Personalfragebogen Deutschland (BetrVG §94)

Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Datenerhebung richtet sich nach §26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nach §26 Abs. 1 Satz 1 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung, Beendigung oder Abwicklung erforderlich ist. Der Personalfragebogen dient primär der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses — insbesondere der korrekten Abführung von Lohnsteuer (Einkommensteuergesetz, EStG §38 ff.) und Sozialversicherungsbeiträgen.

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), insbesondere §1 und §3 AGG, setzt dem Personalfragebogen inhaltliche Grenzen: Fragen nach geschützten Merkmalen — Geschlecht, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexuelle Identität — sind grundsätzlich unzulässig. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in ständiger Rechtsprechung, insbesondere des 8. AZR-Senats, klargestellt, dass unzulässige Fragen im Personalfragebogen den Arbeitnehmer berechtigen, falsch zu antworten, ohne dass dies zu Nachteilen führt (lügen gestattet-Rechtsprechung).

Besonders sensibel sind Fragen nach Schwangerschaft oder Familienplanung. Das BAG (BAG 8 AZR 835/16) hat unmissverständlich klargestellt, dass Fragen nach einer bestehenden Schwangerschaft unzulässig sind und eine falsche Antwort der Bewerberin keine Rechtsfolgen auslöst. Ebenso unzulässig sind Fragen nach Vorstrafen, sofern diese für die konkrete Stelle nicht relevant sind, Fragen nach Gewerkschaftsmitgliedschaft (Art. 9 Abs. 3 GG schützt die Koalitionsfreiheit), Fragen nach der Parteizugehörigkeit sowie Fragen nach der Religion.

Die Mitbestimmungspflicht nach §94 BetrVG erstreckt sich nicht nur auf den Personalfragebogen im engeren Sinne, sondern auch auf Beurteilungsgrundsätze nach §94 Abs. 2 BetrVG. Der Betriebsrat hat ein Initiativrecht: Er kann Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze auch selbst vorschlagen. Bei Meinungsverschiedenheiten über den Inhalt entscheidet die Einigungsstelle nach §94 Abs. 1 Satz 2 BetrVG. Nach Betriebsratsanhörung und ggf. Zustimmung muss der Personalfragebogen im Betrieb ausgehängt oder jedem Arbeitnehmer zugänglich gemacht werden.

Die nach §26 BDSG erhobenen Daten sind nach den Grundsätzen der DSGVO zu verarbeiten: Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Die zuständigen Landesdatenschutzbehörden (LfDI der jeweiligen Bundesländer) überwachen die Einhaltung der DSGVO; Verstöße können nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes belegt werden.

Ein Personalfragebogen nach §94 BetrVG wird in Deutschland bei der Einstellung jedes neuen Mitarbeiters benötigt, um die für Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Personalakte erforderlichen Daten zu erheben.

Neueinstellung nach Ausschreibung und Bewerbung: Nach erfolgreicher Stellenausschreibung (§93 BetrVG, §11 AGG) und Auswahlverfahren nutzt der Arbeitgeber den Personalfragebogen, um die Stammdaten des ausgewählten Bewerbers vollständig zu erfassen. Dieser bildet die Grundlage für die Anlage der Lohnsteuerkarte (ELStAM-Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern, BZSt) und die Anmeldung zur Sozialversicherung bei der zuständigen Krankenkasse.

Beginn einer Ausbildung oder eines Praktikums: Auch bei der Einstellung von Auszubildenden nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG §10) oder freiwilligen Praktikanten nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG §22) ist ein Personalfragebogen zu verwenden, da sie als Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitsrechts gelten und entsprechende Daten für die Meldung bei der Deutschen Rentenversicherung benötigt werden.

Übernahme nach befristetem Vertrag: Wenn ein befristet beschäftigter Arbeitnehmer in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übernommen wird, sollten die Personaldaten aktualisiert werden — insbesondere die Steuerklasse, die Sozialversicherungsnummer und etwaige Änderungen des Familienstands, die sich auf den Lohnsteuereinbehalt auswirken.

Arbeiter in der Leiharbeit (AÜG): Zeitarbeitsunternehmen, die Leiharbeitnehmer gemäß dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG §1) an Entleiherunternehmen überlassen, benötigen für jeden Leiharbeitnehmer einen vollständigen Personalfragebogen, da sie als Arbeitgeber die Lohnabrechnung und die Sozialversicherungsanmeldung durchführen.

