Reisekostenabrechnung Österreich

Die Reisekostenabrechnung in Österreich ist ein standardisiertes Formular, mit dem Arbeitnehmer die Kosten betrieblich veranlasster Dienstreisen beim Arbeitgeber geltend machen und die steuerfreie Erstattung dokumentieren. Rechtsgrundlage ist §26 Z 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG, BGBl Nr. 400/1988), der die steuerliche Behandlung von Reisekostenersätzen des Arbeitgebers regelt, sowie §§6–8 des Angestelltengesetzes (AngG, BGBl Nr. 292/1921) und die Reisekostenbestimmungen des jeweils anwendbaren Kollektivvertrags. Dieses Dokument Österreich gewährleistet die korrekte steuerfreie Erstattung von Reisekosten an Arbeitnehmer.

Das österreichische Steuerrecht unterscheidet zwischen steuerfreien Reisekostenersätzen nach EStG §26 Z 4 und steuerpflichtigen Arbeitslohnbestandteilen. Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenersätze innerhalb der gesetzlichen Grenzen, sind diese für den Arbeitnehmer einkommensteuerfrei und unterliegen nicht der Lohnsteuer nach EStG §47 ff. Überschreitungen der gesetzlichen Höchstbeträge gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Das Finanzamt Österreich überprüft bei Lohnsteuerprüfungen nach §86 EStG die Einhaltung dieser Grenzen; Abweichungen führen zu Lohnsteuernachzahlungen und Beitragsnachforderungen der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) nach ASVG §44.

Die zentralen steuerfreien Reisekostenpauschalen nach EStG §26 Z 4 für 2025 sind: Kilometergeld für PKW-Eigenfahrzeuge: €0,42 je Kilometer (Kraftfahrzeugpauschalverordnung, BGBl II Nr. 30/2001); Tagesgebühr (Taggeld): bis €26,40 für Reisen über 12 Stunden; anteiliges Taggeld für kürzere Reisen; Nächtigungsgeld: bis €15,00 ohne Belegpflicht (bei Belegnachweis volle Kosten erstattbar). Diese Sätze werden jährlich durch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) angepasst.

Bei Auslandsdienstreisen gelten höhere Taggelder und Nächtigungsgelder nach der Reisegebührenvorschrift der Bundesbeamten (RGV) als Orientierung; viele Kollektivverträge sehen eigene Auslandssätze vor. Das Finanzamt Österreich und FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at) bieten aktuelle Tabellen für Auslandsdienstreisen nach Ländern.

Die Belegpflicht ist entscheidend für die steuerliche Anerkennung. Für Beherbergungs- und Transportkosten müssen Originalbelege mit UID-Nummer des Leistungserbringers (§11 UStG 1994) vorgelegt werden. Ohne ordnungsgemäße Belege können Erstattungen nicht steuerfrei behandelt werden und werden als Lohnbestandteile der Lohnsteuer unterworfen. forms-legal.com stellt eine EStG §26 Z 4-konforme Reisekostenabrechnung bereit, die alle steuerrelevanten Felder enthält.

Für die Umsatzsteuer gilt: Arbeitgeber können bei Vorlage ordnungsgemäßer Rechnungen nach §12 UStG 1994 den Vorsteuerabzug geltend machen. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßes Steuersubjekt mit UID-Nummer (ATU-Nummer) und eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach §11 UStG 1994 (Leistungserbringer, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Datum, Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag). Die Pflicht zur Führung von Reisekostenabrechnungen ergibt sich für Arbeitgeber auch aus §76 AngG, der die allgemeine Pflicht zur Führung von Personalunterlagen normiert. Der Bundesgesetzgeber hat durch das Bundesgesetz BGBl I Nr. 44/2016 (Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz, LSD-BG) die Pflicht des Arbeitgebers zur vollständigen Dokumentation von Reisekostenerstattungen bekräftigt, um sicherzustellen, dass keine verdeckten Lohnbestandteile der Sozialversicherung entzogen werden.

Eine Reisekostenabrechnung in Österreich wird immer dann benötigt, wenn ein Arbeitnehmer eine Dienstreise unternimmt und dem Arbeitgeber die entstandenen Kosten nachweislich in Rechnung stellt. Dieses Dokument ist für die steuerfreie Erstattung nach EStG §26 Z 4 unverzichtbar.

