Kurzarbeit-Abrechnung Österreich

Die Kurzarbeit-Abrechnung in Österreich ist das zentrale Abrechnungsformular zur Dokumentation und Geltendmachung der Kurzarbeitsbeihilfe gemäß §37b Arbeitslosenversicherungsgesetz (AlVG, BGBl Nr. 609/1977 idgF) beim Arbeitsmarktservice (AMS) Österreich. Ohne ordnungsgemäße Abrechnung kann der Arbeitgeber die staatliche Beihilfe nicht abrufen, und die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer tragen das volle Lohnkostenrisiko.

Kurzarbeit (auch: Kurzarbeitsunterstützung, KUA) ermöglicht es Unternehmen, die Normalarbeitszeit temporär auf bis zu 10 % zu reduzieren, ohne Arbeitnehmer kündigen zu müssen. Das AMS übernimmt in diesem Zeitraum einen erheblichen Teil der Lohnkosten als Beihilfe. Die Rechtsgrundlage bildet §37b AlVG in Verbindung mit der jeweils gültigen Kurzarbeitsrichtlinie des Bundesministeriums für Arbeit (BMA), die regelmäßig an die wirtschaftliche Lage angepasst wird. Während der COVID-19-Krise 2020–2021 wurde das Kurzarbeitsmodell durch befristete Sonderrichtlinien (COVID-19-Kurzarbeitsunterstützung) massiv ausgeweitet und von rund 1,2 Millionen österreichischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern genutzt.

Die Kurzarbeit-Abrechnung dokumentiert für jeden Abrechnungszeitraum (Kalendermonat) die vereinbarte Ausfallsstundenanzahl, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, die ausgezahlten Löhne und Gehälter sowie die daraus resultierende Beihilfenhöhe. Rechtsgrundlage für die Berechnung der Beihilfe ist die Nettoersatzrate gemäß §37b Abs. 5 AlVG: Arbeitnehmer erhalten mindestens 80 % ihres Nettobezugs, 85 % für Bezüge bis €1.700,00 brutto und 90 % für Bezüge bis €1.000,00 brutto monatlich.

Von der deutschen Kurzarbeitergeld-Abrechnung (Kug) nach §95 SGB III unterscheidet sich die österreichische Kurzarbeit-Abrechnung wesentlich: In Österreich wird die Beihilfe an den Arbeitgeber ausbezahlt, der die Nettobezüge vorstreckt; in Deutschland erhält der Arbeitgeber einen Ausgleich direkt von der Bundesagentur für Arbeit. Zuständige Behörde in Österreich ist ausschließlich das AMS, das über neun Landesgeschäftsstellen und zahlreiche Regionalstellen die Abrechnung prüft und auszahlt. Für Wien ist die AMS-Landesgeschäftsstelle Wien (Treustraße 35–43, 1200 Wien) zuständig.

Die Abrechnung unterscheidet sich auch von einer normalen Lohnabrechnung (Lohnzettel gemäß §84 EStG): Während der Lohnzettel die steuerrechtlichen Bezüge dokumentiert, dient die Kurzarbeit-Abrechnung der förderrechtlichen Dokumentation gegenüber dem AMS. Beide Dokumente müssen für jede Lohnperiode parallel geführt werden. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind nach §36a AlVG zur Aufbewahrung aller Kurzarbeitsunterlagen für mindestens sieben Jahre verpflichtet.

Neben der eigentlichen Beihilfe können Unternehmen im Rahmen der Kurzarbeit auch Qualifizierungsbeihilfen (§37b Abs. 3 AlVG) beantragen, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer während der Ausfallsstunden an anerkannten Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen. Diese werden gesondert abgerechnet und erhöhen die mögliche Gesamtförderung.

