Demande de Permis Unique (Single Permit) — Belgique

La Demande de Permis Unique (Single Permit) en Belgique est régie par Directive UE 2011/98 relative à une procédure de demande unique et permet de déclarer formellement la situation requise auprès de l'autorité belge compétente.

Avant l'introduction du permis unique, les ressortissants de pays tiers souhaitant travailler en Belgique devaient effectuer deux démarches administratives distinctes et parallèles : d'une part, une demande de permis de travail auprès du service régional de l'emploi compétent (relevant des Régions depuis la sixième réforme de l'État de 2014 : ACTIRIS/Bruxelles Économie et Emploi pour Bruxelles, Direction de l'Emploi pour la Wallonie, Departement Werk en Economie pour la Flandre), et d'autre part, une demande de titre de séjour auprès de l'Office des Étrangers (OE, SPF Intérieur). Le permis unique fusionne ces deux procédures en une seule demande, instruisant simultanément l'autorisation de travailler (compétence régionale) et l'autorisation de séjourner (compétence fédérale).

La demande de permis unique est introduite par l'employeur belge auprès du service régional compétent, qui agit comme guichet unique. Le service régional instruite la partie travail de la demande et transmet la partie séjour à l'Office des Étrangers pour instruction. Une décision unique est finalement prise par le service régional après consultation de l'Office des Étrangers. Le permis unique est matérialisé par une carte de séjour électronique mentionnant l'accès au marché du travail.

Le permis unique est destiné à la grande majorité des travailleurs salariés ressortissants de pays tiers souhaitant exercer une activité professionnelle en Belgique. Des régimes spéciaux distincts subsistent pour certaines catégories : la Carte bleue européenne (European Blue Card) pour les travailleurs hautement qualifiés (art. 61/6 Loi du 15/12/1980 et section spécifique de l'AR du 21/04/2019), le détachement intra-entreprise (ICT — Directive 2014/66/UE, transposée par AR du 18 octobre 2017), les chercheurs scientifiques (Directive 2016/801/UE, transposée par Loi du 21 novembre 2017), les travailleurs saisonniers (régime spécifique pour séjours inférieurs à 90 jours).

L'employeur qui souhaite engager un ressortissant tiers sous permis unique doit respecter plusieurs obligations préalables : être enregistré à la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises / Kruispuntbank van Ondernemingen), être à jour de ses cotisations sociales auprès de l'ONSS (Office National de la Sécurité Sociale / Rijksdienst voor Sociale Zekerheid), respecter les conditions de rémunération et de travail fixées par la commission paritaire du secteur, et satisfaire à la condition de marché de l'emploi (preuve de recherche préalable infructueuse de main-d'œuvre belge/européenne, sauf pour les fonctions en pénurie ou les hauts salaires).

Le permis unique offre au travailleur ressortissant tiers des droits étendus : le droit de résider et travailler en Belgique pour l'employeur mentionné sur le titre, le droit à l'égalité de traitement avec les travailleurs belges pour les conditions de travail, de rémunération et de sécurité sociale (conformément à l'article 12 de la Directive 2011/98/UE), le droit à la libre circulation dans l'espace Schengen pour des séjours de courte durée (moins de 90 jours), et le droit au regroupement familial après un an de détention du permis unique sous conditions.

Le permis unique est la procédure standard applicable dans la grande majorité des situations d'embauche d'un ressortissant de pays tiers en Belgique depuis 2019.

Embauche d'un nouveau salarié ressortissant d'un pays tiers. Depuis l'entrée en vigueur de l'AR du 21 avril 2019, le permis unique est la voie principale pour tout employeur belge souhaitant engager un ressortissant hors UE/EEE pour une activité salariée d'une durée supérieure à 90 jours. La demande doit être introduite par l'employeur avant que le travailleur ne commence à exercer son activité, et le travailleur doit être en possession du permis unique (ou d'une autorisation provisoire délivrée pendant l'instruction) avant de prendre ses fonctions.

