Condominium AGM Minutes Portugal (Acta de Assembleia de Condóminos)

A Acta de Assembleia de Condóminos é o documento imobiliário e de arrendamento usado em Portugal nos termos de Código Civil, artigo 1432.º (assembleia de condóminos) e artigos 1414.º a 1438.º-A (propriedade horizontal).

A propriedade horizontal é o regime jurídico que permite a pluralidade de proprietários num mesmo prédio urbano, com fracções autónomas distintas e isoladas entre si, com saída própria para parte comum do prédio ou para a via pública, conforme definido no artigo 1415.º do Código Civil. O título constitutivo da propriedade horizontal, registado na Conservatória do Registo Predial competente nos termos dos artigos 2.º e 95.º do Código do Registo Predial (Decreto-Lei n.º 224/84, de 6 de Julho), fixa a permilagem de cada fracção — valor relativo que determina o peso de cada condómino na assembleia, a comparticipação nas despesas comuns e o direito de voto proporcional nos termos do artigo 1430.º n.º 2 do Código Civil.

A acta cumpre três funções jurídicas essenciais: função documental (registo histórico das deliberações da comunidade de condóminos, conservado por prazo mínimo de 10 anos pelo administrador), função probatória (meio de prova das deliberações tomadas, oponível aos condóminos ausentes nos termos do artigo 1432.º n.º 7 do Código Civil, sem prejuízo da possibilidade de impugnação judicial no prazo de 60 dias previsto no artigo 1433.º), e função executiva (título executivo para cobrança de quotas em dívida pelo administrador, ao abrigo do artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de Outubro, que regulamenta as normas da propriedade horizontal). Este último efeito faz da acta um dos títulos executivos extrajudiciais mais utilizados em acções executivas para pagamento de quantia certa perante os Juízos de Execução dos Tribunais Judiciais de Comarca.

A assembleia de condóminos, órgão deliberativo da comunidade, reúne obrigatoriamente na primeira quinzena do mês de Janeiro de cada ano (artigo 1431.º n.º 1 do Código Civil), para aprovação das contas do ano anterior, orçamento para o exercício seguinte e eleição ou renovação do administrador. Pode ainda reunir extraordinariamente sempre que o administrador o entenda ou a pedido de condóminos que representem pelo menos 25% do capital investido (25% da permilagem total), nos termos do artigo 1431.º n.º 2. A convocatória, nos termos do artigo 1432.º n.º 1, deve ser feita por carta registada enviada com dez dias de antecedência ou por aviso convocatório afixado em local visível no prédio com a mesma antecedência, e tem de conter a ordem de trabalhos, o dia, a hora, o local e a indicação de que na falta de quórum em primeira convocatória haverá segunda convocatória meia hora depois, com o quórum reduzido previsto no artigo 1432.º n.º 4.

O regime da propriedade horizontal português foi profundamente modernizado pela Lei n.º 8/2022, de 10 de Janeiro, que introduziu alterações relevantes sobre notificação electrónica dos condóminos, reforço da posição do condómino novo proprietário, esclarecimento do regime das deliberações por escrito sem reunião (artigo 1432.º-A), e clarificação da responsabilidade pelas dívidas anteriores à aquisição da fracção. O Decreto-Lei n.º 81/2020, de 2 de Outubro, regulamenta a inscrição do condomínio no Registo Nacional de Pessoas Colectivas e a atribuição de número de identificação fiscal ao condomínio, permitindo-lhe abrir conta bancária própria, emitir facturas e cumprir obrigações fiscais como entidade tributária autónoma nos termos do Código do IRC.

As deliberações são tomadas por maioria dos votos presentes, calculada em função da permilagem (não do número de condóminos), salvo os casos em que a lei exige maioria qualificada — por exemplo, alterações ao título constitutivo carecem de unanimidade (artigo 1419.º n.º 1), obras em partes comuns que constituam inovações exigem dois terços da permilagem total (artigo 1425.º n.º 1), e actos de disposição das partes comuns exigem o consentimento de todos os condóminos. A acta deve consignar com precisão, para cada deliberação, o número de votos favoráveis, contrários e abstenções, expressos em permilagem, para efeitos de contagem e eventual impugnação.

