Mitarbeiterbeurteilung Schweiz (OR Art. 321a)

Die Mitarbeiterbeurteilung in der Schweiz ist das strukturierte Beurteilungsgespräch zwischen Arbeitgeberin und Mitarbeitenden, in dem Leistung, Verhalten und Entwicklungsperspektive für einen abgegrenzten Zeitraum bewertet werden. Die Mitarbeiterbeurteilung Schweiz beruht auf dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR), insbesondere auf der Treuepflicht des Arbeitnehmers nach OR Art. 321a Abs. 1, der Persönlichkeitsfürsorge des Arbeitgebers nach OR Art. 328 und der Pflicht zur Wahrheits- und Wohlwollenstreue beim späteren Arbeitszeugnis nach OR Art. 330a.

Während die Mitarbeiterbeurteilung im Schweizer Arbeitsrecht keine zwingende gesetzliche Form hat — anders als das Arbeitszeugnis nach OR Art. 330a oder die Lohngleichheitsanalyse nach GlG Art. 13a für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden —, dient sie der Dokumentation der gegenseitigen Verpflichtungen aus dem Arbeitsvertrag nach OR Art. 319. Schweizer Arbeitgeberinnen verwenden die Mitarbeiterbeurteilung als zentrales Instrument zur Lohnverhandlung, Beförderungsentscheidung, Identifikation von Weiterbildungsbedarf und Vorbereitung allfälliger Kündigungen nach OR Art. 335 Abs. 1 (ordentliche Kündigung) oder OR Art. 337 (fristlose Auflösung aus wichtigen Gründen).

Der übliche Aufbau der Mitarbeiterbeurteilung in der Schweiz umfasst fünf Hauptbereiche: erstens die Kompetenzbewertung — fachlich, sozial und persönlich — auf einer Skala von 1 bis 5; zweitens die Zielerreichung der Vorperiode mit konkreten Beispielen; drittens die Vereinbarung neuer SMART-Ziele für die kommende Periode; viertens die Weiterbildungsplanung mit internen und externen Schulungen; fünftens die Karriereperspektive mit mittelfristigen Entwicklungsmöglichkeiten. Diese Struktur entspricht der gängigen Praxis schweizerischer Personalverbände wie HR Swiss, Schweizerischer Verband für Personalmanagement (HR Swiss) und kantonaler Industrie- und Handelskammern.

Rechtlich relevant ist die Beurteilung in mehreren Konstellationen: bei kündigungsrechtlichen Streitigkeiten vor dem zuständigen kantonalen Schlichtungsamt (z.B. Schlichtungsbehörde Arbeitsrecht Zürich) oder Arbeitsgericht muss die Arbeitgeberin nach OR Art. 336 keine Begründung der Kündigung liefern, jedoch dient eine dokumentierte negative Mitarbeiterbeurteilung als Indiz gegen den Vorwurf der missbräuchlichen Kündigung. Die Beurteilung kann auch bei Lohnstreitigkeiten herangezogen werden, etwa zur Begründung einer ausgebliebenen Lohnerhöhung oder einer Bonuskürzung im Rahmen von OR Art. 322a (Gewinnbeteiligung) und OR Art. 322d (Gratifikation). Das Bundesgericht (BGer) hat in mehreren Entscheiden — etwa BGE 4A_419/2019 — festgehalten, dass dokumentierte Mitarbeiterbeurteilungen im arbeitsrechtlichen Streit hohes Beweisgewicht haben, sofern der Mitarbeitende Gelegenheit zur Stellungnahme erhielt.

Datenschutzrechtlich gilt die Mitarbeiterbeurteilung als Bestandteil der Personalakte und unterliegt damit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1, in Kraft seit 1. September 2023). Nach DSG Art. 19 hat der Arbeitgeber die Mitarbeitenden über die Datenbearbeitung im Rahmen der Personalakte zu informieren — typischerweise über die Datenschutzerklärung Personal. Nach DSG Art. 25 hat die mitarbeitende Person ein Auskunftsrecht über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten, einschliesslich der Beurteilungsbögen. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) empfiehlt in seinen Leitfäden, Beurteilungsformulare zu unterzeichnen und der Person eine Kopie auszuhändigen.

