Ordinary Employer Notice of Termination Germany (Ordentliche Kündigung)

Die Ordentliche Arbeitgeberkündigung in Deutschland ist die reguläre, fristgebundene Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber unter Einhaltung der gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen gemäß §622 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Als einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung des Arbeitgebers im Sinne des §130 BGB wird sie mit Zugang beim Arbeitnehmer wirksam und beendet das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der einschlägigen Kündigungsfrist. Schriftform ist nach §623 BGB zwingend vorgeschrieben — eine mündliche, per E-Mail oder per SMS ausgesprochene ordentliche Kündigung ist nach §125 BGB nichtig.

Die ordentliche Kündigung in Deutschland unterscheidet sich von der außerordentlichen fristlosen Kündigung nach §626 BGB dadurch, dass kein wichtiger Grund erforderlich ist und das Arbeitsverhältnis erst nach Ablauf der Kündigungsfrist endet. Greift der allgemeine Kündigungsschutz des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG), muss die ordentliche Kündigung sozial gerechtfertigt sein — das heißt, sie muss nach §1 Abs. 2 KSchG durch Gründe bedingt sein, die in der Person oder in dem Verhalten des Arbeitnehmers liegen, oder durch dringende betriebliche Erfordernisse, die einer Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers in diesem Betrieb entgegenstehen.

Der Kündigungsschutz des KSchG gilt nach §1 Abs. 1 KSchG erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten ununterbrochener Beschäftigung und nur in Betrieben und Verwaltungen, in denen in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmer ausschließlich der Auszubildenden beschäftigt werden (§23 Abs. 1 KSchG in der Fassung seit dem 1. Januar 2004; zuvor galt ein Schwellenwert von fünf Arbeitnehmern für Arbeitnehmer, die bereits vor dem 31. Dezember 2003 beschäftigt waren). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in ständiger Rechtsprechung — etwa in BAG 2 AZR 80/08 — präzisiert, dass für die Berechnung des Schwellenwerts regelmäßig beschäftigte Arbeitnehmer mit mehr als 30 Wochenstunden mit 1,0, zwischen 20 und 30 Stunden mit 0,75 und bis zu 20 Stunden mit 0,5 zu zählen sind.

Für besonders geschützte Personengruppen gelten Sonderkündigungsschutzvorschriften: Schwerbehinderte Menschen genießen nach §168 SGB IX (Sozialgesetzbuch Neuntes Buch) nur bei Zustimmung des Integrationsamts kündbar; Schwangere und Mütter nach §17 MuSchG (Mutterschutzgesetz) während Schwangerschaft und bis vier Monate nach der Entbindung; Arbeitnehmer in Elternzeit nach §18 BEEG (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz); Betriebsratsmitglieder nach §15 KSchG nur in besonderen Ausnahmefällen; Datenschutzbeauftragte nach §6 Abs. 4 BDSG nur mit behördlicher Zustimmung. Bei Verstößen gegen diese Sonderkündigungsschutzregelungen ist die Kündigung unwirksam.

Die ordentliche Arbeitgeberkündigung auf dem Formular von forms-legal.com stellt sicher, dass alle gesetzlichen Formerfordernisse — insbesondere die Schriftform nach §623 BGB, der Nachweis der Vertretungsberechtigung des Unterzeichners sowie die Angabe des Kündigungstermins — eingehalten werden. Als verwandte Dokumente empfehlen sich der Unbefristete Arbeitsvertrag sowie das Arbeitszeugnis nach §630 BGB.

Die Ordentliche Arbeitgeberkündigung in Deutschland wird in folgenden Situationen benötigt:

Betriebsbedingte Kündigung (§1 Abs. 2 KSchG): Dringende betriebliche Erfordernisse wie Stellenabbau, Betriebsstilllegung, Outsourcing oder Rationalisierungsmaßnahmen rechtfertigen nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG 2 AZR 245/09) eine ordentliche betriebsbedingte Kündigung, wenn der Beschäftigungsbedarf für den betroffenen Arbeitnehmer dauerhaft entfallen ist und keine Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung an einem anderen Arbeitsplatz besteht. Der Arbeitgeber hat dabei eine Sozialauswahl nach §1 Abs. 3 KSchG unter vergleichbaren Arbeitnehmern vorzunehmen und die Kriterien Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung angemessen zu berücksichtigen.

