Apostille-Antrag Österreich

Der Apostille-Antrag ist ein nach Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968) geregeltes Rechtsdokument in Österreich.

Die Apostille in Österreich ist eine standardisierte Bescheinigung im Format gemäß Anlage 1 zum Haager Übereinkommen (HBÜ Art. 3). Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners (z.B. Notar, Rechtspfleger, Standesbeamter, Richter) und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels auf der Urkunde — nicht jedoch den Inhalt der Urkunde selbst. Der Inhalt wird von der Apostille ausdrücklich nicht beurkundet (Art. 3 Abs. 2 HBÜ). Seit 2024 bietet das Bundesministerium für Justiz (BMJ) für gerichtlich ausgestellte Urkunden auch die e-Apostille (elektronische Apostille) an, die über das HCCH e-APP Register der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH) digital verifiziert werden kann.

Zuständige Behörden in Österreich für die Ausstellung der Apostille sind nach dem Erlass des BMJ (BMJ-Z28.002/0002-I 1/2005) wie folgt abgegrenzt: Für Urkunden österreichischer Gerichte (Urteile, Beschlüsse, Verlassenschaftsbeschlüsse, Notariatsurkunden) ist das Bezirksgericht (BG) oder das Landesgericht (LG) zuständig, in dessen Sprengel die Urkunde ausgestellt wurde. Für Urkunden der Bundesministerien und der ihnen nachgeordneten Behörden sowie für Urkunden anderer öffentlicher Stellen des Bundes ist das Bundesministerium für Justiz (BMJ) die zuständige Apostille-Behörde. Standesamtliche Urkunden (Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden) werden vom ausstellenden Standesamt nach dem Personenstandsgesetz 2013 (PStG 2013, BGBl I Nr. 16/2013) oder dem übergeordneten Bürgermeisteramt mit Apostille versehen. Für Dokumente der Landesbehörden sind die jeweiligen Landesregierungen oder von diesen bezeichnete Behörden zuständig.

Das Apostille-Verfahren in Österreich unterscheidet sich grundlegend von der Legalisation: Während die Legalisation eine mehrstufige Beglaubigungskette — österreichische Behörde → Österreichisches Staatsarchiv oder BMeiA → Botschaft des Ziellandes — erfordert und Wochen dauern kann, wird die Apostille als einstufiges Verfahren beim Bezirksgericht (BG), Landesgericht (LG) oder BMJ in der Regel innerhalb von drei bis fünf Werktagen ausgestellt. Für Länder, die nicht Vertragsstaat des HBÜ sind (z.B. Afghanistan, Myanmar, Saudi-Arabien, Vereinigte Arabische Emirate ohne Sonderregelung), bleibt die Legalisation über das BMeiA, Abteilung IV.6, Pasauergasse 2, 1014 Wien, erforderlich.

Apostillierbare Urkunden in Österreich umfassen alle öffentlichen Urkunden im Sinne des Art. 1 HBÜ: Dokumente, die von einer Behörde oder einem Beamten in richterlicher Funktion ausgestellt wurden (Urteile des Landesgerichts LG, OLG, OGH); Urkunden der Verwaltungsbehörden (Bescheide des Finanzamts Österreich, Gewerbescheine der Bezirksverwaltungsbehörde, Reisepässe); Notariatsurkunden und notarielle Beglaubigungen nach Notariatsordnung (NO, RGBl Nr. 75/1871); Standesamtsurkunden (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde nach PStG 2013); Firmenbuchauszüge und Grundbuchauszüge, die vom Bezirksgericht oder Handelsgericht Wien (HG Wien) beglaubigt wurden. Nicht apostillierbar sind rein privatrechtliche Dokumente wie Handelsverträge, Vollmachten ohne notarielle Beglaubigung oder Übersetzungen ohne amtliche Beglaubigung.

