Lohnfortzahlung im Krankheitsfall — Antrag Deutschland

Die Rechtsgrundlage der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall in Deutschland ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) vom 26. Mai 1994. §3 Abs. 1 EntgFG gewährt jedem Arbeitnehmer — einschließlich Teilzeitkräften, Minijobbern und Arbeitern — einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber für die Dauer von bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage), wenn die Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Krankheit eingetreten ist und der Arbeitnehmer die Krankheit nicht selbst verschuldet hat. Das Entgeltfortzahlungsgesetz ist nach §12 EntgFG zwingendes Recht — es kann durch Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung nicht zulasten des Arbeitnehmers unterschritten werden.

Voraussetzungen für den Anspruch nach §3 EntgFG: Erstens muss ein Arbeitsverhältnis bestehen. Selbstständige, Freiberufler und Handelsvertreter im Sinne von §84 Abs. 1 HGB haben keinen Anspruch nach EntgFG; für sie gilt §616 BGB, wenn eine gewisse Dauer des Dienstverhältnisses besteht. Zweitens muss der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt sein — Arbeitsunfähigkeit bedeutet, dass er aufgrund seiner Erkrankung nicht in der Lage ist, seine vertraglich geschuldete Arbeit zu leisten. Drittens darf die Arbeitsunfähigkeit nicht auf einem selbstverschuldeten Verhalten beruhen (§3 Abs. 1 Satz 1 EntgFG): Typische Fälle des Selbstverschuldens sind Trunkenheitsfahrten mit Unfall, illegale Schlägereien, hochgefährliche Extremsportarten ohne adäquate Schutzausrüstung; normale sportliche Betätigung oder freiwillige Operationen fallen dagegen nicht unter Eigenverschulden.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in ständiger Rechtsprechung (BAG 5 AZR 436/08) den Grundsatz des Lohnausfallprinzips nach §4 EntgFG bestätigt: Der Arbeitnehmer erhält während der Entgeltfortzahlung genau das Entgelt, das er erhalten hätte, wenn er nicht krank gewesen wäre. Das schließt regelmäßige Zulagen, Schichtzuschläge und Sachbezüge ein, nicht aber Vergütungen für Zeiten, die der Arbeitnehmer im Krankheitsfall ohnehin nicht geleistet hätte (Überstundenvergütungen, Akkordprämien für nicht erbrachte Mehrleistungen).

Nach sechs Wochen Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber übernimmt die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) die Zahlung des Krankengeldes nach §44 SGB V. Das Krankengeld beträgt 70% des regelmäßigen Arbeitsentgelts, höchstens 90% des Nettolohns, bis zur Beitragsbemessungsgrenze. Der Antrag auf Lohnfortzahlung nach diesem Muster richtet sich an den Arbeitgeber für den ersten Zeitraum (bis 6 Wochen).

Der Lohnfortzahlung-Antrag auf forms-legal.com bietet eine vollständige Vorlage, die alle gesetzlichen Anforderungen des EntgFG, der Rechtsprechung des BAG und der SGB-V-Regelungen zum Krankengeldübergang berücksichtigt.

Ein Antrag auf Lohnfortzahlung wird in Deutschland in folgenden Situationen benötigt:

Akute Erkrankung und Arbeitsunfähigkeit: Wenn ein Arbeitnehmer erkrankt und dadurch arbeitsunfähig wird, muss er nach §5 Abs. 1 EntgFG unverzüglich — grundsätzlich am ersten Krankheitstag, bevor der Arbeitsbeginn liegt — dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer mitteilen. Diese Anzeigepflicht erfüllt der Lohnfortzahlungs-Antrag. Ab dem vierten Krankheitstag (Regelfall; Arbeitgeber können schon ab dem ersten Tag verlangen, §5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG) muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankschreibung) des Arztes vorgelegt werden.

Nachfolgeerkrankungen: Wenn ein Arbeitnehmer nach einer vorübergehenden Arbeitsfähigkeit erneut an derselben Krankheit erkrankt, beginnt die Sechs-Wochen-Frist neu, wenn zwischen den Erkrankungsphasen mindestens sechs Monate liegen oder wenn der Arbeitnehmer in der Zwischenzeit mindestens sechs Monate arbeitsfähig war. Bei einer Nachfolgeerkrankung innerhalb dieser Fristen addieren sich die Krankheitszeiten; der Arbeitgeber muss dann möglicherweise keine erneute volle Sechs-Wochen-Fortzahlung leisten.

