Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w Polsce to uproszczony mechanizm dostępu do polskiego rynku pracy dla obywateli wybranych państw, uregulowany w art. 87 ust. 3 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2004 nr 99 poz. 1001 ze zm.) oraz art. 88z ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. 2013 poz. 1650 ze zm.).

Oświadczenie składa pracodawca (podmiot powierzający pracę) w powiatowym urzędzie pracy (PUP) właściwym dla siedziby pracodawcy lub miejsca wykonywania pracy. Po zarejestrowaniu przez PUP dokument uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy na wskazanych w nim warunkach — bez konieczności uzyskiwania odrębnego zezwolenia na pracę wydawanego przez Urząd Wojewódzki. Jest to mechanizm znacznie szybszy od procedury zezwoleniowej, trwającej często 1-3 miesiące.

Z instytucji oświadczenia mogą korzystać wyłącznie obywatele sześciu państw: Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii, Mołdawii i Rosji. Jest to ograniczenie wynikające z rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie państw, do których obywateli stosuje się oświadczenie o powierzeniu pracy. Cudzoziemiec może pracować na podstawie oświadczenia przez maksymalnie 24 miesiące w ciągu 36 kolejnych miesięcy — licząc łącznie wszystkich pracodawców.

Oświadczenie umożliwia zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Nie zwalnia jednak pracodawcy z obowiązków rejestracyjnych w ZUS (dla umów o pracę i umów zlecenia) ani z przestrzegania przepisów Kodeksu pracy lub Kodeksu cywilnego dotyczących warunków zatrudnienia.

Kontrolę legalności zatrudnienia na podstawie oświadczeń sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Straż Graniczna. Art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia przewiduje kary grzywny od 1 000 do 30 000 zł za naruszenie warunków oświadczenia. Pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić PUP o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty wskazanej w oświadczeniu jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 88h ustawy o cudzoziemcach).

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w Polsce jest właściwym dokumentem, gdy pracodawca chce szybko i legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii, Mołdawii lub Rosji, a czas realizacji standardowej procedury zezwoleniowej jest zbyt długi dla potrzeb danego stanowiska.

Najczęstsze zastosowania obejmują: branżę budowlaną (pracownicy fizyczni, monterzy, kierowcy), sektor rolniczy i ogrodniczy (sezonowe prace polowe), gastronomię i hotelarstwo (kucharze, kelnerzy, pracownicy hotelowi), przemysł (operatorzy maszyn, pracownicy produkcji), usługi logistyczne i spedycyjne oraz opiekę nad osobami starszymi lub niepełnosprawnymi.

Pracodawca może zarejestrować oświadczenie w PUP jeszcze przed przybyciem cudzoziemca do Polski. Cudzoziemiec z zarejestrowanym oświadczeniem może ubiegać się o wizę typu D na konsularnym rozpatrywaniu z adnotacją „praca” i wjechać do Polski legalnie. Na miejscu podpisuje umowę i zaczyna pracę.

Braki kadrowe i sezonowość niektórych branż sprawiają, że pracodawcy korzystają z kilku oświadczeń równocześnie dla różnych pracowników. Każde oświadczenie dotyczy jednej osoby — wymagane jest imienne wskazanie cudzoziemca. Jeśli pracodawca chce zatrudnić wielu pracowników, musi zarejestrować tyle oświadczeń, ile jest osób.

Pamiętaj, że oświadczenie upoważnia do pracy wyłącznie u pracodawcy wskazanego w dokumencie. Praca u innego pracodawcy wymaga osobnego oświadczenia lub zezwolenia na pracę. Wyjątek stanowią agencje pracy tymczasowej — cudzoziemcy kierowani przez agencję mogą pracować na podstawie zezwolenia wydanego agencji.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w Polsce zawiera elementy wymagane przez przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i przepisy rozporządzenia wykonawczego. Na platformie forms-legal.com dostępny jest gotowy wzór dostosowany do aktualnych wymogów PUP.

Dane podmiotu powierzającego pracę: pełna nazwa, NIP lub PESEL (dla osób fizycznych), adres siedziby / zamieszkania, osoba składająca oświadczenie z funkcją i kontaktem. Podmiotem może być zarówno spółka, jak i osoba fizyczna zatrudniająca pracownika w swoim domu lub gospodarstwie.

Dane cudzoziemca: imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, numer i data ważności dokumentu podróży (paszport lub karta pobytu). Oświadczenie jest imienne — musi wskazywać konkretną osobę.

Warunki powierzanej pracy: stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, planowany okres zatrudnienia, rodzaj umowy (o pracę, zlecenie, o dzieło) i wynagrodzenie brutto. Wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe od wynagrodzenia polskiego pracownika na równorzędnym stanowisku (art. 88d ustawy o cudzoziemcach).

Oświadczenia podmiotu: podmiot musi oświadczyć, że informacje są prawdziwe, że nie zalega ze składkami ZUS i podatkami, że zapoznał cudzoziemca z treścią oświadczenia w zrozumiałym dla niego języku (art. 90 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia). Złożenie fałszywego oświadczenia podlega odpowiedzialności karnej z art. 233 § 1 Kodeksu karnego.

