Accordo di Lavoro Agile (Smart Working)

L'Accordo di Lavoro Agile (Smart Working) in Italia è l'atto disciplinato da artt. 18-23 L. 81/2017; art. 2087 c.c.; D.Lgs. 81/2008 (TUSL).

La L. 81/2017 è stata significativamente modificata nella sua applicazione pratica dalla legislazione emergenziale del periodo Covid-19 (D.L. 18/2020 e successivi, poi L. 77/2020): durante l'emergenza, il lavoro agile poteva essere attivato anche senza accordo scritto individuale, in regime di «smart working semplificato». Con il termine dello stato di emergenza (31 marzo 2022), si è tornati al regime ordinario ex artt. 18-23 L. 81/2017, con obbligo di accordo scritto e comunicazione al Ministero del Lavoro. La Cassazione, con sentenza n. 21369/2022, ha precisato che il rifiuto del lavoratore di aderire allo smart working, quando questo è imposto unilateralmente dal datore senza accordo individuale, non può essere considerato causa di licenziamento per giusta causa, salvo che il CCNL applicato non preveda espressamente l'obbligo di flessibilità del luogo di lavoro. Un ulteriore profilo di rilievo riguarda il diritto alla disconnessione: il D.Lgs. 104/2022 (Decreto Trasparenza), recependo la Dir. UE 2019/1152, ha introdotto l'obbligo per il datore di informare il lavoratore sulle modalità di esercizio del diritto alla disconnessione, che deve essere specificamente disciplinato nell'accordo di lavoro agile ai sensi dell'art. 19 co. 1 lett. c) L. 81/2017.

L'Accordo di Lavoro Agile in Italia è necessario ogni volta che datore di lavoro e lavoratore subordinato intendono concordare lo svolgimento della prestazione lavorativa anche al di fuori dei locali aziendali, in modo flessibile e senza una postazione fissa. L'accordo è richiesto nelle seguenti situazioni tipiche: quando il lavoratore richiede di lavorare da casa per una o più giornate alla settimana, coniugando esigenze familiari di cura con gli obblighi lavorativi; quando l'azienda intende adottare un modello ibrido di lavoro (ad esempio, tre giorni in sede e due giorni in smart working) come politica organizzativa strutturale; quando la prestazione riguarda attività intellettuali o digitali (sviluppo software, consulenza, analisi, redazione testi) che non richiedono necessariamente la presenza fisica in azienda. Non è richiesta la forma agile per le trasferte occasionali o per il distacco temporaneo presso il cliente: queste situazioni sono disciplinate da norme diverse. L'accordo va stipulato anche per i lavoratori già assunti che concordino successivamente con il datore il passaggio parziale alla modalità agile: in questo caso si redige un addendum al contratto originario. Alcune categorie di lavoratori hanno un diritto preferenziale all'accordo agile: genitori di figli under 12 e lavoratori con disabilità grave ex L. 104/1992, ai sensi dell'art. 18 c. 3-bis L. 81/2017.

La casistica delle situazioni in cui l'accordo di lavoro agile è necessario si è arricchita con le modifiche introdotte dalla L. 30 dicembre 2021, n. 234 (Legge di Bilancio 2022) e dalla L. 13 luglio 2023, n. 85: i genitori lavoratori con figli under 14 hanno diritto al lavoro agile in via prioritaria, ove compatibile con la natura della mansione, fino al 31 dicembre 2026 (termine prorogato dalla L. 30 dicembre 2023, n. 213). Analoga priorità spetta ai lavoratori con gravi patologie oncologiche o disabilità ex L. 104/1992 art. 3 c. 3. Il rifiuto del datore di concordare il lavoro agile con questi lavoratori prioritari deve essere motivato per iscritto con comprovate ragioni organizzative, tecniche o produttive, a pena di contestazione da parte dell'Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL). Nella prassi delle medie e grandi imprese, i CCNL di categoria (es. CCNL Metalmeccanici Industria, CCNL Chimici Industria, CCNL Studi Professionali) integrano la disciplina legale prevedendo un monte ore massimo settimanale di lavoro agile, procedure di richiesta e criteri di priorità tra i lavoratori richiedenti. L'accordo è altresì necessario in caso di cambio di sede del lavoratore: se il lavoratore trasferisce la propria residenza in altra città senza che ciò impedisca lo svolgimento della prestazione, le parti possono formalizzare con un addendum allo smart working agreement la modalità ibrida che preserva il rapporto di lavoro.

