Urkundenbeglaubigung Außenministerium Österreich

Die Urkundenbeglaubigung Außenministerium ist ein nach Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968) und Konsulargesetz (KonsularG, BGBl I Nr. 36/1999) geregeltes Rechtsdokument in Österreich.

Das Legalisationsverfahren in Österreich ist ein mehrstufiger Prozess, der die Echtheit einer österreichischen öffentlichen Urkunde für Drittstaaten (Nicht-HBÜ-Staaten) bestätigt. Die Legalisation erfolgt in folgenden Schritten: Zunächst wird die Urkunde von der zuständigen österreichischen Behörde ausgestellt (Gericht, Notar nach Notariatsordnung NO RGBl Nr. 75/1871, Standesamt nach PStG 2013 BGBl I Nr. 16/2013, Ministerium). Anschließend wird die Urkunde beim Bundesministerium für Justiz (BMJ) vorbeglaubigt, wenn es sich um eine Gerichts- oder Notariatsurkunde handelt. Danach beglaubigt das BMeiA, Abteilung IV.6, die Unterschrift und den Stempel des BMJ oder der ausstellenden Behörde. Schließlich wird die Urkunde von der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes in Wien endbeglaubigt.

Für Staaten, die Vertragspartei des Haager Übereinkommens (HBÜ) sind — mehr als 120 Staaten weltweit — ersetzt die Apostille das gesamte Legalisationsverfahren. In diesem Fall ist das BMeiA nicht beteiligt; die Apostille wird direkt vom Bezirksgericht (BG), Landesgericht (LG) oder Bundesministerium für Justiz (BMJ) ausgestellt. Das BMeiA-Beglaubigungsverfahren ist daher nur für Nicht-HBÜ-Staaten erforderlich, z.B. für Afghanistan, Irak, Iran, Jemen, bestimmte Golfstaaten (ohne bilaterale Abkommen), Myanmar und weitere Staaten.

Das BMeiA führt gemäß §§3–5 Konsulargesetz (KonsularG) auch die Beglaubigung ausländischer Urkunden durch: ausländische öffentliche Urkunden aus Nicht-HBÜ-Staaten, die in Österreich verwendet werden sollen, müssen durch die österreichische Botschaft oder das österreichische Konsulat im Ausstellungsstaat beglaubigt und vom BMeiA in Wien nachbeglaubigt werden, bevor sie von österreichischen Behörden (Firmenbuchgericht, Grundbuchgericht, Standesamt, Finanzamt Österreich) anerkannt werden.

Seit dem Beitritt Österreichs zur EU und der Ratifizierung zahlreicher multilateraler Abkommen hat das BMeiA-Legalisationsverfahren an Bedeutung verloren. Für innereuropäische Sachverhalte gilt die EU-Verordnung 2016/1191 (mehrsprachige öffentliche Urkunden). Für HBÜ-Staaten gilt die Apostille. Dennoch bleibt das BMeiA-Verfahren für eine erhebliche Anzahl von Drittstaaten unverzichtbar, insbesondere im Handelsverkehr mit dem Nahen Osten, Südostasien und Teilen Afrikas. Das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMeiA), Minoritenplatz 8, 1014 Wien, Abteilung IV.6 (Konsularische Legalisations- und Beglaubigungsangelegenheiten), ist die zuständige Stelle für alle Anfragen.

Der Oberste Gerichtshof (OGH) hat in mehreren Entscheidungen (3 Ob 55/19b, 10 Ob 23/21d) klargestellt, dass ausländische Urkunden, die nicht ordnungsgemäß legalisiert oder apostilliert wurden, in österreichischen Gerichts- und Verwaltungsverfahren grundsätzlich nicht als Beweis zugelassen werden können. Die ordnungsgemäße Beglaubigung oder Legalisation ist daher nicht nur eine Formalität, sondern eine prozessuale Voraussetzung.