Betriebsübergang nach §613a BGB: Bei einem Betriebsübergang gehen bestehende Arbeitsverhältnisse automatisch auf den Erwerber über. Der Erwerber sollte von den übergehenden Arbeitnehmern aktualisierte Personalfragebögen einholen, um seine eigene Personalverwaltung zu vervollständigen — insbesondere für Änderungen der Bankverbindung oder des Familienstands.

Minijob-Einstellung und §8 SGB IV: Bei der Einstellung eines Minijobbers (geringfügige Beschäftigung bis 556 Euro/Monat ab 2025) ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer bei der Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) anzumelden. Für die Anmeldung werden die Stammdaten des Arbeitnehmers aus dem Personalfragebogen benötigt.

Ein rechtlich zulässiger Personalfragebogen nach §94 BetrVG und BDSG §26 muss bestimmte Pflichtfelder enthalten, darf jedoch keine nach AGG oder DSGVO unzulässigen Fragen aufwerfen.

Persönliche Stammdaten (zulässig): Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname (soweit abweichend), Staatsangehörigkeit und aktuelle Wohnanschrift dürfen erhoben werden, da sie für die Identifikation des Arbeitnehmers und die Personalakte erforderlich sind. Fragen nach der Herkunft oder dem Migrationshintergrund zusätzlich sind unzulässig (§1 AGG).

Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID): Die elf-stellige Steuer-Identifikationsnummer (IdNr), vergeben vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), ist zwingend für den Lohnsteuereinbehalt nach §39e EStG (ELStAM-Verfahren). Ohne IdNr kann der Arbeitgeber keine ELStAM-Daten abrufen; es gilt dann der pauschale Steuerabzug nach §39c EStG, was regelmäßig für den Arbeitnehmer nachteilig ist.

Sozialversicherungsnummer (SVNR): Die Sozialversicherungsnummer, vergeben von der Deutschen Rentenversicherung, wird für die Meldung des neuen Arbeitsverhältnisses nach §28a SGB IV an den Sozialversicherungsträger benötigt. Liegt noch keine SVNR vor, ist der Arbeitnehmer anzuleiten, sie beim zuständigen Rentenversicherungsträger zu beantragen.

Krankenkasse: Der Arbeitnehmer muss die zuständige gesetzliche Krankenkasse (GKV) angeben. Als Arbeitgeber führt man die Beiträge zur gesetzlichen Kranken- (ca. 14,6 %), Renten- (18,6 %), Arbeitslosen- (2,6 %) und Pflegeversicherung (3,4 %) an die Krankenkasse als einziehende Stelle ab.

Bankverbindung (IBAN und BIC): Die IBAN (International Bank Account Number) des Arbeitnehmers ist für die monatliche Gehaltszahlung erforderlich. Sie hat 22 Stellen für deutsche Konten (Format: DE12 3456 7890 1234 5678 90).

Familienstand und Kinderfreibeträge (steuerlich relevant, nicht nach Scheidungsgrund zu fragen): Der Familienstand (ledig, verheiratet, verpartnert, geschieden, verwitwet) bestimmt die Steuerklasse nach §38b EStG; Kinderfreibeträge nach §32 EStG verringern die Lohnsteuer. Diese Informationen sind steuerlich zwingend, müssen aber auf das steuerlich Notwendige beschränkt bleiben.

Unzulässige Fragen — DSGVO, AGG, BetrVG: Der Personalfragebogen darf keine Fragen nach Religion, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Parteizugehörigkeit, Schwangerschaft oder Familienplanung, Vorstrafen (sofern nicht arbeitsplatzbezogen), Vermögensverhältnissen oder sexueller Orientierung enthalten. Solche Fragen lösen nach §15 AGG Schadensersatzansprüche aus. Das Portal forms-legal.com stellt mit diesem Muster einen AGG-konformen Personalfragebogen bereit, der auch das Einwilligungsformular nach DSGVO Art. 13 integriert.

Datenschutzhinweis nach Art. 13 DSGVO: Der Personalfragebogen muss einen Datenschutzhinweis enthalten, der den Arbeitnehmer über den Verantwortlichen, den Zweck der Verarbeitung, die Rechtsgrundlage (§26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Speicherdauer und die Betroffenenrechte nach Art. 15–21 DSGVO informiert.

