Sitz-/Domizilvertrag Schweiz

Der Sitz-/Domizilvertrag ist ein in der Schweiz nach OR Art. 56 (Domizil juristischer Personen) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Er regelt die Pflichten der Parteien, die Gegenleistung, die Laufzeit und die Rechte bei Pflichtverletzung.

Der Sitz-/Domizilvertrag in der Schweiz unterscheidet sich fundamental vom gewöhnlichen Mietvertrag: Der Domizilnehmer erhält kein Recht auf tatsächlichen Besitz oder physische Nutzung von Räumlichkeiten, sondern ausschliesslich das Recht, die Adresse des Domizilgebers als Firmensitz im Handelsregister einzutragen und im Geschäftsverkehr zu verwenden. Domizilgesellschaften — Gesellschaften ohne eigene Betriebsräume — sind in der Schweiz weit verbreitet und vollständig legal, solange die materiellen Voraussetzungen (tatsächliche wirtschaftliche Tätigkeit, echte Kontrollstruktur, realer wirtschaftlicher Zweck) erfüllt sind. Das Bundesgericht hat in mehreren Entscheiden (BGE 110 II 484; BGE 128 III 346) die Zulässigkeit von Domizilgesellschaften bestätigt, sofern kein Rechtsmissbrauch vorliegt.

Wirtschaftliche Bedeutung hat der Domizilvertrag besonders für Start-ups und Neugründungen, die noch keine eigenen Büroräume benötigen; für ausländische Gesellschaften, die eine Schweizer Niederlassung oder Tochtergesellschaft gründen; für Holdinggesellschaften ohne operatives Personal; für Freiberufler und Berater, die eine professionelle Geschäftsadresse in einer Schweizer Metropole (Zürich, Genf, Zug, Bern, Basel, Lugano) wünschen; sowie für internationale Konzerne, die ihr Schweizer Vehikel kostengünstig administrieren möchten. Besonders im internationalen Steuerplanungsbereich spielt der Domizilvertrag eine zentrale Rolle — allerdings nur dort, wo die Gesellschaft substanzielle wirtschaftliche Tätigkeiten in der Schweiz aufweist.

Der Kanton Zug ist besonders bekannt für günstige Domizillösungen und tiefe Unternehmenssteuern; viele internationale Holdinggesellschaften nutzen Zuger Domizile. Der Gewinnsteuersatz in Zug beträgt rund 11,9 % (kombinierter Satz Bund, Kanton, Gemeinde nach DBG und StHG), was im internationalen Vergleich sehr tief ist. Das Eidgenössische Handelsregisteramt (handelsregister.admin.ch) führt das zentrale Register aller Gesellschaften und ermöglicht die öffentliche Überprüfung von Firmensitzen. Kantonale Handelsregisterämter — etwa das Handelsregisteramt Kanton Zürich (hrz.zh.ch) oder das Handelsregisteramt Zug (hz.zg.ch) — sind die zuständigen Behörden für Eintragungen.

Die schweizerische Praxis unterscheidet zwischen dem einfachen Domizil (nur Adressennutzung, kein weiterer Service) und dem umfassenden Domizil mit Zusatzleistungen (Postempfang und -weiterleitung, Telefonservice, Sekretariatsleistungen, Nutzung von Konferenzräumen, buchhalterische Dienste, Verwaltungsratsmandat). Qualifizierte Domizilhalter wie Treuhandbüros, Anwaltskanzleien und spezialisierte Domizilgesellschaften bieten oft vollständige Unternehmensverwaltung (Corporate Services) an. Spezialdienstleister wie grössere Treuhandgesellschaften bieten zudem die Übernahme von Verwaltungsratsmandaten durch Treuhänder an, was den Aufwand für den ausländischen Eigentümer erheblich reduziert.

Nach dem revidierten Geldwäschereigesetz (GwG, mit Änderungen in Kraft seit 1.1.2020 und weiteren Anpassungen per 2023) sind Domizilhalter als Finanzintermediäre zu qualifizieren, wenn sie gewerbsmässig Domizile bereitstellen und dabei Gesellschaften als Geschäftsführer vertreten oder in ähnlicher Funktion tätig sind. Die Pflicht zur Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person (Beneficial Owner) nach GwG Art. 4 ist auch bei Domizilverträgen zwingend — der Domizilgeber muss wissen, wer hinter der Domizilgesellschaft steht, und die Angaben im Formular A (Vereinbarung über die wirtschaftlich berechtigte Person) festhalten.