A Acta de Assembleia de Condóminos em Portugal torna-se necessária em cinco momentos típicos da vida de um prédio constituído em propriedade horizontal, todos expressamente previstos no Código Civil e no Decreto-Lei n.º 268/94 de 25 de Outubro. O primeiro e mais frequente é a assembleia ordinária anual, obrigatória nos termos do artigo 1431.º n.º 1 do Código Civil, que tem de se realizar na primeira quinzena de Janeiro de cada ano para aprovação das contas do exercício anterior apresentadas pelo administrador, aprovação do orçamento e fixação de quotas para o exercício seguinte, apreciação do fundo comum de reserva obrigatório previsto no artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 268/94 (correspondente a pelo menos 10% da quota de cada condómino destinado a obras de conservação), e eleição ou renovação do administrador cujo mandato anual se renova automaticamente se a assembleia nada decidir.

O segundo momento típico é a assembleia extraordinária convocada pelo administrador ou a pedido de condóminos que representem 25% do capital investido, ao abrigo do artigo 1431.º n.º 2 do Código Civil. São frequentes as convocatórias extraordinárias para deliberar obras urgentes em partes comuns (cobertura, fachada, caixa de elevadores, canalização geral), contratação de seguros multirriscos obrigatórios, alteração do regulamento do condomínio, autorização de obras em fracções autónomas que afectem a estrutura ou a estética do prédio nos termos do artigo 1422.º n.º 2, e destituição do administrador por justa causa nos termos do artigo 1435.º n.º 3. Para cada uma destas deliberações, a acta tem de expressar a maioria alcançada em permilagem e identificar os votos desviantes para efeitos do prazo de impugnação de 60 dias do artigo 1433.º.

O terceiro contexto é a realização de obras de conservação e benfeitorias nas partes comuns. O artigo 1427.º do Código Civil autoriza qualquer condómino a realizar obras urgentes na ausência do administrador, com direito a ser reembolsado. O artigo 1424.º estabelece a regra geral de comparticipação nas despesas comuns em proporção do valor das fracções (permilagem). Obras classificadas como inovações — intervenções que alterem a substância, a estrutura, o destino ou o aspecto do prédio — exigem aprovação por maioria dos condóminos representando dois terços da permilagem total (artigo 1425.º n.º 1). Obras de mera conservação e reparação bastam maioria simples dos presentes. A acta é o título contratual que vincula o fornecedor de obra e legitima o administrador a pagar com fundos do condomínio.

O quarto contexto é a cobrança coerciva de quotas em atraso. O artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 268/94 confere à acta da assembleia que aprove as contas e fixe as quotas o valor de título executivo extrajudicial, permitindo ao administrador instaurar acção executiva para pagamento de quantia certa perante o Juízo de Execução do Tribunal Judicial da Comarca competente, sem necessidade de prévia acção declarativa. Esta via processual, regulada pelos artigos 703.º e seguintes do Código de Processo Civil (Lei n.º 41/2013, de 26 de Junho), permite penhora de contas bancárias, vencimento, bens móveis e, em última instância, da própria fracção do condómino devedor. Para que a execução proceda sem oposição, a acta tem de identificar com precisão o montante devido, o período, a forma de cálculo e a interpelação prévia do devedor.

O quinto contexto relaciona-se com a contratação de serviços externos pelo condomínio: contratação de empresa de administração profissional (obrigatória desde a Lei n.º 8/2022 quando o prédio tenha mais de 16 fracções, salvo deliberação em contrário), contratação de empresa de limpeza, empresa de manutenção de elevadores (obrigatória para elevadores abrangidos pelo Decreto-Lei n.º 320/2002), apólices de seguro multirriscos obrigatório previsto no artigo 1428.º do Código Civil, e contratos de fornecimento de electricidade e água das partes comuns. Em cada um destes casos, a acta serve de mandato ao administrador para a outorga do contrato em nome do condomínio, podendo este actuar como entidade com personalidade jurídica equiparada nos termos do artigo 1437.º n.º 4 do Código Civil.