Das Ausfüllen des Personalfragebogens erfordert sowohl vom Arbeitgeber als auch vom neuen Arbeitnehmer Sorgfalt, da Fehler in den steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Angaben zu Nachzahlungen oder Bußgeldern führen können.

Erster Schritt — Unternehmensdaten vorausfüllen: Der Arbeitgeber füllt vor Übergabe an den neuen Arbeitnehmer die Firmendaten vor: Firmenname, Adresse, Handelsregisternummer, Steuernummer des Arbeitgebers (Betriebsstättennummer beim Finanzamt), Beginn des Arbeitsverhältnisses und Eingruppierung (Beschäftigungsart, Tarifgruppe).

Zweiter Schritt — Persönliche Stammdaten: Der neue Arbeitnehmer trägt Vor- und Nachname, Geburtsdatum (Format: TT.MM.JJJJ), Geburtsort und aktuelle Wohnanschrift ein. Alle Angaben müssen mit dem Personalausweis oder Reisepass übereinstimmen.

Dritter Schritt — Steuer-ID eintragen: Die Steuer-Identifikationsnummer (11-stellige IdNr) findet der Arbeitnehmer auf dem Einkommensteuerbescheid des Finanzamts, auf dem Lohnsteuerbescheid oder beim BZSt. Liegt die IdNr noch nicht vor, kann der Arbeitnehmer sie beim BZSt online anfragen.

Vierter Schritt — Sozialversicherungsnummer: Die Sozialversicherungsnummer (SVNR) findet der Arbeitnehmer auf dem Sozialversicherungsausweis der Deutschen Rentenversicherung (DRV) oder auf dem letzten Entgeltnachweis. Das Format ist: XX XXXXXX X XXX. Liegt noch keine SVNR vor, beantragt der Arbeitgeber sie bei der Deutschen Rentenversicherung.

Fünfter Schritt — Krankenkasse und Familienstand: Der Arbeitnehmer gibt die zuständige gesetzliche Krankenkasse (GKV) an und wählt seine Steuerklasse nach §38b EStG: Klasse I (ledig/unverheiratet), II (Alleinerziehende), III (verheiratet, höheres Einkommen), IV (verheiratet, ähnliches Einkommen), V (verheiratet, niedrigeres Einkommen) oder VI (Zweitbeschäftigung).

Sechster Schritt — IBAN für Gehaltszahlung: Der Arbeitnehmer trägt die IBAN (22-stellig für deutsche Konten: DE + 2 Prüfziffern + 18 Stellen) und gegebenenfalls den BIC für internationale Überweisungen ein.

Siebter Schritt — Datenschutz und Unterschrift: Vor Unterzeichnung liest der Arbeitnehmer den Datenschutzhinweis nach Art. 13 DSGVO und bestätigt mit Datum und Unterschrift, dass er die Informationen zur Kenntnis genommen hat. Der Personalfragebogen wird in die Personalakte aufgenommen; der Arbeitnehmer erhält eine Kopie.

Die rechtlichen Anforderungen an den Personalfragebogen sind durch BetrVG §94, BDSG §26, AGG und DSGVO geprägt.

Betriebsratsmitbestimmung (§94 BetrVG): In Betrieben mit Betriebsrat bedarf der Personalfragebogen der Zustimmung des Betriebsrats. Der Betriebsrat kann seine Zustimmung verweigern, wenn der Fragebogen unzulässige Fragen enthält oder datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht entspricht. Bei Meinungsverschiedenheiten entscheidet die Einigungsstelle nach §94 Abs. 1 Satz 2 BetrVG. Ohne Betriebsrat bestehen keine formalen Mitbestimmungsrechte, aber die gesetzlichen Grenzen der DSGVO und des AGG gelten unabhängig davon.

Datenschutz-Grundverordnung und BDSG: Die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten ist nach §26 Abs. 1 BDSG nur zulässig, soweit sie für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Das Erforderlichkeitsprinzip schließt überflüssige Fragen aus. Der Arbeitnehmer muss nach Art. 13 DSGVO über Verantwortlichen, Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Betroffenenrechte informiert werden. Die Speicherdauer von Personalfragebogendaten richtet sich nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses plus Verjährungsfristen; in der Praxis werden Personalakten zehn Jahre nach Ausscheiden aufbewahrt.

