Gründungsprotokoll AG Schweiz (OR Arts. 629-631)

Das Gründungsprotokoll AG ist ein in der Schweiz nach Schweizer Obligationenrecht OR (SR 220) Art. 629-631 Gründungsakt geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Das Gründungsprotokoll der Aktiengesellschaft in der Schweiz entsteht im Rahmen der öffentlichen Beurkundung nach OR Art. 629 Abs. 1. Ohne öffentliche Urkunde ist die AG-Gründung nicht wirksam; eine privatschriftliche Abmachung unter den Gründern ist nicht ausreichend. Der Notar am Sitz der Gesellschaft beurkundet gleichzeitig die Statuten und das Gründungsprotokoll in einem Termin - das spart Zeit und Kosten. In der Praxis dauert ein Standard-Gründungstermin beim Notar 30 bis 60 Minuten.

Das Gründungsprotokoll der Aktiengesellschaft in der Schweiz muss nach OR Art. 629 Abs. 2 folgende Angaben enthalten: erstens die Feststellung, dass die Statuten genehmigt sind; zweitens die Zeichnung der Aktien durch die Gründer; drittens die Erklarungen der Gründer, dass die Einlagen korrekt geleistet wurden und keine Sacheinlagen oder Sachübernahmen bestehen, die nicht in den Statuten aufgeführt sind; viertens die Wahl des Verwaltungsrats und der Revisionsstelle (OR Art. 629 Abs. 2 lit. d); funftens die Erklärungen nach OR Art. 634 und 635 zu Sacheinlagen und Sachübernahmen; sechstens die Erklärung, dass es keine Sondervergutungen gibt, die in den Statuten nicht aufgeführt sind.

Sind Sacheinlagen (statt Bareinlagen) vorgesehen, muss das Gründungsprotokoll der Aktiengesellschaft in der Schweiz nach OR Art. 635 einen Sacheinlagebericht eines zugelassenen Revisors enthalten. Der Revisor bestattigt, dass die Sacheinlage dem vereinbarten Gegenwert entspricht. Ohne Sacheinlagebericht ist die Gründung mit Sacheinlage mangelhaft und kann angefochten werden. Sachübernahmen (der Erwerb bestehender Vermogenswerte von Aktionären nach OR Art. 628 Abs. 2) erfordern analoge Dokumentation.

Nach der öffentlichen Beurkundung muss das Gründungsprotokoll zusammen mit den Statuten, dem Kapitaleinzahlungsbeleg der Bank und ggf. den Sacheinlagedokumenten beim Handelsregisteramt des Sitzkantons eingereicht werden. Die Handelsregisterverordnung (HRegV, SR 221.411) Art. 62 listet alle erforderlichen Dokumente abschliessend auf. Die Eintragung der AG im Handelsregister ist konstitutiv: Erst mit der Eintragung entsteht die AG als juristische Person mit Rechtspersonlichkeit nach OR Art. 643.

Bis zur Eintragung im Handelsregister existiert die AG nur als 'Gesellschaft in Gründung' (AG i.G.). Handlungen in der Zwischenzeit, die im Namen der AG i.G. vorgenommen werden, sind nach OR Art. 645 grundsätzlich gultig, binden aber die Gründer personlich. Nach der Eintragung treten die Verpflichtungen auf die AG über. Das Bundesgericht hat in BGE 115 II 468 und BGE 121 III 420 die Haftungsregeln fur die Gründungsphase konkretisiert.

Die OR-Revision 2023 hat das Gründungsrecht der AG in mehreren Punkten modernisiert: Der Bundesrat kann neu durch Verordnung die elektronische Gründung ohne Notartermin ermoglichen (OR Art. 629 Abs. 3 n.F.); dies wird schrittweise umgesetzt. Zudem hat die Revision die Meldepflicht fur wirtschaftlich Berechtigte (OR Art. 697j) und die Vorschriften zu Nennwertaktien (Mindestnennwert 1 Rappen, OR Art. 622 Abs. 4 n.F.) angepasst. Das Eidgenossische Amt fur das Handelsregister (EHRA) koordiniert die einheitliche Handelsregisterpraxis in der Schweiz.

