Bildschirmarbeitsplatz-Hygiene gemäss Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz, persönliche Schutzausrüstung bei gefährlichen Tätigkeiten, Meldewege bei Arbeitsunfällen an die SUVA. Die mitarbeitende Person unterzeichnet die Bestätigung der Unterweisung — diese ist im Personalakt zu archivieren.

Schritt 6 — Erste 30 Tage mit wöchentlichen Touchpoints: Regelmässige Feedback-Gespräche mit der/dem direkten Vorgesetzten — wöchentlich 15 bis 30 Minuten — zur Klärung offener Fragen. Schrittweise Einführung in die Funktion mit zunehmender Eigenverantwortung. Compliance- und DSG-Schulung typischerweise als E-Learning-Modul mit Abschlusstest. 30-Tage-Standortgespräch zur Reflexion und Anpassung des Schulungsplans.

Schritt 7 — Probezeitgespräch vor Ablauf nach OR Art. 335b: Spätestens zwei Wochen vor Ablauf der Probezeit wird ein strukturiertes Probezeitgespräch geführt. Inhalt: Rückblick auf die ersten Wochen anhand der Onboarding-Checkliste, beidseitiges Feedback, Einschätzung der Funktionserfüllung, Übernahmeentscheid. Bei positiver Einschätzung Bestätigung des Arbeitsverhältnisses und Übergang zum regulären Beurteilungssystem. Bei negativer Einschätzung Kündigung mit verkürzter Frist von sieben Tagen nach OR Art. 335b Abs. 1.

Schritt 8 — Übergabe an reguläres Personalsystem: Nach erfolgreicher Probezeit wird die Onboarding-Checkliste abgeschlossen, unterzeichnet und in die Personalakte eingelegt. Die mitarbeitende Person wird in das reguläre Mitarbeiterbeurteilungssystem nach OR Art. 321a übernommen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zehn Jahre analog OR Art. 958f.

Die Onboarding-Checkliste in der Schweiz unterliegt mehreren überlagernden gesetzlichen Anforderungen, die sich aus dem Schweizerischen Obligationenrecht, dem Unfallversicherungsgesetz, dem Datenschutzgesetz und dem Arbeitsgesetz ergeben. Die Nichtbeachtung führt zu Haftungsrisiken bei Arbeitsunfällen, Datenschutzverletzungen und arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.

Arbeitsvertrag und Probezeit nach OR Art. 319, 320, 335b: Der Arbeitsvertrag ist nach OR Art. 320 Abs. 1 grundsätzlich formfrei, jedoch ist die Probezeit nach OR Art. 335b Abs. 1 nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart wurde und drei Monate nicht überschreitet. Die Onboarding-Checkliste dokumentiert die Probezeitdauer und stellt sicher, dass die Vereinbarung zum Eintrittstermin vorliegt. Während der Probezeit gilt eine Kündigungsfrist von sieben Tagen.

Persönlichkeitsfürsorge nach OR Art. 328: Der Arbeitgeber hat die Persönlichkeit des Arbeitnehmers im Arbeitsverhältnis zu achten und zu schützen. Im Onboarding bedeutet dies konkret: angemessener Empfang ohne Demütigung, Schutz vor Mobbing oder Diskriminierung von Anfang an, Beachtung der Datenschutzrechte. Verstösse können nach OR Art. 41 zu Schadenersatz und nach OR Art. 49 zu Genugtuung führen.

Sicherheitsunterweisung nach UVG Art. 82 und VUV Art. 7: Nach Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG, SR 832.20) Art. 82 ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle Massnahmen zu treffen, die nach der Erfahrung notwendig, nach dem Stand der Technik anwendbar und den gegebenen Verhältnissen angemessen sind, um Berufsunfälle und Berufskrankheiten zu verhüten. Konkretisiert wird dies durch die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV, SR 832.30) Art. 6 und Art. 7, wonach Arbeitnehmende vor der Aufnahme der Tätigkeit, vor wesentlichen Änderungen oder periodisch wiederkehrend zu unterweisen sind. Die Schweizerische Unfallversicherungsanstalt (SUVA) und die Eidgenössische Koordinationskommission für Arbeitssicherheit (EKAS) stellen Branchenrichtlinien zur Verfügung.

Datenschutzrechtliche Pflichten nach DSG Art. 6, 19: Mit Stellenantritt beginnt die systematische Bearbeitung von Personendaten der mitarbeitenden Person — Stammdaten, AHV-Nummer, Bankverbindung, Familienverhältnisse. Nach DSG Art. 6 muss die Bearbeitung verhältnismässig und zweckbestimmt sein. Nach DSG Art. 19 ist die Person über die Datenbearbeitung schriftlich zu informieren — typischerweise im Rahmen der Datenschutzerklärung Personal als Anlage zum Arbeitsvertrag. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) empfiehlt, die Bestätigung der Information schriftlich zu dokumentieren.

Meldungen bei Sozialversicherungen: Mit Stellenantritt sind nach Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG, SR 831.10) und Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge (BVG, SR 831.40) Meldungen an die Ausgleichskasse und die Pensionskasse zu machen. Die Anmeldung bei der zuständigen Familienausgleichskasse für Familienzulagen nach Bundesgesetz über die Familienzulagen (FamZG, SR 836.2) erfolgt parallel. Bei ausländischen Staatsangehörigen muss die Arbeitsbewilligung nach Ausländer- und Integrationsgesetz (AIG, SR 142.20) dem zuständigen kantonalen Migrationsamt gemeldet werden.