A introdução do Número de Identificação Fiscal próprio do condomínio pelo Decreto-Lei n.º 81/2020 veio ampliar o alcance prático da acta, que passa a ser documento essencial para a inscrição do condomínio junto da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), abertura de conta bancária dedicada nos termos do artigo 1436.º alínea h) do Código Civil, cumprimento das obrigações declarativas fiscais quando o condomínio efectue pagamentos sujeitos a retenção na fonte, e eventual cobrança de receitas (por exemplo, cedência de espaço comum para antenas de operadores de telecomunicações). A acta da assembleia que aprove estes actos é, em todos os casos, o documento que vincula o administrador e legitima a actuação do condomínio como entidade fiscal autónoma.

Uma Acta de Assembleia de Condóminos em Portugal juridicamente eficaz integra elementos obrigatórios de forma e conteúdo cuja falta pode comprometer a eficácia das deliberações e o valor de título executivo reconhecido pelo artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de Outubro.

Identificação rigorosa do prédio. A acta deve começar por identificar o prédio urbano em regime de propriedade horizontal pela morada completa, incluindo código postal no formato NNNN-NNN, freguesia, concelho e distrito. Deve mencionar a descrição predial na Conservatória do Registo Predial competente (número de descrição) e o artigo matricial urbano inscrito na Autoridade Tributária (AT) para efeitos de Imposto Municipal sobre Imóveis (IMI) nos termos do Código do IMI. Esta identificação é essencial para efeitos de execução judicial da acta e para a publicidade registal das deliberações que, nos termos do artigo 1419.º n.º 2 do Código Civil, devam ser objecto de averbamento.

Data, hora e local. A acta deve indicar com precisão a data (formato DD/MM/AAAA), a hora (formato 24 horas, 19h00, 21h30) e o local físico da reunião. O local pode ser em parte comum do prédio, na sede da empresa administradora, em sala alugada ou, desde a Lei n.º 8/2022, em plataforma digital quando assim deliberado previamente pelos condóminos. Em caso de reunião por meios electrónicos, a acta deve registar a plataforma utilizada, o método de autenticação dos participantes e a forma de conservação da gravação.

Indicação da convocatória. A acta deve referir expressamente se a reunião decorre em primeira ou segunda convocatória. Nos termos do artigo 1432.º n.º 3 do Código Civil, a assembleia só pode deliberar em primeira convocatória se estiverem presentes ou representados condóminos que representem pelo menos a maioria do capital investido (mais de 500/1000 da permilagem). Em segunda convocatória, marcada para meia hora depois no mesmo local, a assembleia delibera com qualquer número de presentes, por maioria dos votos presentes (artigo 1432.º n.º 4). A acta deve também confirmar o cumprimento da forma de convocatória — carta registada com aviso de recepção com 10 dias de antecedência ou aviso afixado no prédio com a mesma antecedência (artigo 1432.º n.º 1) — requisito cuja falta gera anulabilidade das deliberações por via do artigo 1433.º.

Constituição da mesa. A acta identifica o Presidente da Mesa (que dirige os trabalhos) e o Secretário (que lavra a acta). Na falta de indicação no regulamento de condomínio, a mesa é eleita no início da sessão. Condóminos impedidos — por exemplo, administradores em funções a quem compete prestar contas nessa assembleia — estão sujeitos ao dever de abstenção do artigo 262.º do Código Civil sempre que exista conflito de interesses. A identificação completa dos membros da mesa inclui nome, fracção autónoma (letra) e número de permilagem.

Lista de presenças e permilagem representada. Deve anexar-se ou integrar-se na acta uma folha de presenças que discrimine, por fracção (identificada pela letra e pela permilagem), o condómino proprietário e, se aplicável, o representante munido de procuração escrita nos termos do artigo 1431.º n.º 3 do Código Civil. A permilagem total representada determina o quórum constitutivo e, consequentemente, a legitimidade da assembleia para deliberar nos termos dos artigos 1432.º e 1425.º. Condóminos em arrears com as quotas podem ser suspensos do direito de voto por deliberação da assembleia, mas mantêm o direito de participar e intervir.

