Cotejo de Documentos Notarial México (Ley del Notariado)
RAZÓN DE COTEJO NOTARIAL
Cotejo de Documentos — Ley del Notariado aplicable
I. DATOS DEL NOTARIO AUTORIZANTE
Notario Público: [Notary Name]
Entidad Federativa: [Notary State]
Fecha del Cotejo: [Certification Date]
II. DATOS DEL SOLICITANTE
Nombre: [Requester Name]
CURP: [Requester CURP]
RFC: [Requester RFC]
Identificación Oficial: [Requester ID]
Domicilio: [Requester Address]
III. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO COTEJADO
Tipo de Documento: [Document Type]
Descripción: [Document Description]
Número de páginas: [Number of Pages]
Referencia de Protocolo: [Protocolo Reference]
IV. RAZÓN DE COTEJO
El suscrito Notario Público certifica que en la fecha indicada compareció ante su fe el C. [Requester Name], quien presentó el original del documento descrito, mismo que fue comparado (cotejado) con la copia que acompaña al presente instrumento, resultando ser fiel y exacta reproducción del original en todas sus partes, hojas y páginas. El original fue devuelto en este mismo acto al interesado.
Destino del cotejo: [Certification Purpose]
La presente razón de cotejo se extiende a petición del compareciente para los usos legales a que haya lugar.
AUTORIZACIÓN NOTARIAL
[Notary Name]
[Notary State], a [Certification Date]
Firma y Sello Notarial: _________________________
Notario Público
________________
Signature
Solicitante (Requesting Party)
________________
Signature
Qué es Cotejo de Documentos Notarial México (Ley del Notariado)
El Cotejo de Documentos Notarial en México es un acto oficial que realiza un Notario Público en el que compara una copia de un documento contra el original presentado por el solicitante, verifica que la copia reproduce de manera fiel y completa el original y certifica ese hecho mediante una razón de cotejo incorporada al Protocolo Notarial o expedida como una razón notarial separada al pie de la copia. El cotejo notarial confiere fe pública notarial a la copia certificada, lo que la hace legalmente equivalente a una copia certificada para su presentación ante las autoridades de gobierno, los tribunales, las instituciones financieras y cualquier tercero que requiera la autenticación documental conforme al derecho mexicano.
El fundamento legal del cotejo notarial deriva de la Ley del Notariado de cada una de las 32 entidades federativas de México: la Ley del Notariado federal aplica solo a los actos notariales en territorios federales, mientras que cada entidad y la Ciudad de México mantiene su propia ley que rige la autoridad, los deberes y los procedimientos de los notarios dentro de su jurisdicción. La Ley del Notariado del Distrito Federal (hoy Ciudad de México), como uno de los modelos más influyentes, dedica disposiciones específicas a la certificación de copias (cotejo y certificación de documentos) y establece que el Notario Público puede certificar copias de cualquier documento original presentado por una parte, incluidos los documentos oficiales, los contratos, los documentos de identidad, los instrumentos corporativos y los registros judiciales. Existen disposiciones equivalentes en las Leyes del Notariado de todas las entidades, incluidas la Ley del Notariado del Estado de Jalisco, la Ley del Notariado del Estado de Nuevo León y otras.
El cotejo notarial es distinto de la apostilla (Apostilla conforme a la Convención de La Haya de 1961) y de la legalización (legalización consular): el cotejo certifica que una copia coincide con un original, mientras que la apostilla o la legalización autentican la firma y el sello del funcionario certificador para su uso internacional. Para el uso internacional de las copias certificadas, un documento que lleva un cotejo notarial puede requerir una apostilla adicional de la Secretaría de Gobernación (SG) o de la autoridad del gobierno estatal designada conforme a la normativa de la apostilla, o la legalización a través de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) si el país de destino no es signatario de la Convención de La Haya.
