Eigentümergemeinschaft – Beschlussprotokoll (WEG)

Gemäß § 24 Abs. 6 WEG ist über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Diese muss mindestens unterzeichnet werden von: dem Vorsitzenden der Versammlung, einem Wohnungseigentümer und – sofern vorhanden – dem Verwalter nach § 26 WEG. Das Protokoll dokumentiert nicht nur den Inhalt der Beschlüsse, sondern auch das Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen), die anwesenden Eigentümer und die Beschlussfähigkeit der Versammlung.

Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG ist ein vom Verwalter fortlaufend zu führendes Verzeichnis aller Beschlüsse der Gemeinschaft. Sie enthält jeden Beschluss mit Datum, Abstimmungsergebnis und – bei Anfechtungsklagen vor dem Amtsgericht – den Ausgang des Verfahrens. Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, die Beschluss-Sammlung einzusehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Die Sammlung ist dem Erwerber einer Eigentumswohnung vor Vertragsschluss vorzulegen, damit er die Beschlusslage der Gemeinschaft kennt.

Das Beschlussprotokoll ist für die Rechtssicherheit der Gemeinschaft unverzichtbar. Ohne schriftliche Dokumentation sind Beschlüsse im Streitfall vor dem Amtsgericht (Zuständigkeit: § 43 WEG, Amtsgericht am Ort des Grundstücks) schwer beweisbar. Gut geführte Protokolle verhindern Anfechtungsklagen, schützen den Verwalter vor Haftungsansprüchen und sichern den Eigentümern ihre Rechte.

Das WEG-Beschlussprotokoll in Deutschland ist in folgenden Situationen erforderlich:

Nach jeder ordentlichen Eigentümerversammlung: Gemäß § 24 Abs. 1 WEG findet mindestens einmal im Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung statt. Der Verwalter lädt mit einer Frist von mindestens drei Wochen ein (§ 24 Abs. 4 WEG). Über jeden Beschluss dieser Versammlung muss ein Protokoll erstellt werden, unabhängig davon, wie viele Eigentümer anwesend waren.

Nach außerordentlichen Eigentümerversammlungen: Außerordentliche Versammlungen können auf Verlangen von Eigentümern, denen mehr als ein Viertel der Miteigentumsanteile gehören, einberufen werden (§ 24 Abs. 2 WEG). Auch hier ist das Protokoll Pflicht.

Bei Umlaufbeschlüssen ohne Versammlung: Seit der WEG-Reform 2020 können Beschlüsse auch ohne Versammlung gefasst werden (§ 23 Abs. 3 WEG), wenn alle Wohnungseigentümer in Textform zustimmen. Auch hier ist eine schriftliche Dokumentation des Beschlussergebnisses erforderlich, die in die Beschluss-Sammlung eingetragen wird.

Bei der Bestellung oder Abberufung des Verwalters (§ 26 WEG): Dieser wichtige Beschluss muss besonders sorgfältig protokolliert werden, da er Grundlage des Verwaltervertrags ist und bei Streitigkeiten vor dem Amtsgericht als Beweisdokument dient.

Bei baulichen Veränderungen nach § 20 WEG: Beschlüsse über bauliche Veränderungen am gemeinschaftlichen Eigentum – z.B. Einbau eines Aufzugs, Anbringung von Ladesäulen für Elektrofahrzeuge (§ 20 Abs. 2 WEG – privilegierte Maßnahme), Solaranlage auf dem Dach – müssen präzise protokolliert werden, da sie langfristige Auswirkungen auf Kostenverteilung und Nutzungsrechte haben.

Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsbeschlüssen: Beschlüsse über Dachsanierung, Fassadenrenovierung, Kellerabdichtung oder Heizungsaustausch betreffen die Erhaltungsrücklage nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG und müssen mit allen Kostendetails protokolliert werden.

Das WEG-Beschlussprotokoll in Deutschland enthält folgende Pflichtangaben und wesentlichen Bestandteile:

Kopfdaten der Versammlung: Vollständige Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), Grundbuchdaten (Amtsgericht, Grundbuchblatt, Flur, Flurstück), Datum, Uhrzeit (Beginn und Ende) und Ort der Versammlung. Bei Online-Versammlungen: verwendete Plattform und technische Rahmenbedingungen.