Bei Inlandsdienstreisen zu Kunden, Messen oder Behörden müssen alle Fahrtkosten, Tagesgelder und Übernachtungskosten nachvollziehbar in der Reisekostenabrechnung erfasst werden. Die Reisekostenabrechnungspflicht ergibt sich aus der Lohnsteuerprüfungspflicht nach EStG §86; der Arbeitgeber muss jederzeit nachweisen können, dass Reisekostenersätze innerhalb der steuerfreien Grenzen bleiben.

Bei Auslandsdienstreisen in EU-Länder oder Drittstaaten erhöhen sich die steuerfreien Taggelder erheblich. Eine vollständige Reisekostenabrechnung mit Auslandstaggeldern nach den jeweils geltenden BMF-Sätzen ist Voraussetzung für die steuerfreie Behandlung. Bei mehrwöchigen Auslandseinsätzen kann die Reisekostenabrechnung mit dem Entsendungsvertrag nach AVRAG §7 zu kombinieren sein.

Für Vertreter und Außendienstmitarbeiter, die regelmäßig Dienstreisen unternehmen, empfehlen die WKO und die Arbeiterkammer (AK) standardisierte monatliche Reisekostenabrechnungen. Viele Kollektivverträge für den Außendienst (z.B. KV für Handelsangestellte) sehen spezifische Reisekostenpauschalen und Abrechnungsfristen vor.

Bei Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln (ÖBB, Wiener Linien, Fernbus) sind Fahrkarten und Buchungsbestätigungen als Belege einzureichen. Für die Nutzung von Betriebsfahrzeugen entfällt das Kilometergeld; stattdessen werden Treibstoffkosten und Parkgebühren gegen Beleg erstattet. Bei Taxifahrten ist ein Kassenbon erforderlich.

Bei Betriebsveranstaltungen und Seminaren außerhalb des Betriebsstandorts ist die Reisekostenabrechnung der regulären Dienstreise gleichzustellen. Schulungskosten werden separat abgerechnet; Reise- und Übernachtungskosten zur Schulungsstätte fallen unter EStG §26 Z 4.

Auch bei Verwendung eines Firmenkreditkarte oder Firmenkontos muss eine Reisekostenabrechnung für Taggelder und Kilometergeld erstellt werden, da diese nicht über die Kreditkartenabrechnung erfasst werden. Das Finanzamt Österreich prüft im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen nach §86 EStG die Vollständigkeit aller Reisekostennachweise; fehlende Abrechnungen können zur Aberkennung der Steuerfreiheit führen. Arbeitgeber sollten daher auch für Routinereisen eine lückenlose Abrechnungspflicht einführen und durch Betriebsanweisung oder Betriebsvereinbarung (ArbVG §97) intern regeln. Arbeiterkammer (AK) Österreich und Wirtschaftskammer Österreich (WKO) empfehlen monatliche Abrechnungszyklen zur lückenlosen Dokumentation.

Eine rechtskonforme Reisekostenabrechnung in Österreich nach EStG §26 Z 4 muss alle für die steuerliche Prüfung erforderlichen Elemente enthalten. Der forms-legal.com Muster-Reisekostenabrechnung Österreich deckt alle Pflichtfelder systematisch ab.

Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten: Firmenname des Arbeitgebers mit UID-Nummer (ATU-Nummer für USt-Zwecke nach §11 UStG 1994), Abteilung und Kostenstelle sowie vollständiger Name des Arbeitnehmers, Personalnummer und Abteilung. Diese Daten ermöglichen dem Finanzamt Österreich bei Lohnsteuerprüfungen nach §86 EStG die eindeutige Zuordnung.

Reisezeitraum und Zweck der Dienstreise: Exaktes Abreisedatum und Uhrzeit sowie Rückkehrdatum und Uhrzeit. Die genauen Zeiten sind entscheidend für die korrekte Berechnung des Taggelds nach EStG §26 Z 4 (Reisen bis 12 Stunden: halbes Taggeld; über 12 Stunden: volles Taggeld). Reisezweck und aufgesuchte Kunden, Behörden oder Veranstaltungen müssen angegeben werden.

