Declaração de Autenticidade de Documentos

A Declaração de Autenticidade de Documentos é o documento pessoal usado no Brasil nos termos da Lei 7.115/1983 Art. 1.

A Lei 7.115/1983, de 29 de agosto de 1983, estabelece que a prova de vida, de residência, de posse, de idoneidade moral e de outros dados pessoais pode ser feita por meio de declaração do próprio interessado, firmada sob as penas da lei, com eficácia para todos os fins, enquanto não exigida prova em contrário, em processos administrativos. O Art. 1 da Lei 7.115/1983 reconhece a declaração pessoal assinada como prova suficiente de determinados fatos, sem necessidade de reconhecimento de firma ou autenticação cartorial, exceto quando a lei exige expressamente forma diferente.

A Lei 9.784/1999 (Lei do Processo Administrativo Federal), que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal direta e indireta, estabelece no Art. 38, §2, que somente podem ser exigidos documentos indispensáveis à instrução do processo. O §2 dispõe que os documentos apresentados em cópia simples podem ser declarados autênticos pelo próprio interessado mediante declaração firmada sob as penas da lei, devendo a Administração aceitar tal declaração, a não ser que haja fundada dúvida sobre a autenticidade. O Decreto-Lei 4.657/1942 (LINDB — Art. 13) reforça o princípio de que atos jurídicos formados no exterior são válidos no Brasil quando observadas as formalidades da lei do lugar de celebração.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ), por meio da Resolução 228/2016, orientou os cartórios extrajudiciais a não exigirem documentação além do necessário, reconhecendo que a declaração de autenticidade do próprio interessado é suficiente em muitos contextos. O Supremo Tribunal Federal (STF) e o Superior Tribunal de Justiça (STJ) têm jurisprudência consolidada no sentido de que a exigência de autenticação cartorial de documentos simples, quando a lei não a exige expressamente, configura excesso de formalismo e pode ser afastada por mandado de segurança.

A Lei 13.726/2018 (Lei da Desburocratização), regulamentada pelo Decreto 9.094/2017, deu mais um passo ao dispensar, para atos perante órgãos e entidades da administração pública federal, estadual, distrital e municipal, o reconhecimento de firma em documentos produzidos no Brasil quando o signatário estiver presente e o servidor público puder verificar a identidade. O Art. 3° da Lei 13.726/2018 listou expressamente os atos que não mais exigem autenticação ou reconhecimento de firma, ampliando o alcance da autodeclaração de autenticidade.

A plataforma forms-legal.com disponibiliza o modelo atualizado de Declaração de Autenticidade de Documentos, em conformidade com a Lei 7.115/1983, a Lei 9.784/1999, a Lei 13.726/2018 e a jurisprudência do STF e do STJ, para download gratuito em PDF ou Word.

A Declaração de Autenticidade de Documentos no Brasil é necessária em situações em que o interessado precisa apresentar cópias de documentos sem ter que pagar pelo serviço de autenticação cartorial em Tabelionato de Notas ou submeter os documentos à conferência por servidor público.

Em processos administrativos federais, a Lei 9.784/1999 (Art. 38, §2) garante ao interessado o direito de apresentar cópias simples declaradas autênticas pelo próprio requerente, devendo a Administração Pública Federal aceitá-las. Isso se aplica a procedimentos perante o INSS, a Receita Federal do Brasil (RFB), o Ministério da Educação (MEC), o Ministério da Saúde (MS), a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), o Banco Central do Brasil (BACEN) e demais órgãos da Administração direta e indireta federal. A negativa injustificada de aceitar declaração de autenticidade legalmente fundada pode ser contestada por mandado de segurança perante o Poder Judiciário.

Em concursos públicos, muitos editais — especialmente do Poder Judiciário, do Ministério Público (MP) e de universidades federais — aceitam a Declaração de Autenticidade de Documentos em substituição às cópias autenticadas em cartório, reduzindo custos para os candidatos. A Orientação Normativa SEGES 5/2018 do Ministério do Planejamento e a Instrução Normativa SEGES/ME 2/2021 orientaram os órgãos federais a aceitar cópias autodeclaradas nos processos de seleção e contratação.