Die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) und die Pensionsversicherungsanstalt (PVA) erhalten im Zuge der Kurzarbeitsabrechnung ebenfalls Meldungen, da die Sozialversicherungsbeiträge auf Basis der fiktiven Normarbeitsstunden — also so als ob Vollarbeitszeit geleistet worden wäre — berechnet und abgeführt werden müssen (§37b Abs. 9 AlVG). Dies schützt Arbeitnehmer vor Lücken in ihrer Pensionsversicherung.

Eine Kurzarbeit-Abrechnung in Österreich wird benötigt, sobald ein Betrieb Kurzarbeit nach AlVG §37b bewilligt bekommen hat und die erste Abrechnungsperiode abläuft. Ohne form- und fristgerechte Abrechnung verfällt der Beihilfenanspruch für den jeweiligen Monat ersatzlos.

Bei einem plötzlichen wirtschaftlichen Einbruch — etwa durch den Wegfall eines Großkunden, eine branchenweite Nachfrageschwäche oder eine staatlich verordnete Betriebsschließung — kann ein Unternehmen beim AMS Kurzarbeit beantragen, noch bevor Kündigungen ausgesprochen werden. Sobald die Sozialpartnervereinbarung (Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat nach ArbVG §§96–97 oder Einzelvereinbarung bei fehlendem Betriebsrat) und die AMS-Bewilligung vorliegen, beginnt der Abrechnungszyklus und das Formular ist monatlich einzureichen.

Produktionstechnische oder saisonale Betriebe der Metallindustrie, Bauwirtschaft oder des Tourismus, die regelmäßig mit Auslastungsschwankungen konfrontiert sind, benötigen die Kurzarbeit-Abrechnung immer dann, wenn der Kollektivvertrag (Metallindustrie-KV, Bau-KV, Gastronomie-KV) eine Kurzarbeitsregelung vorsieht und die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat aktiviert wurde.

Exportorientierte KMU (kleine und mittlere Unternehmen nach KMU-Definition der Europäischen Kommission, VO (EU) 651/2014), die durch Währungsschwankungen oder geopolitische Krisen Auftragsrückgänge verzeichnen, müssen die Abrechnung spätestens sieben Wochen nach Ende des Abrechnungsmonats beim AMS einreichen (Antragsfrist nach der Kurzarbeitsrichtlinie). Versäumt ein Unternehmen diese Frist, verliert es den Beihilfenanspruch für diesen Monat.

Auch Holdingstrukturen oder Konzernunternehmen mit mehreren Betriebsstätten in Österreich benötigen für jeden Betrieb eine eigene Kurzarbeit-Abrechnung, da AMS-seitig jede Betriebsstätte als eigene Einheit behandelt wird. Die Konzernobergesellschaft kann zwar einen Rahmenantrag stellen, die Abrechnung erfolgt aber auf Betriebsebene.

Wenn das AMS im Rahmen einer Nachprüfung (§37b Abs. 11 AlVG) Abrechnungsunterlagen anfordert — beispielsweise weil Stichprobenkontrollen Unstimmigkeiten zwischen gemeldeten Ausfallsstunden und tatsächlichen Anwesenheitslisten ergeben —, muss das Unternehmen alle Kurzarbeitsabrechnungen, Zeitaufzeichnungen und Lohnunterlagen vorlegen. Fehler in der Abrechnung führen zur Rückforderung zu Unrecht bezogener Beihilfen zuzüglich Zinsen nach §25 AlVG.

Die Kurzarbeit-Abrechnung in Österreich enthält nach den Vorgaben des AMS und §37b AlVG folgende Kernelemente, die vollständig und korrekt ausgefüllt sein müssen, damit die Beihilfe ausbezahlt wird. Der forms-legal.com Kurzarbeit-Abrechnung Österreich umfasst alle Pflichtfelder in übersichtlicher Struktur.

Betriebsidentifikation: Firmenwortlaut gemäß Firmenbuchauszug, Firmenbuchnummer (FN-Nummer), Steuernummer beim Finanzamt Österreich, UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), ASVG-Beitragskontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) und vollständige Betriebsadresse. Fehlen diese Angaben, kann das AMS die Abrechnung nicht der Bewilligung zuordnen.