Fahrtkosten mit Kilometergeldberechnung: Bei Nutzung des privaten PKW: Startort, Zielort, Kilometerstrecke (für Hin- und Rückfahrt) und Betrag nach dem amtlichen Kilometergeld €0,42/km. Bei Mitnahme weiterer Arbeitnehmer: Aufschlag €0,05/km je mitbeförderte Person. Öffentliche Verkehrsmittel: Betrag und Belegnummer der Originalrechnung. Taxikosten: Betrag und Belegnummer.

Taggeld nach Reisedauer: Berechnung des Taggelds entsprechend der Gesamtreisedauer. Volltaggeld €26,40 bei Reisedauer über 12 Stunden (ganzer Tag); anteiliges Taggeld bei kürzerer Reisedauer nach der BMF-Tabelle. Bei Auslandsdienstreisen: länderspezifisches Taggeld nach BMF-Erlass. Abzüge für unentgeltlich zur Verfügung gestellte Mahlzeiten (ein Drittel pro Mahlzeit).

Nächtigungsgeld und Hotelkosten: Nächtigungsgeld bis €15,00 ohne Belegpflicht (steuerfrei nach EStG §26 Z 4); bei Hotelübernachtung: tatsächliche Kosten gegen Originalrechnung (§11 UStG-konforme Hotelrechnung). Vorsteuerabzug für Arbeitgeber bei ordnungsgemäßer Hotelrechnung mit UID des Hotels.

Sonstige Kosten mit Belegpflicht: Parkgebühren, Mautgebühren, Kfz-Versicherung für Dienstreise (anteilig), Gepäckaufbewahrung, Konferenzgebühren. Für alle Positionen über €5,00 ist ein Originalbeleg erforderlich; der Arbeitgeber prüft die Belege vor der Auszahlung.

Gesamtbetrag und Auszahlungsbestätigung: Summierung aller Kostenpositionen, Abzug bereits vorausgezahlter Vorschüsse nach ABGB §1014 (Aufwendungsersatz bei Auftrag), Nettobetrag zur Auszahlung. Bestätigung des Arbeitnehmers mit Unterschrift und Datum TT.MM.JJJJ; Genehmigungsvermerk des Vorgesetzten; Buchungsvermerk der Buchhaltung.

Archivierung und Aufbewahrung: Reisekostenabrechnungen müssen nach §132 BAO (Bundesabgabenordnung, BGBl Nr. 194/1961) sieben Jahre aufbewahrt werden, da sie steuerrelevante Unterlagen darstellen. Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt Österreich sind alle Belege vorzulegen.

Zuordnung zu Kostenstellen und Projekten: Für die interne Kostenrechnung (Kosten- und Leistungsrechnung, KLR) sind Dienstreisekosten der richtigen Kostenstelle oder dem richtigen Projekt zuzuordnen. Bei projektbezogenen Dienstreisen (z.B. Kundenbesuche zu einem bestimmten Auftrag) ist die Projektnummer anzugeben. Korrekte Kostenzuordnung ist Voraussetzung für die betriebswirtschaftliche Kalkulation und für die Abrechnung gegenüber dem Auftraggeber bei Auftrags- und Projektverhältnissen. Das Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesetz (WTBG 2017, BGBl I Nr. 137/2017) verlangt von Abschlussprüfern die Überprüfung der Reisekostenabrechnung als Teil der internen Kontrollsysteme (IKS). Für Führungskräfte und leitende Angestellte im Sinne des §1 Abs. 2 Z 8 AVRAG können unternehmenseigene Reisekostenreglements höhere Pauschalbeträge vorsehen; diese Überschreitungen über EStG §26 Z 4 sind als Arbeitslohn zu versteuern und der ÖGK als Beitragsgrundlage nach ASVG §44 zu melden.

Die Reisekostenabrechnung in Österreich füllen Sie nach jeder Dienstreise aus und reichen sie mit allen Originalbelegen beim Arbeitgeber ein.

Schritt 1: Persönliche Daten eintragen. Name, Personalnummer, Abteilung und Kostenstelle ausfüllen. Überprüfen Sie, ob die Kostenstelle mit der für das Budget verantwortlichen Abteilung übereinstimmt; bei Projektreisen die Projektnummer angeben.

Schritt 2: Reisezeitraum präzise dokumentieren. Abreisedatum, Uhrzeit und Ort sowie Rückkehrdatum, Uhrzeit und Ort eintragen. Nutzen Sie Kalender, Navigationssysteme oder Bahnbuchungen als Nachweis. Bei Dienstreisen per PKW: Kilometerzähler-Ablesung bei Abfahrt und Rückkehr notieren.