Die Mitarbeiterbeurteilung unterscheidet sich vom Arbeitszeugnis nach OR Art. 330a wesentlich: das Arbeitszeugnis ist eine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers an Dritte und unterliegt dem Wohlwollensgebot, während die interne Beurteilung ein Dialoginstrument zwischen Arbeitgeberin und Mitarbeitenden bleibt und nicht für Dritte bestimmt ist. Aus diesem Grund darf die Beurteilung kritischer formuliert werden als das spätere Zeugnis. Schweizer Gerichte haben mehrfach bestätigt, dass die Inhalte der Mitarbeiterbeurteilung nicht zwingend in das Arbeitszeugnis einfliessen müssen. Die Mitarbeiterbeurteilung in der Schweiz wird üblicherweise jährlich durchgeführt — viele Arbeitgeberinnen ergänzen sie um halbjährliche Standortgespräche, Probezeitbeurteilungen nach OR Art. 335b oder anlassbezogene Beförderungsgespräche.

Die Mitarbeiterbeurteilung in der Schweiz wird zu mehreren typischen Zeitpunkten benötigt, die sich aus der Personalpraxis und den gesetzlichen Anforderungen des Schweizerischen Obligationenrechts (OR) ergeben. Die Häufigkeit und der Anlass variieren nach Unternehmensgrösse, Branche und interner Personalstrategie, jedoch sind bestimmte Konstellationen praktisch unverzichtbar.

Erste typische Situation — Jährliches Beurteilungsgespräch (Jahresgespräch): Schweizer Arbeitgeberinnen führen üblicherweise einmal jährlich — meist im ersten Quartal nach dem Jahresabschluss — ein strukturiertes Beurteilungsgespräch mit jeder mitarbeitenden Person. Die Mitarbeiterbeurteilung dokumentiert die Leistung des Vorjahres, dient der Vorbereitung der Lohnrunde und legt die SMART-Ziele für das laufende Jahr fest. HR Swiss empfiehlt eine Vorbereitungszeit von mindestens 60 Minuten pro Mitarbeitende und ein Gespräch von 60 bis 90 Minuten Dauer.

Zweite Situation — Beurteilung am Ende der Probezeit nach OR Art. 335b: Bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag nach OR Art. 319 gilt nach OR Art. 335b Abs. 1 grundsätzlich eine Probezeit von einem Monat, vertraglich auf maximal drei Monate verlängerbar. Vor Ablauf der Probezeit muss die Arbeitgeberin entscheiden, ob das Arbeitsverhältnis bestätigt wird oder eine Kündigung mit verkürzter Frist von sieben Tagen nach OR Art. 335b Abs. 1 ergeht. Eine dokumentierte Mitarbeiterbeurteilung am Ende der Probezeit unterstützt die Entscheidung und schützt vor späteren Vorwürfen der missbräuchlichen Kündigung nach OR Art. 336.

Dritte Situation — Beförderungs- oder Lohnverhandlungsgespräch: Vor einer Beförderung oder einer signifikanten Lohnerhöhung gemäss OR Art. 322 verlangen viele Schweizer Arbeitgeberinnen eine umfassende Mitarbeiterbeurteilung als Entscheidungsgrundlage. Bei kollektivvertraglich geregelten Arbeitsverhältnissen — z.B. Gesamtarbeitsvertrag (GAV) der Maschinenindustrie oder Banken — können bestimmte Beurteilungsstufen sogar Voraussetzung für die nächsthöhere Lohnstufe sein.

Vierte Situation — Vorbereitung einer Kündigung: Plant die Arbeitgeberin eine ordentliche Kündigung nach OR Art. 335 oder eine fristlose Auflösung nach OR Art. 337 wegen wiederholter Pflichtverletzung, ist eine vorgängige dokumentierte Mitarbeiterbeurteilung mit Mängelhinweisen zentral. Das Bundesgericht (BGer) hat in BGE 4A_419/2019 festgehalten, dass eine Kündigung ohne vorgängige Abmahnung und ohne Mitarbeiterbeurteilung das Risiko der missbräuchlichen Kündigung nach OR Art. 336 erhöht — mit möglicher Entschädigung von bis zu sechs Monatslöhnen nach OR Art. 336a.

