Verpflichtungserklärung und Einladungsschreiben Österreich

Die Verpflichtungserklärung und Einladungsschreiben ist ein nach Niederlassungs- und Aufenthaltsgesetz (NAG), BGBl I Nr. 100/2005, §§2–5; Fremdenpolizeigesetz (FPG) 2005, BGBl I Nr. 100/2005, §§2–5 geregeltes Rechtsdokument in Österreich.

Die Verpflichtungserklärung (auch Kostenübernahmeerklärung oder Unterhaltsverpflichtungserklärung genannt) ist eine notariell oder behördlich beglaubigte Erklärung einer in Österreich ansässigen Person (Einlader), in der diese verbindlich zusichert, für alle Kosten aufzukommen, die dem österreichischen Staat durch den Aufenthalt des eingeladenen Gastes entstehen könnten — insbesondere Lebensunterhaltskosten, Unterkunft, Krankenversorgung und eine etwaige Abschiebung. Der Einlader haftet damit subsidiär für alle Kosten nach FPG §129 Abs. 4 und NAG §5. Der österreichische Bund hat gegen den Einlader Regress, wenn er aufgrund der Verpflichtungserklärung tatsächlich Kosten zu tragen hatte.

Das Einladungsschreiben (auch Einladungserklärung oder Letter of Invitation) ist demgegenüber ein weniger formales Dokument: Es beschreibt den Zweck des Besuchs, die geplante Unterkunft, die Beziehung zwischen Einlader und eingeladener Person und die vorgesehene Aufenthaltsdauer. Es muss nicht zwingend beglaubigt werden — österreichische Botschaften verlangen jedoch häufig eine notariell beglaubigte Fassung, insbesondere für Länder mit erhöhtem Migrationsrisiko.

Beide Dokumente werden vorrangig für Schengen-Visa (Kurzaufenthalt bis 90 Tage innerhalb von 180 Tagen, Art. 6 Schengener Grenzkodex EU Nr. 2016/399) benötigt: Touristenvisum (Typ C), Besuchsvisum für Familienangehörige, Visum für kulturelle oder geschäftliche Veranstaltungen. Die zuständige österreichische Botschaft oder das Konsulat im Herkunftsland des Gastes entscheidet nach Prüfung aller Unterlagen über die Visumerteilung. Das Bundesamt für Fremdenwesen und Asyl (BFA) und die Bundespolizeidirektionen sind für Inlandsverfahren zuständig; das Bundesverwaltungsgericht (BVwG) ist Beschwerdeinstanz.

Seit der Umsetzung des Visakodex 2009 (EU Nr. 810/2009) sind die Anforderungen an Verpflichtungserklärungen im Schengen-Raum weitgehend harmonisiert — in Österreich werden die Formulare je nach Botschaft unterschiedlich gehandhabt, der Kern der Verpflichtung ist aber einheitlich durch NAG §§2–5 und FPG §§2–5 geregelt.

Eine Verpflichtungserklärung und ein Einladungsschreiben nach österreichischem NAG und FPG werden in folgenden Situationen benötigt:

Familiäre Besuche: Wenn Eltern, Geschwister oder andere Angehörige aus einem Drittstaat (z.B. aus der Türkei, Serbien, der Ukraine, dem Kosovo, Indien, China oder anderen Nicht-Schengen-Ländern) zu Besuch nach Österreich kommen möchten, verlangt die österreichische Botschaft oder das Konsulat im Herkunftsland häufig eine Verpflichtungserklärung des in Österreich lebenden Angehörigen.

Touristenbesuche von Freunden aus Drittstaaten: Wer einen ausländischen Freund zu einem Urlaub in Österreich einladen möchte und dieser aus einem visumpflichtigen Land stammt, stellt ein Einladungsschreiben und gegebenenfalls eine Verpflichtungserklärung aus, um die Visumerteilung durch die Botschaft zu unterstützen.

Geschäftliche Veranstaltungen: Österreichische Unternehmen, die ausländische Geschäftspartner aus Drittstaaten zu Konferenzen, Messen oder Betriebsbesichtigungen nach Österreich einladen, benötigen ein Einladungsschreiben. Häufig verlangt die Botschaft zusätzlich eine Verpflichtungserklärung des einladenden Unternehmens.

