VR-Beschluss im Zirkulationsweg Schweiz (OR Art. 713)

Der VR-Beschluss im Zirkulationsweg ist ein in der Schweiz nach Schweizer Obligationenrecht (OR) Art. 713 Abs. 1 (SR 220) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. OR Art. 713 Abs. 1 zweiter Satz erlaubt die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg für alle Angelegenheiten, bei denen kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Der Verwaltungsrat beschliesst dabei durch schriftliche Zustimmung aller Mitglieder — kein einziges Mitglied darf ablehnen oder sich der Stimme enthalten, da sonst eine physische Sitzung einzuberufen ist. Diese Regelung unterscheidet sich vom Zirkularbeschluss der GmbH-Gesellschafterversammlung nach OR Art. 804 Abs. 2, der ebenfalls Einstimmigkeit verlangt.

Der Zirkularbeschluss des Verwaltungsrats ist besonders nützlich für zeitkritische Entscheidungen zwischen regulären VR-Sitzungen: Genehmigung von Kreditanträgen bei Banken, Unterzeichnung von Verträgen über bestimmte Schwellenwerte, Ernennung neuer Mitarbeitender auf Stufe der Direktoren sowie andere Routineentscheide des Verwaltungsrats. Banken wie die Zürcher Kantonalbank (ZKB), UBS oder Raiffeisen akzeptieren VR-Zirkularbeschlüsse als Beschlussnachweis für Kreditgeschäfte — vorausgesetzt, alle VR-Mitglieder haben unterzeichnet.

Das Protokoll des Zirkularbeschlusses muss den Beschlussgegenstand, den Antrag, die schriftlichen Zustimmungserklärungen aller VR-Mitglieder sowie das Beschlussergebnis dokumentieren. Es ist vom VR-Präsidenten oder einer zeichnungsberechtigten Person zu unterzeichnen und mit den eingegangenen Zustimmungserklärungen zu archivieren. Die Aufbewahrungspflicht für VR-Beschlüsse — ob Sitzungsprotokoll oder Zirkularbeschluss — beträgt mindestens zehn Jahre. forms-legal.com stellt das vollständige Muster als rechtssichere Vorlage zur Verfügung.

Nach der Aktienrechtsrevision 2023, die per 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist, wurde OR Art. 713 in seiner inhaltlichen Substanz beibehalten, erhielt jedoch redaktionelle Anpassungen im Rahmen der Gesamtrevision des Aktienrechts. Die Revisionshauptpunkte betrafen hauptsächlich die Möglichkeit virtueller und hybrider Generalversammlungen sowie Anpassungen bei der Aktionaeersstruktur — die Regelung des VR-Zirkularbeschlusses blieb unverändert. Das Schweizer Obligationenrecht (SR 220) ist die übergeordnete Rechtsgrundlage für alle Beschlussformen des Verwaltungsrats einer Schweizer AG.

Die praktische Bedeutung des Zirkularbeschlusses hat in den letzten Jahren zugenommen, seit digitale Unterschriftenplattformen wie DocuSign, SwissSign und Adobe Sign einen vollständig papierlosen Prozess ermöglichen. Viele Schweizer KMU nutzen heute ausschliesslich digitale Zirkularbeschlüsse, um zeitkritische Entscheide ohne physische Unterschriften abzuwickeln. Das Bundesgericht hat grundlegende Anforderungen an die Beweissicherung bei Zirkularbeschlüssen festgehalten, die auch für digitale Varianten gelten.

Bei Aktiengesellschaften mit mehreren Verwaltungsratsmitgliedern, die in verschiedenen Kantonen oder im Ausland wohnen, ist der Zirkularbeschluss besonders wertvoll: Er ermoeglichet die rechtsverbindliche Beschlussfassung ohne die Koordination eines gemeinsamen Sitzungstermins. Besonders Schweizer Holdingstrukturen mit internationalen VR-Mitgliedern nutzen das Instrument intensiv. Voraussetzung ist stets die Einstimmigkeit nach OR Art. 713 Abs. 1 — nur wenn alle Mitglieder schriftlich zustimmen, ist der Zirkularbeschluss gültig.