Teilnehmerliste und Beschlussfähigkeit: Namentliche Liste aller anwesenden und vertretenen Wohnungseigentümer mit Angabe der vertretenen Miteigentumsanteile (MEA). Prüfung der Beschlussfähigkeit nach § 25 Abs. 1 WEG (keine Mindestanwesenheitsquote nach WEG-Reform 2020 – jede Versammlung ist beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde). Angabe, wer Vorsitzender der Versammlung und Protokollführer ist.

Tagesordnungspunkte: Vollständige Wiedergabe aller Tagesordnungspunkte (TOP) in der Reihenfolge ihrer Behandlung. Für jeden TOP: Kurzdarstellung der Diskussion, gestellte Anträge und Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen / Nein-Stimmen / Enthaltungen mit konkreten Zahlen).

Beschlüsse im Wortlaut: Jeder gefasste Beschluss wird im genauen Wortlaut protokolliert. Dies ist entscheidend für die Auslegung des Beschlusses (§§ 133, 242 BGB – Auslegungsregeln) und für den Eintrag in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Uneindeutige Formulierungen führen zu Anfechtungsrisiken.

Abstimmungsprotokoll: Für jeden Beschluss werden die Stimmverhältnisse mit genauen Zahlen (nicht nur »mehrheitlich angenommen«) festgehalten. Bei Stimmrechtsübertragung per Vollmacht: Name des Vollmachtgebers und -nehmers.

Feststellung des Beschlussergebnisses: Der Versammlungsleiter stellt das Ergebnis fest (Beschluss gefasst / abgelehnt). Dieser Feststellungsakt ist für die Wirksamkeit des Beschlusses entscheidend.

Unterschriften: Das Protokoll muss nach § 24 Abs. 6 WEG von mindestens drei Personen unterzeichnet werden: Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und dem Verwalter. Auf forms-legal.com finden WEG-Verwalter und Selbstverwaltungsgemeinschaften ein vollständiges, rechtssicheres Muster.

Hinweis auf Anfechtungsfrist: Zwar ist kein Pflichtbestandteil, aber empfehlenswert ist ein Hinweis, dass gefasste Beschlüsse innerhalb eines Monats ab Beschlussfassung nach § 45 WEG angefochten werden können.

So füllen Sie das WEG-Beschlussprotokoll in Deutschland korrekt aus:

Schritt 1 – Kopfdaten eintragen: Vollständiger Name der WEG (z.B. »Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 10, 80331 München«), Grundbuchdaten (Amtsgericht, Grundbuchblatt), Datum der Versammlung im Format TT.MM.JJJJ, Uhrzeit (Beginn und tatsächliches Ende), Versammlungsort (vollständige Adresse). Bei Online-Versammlung: Plattformname (z.B. Zoom, MS Teams) und Link oder Meeting-ID.

Schritt 2 – Teilnehmerliste erstellen: Namen aller Wohnungseigentümer, die persönlich erschienen sind; Namen der Eigentümer, die per Vollmacht vertreten werden, mit Name des Bevollmächtigten; Namen der anwesenden Miteigentümer (bei Bruchteilsgemeinschaft). Für jeden Eigentümer: zugehörige Miteigentumsanteile (MEA) in Promille oder Prozent (aus Teilungserklärung oder Grundbuch). Unterschrift jedes Eigentümers in der Anwesenheitsliste.

Schritt 3 – Beschlussfähigkeit prüfen und festhalten: Nach WEG-Reform 2020 ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig. Einladung: mindestens drei Wochen vorher, in Textform, mit vollständiger Tagesordnung (§ 24 Abs. 4 WEG). Im Protokoll festhalten: »Die Versammlung ist beschlussfähig, da sie ordnungsgemäß eingeladen wurde.«

Schritt 4 – Tagesordnungspunkte protokollieren: Für jeden TOP: Kurze Beschreibung der Diskussion (keine Wortwörtlichkeit nötig, aber wesentliche Argumente). Formulierung des Beschlussantrags. Abstimmungsergebnis mit konkreten Zahlen: »8 Ja-Stimmen, 2 Nein-Stimmen, 1 Enthaltung = Beschluss gefasst.«

Schritt 5 – Beschlüsse im Wortlaut formulieren: Formulieren Sie jeden Beschluss präzise und vollständig. Gute Formulierung: »Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt, die Dachsanierung durch die Firma Dachbau GmbH, München, zum Angebotspreis von 45.000 Euro brutto zu beauftragen. Die Kosten werden nach Miteigentumsanteilen umgelegt.« Schlechte Formulierung: »Die Dachsanierung wurde beschlossen.«

Schritt 6 – Unterschriften einholen: Versammlungsleiter, mindestens ein Wohnungseigentümer und der Verwalter unterschreiben das Protokoll (§ 24 Abs. 6 WEG). Datum der Unterzeichnung angeben.