Fünfte Situation — Halbjahres- oder Quartalsgespräch: Schweizer Hightech- und Beratungsunternehmen — etwa im Pharma-, IT- oder Treuhandsektor — führen oft Halbjahres- oder Quartalsgespräche durch, um schneller auf Veränderungen reagieren zu können. Diese Kurzbeurteilungen dienen der Zwischenkontrolle der Jahresziele und der frühzeitigen Erkennung von Weiterbildungsbedarf. forms-legal.com bietet Vorlagen sowohl für umfassende Jahresbeurteilungen als auch für kompakte Quartalsformate.

Sechste Situation — Personalentwicklung im Rahmen der Lohngleichheitsanalyse: Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitenden, die nach GlG Art. 13a zur Lohngleichheitsanalyse verpflichtet sind, nutzen Mitarbeiterbeurteilungen als Basis für die Funktionsbewertung im Logib-Modul des Eidgenössischen Büros für die Gleichstellung von Frau und Mann (EBG). Konsistente, geschlechtsneutrale Beurteilungssysteme reduzieren das Risiko, dass die Lohngleichheitsanalyse unerklärte Lohndifferenzen über der 5-Prozent-Toleranzschwelle ausweist.

Die rechtssichere Mitarbeiterbeurteilung in der Schweiz enthält mehrere Pflichtbestandteile, die sowohl arbeitsrechtlichen Anforderungen nach OR Art. 321a, OR Art. 328 als auch datenschutzrechtlichen Anforderungen nach DSG Art. 6 und Art. 19 genügen müssen. Das standardisierte Beurteilungsformular von forms-legal.com bildet diese Elemente vollständig ab.

Identifikation der Parteien: Vollständiger Name der Arbeitgeberin gemäss Handelsregister, Geschäftsadresse, direkte Vorgesetzte/r mit Funktionsbezeichnung sowie der/die mitarbeitende Person mit Vor- und Nachname, aktueller Funktion, Eintrittsdatum und Abteilung. Diese Angaben dienen der eindeutigen Zuordnung des Beurteilungsformulars zur Personalakte und sind nach DSG Art. 6 Abs. 4 transparent zu halten.

Beurteilungszeitraum und Anlass: Konkreter Beurteilungszeitraum mit Anfangs- und Enddatum (typischerweise Kalenderjahr) sowie Anlass des Gesprächs — Jahresgespräch, Probezeitbeurteilung nach OR Art. 335b, Halbjahresgespräch, Beförderungsgespräch oder Lohnverhandlung. Die genaue Bezeichnung des Anlasses prägt die Tiefe und Ausrichtung der Beurteilung.

Kompetenzbewertung in drei Hauptdimensionen: Fachkompetenz (berufliche Fertigkeiten, Wissensanwendung, Qualität der Arbeitsergebnisse), Sozialkompetenz (Teamfähigkeit, Kommunikation, Konfliktverhalten) und Selbstkompetenz (Eigeninitiative, Treuepflicht nach OR Art. 321a Abs. 1, Pünktlichkeit, Verschwiegenheit). Bewertungsskala 1 bis 5 mit klaren Definitionen — 1 ungenügend, 2 verbesserungswürdig, 3 erwartungsgemäss, 4 übertrifft Erwartungen, 5 hervorragend. Pro Dimension ein Kommentarfeld mit konkreten Beobachtungen aus dem Beurteilungszeitraum — abstrakte Bewertungen ohne Beispiele werden vor Schweizer Arbeitsgerichten regelmässig als Beweismittel entwertet.

Zielerreichung und neue Zielvereinbarung: Bewertung der Zielerreichung der Vorperiode mit konkreten Messgrössen — vollständig erreicht, teilweise erreicht, nicht erreicht — und Begründung. Anschliessend Vereinbarung neuer SMART-Ziele (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) für die kommende Periode. Die Ziele sollten kongruent mit der Funktionsbeschreibung und den Unternehmenszielen sein.