Die Eidgenössische Finanzmarktaufsicht (FINMA) hat Richtlinien für die Einhaltung der GwG-Pflichten im Domizilbereich erlassen. Die Selbstregulierungsorganisationen (SRO) im Treuhandbereich — darunter Treuhand|Suisse (treuhand-suisse.ch), die TREUHAND-KAMMER und PolyReg — setzen diese Standards für ihre Mitglieder um und führen regelmässige Kontrollen durch. Domizilgeber ohne ausreichende GwG-Compliance riskieren Strafanzeigen nach GwG Art. 37 und Art. 38 GwG sowie den Entzug allfälliger Bewilligungen. Die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS, mros.admin.ch) ist zuständige Behörde für die Entgegennahme von Verdachtsmeldungen nach GwG Art. 9. Seit den Empfehlungen der FATF (Financial Action Task Force) hat die Schweiz die GwG-Anforderungen für Domizildienstleister systematisch verschärft, was die Bedeutung eines rechtskonformen Domizilvertrags weiter erhöht hat.

Der Sitz-/Domizilvertrag spielt auch im Fusionsrecht eine Rolle: Nach dem Fusionsgesetz (FusG SR 221.301) können Gesellschaften ihren Sitz im Rahmen von Fusionen, Spaltungen und Umwandlungen verlegen. Ein laufender Domizilvertrag ermöglicht die reibungslose Transition bis zur abgeschlossenen Handelsregistereintragung der neuen Struktur. Für internationale Konzerne, die eine Schweizer Tochtergesellschaft liquidieren oder verkaufen, bleibt der Domizilvertrag bis zur vollständigen Löschung im Handelsregister relevant.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) und die kantonalen Steuerverwaltungen legen zunehmend Gewicht auf wirtschaftliche Substanz bei Domizilgesellschaften. Das OECD-Rahmenwerk zu BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) und die damit zusammenhängenden Anpassungen im schweizerischen Steuerrecht (StHG, DBG, AIA-Gesetz SR 651.1) haben die Anforderungen an die Realität des Firmensitzes erhöht. Gesellschaften, die ausschliesslich ein Domizil unterhalten, ohne echte wirtschaftliche Tätigkeit in der Schweiz, riskieren die Nichtanwendung von Doppelbesteuerungsabkommen und Steueranpassungen durch die ESTV. Professionell gestaltete Domizilverträge mit klaren Leistungsverzeichnissen dokumentieren die reale Geschäftsbeziehung und stärken die Substanzargumentation gegenüber Steuerbehörden.

Der schweizerische Gesetzgeber hat mit der Revision des Handelsregisterrechts (HRegV, in Kraft seit 1.1.2021) die Anforderungen an die Erreichbarkeit von Gesellschaften am Sitz verschärft. Seitdem prüfen kantonale Handelsregisterämter stärker, ob Gesellschaften tatsächlich am eingetragenen Sitz erreichbar sind. Das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EHRA, ehra.admin.ch) erlässt Richtlinien zur einheitlichen Auslegung der Sitzanforderungen. Gesellschaften, die über einen qualifizierten Domizilvertrag mit einem SRO-zertifizierten Treuhandbüro verfügen, erfüllen diese Anforderungen in aller Regel ohne Weiteres. Das Instrument des Domizilvertrags ist in der Schweiz seit Jahrzehnten etabliert und von Rechtsprechung (BGE 131 III 572) und Lehre anerkannt. Es verbindet Flexibilität für den Domizilnehmer mit klaren Compliance-Verpflichtungen für den Domizilgeber — eine Kombination, die den Schweizer Wirtschaftsstandort als verlässlichen Standort für nationale und internationale Gesellschaften stärkt.

Der Sitz-/Domizilvertrag in der Schweiz wird in zahlreichen Situationen benötigt, in denen eine Gesellschaft eine Schweizer Adresse als statutarischen Sitz braucht, aber keine eigenen Räumlichkeiten unterhält. Jede im Handelsregister eingetragene juristische Person — AG, GmbH, Genossenschaft, Verein, Stiftung — muss einen Schweizer Sitz haben; fehlt dieser, ist die Eintragung ungültig.

Erste Situation: Neugründung einer GmbH oder AG ohne eigene Büroräume. Nach OR Art. 629 Abs. 1 (AG) und OR Art. 776 Abs. 1 (GmbH) müssen die Statuten den Sitz der Gesellschaft angeben. Wer noch keine eigenen Räume hat, benötigt vor der Handelsregisteranmeldung einen Domizilvertrag mit einem Treuhandbüro oder einer spezialisierten Domizilgesellschaft. Das Handelsregisteramt des jeweiligen Kantons (z.B. Handelsregisteramt Zürich hrz.zh.ch, Bern oder Zug) verlangt den Nachweis der Sitzadresse — sei es durch Vorlage des Domizilvertrags oder durch eine schriftliche Sitzbestätigung des Domizilgebers.

Zweite Situation: Ausländische Gesellschaft gründet Schweizer Tochtergesellschaft. Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Schweizer AG oder GmbH als Tochtergesellschaft gründet, ohne sofort Büroräume mieten zu wollen, ist ein Domizilvertrag mit einem Schweizer Treuhandbüro üblich. Besonders im Kanton Zug ist dies bei internationalen Holdinggesellschaften verbreitet. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) und die kantonalen Steuerverwaltungen prüfen im Rahmen der Steuertransparenz, ob die Gesellschaft tatsächlich in der Schweiz verwaltet und kontrolliert wird (Substanzanforderungen nach DBG Art. 50 sowie Anforderungen aus Doppelbesteuerungsabkommen, z.B. DBA Schweiz-Deutschland, DBA Schweiz-USA).