Schritt 7 – Protokoll verteilen und in Beschluss-Sammlung eintragen: Protokoll unverzüglich (spätestens vier Wochen nach Versammlung) an alle Wohnungseigentümer versenden. Jeden Beschluss in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) eintragen.

Für das WEG-Beschlussprotokoll gelten in Deutschland folgende gesetzliche Anforderungen:

Protokollpflicht (§ 24 Abs. 6 WEG): Die Erstellung des Protokolls ist gesetzliche Pflicht. Der Verwalter (§ 26 WEG) ist primär verantwortlich; bei fehlendem Verwalter die Gemeinschaft selbst (§ 18 WEG).

Unterschriftspflicht (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG): Das Protokoll muss vom Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und dem Verwalter unterschrieben werden. Fehlt eine der drei Unterschriften, ist das Protokoll unvollständig und kann angefochten werden.

Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG): Alle Beschlüsse müssen in die Beschluss-Sammlung eingetragen werden. Einsichtsrecht: jeder Wohnungseigentümer (§ 18 Abs. 4 WEG). Fehler bei der Führung der Beschluss-Sammlung begründen Haftungsansprüche gegen den Verwalter.

Anfechtungsfrist (§ 45 WEG): Jeder Beschluss kann innerhalb eines Monats ab Beschlussfassung vor dem Amtsgericht angefochten werden. Absolute Nichtigkeit (ohne Frist) bei schwerwiegenden Verstößen gegen zwingendes Recht.

Einladungspflicht (§ 24 Abs. 4 WEG): Einladung spätestens drei Wochen vor der Versammlung, in Textform (§ 126b BGB), mit vollständiger Tagesordnung. Einladungsmängel können zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen.

Online-Versammlungen (§ 23 Abs. 1 WEG): Seit WEG-Reform 2020 können Versammlungen auch als Hybridveranstaltung oder rein online durchgeführt werden, wenn die Gemeinschaftsordnung dies erlaubt oder alle Eigentümer zustimmen.

Häufige Fehler beim WEG-Beschlussprotokoll in Deutschland:

Fehler 1 – Beschlüsse nicht im genauen Wortlaut protokolliert: Vage Formulierungen wie »Dachsanierung beschlossen« ohne Auftragnehmer, Preis und Umlagemaßstab führen zu Streitigkeiten bei der Umsetzung. Vor dem Amtsgericht ist der genaue Beschlussinhalt entscheidend. Lösung: Jeden Beschluss vollständig und präzise formulieren.

Fehler 2 – Fehlende oder unvollständige Unterschriften: Fehlt eine der drei gesetzlich vorgeschriebenen Unterschriften (§ 24 Abs. 6 WEG), ist das Protokoll angreifbar. Lösung: Alle drei Unterzeichner unmittelbar nach der Versammlung unterschreiben lassen.

Fehler 3 – Abstimmungsergebnis ohne Zahlen: »Mehrheitlich angenommen« reicht nicht aus. Das Protokoll muss konkrete Zahlen enthalten (z.B. »9 Ja, 2 Nein, 0 Enthaltungen«). Lösung: Immer genaue Stimmenzahlen protokollieren.

Fehler 4 – Kein Eintrag in die Beschluss-Sammlung: Viele Verwalter vernachlässigen die laufende Führung der Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Dies verletzt gesetzliche Pflichten und kann zu Haftungsansprüchen führen. Lösung: Jeden Beschluss unmittelbar nach der Versammlung in die Beschluss-Sammlung eintragen.

Fehler 5 – Unvollständige Einladung als Grundlage: Fehlt ein wichtiger Tagesordnungspunkt in der Einladung, können Beschlüsse zu diesem Punkt anfechtbar sein (§ 24 Abs. 4 WEG). Lösung: Tagesordnung vollständig in der Einladung benennen; keine Überraschungsbeschlüsse.

Fehler 6 – Keine Verteilung des Protokolls: Das Protokoll muss allen Wohnungseigentümern zugänglich gemacht werden. Wer als Eigentümer das Protokoll nicht erhält, kann seinen Informationsanspruch aus § 18 Abs. 4 WEG gerichtlich durchsetzen. Lösung: Protokoll spätestens vier Wochen nach der Versammlung per E-Mail oder Post an alle Eigentümer versenden.