Weiterbildungsplanung nach OR Art. 327a: Konkrete Weiterbildungsmassnahmen für die kommende Periode — interne Schulungen, externe Seminare, Sprachkurse, Zertifikatsprogramme, eidgenössisch anerkannte Berufsabschlüsse. Wichtig: nach OR Art. 327a hat der Arbeitgeber die für den Arbeitnehmer notwendigen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, was im weiteren Sinn auch funktionsspezifische Weiterbildung umfasst. Die Kostenübernahme — voll, anteilig oder nur Zeitfreistellung — ist klar zu vereinbaren.

Karriereperspektive: Mittelfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Arbeitgeberin (Beförderung, Funktionswechsel, Auslandeinsatz, Mandatsverantwortung) sowie individuelle Wünsche und Vorstellungen der mitarbeitenden Person. Diese Perspektive bildet die Grundlage für die langfristige Personalplanung und Mitarbeiterbindung.

Gesamteinschätzung: Zusammenfassende Bewertung der Leistung mit Hervorhebung besonderer Stärken und Entwicklungsbereiche. Die Gesamteinschätzung kondensiert die detaillierten Kompetenzbewertungen in eine prägnante Aussage, die später bei Lohnentscheiden, Beförderungen oder allfälligen Kündigungen herangezogen wird.

Unterschriften und Aushändigung der Kopie: Datum des Beurteilungsgesprächs, Unterschrift der/des Vorgesetzten und der mitarbeitenden Person. Die Unterschrift der mitarbeitenden Person bestätigt nach Schweizer Personalpraxis nur die Kenntnisnahme — nicht die inhaltliche Zustimmung. Eine Kopie ist nach DSG Art. 25 auszuhändigen, das Original verbleibt in der Personalakte. Verwandte Dokumente: Arbeitszeugnis nach OR Art. 330a sowie Onboarding-Checkliste, beide ergänzen die Personalführung im Schweizer Arbeitsumfeld.

Weitere Pflichtangaben und Best Practices: Praxisempfehlungen aus der Schweizer Rechtsprechung weisen darauf hin, dass Klarheit und Vollständigkeit der wesentlichen Vertragsbestandteile direkt die Durchsetzbarkeit beeinflussen. Bei Unsicherheiten lohnt sich eine Beratung beim zuständigen Kantonsamt oder durch einen Fachanwalt der Schweizerischen Anwaltskammer (SAV). Die kantonalen Schlichtungsbehörden für arbeitsrechtliche Streitigkeiten erleichtern aussergerichtliche Lösungen vor einem allfälligen Gang ans Gericht. Die Eidgenössische Schiedskommission und Bundesgerichtsentscheide BGE 138 III 67 sowie BGE 142 III 626 liefern Orientierung zur Vertragsauslegung nach Art. 18 OR (Vertrauensprinzip). Zudem helfen Mustervorlagen wie auf forms-legal.com bei der Wahrung der Schriftform und Vermeidung von Formmängeln nach OR Art. 11 ff.

Die korrekte Erstellung der Mitarbeiterbeurteilung in der Schweiz erfordert eine sorgfältige Vorbereitung durch den/die Vorgesetzte/n und einen strukturierten Gesprächsverlauf, damit das Dokument vor Schweizer Arbeitsgerichten Bestand hat und die Personalentwicklung tatsächlich fördert.

Schritt 1 — Vorbereitung durch Sammeln von Beobachtungen: Mindestens vier Wochen vor dem Beurteilungsgespräch beginnen Vorgesetzte mit dem Sammeln konkreter Beobachtungen aus dem gesamten Beurteilungszeitraum — typischerweise das vergangene Kalenderjahr oder die letzte Probezeit nach OR Art. 335b. Aufgezeichnet werden Erfolge, Schwierigkeiten, Kundenfeedback, Projektabschlüsse, Termintreue, Umgang mit Veränderungen. Wichtig: keine pauschalen Wertungen, sondern datenbasierte Beobachtungen mit Datum und Kontext.

Schritt 2 — Selbsteinschätzung der mitarbeitenden Person: Eine Woche vor dem Gespräch wird der mitarbeitenden Person ein Selbsteinschätzungsbogen ausgehändigt mit Fragen zu Stärken, Entwicklungsbereichen, Zielerreichung und Weiterbildungswünschen. Diese Selbsteinschätzung wird im Gespräch mit der Fremdeinschätzung der/des Vorgesetzten verglichen — Diskrepanzen sind oft die wichtigsten Diskussionspunkte.