Travailleur hors UE actuellement à l'étranger souhaitant travailler en Belgique. L'employeur belge qui souhaite recruter un candidat résidant à l'étranger doit introduire la demande de permis unique depuis la Belgique. Une fois le permis accordé, le travailleur peut demander un visa D auprès de l'ambassade belge dans son pays de résidence pour entrer en Belgique et y exercer son activité. Le visa D est délivré sur présentation de la décision d'autorisation du permis unique.

Travailleur hors UE déjà présent légalement en Belgique sous un autre statut. Un ressortissant tiers déjà présent légalement en Belgique sous un autre statut de séjour (visiteur, étudiant, demandeur de protection internationale en phase d'instruction) peut dans certaines conditions demander un permis unique sans quitter le territoire, sous réserve de satisfaire aux conditions légales et que son statut actuel soit régulier au moment de la demande.

Renouvellement d'un permis unique arrivant à expiration. Le permis unique est délivré pour une durée limitée (en principe 1 an renouvelable pour les CDI, ou la durée du CDD). Le renouvellement doit être demandé par l'employeur avant l'expiration du permis actuel. Pour le renouvellement, les conditions de marché de l'emploi et les démarches de recherche préalable de candidats belges/européens ne sont généralement plus requises si la situation est inchangée.

Carte bleue européenne pour travailleurs hautement qualifiés. Le sous-régime de la Carte bleue européenne (European Blue Card) est une variante du permis unique destinée aux travailleurs hautement qualifiés (titulaires d'un diplôme d'enseignement supérieur ou expérience professionnelle équivalente) embauchés à un salaire brut annuel dépassant 1,5 fois le salaire annuel brut moyen en Belgique. La Carte bleue offre une mobilité intra-UE facilitée et une procédure d'instruction accélérée. La demande est introduite selon la même procédure que le permis unique standard mais via le formulaire spécifique Blue Card.

Détachement intra-entreprise (ICT). Un ressortissant tiers employé par une entreprise établie hors UE et temporairement transféré dans l'entité belge du même groupe (filiale, succursale, siège social) pour plus de 90 jours peut demander un permis ICT (Intracompany Transfer) en vertu de la Directive 2014/66/UE transposée par AR du 18 octobre 2017. Le permis ICT est distinct du permis unique standard mais suit une procédure similaire de demande unique combinant autorisation de travail et titre de séjour.

Travailleur saisonnier pour une durée supérieure à 90 jours. Les travailleurs saisonniers des secteurs agricole, horticole ou touristique dont la mission en Belgique dépasse 90 jours doivent également obtenir un permis unique saisonnier. Des procédures simplifiées existent pour les secteurs en pénurie saisonnière, avec des délais d'instruction accélérés.

La demande de permis unique repose sur plusieurs éléments fondamentaux à réunir par l'employeur et le travailleur.

Dossier complet de l'employeur. L'employeur fournit : la dénomination sociale et le numéro BCE de l'entreprise, l'extrait d'inscription à la BCE (moins de 3 mois), la description précise du poste (intitulé, code ISCO/ROME, niveau de qualification CEC, lieu de travail, régime horaire), le salaire brut proposé conforme aux barèmes de la commission paritaire, l'attestation ONSS certifiant la régularité des cotisations sociales, et la preuve de respect de la réglementation sur le bien-être au travail (affiliation à un Service externe de Prévention et Protection — SEPP agréé par le SPF Emploi). L'employeur est le demandeur principal et assume la responsabilité légale du dossier.