Kulturelle und sportliche Veranstaltungen: Für Teilnehmer an österreichischen Festivals, Sportveranstaltungen, Wissenschaftskongressen oder Lehrveranstaltungen, die aus visumpflichtigen Ländern kommen, kann eine Einladungserklärung des österreichischen Veranstalters die Visumerteilung wesentlich erleichtern.

Medizinische Behandlung in Österreich: Wenn ausländische Patienten zur medizinischen Behandlung nach Österreich kommen, stellen österreichische Krankenhäuser oder Privatkliniken häufig Einladungsschreiben aus — ergänzt durch eine Verpflichtungserklärung eines österreichischen Angehörigen oder des Krankenhauses selbst.

Eine rechtswirksame österreichische Verpflichtungserklärung und ein Einladungsschreiben nach NAG §§2–5 enthalten folgende Kernelemente:

1. Angaben zum Einlader (in Österreich ansässige Person): Vollständiger Name und Geburtsdatum. Österreichische Meldeadresse (laut Meldezettel nach MeldeG §1 Abs. 7). Staatsangehörigkeit (österreichisch, EU-Bürger oder Drittstaatsangehöriger mit dauerhaftem Aufenthaltstitel). Nachweis des rechtmäßigen Aufenthalts in Österreich (Personalausweis, Reisepass, Aufenthaltstitel). Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (Lohnzettel, Einkommensteuernachweis — FinanzOnline, Kontoauszüge — Nachweis ausreichender Mittel für die Verpflichtung).

2. Angaben zur eingeladenen Person (ausländischer Gast): Vollständiger Name laut Reisepass. Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit. Reisepassnummer und Gültigkeitsdatum. Wohnadresse im Heimatland. Beziehung zum Einlader (Verwandtschaftsgrad, Freundschaft, Geschäftspartner).

3. Zweck und Dauer des Besuchs: Konkreter Besuchsgrund (Familienbesuch, Tourismus, Geschäftsveranstaltung, medizinische Behandlung). Geplanter Einreisezeitraum (von/bis). Bestätigung, dass die Aufenthaltsdauer die erlaubte Kurzaufenthaltsgrenze (90 Tage innerhalb von 180 Tagen, Art. 6 Schengener Grenzkodex) nicht übersteigt.

4. Unterkunftsnachweis: Bestätigung, dass der Gast während seines Aufenthalts in der Wohnung des Einladers untergebracht ist, oder Hotelbuchungsbestätigung. Bei privater Unterkunft: Adresse und Beschreibung der Unterkunft.

5. Verpflichtungserklärung — Haftungsumfang (NAG §5, FPG §129 Abs. 4): Verbindliche Erklärung des Einladers, für alle Kosten aufzukommen, die dem österreichischen Staat durch den Aufenthalt entstehen — Lebensunterhalt, Unterkunft, Krankenversorgung (ÖGK, private Krankenversicherung des Gastes empfohlen), Rückreise und etwaige Abschiebungskosten. Hinweis: Der österreichische Bund hat gegenüber dem Einlader Regressanspruch (NAG §5 Abs. 3). Die Verpflichtungserklärung verfällt nicht automatisch mit Ablauf der Aufenthaltsdauer — der Einlader haftet, bis der Gast das Schengen-Gebiet verlassen hat.

6. Notarielle Beglaubigung oder behördliche Beurkundung: In Österreich wird die Verpflichtungserklärung häufig von der lokalen Magistratsabteilung (MA 35 in Wien), der Bezirkshauptmannschaft oder einem Notar beglaubigt. Für bestimmte Botschaften (z.B. türkisches Generalkonsulat, chinesische Botschaft) ist eine apostillierte oder konsularisch beglaubigte Fassung erforderlich (Apostillenübereinkommen 1961, in Österreich BGBl Nr. 221/1968). forms-legal.com stellt das strukturierte Formular für beide Dokumente bereit.

7. Krankenversicherungsnachweis des Gastes: Reisekrankenversicherung für die gesamte Aufenthaltsdauer in Österreich/Schengen-Raum (Mindestdeckung EUR 30.000,00 nach Art. 15 EU-Visakodex) — oft Voraussetzung für die Visumerteilung.