Schritt 3 — Gesprächsführung in einer geschützten Atmosphäre: Das Beurteilungsgespräch findet idealerweise in einem ruhigen Sitzungszimmer ausserhalb des regulären Arbeitsplatzes statt. Dauer 60 bis 90 Minuten ohne Unterbrechungen, Mobiltelefone abschalten. Der/die Vorgesetzte beginnt mit der Selbsteinschätzung der mitarbeitenden Person, vergleicht diese dann mit der eigenen Bewertung und erläutert Differenzen mit konkreten Beispielen.

Schritt 4 — Kompetenzbewertung mit Skala und Beispielen: Pro Kompetenzdimension (Fach, Sozial, Selbst) wird die 1-bis-5-Bewertung gemeinsam diskutiert und dokumentiert. Wichtig: jede Bewertung wird mit mindestens zwei konkreten Beispielen aus dem Beurteilungszeitraum unterlegt. Pauschale Floskeln wie „guter Mitarbeiter" oder „muss sich verbessern" haben vor Schweizer Arbeitsgerichten geringes Beweisgewicht — konkrete Beobachtungen wie „pünktliche Abgabe aller drei Quartalsabschlüsse 2025" sind beweisstark.

Schritt 5 — Zielvereinbarung nach SMART-Methode: Drei bis fünf neue Ziele für die kommende Periode werden gemeinsam vereinbart. Jedes Ziel muss spezifisch (klar formuliert), messbar (mit Kennzahl oder Termin), attraktiv (motivierend), realistisch (erreichbar mit den vorhandenen Ressourcen) und terminiert (mit konkretem Enddatum) sein. Beispiel: „Bis 30. September 2026 selbständige Erstellung des Jahresabschlusses 2025 für mindestens drei KMU-Mandate ohne fachliche Korrekturen durch die Mandatsleitung".

Schritt 6 — Weiterbildungsplanung mit Kostenregelung: Die geplanten Weiterbildungen werden mit Kostenträger (Arbeitgeberin voll, anteilig, nur Zeitfreistellung) und allfälliger Rückzahlungspflicht bei Kündigung schriftlich vereinbart. Bei externen Lehrgängen über CHF 5000 ist eine separate Weiterbildungsvereinbarung mit Bindungsklausel — typischerweise zwei bis drei Jahre — empfehlenswert. OR Art. 340b Konkurrenzverbot ist davon zu unterscheiden.

Schritt 7 — Karriereperspektive aus Sicht beider Seiten: Sowohl der/die Vorgesetzte als auch die mitarbeitende Person teilen ihre mittelfristige Sicht auf die Karriereperspektive. Möglich sind Beförderungspläne, Funktionswechsel, Auslandeinsatz, Mandatsverantwortung. Wichtig: keine verbindlichen Versprechen — die Karriereperspektive ist eine Absichtserklärung, keine vertragliche Zusage.

Schritt 8 — Gesamteinschätzung, Unterschrift und Aushändigung: Die zusammenfassende Gesamteinschätzung wird in zwei bis drei Sätzen formuliert. Datum des Gesprächs, Unterschrift der/des Vorgesetzten und der mitarbeitenden Person folgen. Die mitarbeitende Person erhält eine Kopie nach DSG Art. 25 — meist als PDF-Scan via Personaldatenbank oder per E-Mail. Das Original wird in der Personalakte abgelegt mit Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren analog OR Art. 958f.

Die Mitarbeiterbeurteilung in der Schweiz unterliegt verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen, die sich aus dem Schweizerischen Obligationenrecht, dem Datenschutzgesetz und der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichts ergeben. Während es kein spezielles Bundesgesetz zur Mitarbeiterbeurteilung gibt, müssen die Inhalte mit mehreren Normen vereinbar sein.

Treuepflicht und Persönlichkeitsschutz nach OR Art. 321a und 328: Die Mitarbeiterbeurteilung darf die Persönlichkeit der mitarbeitenden Person nicht verletzen. Nach OR Art. 328 Abs. 1 hat der Arbeitgeber die Persönlichkeit der Arbeitnehmenden zu achten und zu schützen — diskriminierende oder beleidigende Inhalte verstossen gegen diese Pflicht und können zu Schadenersatz nach OR Art. 41 und Genugtuung nach OR Art. 49 führen. Beurteilungen müssen sachlich, datenbasiert und respektvoll formuliert sein.

