Maintenance Services Contract Mexico (Contrato de Servicios de Mantenimiento)

Los contratistas de mantenimiento que trabajan en instalaciones del cliente en México están sujetos a extensas obligaciones de seguridad en el trabajo bajo el Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo (RFSST, DOF 13 de noviembre de 2014) y las Normas Oficiales Mexicanas (NOMs) emitidas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). El RFSST establece que cuando un contratista ejecuta trabajos en las instalaciones de una empresa cliente, tanto el cliente como el contratista comparten la responsabilidad por la seguridad en el trabajo — el cliente debe verificar que el contratista cuente con un programa de seguridad y salud y personal calificado, y el contratista debe cumplir con las reglas de seguridad del cliente y todas las NOMs aplicables. Las NOMs clave incluyen: NOM-001-STPS-2008 sobre condiciones de seguridad en edificios, locales e instalaciones de trabajo; NOM-004-STPS-1999 sobre protección de maquinaria y bloqueo/etiquetado (LOTO — bloqueo y etiquetado) durante el mantenimiento; NOM-017-STPS-2008 sobre equipo de protección personal (EPP); NOM-029-STPS-2011 sobre seguridad en mantenimiento de instalaciones eléctricas. El contrato de mantenimiento debe especificar: quién proporciona el equipo de protección personal (EPP), cómo se coordinan los procedimientos de bloqueo/etiquetado (LOTO), los procedimientos de respuesta a emergencias durante las operaciones de mantenimiento, y el comprobante de registro de trabajadores ante el IMSS (afiliación al IMSS) requerido del personal del contratista.

Un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS o SLA) en un contrato de mantenimiento mexicano es el compromiso contractual del prestador de cumplir estándares específicos de desempeño medibles — incluyendo tiempos de respuesta, tiempos de resolución y porcentajes de disponibilidad del sistema. Bajo los Artículos 2106 y 2107 del CCF, cuando el prestador no cumple con las obligaciones de ANS contratadas, el cliente tiene derecho a daños y perjuicios — la reducción en el valor económico recibido por el retraso o el desempeño deficiente. Para hacer exigible el ANS de manera práctica y evitar disputas sobre la acreditación de daños reales, los contratos de mantenimiento bien redactados incluyen una pena convencional (cláusula de daños y perjuicios pactados) bajo el Artículo 2117 del CCF — que especifica una deducción pre-acordada (deducción) de la cuota mensual de servicio por cada hora o día de incumplimiento del ANS. Para infraestructura crítica — elevadores, sistemas contra incendio, instalaciones eléctricas — el contrato debe especificar si el incumplimiento del ANS que resulta en una violación normativa activa responsabilidad adicional más allá de la pena convencional, ya que el cliente puede enfrentar multas de Protección Civil o la STPS por sistemas fuera de servicio más allá de los límites normativos.

Conforme al derecho civil mexicano, un prestador de servicios de mantenimiento responde por los daños causados a la propiedad del cliente mediante acciones negligentes, imprudentes o dolosas del prestador o de sus técnicos durante la prestación de los servicios de mantenimiento. El fundamento legal es el Artículo 1910 del CCF (responsabilidad extracontractual) y los Artículos 2104 a 2110 (responsabilidad por incumplimiento contractual). El prestador de servicios responde por: los costos directos de reparación o reposición del equipo dañado durante el mantenimiento; las pérdidas de producción directamente causadas por el daño — si el contrato de mantenimiento incluye una cláusula que acepte tales daños consecuenciales; y los daños personales a los empleados del cliente o a terceros causados por el personal del prestador durante las operaciones de mantenimiento. Los contratos de mantenimiento típicamente incluyen cláusulas de limitación de responsabilidad que topan la responsabilidad total del prestador al valor anual del contrato o a un múltiplo de este — estas limitaciones generalmente son exigibles conforme al derecho contractual mexicano, salvo en casos de dolo o culpa grave, que no pueden excluirse contractualmente conforme al Artículo 2106 del CCF. El prestador de servicios debe mantener un seguro de responsabilidad civil general que cubra los daños a la propiedad y las lesiones corporales en las instalaciones del cliente — el contrato de mantenimiento debe especificar los montos mínimos de cobertura y exigir que el cliente sea nombrado como asegurado adicional en la póliza.