Die Urkundenbeglaubigung durch das BMeiA (Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten) in Österreich ist in folgenden Situationen erforderlich:

Verwendung österreichischer Urkunden in Nicht-HBÜ-Staaten: Wenn österreichische öffentliche Urkunden (Gerichtsurteile, Firmenbuchauszüge, Notariatsurkunden, Standesamtsurkunden nach PStG 2013, Bescheide des Finanzamts Österreich) in Staaten verwendet werden sollen, die nicht Vertragspartei des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968) sind, ist die Legalisation über das BMeiA erforderlich. Typische Nicht-HBÜ-Staaten: Irak, Iran, Jemen, Myanmar, Afghanistan, Libyen, einige Golfstaaten ohne Sonderabkommen. Die aktuelle Staatenliste ist auf hcch.net verfügbar.

Handelsbeziehungen mit dem Nahen Osten und Asien: Österreichische Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen in Nicht-HBÜ-Staaten aufbauen oder dort Niederlassungen gründen, benötigen häufig legalisierte Firmenbuchauszüge, Handelsregisterauszüge, Vollmachten und Gesellschaftsverträge. Arabische und asiatische Handelskammern verlangen in bestimmten Fällen die Überbeglaubigung durch die österreichische Handelskammer (WKO) und das BMeiA.

Anerkennung ausländischer Urkunden in Österreich: Umgekehrt müssen ausländische öffentliche Urkunden aus Nicht-HBÜ-Staaten (z.B. Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Bildungsnachweise, Führerscheine aus Nicht-HBÜ-Ländern), die in Österreich für standesamtliche Eintragungen, Sozialversicherungsanmeldungen bei der ÖGK (Österreichische Gesundheitskasse) oder Aufenthaltsverfahren beim Bundesamt für Fremdenwesen und Asyl (BFA) verwendet werden sollen, durch die zuständige ausländische Behörde und die österreichische Botschaft im Ausstellungsland beglaubigt und anschließend vom BMeiA in Wien nachbeglaubigt werden.

Konsularische Beurkundungen im Ausland: Österreicher im Ausland können konsularische Urkunden (Beurkundungen, Beglaubigungen, Testamentserrichtungen) bei österreichischen Botschaften und Generalkonsulaten nach dem Konsulargesetz (KonsularG, BGBl I Nr. 36/1999) vornehmen lassen. Diese konsularischen Urkunden werden vom BMeiA für die Verwendung im Inland oder in Drittstaaten beglaubigt.

Akademikerberufe im Nicht-HBÜ-Ausland: Österreichische Ärzte, Anwälte, Ingenieure und andere Berufsgruppen, die ihre Berufszulassung in einem Nicht-HBÜ-Staat beantragen, benötigen legalisierte österreichische Diplome, Staatsexamenszeugnisse und Berufslizenzurkunden. Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) und die jeweilige Kammer (Ärztekammer, ÖRAK) stellen die Dokumente aus; das BMeiA beglaubigt sie.

Der Antrag auf Urkundenbeglaubigung beim BMeiA (Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten) Österreich muss folgende Kernelemente enthalten. Der forms-legal.com Urkundenbeglaubigung BMeiA Antrag Österreich deckt alle erforderlichen Angaben ab.

Angaben zum Antragsteller: Vollständiger Name oder Firma mit Firmenbuchnummer (FN) und Adresse. Bei Vertretung durch Rechtsanwalt (nach RAO, RGBl Nr. 96/1868) oder Notar ist eine schriftliche Vollmacht beizufügen.

Bezeichnung der zu beglaubigenden Urkunde: Genaue Bezeichnung (z.B. „Firmenbuchauszug der Muster GmbH, FN 123456a, ausgestellt vom HG Wien am 12.05.2026”), Ausstellungsbehörde, Ausstellungsdatum, Urkundenart (Notariatsurkunde, Gerichtsurkunde, Standesamtsurkunde nach PStG 2013, Verwaltungsurkunde).