Der VR-Beschluss im Zirkulationsweg Schweiz wird eingesetzt, wenn der Verwaltungsrat einer AG eine Entscheidung treffen muss, ohne eine formelle Sitzung abzuhalten — typischerweise zwischen den regulären Sitzungen oder wenn die Sache zeitkritisch ist.

Erste Situation: Genehmigung von Bankkrediten und Finanzierungen. Banken verlangen für die Auszahlung von Betriebskrediten, Investitionskrediten oder Hypotheken einen formellen VR-Beschluss als Nachweis der Genehmigung. Wenn die Zeitplanung eine ordentliche VR-Sitzung nicht zulässt, ermöglicht der Zirkularbeschluss eine rasche Genehmigung — vorausgesetzt, alle VR-Mitglieder stimmen zu. Die Zürcher Kantonalbank, UBS, die Raiffeissengruppe und andere Schweizer Finanzinstitute akzeptieren Zirkularbeschlüsse als rechtsgültige VR-Beschlüsse.

Zweite Situation: Ernennung und Beförderung von Kadermitarbeitenden. Wenn der Verwaltungsrat zwischen den Sitzungen einen neuen CFO, COO oder Direktor ernennen oder befördern muss, ist der Zirkularbeschluss das geeignete Instrument. Der Beschluss dokumentiert die Ernennung und bildet die Grundlage für allfällige Handelsregistermutationen, wenn die ernannte Person zeichnungsberechtigt ist.

Dritte Situation: Genehmigung bedeutender Vertragsabschlüsse. Mietverträge, Lieferverträge, IT-Verträge und andere bedeutende Vertragsverhältnisse, die der VR-Genehmigung bedürfen (entsprechend dem VR-Reglement oder dem VR-Beschluss über die Kompetenzordnung), können per Zirkularbeschluss genehmigt werden.

Vierte Situation: Dringende Beschlüsse in ausserordentlichen Situationen. In Krisensituationen — unvorhergesehene Risiken, wichtige Entscheidungen mit Termindruck, Notfallmassnahmen — ermöglicht der Zirkularbeschluss die rasche Handlungsfähigkeit des Verwaltungsrats ohne den zeitlichen Vorlauf einer formellen Sitzung.

Fünfte Situation: Massnahmen bei drohender Zahlungsunfähigkeit. Wenn eine Schweizer AG in finanzielle Schwierigkeiten gerät, hat der Verwaltungsrat nach OR Art. 725 Abs. 1 besondere Pflichten. Tritt haefltige Kapitalaufzehrung auf, muss der VR umgehend Massnahmen beschliessen. Wenn diese Massnahmen schnell getroffen werden müssen und eine Sitzung nicht rechtzeitig einberufen werden kann, ist der Zirkularbeschluss das geeignete Instrument — unter der Bedingung, dass alle Mitglieder einverstanden sind.

Sechste Situation: Beschlüsse zwischen regulären Sitzungszyklen in Halte- und Managementgesellschaften. Viele Schweizer Holdinggesellschaften und Family-Office-Strukturen halten nur eine oder zwei formelle VR-Sitzungen pro Jahr ab und nutzen den Zirkularbeschluss für alle zwischenzeitlichen Entscheide — Beteiligungserwerbe, Ausschüttungen, Darlehensgewährungen an Tochtergesellschaften, Genehmigung von Intercompany-Vereinbarungen. In diesen Strukturen ist der Zirkularbeschluss nach OR Art. 713 Abs. 1 das operative Standardinstrument.

Siebte Situation: Beschlüsse im Zusammenhang mit Handelsregistermutationen. Wenn eine Änderung im Handelsregister angemeldet werden muss — etwa die Änderung der Zeichnungsberechtigung, die Ernennung einer neuen Person mit Einzelunterschrift oder die Änderung der Zeichnungsart — kann ein Zirkularbeschluss als Grundlage für die Anmeldung beim kantonalen Handelsregisteramt dienen. Das Handelsregisteramt des Kantons am Gesellschaftssitz akzeptiert einen korrekt dokumentierten Zirkularbeschluss als Beschlussnachweis für Mutationen.