Dritte Situation: Holdinggesellschaft ohne operatives Personal. Eine Schweizer Holding (z.B. eine AG, die ausschliesslich Beteiligungen an Tochtergesellschaften hält und keine eigenen Arbeitnehmenden beschäftigt) benötigt zwingend einen Domizilvertrag, da keine eigene Betriebsadresse vorhanden ist. Das kantonale Handelsregisteramt überprüft, ob die Domizilgesellschaft erreichbar ist und ob Post korrekt weitergeleitet wird. Bei reinen Briefkastenfirmen ohne Substanz kann die ESTV die Anwendung von DBA-Vorteilen verweigern (sog. Abkommensmissbrauch).

Vierte Situation: Freiberufler und Berater, die eine professionelle Adresse in Zürich, Genf, Zug oder Basel wünschen. Viele selbständig Erwerbende nutzen Domizil-Dienstleistungen, um eine renommierte Stadtadresse präsentieren zu können, ohne die hohen Kosten eines eigenen Büros zu tragen. In diesem Fall wird oft der Domizilvertrag mit einem Co-Working-Zusatz kombiniert (Nutzung von Besprechungsräumen nach Stundensatz). Gerade in Zürich (Europaallee, Prime Tower) oder Genf (Quartier des Nations) sind solche Prestigeadressen gefragt.

Fünfte Situation: Sitzverlegung eines bestehenden Unternehmens. Wenn eine Gesellschaft ihren bisherigen Bürovertrag kündigt und in eine neue Stadt umzieht, aber noch kein neues Büro gefunden hat, überbrückt ein Domizilvertrag die Transition nahtlos. Die Sitzverlegung innerhalb desselben Kantons muss beim kantonalen Handelsregisteramt angemeldet werden (HRegV Art. 154); eine interkantonale Sitzverlegung erfordert die Mitwirkung beider kantonaler Handelsregisterämter (HRegV Art. 155 ff.).

Sechste Situation: Krisenmanagement, Sanierung und Restrukturierung. Wenn ein Unternehmen in finanziellen Schwierigkeiten ist und seine Büros aufgeben muss, kann ein kostengünstiger Domizilvertrag die Gesellschaft rechtlich und im Handelsregister handlungsfähig erhalten, bis eine Lösung (aussergerichtliche Sanierung, Nachlassstundung nach SchKG Art. 293 ff., Fusion oder Spaltung nach FusG SR 221.301, Verkauf des Unternehmens) gefunden ist. Die Gesellschaft bleibt so im Handelsregister eingetragen und kann weiterhin Verträge abschliessen und gerichtlich klagen.

Siebte Situation: Stiftungsgründung und gemeinnützige Organisationen. Stiftungen nach ZGB Art. 80 ff. und Vereine nach ZGB Art. 60 ff. benötigen ebenfalls einen Schweizer Sitz. Für kleine Stiftungen ohne eigene Geschäftsräume ist der Domizilvertrag mit einem professionellen Stiftungsverwalter oder Treuhänder die übliche Lösung. Die Stiftungsaufsichtsbehörden (kantonale Stiftungsaufsicht oder Eidgenössische Stiftungsaufsicht für überkantonale Stiftungen) verlangen einen nachweisbaren Sitz. Viele gemeinnützige Organisationen und NGOs in der Schweiz nutzen Domizilverträge mit etablierten Treuhandbüros in Genf, Basel oder Zürich, um eine Schweizer Präsenz aufrechtzuerhalten und Spenden steuerlich abziehbar zu machen.

Achte Situation: Vor dem Abschluss eines eigenen Mietvertrags bei einer Neugründung oder Expansion. Viele Unternehmen unterzeichnen zunächst einen Domizilvertrag, während der Umbau der künftigen eigenen Büroräume läuft. Der Domizilvertrag schafft die notwendige Handelsregister-Eintragung bereits vor dem Bezug der eigenen Räumlichkeiten und ermöglicht es, sofort Verträge abzuschliessen, Bankkonten zu eröffnen und Kundengespräche zu führen.

Ein rechtssicherer Sitz-/Domizilvertrag in der Schweiz muss bestimmte Kernelemente enthalten, damit er den Anforderungen des Handelsregisteramts, der GwG-Compliance und der steuerlichen Anerkennung standhält. Die nachfolgenden Elemente sind in jedem professionellen Domizilvertrag unverzichtbar.