Abrechnungszeitraum: Kalendermonat und Jahr (z.B. Jänner 2026). Die Abrechnung muss den gesamten Kalendermonat umfassen, auch wenn die Kurzarbeit nicht den ganzen Monat gedauert hat. Beginn und Ende des Kurzarbeitszeitraums müssen mit der AMS-Bewilligung übereinstimmen.

Mitarbeiterliste mit Stundennachweis: Für jede erfasste Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer ist einzutragen: Name, Sozialversicherungsnummer (SVNr. gemäß ASVG §31 Abs. 2), vereinbarte Normalarbeitszeit in Stunden/Monat, tatsächlich geleistete Arbeitsstunden, Ausfallsstunden (Differenz), sowie ob der Arbeitnehmer aufgrund der Kurzarbeitsregelung geschützt war (§37b Abs. 6 AlVG: Kündigungsschutz für die Dauer der Kurzarbeit plus ein Monat danach).

Lohnabrechnung und Beihilfeberechnung: Für jeden Mitarbeiter ist der tatsächlich ausgezahlte Bruttolohn sowie die Kurzarbeitsunterstützung (Beihilfe) getrennt auszuweisen. Die Beihilfe berechnet sich nach der Nettoersatzrate: für Bruttobezüge bis €1.000,00 beträgt die Nettoersatzrate 90 %, für Bruttobezüge bis €1.700,00: 85 %, für höhere Bezüge: 80 % des Nettolohns. Die Differenz zwischen dem Nettolohn bei Normalarbeitszeit und der Nettoersatzrate wird als Beihilfe geltend gemacht.

Sozialversicherungsbeiträge auf fiktive Normarbeitsstunden: Nach §37b Abs. 9 AlVG sind Sozialversicherungsbeiträge (ÖGK-Beiträge: Dienstnehmeranteil ca. 18,12 % + Dienstgeberanteil ca. 21,03 % des Bruttogehalts) auf Basis der fiktiven Vollarbeitsstunden zu entrichten. Das AMS erstattet dem Arbeitgeber die Mehrbelastung (Differenz zwischen tatsächlicher und fiktiver Bemessungsgrundlage).

Betriebsvereinbarung und Sozialpartnervereinbarung: Der Abrechnung ist die AMS-Bewilligung sowie die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat (ArbVG §§96–97) oder — bei Betrieben ohne Betriebsrat — die Einzelvereinbarung mit dem Arbeitnehmer beizulegen. Ohne diese Unterlagen ist die Abrechnung unvollständig.

Zeitnachweise und Belege: Lückenlose Zeitaufzeichnungen (Stechuhr, Zeiterfassungssystem oder handschriftliche Listen) für den Abrechnungsmonat sind als Beilage vorzulegen. Das AMS kann im Rahmen von Nachprüfungen (§37b Abs. 11 AlVG) jederzeit Einsicht verlangen. Fehlende Zeitnachweise führen zur Rückforderung der Beihilfe.

Bankverbindung für Überweisung: IBAN und BIC des Betriebskontos, auf das die AMS-Beihilfe überwiesen werden soll. Die Überweisung erfolgt in der Regel innerhalb von zwei bis vier Wochen nach Eingang der vollständigen Abrechnung.

Unterschrift und Datum: Die Abrechnung ist von der oder dem vertretungsbefugten Geschäftsführerin oder Geschäftsführer (Prokura genügt nicht) zu unterzeichnen und mit dem Firmenstempel zu versehen. Datum der Ausstellung ist anzuführen. Elektronische Einreichung ist über das AMS-eAMS-Konto möglich, wobei eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gemäß Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) oder eine Bürgerkarte/Handysignatur ausreicht.