Los contratos mexicanos de servicios de mantenimiento acostumbran distinguir dos categorías de servicio de mantenimiento con implicaciones distintas de precio y programación. El mantenimiento preventivo se refiere a las actividades de mantenimiento programadas que se realizan de forma recurrente sin importar la condición del equipo — diseñadas para prevenir fallas, prolongar la vida del equipo, mantener las garantías del fabricante y cumplir con los requisitos de inspección regulatoria. Las actividades de mantenimiento preventivo típicamente se especifican en el manual de mantenimiento del fabricante y en las NOM aplicables — por ejemplo, los requisitos de mantenimiento preventivo de elevadores conforme a la NOM-009-STPS-2011, y los requisitos de inspección de instalaciones eléctricas conforme a la NOM-001-SEDE-2012. El mantenimiento preventivo usualmente se incluye en la cuota mensual o anual fija del contrato. El mantenimiento correctivo se refiere a las actividades de mantenimiento no programadas que se realizan en respuesta a fallas o defectos del equipo — diagnóstico, reparación, reemplazo de partes y pruebas después de que ocurre una falla. El mantenimiento correctivo puede incluirse en un contrato todo incluido o facturarse a tarifas de mano de obra por hora más el costo de las partes bajo un esquema de tiempo y materiales. El contrato de mantenimiento debe especificar con claridad en qué categoría cae cada tipo de servicio, el tiempo de respuesta aplicable a cada categoría (correctivo de emergencia frente a estándar) y si existen límites anuales en el número de incidencias de mantenimiento correctivo incluidas en la cuota base antes de que aplique una facturación adicional.

Conforme al Artículo 2614 del Código Civil Federal, un contrato de servicios por tiempo indefinido puede generalmente darse por terminado por cualquiera de las partes con un aviso previo con tiempo razonable. Para los contratos de mantenimiento por tiempo determinado, la terminación anticipada requiere: una cláusula contractual de terminación anticipada o la demostración de un incumplimiento material de la otra parte. Si el cliente da por terminado un contrato de mantenimiento por tiempo determinado sin causa antes de la fecha de término del contrato, el prestador de servicios tiene derecho, conforme al Artículo 2107 del CCF, a recibir: todos los honorarios adeudados por los servicios ya prestados; una penalización por terminación anticipada si se especifica en el contrato — típicamente un porcentaje del valor restante del contrato, que opera como una pena convencional conforme al Artículo 2117 del CCF. Si el prestador de servicios da por terminado o abandona el contrato sin justificación, el cliente puede reclamar: los costos adicionales para contratar a un prestador de servicios sustituto (sobrecosto de sustitución del prestador); los daños por cualquier falla de equipo ocurrida durante el periodo sin cobertura; y la devolución de cualquier anticipo por servicios aún no prestados. El caso fortuito o la fuerza mayor conforme a los Artículos 2111 y 2112 del CCF pueden excusar el incumplimiento temporal — pero la parte que invoca la fuerza mayor debe dar aviso pronto por escrito y reanudar el cumplimiento cuando el evento de fuerza mayor termine. La insolvencia o la pérdida de la licencia por parte del prestador de servicios no es fuerza mayor y activa el derecho del cliente a la terminación inmediata y a los daños.

Los prestadores profesionales de servicios de mantenimiento en México deben emitir documentación estandarizada después de cada visita de servicio para proteger legalmente a ambas partes y para mantener el historial de mantenimiento exigido por diversas NOM y por los regímenes de inspección regulatoria. La documentación requerida y recomendada incluye: un reporte de servicio (u orden de trabajo completada) firmado tanto por el técnico de servicio como por el representante autorizado del cliente — que especifique la fecha, la hora, la duración, el sistema o equipo atendido, los trabajos realizados, las partes reemplazadas (con números de parte y números de serie), los resultados de las pruebas y las observaciones; una anotación en la bitácora de mantenimiento — para los sistemas regulados como elevadores, sistemas contra incendio e instalaciones eléctricas, las NOM exigen que se mantenga una bitácora de mantenimiento física o electrónica y se ponga a disposición de las autoridades de inspección (Protección Civil, STPS); una factura CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por todo trabajo facturable, emitida a través del sistema CFDI certificado por el SAT — que especifique la descripción del servicio, el precio unitario, el IVA y las condiciones de pago; la documentación de garantía del equipo para las partes reemplazadas — incluidos el certificado de garantía de refacciones y la garantía de mano de obra conforme al Artículo 1804 del CCF sobre obligaciones de garantía. Para el mantenimiento correctivo que implicó reparaciones críticas para la seguridad, se recomienda fuertemente un reporte de inspección post-reparación que demuestre que el sistema reparado cumple los requisitos de seguridad de las NOM antes de volver a ponerlo en servicio.