Das Gründungsprotokoll der Aktiengesellschaft in der Schweiz wird in allen Situationen benötigt, in denen eine neue AG gegrundet oder ein Vorgang vorgenommen wird, der einem Gründungsakt gleichkommt.

Erste Situation: Neugründung einer Aktiengesellschaft. Jede neue AG-Gründung in der Schweiz erfordert zwingend ein öffentlich beurkundetes Gründungsprotokoll nach OR Art. 629. Zusammen mit den Statuten bildet es die Grundlage fur die Handelsregistereintragung. Das Gründungsprotokoll ist untrennbar mit den Statuten verbunden und wird im gleichen Notartermin beurkundet.

Zweite Situation: Umwandlung einer bestehenden Gesellschaft in eine AG. Wenn eine GmbH, Kollektivgesellschaft oder Einzelfirma in eine AG umgewandelt wird (Umwandlung nach FusG, SR 221.301), ist je nach Struktur ein neuer Gründungsakt ahnlich dem Gründungsprotokoll zu erstellen. Die Umwandlung ist steuerneutral möglich, wenn die Voraussetzungen des DBG Art. 19 und StHG Art. 8 Abs. 3 erfullt sind.

Dritte Situation: Gründung einer AG mit Sacheinlagen. Wenn die Gründer anstelle von Bargeld Vermogenswerte (z.B. Maschinen, Lizenzen, Immobilien, Unternehmensteile) als Einlage erbringen, muss das Gründungsprotokoll nach OR Art. 635 einen Sacheinlagebericht enthalten. Dies ist typisch bei der Einbringung eines bestehenden Geschaeftsbetriebs in eine neu gegruendete AG ('Einbringung in eine AG').

Vierte Situation: Gründung einer Holdinggesellschaft. Unternehmensgruppen strukturieren sich oft mit einer Holding-AG an der Spitze, die Beteiligungen an operativen Gesellschaften halt. Die Gründung der Holding-AG erfordert dasselbe Verfahren wie jede andere AG-Gründung, ist aber haufig mit simultaner Einbringung von Anteilen an Tochtergesellschaften verbunden (Sacheinlage).

Funfte Situation: Spin-off oder Abspaltung. Wenn ein Teil eines Unternehmens als neue AG ausgegliedert wird (Spaltung nach FusG Art. 29 ff.), ist fur die neue AG ein Gründungsprotokoll oder ein vergleichbarer Akt erforderlich. Das Spaltungsprotokoll und die Grundungsdokumente werden vom Notar beurkundet und beim Handelsregister eingereicht.

Sechste Situation: Gründung einer DACH-Holdingstruktur. Schweizer Unternehmen mit Aktivitäten in Deutschland und Österreich gründen oft eine Schweizer AG als Dachgesellschaft für steuerliche und rechtliche Optimierung. Der Gründungsakt der Schweizer AG ist Ausgangspunkt dieser Struktur und muss exakt der schweizerischen Gesetzgebung entsprechen, um steuerliche Missgunst (z.B. Ort der tatsächlichen Verwaltung nach OECD-Kriterien) zu vermeiden.

Ein vollstandiges Gründungsprotokoll der Aktiengesellschaft in der Schweiz nach OR Art. 629 enthalt mehrere Pflichtelemente, die gesetzlich vorgeschrieben sind.

Pflichterklärungen nach OR Art. 629 Abs. 2. Das Gründungsprotokoll muss folgende Erklärungen der Gründer enthalten: a) Alle Aktien sind gültig gezeichnet und die Einlagen korrekt geleistet. b) Die Statuten entsprechen dem OR. c) Es bestehen keine Sacheinlagen oder Sachübernahmen ausser den im Gründungsprotokoll erwahnten. d) Es wurden keine Sondervergutungen oder besonderen Vorteile im Sinne von OR Art. 628 Abs. 1 gewahrt oder versprochen, ausser den in den Statuten aufgefuhrten. e) Das Kapital ist wie angegeben einbezahlt und dem Verwaltungsrat zur freien Verfugung gestellt.

Aktienzeichnung und Kapitalnachweis. Das Gründungsprotokoll muss die Zeichnung aller Aktien durch alle Gründer dokumentieren: Welcher Gründer zeichnet wie viele Aktien? Der Einzahlungsbeleg der Bank (Sperrkontobestätigung) muss dem Notarakt beigefugt sein. Das Mindestkapital nach OR Art. 632 (Fr. 50'000.-- oder 50 Prozent, je nachdem was höher ist) muss nachgewiesen sein.