Ein rechtsgültiger VR-Beschluss im Zirkulationsweg nach OR Art. 713 Abs. 1 muss folgende Kernelemente enthalten.

Identifikation der Gesellschaft: Vollständige Firma der AG, Gesellschaftssitz und UID. Diese Angaben sind für Banken, Behörden und Handelsregisteramt erforderlich.

Beschlussgegenstand und Sachverhalt: Eine klare Beschreibung des Beschlussgegenstands und des zugrundeliegenden Sachverhalts. Je präziser der Sachverhalt beschrieben ist, desto mehr Informationen haben die VR-Mitglieder für ihre Zustimmungsentscheidung — und desto stärker ist der Beschluss im Falle späterer Haftungsfragen.

Konkreter Antrag: Der Antrag muss so formuliert sein, dass die VR-Mitglieder mit einem klaren Ja oder Nein antworten können. Mehrdeutige oder komplexe Anträge sind ungeeignet für den Zirkulationsweg — hier ist eine mündliche Beratung sinnvoller.

Rückantwort-Frist: Das Datum, bis zu dem alle VR-Mitglieder ihre schriftliche Zustimmung oder Ablehnung einreichen müssen. Eine angemessene Frist — typisch 5 bis 10 Werktage — gibt den Mitgliedern ausreichend Zeit zur Prüfung.

Zustimmungserklärungen aller VR-Mitglieder: Das Dokument muss eine Unterschriftenzeile für jedes VR-Mitglied enthalten, mit Feld für Datum und Unterschrift sowie einer klaren Angabe zur Stimmabgabe (Zustimmung, Ablehnung, Enthaltung). Für einen gültigen Zirkularbeschluss nach OR Art. 713 Abs. 1 müssen alle Mitglieder zustimmen.

Beschlussergebnis: Nach Eingang aller Zustimmungen erstellt die Protokollführung oder der VR-Präsident ein Protokoll des Zirkularbeschlusses, das das Ergebnis (einstimmig angenommen oder abgelehnt) dokumentiert. forms-legal.com stellt das vollständige Muster inklusive Zustimmungsformular und Beschlussergebnis zur Verfügung.

Archivierungsanforderungen und Aufbewahrungspflicht: Alle Zirkularbeschluss-Dokumente — das Beschlussformular, die eingegangenen schriftlichen Zustimmungserklärungen und das Beschlussergebnisprotokoll — sind zusammen für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus OR Art. 958f Abs. 1 (Geschäftsbücher) und dem allgemeinen Grundsatz der Dokumentation von Gesellschaftsbeschlüssen. Digitale Archivierungslösungen müssen die Unveränderlichkeit der Dokumente gewährleisten.

Interessenkonflikt-Management: Auch beim Zirkularbeschluss sind Interessenkonflikte zu beachten. Falls ein VR-Mitglied bei einem Beschlussgegenstand einen Interessenkonflikt hat, muss es dies offenlegen. Da beim Zirkularbeschluss die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich ist und ein Mitglied mit Interessenkonflikt nicht abstimmen darf, macht ein Interessenkonflikt den Zirkularbeschluss in vielen Fällen unmöglich — eine physische VR-Sitzung ist dann die einzige Lösung, bei der das Mitglied mit Interessenkonflikt von der Abstimmung ausgeschlossen werden kann, während die verbleibenden Mitglieder mit einfacher Mehrheit entscheiden.

Digitale Durchführung und ZertES-Anforderungen: Für die digitale Durchführung von Zirkularbeschlüssen gilt das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03). Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nach ZertES haben dieselbe Rechtswirkung wie eigenhändige Unterschriften. Schweizer Anbieter wie SwissSign (von Post, Swisscom und SBB betrieben) bieten QES-Dienste an, die für VR-Zirkularbeschlüsse rechtsgueltlg sind. Zertifizierungsdienste nach ZertES werden von der Eidgenössischen Fernmeldebehörde (BAKOM) zugelassen.