L'Accordo di Lavoro Agile in Italia deve contenere una serie di elementi essenziali previsti dall'art. 19 L. 81/2017 e dal D.Lgs. 104/2022 (Decreto Trasparenza), la cui assenza rende inefficaci le relative clausole o espone il datore a sanzioni dell'Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL). Le parti del contratto devono essere identificate con precisione: datore (ragione sociale, partita IVA, sede, legale rappresentante) e lavoratore (dati anagrafici, codice fiscale, mansioni, CCNL). L'accordo deve indicare: la durata (tempo determinato o indeterminato) e, nel caso di accordo a tempo indeterminato, il preavviso di recesso (minimo 30 giorni; 90 per lavoratori disabili ex L. 68/1999); la ripartizione tra giornate in presenza e giornate in smart working (es. max 3 giorni/settimana in modalità agile); la sede alternativa o le tipologie di luoghi ammissibili per la prestazione esterna (domicilio, spazi di coworking, ecc.); le fasce orarie di reperibilità obbligatoria, con indicazione precisa degli orari, e il diritto alla disconnessione fuori da tali fasce; gli strumenti tecnologici forniti dal datore o di proprietà del lavoratore e le relative responsabilità; le misure di salute e sicurezza applicabili (informativa annuale scritta ex art. 22 L. 81/2017; rinvio al D.Lgs. 81/2008 TUSL); l'informativa sul trattamento dei dati personali ex art. 13 GDPR (Reg. UE 2016/679) e il divieto di uso degli strumenti aziendali per finalità diverse da quelle lavorative. Sul portale forms-legal.com il modello integra automaticamente tutte le clausole obbligatorie, comprese quelle relative alla copertura INAIL ex art. 23 L. 81/2017.

Tra gli elementi più rilevanti da disciplinare con attenzione figura il patto di riservatezza: quando il lavoratore agile accede da remoto ai sistemi aziendali, l'accordo deve prevedere un'apposita clausola di confidenzialità (art. 2105 c.c.) che vieti la divulgazione di dati, processi produttivi e informazioni commerciali acquisiti durante la prestazione esterna. La clausola deve raccordarsi con il documento di valutazione dei rischi informatici redatto dal Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ai sensi del GDPR (Reg. UE 2016/679). Qualora il lavoratore utilizzi dispositivi propri (c.d. BYOD — Bring Your Own Device), il datore deve specificare le condizioni di accesso ai sistemi aziendali, le procedure di cancellazione sicura dei dati in caso di risoluzione del rapporto e le responsabilità per eventuali data breach imputabili all'utilizzo di dispositivi non aziendali. La Corte di Cassazione, Sez. lav., con la sentenza n. 9143/2023, ha ribadito che il potere disciplinare del datore si estende integralmente anche alla prestazione resa in modalità agile: comportamenti scorretti nella gestione dei dati aziendali da remoto possono giustificare il licenziamento disciplinare. L'accordo deve infine prevedere una clausola relativa al trattamento della malattia durante le giornate di smart working: il lavoratore in malattia certificata non può essere obbligato a rendere la prestazione da remoto, e le giornate di malattia non si computano nel monte ore agile fruito. La firma deve avvenire in forma scritta (art. 19 L. 81/2017); l'utilizzo della firma digitale qualificata (FEQ) ai sensi del CAD (D.Lgs. 82/2005) è pienamente valido e anzi raccomandato per i rapporti di lavoro con dipendenti in lavoro agile strutturale.

Per compilare correttamente l'Accordo di Lavoro Agile in Italia, procedere seguendo questi passaggi. Nella sezione dati del datore, inserire la denominazione esatta della società come da visura camerale presso la Camera di Commercio, la partita IVA, la sede legale e il nome del legale rappresentante autorizzato a firmare. Nella sezione dati del lavoratore, indicare nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale e mansioni già previste dal contratto di lavoro originario. Per la ripartizione della prestazione, definire con precisione il numero massimo di giornate settimanali o mensili in modalità agile (es. max 2 giorni/settimana), specificando se le giornate in smart working sono fisse o flessibili a scelta del lavoratore con preavviso. Per le fasce di reperibilità, indicare gli orari esatti (es. lunedì-venerdì 09:00-12:30 e 14:00-17:00) durante i quali il lavoratore è tenuto a rispondere. Per gli strumenti di lavoro, specificare se il laptop, il telefono e le altre attrezzature sono forniti dall'azienda o di proprietà del lavoratore, e descrivere le politiche di utilizzo. Per la durata, scegliere tra accordo a tempo determinato (indicare la scadenza) o indeterminato (con clausola di recesso con preavviso di 30 giorni). Consegnare copia dell'accordo al lavoratore e comunicarlo al Ministero del Lavoro tramite il portale dedicato entro il giorno di decorrenza.