Arbeitsunfälle und Berufserkrankungen: Bei Arbeitsunfällen nach §8 SGB VII und anerkannten Berufserkrankungen nach §9 SGB VII leistet die gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) das Verletztengeld nach §45 SGB VII — aber erst nach dem Ende der Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers nach §3 EntgFG. Arbeitgeber müssen den Arbeitsunfall innerhalb von drei Tagen der Berufsgenossenschaft melden (§193 SGB VII).

Wartezeit für neue Arbeitnehmer: §3 Abs. 3 EntgFG sieht eine Wartezeit von vier Wochen vor: Arbeitnehmer, die weniger als vier Wochen im Betrieb tätig waren, haben noch keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach EntgFG. In dieser Zeit springt die GKV ein und zahlt Krankengeld gemäß §44 SGB V. Nach Ablauf der Wartezeit gilt der volle Anspruch nach §3 EntgFG.

Krankenversicherungsrechtliche Abstimmung: Wenn die Sechs-Wochen-Frist nach EntgFG abgelaufen ist, muss der Arbeitnehmer bei der GKV Krankengeld beantragen (§46 SGB V). Das Lohnfortzahlungs-Dokument dient auch als Nachweisgrundlage für die GKV und die Krankenversicherung bei der Berechnung des Krankengeldes.

Bescheinigung für Arbeitgeber gegenüber Finanzamt: Arbeitgeber, die Lohnfortzahlung geleistet haben, erhalten nach §1 Ausgleichsgesetz (AAG) einen Erstattungsanspruch gegen die gesetzliche Krankenkasse, wenn das Unternehmen nach §1 Abs. 1 AAG am U1-Verfahren teilnimmt (Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern sind verpflichtet, größere Betriebe freiwillig). Die Dokumentation der Lohnfortzahlung ist Voraussetzung für die Erstattung.

Ein vollständiger Lohnfortzahlungs-Antrag in Deutschland muss folgende Kernelemente enthalten:

Arbeitnehmer-Identifikation: Vollständiger Name, Personalnummer (falls vorhanden), Abteilung, Arbeitsvertragsdatum, Name des Arbeitgebers. Diese Angaben ermöglichen die eindeutige Zuordnung im Entgeltabrechnungssystem.

Datum und Beginn der Arbeitsunfähigkeit: Der exakte Beginn der Arbeitsunfähigkeit nach §5 Abs. 1 EntgFG — in der Regel der erste Krankheitstag. Das Datum ist maßgeblich für den Beginn der Sechs-Wochen-Frist nach §3 Abs. 1 EntgFG. Bei stundengenauen Beginn (z.B. Erkrankung während der Arbeitszeit) ist zu prüfen, ob der erste Tag noch zählt.

Voraussichtliche Dauer der Erkrankung: Die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit, sofern der Arbeitnehmer dies abschätzen kann. Diese Angabe ist nach §5 Abs. 1 EntgFG mitzuteilen, soweit möglich. Die tatsächliche Dauer kann von der Schätzung abweichen; dann muss unverzüglich erneut informiert werden.

Arzt und Attest-Angaben: Name und Anschrift des behandelnden Arztes; Datum der Arztbestätigung; bei kassenärztlicher Versorgung: Name und LANR (Lebenslange Arztnummer) des behandelnden Kassenarztes. Seit dem 1. Januar 2023 übermittelt der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) elektronisch direkt an die gesetzliche Krankenkasse; der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber nicht mehr die Papierbescheinigung vorlegen, wohl aber unverzüglich mitteilen.

Art der Erkrankung (optional): Arbeitgeber haben keinen gesetzlichen Anspruch auf die Diagnose (ärztliche Schweigepflicht, §9 MBO-Ä, §203 StGB). Nur in seltenen Ausnahmefällen — etwa bei der Frage, ob eine Nachfolgeerkrankung dieselbe Grunderkrankung wie die Vorerkrankung ist — darf der Arbeitgeber die ICD-10-Diagnose erfragen. Der Antrag enthält daher kein Feld für die Diagnose.

Entgelt-Berechnung nach EntgFG §4: Die Berechnung des fortzuzahlenden Entgelts richtet sich nach dem Lohnausfallprinzip: Grundgehalt + regelmäßige Zulagen (Schichtzuschläge, wenn der Arbeitnehmer normalerweise Schicht gearbeitet hätte). Das Entgelt wird auf Basis der letzten abgerechneten Monate berechnet. Einmalzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) sind anteilig nach §4 Abs. 1a EntgFG zu berücksichtigen.