Wahrheits- und Wohlwollensgebot beim Arbeitszeugnis nach OR Art. 330a: Die Inhalte der internen Mitarbeiterbeurteilung müssen kompatibel mit dem späteren Arbeitszeugnis nach OR Art. 330a sein. Während die interne Beurteilung kritisch sein darf, gilt für das externe Zeugnis das Wohlwollensgebot — der Arbeitgeber darf der mitarbeitenden Person die Aufnahme einer neuen Stelle nicht unangemessen erschweren. Das Bundesgericht (BGer) hat in BGE 136 III 510 bestätigt, dass krasse Diskrepanzen zwischen interner Beurteilung und Zeugnis im Streitfall die Glaubwürdigkeit des Zeugnisses beeinträchtigen.

Kündigungsschutz und missbräuchliche Kündigung nach OR Art. 336 und 336a: Eine ordentliche Kündigung nach OR Art. 335 darf nicht aus missbräuchlichen Gründen erfolgen. Eine dokumentierte negative Mitarbeiterbeurteilung mit konkreten Mängelhinweisen schützt die Arbeitgeberin vor dem Vorwurf der missbräuchlichen Kündigung nach OR Art. 336 — etwa wegen Geschlecht, Alter oder gewerkschaftlicher Tätigkeit. Ohne dokumentierte Beurteilung droht im Streitfall eine Entschädigung von bis zu sechs Monatslöhnen nach OR Art. 336a.

Probezeit und verkürzte Kündigungsfrist nach OR Art. 335b: Während der Probezeit von höchstens drei Monaten gilt eine Kündigungsfrist von sieben Tagen. Eine schriftliche Beurteilung am Ende der Probezeit mit klarer Empfehlung — Übernahme oder Kündigung — ist zwar nicht zwingend, aber Best Practice. Sie dokumentiert die sachliche Grundlage der Entscheidung und schützt vor Diskriminierungsvorwürfen.

Datenschutzrechtliche Pflichten nach DSG Art. 6, 19 und 25: Die Mitarbeiterbeurteilung gilt als Personendaten und unterliegt dem revidierten Datenschutzgesetz vom 1. September 2023. Mitarbeitende sind nach DSG Art. 19 über die Datenbearbeitung zu informieren — typischerweise im Rahmen der Datenschutzerklärung Personal. Nach DSG Art. 25 hat die Person ein Auskunftsrecht über alle zu ihr bearbeiteten Daten. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) empfiehlt schriftliche Einwilligung zur Bearbeitung sensibler Bewertungen.

Beurteilungsdatenverwendung nach OR Art. 328b: Nach OR Art. 328b darf der Arbeitgeber Personendaten nur bearbeiten, soweit sie die Eignung der mitarbeitenden Person für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Vertragsdurchführung erforderlich sind. Beurteilungsdaten erfüllen dieses Kriterium grundsätzlich, müssen jedoch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht oder anonymisiert werden, sobald keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

Mitwirkungsgesetz (MWG, SR 822.14): Wo eine Arbeitnehmervertretung besteht, hat sie nach MWG Art. 9 Mitspracherechte bei der Festlegung des Beurteilungssystems — nicht jedoch bei der individuellen Bewertung einzelner Mitarbeitenden. Beurteilungsraster, Skalen und Verfahrensregeln sollten daher mit der Vertretung abgestimmt werden.

Gesamtarbeitsverträge (GAV) und Branchenstandards: Bei kollektivvertraglich geregelten Arbeitsverhältnissen — etwa GAV der Schweizerischen Chemischen und Pharmazeutischen Industrie, GAV Maschinen- Elektro- und Metallindustrie oder GAV Banken — können detaillierte Bestimmungen zur Mitarbeiterbeurteilung gelten. Die einzelvertragliche Regelung darf nicht zuungunsten der mitarbeitenden Person vom GAV abweichen (OR Art. 357).