Rechtliche Verbindlichkeit gegenüber Banken und Behörden: Das Beschlussformular des Zirkularbeschlusses muss die vollständige Firmenbezeichnung der AG, den Gesellschaftssitz, das Datum der Versendung und eine klare Beschreibung des Beschlussgegenstands enthalten. Banken und Handelsregisterämter prüfen diese Angaben auf Vollständigkeit. Das Beschlussformular und alle Zustimmungserklärungen werden zusammen als einheitliche Dokumentation aufbewahrt. Bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) sind Zirkularbeschlüsse als Belege für steuerrelevante Entscheide des Verwaltungsrats anerkannt. Auch das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EHRA) akzeptiert Zirkularbeschlüsse für Mutationen, sofern alle gesetzlichen Anforderungen nach OR Art. 713 Abs. 1 erfüllt sind und das Protokoll vollständig dokumentiert ist. Die Zürcher Kantonalbank (ZKB), UBS Schweiz und Raiffeisen Schweiz akzeptieren korrekt unterzeichnete Zirkularbeschluss-Protokolle als Bankunterlage bei Kreditgeschäften.

Der VR-Beschluss im Zirkulationsweg wird in folgenden Schritten durchgeführt.

Schritt 1: Beschlussgegenstand definieren. Formulieren Sie den Sachverhalt und den konkreten Antrag klar und eindeutig. Je klarer der Antrag, desto weniger Rückfragen von VR-Mitgliedern. Prüfen Sie, ob der Beschlussgegenstand für den Zirkulationsweg geeignet ist — komplexe oder kontroverse Themen sind besser in einer physischen Sitzung zu behandeln.

Schritt 2: Rückantwort-Frist festlegen. Setzen Sie eine realistische Frist (typisch 5-10 Werktage), innerhalb derer alle VR-Mitglieder antworten müssen. Bei zeitkritischen Angelegenheiten kann eine kürzere Frist gewählt werden.

Schritt 3: Zirkularbrief versenden. Versenden Sie das Formular an alle VR-Mitglieder — per Brief, E-Mail oder über eine digitale Unterschriftenplattform wie DocuSign oder SwissSign. Dokumentieren Sie das Versanddatum.

Schritt 4: Zustimmungen einholen und archivieren. Sammeln Sie die unterzeichneten Zustimmungserklärungen aller VR-Mitglieder. Für einen gültigen Zirkularbeschluss nach OR Art. 713 Abs. 1 müssen alle Mitglieder zustimmen — kein einziges darf ablehnen oder sich enthalten. Falls ein Mitglied ablehnt oder eine mündliche Beratung verlangt, ist eine Sitzung einzuberufen.

Schritt 5: Beschlussergebnis protokollieren. Nach Eingang aller Zustimmungen erstellen Sie das Zirkularbeschluss-Protokoll mit dem Beschlussergebnis, dem Datum der letzten eingegangenen Zustimmung und der Unterzeichnung durch den VR-Präsidenten.

Schritt 6: Archivierung. Bewahren Sie das Protokoll und alle Zustimmungserklärungen mindestens zehn Jahre auf. Bei Handelsregistermutationen: Einreichung des Protokolls beim kantonalen Handelsregisteramt.

Schritt 7: Digitaler Ablauf mit elektronischen Signaturen. Falls der Zirkularbeschluss digital durchgeführt wird, laden Sie das vorbereitete Formular auf eine qualifizierte Unterschriftenplattform (SwissSign, DocuSign mit QES-Option, Adobe Sign). Definieren Sie die Signierreihenfolge und die Frist. Die Plattform sendet automatisch Erinnerungen an ausstehende Unterzeichner. Nach Eingang aller Signaturen erstellt die Plattform ein Audit-Trail-Protokoll, das das Datum und die Uhrzeit jeder Signatur dokumentiert.

Schritt 8: Kommunikation des Beschlussergebnisses. Nach Abschluss des Zirkularbeschlusses informieren Sie alle VR-Mitglieder über das Ergebnis und verteilen das unterzeichnete Protokoll. Falls der Beschluss eine Handelsregistermutation bedingt, veranlassen Sie die Anmeldung beim kantonalen Handelsregisteramt. Bei bankbezogenen Beschlüssen — Kreditgenehmigung, Kontovollmacht — leiten Sie das Protokoll unverzüglich der Bank zu.