Zielstaat der Verwendung: Angabe des Ziellandes — BMeiA beglaubigt nur für Nicht-HBÜ-Staaten. Für HBÜ-Vertragsstaaten ist die Apostille beim Bezirksgericht (BG) oder beim BMJ zu beantragen. Die Liste der HBÜ-Vertragsstaaten ist auf hcch.net verfügbar.

Vorbeglaubigung durch BMJ oder Ausstellungsbehörde: Das BMeiA beglaubigt grundsätzlich nur die Unterschrift der zuletzt ausstellenden oder vorbeglaubigenden Behörde — nicht die Originalunterschrift auf der Urkunde. Daher ist für Gerichts- und Notariatsurkunden eine Vorbeglaubigung durch das Bundesministerium für Justiz (BMJ) erforderlich, bevor das BMeiA beglaubigt. Standesamtsurkunden müssen ggf. zunächst von der Landesregierung vorbeglaubigt werden.

Gebühren nach GebG und Konsulargebührenverordnung: Die Gebühr für die BMeiA-Beglaubigung richtet sich nach der Konsulargebührenverordnung (KonsularGebV, BGBl II Nr. 512/2001) und dem Gebührengesetz (GebG, BGBl Nr. 267/1957) §14 TP 6. Die Gebühr beträgt ca. €22,00–€50,00 je Beglaubigungsakt. Hinzu kommen etwaige Gebühren für die Vorbeglaubigung beim BMJ (ca. €14,30–€22,00) und für die Endbeglaubigung bei der ausländischen Botschaft (je nach Land und Botschaftsgebühren variierend ca. €30,00–€200,00).

Zusätzliche Übersetzungsanforderungen: Viele Drittstaaten verlangen nicht nur die Legalisation, sondern auch eine beglaubigte Übersetzung der Urkunde in die Landessprache des Ziellandes, erstellt von einem staatlich beeidigten und gerichtlich zertifizierten Dolmetscher nach dem Sachverständigen- und Dolmetschergesetz (SDG, BGBl I Nr. 137/2012). Das Verzeichnis der beeidigten Dolmetscher ist auf sdgliste.justiz.gv.at abrufbar. Die Übersetzung muss ebenfalls beglaubigt oder legalisiert werden.

Bearbeitungszeit: Die Bearbeitungszeit beim BMeiA (Abteilung IV.6, Minoritenplatz 8, 1014 Wien) beträgt in der Regel drei bis zehn Werktage. Für dringende Fälle bietet das BMeiA eine Expressbearbeitung gegen erhöhte Gebühr an. Das gesamte Legalisationsverfahren (Vorbeglaubigung BMJ + BMeiA + ausländische Botschaft) kann vier bis acht Wochen dauern.

Den Antrag auf Urkundenbeglaubigung beim BMeiA Österreich befüllen Sie nach diesen Schritten:

Schritt 1: Prüfen, ob HBÜ oder Legalisation erforderlich. Zuerst klären, ob das Zielland Vertragspartei des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968) ist — Staatenliste auf hcch.net. Für HBÜ-Staaten: Apostille beim Bezirksgericht (BG) oder BMJ beantragen, nicht BMeiA. Für Nicht-HBÜ-Staaten: BMeiA-Legalisation erforderlich.

Schritt 2: Vorbeglaubigung einholen (falls erforderlich). Für Gerichts- und Notariatsurkunden muss vor dem BMeiA eine Vorbeglaubigung beim Bundesministerium für Justiz (BMJ), Abteilung I 6, Museumstraße 7, 1070 Wien, eingeholt werden. Für Standesamtsurkunden und Bundesbehördenurkunden: ggf. Vorbeglaubigung durch die jeweilige Bundes- oder Landesbehörde. Die vorbeglaubigte Urkunde wird dann dem BMeiA vorgelegt.

Schritt 3: BMeiA-Antrag ausfüllen. Füllen Sie das Beglaubigungsantragsformular des BMeiA (erhältlich auf bmeia.gv.at oder persönlich im Schalter IV.6) vollständig aus: Angaben zur Person (Name, Adresse), genaue Urkundenbezeichnung, Ausstellungsbehörde, Zielstaat und Verwendungszweck.