Personenbedingte Kündigung: Dieser Kündigungsgrund liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus Gründen, die in seiner Person liegen, nicht mehr in der Lage ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen — zum Beispiel bei krankheitsbedingter Leistungsminderung, dauerhafter Arbeitsunfähigkeit oder dem Verlust einer für die Tätigkeit erforderlichen Qualifikation (z.B. Führerscheinentzug für Berufsfahrer). Das BAG verlangt nach dem sogenannten Drei-Stufen-Test (BAG 2 AZR 36/06) eine negative Gesundheitsprognose, erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher Interessen und eine Interessenabwägung zugunsten der Kündigung.

Verhaltensbedingte Kündigung: Nach §1 Abs. 2 KSchG und der ständigen BAG-Rechtsprechung ist für eine verhaltensbedingte ordentliche Kündigung grundsätzlich eine vorherige Abmahnung (§314 Abs. 2 BGB analog) erforderlich, in der dem Arbeitnehmer die konkrete Pflichtverletzung vorgeworfen, die Besserung verlangt und die Konsequenz weiterer Pflichtverletzungen angedroht wurde. Eine Abmahnung entfällt nur bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen, bei denen von vornherein klar ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht ändern wird oder will (BAG 2 AZR 297/06).

Während der Probezeit: Innerhalb der ersten sechs Monate des Arbeitsverhältnisses gilt weder der Kündigungsschutz des KSchG noch die verlängerten Kündigungsfristen des §622 Abs. 2 BGB. Nach §622 Abs. 3 BGB kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen zu jedem Termin gekündigt werden — unabhängig vom Wochentag des Ablaufs. Sonderkündigungsschutz (Schwangerschaft, Betriebsrat) bleibt in der Probezeit unberührt.

Massenentlassungen: Bei der gleichzeitigen Kündigung einer Vielzahl von Arbeitnehmern (nach §17 Abs. 1 KSchG: mehr als 5 bei Betrieben unter 21 Arbeitnehmern, mehr als 25 oder 10 % bei Betrieben von 60 bis 499, mehr als 30 bei Betrieben ab 500 Arbeitnehmern) ist die Massenentlassungsanzeige bei der Agentur für Arbeit (Bundesagentur für Arbeit) nach §17 Abs. 3 KSchG vor Ausspruch der Kündigungen zwingend. Ein Verstoß führt nach BAG 2 AZR 123/07 zur Unwirksamkeit aller betroffenen Kündigungen.

Eine rechtswirksame Ordentliche Arbeitgeberkündigung in Deutschland muss folgende Pflichtbestandteile und Angaben enthalten:

Schriftform und eigenhändige Unterschrift (§623 BGB): Die Kündigung muss zwingend schriftlich erfolgen und vom Arbeitgeber oder einem vertretungsberechtigten Vertreter eigenhändig unterschrieben sein. Eine Kündigung per E-Mail, Fax, WhatsApp oder mündlich ist gemäß §125 BGB i.V.m. §623 BGB nichtig — selbst wenn der Arbeitnehmer den Inhalt kennt. Das Bundesarbeitsgericht hat in BAG 2 AZR 234/10 bestätigt, dass für die Schriftform des §623 BGB keine Ausnahmen bestehen.

Empfänger und Zugang: Das Kündigungsschreiben muss an den Arbeitnehmer persönlich adressiert sein und ihm zugehen (§130 Abs. 1 BGB). Der Zugang erfolgt bei persönlicher Übergabe sofort, bei Einwurf in den Hausbriefkasten am selben Tag während der üblichen Postzustellungszeiten. Zur Beweissicherung empfiehlt sich die Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder per Einschreiben mit Rückschein, da der Arbeitgeber den Zugang im Streitfall beweisen muss (BGH XII ZB 126/03).

Bezeichnung des Enddatums und Einhaltung der Kündigungsfristen (§622 BGB): Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt nach §622 Abs. 1 BGB vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende. Mit zunehmender Beschäftigungsdauer verlängert sich die Frist für den Arbeitgeber nach §622 Abs. 2 BGB gestaffelt: nach 2 Jahren auf 1 Monat zum Monatsende, nach 5 Jahren auf 2 Monate, nach 8 Jahren auf 3 Monate, nach 10 Jahren auf 4 Monate, nach 12 Jahren auf 5 Monate, nach 15 Jahren auf 6 Monate, nach 20 Jahren auf 7 Monate zum Monatsende. Kürzere vertragliche Fristen zum Nachteil des Arbeitnehmers sind nach §622 Abs. 4 BGB unwirksam, längere zulässig. Tarifverträge können abweichende Fristen enthalten (§622 Abs. 4 Satz 2 BGB).