Schritt 9: Qualitätssicherung vor der Archivierung. Prüfen Sie, dass das Protokoll alle erforderlichen Angaben enthält: vollständige Firmenbezeichnung, Beschlussgegenstand, Sachverhalt, Antrag, Versanddatum, Frist, Zustimmungen aller Mitglieder mit Datum und Unterschrift, Beschlussergebnis, Erstellungsdatum des Protokolls und Unterschrift des VR-Präsidenten. Archivieren Sie das Protokoll zusammen mit allen Zustimmungserklärungen digital und physisch.

Der VR-Beschluss im Zirkulationsweg Schweiz unterliegt den Anforderungen von OR Art. 713 Abs. 1 sowie der Handelsregisterverordnung (HRegV, SR 221.411).

Einstimmigkeit nach OR Art. 713 Abs. 1: Der Zirkularbeschluss des Verwaltungsrats erfordert die schriftliche Zustimmung aller Mitglieder. Dies unterscheidet ihn von Beschlüssen an physischen Sitzungen, wo einfache Mehrheit genügt. Stimmt auch nur ein Mitglied ab oder verlangt ein Mitglied die mündliche Beratung, ist eine Sitzung einzuberufen.

Kein Zirkularbeschluss bei Verlangen einer mündlichen Beratung: Falls ein VR-Mitglied die mündliche Beratung verlangt, ist dieser Wunsch zu respektieren und eine Sitzung einzuberufen. Das Verlangen kann informell (mündlich oder schriftlich) geäussert werden und verhindert automatisch den Zirkularbeschluss.

Gleiche Rechtswirkung wie Sitzungsbeschluss: Ein rechtsgültig gefasster Zirkularbeschluss hat dieselbe Rechtswirkung wie ein an einer physischen Sitzung gefasster Beschluss. Banken, Handelsregisteramt und Gerichte akzeptieren Zirkularbeschlüsse als gültige VR-Beschlüsse.

Aufbewahrungspflicht: VR-Zirkularbeschlüsse sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren (analog zu VR-Sitzungsprotokollen). Im Rahmen von Verantwortlichkeitsklagen nach OR Art. 754 und Betreibungsverfahren können Gerichte die Vorlage von VR-Beschlüssen verlangen.

Handelsregistermutation: Wenn der Zirkularbeschluss eine Änderung der Handelsregisterdaten betrifft (z.B. Ernennung eines neuen Direktors mit Zeichnungsberechtigung), ist die Mutation beim kantonalen Handelsregisteramt anzumelden.

Aktienrechtsrevision 2023 — keine Änderung bei Zirkularbeschlüssen: Die per 1. Januar 2023 in Kraft getretene grosse Aktienrechtsrevision hat OR Art. 713 inhaltlich nicht verändert. Der Zirkularbeschluss des VR bleibt wie bisher von der Einstimmigkeit aller Mitglieder abhängig. Die Revision hat jedoch neue Möglichkeiten für virtuelle und hybride Generalversammlungen (OR Art. 701a ff.) eingeführt, die von den VR-Sitzungsregeln zu unterscheiden sind.

Internationale Anerkennung und grenzüberschreitende Beschlüsse: VR-Zirkularbeschlüsse nach schweizerischem Recht werden im internationalen Geschäftsverkehr grundsätzlich anerkannt. Für Schweizer Gesellschaften mit Tochtergesellschaften in Deutschland oder Österreich: Das deutsche Umlaufverfahren nach Sec. 48 Abs. 2 GmbHG und das Schweizer Zirkulationsverfahren nach OR Art. 713 Abs. 1 sind konzeptuell verwandt, unterscheiden sich aber in Detailanforderungen. Bei binationalen Verträgen, die sowohl dem Schweizer als auch dem ausländischen Recht unterliegen, ist fachkundiger Rechtsrat empfehlenswert.

