Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) in Deutschland ist in SGB IX § 167 Abs. 2 (Eingliederungsmanagement bei längerer Arbeitsunfähigkeit) geregelt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seiner ständigen Rechtsprechung klargestellt, dass ein ordnungsgemäß durchgeführtes und dokumentiertes BEM wichtige Schutzwirkung sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Beschäftigten entfaltet. Für den Arbeitgeber sichert das BEM-Protokoll nach § 167 Abs. 2 SGB IX ab, dass er seiner gesetzlichen Verpflichtung nachgekommen ist, was im Fall einer krankheitsbedingten Kündigung vor dem Arbeitsgericht (ArbG) erhebliche prozessuale Vorteile bietet.

Der Ursprung des BEM liegt in der deutschen Sozialgesetzgebung. Mit dem Gesetz zur Förderung der Ausbildung und Beschäftigung schwerbehinderter Menschen vom 23. April 2004 wurde § 84 Abs. 2 SGB IX a.F. eingeführt, der seit dem BTHG-Reformgesetz (Bundesteilhabegesetz) vom 23. Dezember 2016 als § 167 Abs. 2 SGB IX gilt. Die Vorschrift gilt für alle Beschäftigten — Arbeitnehmer, Beamte, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen — unabhängig von einer Schwerbehinderung.

Das BEM unterscheidet sich von anderen betrieblichen Verfahren: Es ist keine Maßnahme der Personalführung, keine disziplinarische Maßnahme und kein Instrument zur Vorbereitung einer Kündigung. Zweck ist ausschließlich die Prävention weiterer Arbeitsunfähigkeit und die Erhaltung des Arbeitsverhältnisses. Der Beschäftigte ist freiwillig beteiligt — er kann das BEM-Angebot ablehnen, ohne arbeitsrechtliche Nachteile befürchten zu müssen, sofern er seinen Willen schriftlich dokumentiert.

Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten im BEM richtet sich nach Art. 9 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in Verbindung mit § 26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). BEM-Unterlagen müssen vertraulich und getrennt von der allgemeinen Personalakte aufbewahrt werden. Das Integrationsamt (seit dem BTHG als Inklusionsamt bezeichnet) und der Integrationsfachdienst (IFD) können im BEM als externe Stellen einbezogen werden.

Betriebsräte haben gemäß § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG eine aktive Rolle beim BEM: Sie haben das Recht, auf die Einhaltung der Vorschriften zu achten, und können über eine Betriebsvereinbarung das BEM-Verfahren im Betrieb regeln. Bei schwerbehinderten Beschäftigten wirkt die Schwerbehindertenvertretung (SBV) nach § 178 Abs. 1 SGB IX mit.

In Deutschland werden jährlich Millionen von BEM-Verfahren eingeleitet. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hat in Studien belegt, dass betriebliches Eingliederungsmanagement die Rückkehrquote erkrankter Beschäftigter signifikant verbessert und Fehlzeiten nachhaltig senkt. Unternehmen, die ein strukturiertes BEM-System etabliert haben, profitieren von geringeren Arbeitsunfähigkeitskosten und einem positiven Betriebsklima.

Das BEM-Dokument bei forms-legal.com hilft deutschen Arbeitgebern, das Verfahren nach § 167 Abs. 2 SGB IX rechtssicher zu dokumentieren, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und das Protokoll so zu gestalten, dass es im Streitfall vor dem Arbeitsgericht (ArbG) standhält.

Ein BEM-Protokoll nach § 167 Abs. 2 SGB IX wird benötigt, sobald der gesetzliche Schwellenwert überschritten ist: Ein Beschäftigter war innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig. Der Zwölf-Monat-Zeitraum wird rollierend berechnet — es muss sich nicht um ein Kalenderjahr handeln.

Bei häufig erkrankten Arbeitnehmern mit chronischen Erkrankungen — etwa Rückenprobleme, Burnout, Migräne oder psychische Erkrankungen — muss der Arbeitgeber nach Überschreitung der Sechs-Wochen-Schwelle ein BEM-Angebot aussprechen. Das Unterlassen kann eine spätere krankheitsbedingte Kündigung vor dem Arbeitsgericht scheitern lassen.