Kündigungsgrund (bei KSchG-Schutz): Fällt der Arbeitnehmer unter den Geltungsbereich des KSchG, muss die Kündigung sozial gerechtfertigt sein. Der Arbeitgeber muss den Grund der Kündigung nicht zwingend im Kündigungsschreiben nennen, jedoch kann der Betriebsrat nach §102 Abs. 3 BetrVG der Kündigung widersprechen, wenn kein Kündigungsgrund angegeben wird. Im Streit vor dem Arbeitsgericht trägt der Arbeitgeber die volle Darlegungs- und Beweislast für das Vorliegen eines Kündigungsgrundes.

Betriebsratsanhörung (§102 BetrVG): Besteht im Betrieb ein Betriebsrat, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diesen vor jeder Kündigung anzuhören. Nach §102 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat bei ordentlichen Kündigungen eine Woche Bedenkzeit (bei außerordentlichen Kündigungen drei Tage). Eine Kündigung ohne oder mit fehlerhafter Betriebsratsanhörung ist nach §102 Abs. 1 Satz 3 BetrVG unwirksam. Dies ist einer der häufigsten Fehler in der deutschen Kündigungspraxis.

Sonderkündigungsschutz prüfen: Vor Ausspruch der Kündigung muss der Arbeitgeber prüfen, ob der betreffende Arbeitnehmer einem Sonderkündigungsschutz unterliegt. Bei Schwerbehinderten (§168 SGB IX) ist vor der Kündigung die Zustimmung des Integrationsamts einzuholen; bei Schwangeren (§17 MuSchG) und Arbeitnehmern in Elternzeit (§18 BEEG) bedarf es der behördlichen Zustimmung der zuständigen Arbeitsschutzbehörde des jeweiligen Bundeslandes.

Klagefrist des Arbeitnehmers (§4 KSchG): Der Arbeitnehmer kann die Unwirksamkeit der Kündigung nur binnen drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung durch Klage beim zuständigen Arbeitsgericht (§8 ArbGG) geltend machen. Versäumt der Arbeitnehmer diese Klagefrist, gilt die Kündigung nach §7 KSchG als von Anfang an rechtswirksam — unabhängig von tatsächlichen Unwirksamkeitsgründen. forms-legal.com weist in allen Kündigungsvorlagen auf diese Frist hin. Als verwandte Dokumente empfehlen sich der Unbefristete Arbeitsvertrag sowie das Arbeitszeugnis nach §630 BGB.

Das Ausfüllen der Ordentlichen Arbeitgeberkündigung in Deutschland erfordert Sorgfalt, da Fehler zur Unwirksamkeit führen können:

Erster Schritt — Grunddaten erfassen: Tragen Sie die vollständige Bezeichnung und Anschrift des Arbeitgebers sowie den Namen und die aktuelle Wohnadresse des Arbeitnehmers ein. Stellen Sie sicher, dass die Daten des Arbeitnehmers aus dem Personalakt aktuell sind — fehlerhafte Adressangaben können den Zugang der Kündigung gefährden.

Zweiter Schritt — Arbeitsverhältnis identifizieren: Geben Sie das Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses gemäß Arbeitsvertrag an. Das ist entscheidend für die Berechnung der anzuwendenden Kündigungsfrist nach §622 Abs. 2 BGB und für die Prüfung, ob die Wartezeit von sechs Monaten nach §1 Abs. 1 KSchG erfüllt ist.

Dritter Schritt — Kündigungsfrist berechnen: Ermitteln Sie die anwendbare Kündigungsfrist anhand der Betriebszugehörigkeit. Bei 2 bis 4 Jahren: 1 Monat zum Monatsende. Bei 5 bis 7 Jahren: 2 Monate. Bei 8 bis 9 Jahren: 3 Monate. Bei 10 bis 11 Jahren: 4 Monate. Bei 12 bis 14 Jahren: 5 Monate. Bei 15 bis 19 Jahren: 6 Monate. Ab 20 Jahren: 7 Monate, jeweils zum Monatsende. Prüfen Sie zudem, ob ein anwendbarer Tarifvertrag abweichende Fristen vorsieht. Berechnen Sie das Enddatum des Arbeitsverhältnisses und tragen Sie es ausdrücklich in das Kündigungsschreiben ein.

Vierter Schritt — Betriebsratsanhörung einleiten (§102 BetrVG): Besteht im Betrieb ein Betriebsrat, ist die Anhörung vor Ausspruch der Kündigung zwingend. Leiten Sie das Anhörungsverfahren schriftlich ein und teilen Sie dem Betriebsrat die Person des zu kündigenden Arbeitnehmers, die Kündigungsart (ordentlich), den Kündigungstermin und den Kündigungsgrund mit. Warten Sie die einwöchige Bedenkzeit ab. Sprechen Sie die Kündigung erst nach Ablauf dieser Frist oder nach Mitteilung der abschließenden Stellungnahme des Betriebsrats aus.