Klare Identifikation der Parteien: Der Domizilgeber muss mit vollständiger Adresse, CHE-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer, abrufbar auf uid.admin.ch) und dem Namen der zeichnungsberechtigten Person angegeben werden. Da er selbst im Handelsregister eingetragen sein muss, um als Domizilhalter fungieren zu können, ist seine Rechtsfähigkeit vorab zu prüfen. Der Domizilnehmer (die zu domizilierende Gesellschaft) wird mit Firmennamen, Rechtsform, CHE-Nummer und Vertretungsbefugnis bezeichnet. Beide Parteien müssen klar und vollständig bezeichnet sein, da das Handelsregisteramt bei Unklarheiten die Eintragung verweigert. Bei Neugründungen, bei denen noch keine CHE-Nummer vergeben wurde, ist ein Nachtragsprotokoll vorzusehen.

Präzise Beschreibung der Domizilleistungen: Das Leistungsverzeichnis regelt exakt, welche Dienste erbracht werden: Adressnutzung (mit oder ohne explizite Nutzungsrechte im Briefkopf, auf der Website, in Werbemitteln), Postempfang und -weiterleitung (mit definierten Weiterleitungsfristen, z.B. werktäglich, wöchentlich oder auf Abruf), Scan-Service für eingehende Post, Telefonservice (Annahme, Weiterleitung, Voicemail), Nutzung von Sitzungszimmern (Stundensatz oder Inklusivkontingent), buchhalterische Dienste und Jahresabschluss. Ausführliche Service Level Agreements (SLA) für grössere Domizilnehmer sind dringend empfehlenswert; sie regeln Reaktionszeiten, Eskalationsverfahren und Sanktionen bei Leistungsverletzungen.

Domizilgebühr, Zusatzleistungen und MWST: Die monatliche oder jährliche Grundgebühr in CHF wird klar festgelegt, ebenso allfällige Gebühren für Zusatzleistungen (Sitzungszimmer pro Stunde, zusätzliche Postpakete, Sonderaufträge). Alle gewerbsmässig erbrachten Domizilleistungen unterliegen der schweizerischen MWST (7,7 % Normalsatz nach MWSTG SR 641.20 Art. 18). MWST-pflichtige Domizilgeber stellen MWST-konforme Rechnungen nach MWSTG Art. 26 aus. Bei internationalen Domizilnehmern ohne Niederlassung in der Schweiz kann die Bezugssteuerregelung nach MWSTG Art. 45 ff. relevant sein. forms-legal.com stellt hierfür eine vollständig MWST-konforme Vertragsvorlage bereit.

GwG-Compliance-Klauseln: Der Domizilgeber muss den Domizilnehmer zur Offenlegung der wirtschaftlich berechtigten Person (Beneficial Owner) nach GwG Art. 4 verpflichten — typischerweise durch Ausfüllen eines Formulars A (Vereinbarung über die wirtschaftlich berechtigte Person) nach dem Muster der Schweizerischen Bankiervereinigung (SwissBanking). Weitere notwendige GwG-Klauseln: laufende Überprüfungspflicht der Identitätsdaten, Pflicht zur sofortigen Meldung bei Änderungen der Eigentümerstruktur, Meldepflicht des Domizilgebers an die MROS (GwG Art. 9) bei begründetem Verdacht, Recht des Domizilgebers zur fristlosen Kündigung bei GwG-Pflichtverletzung des Domizilnehmers oder bei behördlichen Anfragen. FINMA-Richtlinien und SRO-Regelwerke (Treuhand|Suisse, PolyReg) sind verbindlich einzuhalten.

Meldepflichten und Handelsregisterkommunikation: Der Domizilnehmer verpflichtet sich, jede Änderung der Gesellschaftsstruktur (Kapitalerhöhung, Fusion nach FusG, Zweckänderung), der wirtschaftlich berechtigten Personen oder der Geschäftstätigkeit unverzüglich dem Domizilgeber zu melden. Bei Beendigung des Domizilvertrags muss der Domizilnehmer innert 30 Tagen die Sitzverlegung im kantonalen Handelsregisteramt anmelden; andernfalls ist der Domizilgeber berechtigt, das Handelsregisteramt direkt zu benachrichtigen. Fehlt der neue Sitz, riskiert die Gesellschaft die amtliche Löschung nach HRegV Art. 155 ff.

Datenschutz nach DSG SR 235.1: Das seit 1.9.2023 in Kraft stehende revidierte Datenschutzgesetz (DSG SR 235.1) und die Datenschutzverordnung (DSV SR 235.11) verpflichten den Domizilgeber, Personendaten der Domizilnehmer und ihrer Vertreter nur für vertraglich vorgesehene Zwecke und mit angemessenen technischen und organisatorischen Schutzmassnahmen zu bearbeiten. Eine DSG-konforme Datenschutzklausel mit Verweis auf die Datenschutzerklärung des Domizilgebers und auf die Rechte der betroffenen Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung nach DSG Art. 25 ff.) ist zwingend. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB, edoeb.admin.ch) überwacht die Einhaltung.