Schritt 4: Unterlagen zusammenstellen. Bereiten Sie folgende Unterlagen vor: Antrag vollständig ausgefüllt; Originalurkunde mit Vorbeglaubigung (BMJ-Stempel); gültiger Lichtbildausweis des Antragstellers (Reisepass nach Passgesetz 1992, Personalausweis nach Personalausweisgesetz 2021); Nachweis der Vorbeglaubigung; ggf. beglaubigte Übersetzung nach SDG.

Schritt 5: Persönlich oder per Post beim BMeiA einreichen. Der Antrag kann persönlich während der Öffnungszeiten der Abteilung IV.6 (Minoritenplatz 8, 1014 Wien; Parteienverkehr Mo–Fr 09:00–12:00 Uhr) eingebracht oder per Post eingesandt werden. Bei postalischer Einreichung empfiehlt sich die Verwendung von Einschreiben.

Schritt 6: Gebühr entrichten. Die BMeiA-Beglaubigungsgebühr nach KonsularGebV (BGBl II Nr. 512/2001) und GebG §14 TP 6 ist vor oder bei Einreichung zu entrichten. Zahlungsmöglichkeiten: Überweisung (IBAN auf bmeia.gv.at), Barzahlung bei persönlicher Abgabe.

Schritt 7: Beglaubigte Urkunde an ausländische Botschaft übergeben. Nach Erhalt der BMeiA-beglaubigten Urkunde (drei bis zehn Werktage Bearbeitungszeit) ist die Urkunde zur abschließenden Endbeglaubigung an die österreichische Botschaft oder das Konsulat des Ziellandes oder die Botschaft des Ziellandes in Wien zu übergeben. Die ausländische Botschaft erhebt eigene Botschaftsgebühren.

Schritt 8: Legalisation vollständig — Urkunde für Auslandsverwendung bereit. Nach der Endbeglaubigung durch die ausländische Botschaft ist die Legalisation abgeschlossen und die Urkunde kann in dem betreffenden Drittstaat verwendet werden.

Die Urkundenbeglaubigung durch das BMeiA (Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten) in Österreich unterliegt folgenden gesetzlichen Anforderungen:

Rechtsgrundlage: Das Legalisationsverfahren ergibt sich aus dem Konsulargesetz (KonsularG, BGBl I Nr. 36/1999) §§3–5, der Konsulargebührenverordnung (KonsularGebV, BGBl II Nr. 512/2001) und dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968). Für HBÜ-Vertragsstaaten gilt Art. 3 HBÜ (Apostille als ausschließliche Methode); für Nicht-HBÜ-Staaten gilt das nationale Legalisationsrecht.

Zuständigkeit BMeiA (Abteilung IV.6): Das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMeiA), Abteilung IV.6, Minoritenplatz 8, 1014 Wien, ist nach §3 KonsularG die zentrale zuständige Behörde für die Überbeglaubigung österreichischer öffentlicher Urkunden für Nicht-HBÜ-Staaten und für die Nachbeglaubigung ausländischer Urkunden nach österreichischer Konsularlegalisierung im Ausland.

Vorbeglaubigung erforderlich: Das BMeiA beglaubigt nur die Unterschrift und den Stempel der zuletzt ausstellenden oder vorbeglaubigenden Behörde — nicht die Originalunterschrift auf der Urkunde selbst. Für Gerichts- und Notariatsurkunden ist daher eine Vorbeglaubigung durch das Bundesministerium für Justiz (BMJ, Museumstraße 7, 1070 Wien) vor der BMeiA-Beglaubigung erforderlich. Ohne BMJ-Vorbeglaubigung wird das BMeiA die Urkunde nicht beglaubigen.

Gebühren nach KonsularGebV und GebG: Die BMeiA-Beglaubigungsgebühr beträgt nach KonsularGebV (BGBl II Nr. 512/2001) ca. €22,00–€50,00 je Beglaubigungsakt, zuzüglich Gebührengesetz (GebG, BGBl Nr. 267/1957) §14 TP 6 (ca. €14,30). Bei dringenden Beglaubigungen (Expressbearbeitung) kann ein Zuschlag anfallen.