Der Oberste Gerichtshof (OGH) hat in 10 Ob 67/18g und 3 Ob 192/16p klargestellt, dass eine mit Apostille versehene ausländische Urkunde in österreichischen Verfahren grundsätzlich als echte öffentliche Urkunde anzusehen ist, ohne dass ein weiterer Nachweis ihrer Echtheit erforderlich wäre. Dies erleichtert die Verwendung apostillierter Auslandsurkunden erheblich in Verlassenschaftsverfahren (Außerstreitgesetz — AußStrG, BGBl I Nr. 111/2003), Firmenbucheingaben und Grundbuchverfahren vor österreichischen Behörden. Die korrekte Apostillierung nach HBÜ und die fristgerechte Beantragung sind Voraussetzung für die reibungslose Anerkennung österreichischer Urkunden im Ausland — etwa für Erbschaftsangelegenheiten, Immobilientransaktionen, Firmengründungen oder Eheschließungen im Ausland.

Ein Apostille-Antrag in Österreich ist immer dann erforderlich, wenn eine österreichische öffentliche Urkunde in einem der mehr als 120 Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968) verwendet werden soll und der Zielstaat eine Beglaubigung der Echtheit verlangt. Österreichische Behörden und Gerichte erkennen österreichische öffentliche Urkunden ohne Apostille an — die Apostille dient ausschließlich der grenzüberschreitenden Verwendung gegenüber ausländischen Behörden, Gerichten und Notaren.

Typische Anwendungsfälle in der Praxis sind: Bei Erbschaftsverfahren im Ausland benötigen österreichische Staatsbürger apostillierte Sterbeurkunden, Geburtsurkunden oder Verlassenschaftsbeschlüsse des Bezirksgerichts (BG) nach dem Außerstreitgesetz (AußStrG, BGBl I Nr. 111/2003), um österreichische Nachlassanteile gegenüber ausländischen Notaren oder Gerichten nachzuweisen. Bei Immobilientransaktionen im Ausland — z.B. Kauf einer Eigentumswohnung in Spanien, Italien, Kroatien oder Slowenien — müssen österreichische Grundbuchauszüge des Bezirksgerichts oder Firmenbuchauszüge des Handelsgerichts Wien (HG Wien) apostilliert werden, damit ein ausländischer Notar die österreichische Rechtsfähigkeit des Käufers bestätigen kann.

Bei Eheschließungen im Ausland verlangen ausländische Standesämter apostillierte Geburtsurkunden und Ledigkeitsnachweise nach dem österreichischen Personenstandsgesetz 2013 (PStG 2013, BGBl I Nr. 16/2013). Das österreichische Standesamt stellt den Ledigkeitsnachweis und die Apostille aus. Bei Firmengründungen und gesellschaftsrechtlichen Vorgängen im Ausland — etwa bei der Gründung einer spanischen S.L. durch einen österreichischen GmbH-Gesellschafter oder bei der Eintragung einer österreichischen GmbH in einem ausländischen Handelsregister — verlangen ausländische Behörden apostillierte Firmenbuchauszüge, apostillierte Gesellschaftsverträge (Notariatsurkunden nach Notariatsordnung NO, RGBl Nr. 75/1871) oder apostillierte Vollmachten.

Bei akademischen Bewerbungen und Berufszulassungen im Ausland — Ärztliche Berufserlaubnis, Rechtsanwaltszulassung, Lehrerbefähigung, Apothekerzulassung — verlangen ausländische Zulassungsbehörden apostillierte österreichische Hochschulzeugnisse, Ärztekammerzertifikate, Berufsqualifikationsnachweise oder Bildungsabschlüsse. Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) und die Hochschulen selbst können diese Urkunden apostillieren oder an das BMJ weiterleiten. Bei Adoptionsverfahren mit internationalem Element nach dem Haager Adoptionsübereinkommen (HAÜ, BGBl III Nr. 145/1999) sind apostillierte Personenstandsurkunden und Gerichtsbeschlüsse des Bezirksgerichts unverzichtbar.