La subcontratación en los contratos de servicios de mantenimiento en México se rige por la reformada Ley Federal del Trabajo (LFT) Artículos 13 a 15-D y la Ley del Seguro Social (LSS) Artículo 15-A, conforme a su reforma de abril de 2021 (reforma en materia de subcontratación). Con la reforma de 2021 se prohibió el modelo de negocio de provisión de personal (outsourcing de personal) — una empresa no puede contratar a un tercero para que los empleados de ese tercero realicen actividades permanentes de la empresa principal. Sin embargo, los servicios especializados que no forman parte del objeto social o actividad preponderante de la empresa cliente siguen permitidos conforme al Artículo 13 de la LFT, siempre que: el prestador de servicios esté registrado en el REPSE (Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas) que mantiene la STPS; el prestador de servicios demuestre al cliente que sus trabajadores están debidamente registrados ante el IMSS y el INFONAVIT; y el cliente y el prestador de servicios presenten un aviso conjunto anual ante la STPS. Los servicios de mantenimiento — al estar típicamente fuera del negocio principal de la mayoría de los clientes — califican como servicios especializados conforme al Artículo 13 de la LFT cuando son prestados por proveedores registrados en el REPSE. El contrato de mantenimiento debe incluir: la confirmación del número de registro REPSE del prestador de servicios; el derecho del cliente a verificar el registro de los trabajadores ante el IMSS; y las obligaciones conjuntas de cumplimiento conforme al marco de subcontratación. El incumplimiento de los requisitos del REPSE expone tanto al cliente como al prestador de servicios a sanciones del IMSS y de la STPS.

Las garantías de los servicios de mantenimiento y de las partes de reemplazo en México surgen de múltiples fuentes — los términos de garantía expresa del contrato de mantenimiento, las obligaciones de garantía legales conforme a la LFPC y las garantías del fabricante sobre las partes de reemplazo. Conforme a los Artículos 77 a 99 de la LFPC sobre las garantías de productos y servicios, los prestadores de servicios que reemplazan partes o realizan reparaciones tienen una obligación de garantía (garantía de servicio) por los defectos de mano de obra (vicios en la mano de obra) que aparezcan dentro del periodo de garantía — típicamente de 30 a 90 días para la mano de obra y el periodo de garantía del fabricante para las partes. El contrato de mantenimiento debe especificar: el periodo de garantía de mano de obra — el tiempo durante el cual el prestador de servicios regresará a corregir las reparaciones defectuosas sin costo adicional; el periodo de garantía de refacciones — que debe referenciar la garantía original del fabricante y las condiciones para las reclamaciones de garantía; las exclusiones de la garantía — la pérdida de la garantía si el cliente usa el equipo en contra de las instrucciones posteriores a la reparación del prestador de mantenimiento o si terceros manipulan los sistemas reparados. Para las partes originales del fabricante (refacciones originales), las partes tienen la garantía del fabricante que puede subsistir más allá del propio contrato de mantenimiento. Para las partes de reemplazo compatibles (refacciones alternativas compatibles), el prestador de mantenimiento típicamente garantiza la parte directamente por un periodo especificado contractualmente. Conforme al Artículo 92 de la LFPC, el consumidor (cliente) puede presentar una queja ante la PROFECO si el prestador de servicios se niega a honrar las obligaciones de garantía por reparaciones defectuosas dentro del periodo de garantía contratado.