Laufzeit, Kündigung und Übergangsregelung: Mindestlaufzeit (üblicherweise 1 Jahr), ordentliche Kündigungsfrist (3 Monate auf Quartalsende ist marktüblich), Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund (GwG-Verletzung, behördliche Anordnung, Zahlungsverzug über 60 Tage, Auflösung des Domizilnehmers). Bei Vertragsende: Regelung zur Post-Nachsendung (wie lange leitet der Domizilgeber Post noch weiter?), zur Ausstellung einer Abmeldebestätigung für das Handelsregisteramt und zur Rückgabe von allfälligen Schlüsseln oder Zugangsmitteln.

Gerichtsstand und anwendbares Recht: Schweizerisches Recht ist gemäss IPRG Art. 116 ff. für in der Schweiz domizilierte Verträge grundsätzlich anwendbar. Als Gerichtsstand empfiehlt sich das ordentliche Gericht am Sitz des Domizilgebers (ZPO Art. 10). Bei Streitigkeiten mit einem Streitwert unter CHF 30'000 ist das Schlichtungsverfahren (ZPO Art. 197 ff.) obligatorisch. Grosse Domizilgeber bevorzugen oft die Zuständigkeit des Handelsgerichts des jeweiligen Kantons (ZPO Art. 6).

Pflichten und Obliegenheiten des Domizilnehmers: Neben den GwG-Compliance-Pflichten müssen auch allgemeine Verhaltenspflichten geregelt werden: Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung jeder Änderung der Beteiligungsstruktur, des Gesellschaftszwecks, der Verwaltungsrats- oder Geschäftsführungsbesetzung und der wirtschaftlich berechtigten Person; Pflicht zur Abholung oder Entgegennahme von wichtiger Behördenpost; Verbot der Nutzung der Domizil-Adresse für illegale oder sittlich anstössige Aktivitäten.

Vertragliche Haftungsregelung: Klärung der Haftung des Domizilgebers bei Verlust oder Beschädigung eingehender Postsendungen, bei Datenpannen (DSG Art. 28) und bei GwG-Verletzungen, die dem Domizilgeber nicht angelastet werden können. Empfehlenswert ist eine Haftungsbeschränkung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit nach OR Art. 100 sowie eine Pflicht des Domizilnehmers, den Domizilgeber bei Dritten-Schadensersatzforderungen schadlos zu halten, die aus rechtswidrigem Verhalten des Domizilnehmers entstehen.

Anpassung an neue Gesetzesanforderungen (Change of Law Clause): Da sich das GwG, das DSG und das MWSTG laufend weiterentwickeln (z.B. GwG-Teilrevision 2020, DSG-Revision 2023), sollte der Vertrag eine Klausel enthalten, die beide Parteien zur Anpassung des Vertrags an geänderte Gesetzesanforderungen verpflichtet. Dies schützt beide Seiten vor dem Risiko, durch gesetzliche Neuerungen in Compliance-Lücken zu geraten.

Vertretungsregelung und Zeichnungsbefugnis: Klärung, wer beim Domizilgeber für die Entgegennahme von Postsendungen, die Weitergabe von behördlichen Zustellungen und die Unterzeichnung von Quittungen zuständig ist. Bei wichtigen Behördensendungen (z.B. Steuerveranlagungen, Gerichtsurkunden, Betreibungsurkunden nach SchKG) ist eine klare Zuständigkeit unerlässlich. Die Zustellungsadresse für Betreibungsbegehren und Pfändungsankündigungen ist für den Domizilnehmer von besonderer rechtlicher Bedeutung, da Fristen ab Zustellung laufen (SchKG Art. 72, ZPO Art. 138 ff.). Der Domizilgeber sollte bei eingehenden Betreibungsurkunden den Domizilnehmer unverzüglich informieren und den Empfang quittieren — unterlässt er dies, kann er dem Domizilnehmer für Fristversäumnisse haften. Schliesslich sind Versicherungsklauseln zu prüfen: Verfuegt der Domizilgeber über eine Berufshaftpflichtversicherung für Fehler bei der Postverarbeitung oder der GwG-Compliance? Bei professionellen Treuhandgesellschaften ist eine solche Versicherung Standard und gibt dem Domizilnehmer zusätzliche Sicherheit bei der Wahl des Domizilpartners. Weiter ist im Vertrag festzulegen, welche Kosten der Domizilgeber bei Rechtsstreitigkeiten oder Betreibungen gegen den Domizilnehmer übernimmt — etwa Zustellungsquittungen, Gebühren für Empfang von Betreibungsurkunden und Aufwand für Korrespondenz mit Behörden. Diese Kostenregelung vermeidet spätere Auseinandersetzungen und gibt dem Domizilgeber Rechtsklarheit bei unvorhergesehenen Ereignissen.

Der Sitz-/Domizilvertrag in der Schweiz muss sorgfältig ausgefüllt werden, damit er die rechtlichen Anforderungen des Handelsregisteramts, der GwG-Compliance und der MWST-Abrechnung vollumfänglich erfüllt. Die nachfolgenden Schritte leiten Sie durch den Prozess.