La práctica mexicana distingue entre dos formas de certificación notarial de copias: (i) el cotejo simple, en el que el notario anota en la copia que coincide con el original que vio en una fecha específica, apropiado para un uso administrativo por única vez; y (ii) la copia certificada o traslado notarial, en el que el notario reproduce todo el documento original en el Protocolo Notarial y expide copias certificadas a partir de ese registro del protocolo, las cuales tienen la misma fuerza legal que el original y pueden usarse de manera indefinida. El traslado notarial es la forma apropiada para los instrumentos permanentes, como las escrituras, los poderes y las actas constitutivas.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el Registro Público de Comercio, los Registros Públicos de la Propiedad estatales, la Secretaría de Educación Pública (SEP), las autoridades migratorias (INM) y prácticamente todos los órganos judiciales de México aceptan las copias certificadas notariales como la forma estándar de autenticación documental para los procedimientos legales y los trámites administrativos.
Cuándo necesitas Cotejo de Documentos Notarial México (Ley del Notariado)
El Cotejo de Documentos Notarial en México se necesita siempre que un documento original debe presentarse ante una autoridad o un tercero pero el original no puede entregarse, o cuando una copia debe adquirir una fuerza legal vinculante equivalente a la del original conforme al derecho mexicano.
El cotejo notarial se requiere para las operaciones inmobiliarias: cuando un propietario necesita demostrar la propiedad mediante una copia certificada de la escritura pública de una operación anterior, el Registro Público de la Propiedad exige una copia certificada notarial de la escritura existente antes de registrar una nueva operación. De igual forma, los acreedores hipotecarios (instituciones de crédito) exigen copias certificadas de las escrituras de propiedad existentes, los permisos (licencias de construcción) y las constancias fiscales antes de procesar un crédito inmobiliario.
El documento se necesita para los procedimientos corporativos ante el Registro Público de Comercio (RPC): la inscripción de nuevos actos corporativos (actas de asamblea), las modificaciones de los estatutos sociales y los cambios de funcionarios corporativos requieren copias certificadas de las actas notariales subyacentes. La Secretaría de Economía y diversos reguladores federales y estatales exigen copias certificadas de las actas constitutivas y de los instrumentos de poder.
Para los procedimientos migratorios ante el Instituto Nacional de Migración (INM), las copias certificadas de las actas de nacimiento, las actas de matrimonio, los títulos académicos, los contratos de trabajo y los documentos corporativos son requisitos estándar para las solicitudes de residencia (residencia temporal y permanente) y de naturalización. El INM por lo general exige que los documentos extranjeros estén apostillados y acompañados de una traducción al español certificada notarialmente.
El cotejo notarial se requiere para los procedimientos judiciales: el derecho procesal mexicano (el Código Federal de Procedimientos Civiles y los códigos estatales) exige que la prueba documental que se presenta en los procedimientos civiles, mercantiles y administrativos sea el original o una copia certificada con autenticación notarial o judicial. Los tribunales que tramitan juicios ejecutivos mercantiles, juicios de amparo y procedimientos sucesorios suelen requerir copias certificadas notariales de las escrituras, los contratos y los documentos del registro civil.
Para el registro ante el SAT y los procedimientos fiscales, el Servicio de Administración Tributaria exige copias certificadas de los documentos de identidad, los instrumentos constitutivos y las escrituras de propiedad inmobiliaria para las actualizaciones del registro de RFC, las presentaciones de los grandes contribuyentes y los procedimientos de controversia ante la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON). Las instituciones académicas, los órganos de licencias profesionales (la cédula profesional de la SEP) y las autoridades de salud también exigen copias certificadas notariales de las credenciales académicas y los documentos de identidad.
Qué incluir en tu Cotejo de Documentos Notarial México (Ley del Notariado)
Un Cotejo de Documentos Notarial en México válido conforme a la Ley del Notariado estatal aplicable debe contener los siguientes elementos esenciales para surtir efectos legales y ser aceptado por las autoridades y los tribunales mexicanos.
Identificación del notario: el nombre completo, el número de la notaría (por ejemplo, Notaría Pública No. 45) y la entidad federativa del Notario Público que realiza la certificación. El número de cédula profesional del notario y su membresía en el Colegio de Notarios correspondiente deben poder verificarse. Solo un Notario Público en ejercicio activo con una patente notarial vigente expedida por el gobierno estatal puede expedir un cotejo notarial legalmente eficaz.
Identificación del solicitante: el nombre legal completo, la CURP, el RFC, el número de identificación oficial (INE/IFE, pasaporte o tarjeta de residencia) y el domicilio de la persona que presenta el documento original para su certificación. Si el solicitante actúa a través de un representante, debe constar el poder notarial que autoriza la representación.