Nach einem schweren Arbeitsunfall mit längerer Rehabilitation greift das BEM als Instrument der betrieblichen Wiedereingliederung. Hier können Leistungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV), der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) und des Integrationsfachdienstes (IFD) koordiniert werden.

Bei Beschäftigten mit anerkannter Schwerbehinderung nach § 2 Abs. 2 SGB IX oder einem Gleichstellungsbescheid der Bundesagentur für Arbeit ist das BEM besonders bedeutsam: Ohne durchgeführtes BEM kann das Integrationsamt (Inklusionsamt) die Zustimmung zur Kündigung nach § 168 SGB IX verweigern, was eine Kündigung faktisch blockiert.

Beim Hamburger Modell der stufenweisen Wiedereingliederung nach § 74 SGB V empfiehlt sich die Einbindung in ein BEM-Protokoll: Die Wiedereingliederungsmaßnahmen werden dokumentiert, der Fortschritt festgehalten und der behandelnde Arzt sowie die Krankenkasse koordiniert einbezogen.

Auch bei Langzeiterkrankungen nach Mobbing oder arbeitsbedingten psychischen Belastungen ist das BEM das geeignete Instrument, um gemeinsam mit dem Beschäftigten, dem Betriebsrat und dem Betriebsarzt nach § 3 ASiG (Arbeitssicherheitsgesetz) Ursachen zu analysieren und Maßnahmen zu vereinbaren.

Präventiv kann das BEM auch bei Beschäftigten eingesetzt werden, bei denen ein erhöhtes Risiko für längere Erkrankungen besteht — etwa nach einer Krebsdiagnose oder nach einer schweren Operation — noch bevor die Sechs-Wochen-Schwelle erreicht ist. Dieses freiwillige Früh-BEM entspricht dem Präventionsgedanken des § 167 Abs. 1 SGB IX.

Nach einer krankheitsbedingten Versetzung auf einen leidensgerechten Arbeitsplatz sollte das BEM weiterhin begleiten, ob die Maßnahmen greifen und ob weitere Anpassungen nach TzBfG oder BetrVG § 87 erforderlich sind.

Ein rechtssicheres BEM-Protokoll nach § 167 Abs. 2 SGB IX muss folgende Kernelemente enthalten, um im Streitfall vor dem Bundesarbeitsgericht (BAG) oder den Landesarbeitsgerichten (LAG) standzuhalten.

Das Einladungsschreiben ist der erste dokumentationspflichtige Schritt: Es muss schriftlich erfolgen, den Zweck des BEM erklären, auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hinweisen und dem Beschäftigten mitteilen, welche Personen teilnehmen können (Betriebsrat, SBV, Vertrauensperson). Das BAG hat im Urteil 2 AZR 703/08 klargestellt, dass unzureichende Einladungen das BEM unwirksam machen. Das Einladungsschreiben sollte per Einschreiben mit Rückschein oder mit Empfangsquittung zugestellt werden.

Die Protokollierung des BEM-Gesprächs umfasst: Datum, Uhrzeit und Ort des Gesprächs, alle Teilnehmer mit Funktion, Darstellung des bisherigen Krankheitsverlaufs soweit vom Beschäftigten mitgeteilt, gemeinsam erarbeitete Ursachenanalyse sowie sämtliche besprochenen Maßnahmen.

Maßnahmen und Zuständigkeiten müssen konkret und terminiert festgehalten werden: Wer macht was bis wann? Mögliche Maßnahmen umfassen Arbeitsplatzzuweisung, Arbeitszeitanpassung nach TzBfG, Homeoffice nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG, Einschaltung des Integrationsfachdienstes (IFD) oder medizinische Rehabilitationsleistungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV).