Schritt 3: Reisezweck angeben. Beschreiben Sie den Geschäftszweck der Reise: Kundenbesuch (Name des Kunden), Messebesuch (Name der Messe), Behördengang (Bezeichnung der Behörde) oder interne Schulung. Ohne nachvollziehbaren betrieblichen Zweck können die Reisekosten steuerrechtlich nicht als Betriebsausgabe oder steuerfreier Reisekostenersatz anerkannt werden.

Schritt 4: Fahrtkosten berechnen. Bei PKW-Nutzung: Kilometer von der Tür des Startorts bis zur Tür des Ziels (Hin- und Rückfahrt) mit dem amtlichen Kilometergeld €0,42 multiplizieren. Bei Mitnahme von Kollegen: Aufschlag €0,05/km je Person. Belege für öffentliche Verkehrsmittel, Taxi und Parkgebühren beilegen.

Schritt 5: Taggeld berechnen. Reisedauer in Stunden ermitteln (von tatsächlicher Abreise bis tatsächlicher Rückkehr). Bei Inlandsdienstreisen: bis 3 Stunden kein Taggeld; 3–12 Stunden anteiliges Taggeld; über 12 Stunden €26,40 Volltaggeld. Bei Auslandsdienstreisen: länderspezifischen Satz laut BMF-Tabelle anwenden. Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder der Kunde bereitstellt, mindern das Taggeld um jeweils ein Drittel.

Schritt 6: Nächtigungskosten erfassen. Bei Hotelübernachtung: Hotellrechnung mit UID-Nummer des Hotels beilegen; volles Nächtigungsgeld laut Beleg abrechnungsfähig (§11 UStG 1994 konforme Rechnung erforderlich). Ohne Beleg: pauschal €15,00 steuerfrei erstattbar.

Schritt 7: Sonstige Kosten belegen. Alle Parkgebühren, Mautkosten, Konferenzgebühren und sonstige Aufwendungen mit Originalkassenbons oder Rechnungen belegen. Beträge über €5,00 immer mit Beleg einreichen.

Schritt 8: Abrechnung unterschreiben und einreichen. Arbeitnehmer unterschreibt mit Datum. Vorgesetzter genehmigt und gegenzeichnet. Buchhaltung prüft Belege und veranlasst Auszahlung. Kopie für eigene Unterlagen behalten.

Schritt 9: Digitale Archivierung. Digitalisieren Sie alle Belege und bewahren Sie diese nach §132 BAO sieben Jahre auf. Die elektronische Aufbewahrung nach §132 Abs. 2 BAO ist zulässig, sofern die Lesbarkeit und Unveränderlichkeit gewährleistet ist. Viele österreichische Betriebe nutzen DATEV oder BMD-Buchhaltungssoftware; Reisekostenabrechnungen können direkt in das Buchhaltungssystem eingepflegt und dort archiviert werden.

Die Reisekostenabrechnung in Österreich unterliegt den Anforderungen des EStG, UStG, BAO und des anwendbaren Kollektivvertrags.

Steuerfreie Erstattungsgrenzen nach EStG §26 Z 4: Reisekostenersätze sind nur bis zu den in EStG §26 Z 4 festgelegten Höchstgrenzen steuerfrei. Das BMF aktualisiert die Sätze jährlich; für 2025 gelten: Kilometergeld PKW €0,42/km; Volltaggeld Inland €26,40; Nächtigungspauschale €15,00 ohne Beleg. Überschreitungen werden als Arbeitslohn der Lohnsteuer unterworfen; das Finanzamt Österreich überprüft dies bei Lohnsteuerprüfungen nach §86 EStG.

Belegpflicht nach BAO §132: Alle Originalbelege für Reisekosten müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Steuerrelevante Unterlagen dürfen ohne Zustimmung des Finanzamts Österreich nicht vernichtet werden. Elektronische Belege (z.B. PDF-Hotelrechnungen) sind nach §132 BAO als Ersatz für Papierbelege zulässig, sofern die Lesbarkeit dauerhaft gewährleistet ist.