Na forms-legal.com wzór oświadczenia można wypełnić online i pobrać wydrukowany dokument gotowy do złożenia w PUP lub rejestracji elektronicznej w systemie praca.gov.pl.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi można złożyć osobiście w PUP, pocztą lub elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Oto jak wypełnić wzór krok po kroku.

Krok 1 — dane podmiotu powierzającego. Podaj pełną nazwę firmy lub imię i nazwisko (jeśli jesteś osobą fizyczną), NIP (lub PESEL dla osób nieprowadzących działalności), adres i dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej.

Krok 2 — dane cudzoziemca. Wpisz dokładnie imię i nazwisko zgodnie z paszportem, datę urodzenia, obywatelstwo i numer dokumentu podróży z datą ważności. Błędy w danych cudzoziemca mogą skutkować odmową rejestracji przez PUP.

Krok 3 — warunki zatrudnienia. Opisz stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce wykonywania, planowany okres (data od-do, max 24 miesiące w 36-miesięcznym oknie), rodzaj umowy i wynagrodzenie brutto. Upewnij się, że wynagrodzenie nie jest niższe od stawek rynkowych na danym stanowisku.

Krok 4 — złożenie w PUP. Oświadczenie należy złożyć przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. PUP rejestruje dokument i wpisuje go do ewidencji. Opłata za rejestrację wynosi 100 zł (oświadczenie sezonowe) lub 30 zł (inne oświadczenia).

Krok 5 — po podjęciu pracy. W ciągu 7 dni od daty podjęcia pracy wskazanej w oświadczeniu powiadom PUP o faktycznym podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. Niezgłoszenie jest naruszeniem i może skutkować odmową rejestracji kolejnych oświadczeń.

Krok 6 — akta osobowe. Przechowuj w aktach osobowych kopię ważnego dokumentu pobytowego cudzoziemca przez cały okres zatrudnienia i przez 3 lata po jego ustaniu.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w Polsce podlega restrykcyjnym wymogom formalnym i materialnym.

Krąg uprawnionych państw: oświadczenie dotyczy wyłącznie obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii, Mołdawii i Rosji (rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej). Dla obywateli innych państw konieczne jest uzyskanie zezwolenia na pracę.

Limit czasowy: cudzoziemiec może pracować na podstawie oświadczeń przez maksymalnie 24 miesiące w ciągu 36 kolejnych miesięcy, wliczając pracę u wszystkich pracodawców (art. 88 ust. 4 ustawy o cudzoziemcach). Przekroczenie limitu powoduje, że dalsza praca jest nielegalna nawet przy nowym oświadczeniu.

Zakres prac sezonowych: dla prac sezonowych (rolnictwo, ogrodnictwo, turystyka) istnieje odrębna procedura zezwolenia sezonowego (art. 88 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach) — max 9 miesięcy w roku kalendarzowym.

Obowiązek powiadomienia PUP: art. 88h ustawy o cudzoziemcach nakłada na pracodawcę obowiązek zawiadomienia PUP o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od daty wskazanej w oświadczeniu. Brak zawiadomienia może skutkować cofnięciem uprawnienia do korzystania z oświadczeń.

Kary za naruszenie warunków: art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia — grzywna od 1 000 do 30 000 zł za powierzenie pracy na warunkach niezgodnych z oświadczeniem lub bez ważnego dokumentu pobytowego.

Przy korzystaniu z oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w Polsce często popełniane są błędy wpływające na legalność zatrudnienia.

1. Złożenie oświadczenia po podjęciu pracy. Oświadczenie musi być zarejestrowane w PUP PRZED podjęciem pracy przez cudzoziemca. Praca wykonywana przed rejestracją jest pracą nielegalną niezależnie od dobrej wiary pracodawcy. Prawidłowe rozwiązanie: złożyć oświadczenie z odpowiednim wyprzedzeniem.

2. Brak powiadomienia PUP o podjęciu/niepodjęciu pracy. Po dacie wskazanej w oświadczeniu pracodawca ma 7 dni na zawiadomienie PUP. Niedopełnienie tego obowiązku utrudnia rejestrację kolejnych oświadczeń. Prawidłowe rozwiązanie: wpisać datę zawiadomienia do kalendarza i przesłać informację przez praca.gov.pl.

3. Praca w zawodzie innym niż wskazany w oświadczeniu. Cudzoziemiec może pracować wyłącznie na stanowisku wskazanym w oświadczeniu. Zmiana stanowiska wymaga nowego oświadczenia lub zezwolenia na pracę. Prawidłowe rozwiązanie: w razie zmiany stanowiska złożyć nowe oświadczenie przed zmianą.

4. Przekroczenie limitu 24 miesięcy. Pracodawcy nie prowadzą rejestru sumarycznych okresów pracy cudzoziemca i nieświadomie rejestrują kolejne oświadczenia po przekroczeniu limitu. Prawidłowe rozwiązanie: zapytać cudzoziemca o historię zatrudnienia w Polsce i zweryfikować łączny czas pracy.

5. Brak kopii dokumentu pobytowego w aktach. Pracodawca musi przechowywać kopię ważnego dokumentu przez cały okres zatrudnienia. Inspektor PIP lub Straż Graniczna może żądać jej okazania. Prawidłowe rozwiązanie: kopiować dokument przy zawarciu umowy i przy każdym jego odnawianiu.