Descripción del documento original: una descripción completa y precisa del documento original presentado, incluidos: el tipo de documento (por ejemplo, escritura pública, contrato, título de propiedad, acta de nacimiento, cédula profesional, estado de cuenta bancaria); la autoridad emisora o las partes; la fecha de expedición; cualquier folio, expediente o número de registro; el número total de páginas; y cualquier característica de identificación, como sellos oficiales, firmas o elementos de seguridad.
Razón de cotejo: la declaración del notario de que la copia ha sido cotejada contra el original presentado por el solicitante en una fecha determinada en la notaría, de que la copia reproduce de manera fiel el original en su totalidad y de que el original ha sido devuelto al solicitante. La razón de cotejo debe estar fechada y debe especificar si la certificación abarca todas las páginas o una parte específica.
Sello y firma notarial: la firma autógrafa del Notario Público y el sello notarial oficial estampados en cada página de la copia certificada o en una razón de certificación adjunta al documento. El sello debe estar vigente y llevar el número del notario y su jurisdicción estatal. Algunas entidades exigen que el sello se estampe con una tinta notarial especial o que sea un sello en seco para evitar su reproducción.
Referencia al Protocolo: cuando el cotejo se asienta en el Protocolo Notarial (requerido para los traslados notariales), deben señalarse en la copia certificada el número del instrumento (número de escritura o número de acta notarial) y el tomo y la foja del Protocolo donde se asienta la certificación.
Declaración de la finalidad: muchos notarios y autoridades receptoras requieren una manifestación de la finalidad específica para la que se usará la copia certificada (por ejemplo, «para presentación ante el Registro Público de la Propiedad de la Ciudad de México» o «para el trámite de residencia permanente ante el INM»), lo que ayuda a establecer el alcance de la certificación y es relevante para determinar el arancel notarial aplicable.
Autoridad y jurisdicción legal: cada Notario Público deriva su autoridad de certificación de la patente notarial expedida por el gobierno estatal conforme a la Ley del Notariado aplicable; por ejemplo, el artículo 100 de la Ley del Notariado del Distrito Federal rige el procedimiento de cotejo en la Ciudad de México, mientras que el artículo 97 de la Ley del Notariado del Estado de Jalisco rige los procedimientos equivalentes en esa entidad. Conforme al artículo 128 de la Ley del Notariado del Distrito Federal, las copias certificadas tienen valor probatorio pleno ante los tribunales mexicanos. El Protocolo Notarial del notario, llevado conforme al artículo 55 de la Ley del Notariado, preserva de manera permanente el registro de todas las certificaciones.
Forms-legal.com proporciona esta plantilla de Cotejo de Documentos Notarial en México como una guía de preparación y referencia. Un cotejo notarial debe realizarlo un Notario Público; consulte el Colegio de Notarios de la entidad correspondiente para localizar a un notario, o acuda a la oficina del notario en persona con los documentos originales y una identificación oficial para el servicio de certificación del mismo día o del día siguiente.
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Forms Legal. (2026). Cotejo de Documentos Notarial México (Ley del Notariado) (México) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/es/mexico/government/notarized/cotejo-documentos-notarial-mexico
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}Preguntas Frecuentes
Ambos términos se relacionan con la autenticación notarial de copias de documentos, pero son técnicamente distintos. Un cotejo notarial (literalmente 'comparación notarial') es el acto del Notario Público de comparar una copia contra un original y certificar su concordancia — la nota de certificación (razón de cotejo) típicamente se agrega directamente a la copia, y el original se devuelve a la parte solicitante. El cotejo es apropiado para un uso único ante una autoridad específica y para documentos que no necesitarán copias certificadas de manera repetida. Una copia certificada, en cambio, se expide de un documento que ha sido transcrito (trasladado) al Protocolo Notarial — el notario reproduce el documento completo dentro del registro notarial y puede entonces expedir tantas copias certificadas como se necesiten de ese registro, cada una con la misma fuerza legal que el original. Las copias certificadas de los registros del protocolo son la forma estándar para: las escrituras públicas (escrituras de propiedad, poderes, instrumentos corporativos) porque el original siempre se conserva en el Protocolo; las actas de nacimiento y los documentos del registro civil cuando el registro original debe preservarse; y cualquier documento donde la parte solicitante prevea necesitar varias copias certificadas con el tiempo. Para un documento no inscrito en ningún protocolo (como un contrato privado, un estado de cuenta bancario o un documento extranjero), solo está disponible el cotejo simple — el notario certifica que la copia coincide con el original, pero no puede expedir copias certificadas futuras.