Einwilligungserklärungen zur Datenverarbeitung nach Art. 9 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG müssen vom Beschäftigten gesondert und schriftlich eingeholt werden, bevor Gesundheitsdaten besprochen oder weitergegeben werden. Ohne gültige Einwilligung ist die Weitergabe an Dritte (Betriebsarzt, IFD) unzulässig.

Die Unterschriften aller Teilnehmer am Ende des Protokolls bestätigen die Richtigkeit der Aufzeichnungen. Dem Beschäftigten steht ein Recht auf eine Kopie des Protokolls zu.

Bei schwerbehinderten Beschäftigten ist die Mitwirkung der Schwerbehindertenvertretung (SBV) nach § 178 Abs. 1 SGB IX zu dokumentieren. Fehlt diese Dokumentation, können Kündigungsschutzansprüche entstehen.

Ein Folgetermin zur Kontrolle der vereinbarten Maßnahmen sollte im Protokoll terminiert werden. Das BEM ist kein einmaliges Gespräch, sondern ein laufendes Verfahren, das bis zur nachhaltigen Wiedereingliederung begleitet werden sollte.

Datenschutz und Vertraulichkeit: Das Protokoll muss getrennt von der allgemeinen Personalakte verwahrt werden. Zugriffsberechtigte Personen sind nur die unmittelbar am BEM Beteiligten. Nutzer von forms-legal.com können alle BEM-Elemente systematisch erfassen, das Protokoll individualisiert ausdrucken und rechtssicher verwahren — ohne juristische Vorkenntnisse.

Vermieden werden sollte: Die Aufnahme von Diagnosen oder Krankheitsbezeichnungen ohne ausdrückliche Einwilligung des Beschäftigten (DSGVO Art. 9), die Ablage von BEM-Unterlagen in der allgemeinen Personalakte sowie die Verwendung von BEM-Informationen zur Kündigungsbegründung.

Ein häufig übersehenes Kernelement ist die Rückmeldeschleife: Nach Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen — etwa einer Arbeitszeitreduzierung nach TzBfG oder einem Arbeitsplatzwechsel — sollte das BEM-Protokoll um einen Bewertungsvermerk ergänzt werden, der dokumentiert, ob die Maßnahmen wirksam waren. Diese Fortschreibung stärkt die Rechtsposition des Arbeitgebers erheblich, denn das Bundesarbeitsgericht (BAG) bewertet ein BEM umso höher, je nachhaltiger der Arbeitgeber nach Lösungen gesucht hat. Betriebe mit mehr als 20 Beschäftigten sollten ergänzend prüfen, ob eine Betriebsvereinbarung nach § 88 BetrVG sinnvoll ist, die das BEM-Verfahren, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen verbindlich regelt und so Rechtssicherheit für alle Beteiligten schafft. Eine jährliche Überprüfung des BEM-Verfahrens durch die interne Revision oder den Betriebsrat sichert dauerhaft die rechtssichere Umsetzung.

Das BEM-Protokoll für Deutschland wird in mehreren Schritten ausgefüllt, die dem gesetzlichen Verfahren nach § 167 Abs. 2 SGB IX folgen.

Schritt 1 — Grunddaten des Verfahrens eintragen: Betrieb/Unternehmen, Personalnummer des Beschäftigten (keine vollständige Namensnennung in zentralen Dokumenten, um Datenschutz zu wahren), Datum der Krankmeldung(en), Gesamtdauer der Arbeitsunfähigkeit sowie das Datum, ab dem die Sechs-Wochen-Schwelle überschritten wurde.

Schritt 2 — Einladung dokumentieren: Tragen Sie das Datum der Einladung, die Art der Zustellung (Einschreiben, Übergabe mit Quittung), den vorgeschlagenen Gesprächstermin und die Information über Teilnahmerechte ein. Notieren Sie, ob der Beschäftigte die Teilnahme angenommen oder abgelehnt hat.

Schritt 3 — Gesprächsteilnehmer festhalten: Listen Sie alle Anwesenden mit Name und Funktion auf. Unterscheiden Sie: Arbeitgeber/HR, Beschäftigter, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung (bei Bedarf), Betriebsarzt, Vertrauensperson des Beschäftigten.