Wahl des Verwaltungsrats. Die Gründer wahlen den ersten Verwaltungsrat. Das Gründungsprotokoll dokumentiert die Wahl: Name, Vorname, Wohnort und Staatsangehorigkeit jedes VR-Mitglieds sowie die Zeichnungsberechtigung (Einzel- oder Kollektivzeichnung). Mindestens ein VR-Mitglied muss die tatsachliche Verwaltung in der Schweiz sicherstellen.

Wahl der Revisionsstelle. Die Gründer wahlen die erste Revisionsstelle (ordentlich, eingeschränkt oder Opting-out). Das Gründungsprotokoll dokumentiert Name und Sitz der Revisionsstelle sowie deren Annahmeerklärung. Bei Opting-out: Schriftliche Zustimmung aller Aktionäre ist dem Protokoll beizufugen.

Sacheinlageerklärungen nach OR Art. 628, 634, 635. Falls Sacheinlagen vorliegen, muss das Gründungsprotokoll den Sacheinlagevertrag und den Sacheinlagebericht eines zugelassenen Revisors nach OR Art. 635 enthalten oder als Beilage anfuhren. Der Revisor bestatigt, dass der Sacheinlagewert dem vereinbarten Ausgabebetrag entspricht.

Beurkundungsangaben. Das Protokoll enthalt Ort und Datum der Beurkundung sowie den Namen des Notars. Jeder Gründer muss persönlich erscheinen oder durch ordentlich bevollmachtigte Vertreter vertreten sein. Vollmachten sind dem Notarakt beizufugen.

Handelsregistervollmacht. Das Gründungsprotokoll enthalt eine Vollmacht zur Anmeldung der AG beim Handelsregister, erteilt an den Verwaltungsrat oder einen Rechtsanwalt/Notar. Dies ermöglicht eine rasche Eintragung nach der Beurkundung.

Forms-legal.com stellt das Muster für das Gründungsprotokoll bereit, das alle Pflichtelemente nach OR Art. 629 Abs. 2 abdeckt. Das Muster ist vom Notar zu individualisieren und zu beurkunden.

Der Prozess der AG-Gründung in der Schweiz umfasst mehrere Vorbereitungsschritte, den Notartermin und die anschliessende Handelsregistereintragung. Das vorliegende Muster von forms-legal.com dient als Vorbereitung.

Schritt 1 - Vorentscheide aller Gründer treffen. Alle Gründer müssen sich uber Firma, Sitz, Zweck, Kapitalstruktur (Aktienkapital, Nennwert, Anzahl Aktien) und Organbesetzung (Verwaltungsrat, Revisionsstelle) einigen. Diese Entscheide fliessen in Statuten und Gründungsprotokoll ein. Allfällige Aktionärsbindungsverträge sollten gleichzeitig mit der Gründung vorbereitet werden.

Schritt 2 - Statuten erstellen und abstimmen. Bereiten Sie Statuten und Gründungsprotokoll mit dem vorliegenden forms-legal.com Muster vor. Übermitteln Sie den Entwurf an den Notar zur Prüfung mindestens 5 bis 10 Werktage vor dem geplanten Beurkundungstermin.

Schritt 3 - Sperrkonto bei Bank eröffnen und Kapital einzahlen. Eröffnen Sie ein Sperrkonto bei einer Schweizer Bank (UBS, ZKB, Raiffeisen, PostFinance usw.) und bezahlen Sie das Mindestkapital ein (mindestens Fr. 50'000.-- oder 50 Prozent des Aktienkapitals, je nachdem was höher ist). Die Bank stellt eine Sperrkontobestätigung aus, die Sie vor dem Notartermin erhalten müssen.

Schritt 4 - Sacheinlagen und Sachübernahmen prufen. Werden Sacheinlagen (z.B. Maschinen, IP-Rechte, Betriebe) statt Bargeld eingebracht? Falls ja: Beauftragen Sie einen zugelassenen Revisor mit dem Sacheinlagebericht nach OR Art. 635. Der Revisor muss den Bericht vor dem Notartermin fertigstellen.