Nicht erforderlich ist die Apostille innerhalb der Europäischen Union für bestimmte öffentliche Urkunden seit der Verordnung (EU) 2016/1191 (ab 16.02.2019) — diese sieht für Personenstandsurkunden, Staatsbürgerschaftsurkunden und weitere öffentliche Urkunden zwischen EU-Mitgliedstaaten standardisierte mehrsprachige Formulare (Anhänge I–XI der VO) vor, die eine Apostille ersetzen. Auch für Gerichtsentscheidungen gilt innerhalb der EU die gegenseitige Anerkennung nach der Verordnung (EU) Nr. 1215/2012 (Brüssel Ia) ohne Apostille. Für Nicht-Vertragsstaaten des HBÜ (z.B. Irak, Jemen, einige Golfstaaten) bleibt die Legalisation über das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMeiA) erforderlich.

Ein Apostille-Antrag ist auch dann sinnvoll, wenn eine österreichische Urkunde zwar in einem EU-Staat, aber außerhalb des öffentlichen Rechtsverkehrs — z.B. bei privaten Vertragspartnern oder internationalen Schiedsgerichten (Wiener Internationales Schiedsgericht, VIAC) — verwendet werden soll. Die frühzeitige Beantragung der Apostille — idealerweise drei bis vier Wochen vor dem benötigten Termin — empfiehlt sich, da die Bearbeitungszeit beim Bezirksgericht oder BMJ drei bis zehn Werktage betragen kann und eine etwaige Übersetzung durch einen beeidigten Dolmetscher (SDG, BGBl I Nr. 137/2012) zusätzliche Zeit erfordert.

Der Apostille-Antrag in Österreich muss folgende Kernelemente enthalten, damit die zuständige Behörde — Bezirksgericht (BG), Landesgericht (LG) oder Bundesministerium für Justiz (BMJ) — die Apostille nach HBÜ Art. 3 ohne Rückfragen ausstellen kann. Der forms-legal.com Apostille-Antrag Österreich deckt alle nach HBÜ und BMJ-Erlass erforderlichen Angaben ab.

Angaben zum Antragsteller: Vollständiger Name (bei natürlichen Personen) oder Firma mit Firmenbuchnummer (bei juristischen Personen), Geburtsdatum oder Firmenbuchnummer (FN), Kontaktadresse für die Rücksendung der apostillierten Urkunde. Bei Vertretung durch einen Rechtsanwalt (nach Rechtsanwaltsordnung RAO, RGBl Nr. 96/1868) oder Notar (nach Notariatsordnung NO) ist eine entsprechende Vollmacht beizufügen.

Bezeichnung der zu apostillierenden Urkunde: Exakte Bezeichnung der Urkunde (z.B. „Notariatsakt vom 12.05.2026, Urkundennummer 123/2026, Notar Dr. Muster, Wien”), Ausstellungsbehörde und -datum, Urkundenart (Notariatsurkunde, Gerichtsbeschluss, Standesamtsurkunde nach PStG 2013, Firmenbuchauszug, Grundbuchauszug nach Allgemeines Grundbuchgesetz GBG 1955), Zweck der Verwendung im Ausland.

Zielland und Verwendungszweck: Angabe des Ziellandes, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Nur Vertragsstaaten des HBÜ kommen für die Apostille in Betracht; für Nicht-Vertragsstaaten ist die Legalisation über das BMeiA erforderlich. Der Verwendungszweck (Erbschaftsverfahren, Firmengründung, Eheschließung, Immobilientransaktion) ist für die zuständige Behörde relevant, um die richtige Apostillenbehörde zu bestimmen.

Die Originalurkunde oder amtlich beglaubigte Kopie: Die Originalurkunde muss dem Antrag beigefügt werden. Apostillen werden grundsätzlich auf der Originalurkunde angebracht oder als gesondertes Blatt befestigt (HBÜ Art. 3). Fotokopien ohne amtliche Beglaubigung werden nicht apostilliert. Bei elektronischen Urkunden (e-Notariatsurkunden aus dem Elektronischen Notariatssystem ENS, elektronische Grundbuchauszüge) kann eine e-Apostille nach Art. 3 Abs. 2 HBÜ ausgestellt werden, die über das HCCH e-APP Register digital verifizierbar ist.