Schritt 1 — Domizilgeber identifizieren und Qualifikation prüfen. Tragen Sie den vollständigen Firmennamen, die genaue Strassenadresse (keine Postfachadresse), die CHE-Nummer und den Namen der zeichnungsberechtigten Person des Domizilgebers ein. Prüfen Sie vor Vertragsschluss, ob der Domizilgeber selbst korrekt im Handelsregister eingetragen ist und ob er über die notwendigen Qualifikationen für die Erbringung von Domizildienstleistungen verfügt: Für gewerbsmässige Domizilhalter ist eine Mitgliedschaft in einer staatlich anerkannten SRO (z.B. Treuhand|Suisse, PolyReg, OAD FCT) oder eine direkte FINMA-Unterstellung zwingend. Treuhand|Suisse-Mitglieder (treuhand-suisse.ch) und TREUHAND-KAMMER-Mitglieder bieten qualitätsgesicherte Domizildienstleistungen an und unterliegen regelmässigen Kontrollen.

Schritt 2 — Domizilnehmer vollständig eintragen. Geben Sie Firmennamen, Rechtsform (AG, GmbH, Einzelfirma, Verein, Stiftung), CHE-Nummer (abrufbar auf uid.admin.ch) und den vollen Namen der zeichnungsberechtigten Person inkl. deren Funktion (Geschäftsführer, VR-Präsident) ein. Bei Neugründungen steht die CHE-Nummer erst nach der Handelsregistereintragung fest — in diesem Fall ist im Vertrag ein Vorbehalt aufzunehmen: «CHE-Nummer wird nach Handelsregistereintragung nachgetragen.» Das unterzeichnete Exemplar kann dem Handelsregisteramt ohne CHE-Nummer vorgelegt werden; die Nummer wird nach Eintragung in die Akten aufgenommen.

Schritt 3 — Gewünschte Leistungen präzise beschreiben und SLA festlegen. Legen Sie fest, ob ausschliesslich die Adressennutzung (Basis) oder auch Postempfang, Scan-Service, Telefonservice und Konferenzraumnutzung enthalten sind. Definieren Sie messbare Service-Level-Agreements: Innerhalb welcher Frist wird Post weitergeleitet (z.B. innerhalb von 2 Werktagen)? Wie wird mit vertraulicher oder eingeschriebener Post umgegangen? Wer ist befugt, Pakete oder amtliche Zustellungen entgegenzunehmen? Klare SLA-Regelungen vermeiden später Missverständnisse und sind bei grösseren Domizilnehmern vertragsrechtlich geboten.

Schritt 4 — Vergütung, Zusatzleistungen und MWST klären. Tragen Sie die Domizilgebühr in CHF ein und regeln Sie, ob diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich zu zahlen ist. Definieren Sie den Verrechnungsmodus für Zusatzleistungen (Sitzungszimmer pro Stunde, extra Postpakete, Besorgungsaufträge). Alle gewerbsmässig erbrachten Dienstleistungen unterliegen der Schweizer MWST (7,7 % Normalsatz nach MWSTG). Die MWST-Pflicht beginnt ab CHF 100'000 Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen; Kleinstdomizilgeber unter dieser Schwelle können von der Steuer befreit sein, sollten dies aber durch einen MWST-Experten prüfen lassen. Alle MWST-pflichtigen Rechnungen müssen den MWST-Ausweis nach MWSTG Art. 26 enthalten (MWST-Nummer des Leistungserbringers, Steuersatz, Steuerbetrag).

Schritt 5 — GwG-Compliance sicherstellen und Formular A ausfüllen. Als Domizilgeber müssen Sie vor Vertragsabschluss die Identität des Domizilnehmers und der wirtschaftlich berechtigten Person (Beneficial Owner) nach GwG Art. 4 feststellen und dokumentieren. Bitten Sie den Domizilnehmer, ein ausgefülltes und unterzeichnetes Formular A (Vereinbarung über die wirtschaftlich berechtigte Person) einzureichen. Bewahren Sie Kopien der Ausweisdokumente aller Vertreter und wirtschaftlich berechtigten Personen auf. Bei Zweifeln über die Herkunft von Mitteln oder die wirtschaftliche Berechtigung ist eine SRO oder ein auf GwG spezialisierter Anwalt zu konsultieren. Die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS, mros.admin.ch) ist bei begründetem Verdacht unverzüglich zu informieren.

Schritt 6 — Vertrag unterzeichnen, notarisieren (bei Bedarf) und archivieren. Beide Parteien unterzeichnen je zwei Originalexemplare eigenhändig; bei juristischen Personen ist die handelsregisterkonforme Zeichnungsberechtigung zu prüfen. Eine Notarisierung ist für Domizilverträge in der Schweiz nicht generell vorgeschrieben, kann aber vom Handelsregisteramt einzelner Kantone in besonderen Fällen verlangt werden. Der Domizilgeber bewahrt ein Originalexemplar im Kundendossier auf — GwG Art. 7 verlangt eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht für alle GwG-relevanten Unterlagen. Der Domizilnehmer benötigt das Originalexemplar für das Handelsregisteramt, die Steuerverwaltung oder Kreditgeber.