Schritt 5 - Notartermin wahrnehmen. Erscheinen Sie persönlich oder durch ordentlich bevollmachtigte Vertreter beim Notar. Bringen Sie mit: Ausweisdokumente aller Gründer (Pass oder Personalausweis), Bankbestätigung des Sperrkontos, Sacheinlagebericht (falls vorhanden), Vollmachten (falls Vertreter). Der Notar beurkundet Statuten und Gründungsprotokoll in einem Akt.

Schritt 6 - Handelsregistereintragung. Nach der Beurkundung reichen Notar oder Verwaltungsrat folgende Unterlagen beim Handelsregisteramt ein: Statuten (Notarausfertigung); Gründungsprotokoll (Notarausfertigung); Bankbestätigung des Sperrkontos; Sacheinlagedokumentation (falls vorhanden); Handelsregistervollmacht und Unterschriftenbeglaubigungen der zeichnungsberechtigten VR-Mitglieder. Die Handelsregistereintragung dauert je nach Kanton 3 bis 10 Werktage. Mit der Eintragung wird das Sperrkonto freigegeben und das Kapital steht der AG zur Verfugung.

Schritt 7 - Post-Gruendungspflichten. Nach HR-Eintragung: MWST-Anmeldung bei der ESTV (Umsatz uber Fr. 100'000.--, MWSTG Art. 10); AHV-Anmeldung als Arbeitgeber; BVG-Anschluss; UVG-Anmeldung. Das kantonale Steueramt kontaktiert die AG automatisch nach HR-Eintragung. Erstellen Sie die Geschaftskonten und bestimmen Sie die Buchfuhrungspflichten nach OR Art. 957 ff.

Das Gründungsprotokoll der Aktiengesellschaft in der Schweiz unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen, deren Verletzung zur Nichtigkeit der Gründung oder zur Ablehnung durch das Handelsregister führt.

Öffentliche Beurkundungspflicht nach OR Art. 629 Abs. 1. Der Gründungsakt muss in öffentlicher Urkunde errichtet werden. Ein privatschriftliches Protokoll genügt nicht. Der Notar am Sitz der Gesellschaft ist zustandig (kantonale Notariatsordnungen regeln die Notarzustandigkeit; in Kantonen ohne staatliches Notariat, z.B. Zürich und Bern, sind freiberufliche Notare zugelassen).

Pflichtinhalt nach OR Art. 629 Abs. 2. Alle in OR Art. 629 Abs. 2 lit. a bis e genannten Feststellungen und Erklärungen müssen im Gründungsprotokoll enthalten sein. Fehlt eine Erklärung, ist die Gründung mangelhaft; das Handelsregister weist die Anmeldung zuruck.

Kapitalnachweis nach OR Art. 632. Mindestens Fr. 50'000.-- oder 50 Prozent des Aktienkapitals (je nachdem was höher ist) muss bei Gründung einbezahlt sein. Der Nachweis erfolgt durch eine Bankbestätigung eines Schweizer Geldinstituts. Die Bank gibt das Konto erst nach HR-Eintragung frei.

Sacheinlagevorschriften nach OR Art. 628, 634, 635. Bei Sacheinlagen muss ein Sacheinlagebericht eines zugelassenen Revisors (eingetragen im Revisorenregister nach RAG, SR 221.302) vorliegen. Der Bericht bestatigt, dass der Sacheinlagewert dem Ausgabebetrag der Aktien entspricht. Fehlt der Sacheinlagebericht, ist die Gründung in diesem Punkt nichtig und das Kapital muss bar einbezahlt werden.

Wahlen des Verwaltungsrats und der Revisionsstelle nach OR Art. 629 Abs. 2 lit. d. Die erste Generalversammlung der Gründer wahlt VR und Revisionsstelle. Ohne gültige VR-Wahl fehlt der AG ein gesetzliches Organ und das Handelsregister kann die Eintragung nicht vornehmen.