Per la comunicazione al Ministero del Lavoro, accedere al portale servizi.lavoro.gov.it con le credenziali SPID o CIE del legale rappresentante (o del consulente del lavoro delegato). Selezionare la sezione «Smart Working — Comunicazione Obbligatoria» e compilare il modulo con i dati del datore, del lavoratore, la data di decorrenza dell'accordo e la durata (determinata o indeterminata). Allegare copia scansionata dell'accordo firmato in formato PDF/A. La comunicazione va effettuata entro il primo giorno di decorrenza del lavoro agile; in caso di accordo a tempo determinato con proroga, va trasmessa una nuova comunicazione prima della scadenza. Per i lavoratori aventi diritto alla priorità ex L. 234/2021 (figli under 14, disabilità grave), conservare copia della documentazione attestante il diritto (certificato di nascita del figlio, verbale di invalidità INPS) allegando eventualmente all'accordo la dichiarazione del lavoratore. L'informativa annuale ex art. 22 L. 81/2017 deve essere redatta in lingua italiana comprensibile al lavoratore, aggiornata ogni anno e consegnata sia al lavoratore sia al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) per iscritto (via PEC o email aziendale con richiesta di conferma di ricezione). Per gli accordi BYOD, descrivere campo per campo: (a) tipologia dispositivi ammessi; (b) software di sicurezza (VPN, antivirus) che il lavoratore è tenuto a installare; (c) procedure di blocco/reset remoto in caso di smarrimento; (d) rimborso spese connettività — art. 2 D.L. 23 febbraio 2020, n. 9 (convertito L. 77/2020) riconosce il rimborso forfettario concordato tra le parti.

L'Accordo di Lavoro Agile in Italia è soggetto a requisiti normativi specifici la cui inosservanza determina inefficacia delle clausole o sanzioni amministrative da parte dell'Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL). La forma scritta è obbligatoria ai sensi dell'art. 19 L. 81/2017: un accordo verbale è privo di effetti giuridici e il datore non potrà avvalersi delle deroghe previste dalla legge (fasce di reperibilità, disconnessione, responsabilità per strumenti). La comunicazione al Ministero del Lavoro attraverso il portale servizi.lavoro.gov.it è obbligatoria ai sensi del D.M. 149/2020 e successive istruzioni ministeriali; la mancata comunicazione espone il datore a sanzioni amministrative. Il datore deve garantire parità di trattamento economico e normativo al lavoratore agile rispetto ai colleghi in presenza (art. 20 L. 81/2017): eventuali differenze retributive o di carriera sono discriminatorie e impugnabili ai sensi dell'art. 15 L. 300/1970. L'informativa annuale sulla salute e sicurezza (art. 22 L. 81/2017) deve essere consegnata per iscritto al lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) prima dell'avvio della prestazione agile. Il lavoratore in smart working è coperto da assicurazione INAIL ex art. 23 L. 81/2017 anche per gli infortuni avvenuti durante la prestazione resa all'esterno, purché in connessione causale con l'attività lavorativa.

Un profilo normativo spesso trascurato riguarda il regime fiscale del rimborso spese per lavoro agile. Il rimborso forfettario delle spese di connettività e dell'utilizzo di spazi lavorativi propri è esente da contribuzione previdenziale INPS e da tassazione IRPEF, entro i limiti fissati dai contratti collettivi o dai regolamenti aziendali, ai sensi dell'art. 51 c. 4 del TUIR (D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917), che esclude dalla base imponibile le somme erogate a titolo di rimborso spese analiticamente documentate. Per i lavoratori trasfrontalieri (frontalieri italo-svizzeri o italo-francesi), l'accordo di smart working deve tenere conto delle disposizioni contenute negli accordi fiscali bilaterali — in particolare il Nuovo Accordo Italia-Svizzera sui frontalieri del 23 dicembre 2020, che prevede che le giornate di lavoro agile svolte in Italia non pregiudichino lo status di frontaliere se contenute nei limiti concordati (25% dell'orario di lavoro). Il D.Lgs. 104/2022, recependo la Dir. UE 2019/1152 sulla trasparenza delle condizioni di lavoro, ha imposto al datore l'obbligo di comunicare per iscritto al lavoratore le modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo anche nella modalità agile (art. 1-bis D.Lgs. 26 maggio 1997, n. 152): le sanzioni per omissione vanno da €250 a €1.500 per lavoratore. La Corte di Cassazione, Sez. lav., con la sentenza n. 9143/2023, ha altresì chiarito che la mancata consegna dell'informativa sulla sicurezza (art. 22 L. 81/2017) costituisce inadempimento degli obblighi datoriali ex D.Lgs. 81/2008 e può determinare la responsabilità civile del datore in caso di infortunio del lavoratore agile.