Em licitações e contratações públicas, a Lei 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos — NLLCA), no Art. 70, §2, admite que documentos de habilitação sejam apresentados em cópias simples declaradas autênticas pelo interessado, dispensando autenticação cartorial. O mesmo se aplica ao Pregão Eletrônico regulado pelo Decreto 10.024/2019 e ao Sistema de Registro de Preços (SRP — Decreto 11.462/2023).

Em processos judiciais, embora o Código de Processo Civil (CPC/2015, Art. 425) admita determinadas cópias sem autenticação, as partes frequentemente precisam de Declaração de Autenticidade para instruir petições com documentos extraídos de sistemas eletrônicos, portais digitais, scanner de originais e prints de telas. Nos Juizados Especiais Cíveis e Criminais (Lei 9.099/1995), a informalidade é ainda mais ampla e a declaração de autenticidade raramente é questionada.

Em processos perante o TST, os TRTs e as Varas do Trabalho, documentos trabalhistas (holerites, recibos, CTPS digital, extratos do FGTS) podem ser apresentados em cópia simples com declaração de autenticidade pelo empregado reclamante, nos termos do Art. 845 da CLT e da Súmula 8 do TST. A Secretaria da Vara verifica a autenticidade se houver dúvida fundada.

A Declaração de Autenticidade de Documentos no Brasil deve conter os seguintes elementos essenciais para ter validade perante a Receita Federal do Brasil, o INSS, os Tabelionatos de Notas, os órgãos licitantes e os demais receptores públicos e privados.

**Identificação do declarante:** Nome completo, CPF, RG (número, órgão expedidor e UF), data de nascimento, profissão, endereço residencial ou comercial completo (com CEP, município e UF) e, se pessoa jurídica, razão social, CNPJ e qualificação do representante legal que assina a declaração em nome da empresa. A identificação precisa reduz dúvidas sobre a autoria da declaração.

**Relação específica e detalhada dos documentos:** Lista descritiva individualizada de cada documento cuja cópia está sendo declarada autêntica. A descrição deve incluir: tipo do documento (certidão de nascimento, carteira de trabalho, diploma de curso superior, escritura pública, contrato social etc.), número ou código de autenticação do documento (se houver), data de emissão, órgão ou entidade emissora (ex.: Cartório do 1° Ofício de Registro Civil, SESP/SP, IES credenciada pelo MEC, Tabelionato de Notas de São Paulo) e quantidade de páginas ou folhas incluídas na cópia. Quanto mais precisa a descrição, menor o risco de questionamento pelo órgão receptor.

**Declaração expressa de fidelidade ao original:** Afirmação de que as cópias apresentadas são reproduções fiéis, exatas e completas dos respectivos documentos originais, sem alterações, supressões, acréscimos ou qualquer adulteração de conteúdo ou forma. A fidelidade deve ser declarada tanto quanto à forma (reprodução gráfica fiel) quanto ao conteúdo (nenhuma informação omitida ou acrescentada).

**Fundamento legal aplicável:** Referência expressa ao dispositivo legal que autoriza a autodeclaração: Art. 38, §2, da Lei 9.784/1999 (para processos administrativos federais perante o INSS, a RFB, o MEC, o MS, o BACEN); Art. 1 da Lei 7.115/1983 (uso geral em processos administrativos); Art. 70, §2, da Lei 14.133/2021 (para licitações e contratos públicos); ou Art. 3° da Lei 13.726/2018 (desburocratização). A citação do fundamento legal aumenta a taxa de aceitação pelo órgão receptor.

**Compromisso de apresentação dos originais:** Cláusula declarando que o interessado se compromete a apresentar os documentos originais ao órgão receptor, para conferência e devolução imediata, dentro do prazo que for estabelecido pelo receptor (geralmente 48 a 72 horas).

**Declaração de veracidade e ciência das sanções:** Afirmação de que as cópias são autênticas, sob as penas da falsidade ideológica (Art. 299 do Código Penal — pena de 1 a 5 anos de reclusão) e do uso de documento falso (Art. 304 do CP), além das sanções administrativas aplicáveis em processos de licitação (Art. 337-F do CP — fraude a licitação) e processos previdenciários.