Schritt 7 — Vertrag regelmässig überprüfen. Domizilverträge sollten mindestens alle zwei Jahre auf Aktualität geprüft werden: Haben sich die GwG-Anforderungen geändert? Hat sich die MWST-Situation verändert? Sind neue Anpassungen im DSG oder HRegV eingetreten? Die Treuhand|Suisse und die TREUHAND-KAMMER publizieren regelmässige Updates zu gesetzlichen Entwicklungen, die Domizilverträge berühren. Bei wesentlichen Gesetzesänderungen sollte ein Anwalt mit GwG- und MWST-Expertise hinzugezogen werden.

Der Sitz-/Domizilvertrag in der Schweiz unterliegt mehreren zwingenden gesetzlichen Anforderungen, die sowohl Domizilgeber als auch Domizilnehmer zu beachten haben.

Handelsregisterrecht (HRegV SR 221.411): Nach HRegV Art. 117 muss jede im Handelsregister eingetragene juristische Person (AG, GmbH, Genossenschaft, Verein, Stiftung) einen Sitz in der Schweiz haben. Dieser Sitz muss in den Statuten genannt werden (OR Art. 628 Abs. 1 für AG, OR Art. 776 Abs. 1 für GmbH) und durch eine Sitzbestätigung — Domizilvertrag oder Sitzbestätigungsschreiben des Domizilgebers — belegt werden können. Handelsregisterämter prüfen die Gültigkeit des Sitzes; bei Zweifeln können sie die Eintragung verweigern oder nachträgliche Nachweise verlangen.

Geldwäschereigesetz (GwG SR 955.0): Gewerbsmässige Domizilhalter, die Gesellschaften als Geschäftsführer vertreten oder in ähnlicher Funktion tätig sind, gelten nach GwG Art. 2 Abs. 1 lit. c Ziff. 3 als Finanzintermediäre. Die GwG-Sorgfaltspflichten umfassen: Identifizierung des Vertragspartners (Art. 3 GwG), Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person (Art. 4 GwG), laufende Überwachungspflicht (Art. 5 GwG), Aufzeichnungspflicht (Art. 7 GwG, 10 Jahre) und Meldepflicht an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS, mros.admin.ch) bei begründetem Verdacht (Art. 9 GwG). Verstösse gegen GwG-Pflichten sind nach Art. 37 und 38 GwG mit Freiheitsstrafen bis drei Jahre oder Geldstrafe sanktioniert.

Selbstregulierung und FINMA-Aufsicht: Finanzintermediäre im Sinne des GwG, die nicht direkt von der FINMA (finma.ch) beaufsichtigt werden, müssen einer staatlich anerkannten Selbstregulierungsorganisation (SRO) angehören (GwG Art. 24 ff.). Anerkannte SRO im Domizilbereich: Treuhand|Suisse, PolyReg, OAD FCT, SRO-SVV. Nicht-SRO-Mitglieder ohne direkte FINMA-Unterstellung, die gewerbsmässig Domizile anbieten, handeln rechtswidrig und riskieren Strafanzeigen.

Datenschutzgesetz (DSG SR 235.1) und DSV (SR 235.11): Das seit 1.9.2023 geltende revidierte DSG verpflichtet den Domizilgeber zur verhältnismässigen und zweckgebundenen Bearbeitung von Personendaten (DSG Art. 6). Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (DSG Art. 25), Berichtigung (DSG Art. 32) und in bestimmten Fällen auf Löschung. Bei Datenverletzungen ist der EDÖB (edoeb.admin.ch) unverzüglich zu informieren (DSG Art. 24). Verstösse gegen Auskunfts- und Meldepflichten können gemäss DSG Art. 60 mit Busse bis CHF 250'000 geahndet werden.

MWSTG (SR 641.20) und MWST-Info: Domizilgebühren für gewerbsmässig erbrachte Leistungen unterliegen der Inlandsteuer nach MWSTG Art. 18 (Normalsatz 7,7 %). Bei ausländischen Domizilnehmern ohne Schweizer Niederlassung gilt MWSTG Art. 45 ff. (Bezugssteuer). Einzelheiten regeln die MWST-Info Nr. 04 (Steuerobjekt) und Nr. 19 (Steuervertretung) der ESTV (estv.admin.ch).

Steuerrecht (DBG SR 642.11, StHG SR 642.14): Die steuerliche Anerkennung der Domizilgesellschaft hängt nach DBG Art. 50 davon ab, ob die Gesellschaft tatsächlich in der Schweiz verwaltet und kontrolliert wird (Ort der tatsächlichen Verwaltung). Reine Briefkastenfirmen ohne substanzielle Geschäftstätigkeit in der Schweiz können von der ESTV und den kantonalen Steuerverwaltungen steuerlich nicht als in der Schweiz ansässig anerkannt werden, was zum Verlust von DBA-Vorteilen und zu Doppelbesteuerungsrisiken führt.