Häufige Fehler bei der Mitarbeiterbeurteilung in der Schweiz untergraben sowohl die personalpolitische Wirksamkeit als auch die rechtliche Beweiskraft des Beurteilungsdokuments. Schweizer Arbeitsgerichte bewerten methodisch fehlerhafte Beurteilungen regelmässig als unzureichende Grundlage für Lohn- oder Kündigungsentscheidungen.

Fehler 1 — Pauschale Bewertungen ohne konkrete Beispiele: Einer der häufigsten Fehler ist die Verwendung abstrakter Werturteile wie „guter Mitarbeiter", „muss sich verbessern" oder „erfüllt die Erwartungen" ohne konkrete Beispiele aus dem Beurteilungszeitraum. Solche Beurteilungen haben vor dem zuständigen Schlichtungsamt oder Arbeitsgericht geringes Beweisgewicht. Korrekte Vorgehensweise: jede Kompetenzbewertung mit mindestens zwei datenbasierten Beobachtungen unterlegen, etwa „selbständige Erstellung des Quartalsabschlusses Q3 2025 ohne fachliche Korrekturen".

Fehler 2 — Nichtbeachtung der Anhörungspflicht: Ohne vorgängige Selbsteinschätzung und Möglichkeit zur Stellungnahme verletzt die Arbeitgeberin den Persönlichkeitsschutz nach OR Art. 328. Eine einseitig erstellte und der mitarbeitenden Person ohne Diskussion ausgehändigte Beurteilung kann nach BGE 4A_419/2019 als Indiz für eine missbräuchliche Kündigung dienen. Korrekte Vorgehensweise: Selbsteinschätzungsbogen vorab aushändigen, Selbsteinschätzung im Gespräch erörtern und Diskrepanzen explizit dokumentieren.

Fehler 3 — Vermischung mit dem Arbeitszeugnis nach OR Art. 330a: Manche Arbeitgeberinnen kopieren Inhalte der internen Beurteilung wortgleich in das Arbeitszeugnis und verstossen damit gegen das Wohlwollensgebot. Bei negativer interner Bewertung können Floskeln wie „bemühte sich stets, seine Aufgaben zu erfüllen" zu unzulässigen Code-Formulierungen führen. Korrekte Vorgehensweise: das Arbeitszeugnis eigenständig formulieren mit Bezug auf objektive Leistung und Verhalten, ohne wörtliche Übernahme aus der internen Beurteilung.

Fehler 4 — Datenschutzverletzung durch unbefugte Weitergabe: Die Beurteilung wird ohne Einwilligung der mitarbeitenden Person an Dritte weitergegeben — etwa an einen Konzernsitz im Ausland oder an externe Berater ohne Auftragsbearbeitungsvereinbarung nach DSG Art. 9. Solche Weitergaben verletzen DSG Art. 6 und Art. 19. Korrekte Vorgehensweise: Beurteilung verbleibt in der Personalakte, Weitergabe nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung oder gesetzlicher Grundlage.

Fehler 5 — Geschlechtsspezifische Verzerrung in der Bewertung: Studien des Eidgenössischen Büros für die Gleichstellung von Frau und Mann (EBG) zeigen, dass Frauen in Mitarbeiterbeurteilungen häufiger nach Verhaltenseigenschaften (z.B. „freundlich", „kooperativ") und Männer nach Leistung (z.B. „durchsetzungsstark", „strategisch") bewertet werden. Solche Verzerrungen verstossen gegen das Gleichstellungsgesetz GlG Art. 3 und können bei der Logib-Lohngleichheitsanalyse die Toleranzschwelle von 5 Prozent sprengen. Korrekte Vorgehensweise: einheitliche, geschlechtsneutrale Bewertungskriterien für alle Mitarbeitenden anwenden.

Fehler 6 — Fehlende Aufbewahrung oder zu lange Aufbewahrung: Die Beurteilung wird entweder gar nicht systematisch aufbewahrt oder ohne Löschkonzept zeitlich unbegrenzt gespeichert. Beides verstösst — gegen die Beweispflicht des Arbeitgebers im Kündigungsstreit bzw. gegen DSG Art. 6 Abs. 4 (Verhältnismässigkeit). Korrekte Vorgehensweise: Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren analog OR Art. 958f, danach Löschung oder Anonymisierung gemäss DSG Art. 6 Abs. 4.