**Local, data e assinatura com identificação:** Cidade, estado, data de emissão e assinatura do declarante, com nome legível abaixo da assinatura. O reconhecimento de firma em Tabelionato de Notas é recomendado quando o órgão receptor estiver em localidade diferente ou quando a declaração se destinar a consulados estrangeiros. O forms-legal.com oferece modelo editável com todos os campos necessários para download gratuito em PDF ou Word.

Para preencher a Declaração de Autenticidade de Documentos no Brasil corretamente, siga as etapas abaixo.

**Etapa 1 — Identificação do declarante:** Insira nome completo, CPF, RG (com órgão expedidor e UF), data de nascimento, profissão e endereço completo com CEP. Se o declarante for pessoa jurídica, insira razão social, CNPJ e dados do representante legal (nome, CPF, cargo e instrumento de representação — número e data do contrato social ou procuração).

**Etapa 2 — Lista individualizada dos documentos:** Relacione, um a um, todos os documentos cujas cópias serão declaradas autênticas. Para cada documento, descreva: tipo (certidão, diploma, contrato, carteira de habilitação etc.), número ou código identificador (ex.: número da certidão, número do registro), data de emissão, órgão ou entidade emissora (ex.: Cartório do 1° RCPN de São Paulo, IES credenciada pelo MEC, SESP/SP) e número de páginas incluídas na cópia. Evite descrições genéricas — seja específico para evitar questionamentos pelo servidor receptor.

**Etapa 3 — Fundamento legal:** Mencione o dispositivo legal que autoriza a autodeclaração: Art. 38, §2, da Lei 9.784/1999 para processos administrativos federais perante o INSS, a RFB e outros órgãos federais; Art. 70, §2, da Lei 14.133/2021 para licitações e contratos públicos; Art. 1 da Lei 7.115/1983 para uso geral; Art. 3° da Lei 13.726/2018 (desburocratização) para processos perante entes públicos federais, estaduais e municipais. Se o órgão receptor tiver norma própria que autorize a autodeclaração, mencione-a também.

**Etapa 4 — Compromisso de apresentação dos originais:** Inclua cláusula declarando que o requerente se compromete a apresentar os documentos originais ao órgão receptor no prazo estabelecido (geralmente 48 a 72 horas após solicitação), para confronto e devolução imediata. Esse compromisso aumenta a confiança do receptor na declaração.

**Etapa 5 — Declaração de veracidade e ciência das sanções:** Inclua declaração expressa de que as cópias são fiéis aos originais e que o declarante está ciente das sanções penais (Art. 299 do CP — falsidade ideológica; Art. 304 do CP — uso de documento falso) e administrativas aplicáveis em caso de falsidade.

**Etapa 6 — Assinatura com identificação legível:** Assine a declaração com local, data e nome legível. Para processos administrativos federais, a assinatura simples é suficiente; para cartórios, licitações de alto valor ou processos judiciais com valor considerável, o reconhecimento de firma em Tabelionato de Notas por autenticidade (assinar na presença do tabelião) oferece maior segurança jurídica.

**Etapa 7 — Numeração e rubrica das cópias:** Rubrique cada página das cópias declaradas autênticas e numere-as sequencialmente. Escreva à mão ou em carimbo 'Cópia declarada autêntica conforme declaração de [data]' em cada folha — isso vincula fisicamente as cópias à declaração.

A Declaração de Autenticidade de Documentos no Brasil está sujeita aos seguintes requisitos e fundamentos legais estabelecidos pelo ordenamento jurídico brasileiro.

**Lei 9.784/1999 (processo administrativo federal):** O Art. 38, §2, da Lei 9.784/1999 (Lei do Processo Administrativo Federal) estabelece que os documentos apresentados em cópia simples podem ser declarados autênticos pelo próprio interessado, devendo a Administração Pública Federal aceitá-los, salvo fundada dúvida sobre a autenticidade. Este é o principal fundamento legal para a autodeclaração em processos perante o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), a Receita Federal do Brasil (RFB), o Ministério da Educação (MEC), o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e demais órgãos da Administração direta e indireta federal.

