Krankmeldung Arbeitnehmer Deutschland

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) vom 26. Mai 1994 verpflichtet jeden Arbeitnehmer in Deutschland, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich — das heißt ohne schuldhaftes Zögern (§121 BGB) — anzuzeigen. Unverzüglich bedeutet nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) grundsätzlich zum Zeitpunkt der üblichen Arbeitsbeginnzeit, spätestens jedoch innerhalb weniger Stunden des ersten Krankheitstages. Wird die Anzeigepflicht schuldhaft verletzt, kann der Arbeitgeber Abmahnungen erteilen und im Wiederholungsfall sogar fristgerechte Kündigung androhen.

Die Nachweispflicht nach §5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG sieht vor, dass der Arbeitnehmer spätestens am vierten Kalendertag der Erkrankung eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit (AU-Bescheinigung) beim Arbeitgeber vorlegen muss. Abweichend davon kann der Arbeitgeber nach §5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG im Arbeitsvertrag oder durch Betriebsvereinbarung eine frühere Vorlagepflicht — etwa ab dem ersten Krankheitstag — vereinbaren. Viele Unternehmen machen von dieser Möglichkeit Gebrauch, weshalb Arbeitnehmer unbedingt die individuellen vertraglichen Regelungen prüfen müssen.

Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln Ärzte und Vertragsärzte (Kassenärzte) in Deutschland die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch direkt an die gesetzliche Krankenkasse (GKV), die ihrerseits den Arbeitgebern eine elektronische Meldung (eAU — elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) zur Verfügung stellt. Der Arbeitnehmer erhält vom Arzt weiterhin ein Exemplar als Patientenquittung (§291a Abs. 5 SGB V), ist aber nicht mehr verpflichtet, die Papierbescheinigung beim Arbeitgeber abzugeben, wenn sein Arbeitgeber am eAU-Verfahren teilnimmt. Für privat Krankenversicherte (PKV) gilt das eAU-Verfahren nicht; sie legen weiterhin eine Papierbescheinigung vor.

Die finanzielle Absicherung des erkrankten Arbeitnehmers regelt §3 EntgFG: Arbeitnehmer, die unverschuldet arbeitsunfähig erkranken und mindestens vier Wochen im Betrieb beschäftigt waren, haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) durch den Arbeitgeber für die Dauer von bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) in Höhe des regulären Arbeitsentgelts (§4 EntgFG). Nach Ablauf der sechswöchigen Lohnfortzahlung zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld nach §47 SGB V in Höhe von 70 Prozent des Bruttoarbeitsentgelts, maximal 90 Prozent des Nettoarbeitsentgelts, für bis zu 78 Wochen (§48 SGB V) innerhalb von drei Jahren bei gleicher Erkrankung. Das Krankengeld ist steuer- und sozialabgabenpflichtig (§226 Abs. 1 SGB V).

Die Krankmeldung in Deutschland ist kein bürokratisches Formular, sondern ein rechtsgeschäftlich bedeutsames Dokument: Sie dokumentiert den Zeitpunkt der Anzeige, sichert den Lohnfortzahlungsanspruch und schützt den Arbeitnehmer vor disziplinarischen Maßnahmen wegen unentschuldigten Fernbleibens vom Arbeitsplatz. Die Nutzung eines klaren, datierten Musters — wie auf forms-legal.com verfügbar — hilft, alle gesetzlichen Anforderungen des §5 EntgFG zu erfüllen und Missverständnisse mit dem Arbeitgeber oder der Betriebskrankenkasse (BKK) zu vermeiden.

Eine Krankmeldung in Deutschland wird in allen Situationen benötigt, in denen ein Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit, Verletzung oder anderen gesundheitlichen Beeinträchtigungen nicht an seinem Arbeitsplatz erscheinen kann. Die Anzeigepflicht nach §5 EntgFG besteht ab dem ersten Fehltag; sie entfällt nicht, weil die Erkrankung kurz dauert oder weil der Arbeitnehmer meint, die Abwesenheit werde ohnehin bemerkt.