U1-Erstattungsantrag: Für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern gibt es nach §1 AAG (Ausgleichsgesetz) einen Erstattungsanspruch gegen die gesetzliche Krankenkasse des erkrankten Mitarbeiters. Der Arbeitgeber kann bis zu 80% der geleisteten Lohnfortzahlung zurückfordern. Der Erstattungsantrag ist in der Regel online über das Mitarbeiterportal der jeweiligen Krankenkasse zu stellen.

Die Vorlage auf forms-legal.com enthält alle Pflichtangaben und erleichtert die Abwicklung der Lohnfortzahlung nach EntgFG. Verwandte Dokumente: Arbeitgeberbescheinigung für die GKV sowie Zeugnis und Beurteilung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Das Ausfüllen des Lohnfortzahlungs-Antrags erfordert Vollständigkeit, da fehlende Angaben die Bearbeitung verzögern können.

Erster Schritt — Arbeitnehmerdaten: Tragen Sie vollständigen Namen, Adresse, Geburtsdatum, Personalnummer (falls vorhanden) und Abteilung ein. Diese Daten ermöglichen dem Arbeitgeber die Zuordnung im Entgeltabrechnungssystem (SAP HR, DATEV Lohn und Gehalt o.ä.).

Zweiter Schritt — Arbeitgeberdaten: Name und Adresse des Arbeitgebers, zuständige HR-Abteilung oder Personalsachbearbeiter. Bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten: Genaue Abteilung und Kostenstelle angeben, um die Zuordnung zu erleichtern.

Dritter Schritt — Beginn der Arbeitsunfähigkeit: Tragen Sie das genaue Datum des ersten Krankheitstags ein (Format: TT.MM.JJJJ). Wichtig: Wenn die Erkrankung während der Arbeitszeit eintritt, zählt der laufende Tag in der Regel als erster Krankheitstag. Tragen Sie auch den letzten Arbeitstag vor der Erkrankung ein.

Vierter Schritt — Voraussichtliche Dauer: Geben Sie an, wie viele Tage die Erkrankung voraussichtlich dauern wird. Diese Angabe ist nach §5 Abs. 1 EntgFG erforderlich, soweit möglich. Bei ungewisser Dauer: „Voraussichtlich X Tage, ärztliche Verlängerung vorbehalten“ oder „Dauer ungewiss, ärztliche Erstbescheinigung folgt“.

Fünfter Schritt — Arztangaben: Namen und Adresse des behandelnden Arztes eintragen. Seit 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) vom Arzt direkt an die GKV übermittelt; der Arbeitnehmer meldet dem Arbeitgeber lediglich die Arbeitsunfähigkeit. Bei privatärztlicher Behandlung: Papierbescheinigung dem Arbeitgeber vorlegen.

Sechster Schritt — Anzeigepflicht einhalten: Der Antrag muss unverzüglich — also ohne schuldhaftes Zögern, in der Regel noch am ersten Krankheitstag — beim Arbeitgeber eingehen (§5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG). Das Versäumnis der Anzeigepflicht kann zu Schadensersatzansprüchen führen, die mit dem Entgeltfortzahlungsanspruch verrechnet werden können.

Siebter Schritt — Unterschrift und Dokumentation: Unterschreiben Sie den Antrag. Behalten Sie eine Kopie. Senden Sie das Original per E-Mail (mit Lesebestätigung) oder Einschreiben an die zuständige Personalabteilung. Bei elektronischer Übermittlung: Die meisten Unternehmen akzeptieren heute die Krankmeldung per E-Mail oder App (z.B. Teamviewer, SAP SuccessFactors).

Die rechtlichen Anforderungen an die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall in Deutschland sind in mehreren Gesetzen geregelt.

Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG §§3–5): §3 Abs. 1 EntgFG begründet den Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. §4 EntgFG regelt die Berechnung nach dem Lohnausfallprinzip. §5 EntgFG normiert die Anzeige- und Nachweispflichten: Unverzügliche Anzeige beim Arbeitgeber (§5 Abs. 1 Satz 1); bei einer Dauer von mehr als drei Kalendertagen Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (§5 Abs. 1 Satz 2 — wobei Arbeitgeber nach §5 Abs. 1 Satz 3 auch früher verlangen können). §12 EntgFG: Zwingendes Recht — keine Abweichungen zulasten des Arbeitnehmers durch Arbeitsvertrag möglich.