Pflicht zur Vorlage des Originals: Die Originalurkunde mit der Vorbeglaubigung des BMJ oder der ausstellenden Behörde muss dem BMeiA zur Beglaubigung vorgelegt werden. Fotokopien oder unbeglaubigte Abschriften werden nicht beglaubigt. Das BMeiA vermerkt seine Beglaubigung (Stempel, Unterschrift des zuständigen Beamten, Datum) auf der Originalurkunde oder auf einem daran befestigten Blatt.

Ablauf des vollständigen Legalisationsverfahrens: Das vollständige Legalisationsverfahren für Nicht-HBÜ-Staaten umfasst zwingend folgende Schritte: (1) Ausstellung der Originalurkunde durch die österreichische Behörde; (2) Vorbeglaubigung durch BMJ oder Ausstellungsbehörde; (3) Beglaubigung durch BMeiA; (4) Endbeglaubigung durch die Botschaft oder das Konsulat des Ziellandes in Wien. Das Überspringen eines Schrittes führt zur Unwirksamkeit der Legalisation.

Bei der Urkundenbeglaubigung durch das BMeiA Österreich entstehen typische Fehler, die das Verfahren verzögern oder zur Ablehnung führen:

Falsche Behörde gewählt — Apostille statt BMeiA oder umgekehrt: Viele Antragsteller beantragen eine Apostille beim Bezirksgericht (BG) für ein Land, das nicht Vertragsstaat des Haager Übereinkommens (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968) ist. In diesem Fall ist die Apostille wirkungslos und das vollständige Legalisationsverfahren über das BMeiA erforderlich. Umgekehrt beantragen manche Antragsteller die BMeiA-Beglaubigung für HBÜ-Staaten, was unnötigen Aufwand verursacht.

Fehlende Vorbeglaubigung durch das BMJ: Das BMeiA beglaubigt nur auf der Vorbeglaubigung des Bundesministeriums für Justiz (BMJ). Anträge ohne BMJ-Vorbeglaubigung werden vom BMeiA zurückgewiesen. Insbesondere bei Notariatsurkunden und Gerichtsurkunden wird die BMJ-Vorbeglaubigung häufig vergessen.

Falsche oder veraltete Urkunde: Legalisierte Dokumente (z.B. Firmenbuchauszüge, Strafregisterbescheinigungen, Grundbuchauszüge) sind oft nur drei bis sechs Monate gültig. Ausländische Behörden lehnen veraltete legalisierte Urkunden ab. Urkunden sollten kurz vor dem benötigten Auslandstermin ausgestellt und legalisiert werden.

Keine beglaubigte Übersetzung: Viele Drittstaaten verlangen nicht nur die Legalisation der Originalurkunde, sondern auch eine beglaubigte Übersetzung in die Landessprache des Ziellandes durch einen beeidigten Dolmetscher nach SDG (BGBl I Nr. 137/2012). Diese Übersetzung wird häufig vergessen oder zu spät beauftragt, was den gesamten Legalisationszeitplan verzögert.

Unterschätzung der Gesamtdauer: Das vollständige Legalisationsverfahren (Vorbeglaubigung BMJ + BMeiA-Beglaubigung + ausländische Botschaft + Übersetzung) dauert oft vier bis acht Wochen. Antragsteller, die die Legalisation erst kurz vor einem Auslandstermin beantragen, scheitern regelmäßig an den Fristen.

Fehlendes Lichtbilddokument oder abgelaufener Ausweis: Bei persönlicher Vorsprache beim BMeiA muss ein gültiger amtlicher Lichtbildausweis (Reisepass nach Passgesetz 1992, Personalausweis nach Personalausweisgesetz 2021) vorgelegt werden. Abgelaufene Ausweise werden abgelehnt.