Preuve de la condition de marché de l'emploi ou exemption applicable. Sauf si la fonction est inscrite sur la liste des métiers en pénurie publiée par la Région compétente (ACTIRIS, FOREM, VDAB), ou si le salaire proposé dépasse le seuil de dispense (généralement 40 000 à 50 000 € brut annuel selon la Région et le niveau de qualification), l'employeur doit prouver qu'il a vainement recherché un candidat adéquat sur le marché de l'emploi belge et européen. Les preuves acceptées comprennent les annonces publiées sur les portails ACTIRIS/FOREM/VDAB, les offres sur les sites de recrutement en ligne, et les réponses (ou l'absence de réponses qualifiées) reçues dans un délai de 4 semaines minimum.

Dossier complet du travailleur étranger. Le travailleur fournit : la copie du passeport en cours de validité, les diplômes et certifications professionnelles (avec traduction assermentée par un traducteur assermenté belge et, le cas échéant, évaluation de NARIC Belgique pour les diplômes hors UE), le curriculum vitae détaillé, les attestations d'expérience professionnelle pertinentes, le casier judiciaire du pays d'origine (apostillé et traduit, de moins de 6 mois). Pour les professions réglementées en Belgique (médecins, avocats, architectes, experts-comptables), la reconnaissance formelle du diplôme étranger par l'autorité compétente est obligatoire avant la demande de permis.

Contrat de travail ou offre d'emploi ferme et signée. La demande de permis unique doit être accompagnée d'un contrat de travail signé par l'employeur et le travailleur, ou d'une offre d'emploi ferme et détaillée précisant au minimum : l'intitulé du poste, la durée (CDI ou durée du CDD), le salaire brut, le lieu de travail, le régime horaire, les avantages en nature éventuels, et la date de prise de fonction envisagée. Le contrat doit être conforme à la convention collective du secteur applicable. forms-legal.com propose le modèle de contrat de travail belge conforme à la Loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail.

Assurance maladie et couverture sociale. Le travailleur doit être couvert par l'assurance maladie-invalidité belge (affiliation à une mutuelle belge reconnue par l'INAMI : Mutualité chrétienne/MC, Solidaris, OZ, Mutualité libérale, Mutualité neutre, MLOZ) dès le premier jour de travail. L'affiliation se fait via l'employeur (via l'ONSS) pour les travailleurs salariés. Une couverture médicale provisoire (assurance maladie de voyage ou assurance internationale) est recommandée pour la période d'instruction de la demande.

Respect des barèmes salariaux de la commission paritaire. Le salaire brut proposé dans la demande de permis unique doit être conforme aux barèmes minimaux de la commission paritaire (CP) compétente pour le secteur d'activité de l'employeur. En Belgique, plus de 150 commissions paritaires fixent des barèmes minimaux par secteur et par niveau de qualification. Le non-respect des barèmes constitue une infraction aux conventions collectives de travail applicables et un motif de refus de la demande de permis unique.

La procédure de demande de permis unique en Belgique est structurée et centralisée depuis 2019. Voici les étapes pratiques.

Étape 1 - Identifier le service régional compétent. Le service compétent pour recevoir la demande dépend du lieu d'établissement principal de l'employeur ou du lieu d'exécution du travail : ACTIRIS (Bruxelles — permis de travail) pour les employeurs établis ou travaillant principalement en Région de Bruxelles-Capitale ; Direction générale de l'Emploi du Service public de Wallonie (SPW) pour les employeurs wallons ; Departement Werk en Economie (Agentschap Dienstverlening) pour les employeurs flamands.

Étape 2 - Constituer le dossier complet avant le dépôt. Rassembler l'intégralité des pièces requises avant de déposer la demande. Un dossier incomplet entraîne une demande de complément et suspend les délais d'instruction. Le dossier type comprend : formulaire de demande officiel complété et signé par l'employeur, copie du passeport du travailleur (pages biométrique et tampons), diplômes traduits et évalués, preuve de recherche de main-d'œuvre, attestation ONSS, contrat de travail ou offre d'emploi, curriculum vitae du travailleur, photos d'identité.