Ordem de trabalhos. A acta deve reproduzir fielmente a ordem de trabalhos constante da convocatória. Só podem ser deliberados pontos que constem expressamente da convocatória (artigo 1432.º n.º 2 do Código Civil), salvo se estiverem presentes todos os condóminos e todos consentirem. Deliberação sobre ponto não agendado é anulável nos termos do artigo 1433.º, podendo qualquer condómino ausente ou vencido impugná-la judicialmente perante o Juízo Local Cível do Tribunal Judicial da Comarca competente no prazo de 60 dias.

Registo preciso das deliberações. Para cada ponto da ordem de trabalhos, a acta deve consignar o teor da proposta apresentada, a discussão relevante, o resultado da votação (votos favoráveis, contrários e abstenções, sempre em permilagem) e a decisão final. As deliberações referentes a obras que constituam inovações exigem maioria qualificada de dois terços da permilagem total (artigo 1425.º n.º 1); as alterações ao título constitutivo exigem unanimidade (artigo 1419.º n.º 1); as deliberações sobre destinação e uso das fracções exigem maioria de dois terços (artigo 1422.º n.º 4). A acta que não discrimine a maioria alcançada gera risco de impugnação procedente.

Aprovação de contas e orçamento. Na assembleia ordinária anual, a acta deve registar a apresentação das contas do exercício anterior pelo administrador (com discriminação de receitas e despesas, saldo do fundo comum de reserva nos termos do artigo 4.º do DL 268/94, e relatório de execução orçamental), a discussão entre condóminos e a aprovação ou rejeição fundamentada. Igualmente, o orçamento para o exercício seguinte tem de ser aprovado com discriminação da quota mensal por fracção, data de vencimento (habitualmente o primeiro dia útil de cada mês) e regime de juros de mora aplicáveis em caso de atraso no pagamento, nos termos dos artigos 805.º e 806.º do Código Civil.

Eleição, renovação ou destituição do administrador. A acta deve consignar a identificação completa do administrador eleito — se pessoa singular, nome, NIF e morada; se pessoa colectiva, denominação social, NIPC, sede e representante legal — o prazo do mandato (habitualmente 1 ano renovável nos termos do artigo 1435.º n.º 1), a retribuição acordada (valor mensal ou anual em euros) e as competências específicas atribuídas pela assembleia nos termos do artigo 1436.º. A destituição por justa causa exige maioria absoluta da permilagem e a acta deve fundamentar os factos que a motivam.

Assinaturas. A acta é obrigatoriamente assinada pelo Presidente da Mesa e pelo Secretário (artigo 1432.º n.º 6 do Código Civil). Os condóminos presentes podem facultativamente também assinar. A falta de assinatura dos membros da mesa gera nulidade formal da acta, embora a jurisprudência do Supremo Tribunal de Justiça admita sanação por acta posterior que ratifique expressamente o conteúdo da anterior. O original da acta fica em livro próprio do condomínio, à guarda do administrador, que é obrigado a facultar cópia a qualquer condómino mediante simples pedido (artigo 1436.º alínea k).

A forms-legal.com disponibiliza este modelo de Acta de Assembleia de Condóminos em Portugal como base operacional para prédios urbanos em regime de propriedade horizontal. A acta concreta deve ser adaptada ao regulamento de condomínio específico e às características da ordem de trabalhos efectivamente deliberada. Documentos relacionados no nosso catálogo: Contrato de Arrendamento Habitacional em Portugal (quando a fracção é dada de arrendamento urbano) e Procuração Geral (para representação de condómino impossibilitado de comparecer pessoalmente).

O preenchimento da Acta de Assembleia de Condóminos em Portugal segue uma sequência prática que assegura o cumprimento das exigências do artigo 1432.º do Código Civil e do Decreto-Lei n.º 268/94. A ordem recomendada organiza-se em nove passos que correspondem aos momentos típicos de uma assembleia regularmente convocada.

Primeiro passo: preparação prévia. Antes da sessão, o administrador deve ter afixado a convocatória ou enviado carta registada com 10 dias de antecedência nos termos do artigo 1432.º n.º 1, indicando ordem de trabalhos, data, hora e local. Deve ter preparado dossier com contas do exercício anterior, orçamento proposto, propostas concretas de obras e seguros, e lista actualizada das fracções com a permilagem correspondente extraída do título constitutivo da propriedade horizontal registado na Conservatória do Registo Predial.