Akute Erkrankung: Erkrankt ein Arbeitnehmer an einer Infektionskrankheit (z. B. grippaler Infekt, COVID-19, Magen-Darm-Erkrankung) oder einer anderen akuten Erkrankung, die ihn arbeitsunfähig macht, muss er noch am ersten Fehltag — spätestens zur Arbeitsbeginnzeit — den Arbeitgeber oder die Personalabteilung benachrichtigen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG 2 AZR 483/92) hat klargestellt, dass die Anzeigepflicht eigenständig neben der Nachweispflicht besteht und nicht dadurch erfüllt wird, dass der Arbeitnehmer einfach dem Arzt einen Termin macht.

Arbeitsunfall oder Wegeunfall: Erleidet ein Arbeitnehmer einen Arbeitsunfall nach §8 SGB VII oder einen Wegeunfall (Unfall auf dem direkten Weg zur Arbeit), ist ebenfalls eine sofortige Krankmeldung erforderlich. Zusätzlich muss der Arbeitgeber den Unfall der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG) nach §193 SGB VII melden, wenn der Arbeitnehmer mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist. Der Unfallversicherungsträger (BG oder Unfallkasse) übernimmt in diesem Fall die Heilbehandlung und zahlt Verletztengeld nach §45 SGB VII (80 Prozent des Regelentgelts).

Berufskrankheit: Erkrankt ein Arbeitnehmer an einer Berufskrankheit im Sinne der Berufskrankheitenverordnung (BKV), ist ebenfalls eine Krankmeldung nach §5 EntgFG erforderlich. Gleichzeitig sollte der Arbeitnehmer den Arbeitgeber schriftlich über den Verdacht einer Berufskrankheit informieren, damit dieser seiner Anzeigepflicht nach §193 SGB VII gegenüber der Berufsgenossenschaft nachkommen kann.

Wiedererkrankung an gleicher Krankheit: Erkrankt ein Arbeitnehmer innerhalb von sechs Monaten erneut an derselben Krankheit, werden die Arbeitsunfähigkeitszeiten nach §3 Abs. 1 Satz 2 EntgFG zusammengerechnet. Hat der Arbeitnehmer bereits sechs Wochen Lohnfortzahlung erhalten, besteht kein erneuter Anspruch, es sei denn, er war in der Zwischenzeit mindestens sechs Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig oder seit Beginn der ersten Krankheit eine Frist von zwölf Monaten verstrichen ist.

Elternteil-Krankheit zur Betreuung kranker Kinder: Nach §45 SGB V können gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer Krankengeld zur Betreuung eines erkrankten Kindes unter 12 Jahren beziehen. Auch in diesem Fall muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Abwesenheit unverzüglich anzeigen; die AU-Bescheinigung des Kindes ist vorzulegen.

Verlängerte Erkrankung: Dauert die Erkrankung länger als zunächst ärztlich bescheinigt, ist eine neue AU-Bescheinigung (Folgebescheinigung) erforderlich, und der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber abermals über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung informieren. Das Unterlassen dieser Anzeige kann als Pflichtverletzung gewertet werden und eine Abmahnung nach §314 BGB rechtfertigen.

Eine rechtlich einwandfreie Krankmeldung in Deutschland muss bestimmte Mindestinformationen enthalten, um die Anzeigepflicht nach §5 Abs. 1 EntgFG zu erfüllen und den Lohnfortzahlungsanspruch nach §3 EntgFG zu sichern.

Absenderdaten des Arbeitnehmers: Die Krankmeldung muss den vollständigen Namen, die Abteilung und die Personalnummer des erkrankten Arbeitnehmers enthalten. Dies erleichtert der Personalabteilung die Zuordnung und die korrekte Buchung der Abwesenheit im Zeiterfassungssystem (z. B. SAP HCM). Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen sind empfehlenswert.

Empfängerdaten: Die Krankmeldung ist an den direkten Vorgesetzten und/oder die Personalabteilung (HR) des Arbeitgebers zu richten. In größeren Unternehmen gibt es hierfür häufig spezielle Prozesse (HR-Hotline, digitales HR-Tool). Der Arbeitgeber kann nach §5 Abs. 1 EntgFG verlangen, dass die Meldung an eine bestimmte Stelle erfolgt.

Datum und Uhrzeit der Meldung: Das Datum und — wenn möglich — die Uhrzeit der Meldung sind festzuhalten, um die Einhaltung der Unverzüglichkeit nach §5 EntgFG nachzuweisen. Im Streitfall vor dem Arbeitsgericht (ArbG) ist der Zeitpunkt der Anzeige beweisrelevant.