El costo de un cotejo notarial en México se rige por la Ley de Aranceles Notariales de cada estado o por las disposiciones de aranceles de la Ley del Notariado aplicable — los honorarios los fija el gobierno estatal y aplican de manera uniforme a todos los notarios dentro de ese estado. En la Ciudad de México, el honorario del cotejo notarial está establecido por el Acuerdo de Aranceles Notariales publicado por la Consejería Jurídica del Gobierno de la Ciudad de México y actualmente va de aproximadamente $200 a $800 MXN por documento según el número de páginas y la complejidad del original. Para las copias certificadas expedidas del Protocolo, el honorario típicamente se basa en el número de páginas y en el valor notarial del instrumento subyacente. En Jalisco, Nuevo León y otros estados importantes, los honorarios son similares pero los fijan sus respectivos Colegios de Notarios o las órdenes de aranceles estatales. Los notarios en México tienen prohibido cobrar honorarios por debajo del arancel mínimo establecido, pero pueden cobrar hasta el máximo. Para la certificación urgente o fuera de horario, algunos notarios cobran un cargo por urgencia adicional. Cuando varios documentos necesitan certificación de manera simultánea, pueden estar disponibles descuentos por volumen. El honorario por una apostilla colocada en un documento certificado notarialmente es un cargo separado pagado al gobierno estatal o a la Secretaría de Gobernación, actualmente de aproximadamente $200 a $500 MXN por apostilla según la autoridad emisora.
Que un documento certificado notarialmente en México requiera una apostilla para usarse en otro país depende de: (i) el país de destino; y (ii) el tipo de documento que se presenta. México es signatario del Convenio de La Haya de 1961 que Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (el Convenio de la Apostilla de La Haya), y la mayoría de los países donde los mexicanos presentan documentos con frecuencia también son signatarios. Para su uso en un país signatario (que incluye a Estados Unidos, Canadá, España, Francia, Alemania, el Reino Unido y la mayor parte de Europa y América Latina), un cotejo notarial o una copia certificada que lleve la firma y el sello del notario solo necesita una apostilla de la autoridad mexicana competente — para los documentos notariales, esta es típicamente la Secretaría General de Gobierno a nivel estatal o la autoridad equivalente (el órgano específico varía por estado). La apostilla certifica la firma del notario y su nombramiento — no certifica el contenido del documento. Para su uso en un país que no es signatario del Convenio de La Haya (poco común, pero incluye a algunos países de África y Medio Oriente), el documento requiere la legalización completa: primero la autenticación por la autoridad estatal correspondiente, luego por la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) en México, y luego por la sección consular de la embajada o el consulado del país de destino en México.
Un Notario Público en México puede certificar prácticamente cualquier documento — tanto público como privado — siempre que se presente el original o una copia fiel del original. Entre los documentos comúnmente certificados se incluyen: documentos del registro civil (actas de nacimiento, matrimonio, defunción y de divorcio — actas de divorcio) expedidos por el Registro Civil; documentos de identidad (credencial del INE/IFE, pasaporte, Tarjeta de Residencia); credenciales académicas (títulos profesionales, cédulas profesionales, diplomas y certificados de estudios); documentos inmobiliarios (escrituras de propiedad, planos, constancias del Registro Público); documentos corporativos (actas constitutivas, estatutos sociales, actas de asamblea, poderes notariales); documentos judiciales (sentencias, resoluciones, mandamientos judiciales); documentos bancarios y financieros (estados de cuenta, comprobantes de inversión) para su uso en procedimientos donde no pueden entregarse los estados de cuenta bancarios originales; y documentos extranjeros (pasaportes, actas de matrimonio extranjeras, resoluciones judiciales extranjeras) para certificar que la copia presentada coincide con el documento extranjero original — aunque los documentos extranjeros pueden requerir una apostilla adicional o legalización consular para ser aceptados por su contenido sustantivo por las autoridades mexicanas.