Meldepflicht und Eintragung nach OR Art. 640 und HRegV Art. 62. Der Verwaltungsrat muss die AG unverzüglich nach der Gründungsbeurkundung beim Handelsregisteramt anmelden. Unterbleibt die Anmeldung, kann das Handelsregisteramt nach OR Art. 941a Massnahmen einleiten. Die AG in Gründung (AG i.G.) kann im Rechtsverkehr handeln, begrundet aber persönliche Haftung der Handelnden nach OR Art. 645.

Steuerrechtliche Folgen der Gründung. Die Ausgabe von Aktien löst Emissionsabgabe nach StG Art. 5 aus, wenn der Nennwert des gesamten Aktienkapitals uber Fr. 1'000'000.-- liegt (1 Prozent auf den Uberschuss). Bei Sacheinlagen ist auch die Grundstückgewinnsteuer zu prufen, wenn Grundstucke eingebracht werden. Die ESTV (Eidgenossische Steuerverwaltung) ist zuständig fur die Emissionsabgabe.

Handelsregistergebuhren und Kosten. Das Handelsregisteramt erhebt nach HRegV Art. 40 Gebuhren: Grundgebuhren plus Zuschlage fur jede einzutragende Person und Zeichnungsberechtigung. Typische Kosten: Fr. 600.-- bis Fr. 1'500.-- für die AG-Erstanmeldung, zusätzlich Notar- und Anwaltskosten.

Haufige Fehler beim Gründungsprotokoll der Aktiengesellschaft in der Schweiz führen zu Rückweisungen, Verzogerungen und späterer Haftung der Gründer.

Fehler 1 - Unvollständige Pflichterklärungen nach OR Art. 629 Abs. 2. Vergessen einer der sechs Pflichterklärungen (z.B. Erklärung uber Sacheinlagen oder Sondervergutungen) führt zur Rückweisung durch das Handelsregisteramt. Das Muster von forms-legal.com enthalt alle Pflichterklärungen nach OR Art. 629 Abs. 2 vorformuliert.

Fehler 2 - Bankbestätigung liegt beim Notartermin nicht vor. Die Sperrkontobestätigung der Bank ist zwingende Beilage zum Gründungsprotokoll. Ohne diese Bestätigung kann der Notar nicht beurkunden oder das Handelsregister die Eintragung nicht vornehmen. Besorgen Sie die Bestätigung mindestens 2-3 Tage vor dem Notartermin.

Fehler 3 - Sacheinlagen ohne Sacheinlagebericht. Wenn Gründer Sacheinlagen beabsichtigen (z.B. Unternehmen, Maschinen, Lizenzen), aber keinen Sacheinlagebericht eines zugelassenen Revisors vorlegen, ist die Gründung in diesem Punkt mangelhaft. Das Handelsregisteramt lehnt die Eintragung ab oder verfugt später Korrekturen.

Fehler 4 - Nicht alle Gründer erscheinen beim Notar. Alle Gründer müssen beim Notartermin persönlich erscheinen oder durch ordentlich bevollmachtigte Vertreter vertreten sein. Vollmachten mussen notariell beglaubigt sein. Ein fehlender Gründer oder eine unzureichende Vollmacht führt zum Abbruch des Notartermins.

Fehler 5 - Nennwert unter 1 Rappen nach OR-Revision 2023. Seit OR-Revision 2023 (in Kraft 01.01.2023) ist der Mindestnennwert 1 Rappen (OR Art. 622 Abs. 4). Gründungsprotokolle mit Nennwerten unter 1 Rappen werden vom Handelsregister nicht akzeptiert. Prufen Sie den Nennwert vor dem Notartermin.

Fehler 6 - Handlungen im Namen der AG i.G. ohne klare Vollmacht. In der Phase zwischen Beurkundung und HR-Eintragung (AG in Gründung, AG i.G.) haften die Handelnden persönlich nach OR Art. 645. Ohne klare Vollmacht der Gründer riskieren Mitarbeiter oder Berater, ungedeckte Verbindlichkeiten zu begrundes.

Fehler 7 - Post-Gruendungspflichten vergessen. Nach HR-Eintragung müssen MWST-Anmeldung, AHV-Anmeldung, BVG-Anschluss und UVG-Anmeldung erfolgen. Diese Pflichten beginnen ab dem ersten Arbeitstag nach Gründung. Verspatungen lösen Bussen und persönliche Haftung der VR-Mitglieder nach AHVG Art. 52 aus.