Gebühren nach GGG und Verwaltungsgebühren: Die Apostillegebühr richtet sich nach dem Gerichtsgebührengesetz (GGG, BGBl Nr. 501/1984) Tarifpost 9 oder dem jeweiligen Verwaltungsgebührengesetz (Gebührengesetz GebG, BGBl Nr. 267/1957). Beim Bezirksgericht oder Landesgericht beträgt die Gebühr ca. €12,00–€35,00 je nach Art der Urkunde. Beim BMJ für Bundesurkunden ca. €14,30–€22,00. Beim Standesamt gelten die Gemeindegebühren. Zahlungsnachweis ist dem Antrag beizulegen oder die Gebühr ist bei Abgabe zu entrichten.

Formvorschriften der Apostille (HBÜ Art. 4): Die Apostille muss quadratisch sein (mindestens 9 × 9 cm), die Überschrift „Apostille” (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) in französischer Sprache aufweisen und alle zehn Felder vollständig ausgefüllt enthalten. Eine Apostille, die diese Formvorschriften nicht erfüllt, ist ungültig und wird von Zielstaatsbehörden nicht anerkannt.

Übersetzungshinweis: Die Apostille selbst wird auf Deutsch (und optional Französisch) ausgestellt. Wenn die Zielstaatsbehörde eine Übersetzung der Urkunde verlangt, muss diese separat von einem beeidigten und gerichtlich zertifizierten Dolmetscher nach SDG (Sachverständigen- und Dolmetschergesetz, BGBl I Nr. 137/2012) erstellt werden. Verzeichnis der beeidigten Dolmetscher: sdgliste.justiz.gv.at.

Den Apostille-Antrag in Österreich befüllen Sie nach diesen Schritten, um eine rasche Bearbeitung durch das Bezirksgericht (BG), Landesgericht (LG) oder Bundesministerium für Justiz (BMJ) sicherzustellen:

Schritt 1: Zuständige Apostille-Behörde bestimmen. Prüfen Sie, welche österreichische Behörde für die Ausstellung der Apostille zuständig ist. Faustregel nach BMJ-Erlass: Gerichtsurkunden (Urteile, Beschlüsse, Verlassenschaftsbeschlüsse, gerichtlich beglaubigte Notariatsurkunden) → Bezirksgericht (BG) oder Landesgericht (LG) im Sprengel des ausstellenden Gerichts. Standesamtliche Urkunden (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde nach PStG 2013) → ausstellendes Standesamt oder Bürgermeisteramt. Bundesbehörden-Dokumente (Ministeriumsbescheinigungen, Bescheide des Finanzamts Österreich, Gewerbescheine) → BMJ, Abteilung I 6, Museumstraße 7, 1070 Wien. Notariatsurkunden → das Bezirksgericht im Sprengel des Notars (notar.at für Notarverzeichnis).

Schritt 2: Zielland überprüfen. Stellen Sie sicher, dass das Zielland Vertragsstaat des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 (HBÜ) ist. Die aktuelle Staatenliste ist auf der Website der HCCH (hcch.net) unter „Status Table” abrufbar. Für Nicht-Vertragsstaaten: Legalisation über BMeiA beantragen.

Schritt 3: Originalurkunde vorbereiten. Legen Sie die Originalurkunde oder eine amtlich beglaubigte Kopie bereit. Apostillen werden auf der Originalurkunde angebracht oder als separates Blatt befestigt. Fotokopien ohne amtliche Beglaubigung werden nicht akzeptiert. Bei elektronischen Urkunden aus dem Elektronischen Notariatssystem (ENS) oder dem ERV-System (Elektronischer Rechtsverkehr nach §89a GOG) ist eine e-Apostille möglich.

Schritt 4: Antrag vollständig ausfüllen. Tragen Sie ein: Ihren vollständigen Namen oder die Firma (mit FN aus dem Firmenbuch), Adresse für Rücksendung, genaue Bezeichnung der Urkunde (Urkundenart, Ausstellungsdatum, Ausstellungsbehörde), Zielland der Verwendung und Verwendungszweck.