Erster Krankheitstag und voraussichtliche Dauer: Der erste Krankheitstag ist ausdrücklich zu nennen (z. B. «Ab dem 01.04.2026 bin ich arbeitsunfähig erkrankt»). Die voraussichtliche Dauer sollte angegeben werden, soweit bekannt. Eine Schätzung (z. B. «voraussichtlich drei bis fünf Tage») genügt; eine genaue Prognose ist nicht erforderlich.

Hinweis auf ärztliche Bescheinigung: Falls die Erkrankung länger als drei Tage dauert, ist in der Meldung auf die bevorstehende Vorlage der AU-Bescheinigung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) hinzuweisen. Ab dem vierten Kalendertag ist die AU-Bescheinigung nach §5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG Pflicht. Wurde im Arbeitsvertrag eine frühere Vorlagepflicht vereinbart, ist dies entsprechend zu vermerken.

Erreichbarkeit: Der Arbeitnehmer sollte seine Erreichbarkeit (Telefon, E-Mail) angeben, damit der Arbeitgeber bei dringenden Fragen oder Übergabe von Aufgaben Kontakt aufnehmen kann. Eine Pflicht zur ständigen Erreichbarkeit während der Krankheit besteht nicht; das BAG hat klargestellt (BAG 2 AZR 543/12), dass der erkrankte Arbeitnehmer grundsätzlich keinen Bereitschaftsdienst schuldet.

Übergabe laufender Aufgaben: Optional, aber empfehlenswert ist ein kurzer Hinweis auf dringende laufende Vorgänge oder Vertretungsregelungen. Hierdurch zeigt der Arbeitnehmer Kooperationsbereitschaft und verhindert Betriebsunterbrechungen.

Kein Grund der Erkrankung: Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, dem Arbeitgeber den Grund oder die Diagnose seiner Erkrankung mitzuteilen. Eine entsprechende Verpflichtung wäre nach §26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten — Gesundheitsdaten) unzulässig. Nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer müssen mitgeteilt werden.

Das Portal forms-legal.com stellt dieses Muster der Krankmeldung kostenlos und strukturiert zur Verfügung. Verwandte Dokumente sind der Unbefristete Arbeitsvertrag nach §611a BGB sowie der Elternzeitantrag nach §16 BEEG für elternzeitbedingte Fehlzeiten.

Digitale Übermittlung der eAU: Seit dem 1. Januar 2023 übermittelt der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) elektronisch direkt an die Krankenkasse des Arbeitnehmers (eAU — elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach §295 Abs. 1 SGB V). Der Arbeitgeber ruft die eAU-Daten digital über seine Abrechnungssoftware (z. B. DATEV LODAS, Sage HR, SAP) bei der Krankenkasse ab. Die gelbe Papier-AU-Bescheinigung entfällt für GKV-Versicherte; privat Krankenversicherte erhalten weiterhin eine Papierbescheinigung.

Aufbewahrung der Krankmeldung: Arbeitgeber sind nach §147 Abs. 1 Nr. 5 AO und §257 Abs. 1 HGB verpflichtet, Lohnunterlagen — einschließlich Krankmeldungsnachweise — mindestens sechs Jahre (handelsrechtlich) bzw. zehn Jahre (steuerrechtlich) aufzubewahren. Krankmeldungen sind relevant für Lohnfortzahlungsansprüche nach §3 EFZG und für etwaige Überprüfungen durch das Finanzamt oder den Träger der Sozialversicherung.

Das Ausfüllen der Krankmeldung nach §5 EntgFG erfordert keine besonderen Fachkenntnisse, jedoch Sorgfalt bei Datum und Formulierung.

Schritt 1 — Datum und Ort eintragen: Tragen Sie das aktuelle Datum in der deutschen Schreibweise DD.MM.YYYY ein (z. B. «Berlin, den 01.04.2026»). Der Ort kann Ihr Wohnort oder der Ort sein, von dem aus Sie die Meldung abschicken.

Schritt 2 — Empfänger angeben: Adressieren Sie die Krankmeldung an Ihren direkten Vorgesetzten (Vor- und Nachname, Abteilung) und in Kopie (cc:) an die Personalabteilung (HR). Wenn in Ihrem Unternehmen ein digitales HR-System (z. B. Personio, SAP SuccessFactors) genutzt wird, erfolgt die Meldung dort; das Muster dient dann als Ergänzung für E-Mail oder Telefonat.