Un cotejo notarial o una copia certificada en México no tiene una fecha de expiración legal incorporada en la propia certificación — la certificación señala de manera permanente que la copia coincidió con el original en la fecha de la certificación. Sin embargo, distintas autoridades receptoras imponen sus propios requisitos de vigencia (o antigüedad máxima) a los documentos certificados notarialmente que aceptan. El SAT generalmente exige que las copias certificadas notarialmente de los documentos de identidad y del RFC no tengan más de 3 meses de antigüedad al momento de su presentación. Los tribunales mexicanos pueden exigir que las copias certificadas de los documentos presentados como prueba estén certificadas recientemente (típicamente dentro de los 6 meses de la fecha de presentación al expediente). El Registro Público de la Propiedad y el Registro Público de Comercio pueden exigir que las copias certificadas de los documentos constitutivos no tengan más de 30 a 90 días de antigüedad para las nuevas inscripciones. Para los procedimientos migratorios ante el INM, la regla general es que los documentos de soporte no tengan más de 6 meses de antigüedad (180 días). Las instituciones financieras (bancos, casas de bolsa) típicamente exigen que las certificaciones de los documentos de identidad no tengan más de 3 meses de antigüedad para los procedimientos de apertura de cuenta. La práctica prudente es obtener certificaciones recientes dentro de los 30 a 60 días previos a su presentación ante cualquier autoridad — el costo de la recertificación es bajo y evita demoras por rechazo. Para los documentos conservados en el Protocolo Notarial, pueden obtenerse nuevas copias certificadas de la notaría de origen en cualquier momento sin limitación.
No — en México, únicamente un Notario Público tiene la facultad de certificar copias de documentos con fe pública. Los abogados, incluso los que son miembros de la Barra Mexicana de Abogados o de un colegio de abogados estatal, no tienen facultad notarial y no pueden expedir certificaciones con el mismo efecto legal que un cotejo notarial. Esta es una distinción fundamental en el derecho mexicano: los notarios ejercen funciones públicas delegadas por el gobierno estatal; los abogados representan a particulares pero no tienen facultad de certificación pública. La copia de un documento certificada únicamente con la firma de un abogado se trata como un documento privado — no goza de fe pública y no será aceptada por el Registro Público de la Propiedad, el SAT, el INM ni la mayoría de los tribunales como sustituto de una copia certificada notarialmente. Existen dos excepciones limitadas: (i) la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) está facultada para certificar copias de pasaportes mexicanos y documentos de identidad para su uso en trámites consulares; y (ii) ciertas autoridades administrativas (por ejemplo, el IMSS, el ISSSTE) pueden aceptar copias certificadas por su propio personal notarial institucional para procedimientos internos. Para todos los demás efectos, se requiere un Notario Público titulado.
Una fe de hechos es un acto notarial distinto en el que el Notario Público da fe de haber presenciado o verificado personalmente una situación de hecho — el notario actúa como testigo oficial imparcial y asienta lo que percibió, sin opinar sobre la trascendencia jurídica de los hechos observados. Los usos comunes de la fe de hechos incluyen: dar fe de la existencia de un sitio web en una URL específica en una fecha específica (para controversias de propiedad intelectual y comerciales); asentar el estado físico de un inmueble en un momento determinado (para controversias de inicio o entrega de un arrendamiento); verificar la autenticidad de una firma electrónica o un archivo digital; y dar fe de la existencia y los términos de un aviso público o anuncio. El cotejo notarial, en cambio, es específicamente el acto de comparar una copia contra un documento original y certificar su concordancia — está centrado en el documento. Una fe de hechos está centrada en los hechos y asienta lo que el notario observó de primera mano. Ambos son actos de fe pública que pueden presentarse como prueba en los procedimientos judiciales y administrativos, pero sirven a distintos propósitos probatorios: un cotejo prueba que una copia es auténtica, mientras que una fe de hechos prueba que ciertos hechos existieron en cierto momento según los presenció un funcionario público imparcial.
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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