Den Kurzarbeit-Abrechnung Österreich Formular füllen Sie monatlich für jeden Abrechnungszeitraum aus. Beachten Sie dabei folgende Schritte:

Schritt 1: Betriebsdaten eintragen. Übertragen Sie Firmenwortlaut, Firmenbuchnummer, Steuernummer und ÖGK-Beitragskontonummer aus dem Firmenbuchauszug und der ÖGK-Bestätigung. Diese Angaben müssen exakt mit den in der AMS-Bewilligung enthaltenen Daten übereinstimmen, sonst wird die Abrechnung abgelehnt.

Schritt 2: Abrechnungsmonat festlegen. Tragen Sie den Kalendermonat (z.B. „März 2026“) und das AMS-Geschäftszahl der Bewilligung ein. Die Bewilligung erhalten Sie per Bescheid vom zuständigen AMS-Regionalstelle (§37b Abs. 1 AlVG).

Schritt 3: Mitarbeiterliste befüllen. Erfassen Sie alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die im Abrechnungsmonat Kurzarbeit geleistet haben. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter ein: Vor- und Familienname, Sozialversicherungsnummer, vereinbarte Normalarbeitszeit in Stunden (laut Arbeitsvertrag oder Kollektivvertrag, z.B. 38,5 Std./Woche), tatsächlich geleistete Stunden, Ausfallsstunden.

Schritt 4: Bruttolöhne eintragen. Übertragen Sie die ausgezahlten Bruttolöhne aus der Lohnverrechnung. Unterscheiden Sie zwischen Grundlohn und Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsremuneration) — Sonderzahlungen sind nach §37b Abs. 5 AlVG bei der Beihilfeberechnung anteilig zu berücksichtigen.

Schritt 5: Kurzarbeitsbeihilfe berechnen. Berechnen Sie für jeden Mitarbeiter die Nettoersatzrate: Nettolohn bei Vollarbeitszeit × Ersatzrate (80 %/85 %/90 %) = Nettomindestbetrag. Die AMS-Beihilfe ist die Differenz zwischen dem ausgezahlten Nettolohn (mind. Nettomindestbetrag) und dem Nettolohn, der bei tatsächlicher Ausfallsstundenanzahl ohne Kurzarbeitsunterstützung angefallen wäre.

Schritt 6: SV-Beiträge auf fiktive Normarbeitsstunden ausweisen. Berechnen Sie die Sozialversicherungsbeiträge auf Basis der Normalarbeitszeit und die Beiträge auf Basis der tatsächlichen Arbeitszeit. Die Differenz (SV-Mehraufwand) wird vom AMS erstattet.

Schritt 7: Belege zusammenstellen. Legen Sie bei: AMS-Bewilligungsbescheid, Betriebsvereinbarung/Einzelvereinbarung, Zeitnachweise (tageweise aufgelistete Stunden je Mitarbeiter), Lohnzettel des Abrechnungsmonats.

Schritt 8: Abrechnung einreichen. Reichen Sie die Abrechnung spätestens sieben Wochen nach Ende des Abrechnungsmonats beim zuständigen AMS ein — entweder elektronisch über eAMS-Konto oder schriftlich per Einschreiben (§37b Abs. 4 AlVG). Bewahren Sie den Eingangsnachweis auf.

Die Kurzarbeit-Abrechnung in Österreich unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben nach AlVG §37b und der Kurzarbeitsrichtlinie des Bundesministeriums für Arbeit (BMA).

Voraussetzungen für Kurzarbeit: Gemäß §37b Abs. 1 AlVG muss der Arbeitgeber nachweisen, dass ein vorübergehender wirtschaftlicher Einbruch vorliegt und Kurzarbeit zur Beschäftigungssicherung geeignet und notwendig ist. Das AMS prüft die wirtschaftliche Lage anhand von Auftragslagen, Umsatzrückgängen und Branchenstatistiken. Eine AMS-Bewilligung ist vor Beginn der Kurzarbeit einzuholen — rückwirkende Bewilligungen sind grundsätzlich nicht möglich.