Fusionsgesetz (FusG SR 221.301): Bei Sitzverlegungen im Rahmen von Fusionen oder Spaltungen sind die Vorschriften des FusG einzuhalten. Ein laufender Domizilvertrag kann die Transition erleichtern, muss aber auf die neue Gesellschaft überleitet oder neu abgeschlossen werden. Umwandlungen einer Einzelfirma in eine AG oder GmbH (FusG Art. 54 ff.) erfordern gleichzeitig die Anpassung des Domizilvertrags auf den neuen Rechtsträger.

Beim Sitz-/Domizilvertrag in der Schweiz können schwerwiegende Fehler auftreten, die zu GwG-Verstössen, steuerlichen Risiken und Handelsregisterproblemen führen. Die häufigsten Fallen sind:

Fehler 1 — Domizilgeber ohne GwG-Qualifikation. Wenn ein privater Vermieter oder ein Unternehmen ohne GwG-Qualifikation oder SRO-Mitgliedschaft gewerbsmässig Domizildienstleistungen anbietet, verstösst er gegen GwG-Pflichten (Freiheitsstrafe bis 3 Jahre nach GwG Art. 38). Auch Anwaltskanzleien und Notare, die Domizile ohne entsprechende GwG-Compliance-Struktur anbieten, riskieren Strafanzeigen und disziplinarische Massnahmen ihrer Berufsverbände. Lösung: Nur SRO-Mitglieder (Treuhand|Suisse, PolyReg) oder FINMA-direkt-unterstellte Domizilhalter beauftragen.

Fehler 2 — Unvollständige Identifikation des Domizilnehmers. Wenn der Domizilgeber die wirtschaftlich berechtigte Person (Beneficial Owner) hinter einer Holding- oder Offshore-Gesellschaft nicht kennt oder nicht dokumentiert, verstösst er gegen GwG Art. 4. Gerade bei verschachtelten Holdingstrukturen mit Gesellschaften in mehreren Jurisdiktionen ist die Identifikation des ultimativen wirtschaftlichen Eigentümers komplex. Die MROS (mros.admin.ch) muss bei begründetem Verdacht auf Geldwäscherei unverzüglich informiert werden; unterlassene Meldungen sind nach GwG Art. 37 strafbar.

Fehler 3 — Fehlende Handelsregisterfähigkeit des Domizils. Reine Postfachadressen («Postfach 1234, 8001 Zürich») werden von Handelsregisterämtern nicht als gültiger Firmensitz akzeptiert — es muss immer eine physische Strassenadresse angegeben werden. Auch Adressen in Industriezonen oder reinen Lagerhallen können vom Handelsregisteramt abgelehnt werden, wenn die Gesellschaft offensichtlich nicht dort tätig sein kann. Lösung: Domizilvertrag vorab mit dem zuständigen Handelsregisteramt (z.B. hrz.zh.ch) abstimmen.

Fehler 4 — Fehlende DSG-Compliance nach dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG SR 235.1 seit 1.9.2023). Wenn der Domizilgeber keine Datenschutzerklärung vorhält, Daten über den vertraglich vorgesehenen Zweck hinaus bearbeitet oder keine angemessenen technischen Schutzmassnahmen trifft, riskiert er Bussen bis CHF 250'000 nach DSG Art. 60 und Schadenersatzansprüche nach DSG Art. 28. Der EDÖB kann auch ohne Klage einer betroffenen Person tätig werden.

Fehler 5 — Keine Regelung der Beendigungsfolgen. Wenn der Vertrag keine klaren Bestimmungen über die Folgen der Vertragsbeendigung enthält — Pflicht des Domizilnehmers zur Anmeldung der Sitzverlegung innert 30 Tagen, Post-Nachsendungsvereinbarung, Ausstellung einer Abmeldebestätigung für das Handelsregisteramt, Aufbewahrung von GwG-Dokumenten durch den Domizilgeber (10 Jahre nach GwG Art. 7) — entstehen nach Vertragsende regelmässig Streitigkeiten. Der Domizilnehmer riskiert bei versäumter Ummeldung die amtliche Löschung der Gesellschaft durch das Handelsregisteramt.

Fehler 6 — Unzureichende Anpassung bei Gesetzesänderungen. Das GwG, das DSG und das MWSTG haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert (GwG-Revision 2020, DSG-Totalrevision 2023 in Kraft). Ältere Domizilverträge, die diese Änderungen nicht berücksichtigen, sind teilweise nicht mehr rechtskonform. Konkret fehlt in älteren Verträgen oft eine Datenschutzklausel nach revidiertem DSG sowie aktualisierte GwG Art. 4-Klauseln zur Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person. Lösung: Bestehende Domizilverträge regelmässig (alle 2 Jahre) auf Aktualität prüfen und bei Bedarf mit Anwalt anpassen.