Commercial Cleaning Services Contract Colombia

Sí, conforme al artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), cuando una persona o empresa contrata a otra para realizar actividades propias de su objeto social, tanto el contratista como el empleador directo son solidariamente responsables de los salarios, prestaciones y aportes de seguridad social de los trabajadores. Para protegerse de este riesgo, el contrato de aseo debe exigir al prestador la presentación mensual de comprobantes de pago de seguridad social del personal asignado, especificar que el incumplimiento autoriza al contratante a retener pagos hasta verificar el cumplimiento, y requerir al prestador indemnizar al contratante por cualquier reclamación laboral de sus trabajadores. Sin estas protecciones, un contratante cuya empresa de aseo no pague prestaciones puede ser demandado directamente por esos trabajadores.

Conforme a la Resolución 2400 de 1979 (Estatuto de Seguridad Industrial) y la reglamentación del SG-SST del Decreto 1072/2015, los operarios de aseo en Colombia deben usar equipos de protección personal (EPP) apropiados a la tarea. Los EPP estándar para aseo comercial general incluyen: guantes resistentes a químicos (para contacto con detergentes y desinfectantes), calzado de seguridad con suela antideslizante, gafas de protección o careta cuando se manipulan químicos concentrados, delantal o overol impermeable, y tapabocas N95 o quirúrgico al limpiar áreas de alto riesgo. Para aseo industrial con sustancias peligrosas, exposición química o espacios confinados, se requieren EPP especializados adicionales bajo las normas técnicas ICONTEC NTC-1562, NTC-3399 y NTC-4597. El empleador es responsable de proveer, mantener y capacitar a los trabajadores en el uso correcto de todos los EPP sin costo para los trabajadores.

Generalmente no. Conforme al artículo 1602 del Código Civil colombiano, los contratos son vinculantes y no pueden modificarse ni terminarse unilateralmente sin causa a menos que el contrato lo prevea expresamente. La mayoría de contratos de aseo incluyen una cláusula de terminación por conveniencia con preaviso escrito (típicamente 30 días) para que el prestador tenga tiempo de reasignar al personal y el contratante tiempo de encontrar un reemplazo. La terminación inmediata sin previo aviso (terminación por justa causa) está permitida ante incumplimiento grave: violaciones reiteradas del SLA documentadas por escrito, hurtos o daños del personal de aseo, incumplimiento de seguros o pagos de seguridad social, o incidente de seguridad y salud causado por negligencia del prestador. El contrato también debe especificar qué sucede con equipos de aseo, llaves y tarjetas de acceso al terminar.

Los pagos por servicios de aseo en Colombia están sujetos a varias obligaciones tributarias. Aplica retención en la fuente sobre renta: 4% para pagos a empresas del régimen simplificado, 11% para servicios clasificados como honorarios a personas naturales, y tarifas variables para empresas ordinarias bajo el artículo 392 del Estatuto Tributario. El IVA del 19% aplica a los servicios de aseo prestados por empresas del régimen ordinario. El contratante debe emitir un documento equivalente cuando contrata con prestadores del régimen simplificado que no pueden emitir facturas electrónicas. Para montos superiores a 3.500 UVT anuales de un mismo proveedor, la DIAN puede exigir reporte bajo el régimen de información exógena (medios magnéticos). Las empresas de aseo con más de 5 trabajadores también deben pagar el Impuesto de Industria y Comercio (ICA) al municipio correspondiente.

La empresa de aseo (empleador) es principalmente responsable de los daños o hurtos causados por sus trabajadores durante el cumplimiento de sus funciones, conforme a los artículos 2347 y 2349 del Código Civil colombiano sobre responsabilidad por actos de dependientes. El contrato debe exigir a la empresa de aseo mantener un seguro de responsabilidad civil con una aseguradora colombiana autorizada por la Superintendencia Financiera, que cubra daños a la propiedad y hurtos por parte de sus trabajadores. Los incidentes deben reportarse inmediatamente, documentarse en un acta de daños firmada por ambas partes e investigarse por la empresa. El contrato puede incluir una disposición para que el contratante descuente el costo de los daños probados de la siguiente factura, y para el despido del trabajador responsable por la empresa de aseo. Las denuncias penales por hurto pueden interponerse ante la Fiscalía General de la Nación.

Un contrato de servicios de aseo bien redactado en Colombia debe abordar explícitamente la continuidad del personal. Las disposiciones clave incluyen: un tiempo máximo de respuesta para enviar un reemplazo cuando un trabajador asignado se ausenta (ej., 2-4 horas para turnos críticos, mismo día para no críticos); un requisito de que los trabajadores de reemplazo tengan las mismas o superiores calificaciones y hayan completado la misma inducción específica del sitio; un límite en las tasas de rotación para garantizar la consistencia de la calidad del servicio; y un procedimiento de notificación cuando se planifican cambios permanentes de personal. El contrato también debe especificar que el contratante tiene derecho a negar el acceso a trabajadores específicos por razones documentadas de seguridad o desempeño, sin que eso se considere incumplimiento del contrato. La rotación excesiva o inesperada es una causa frecuente de quejas de calidad y terminación anticipada en contratos de aseo.

Los servicios de aseo en instalaciones de salud colombianas están sujetos a una regulación significativamente más estricta que el aseo comercial. El Manual de Bioseguridad del Ministerio de Salud y Protección Social, la Resolución 8430 de 1993 y la Resolución 1164 de 2002 (Manual de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios) establecen protocolos obligatorios para: clasificación de residuos (ordinarios, biológicos, peligrosos, radiactivos); procedimientos específicos de limpieza y desinfección por área (salas de cirugía, UCI, salas generales, zonas de espera); uso de EPP especializado incluyendo overoles impermeables, doble guante, protección ocular y respiradores N95 en áreas de alto riesgo; y capacitación del personal en bioseguridad. El personal de aseo en hospitales debe recibir capacitación en precauciones estándar (Standard Precautions) y debe estar vacunado contra Hepatitis B. La licencia de IPS del Ministerio de Salud exige documentación adecuada de gestión de residuos.