Étape 3 - Dépôt de la demande auprès du service régional. La demande complète est déposée auprès du service régional compétent, par voie électronique (portail en ligne dédié selon la Région) ou par voie postale (recommandé avec accusé de réception). Le service régional délivre un accusé de réception du dossier. À partir de la réception du dossier complet, le délai légal d'instruction de 90 jours commence à courir (conformément à la Directive 2011/98/UE).

Étape 4 - Instruction par le service régional et l'Office des Étrangers. Le service régional instruite la partie « autorisation de travail » de la demande et transmet simultanément le dossier à l'Office des Étrangers pour l'instruction de la partie « titre de séjour ». Les deux parties échangent les informations nécessaires. En cas de questions ou de pièces manquantes, un courrier est adressé à l'employeur dans les 15 premiers jours.

Étape 5 - Décision et notification. Le service régional notifie la décision finale à l'employeur dans le délai de 90 jours. En cas de décision favorable, le travailleur est informé de la décision et peut demander un visa D à l'ambassade belge s'il est à l'étranger, ou régulariser sa situation de séjour à la commune s'il est déjà en Belgique. La commune délivre ensuite la carte de séjour électronique avec mention de l'autorisation de travail.

Étape 6 - DIMONA le premier jour de travail. Dès le premier jour de travail, l'employeur effectue obligatoirement la déclaration DIMONA auprès de l'ONSS via le portail électronique de la Sécurité sociale belge. La DIMONA « IN » enregistre le début de la relation de travail ; la DIMONA « OUT » enregistre la fin. L'absence de DIMONA constitue une infraction autonome du Code pénal social indépendamment du permis unique.

Étape 7 - Renouvellement avant expiration. L'employeur doit introduire la demande de renouvellement du permis unique avant son expiration, au minimum 3 semaines avant la date d'expiration (6 semaines recommandées en pratique pour anticiper les délais administratifs). Pour le renouvellement, la condition de recherche préalable de main-d'œuvre est généralement supprimée si la relation de travail et les conditions d'emploi sont inchangées.

Le cadre légal du permis unique repose sur plusieurs textes de droit européen et belge.

Directive UE 2011/98 — Procédure unique. La Directive 2011/98/UE du Parlement européen et du Conseil du 13 décembre 2011 établit le principe de la procédure de demande unique et du titre unique combinant autorisation de résider et de travailler pour les ressortissants de pays tiers dans l'Union européenne. L'article 12 de la Directive prévoit l'égalité de traitement entre les titulaires du permis unique et les ressortissants nationaux pour les conditions de travail, la rémunération, les cotisations sociales, l'accès aux services publics et à la formation. La Directive impose aux États membres un délai d'instruction maximal de 90 jours pour les demandes complètes.

Arrêté royal du 21 avril 2019. L'AR du 21/04/2019 transpose la Directive 2011/98/UE en droit belge et institue la procédure de demande unique. Il précise les compétences respectives des services régionaux (instruction de la partie travail) et de l'Office des Étrangers (instruction de la partie séjour), les délais d'instruction, les motifs de refus, les conditions de renouvellement, et les catégories de travailleurs soumises à des régimes spéciaux (Blue Card, ICT, chercheurs, saisonniers). L'AR abroge et remplace les dispositions antérieures de l'AR du 9 juin 1999 pour les nouvelles demandes relevant du champ d'application du permis unique.

Droit à l'égalité de traitement (art. 12 Directive 2011/98/UE). Les titulaires du permis unique bénéficient du droit à l'égalité de traitement avec les travailleurs ressortissants nationaux pour : les conditions de travail et d'emploi (salaire, heures, congés, sécurité), les cotisations à la sécurité sociale et les prestations correspondantes, l'accès à l'éducation et à la formation professionnelle, la reconnaissance des diplômes, l'accès aux biens et services publics, et les avantages fiscaux. Ce droit à l'égalité de traitement est directement applicable en Belgique et peut être invoqué devant le Tribunal du travail en cas de violation.