Schritt 5: Gebühr einzahlen. Ermitteln Sie die anfallende Gebühr: Beim BG oder LG ca. €12,00–€35,00 nach GGG-Tarifpost 9; beim BMJ ca. €14,30–€22,00; beim Standesamt gemäß Gemeindegebührenordnung. Bezahlen Sie per Überweisung (IBAN des Gerichts auf justiz.gv.at) oder bei persönlicher Abgabe bar.

Schritt 6: Antrag einreichen. Reichen Sie den Antrag mit Originalurkunde und Zahlungsnachweis ein: persönlich an der Einlasstelle des Bezirksgerichts oder Landesgerichts; per Post (Einschreiben empfohlen); beim BMJ persönlich oder per Post.

Schritt 7: Apostille entgegennehmen und alle zehn Felder prüfen. Nach Fertigstellung (in der Regel drei bis fünf Werktage) erhalten Sie die Urkunde mit Apostille zurück. Prüfen Sie alle zehn Felder gemäß Anlage 1 zum HBÜ: Feld 1 (Land), Feld 2 (Unterzeichner), Feld 3 (Eigenschaft), Feld 4 (Siegel), Felder 5–10 (Verifikationsangaben und Unterschrift der Apostillebehörde).

Schritt 8: Übersetzung beauftragen (falls erforderlich). Wenn das Zielland eine Übersetzung der Urkunde verlangt, beauftragen Sie einen beeidigten und gerichtlich zertifizierten Dolmetscher nach dem Sachverständigen- und Dolmetschergesetz (SDG, BGBl I Nr. 137/2012) — Suche auf sdgliste.justiz.gv.at. Die Übersetzung selbst muss nicht apostilliert werden, sollte aber die Apostille der Originalurkunde als Anlage enthalten.

Die Apostille in Österreich unterliegt folgenden gesetzlichen Anforderungen nach dem Haager Übereinkommen (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968) und dem österreichischen Durchführungsrecht:

Rechtsgrundlage HBÜ: Art. 1 HBÜ definiert, welche Urkunden apostillierbar sind: Urkunden, die von einer Behörde oder einem Beamten in richterlicher Funktion ausgestellt wurden; Verwaltungsurkunden; notarielle Urkunden; amtliche Bescheinigungen auf privatrechtlichen Urkunden. Nicht apostillierbar nach Art. 1 Abs. 3 HBÜ sind Urkunden, die von Diplomatischen oder Konsularischen Vertretern ausgestellt wurden, sowie Verwaltungsurkunden, die sich unmittelbar auf den kommerziellen oder zollrechtlichen Verkehr beziehen.

Zuständigkeitsregelung Österreich: Die österreichische Durchführungsregelung ergibt sich aus dem Erlass des Bundesministeriums für Justiz (BMJ-Z28.002/0002-I 1/2005) sowie aus §79 der Notariatsordnung (NO, RGBl Nr. 75/1871) für notarielle Beglaubigungen. Bezirksgerichte (BG) und Landesgerichte (LG) sind für Gerichtsurkunden zuständig; das BMJ für Bundesbehördenurkunden; Standesämter für Personenstandsurkunden nach PStG 2013 (BGBl I Nr. 16/2013).

Formvorschriften der Apostille (HBÜ Art. 4): Die Apostille muss quadratisch sein (mindestens 9 × 9 cm), die Überschrift „Apostille” (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) in französischer Sprache aufweisen und alle zehn Felder (Feld 1–10) vollständig ausgefüllt enthalten. Eine Apostille, die diese Formvorschriften nicht erfüllt, ist ungültig und wird von Zielstaatsbehörden nicht anerkannt.

Gebühren nach GGG und GebG: Die Gebühren für die Apostille richten sich nach dem Gerichtsgebührengesetz (GGG, BGBl Nr. 501/1984) Tarifpost 9 (für Gerichtsapostillen) bzw. den jeweiligen Verwaltungsgebühren nach Gebührengesetz (GebG, BGBl Nr. 267/1957) §14 TP 6 für BMJ-Apostillen. Nicht-Entrichtung der Gebühr führt zur Nichterledigung des Antrags.