Segundo passo: abertura dos trabalhos. À hora marcada, o administrador verifica a permilagem presente. Se atingir a maioria do capital investido (mais de 500/1000), abre-se a assembleia em primeira convocatória. Caso contrário, aguarda meia hora e abre-se em segunda convocatória com qualquer número de presentes nos termos do artigo 1432.º n.º 4. Esta indicação tem de figurar expressamente na acta, porque o quórum deliberativo difere entre convocatórias.

Terceiro passo: constituição da mesa. Eleição do Presidente da Mesa (habitualmente por aclamação) e do Secretário. Registe na acta o nome completo de cada um, a fracção autónoma (letra) e, se desejar, a permilagem correspondente. O Secretário é responsável por registar com precisão as intervenções substantivas e as votações.

Quarto passo: folha de presenças. Prepare uma folha em que cada presente aponha assinatura e identifique a sua fracção. Condóminos representados por procurador devem apresentar procuração escrita nos termos do artigo 1431.º n.º 3 do Código Civil, que fica arquivada com a acta. Some a permilagem total representada e consigne esse valor na acta (exemplo: "742/1000"). Verifique eventuais suspensões de voto por incumprimento de quotas.

Quinto passo: discussão ponto a ponto. Siga rigorosamente a ordem de trabalhos constante da convocatória. Para cada ponto: 1) leia a proposta; 2) abra discussão; 3) registe as intervenções substantivas; 4) coloque à votação; 5) conte os votos em permilagem (favor, contra, abstenção); 6) declare o resultado. Para obras que constituam inovações, exija maioria qualificada de dois terços (artigo 1425.º n.º 1); para alterações ao título constitutivo, unanimidade (artigo 1419.º n.º 1); para o restante, maioria simples dos presentes.

Sexto passo: aprovação de contas. O administrador apresenta o mapa de receitas e despesas do exercício anterior, o saldo do fundo comum de reserva (mínimo de 10% das quotas nos termos do artigo 4.º do DL 268/94) e o documento de prestação de contas. Os condóminos podem solicitar cópia dos extractos bancários e comprovativos relevantes. A aprovação constitui quitação ao administrador quanto à gestão do período em causa.

Sétimo passo: orçamento e fixação de quotas. Registe na acta o orçamento aprovado por rubrica, a quota mensal ou anual de cada fracção (calculada sobre a permilagem), a data de vencimento e o regime de juros moratórios aplicáveis nos termos dos artigos 805.º e 806.º do Código Civil. Esta parte da acta constitui título executivo para cobrança forçada nos termos do artigo 6.º do DL 268/94.

Oitavo passo: eleição ou renovação do administrador. Identifique o administrador eleito (pessoa singular ou colectiva, com NIF ou NIPC), o mandato (habitualmente 1 ano nos termos do artigo 1435.º n.º 1), a retribuição e os poderes específicos atribuídos pela assembleia nos termos do artigo 1436.º. A renovação tácita opera-se se a assembleia nada deliberar, mantendo-se o administrador em funções.

Nono passo: encerramento e assinaturas. O Presidente declara encerrados os trabalhos. O Secretário conclui a redacção da acta, lê-a em voz alta para ratificação e entrega-a ao Presidente para assinatura conjunta. Os condóminos presentes que o desejem assinam também, embora não seja obrigatório. A acta é transcrita em livro de actas do condomínio, numerado sequencialmente, ficando à guarda do administrador que deve facultar cópia a qualquer condómino que a solicite (artigo 1436.º alínea k do Código Civil). Para reforço probatório em caso de futura execução judicial, pode autenticar-se a assinatura do Presidente da Mesa perante notário, advogado ou solicitador nos termos do artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de Março.

Os requisitos legais da Acta de Assembleia de Condóminos em Portugal decorrem directamente do Código Civil (artigos 1414.º a 1438.º-A, com especial destaque para os artigos 1431.º a 1435.º) e do Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de Outubro, que regulamenta as normas da propriedade horizontal. A Lei n.º 8/2022, de 10 de Janeiro, introduziu alterações substanciais que modernizaram o regime e devem ser consideradas em toda acta posterior a essa data.