USt-Vorsteuerabzug nach §12 UStG 1994: Arbeitgeber mit UID-Nummer (ATU-Nummer) können den Vorsteuerabzug für Hotelrechnungen und andere Reisekosten geltend machen, sofern die Rechnung alle Pflichtangaben nach §11 UStG 1994 enthält. Für Aufwendungen des Arbeitnehmers, die dieser aus eigenem Geld bezahlt und als Auslagenersatz geltend macht, ist der Vorsteuerabzug beim Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Kollektivvertragsregelungen: Viele Kollektivverträge enthalten Regelungen über Reisekostenpauschalen, die über die EStG-Freigrenzen hinausgehen. Diese Überschussbeträge sind als Arbeitslohn steuerpflichtig. Der Arbeitgeber muss die KV-Regelungen und die EStG-Grenzen getrennt dokumentieren, um die steuerfreien und steuerpflichtigen Anteile korrekt auszuweisen. Unterschreitung der KV-Reisekostensätze ist nach LSD-BG §3 unzulässig.

ASVG-Beitragsfreiheit: Reisekostenersätze innerhalb der EStG §26 Z 4-Grenzen sind nach ASVG §49 Abs. 3 Z 2 auch sozialversicherungsbeitragsfrei; Überschreitungen unterliegen der ASVG-Beitragspflicht und sind an die ÖGK zu melden. Bei Auslandsdienstreisen gilt nach VO (EG) Nr. 987/2009 (Durchführungsverordnung zu VO 883/2004) zudem, dass die entsendenden Arbeitgeber vor Reiseantritt eine A1-Bescheinigung bei der ÖGK beantragen müssen, die bescheinigt, dass weiterhin österreichische Sozialversicherungspflicht besteht und keine Doppelbeiträge im Gastland anfallen. Die Reisekostenabrechnung ist der Nachweis, dass eine tatsächliche Dienstreise stattgefunden hat und nicht nur die A1-Bescheinigung pro forma beantragt wurde.

Bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen in Österreich passieren typische Fehler, die steuerliche Nachforderungen des Finanzamts Österreich und Nachverrechnungen der ÖGK auslösen können.

Überschreitung der steuerfreien EStG-Grenzen ohne Differenzierung: Viele Arbeitgeber zahlen Reisekostenersätze pauschal über den EStG §26 Z 4-Höchstgrenzen aus, ohne den steuerpflichtigen Überschuss als Arbeitslohn zu verbuchen. Das Finanzamt Österreich wertet dies bei Lohnsteuerprüfungen als verdeckten Arbeitslohn und fordert Lohnsteuer, ÖGK-Beiträge und Säumniszuschläge nach. Richtig: Steuerfreier Anteil und steuerpflichtiger Anteil sind getrennt zu dokumentieren.

Fehlende oder unvollständige Belege: Ohne Originalbelege für Hotelkosten und größere Transportkosten können diese Beträge nicht als steuerfreier Reisekostenersatz anerkannt werden. Fehlende Belege machen Reisekostenabrechnungen bei Betriebsprüfungen angreifbar. Alle Belege über €5,00 müssen der Abrechnung beigefügt werden.

Falsche Taggeldberechnung: Häufig wird das Volltaggeld für alle Reisen berechnet, ohne die tatsächliche Reisedauer zu berücksichtigen. EStG §26 Z 4 sieht jedoch gestaffelte Taggeldsätze je nach Reisedauer vor; bei Mahlzeiten des Arbeitgebers oder Kunden sind diese von den Taggeldsätzen abzuziehen. Eine falsche Berechnung führt zu einer Übererstattung, die steuerlich als Arbeitslohn gilt.

Fehlende Genehmigung durch Vorgesetzten: Ohne schriftliche Genehmigung des Vorgesetzten oder der Geschäftsführung kann das Finanzamt Österreich bei Betriebsprüfungen den betrieblichen Zweck der Reise in Frage stellen. Jede Reisekostenabrechnung muss vor der Auszahlung vom direkten Vorgesetzten oder einem Prokuristen nach §48 UGB unterzeichnet werden.

Vernachlässigung der sieben-jährigen Aufbewahrungspflicht: Reisekostenabrechnungen und Belege sind nach §132 BAO sieben Jahre aufzubewahren. Werden sie vorzeitig vernichtet und führt das Finanzamt Österreich eine Lohnsteuerprüfung durch, gilt das Fehlen der Unterlagen als Beweismangel zulasten des Arbeitgebers, was zu Schätzungen nach BAO §184 führen kann.