Authentizitätsprüfung: Die Apostille-Behörde prüft vor Ausstellung die Echtheit der Unterschrift des Urkundenausstellers, die Eigenschaft des Unterzeichners (Richter, Rechtspfleger, Notar nach NO, Standesbeamter) und die Echtheit des Siegels. Bezirksgerichte und das BMJ führen Verzeichnisse der Unterschriften und Siegel zugelassener Urkundenaussteller.

EU-Verordnung 2016/1191: Innerhalb der Europäischen Union ist die Apostille für bestimmte öffentliche Urkunden seit 16. Februar 2019 durch standardisierte mehrsprachige Formulare nach den Anhängen I–XI der Verordnung (EU) 2016/1191 ersetzt. Österreichische Behörden sind verpflichtet, diese Formulare auszustellen, wenn sie von Bürgern für die Verwendung in anderen EU-Mitgliedstaaten beantragt werden. Die e-Apostille nach Art. 3 Abs. 2 HBÜ hat dieselbe rechtliche Wirkung wie die Papier-Apostille und ist über das HCCH e-APP Register digital verifizierbar.

Beim Apostille-Antrag in Österreich entstehen typische Fehler, die zur Verzögerung oder Ablehnung führen:

Falsche Behörde gewählt: Der häufigste Fehler ist die Einreichung des Apostille-Antrags bei der falschen Behörde — z.B. beim BMJ statt beim zuständigen Bezirksgericht (BG) oder umgekehrt. Notariatsurkunden aus Wien werden beim Bezirksgericht Innere Stadt Wien apostilliert. Standesamtsurkunden werden beim ausstellenden Standesamt apostilliert. Die Zuständigkeitsregelung nach dem BMJ-Erlass (BMJ-Z28.002/0002-I 1/2005) ist vor Antragstellung sorgfältig zu prüfen.

Zielland kein HBÜ-Vertragsstaat: Viele Antragsteller beantragen eine Apostille für ein Land, das nicht Vertragsstaat des Haager Übereinkommens (HBÜ, BGBl Nr. 27/1968) ist. In diesem Fall ist die Apostille wirkungslos; erforderlich ist die Legalisation über das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMeiA). Die aktuelle Staatenliste ist auf hcch.net abrufbar.

Keine Originalurkunde oder unzureichende Beglaubigung: Apostillen werden auf Originalurkunden oder amtlich beglaubigten Kopien angebracht. Einfache Fotokopien oder selbst ausgedruckte Scan-PDFs werden von Apostille-Behörden nicht akzeptiert. Bei elektronischen Urkunden muss eine e-Apostille nach Art. 3 Abs. 2 HBÜ beantragt werden.

Gebühr nicht oder falsch entrichtet: Anträge ohne Gebührennachweis werden nicht bearbeitet. Die Gebühr nach GGG-Tarifpost 9 oder GebG §14 TP 6 ist vorab zu entrichten. Barzahlung ist nur bei persönlicher Abgabe möglich.

Apostille ohne Übersetzung ins Zielland eingereicht: Die Apostille selbst ist in Deutsch ausgestellt. Wenn die Zielstaatsbehörde eine Übersetzung der Urkunde verlangt — was häufig der Fall ist — muss diese separat von einem beeidigten Dolmetscher nach SDG (BGBl I Nr. 137/2012) erstellt werden.

Apostille nach EU-VO nicht erforderlich: Innerhalb der EU wird seit 16.02.2019 für bestimmte öffentliche Urkunden nach Verordnung (EU) 2016/1191 ein standardisiertes mehrsprachiges Formular verwendet. Bürger, die für EU-Verfahren eine Apostille beantragen, verschwenden Zeit und Gebühren, wenn das mehrsprachige EU-Formular ausreicht.

Abgelaufene Urkunden apostilliert: Apostillierte Auszüge (Firmenbuchauszug, Grundbuchauszug, Strafregisterbescheinigung) sind oft nur für drei bis sechs Monate gültig. Ausländische Behörden lehnen veraltete Apostillen ab. Urkunden sollten kurz vor dem benötigten Termin im Ausland apostilliert werden.