Convocatória. Nos termos do artigo 1432.º n.º 1 do Código Civil, a assembleia é convocada pelo administrador por meio de carta registada enviada com a antecedência mínima de dez dias ou mediante aviso convocatório afixado em local visível do prédio com idêntica antecedência. A Lei n.º 8/2022 passou a admitir convocatória por meios electrónicos (correio electrónico) quando os condóminos a tal tenham previamente consentido. A convocatória tem de indicar o dia, a hora, o local, a ordem de trabalhos e a advertência de que, não se reunindo o quórum em primeira convocatória, haverá segunda convocatória meia hora depois.

Quórum constitutivo e deliberativo. O artigo 1432.º n.º 3 exige, para a assembleia funcionar em primeira convocatória, a presença (ou representação) de condóminos que detenham pelo menos a maioria do capital investido — mais de 500/1000 da permilagem total. Em segunda convocatória, prevista no n.º 4 do mesmo artigo, a assembleia funciona com qualquer número de presentes e delibera por maioria dos votos presentes, desde que representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio (250/1000). Esta regra protege minorias contra deliberações tomadas por quórum excessivamente reduzido.

Maiorias deliberativas. A regra geral do artigo 1432.º n.º 4 é a maioria simples dos votos presentes. Casos especiais exigem maioria qualificada: alterações ao título constitutivo, unanimidade (artigo 1419.º n.º 1); inovações em partes comuns, dois terços da permilagem total (artigo 1425.º n.º 1); mudança de uso ou destino das fracções, dois terços (artigo 1422.º n.º 4); actos de disposição das partes comuns, unanimidade. A maioria é calculada sobre a permilagem e não sobre o número de condóminos, reflectindo o peso proporcional das fracções no valor do prédio.

Forma escrita. A acta é obrigatoriamente lavrada por escrito em livro próprio do condomínio, numerado e rubricado. A Lei n.º 8/2022 passou a admitir expressamente o livro em suporte digital desde que assegure integridade, autenticidade e conservação por prazo não inferior a 10 anos. A acta é assinada pelo Presidente da Mesa e pelo Secretário nos termos do artigo 1432.º n.º 6.

Conteúdo mínimo. Identificação do prédio, data, hora, local, tipo de convocatória, identificação da mesa, lista de presenças com permilagem, ordem de trabalhos, teor das propostas, resultados das votações em permilagem, e decisões tomadas. A omissão destes elementos gera anulabilidade da acta ou das concretas deliberações nela consignadas, nos termos do artigo 1433.º do Código Civil.

Impugnação. O artigo 1433.º do Código Civil permite a qualquer condómino ausente ou vencido impugnar as deliberações que violem a lei, o título constitutivo ou o regulamento do condomínio. O prazo é de 60 dias a contar da comunicação da deliberação ao condómino. A acção corre no Juízo Local Cível do Tribunal Judicial da Comarca onde se situa o prédio, nos termos do artigo 70.º do Código de Processo Civil. A procedência da acção determina a anulação da deliberação impugnada, podendo o tribunal decretar a reposição da situação anterior.

Valor de título executivo. O artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 268/94 atribui à acta que fixe as quotas a natureza de título executivo extrajudicial para cobrança coerciva das quantias em dívida, nos termos do artigo 703.º n.º 1 alínea d) do Código de Processo Civil. Esta característica distingue a acta de condomínio da generalidade das actas associativas e confere-lhe eficácia executiva equiparável à de uma sentença transitada em julgado para efeitos do artigo 703.º do CPC.

Conservação e acesso. O administrador conserva o livro de actas pelo prazo mínimo de 10 anos e é obrigado a facultar cópia a qualquer condómino mediante simples pedido, nos termos do artigo 1436.º alínea k) do Código Civil. A recusa injustificada constitui justa causa de destituição do administrador ao abrigo do artigo 1435.º n.º 3 e pode gerar responsabilidade civil por danos causados ao condómino impedido de aceder à informação. Em caso de mudança de administrador, o sucessor recebe o livro no prazo máximo de 15 dias, sob pena de responsabilidade do anterior.