Fünfter Schritt — Sonderkündigungsschutz ausschließen: Prüfen Sie anhand der Personalakte und durch direkte Rückfrage, ob eine Schwerbehinderung (GdB 50 oder mehr nach §168 SGB IX), eine Schwangerschaft oder eine laufende Elternzeit vorliegt. Ist dies der Fall, ist vor Ausspruch der Kündigung die Zustimmung der zuständigen Behörde einzuholen.

Sechster Schritt — Schreiben unterzeichnen und zustellen: Lassen Sie das Kündigungsschreiben von einer zur Vertretung des Unternehmens berechtigten Person (Geschäftsführer, Prokurist) eigenhändig unterschreiben. Fügen Sie ggf. eine beglaubigte Vollmachtsurkunde bei, falls ein Bevollmächtigter unterzeichnet — andernfalls kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach §174 BGB wegen mangelnden Nachweises der Vollmacht unverzüglich zurückweisen. Übergeben Sie das Schreiben persönlich gegen Empfangsbestätigung oder per Einschreiben mit Rückschein.

Siebter Schritt — Dokumentation sichern: Bewahren Sie eine Kopie des unterzeichneten Kündigungsschreibens, den Nachweis des Zugangs beim Arbeitnehmer und die Dokumentation der Betriebsratsanhörung in der Personalakte auf. Diese Unterlagen sind im Falle einer Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht (§4 KSchG) unverzichtbar.

Die rechtlichen Anforderungen an die Ordentliche Arbeitgeberkündigung in Deutschland ergeben sich aus einem dichten Geflecht von BGB, KSchG, BetrVG und Sondergesetzen:

Schriftformerfordernis (§623 BGB): Seit dem 1. Mai 2000 ist die Schriftform nach §623 BGB für alle Kündigungen von Arbeitsverhältnissen zwingend vorgeschrieben. Die Schriftform erfordert nach §126 BGB eine eigenhändige Namensunterschrift des Arbeitgebers oder seines Bevollmächtigten. Elektronische Signaturen nach §126a BGB genügen der Schriftform nur, wenn sie die Anforderungen einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) nach der eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) erfüllen — einfache E-Mail-Anhänge oder eingescannte Unterschriften genügen nicht.

Soziale Rechtfertigung (§1 KSchG): Findet das KSchG Anwendung, muss die ordentliche Kündigung durch einen der drei anerkannten Kündigungsgründe — betriebsbedingt, personenbedingt oder verhaltensbedingt — sozial gerechtfertigt sein. Im Streitfall trägt der Arbeitgeber vor dem Arbeitsgericht die volle Darlegungs- und Beweislast für das Vorliegen des Kündigungsgrundes (§1 Abs. 2 Satz 4 KSchG). Das Bundesarbeitsgericht (BAG 2 AZR 421/13) hat präzisiert, dass der Arbeitgeber alle Tatsachen vortragen muss, aus denen sich der Kündigungsgrund ergibt.

Kündigungsfristen (§622 BGB): Die Einhaltung der korrekten Kündigungsfrist ist Wirksamkeitsvoraussetzung. Eine zu kurze Frist führt nicht zur Unwirksamkeit der Kündigung, sondern verlängert das Arbeitsverhältnis bis zum nächstmöglichen ordentlichen Kündigungstermin (BAG 2 AZR 317/08). Für Arbeitnehmer in der Probezeit (bis sechs Monate) gilt die zweiwöchige Probezeitkündigung nach §622 Abs. 3 BGB zu jedem Termin.

Betriebsratsanhörung (§102 BetrVG): Die Pflicht zur Anhörung des Betriebsrats nach §102 BetrVG ist zwingendes Verfahrensrecht. Unterbleibt die Anhörung oder ist sie inhaltlich fehlerhaft, ist die Kündigung gemäß §102 Abs. 1 Satz 3 BetrVG unwirksam. Die Fehlerhaftigkeit der Anhörung kann zum Beispiel darin bestehen, dass dem Betriebsrat nicht alle für die Entscheidung erheblichen Tatsachen mitgeteilt wurden (BAG 2 AZR 15/09). Nach §102 Abs. 6 BetrVG gilt der Betriebsrat bei Massenentlassungen als unverzüglich zu unterrichten.