L'Accordo di Lavoro Agile in Italia presenta insidie ricorrenti che espongono il datore a contestazioni dell'Ispettorato Territoriale del Lavoro e a richieste risarcitorie del lavoratore. L'errore più frequente è l'omissione dell'accordo scritto: molti datori consentono informalmente ai dipendenti di lavorare da casa senza formalizzare l'accordo ex art. 19 L. 81/2017, esponendosi a contestazioni in caso di infortunio del lavoratore (negazione della copertura INAIL). Un secondo errore è la mancata comunicazione al Ministero del Lavoro tramite il portale dedicato: questa formalità è obbligatoria e la sua omissione comporta sanzioni amministrative. Molti accordi omettono la definizione precisa delle fasce di reperibilità, lasciandole indeterminate o facendo rinvio generico all'orario aziendale: in questo modo il diritto alla disconnessione rimane privo di tutela concreta. Un errore diffuso riguarda gli strumenti di lavoro: quando il lavoratore utilizza strumenti propri (BYOD — Bring Your Own Device), l'accordo deve disciplinare le responsabilità in caso di violazione dei dati aziendali e il rimborso dei costi, ai sensi dell'art. 19 c. 1 L. 81/2017. Va evitato di inserire clausole che subordinino il diritto alla disconnessione a un'autorizzazione preventiva del datore: queste clausole sono contrarie allo spirito della L. 81/2017. Infine, l'omessa consegna dell'informativa annuale sulla salute e sicurezza (art. 22 L. 81/2017) configura inadempimento degli obblighi datoriali ex D.Lgs. 81/2008 (TUSL), con possibili sanzioni penali-amministrative dell'ITL.

7. Non disciplinare il regime BYOD nell'accordo. Quando il lavoratore usa il proprio dispositivo, l'assenza di clausole su antivirus obbligatorio, VPN aziendale, divieto di uso promiscuo e procedura di remote wipe in caso di smarrimento espone l'azienda a violazioni del GDPR (Reg. UE 2016/679) con sanzioni fino al 4% del fatturato mondiale annuo inflitte dal Garante per la protezione dei dati personali. L'accordo deve elencare le misure di sicurezza minime richieste e i rimborsi forfettari concordati.

8. Omettere la clausola sulla malattia durante le giornate di smart working. Numerosi datori presumono che il lavoratore malato in smart working possa comunque rendere la prestazione da remoto: questa prassi contraddice l'art. 38 Cost. e l'art. 2110 c.c. (infortunio, malattia, gravidanza). La malattia certificata sospende l'obbligazione lavorativa anche in modalità agile; le giornate di malattia non si sottraggono al monte ore agile concordato. L'Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL) sanziona questa prassi come elusione dei diritti del lavoratore.

9. Non aggiornare l'accordo dopo modifiche organizzative. Se l'azienda cambia sede, il lavoratore cambia mansioni, oppure il CCNL viene rinnovato con disposizioni diverse sul lavoro agile, l'accordo originario deve essere rinegoziato e ridocumentato con un addendum scritto. L'accordo statico non aggiornato può risultare difforme rispetto al CCNL vigente al momento del controllo dell'ITL, con conseguente inefficacia delle clausole difformi.

10. Ignorare il regime speciale per i lavoratori frontalieri. Datori con lavoratori domiciliati in Svizzera o Francia che prestano attività agile dall'estero devono verificare le implicazioni fiscali e previdenziali degli accordi bilaterali: il superamento della soglia del 25% dell'orario in modalità agile dall'estero può far perdere lo status di frontaliere, con conseguenze sull'assoggettamento previdenziale INPS e sulla tassazione IRPEF in Italia. Consultare preventivamente un consulente del lavoro e/o commercialista esperto di fiscalità internazionale prima di sottoscrivere accordi di smart working con lavoratori transfrontalieri.