Die Verpflichtungserklärung und das Einladungsschreiben werden in folgenden Schritten erstellt und eingereicht:

Schritt 1: Prüfen, ob eine Verpflichtungserklärung erforderlich ist. Überprüfen Sie, ob der eingeladene Gast aus einem visumpflichtigen Land stammt: EU-Visa-Negativliste (Verordnung EU Nr. 2018/1806, Anhang I). Für Bürger aus Ländern der Positivliste (Anhang II — z.B. USA, Kanada, Australien, Japan, Südkorea) gilt Visumfreiheit für bis zu 90 Tage — keine Verpflichtungserklärung erforderlich.

Schritt 2: Formular ausfüllen. Tragen Sie alle Angaben zu Einlader und eingeladener Person vollständig ein: vollständige Personalien, Beziehung, Besuchszweck und -dauer, Unterkunftsdetails, Haftungserklärung.

Schritt 3: Unterlagen des Einladers zusammenstellen. Lichtbildausweis (österreichischer Personalausweis oder Reisepass). Meldezettel (nicht älter als 3 Monate). Einkommensnachweise (Lohnzettel der letzten 3 Monate oder Einkommenssteuerbescheid von FinanzOnline). Kontoauszüge (letzter Monat). Bei Selbstständigen: Jahresabschluss oder E1-Formular (Einkommensteuererklärung).

Schritt 4: Beglaubigung der Verpflichtungserklärung. Magistratisches Bezirksamt (MA 35 in Wien), Bezirkshauptmannschaft oder Notar aufsuchen. Kosten für notarielle Beglaubigung: ca. EUR 20,00–50,00. Manche Botschaften verlangen zusätzlich Apostille — in Österreich durch das Bezirksgericht oder das Bundesministerium für Justiz (BMJ) ausgestellt (ca. EUR 30,00).

Schritt 5: Unterlagen an den Gast im Ausland senden. Schicken Sie dem eingeladenen Gast das beglaubigte Original (oder beglaubigte Kopie per Express-Post). Der Gast legt die Verpflichtungserklärung und das Einladungsschreiben zusammen mit seinen Visaantragsunterlagen bei der österreichischen Botschaft oder dem Konsulat vor.

Schritt 6: Visumsantrag durch den Gast. Der Gast beantragt das Schengen-Visum (Typ C) bei der zuständigen österreichischen Botschaft in seinem Heimatland. Üblicherweise beizufügende Unterlagen: Visumsantragsformular, Reisepass (gültig mind. 3 Monate über Reiserückkehr), biometrisches Lichtbild, Reisekrankenversicherung (mind. EUR 30.000,00 Deckung, Art. 15 EU-Visakodex), Verpflichtungserklärung, Einladungsschreiben, Nachweise zu Aufenthaltskosten.

Schritt 7: Nach Ankunft — Meldepflicht. Nach Ankunft des Gastes in Österreich: Anmeldung beim Magistratischen Bezirksamt / Standesamt innerhalb von 3 Tagen (MeldeG §3). Bei privatem Aufenthalt beim Einlader: Einlader nimmt die Anmeldung vor.

Die Verpflichtungserklärung und das Einladungsschreiben nach österreichischem NAG §§2–5 und FPG §§2–5 unterliegen folgenden rechtlichen Anforderungen:

Haftungsumfang und Regressrecht (NAG §5 Abs. 3, FPG §129 Abs. 4): Der Einlader haftet persönlich und solidarisch für alle Kosten, die dem österreichischen Staat durch den Aufenthalt des eingeladenen Gastes entstehen — einschließlich Kosten der Rückführung oder Abschiebung nach FPG §66 ff. Der österreichische Bund hat einen zivilrechtlichen Regressanspruch gegen den Einlader (§5 Abs. 3 NAG). Dieser Anspruch verjährt nach ABGB §1489 in drei Jahren. Die Verpflichtungserklärung endet nicht automatisch mit der geplanten Aufenthaltsdauer — sie gilt, bis der Gast das Schengen-Gebiet verlassen hat.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Einladers: Die Niederlassungsbehörde oder Botschaft prüft, ob der Einlader wirtschaftlich in der Lage ist, die übernommenen Verpflichtungen zu erfüllen. Mindestanforderung: ausreichende Mittel für den Lebensunterhalt des Gastes entsprechend dem österreichischen Existenzminimum nach EO §291a (2025: EUR 1.217,96/Monat für Einzelperson). Bei Unterschreitung kann die Botschaft die Visumerteilung ablehnen.