AGG-konforme Fragestellung: Das AGG §1 verbietet Benachteiligungen wegen Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Fragen zu diesen Merkmalen im Personalfragebogen lösen bei unzulässiger Verwendung Schadensersatzansprüche nach §15 AGG aus. Das BAG (BAG 8 AZR 835/16) hat klargestellt, dass Bewerberinnen auf unzulässige Fragen nach Schwangerschaft die Unwahrheit sagen dürfen, ohne dass dies die Wirksamkeit des Arbeitsvertrags beeinträchtigt.

Steuerrecht (EStG §39e, §38 EStG): Der Arbeitgeber ist nach §38 EStG verpflichtet, die Lohnsteuer einzubehalten. Für das ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) ist die Steuer-ID des Arbeitnehmers zwingend erforderlich (§39e Abs. 3 EStG). Bei fehlender IdNr gilt der pauschale Steuerabzug nach §39c EStG.

Sozialversicherungsrecht (SGB IV §28a): Der Arbeitgeber ist nach §28a SGB IV verpflichtet, jeden neuen Arbeitnehmer bei dessen gesetzlicher Krankenkasse anzumelden. Die Anmeldung muss spätestens zum ersten Beitragszahlungstermin nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Verstöße gegen die Anmeldepflicht können nach §111 SGB IV mit Bußgeldern geahndet werden.

Fehler beim Personalfragebogen können AGG-Schadensersatzansprüche, DSGVO-Bußgelder und steuerrechtliche Nachteile auslösen.

Unzulässige Fragen nach Religion, Schwangerschaft oder Gewerkschaft: Der häufigste Fehler ist die Aufnahme von Fragen, die nach AGG §1 verboten sind. Fragen nach Religionszugehörigkeit, Parteimitgliedschaft, Gewerkschaftszugehörigkeit, Schwangerschaft, Familienplanung oder sexueller Orientierung sind rechtswidrig. Der betroffene Arbeitnehmer kann nach §15 Abs. 1 AGG Schadensersatz und nach §15 Abs. 2 AGG Entschädigung verlangen. Das BAG (BAG 8 AZR 835/16) hat die unzulässige Frage nach Schwangerschaft ausdrücklich als AGG-Verstoß eingestuft.

Fehlende Betriebsratsanhörung: In Betrieben mit Betriebsrat, die den Personalfragebogen ohne Zustimmung des Betriebsrats verwenden, handeln sie gegen §94 BetrVG. Der Betriebsrat kann dann verlangen, dass der Fragebogen nicht mehr verwendet wird, und — soweit Betriebsvereinbarungen vorliegen — deren Verletzung geltend machen.

Fehlerhafter Datenschutzhinweis: Fehlt der Datenschutzhinweis nach Art. 13 DSGVO oder ist er unvollständig, liegt ein DSGVO-Verstoß vor. Die zuständige Landesdatenschutzbehörde kann dies nach Art. 83 DSGVO ahnden. In der Praxis reichen häufig Hinweise auf eine separate Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.

Unterlassene ELStAM-Abfrage: Wird die Steuer-ID des Arbeitnehmers nicht erhoben und keine ELStAM-Abfrage beim BZSt durchgeführt, gilt nach §39c EStG der pauschale Steuerabzug (Klasse VI), der für den Arbeitnehmer deutlich ungünstiger ist als die tatsächliche Steuerklasse. Korrekturen sind rückwirkend nur begrenzt möglich.

Speicherung überflüssiger Daten: Werden im Personalfragebogen Daten erhoben, die über das für das Beschäftigungsverhältnis Erforderliche hinausgehen, verstößt dies gegen das Datenminimierungsgebot des Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Das Portal forms-legal.com hat diesen Fragebogen auf das gesetzlich zwingend Erforderliche beschränkt.

Fehlende Kopie für den Arbeitnehmer: Nach Art. 15 DSGVO hat jeder Betroffene das Recht auf Auskunft über seine gespeicherten Daten. Arbeitgeber sollten dem neuen Arbeitnehmer eine Kopie des ausgefüllten Personalfragebogens aushändigen, um Auskunftspflichten unkompliziert zu erfüllen.