Sozialgesetzbuch V (SGB V §44): Nach sechs Wochen Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber übernimmt die GKV das Krankengeld nach §44 SGB V. Höhe: 70% des regelmäßigen Arbeitsentgelts, höchstens 90% des Nettoentgelts; 2025 beträgt der Höchstkrankengeldanspruch täglich 128,33 Euro. Dauer: max. 78 Wochen (1,5 Jahre) innerhalb von drei Jahren für dieselbe Krankheit (§48 SGB V).

Ausgleichsgesetz (AAG §1): Das U1-Verfahren verpflichtet Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern, an dem Umlageverfahren teilzunehmen. Der Arbeitgeber kann 80% der geleisteten Entgeltfortzahlung von der zuständigen Krankenkasse erstattet bekommen. Arbeitgeber mit mehr als 30 Mitarbeitern können freiwillig am U2-Verfahren (Mutterschaftsgeld) teilnehmen.

Nachweisgesetz (NachwG §2): Der Arbeitgeber muss in den wesentlichen Arbeitsbedingungen auf die Entgeltfortzahlungsregelungen hinweisen. Kein ausdrücklicher Einzelnachweis für das EntgFG selbst — dieses gilt kraft Gesetzes — aber der Hinweis auf die geltenden Gesetze und Tarifverträge ist nach NachwG zu dokumentieren.

Datenschutz bei Gesundheitsdaten (DSGVO Art. 9, BDSG §26 Abs. 3): Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach DSGVO Art. 9. Der Arbeitgeber darf die Diagnose nicht verlangen; er darf nur wissen, dass der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist und wie lange. Die Speicherung von Gesundheitsdaten (Krankheitsdauer, Häufigkeit) im Personalinformationssystem ist nach §26 Abs. 3 BDSG nur zulässig, soweit es für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Häufige Fehler bei der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall in Deutschland:

Verspätete Krankmeldung: §5 Abs. 1 EntgFG verlangt unverzügliche Anzeige — d.h. am ersten Krankheitstag, bevor die Arbeitszeit beginnt. Viele Arbeitnehmer melden sich erst am zweiten oder dritten Tag krank. Diese Verletzung der Anzeigepflicht kann Schadensersatzansprüche des Arbeitgebers begründen. Empfehlung: Krankmeldung sofort per Telefon oder E-Mail, nicht erst nach dem Arztbesuch.

Verweigerung der Vorlage einer Krankmeldung: Arbeitgeber können nach §5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangen. Viele Arbeitnehmer wissen nicht, dass dies zulässig ist und glauben, erst nach drei Tagen zur Vorlage verpflichtet zu sein.

Falsche Berechnung des Entgelts: §4 EntgFG sieht das Lohnausfallprinzip vor — der Arbeitnehmer erhält, was er verdient hätte. Häufige Fehler: Nichtberücksichtigung von Schichtzuschlägen (die der Arbeitnehmer erhalten hätte); falsche Einbeziehung oder Nichtberücksichtigung von Sonderzahlungen nach §4 Abs. 1a EntgFG; Abzug von Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung (diese sind weiter zu zahlen); Anwendung eines zu niedrigen Stundensatzes.

Nichtbeantragung der U1-Erstattung: Viele kleine Arbeitgeber (bis 30 Mitarbeiter) beantragen die U1-Erstattung nach §1 AAG nicht — obwohl sie Anspruch auf bis zu 80% Erstattung der geleisteten Entgeltfortzahlung hätten. Die Erstattung muss bei der Krankenkasse des erkrankten Mitarbeiters beantragt werden, in der Regel innerhalb von vier Jahren nach Erbringung der Leistung (§195 BGB).

Illegale Abfrage der Diagnose: Arbeitgeber fragen mitunter nach der Art der Erkrankung. Das ist unzulässig — der Arbeitgeber darf nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer erfahren, nicht die Diagnose (§203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen). Ausnahme: Der Arbeitnehmer teilt die Diagnose freiwillig mit.

Fehler bei Nachfolgeerkrankungen: Bei Nachfolgeerkrankungen an derselben Krankheit innerhalb von sechs Monaten addieren sich die Krankheitszeiten (§3 Abs. 1 Satz 2 EntgFG). Arbeitgeber zahlen dann nur für die verbleibenden Wochen der Sechs-Wochen-Frist. Ein häufiger Fehler: Der Arbeitgeber zahlt erneut für volle sechs Wochen und kann das gezahlte Entgelt später nicht zurückfordern.