Schengen-Visakodex (EU Nr. 810/2009): Österreich ist als Schengen-Mitgliedstaat an den EU-Visakodex gebunden. Art. 14 Visakodex regelt die einzureichenden Unterlagen. Art. 15 schreibt Reisekrankenversicherung mit Mindestdeckung EUR 30.000,00 vor. Art. 21 regelt die Prüfung der Einreisevoraussetzungen durch die Botschaft — dabei spielt die Verpflichtungserklärung eine wichtige Rolle.

Beglaubigungspflichten: Je nach Bestimmungsland und Anforderungen der österreichischen Botschaft muss die Verpflichtungserklärung notariell beglaubigt (NO §§52–90) oder mit Apostille (Haager Apostillenübereinkommen 1961, BGBl Nr. 221/1968) versehen sein. Ohne erforderliche Beglaubigung kann die Botschaft das Dokument zurückweisen.

Datenspeicherung und Datenschutz (DSGVO, DSG): Personenbezogene Daten in der Verpflichtungserklärung werden von der österreichischen Behörde nach DSG (BGBl I Nr. 165/1999) und DSGVO (EU Nr. 2016/679) verarbeitet. Aufbewahrungsfrist: in der Regel 3 Jahre nach Ende des Aufenthaltstitels des Gastes.

Bei der Ausstellung österreichischer Verpflichtungserklärungen und Einladungsschreiben nach NAG und FPG treten folgende Fehler häufig auf:

Fehlendes oder veraltetes Einkommensnachweise des Einladers: Die Botschaft verlangt aktuelle Nachweise der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Einladers — Lohnzettel nicht älter als 3 Monate, Kontoauszüge des letzten Monats. Viele Einlader reichen ältere Lohnzettel oder keine Kontoauszüge ein — was zur Zurückweisung der Verpflichtungserklärung führt.

Nicht beglaubigte Verpflichtungserklärung: Manche österreichische Botschaften verlangen eine notariell beglaubigte Verpflichtungserklärung, andere nur eine einfache Erklärung. Antragsteller übersehen häufig, welche Form die konkrete Botschaft des Bestimmungslands verlangt. Vor Ausfüllen des Formulars: Botschaftswebsite des Herkunftslands des Gastes prüfen (ausseninstitut.at oder Botschaft direkt kontaktieren).

Unklare Angaben zum Aufenthaltszweck: Vage Angaben wie 'Besuch' oder 'Urlaub' ohne konkrete Details (Daten, Aktivitäten, Unterkunft) führen zu Zweifeln der Botschaft an der Glaubwürdigkeit des Besuchs und erhöhen das Risiko einer Visumablehnung. Formulieren Sie den Besuchszweck klar und spezifisch.

Fehlende Reisekrankenversicherung des Gastes: Art. 15 EU-Visakodex verlangt zwingend eine Reisekrankenversicherung mit Mindestdeckung von EUR 30.000,00 für den gesamten Aufenthalt im Schengen-Raum. Ohne Nachweis dieser Versicherung wird das Visum regelmäßig abgelehnt — selbst wenn alle anderen Unterlagen vollständig sind.

Verpflichtungserklärung vom falschen Einlader: Der Einlader muss selbst in Österreich rechtmäßig und dauerhaft ansässig sein (österreichischer Staatsbürger, EU-Bürger nach FreizügigkeitsG, Drittstaatsangehöriger mit dauerhaftem Aufenthaltstitel nach NAG §§45–48). Einlader ohne eigenem stabilen Aufenthaltsstatus können keine wirksame Verpflichtungserklärung ausstellen — die Botschaft lehnt diese ab.

Versäumte Benachrichtigung bei Überziehung des Aufenthalts: Wenn der eingeladene Gast seinen geplanten Aufenthalt übersteht (Overstay), haftet der Einlader nach NAG §5 für entstehende Kosten. Einlader sollten sicherstellen, dass ihr Gast rechtzeitig abreist — und im Zweifel die zuständige Fremdenpolizei (FPG §12) informieren.