Sozialpartnervereinbarung und Betriebsvereinbarung: §37b Abs. 2 AlVG schreibt vor, dass Kurzarbeit einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerschaft bedarf. In Betrieben mit Betriebsrat ist eine Betriebsvereinbarung nach ArbVG §96 abzuschließen. In Betrieben ohne Betriebsrat kann Kurzarbeit durch Einzelvereinbarung mit jedem betroffenen Arbeitnehmer geregelt werden.

Kündigungsschutz und Behalteverpflichtung: Während der Kurzarbeit und für einen Monat danach darf der Arbeitgeber die von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer nicht kündigen (§37b Abs. 6 AlVG). Verstöße gegen diese Behalteverpflichtung führen zur Rückforderung der gesamten für diesen Arbeitnehmer bezogenen Beihilfe.

Mindestarbeitszeitreduzierung und -grenze: Die tatsächliche Arbeitszeit darf laut Kurzarbeitsrichtlinie nicht unter 10 % der Normalarbeitszeit sinken. Die maximale Bezugsdauer beträgt in der Regel 18 Monate pro Arbeitnehmer innerhalb von drei Jahren, sofern die Richtlinie keine abweichende Regelung trifft.

Aufbewahrungspflicht und Prüfungsrecht: Alle Abrechnungsunterlagen — Zeitnachweise, Lohnunterlagen, Sozialversicherungsabrechnungen, Betriebsvereinbarungen — sind nach §36a AlVG sieben Jahre aufzubewahren. Das AMS ist berechtigt, jederzeit Nachprüfungen durchzuführen (§37b Abs. 11 AlVG). Bei Verdacht auf Missbrauch kann die Wirtschafts- und Korruptionsstaatsanwaltschaft (WKStA) eingeschaltet werden.

Bei der Kurzarbeit-Abrechnung in Österreich werden häufig Fehler gemacht, die zu Rückforderungen, Verzögerungen oder dem vollständigen Verlust der Beihilfe führen.

Verspätete Einreichung: Der häufigste Fehler ist das Versäumen der siebenwöchigen Einreichfrist nach Ende des Abrechnungsmonats. Das AMS gewährt grundsätzlich keine Nachfristen, und der Beihilfenanspruch verfällt. Tragen Sie den Abgabetermin sofort nach Erhalt der AMS-Bewilligung in alle internen Kalender ein.

Unstimmigkeiten zwischen Zeitnachweisen und Abrechnung: Weichen die in der Abrechnung genannten Ausfallsstunden von den tatsächlichen Zeitaufzeichnungen ab, fordert das AMS die Differenz zurück. Zeitnachweise müssen tageweise geführt werden — monatliche Gesamtstunden ohne Tagesnachweis werden nicht akzeptiert.

Fehlerhafte Sozialversicherungsberechnung: Viele Betriebe berechnen die SV-Beiträge auf Basis der tatsächlichen (reduzierten) Stunden statt der fiktiven Normalarbeitsstunden. Dies ist unzulässig (§37b Abs. 9 AlVG) und führt zur Nachzahlungspflicht gegenüber der ÖGK.

Kündigung während der Behalteverpflichtung: Wird ein kurzarbeitender Mitarbeiter innerhalb der Schutzfrist (Kurzarbeit plus ein Monat danach) gekündigt, wird die gesamte für diesen Mitarbeiter erhaltene Beihilfe zurückgefordert — inklusive bereits ausgezahlter Monate.

Fehlende oder unvollständige Betriebsvereinbarung: Ohne schriftliche Betriebsvereinbarung (ArbVG §96) oder Einzelvereinbarung ist die Kurzarbeitsbewilligung rechtswidrig und die Abrechnung wird abgelehnt. Prüfen Sie vor Einreichung, ob alle Unterschriften (Arbeitgeber, Betriebsratsvorsitzender oder Arbeitnehmer) vorhanden sind.