Umlaufbeschluss nach OR Art. 804 Abs. 2 bei der GmbH: Beim Zirkularbeschluss der Schweizer GmbH nach OR Art. 804 Abs. 2 gelten ähnliche Regeln wie beim VR-Zirkularbeschluss der AG, jedoch für die Gesellschafterversammlung als oberstes Organ der GmbH. Das separate Dokument Gesellschafterversammlungs-Protokoll GmbH auf forms-legal.com deckt diesen Fall ab.

Häufige Fehler beim VR-Beschluss im Zirkulationsweg können den Beschluss unwirksam machen oder zu Haftungsrisiken führen.

Fehler 1: Nicht alle VR-Mitglieder haben zugestimmt. OR Art. 713 Abs. 1 verlangt die Zustimmung aller VR-Mitglieder. Falls nicht alle unterschrieben haben — auch wenn nur ein Mitglied fehlt —, ist der Zirkularbeschluss ungültig. Prüfen Sie immer, ob alle Mitglieder unterzeichnet haben, bevor Sie das Beschlussergebnis festhalten.

Fehler 2: Antrag ungenügend formuliert. Ein vage oder missverständlich formulierter Antrag kann zu Interpretationsproblemen bei der Ausführung führen. Formulieren Sie den Antrag so präzise, dass keine Rückfragen entstehen und die beschliessende Massnahme klar umsetzbar ist.

Fehler 3: Zustimmungen nicht archiviert. Die schriftlichen Zustimmungserklärungen der VR-Mitglieder sind zusammen mit dem Protokoll aufzubewahren. Fehlen die Zustimmungserklärungen, ist die Gültigkeit des Zirkularbeschlusses im Haftungsfall nicht nachweisbar.

Fehler 4: Zirkularbeschluss für ungeeignete Themen. Komplexe, kontroverse oder strategisch wichtige Beschlüsse sollten in einer physischen Sitzung behandelt werden, wo eine mündliche Diskussion möglich ist. Ein Zirkularbeschluss bei solchen Themen birgt das Risiko, dass VR-Mitglieder nicht ausreichend informiert sind und der Beschluss im Nachhinein angreifbar wird.

Fehler 5: Interessenkonflikt nicht offengelegt. Auch beim Zirkularbeschluss müssen Interessenkonflikte offengelegt werden. Falls ein VR-Mitglied einen Interessenkonflikt hat, darf es nicht zustimmen — das Mitglied muss sich des Stimmrechts enthalten und den Beschluss kann nur durch eine physische Sitzung gefasst werden, falls kein Zirkularbeschluss mehr möglich ist.

Fehler 6: Kein Nachweis des Versanddatums. Das Versanddatum des Zirkularbriefs ist für den Nachweis der korrekten Fristsetzung entscheidend. Bei physischen Briefen: Halten Sie den Postaufgabedatum fest. Bei E-Mail-Versand: Archivieren Sie den Sendebericht. Bei digitalen Plattformen: Das Audit-Trail-Protokoll der Plattform dokumentiert das Versanddatum automatisch. Ein fehlender Nachweis des Versanddatums kann bei Friststreitigkeiten zu Nachweisproblemen führen.

Fehler 7: Unterschrift fehlt auf Zustimmungserklaerung. Jede Zustimmungserklaerung muss eigenhändig oder mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) nach ZertES unterzeichnet sein. Eine bloss mündliche Zustimmung, eine einfache E-Mail ohne digitale Signatur oder ein Fax genügen nicht für den Rechtsnachweis nach OR Art. 713 Abs. 1. Banken und Handelsregisterämter benötigen physische Unterschriften oder qualifizierte elektronische Signaturen.

Fehler 8: Zirkularbeschluss trotz Widerspruchs eines Mitglieds. Wenn ein VR-Mitglied die mündliche Beratung verlangt, ist der Zirkularbeschluss nicht möglich, auch wenn alle anderen Mitglieder zustimmen. Das Verlangen nach mündlicher Beratung verunmöglicht den Zirkularbeschluss automatisch — eine Sitzung ist einzuberufen. Respektieren Sie dieses Recht und setzen Sie keine VR-Entscheide durch Zirkularbeschluss um, wenn ein Mitglied den Widerspruch angemeldet hat.