Schritt 3 — Personalien des Arbeitnehmers eintragen: Tragen Sie Ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname), Ihre Personalnummer (falls vorhanden), Ihre Abteilung und Ihre Kontaktdaten (Telefon oder E-Mail) ein. Die Personalnummer beschleunigt die Bearbeitung durch die HR-Abteilung.

Schritt 4 — Erster Krankheitstag nennen: Geben Sie den ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit klar an. Formulierung: «Ab dem [Datum] bin ich arbeitsunfähig erkrankt.» Verwenden Sie das Format DD.MM.YYYY (z. B. «Ab dem 01.04.2026»).

Schritt 5 — Voraussichtliche Dauer: Geben Sie an, wie lange Sie voraussichtlich fehlen werden. Falls Sie noch keinen Arzttermin hatten, schreiben Sie «voraussichtlich [Anzahl] Tage» oder «bis voraussichtlich [Datum]». Stimmt die Prognose nicht, senden Sie eine Folgemeldung.

Schritt 6 — AU-Bescheinigung ankündigen: Wenn die Erkrankung voraussichtlich länger als drei Tage dauert, kündigen Sie die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung an. Formulierung: «Eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird ab dem [vierten Krankheitstag] beim Arzt eingeholt und Ihnen übermittelt.» Seit 2023 erfolgt dies für GKV-Versicherte elektronisch (eAU).

Schritt 7 — Erreichbarkeit angeben: Nennen Sie, unter welcher Telefonnummer oder E-Mail-Adresse Sie im Notfall erreichbar sind. Keine Pflicht zur ständigen Verfügbarkeit — ein allgemeiner Hinweis genügt.

Schritt 8 — Unterschrift und Absendeweg: Unterzeichnen Sie die Krankmeldung eigenhändig, wenn sie per Post oder Fax übermittelt wird. Für E-Mail-Meldungen genügt die Nennung Ihres vollständigen Namens in der Signatur. Senden Sie die Meldung bevorzugt per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Fax mit Sendebericht, um den Zeitpunkt der Übermittlung dokumentieren zu können.

Wichtig: Richten Sie sich nach internen Unternehmensrichtlinien (Betriebsordnung, HR-Handbuch), da viele Unternehmen spezifische Meldewege vorschreiben (z. B. telefonische Meldung bis 8:00 Uhr, keine SMS-Meldung). Das Nichteinhalten dieser internen Vorgaben kann eine Abmahnung auslösen, selbst wenn die Anzeigepflicht des §5 EntgFG formal erfüllt ist. Informieren Sie sich daher im Voraus bei Ihrer Personalabteilung oder lesen Sie das HR-Handbuch Ihres Unternehmens.

Die gesetzlichen Anforderungen an Krankmeldungen in Deutschland sind im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) und ergänzend im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt.

Anzeigepflicht (§5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG): Die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer sind dem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen. Unverzüglich bedeutet ohne schuldhaftes Zögern (§121 BGB), in der Praxis also spätestens zur üblichen Arbeitsbeginnzeit des ersten Fehltages. Eine telefonische oder elektronische Meldung (E-Mail, HR-App) genügt für die Anzeigepflicht.

Nachweispflicht (§5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG): Ab dem vierten Kalendertag der Erkrankung muss eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) vorgelegt werden. Der Arbeitgeber kann nach §5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG durch individualvertragliche Vereinbarung oder Betriebsvereinbarung nach §87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG eine frühere Vorlagepflicht (ab Tag 1) anordnen. Die eAU (elektronische AU-Bescheinigung) gilt seit 1. Januar 2023 für GKV-Versicherte; der Arbeitgeber ruft sie elektronisch bei der Krankenkasse ab.

Sanktionen bei Verstoß: Verletzt der Arbeitnehmer die Anzeigepflicht schuldhaft, kann der Arbeitgeber zunächst eine Abmahnung aussprechen. Bei wiederholtem Verstoß kann dies zur verhaltensbedingten ordentlichen Kündigung nach §1 KSchG führen. Zudem kann der Arbeitgeber unter Umständen die Entgeltfortzahlung verweigern, bis die AU-Bescheinigung vorgelegt wird (BAG 5 AZR 608/20).