Tribu du travail et Conseil du Contentieux des Étrangers. Les litiges relatifs aux conditions d'emploi, à la rémunération et aux cotisations sociales des titulaires du permis unique relèvent du Tribunal du travail (art. 578 Code judiciaire). Les recours contre les décisions de refus ou de retrait du permis unique (partie séjour) relèvent du Conseil du Contentieux des Étrangers (CCE) dans un délai de 30 jours. Les recours contre les décisions du service régional sur la partie travail relèvent de la juridiction administrative compétente selon la Région.

Les demandes de permis unique en Belgique présentent des pièges spécifiques liés à la procédure unifiée.

Erreur 1 - Méconnaissance de la séparation des compétences régionales. La procédure de permis unique est instruite par les services régionaux selon le lieu d'établissement de l'employeur, pas selon le lieu de résidence du travailleur. Un employeur bruxellois dont un travailleur résiderait en Wallonie doit déposer la demande auprès d'ACTIRIS (Bruxelles). Déposer la demande auprès du mauvais service régional entraîne un renvoi vers le service compétent et la perte du temps d'instruction déjà écoulé.

Erreur 2 - Omission de la preuve de recherche préalable de main-d'œuvre. Pour les fonctions ne figurant pas sur la liste des métiers en pénurie, l'employeur doit prouver qu'il a recherché un candidat adéquat sur le marché de l'emploi belge et européen avant de recruter un ressortissant tiers. Omettre cette preuve est le motif de refus le plus fréquent. Publier l'offre d'emploi sur les plateformes ACTIRIS/FOREM/VDAB au moins 4 semaines avant le dépôt et conserver les preuves de publication et les réponses reçues.

Erreur 3 - Diplômes étrangers non évalués par NARIC Belgique. Pour les ressortissants tiers titulaires de diplômes délivrés hors UE, une évaluation par NARIC Belgique (Centre national d'information sur la reconnaissance académique) peut être requise pour établir l'équivalence du diplôme avec les niveaux belges/européens. Omettre cette évaluation pour les postes nécessitant un niveau de qualification précis peut entraîner le refus ou le retard de la demande.

Erreur 4 - Salaire proposé inférieur au barème de la commission paritaire. Le salaire brut proposé dans la demande doit être au moins égal au barème minimal de la commission paritaire applicable au secteur et au niveau de qualification. Un salaire inférieur constitue un motif de refus de la demande de permis unique et potentiellement une infraction aux conventions collectives de travail. Vérifier le barème applicable auprès du SPF Emploi ou des organisations professionnelles du secteur avant de rédiger l'offre d'emploi.

Erreur 5 - Ne pas distinguer permis unique et permis B pour les situations transitoires. Depuis 2019, le permis unique est la procédure standard pour les nouvelles embauches. Certaines situations spécifiques relèvent encore d'autres procédures (détachement ICT, chercheurs, travailleurs saisonniers inférieurs à 90 jours). Confondre les procédures peut conduire à déposer une demande selon le mauvais régime, avec refus ou retard à la clé.

Erreur 6 - Commencer à travailler avant la décision sans autorisation provisoire. Pendant l'instruction du permis unique (délai maximal de 90 jours), le travailleur ne peut pas commencer à travailler sauf si le service régional a délivré une autorisation provisoire de travail. Faire commencer le travailleur pendant l'instruction sans autorisation provisoire constitue une occupation sans autorisation, sanctionnée par le Code pénal social.

Erreur 7 - Mauvaise gestion de la fin du permis unique en cas de licenciement. En cas de fin prématurée de la relation de travail (licenciement ou démission), l'employeur est tenu d'en informer immédiatement le service régional qui a accordé le permis unique. Le permis unique est lié à l'employeur ; sa validité peut être remise en cause par la fin de la relation de travail. Le travailleur doit obtenir un nouveau permis unique avec un nouvel employeur ou quitter le territoire belge si aucune nouvelle situation régulière ne peut être trouvée.