Schritt 4 — Ursachenbesprechung notieren: Halten Sie in allgemeiner Form fest, welche Faktoren zur Arbeitsunfähigkeit beigetragen haben — ohne Diagnosen zu nennen, falls keine Einwilligung vorliegt. Mögliche Stichpunkte: Arbeitsbelastung, Arbeitsorganisation, ergonomische Faktoren, betriebliche Konflikte.

Schritt 5 — Maßnahmen konkret vereinbaren und eintragen: Für jede vereinbarte Maßnahme (z. B. Versetzung, Arbeitszeitreduktion, Einschaltung IFD, Rehabilitationsantrag) notieren Sie: die Maßnahme, die verantwortliche Person, den Umsetzungstermin und das Erfolgskriterium.

Schritt 6 — Datenschutzeinwilligung einholen und dokumentieren: Lassen Sie den Beschäftigten eine separate Einwilligungserklärung nach Art. 9 DSGVO unterzeichnen, bevor Gesundheitsdaten im Protokoll notiert werden.

Schritt 7 — Protokoll unterzeichnen lassen: Alle Teilnehmer unterzeichnen das Protokoll am Ende des Gesprächs. Dem Beschäftigten ist eine Kopie auszuhändigen.

Schritt 8 — Folgetermin und Archivierung festlegen: Vereinbaren Sie im Protokoll einen Nachverfolgungstermin. Archivieren Sie das BEM-Protokoll streng getrennt von der allgemeinen Personalakte in einer passwortgeschützten oder physisch gesonderten BEM-Akte.

Schritt 9 — Auswertung und Aktualisierung: Nach dem Folgegespräch halten Sie schriftlich fest, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt wurden und ob eine weitere Begleitung durch den Integrationsfachdienst (IFD), das Inklusionsamt oder den Betriebsarzt nach § 3 ASiG erforderlich ist. Notieren Sie das Abschlussdatum des BEM-Verfahrens, sobald der Beschäftigte dauerhaft wieder arbeitsfähig ist oder das Verfahren mangels Mitwirkung beendet wird.

Schritt 10 — Abschlussdokumentation: Schließen Sie das BEM mit einer Abschlussbemerkung ab, die festhält, welche Maßnahmen dauerhaft greifen, ob ein erneutes BEM bei Rückfall erforderlich wird und wie lange die BEM-Unterlagen verwahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach § 26 BDSG und beträgt in der Praxis mindestens drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder nach rechtskräftigem Abschluss eines etwaigen Kündigungsschutzverfahrens vor dem Arbeitsgericht (ArbG).

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement in Deutschland unterliegt nach § 167 Abs. 2 SGB IX folgenden rechtlichen Anforderungen, die zwingend einzuhalten sind.

Verpflichtung des Arbeitgebers: Die BEM-Pflicht gilt für alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von der Betriebsgröße. Selbst Kleinstbetriebe mit einem einzigen Beschäftigten unterliegen § 167 Abs. 2 SGB IX. Eine Ausnahme besteht nicht.

Auslösekriterium: Das BEM ist anzubieten, sobald ein Beschäftigter innerhalb von zwölf rollierenden Monaten länger als 42 Kalendertage (sechs Wochen) krank war — ununterbrochen oder durch mehrere Erkrankungen. Die Zählung erfolgt unabhängig davon, ob dieselbe oder unterschiedliche Erkrankungen vorlagen.

Freiwilligkeit der Teilnahme: Der Beschäftigte ist nicht verpflichtet, am BEM teilzunehmen. Die Ablehnung darf arbeitsrechtlich nicht sanktioniert werden. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, das Angebot auszusprechen und die Ablehnung schriftlich zu dokumentieren.

Beteiligung des Betriebsrats: Der Betriebsrat hat nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG das Recht zur Mitwirkung. Er kann die Einleitung eines BEM-Verfahrens verlangen. Eine Betriebsvereinbarung nach § 88 BetrVG kann das Verfahren detailliert regeln.

Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung: Bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten ist die SBV nach § 178 Abs. 1 SGB IX am BEM zu beteiligen — sofern der Beschäftigte nicht widerspricht.

Datensschutz: Alle im BEM verarbeiteten Daten unterliegen dem besonderen Schutz für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG. Eine gesonderte Einwilligung des Beschäftigten ist erforderlich, bevor Gesundheitsdaten verarbeitet oder an Dritte weitergegeben werden.

Dokumentation: Das BEM ist vollständig schriftlich zu dokumentieren. Ohne Dokumentation kann der Arbeitgeber im Streitfall nicht nachweisen, das BEM angeboten zu haben — mit nachteiligen Folgen im Kündigungsschutzprozess vor dem Arbeitsgericht (ArbG) oder Landesarbeitsgericht (LAG).

Aufbewahrung: BEM-Protokolle sind gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung) nur so lange aufzubewahren, wie es der Zweck erfordert. In der Praxis empfiehlt sich eine Mindestfrist von drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens. Bei einem Kündigungsschutzverfahren verlängert sich die Frist bis zum rechtskräftigen Abschluss des Rechtsstreits.

Haftungsrisiken: Ein Arbeitgeber, der das BEM schuldhaft unterlässt, trägt im Kündigungsschutzprozess nach § 1 KSchG eine erhöhte Darlegungslast. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in der Grundsatzentscheidung 2 AZR 703/08 sowie zahlreichen Folgeentscheidungen klargestellt, dass das Fehlen eines ordnungsgemäßen BEM die soziale Rechtfertigung einer krankheitsbedingten Kündigung regelmäßig scheitern lässt.

Bei der Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements in Deutschland nach § 167 Abs. 2 SGB IX werden immer wieder dieselben Fehler begangen, die das Verfahren unwirksam machen oder vor dem Arbeitsgericht scheitern lassen.

Fehler 1 — Zu spätes Einleiten des BEM: Wenn der Arbeitgeber das BEM erst einleitet, wenn bereits eine Kündigung beabsichtigt ist, kann das Bundesarbeitsgericht (BAG) dieses BEM als unzureichend werten. Das BEM ist vorausschauend und präventiv einzuleiten, sobald die Sechs-Wochen-Schwelle überschritten ist.

Fehler 2 — Unzureichende Einladung: Eine mündliche Einladung oder ein pauschaler Hinweis in der Unternehmenskommunikation reicht nach der Rechtsprechung des BAG nicht aus. Die Einladung muss schriftlich, individuell adressiert und mit Zugangsnachweise (Einschreiben oder Empfangsquittung) erfolgen.

Fehler 3 — Verwendung von BEM-Informationen für Kündigungen: Arbeitgeber, die im BEM gewonnene Informationen über den Gesundheitszustand des Beschäftigten zur Begründung einer Kündigung verwenden, riskieren die Unwirksamkeit der Kündigung und Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO.

Fehler 4 — Ablage in allgemeiner Personalakte: BEM-Unterlagen dürfen nach den Grundsätzen des DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. f und § 26 BDSG nicht in der allgemeinen Personalakte aufbewahrt werden. Strenge Datentrennung ist gesetzlich vorgeschrieben.

Fehler 5 — Kein Folgetermin vereinbart: Das BEM ist kein einmaliges Gespräch. Werden keine Folgemaßnahmen und -termine vereinbart, fehlt der Nachweis, dass der Arbeitgeber ernsthaft nach Lösungen gesucht hat — dies schwächt die Position im späteren Kündigungsschutzprozess.

Fehler 6 — Schwerbehindertenvertretung nicht einbezogen: Bei schwerbehinderten Beschäftigten ist die SBV nach § 178 Abs. 1 SGB IX zwingend zu beteiligen. Fehlt diese Beteiligung, kann die Kündigung vor dem Arbeitsgericht (ArbG) unwirksam sein.