Massenentlassungsanzeige (§17 KSchG): Bei Überschreiten der Schwellenwerte des §17 Abs. 1 KSchG ist die Massenentlassungsanzeige bei der Agentur für Arbeit zwingend und muss vor Ausspruch der Kündigungen erstattet werden. Ein Verstoß führt nach BAG 2 AZR 677/09 zur Nichtigkeit aller angezeigepflichtigen Kündigungen.

Klagefrist und Verwirkung (§§4, 7 KSchG): Der Arbeitnehmer hat nach §4 KSchG drei Wochen ab Zugang der schriftlichen Kündigung Zeit, Kündigungsschutzklage beim zuständigen Arbeitsgericht (§8 ArbGG) zu erheben. Nach §7 KSchG gilt die Kündigung als wirksam, wenn keine rechtzeitige Klage erhoben wurde. Die Klagefrist kann nach §5 KSchG auf Antrag des Arbeitnehmers nachträglich zugelassen werden, wenn er trotz aller zumutbaren Sorgfalt daran gehindert war, die Klage fristgerecht zu erheben.

Fehler bei der Ordentlichen Arbeitgeberkündigung in Deutschland führen häufig zu kostspieligen Kündigungsschutzprozessen vor dem Arbeitsgericht:

Fehlende oder fehlerhafte Betriebsratsanhörung: Der häufigste Unwirksamkeitsgrund in der deutschen Praxis ist eine unterbliebene oder inhaltlich lückenhafte Betriebsratsanhörung nach §102 BetrVG. Arbeitgeber teilen dem Betriebsrat mitunter nicht alle relevanten Tatsachen mit — etwa die genaue Dauer der Beschäftigung, den konkreten Kündigungsgrund oder die durchgeführte Sozialauswahl. Das Arbeitsgericht prüft die Ordnungsgemäßheit der Anhörung stets als Erstes.

Verletzung der Schriftform: Kündigungen, die per E-Mail, Fax oder mündlich ausgesprochen werden, sind gemäß §623 BGB i.V.m. §125 BGB nichtig — auch wenn der Arbeitnehmer sie faktisch zur Kenntnis genommen hat. Selbst eine eingescannte Unterschrift im PDF-Anhang einer E-Mail genügt der Schriftform des §126 BGB nicht.

Fehlerhafte Fristberechnung: Ein häufiger Fehler besteht darin, bei der Berechnung der Kündigungsfrist nach §622 Abs. 2 BGB Beschäftigungszeiten vor dem 25. Lebensjahr des Arbeitnehmers einzubeziehen. Nach §622 Abs. 2 Satz 2 BGB a.F. waren diese Zeiten auszuklammern; der Europäische Gerichtshof (EuGH C-555/07 — Kücükdeveci) hat diese Regelung allerdings als altersdiskriminierend nach der Gleichbehandlungsrahmenrichtlinie 2000/78/EG eingestuft, sodass Beschäftigungszeiten ab Arbeitsbeginn zu berücksichtigen sind.

Missachtung von Sonderkündigungsschutz: Arbeitgeber, die eine Kündigung aussprechen, ohne zuvor zu prüfen, ob der Arbeitnehmer schwerbehindert ist (§168 SGB IX), sich in Elternzeit befindet (§18 BEEG) oder Schwangerschaft vorliegt (§17 MuSchG), riskieren eine Unwirksamkeit der Kündigung und — bei vorsätzlichem Handeln — strafrechtliche Konsequenzen nach §612a BGB (Maßregelungsverbot).

Unzureichende Sozialauswahl bei betriebsbedingter Kündigung: Bei betriebsbedingten Kündigungen ist die fehlerhafte Sozialauswahl nach §1 Abs. 3 KSchG einer der häufigsten Klagegründe. Der Arbeitgeber muss alle vergleichbaren Arbeitnehmer in die Auswahl einbeziehen und die vier Kriterien — Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten, Schwerbehinderung — angemessen gewichten. Herausnehmen von bestimmten Arbeitnehmern aus der Sozialauswahl wegen betrieblicher Bedürfnisse (§1 Abs. 3 Satz 2 KSchG) muss sorgfältig begründet werden.

Keine Dokumentation der Übergabe: Ohne Nachweis des Zugangs — etwa durch Empfangsbestätigung oder Einschreiben-Rückschein — kann der Arbeitnehmer den Zugang der Kündigung bestreiten, was die Dreiwochen-Klagefrist des §4 KSchG nicht zu laufen beginnt und zu erheblichen Beweisschwierigkeiten führt.