Entgeltfortzahlungsanspruch (§3 EntgFG): Voraussetzungen des Lohnfortzahlungsanspruchs sind: unverschuldete Arbeitsunfähigkeit; mindestens vierwöchige ununterbrochene Beschäftigung beim selben Arbeitgeber (Wartezeit nach §3 Abs. 3 EntgFG); keine Erkrankung infolge eines von ihm selbst schuldhaft verursachten Ereignisses (z. B. riskanter Freizeitsport — BAG 5 AZR 866/03). Höhe: 100 Prozent des regulären Arbeitsentgelts (§4 Abs. 1 EntgFG).

Datenschutz: Die Diagnose der Erkrankung ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO und unterliegt besonderem Schutz. Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, die Diagnose dem Arbeitgeber mitzuteilen. Der Arbeitgeber darf die Diagnose nicht erheben; eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag wäre unwirksam (§26 BDSG i. V. m. Art. 9 DSGVO).

Meldepflicht des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber ist nach §5 Abs. 1a EntgFG seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten für GKV-versicherte Arbeitnehmer eigenständig bei der Krankenkasse abzurufen. Er darf den Arbeitnehmer nicht mehr zur Vorlage einer Papierbescheinigung auffordern, wenn das eAU-Verfahren gilt. Bei Verstößen des Arbeitgebers gegen die Datenschutzregelungen nach §26 BDSG kann die zuständige Landesdatenschutzbehörde (z. B. Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, BayLDA) ein Bußgeld nach Art. 83 DSGVO verhängen.

Häufige Fehler bei der Krankmeldung in Deutschland können den Lohnfortzahlungsanspruch gefährden oder arbeitsrechtliche Konsequenzen auslösen.

Verspätete Meldung: Der häufigste Fehler ist die verspätete Anzeige der Erkrankung. «Ich habe vergessen anzurufen» oder «Ich dachte, es wird von selbst bemerkt» sind keine Entschuldigungen. Das BAG (BAG 2 AZR 483/92) bewertet eine verspätete Meldung als Pflichtverletzung, die eine Abmahnung rechtfertigt. Melden Sie sich immer zur Arbeitsbeginnzeit des ersten Fehltages.

Nicht-Vorlage der AU-Bescheinigung ab Tag 4: Versäumt der Arbeitnehmer die fristgerechte Vorlage der AU-Bescheinigung, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung bis zur Vorlage verweigern. Holen Sie die AU-Bescheinigung spätestens am vierten Krankheitstag beim Arzt und stellen Sie sicher, dass die Übermittlung (eAU oder Papier) rechtzeitig erfolgt.

Simulation von Krankheit: Täuscht ein Arbeitnehmer eine Erkrankung vor oder ist er trotz Krankschreibung arbeitsfähig, kann der Arbeitgeber nach §626 BGB eine außerordentliche fristlose Kündigung aussprechen. Das BAG (BAG 2 AZR 651/14) sieht Krankheitssimulation als besonders schwere Pflichtverletzung an. Zusätzlich besteht Schadensersatzpflicht für zu Unrecht erhaltenes Entgelt (§826 BGB).

Nebenerwerbstätigkeit während Krankheit: Eine genesungswidrige Tätigkeit während der Krankmeldung (z. B. körperliche Arbeit trotz Rückenbeschwerden) berechtigt den Arbeitgeber, den Lohnfortzahlungsanspruch zu verweigern und eine Kündigung auszusprechen (BAG 5 AZR 593/13). Leichte Spaziergänge zur Förderung der Genesung sind hingegen zulässig.

Diagnose im Krankenschreiben an Arbeitgeber nennen: Manche Arbeitnehmer teilen dem Arbeitgeber freiwillig die Diagnose mit und schaffen damit unnötige Datenschutzprobleme. Die Diagnose steht auf der für die Krankenkasse bestimmten Seite der AU-Bescheinigung und wird dem Arbeitgeber nicht übermittelt. Teilen Sie dem Arbeitgeber nur mit, dass Sie arbeitsunfähig sind — nicht warum.

Übersehen der früheren Vorlagepflicht: Enthält Ihr Arbeitsvertrag eine Klausel, die die AU-Bescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangt, müssen Sie am ersten Fehltag zum Arzt. Das Übergehen dieser Pflicht ist eine abmahnungsfähige Pflichtverletzung. Lesen Sie Ihren Arbeitsvertrag sorgfältig.