**Lei 7.115/1983:** O Art. 1 estabelece que a declaração do próprio interessado é meio de prova suficiente de determinados fatos pessoais em processos administrativos, quando não houver impugnação. Aplica-se especialmente a declarações de residência, bons antecedentes, estado civil e posse.

**Lei 14.133/2021 — Nova Lei de Licitações (NLLCA):** O Art. 70, §2, admite que documentos de habilitação sejam apresentados em cópias simples autodeclaradas pelo licitante, dispensando autenticação cartorial, salvo quando o instrumento convocatório (edital) exigir expressamente a forma autenticada. Aplica-se ao sistema Compras.gov.br (pregões eletrônicos federais) e às licitações estaduais e municipais.

**Lei 13.726/2018 e Decreto 9.094/2017 (Desburocratização):** O Art. 3° da Lei 13.726/2018 dispensa expressamente o reconhecimento de firma, a autenticação de cópias de documentos e outros atos perante órgãos e entidades da Administração Pública federal, estadual, distrital e municipal, salvo expressa previsão legal em contrário. O Decreto 9.094/2017 regulamentou a simplificação do atendimento ao cidadão.

**Decreto 10.278/2020 (digitalização de documentos com valor legal):** Regulamenta a digitalização de documentos físicos com valor jurídico, estabelecendo requisitos técnicos de qualidade (resolução mínima de 300 dpi), metadados obrigatórios e assinatura eletrônica com certificado ICP-Brasil para que documentos digitalizados tenham o mesmo valor jurídico dos originais em papel.

**Sanções por declaração falsa de autenticidade:** A declaração de autenticidade de documentos falsos, adulterados ou falsificados configura: falsidade ideológica (Art. 299 do CP — pena de 1 a 5 anos de reclusão); uso de documento falso (Art. 304 do CP — pena de 2 a 6 anos de reclusão); e improbidade administrativa (Art. 11 da Lei 8.429/1992) quando cometida por servidor público ou agente público no exercício de sua função.

**Limitações da autodeclaração:** A autodeclaração de autenticidade não substitui a autenticação notarial em todos os casos. Atos que exigem fé pública notarial por lei — escrituras públicas (Art. 108 do CC), contratos de hipoteca, procurações com poderes especiais e certidões para uso no exterior (que exigem apostilamento pelo Decreto 8.660/2016 ou consularização) — continuam exigindo o Tabelionato de Notas.

Erros frequentes em Declarações de Autenticidade de Documentos no Brasil que comprometem a validade do documento:

**Descrição genérica dos documentos:** O erro mais comum é usar expressões vagas como 'cópias de documentos pessoais' em vez de listar cada documento individualmente com tipo, número e data de emissão. A falta de especificidade fragiliza a declaração e pode levar o órgão receptor a exigir autenticação cartorial.

**Não mencionar o fundamento legal:** A Declaração de Autenticidade sem indicação do dispositivo legal que autoriza a autodeclaração (Art. 38, §2, da Lei 9.784/1999 ou Art. 70, §2, da Lei 14.133/2021) pode ser recusada por servidores que não conhecem a legislação. A citação expressa da lei reduz a chance de recusa.

**Usar em contextos que exigem autenticação cartorial:** A autodeclaração não substitui a autenticação notarial em casos previstos expressamente em lei: escrituras públicas, contratos com fé pública, documentos para uso no exterior (que exigem apostilamento ou consularização), e processos judiciais em que o juiz ou o regimento interno exijam autenticação.

**Não rubricar as cópias:** A declaração sem identificação nas próprias cópias pode gerar questionamento sobre quais documentos ela se refere. Recomenda-se rubricar cada página com assinatura ou carimbo 'Cópia declarada autêntica'.

**Declaração para terceiros sem autorização:** Declarar autenticidade de documentos de terceiros sem procuração ou autorização expressa do titular pode ser questionada juridicamente, especialmente em licitações e processos judiciais.

**Declaração de documentos com informações divergentes:** Declarar autêntica uma cópia de documento que apresenta divergência com os dados do declarante (nome diferente, CPF diferente etc.) pode caracterizar uso de documento falso (Art. 304 do Código Penal), independentemente da intenção do declarante.