Os erros mais frequentes na lavratura da Acta de Assembleia de Condóminos em Portugal comprometem a executoriedade das deliberações e expõem o condomínio a impugnações judiciais procedentes nos termos do artigo 1433.º do Código Civil.

Convocatória com antecedência insuficiente. A omissão do prazo de 10 dias exigido pelo artigo 1432.º n.º 1 do Código Civil gera anulabilidade de todas as deliberações tomadas. O remédio é repetir a assembleia com convocatória regular ou obter ratificação expressa em sessão posterior. A prova do envio da carta registada ou da afixação do aviso com a antecedência legal deve ficar documentalmente arquivada pelo administrador.

Deliberação sobre ponto não constante da ordem de trabalhos. O artigo 1432.º n.º 2 do Código Civil proíbe deliberações sobre matéria não prevista na convocatória, salvo unânime consentimento de todos os condóminos presentes — sendo que esta unanimidade exige presença total. A deliberação tomada em violação desta regra é anulável no prazo de 60 dias pelo artigo 1433.º. O remédio prático é reagendar o ponto para assembleia seguinte com ordem de trabalhos que o inclua expressamente.

Cálculo da maioria em número de condóminos em vez de permilagem. O regime português calcula maiorias em função do capital investido (permilagem), não do número de cabeças. Uma deliberação aprovada por 15 condóminos de 20 mas representando apenas 400/1000 da permilagem não produz efeitos vinculativos. O erro é frequente em prédios pequenos onde as permilagens são muito díspares. A acta deve sempre discriminar a votação em permilagem para permitir verificação posterior.

Confusão entre obras de conservação e inovações. As inovações — obras que alterem a substância, estrutura, destino ou aspecto do prédio — exigem maioria qualificada de dois terços da permilagem total (artigo 1425.º n.º 1). Deliberações sobre pintura da fachada, reforço estrutural, instalação de elevador inexistente ou acesso para pessoas com mobilidade reduzida por vezes são tratadas como obras correntes, quando exigem a maioria qualificada. O erro torna a deliberação anulável por vício de forma.

Ausência de prestação de contas documentada. A aprovação das contas exige apresentação prévia pelo administrador de mapa de receitas e despesas, relatório de execução orçamental, saldo do fundo comum de reserva e documentos bancários de suporte. A acta que aprove contas sem documentação é frágil: qualquer condómino pode impugnar invocando vício de consentimento, e o administrador que se ausenta posteriormente pode ser interpelado a prestar contas em acção própria ao abrigo do artigo 941.º do Código de Processo Civil.

Falta de identificação do administrador eleito. A eleição do administrador exige identificação completa — nome ou denominação social, NIF ou NIPC, morada ou sede — e fixação da retribuição e do mandato. A acta que refira apenas "foi eleito o Sr. João" sem apelido, NIF ou morada gera incerteza sobre a identidade do mandatário e obsta à representação do condomínio em actos formais, como abertura de conta bancária ou outorga de contratos.

Representação sem procuração escrita. O artigo 1431.º n.º 3 do Código Civil exige que a representação em assembleia seja conferida por escrito. Representantes sem procuração formal não podem votar; as fracções por eles representadas contam apenas para efeitos de quórum informativo, não deliberativo. A acta que contabilize votos de representantes sem procuração arquivada gera nulidade parcial das deliberações tomadas com esse excesso.

Omissão da assinatura do Presidente da Mesa ou do Secretário. A falta de assinatura dos membros da mesa nos termos do artigo 1432.º n.º 6 torna a acta formalmente nula. O remédio é lavrar acta posterior que ratifique o conteúdo da anterior, com a assinatura em falta, ou renovar as deliberações em nova assembleia. A sanação é admitida pela jurisprudência do Supremo Tribunal de Justiça desde que a ratificação seja expressa e inequívoca.

Incumprimento da obrigação de fundo comum de reserva. O artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 268/94 impõe a existência de fundo comum de reserva correspondente a, pelo menos, 10% do valor das quotas, destinado a obras de conservação e reparação. A acta que aprove contas ou orçamento sem menção ao fundo viola imperativamente a lei, gerando anulabilidade nos termos do artigo 1433.º.