Lehrverhältnis nach Bundesgesetz über die Berufsbildung (BBG, SR 412.10): Bei Lehrlingen gelten zusätzliche Schutzbestimmungen nach BBG Art. 14 und 15. Der Lehrvertrag muss schriftlich abgeschlossen und vom kantonalen Berufsbildungsamt genehmigt werden. Die Probezeit beträgt ein bis drei Monate. Eine Lerndokumentation ist vom Lehrling zu führen, vom Berufsbildner zu kontrollieren.

Mitwirkungsgesetz (MWG, SR 822.14): Wo eine Arbeitnehmervertretung besteht, hat sie nach MWG Art. 9 ein Anhörungsrecht zur Gestaltung des Onboarding-Prozesses — nicht jedoch zur Bewertung einzelner Mitarbeitenden. Branchenbezogene Gesamtarbeitsverträge (GAV) — etwa GAV Maschinen-, Elektro- und Metallindustrie — können detaillierte Bestimmungen zu Lehrlingsausbildung und Onboarding-Standards enthalten.

Aufbewahrungspflicht nach OR Art. 958f: Die ausgefüllte Onboarding-Checkliste, die DSG-Information und die Bestätigung der Sicherheitsunterweisung sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Bei Klagen wegen Arbeitsunfall oder Diskriminierung gemäss Gleichstellungsgesetz GlG Art. 5 dient die Checkliste als Beweismittel.

Häufige Fehler bei der Onboarding-Checkliste in der Schweiz untergraben die rechtliche Sicherheit, die operative Effektivität und die kulturelle Integration neuer Mitarbeitender. Schweizer KMU geraten dabei oft unter Zeitdruck und überspringen wichtige Schritte.

Fehler 1 — Verzicht auf die Sicherheitsunterweisung nach UVG Art. 82: Bei Bürotätigkeiten wird oft fälschlicherweise davon ausgegangen, dass keine Unterweisung notwendig sei. Das Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG) Art. 82 und die Verordnung über die Verhütung von Unfällen (VUV) Art. 6 und 7 verlangen jedoch eine Unterweisung für alle Mitarbeitenden — bei Bürotätigkeiten zumindest zu Bildschirmarbeitsplatz-Hygiene, Notausgängen und Erste-Hilfe-Wegen. Korrekte Vorgehensweise: SUVA-Module nutzen, schriftliche Bestätigung archivieren.

Fehler 2 — Unterzeichnung der Probezeitvereinbarung nicht schriftlich nach OR Art. 335b: Manche KMU schliessen den Arbeitsvertrag formfrei ab und vergessen die schriftliche Probezeitvereinbarung. Konsequenz nach OR Art. 335b Abs. 2: ohne schriftliche Vereinbarung gilt die gesetzliche Probezeit von einem Monat — die geplante Verlängerung auf drei Monate ist unwirksam. Korrekte Vorgehensweise: Schriftform für die Probezeitklausel, idealerweise im Gesamtarbeitsvertrag.

Fehler 3 — Fehlende DSG-Information nach Art. 19: Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG) vom 1. September 2023 wurde die Informationspflicht erheblich ausgeweitet. Mitarbeitende sind über die Bearbeitung der Personendaten — Verarbeitungszweck, Empfängerkategorien, Aufbewahrungsdauer, Drittlandtransfers — schriftlich zu informieren. Korrekte Vorgehensweise: Datenschutzerklärung Personal als Anlage zum Arbeitsvertrag, schriftliche Bestätigung der Kenntnisnahme.

Fehler 4 — Verspätete Sozialversicherungsanmeldungen: Anmeldungen bei AHV-Ausgleichskasse, BVG-Pensionskasse und FamZG-Familienausgleichskasse werden oft erst nach mehreren Wochen erledigt. Konsequenz: Lücken im Versicherungsschutz, mögliche Nachzahlungen, Unzufriedenheit der mitarbeitenden Person bei verzögerten Lohnzahlungen. Korrekte Vorgehensweise: Anmeldungen vor Eintrittstag oder am ersten Arbeitstag erledigen.

Fehler 5 — Mangelnde Klarheit bei der Funktionsbeschreibung: Ohne klare Pflichtenheft-Beschreibung entstehen in den ersten Wochen Erwartungs-Diskrepanzen, die später zu Beurteilungsstreitigkeiten führen können. Korrekte Vorgehensweise: Funktionsbeschreibung am Eintrittstag aushändigen, Schnittstellen mit anderen Funktionen erklären, regelmässige Klärung in den 30-Tage-Standortgesprächen.

Fehler 6 — Vergessenes Probezeitgespräch nach OR Art. 335b: Schweizer KMU vergessen oft, das Probezeitgespräch vor Ablauf der Frist durchzuführen. Konsequenz: das Arbeitsverhältnis geht stillschweigend in das ordentliche Verhältnis über — Kündigungsfristen verlängern sich nach OR Art. 335c auf einen Monat im ersten Dienstjahr. Korrekte Vorgehensweise: Kalendererinnerung zwei Wochen vor Probezeitende, formelles Gespräch mit dokumentierter Mitarbeiterbeurteilung.