Umowa o pracę z cudzoziemcem

Umowa o pracę z cudzoziemcem w Polsce to szczególna forma umowy o pracę zawierana na podstawie art. 29 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.) z osobą nieposiadającą obywatelstwa polskiego, z uwzględnieniem dodatkowych wymogów wynikających z ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. 2013 poz. 1650 ze zm.) oraz ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2004 nr 99 poz. 1001 ze zm.).

Podstawową zasadą zatrudniania cudzoziemców w Polsce jest wymóg posiadania przez nich ważnego tytułu pobytowego uprawniającego do pobytu i pracy. Ustawa o cudzoziemcach rozróżnia kilka kategorii dokumentów: zezwolenie na pracę (art. 88 i nast.), zezwolenie na pobyt i pracę (zezwolenie jednolite), oświadczenie o powierzeniu pracy (art. 87 ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia) dla obywateli wybranych krajów oraz szczególne kategorie (Karta Polaka, status uchodźcy, ochrona uzupełniająca).

Zatrudnianie cudzoziemca bez ważnego zezwolenia na pracę lub z naruszeniem jego warunków stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 000 do 30 000 zł na podstawie art. 120 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia. Pracodawca odpowiada też za nielegalne zatrudnienie — gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce. Kontrolę legalności zatrudnienia sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), Straż Graniczna oraz Urząd do Spraw Cudzoziemców.

Umowa o pracę z cudzoziemcem zawiera elementy identyczne jak umowa z pracownikiem polskim (art. 29 § 1 KP): strony umowy, rodzaj umowy, datę zawarcia, warunki pracy i płacy — ale uzupełniona jest o klauzule typowe dla zatrudnienia cudzoziemców: wskazanie podstawy prawnej pobytu i pracy, numer i datę ważności zezwolenia, oświadczenie pracodawcy o obowiązkach rejestracyjnych oraz klauzulę informacyjną w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.

Obywatele Ukrainy korzystają od marca 2022 r. ze szczególnych uprawnień na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. 2022 poz. 583 ze zm.) — mogą wykonywać pracę na terytorium Polski w uproszczonym trybie, pod warunkiem zgłoszenia pracodawcy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w trybie art. 22 tej ustawy. Obywatele UE/EOG korzystają ze swobody przepływu pracowników (art. 45 TFUE) i nie potrzebują zezwolenia na pracę.

Pracodawca jako płatnik składek zgłasza pracownika-cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia (formularz ZUS ZUA) zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Kwota wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa od wynagrodzenia pracownika polskiego wykonującego porównywalną pracę (art. 88d ustawy o cudzoziemcach).

Umowa o pracę z cudzoziemcem w Polsce jest potrzebna zawsze, gdy pracodawca zamierza zatrudnić osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego w warunkach stosunku pracy regulowanego Kodeksem pracy.

Najczęstsze sytuacje wymagające tego dokumentu to: zatrudnienie pracownika z Ukrainy, Białorusi, Gruzji lub innych krajów spoza UE w branżach budowlanej, produkcyjnej, transportowej, gastronomicznej, rolniczej lub opiekuńczej; zatrudnienie specjalistów z krajów trzecich (IT, inżynierowie, menedżerowie) przy realizacji projektów wymagających konkretnych kwalifikacji; przyjęcie pracownika delegowanego przez zagranicznego pracodawcę do polskiej spółki powiązanej.

Pracodawca jest zobowiązany sporządzić umowę przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy, posiadać kopię ważnego dokumentu pobytowego cudzoziemca w aktach osobowych (art. 88z ustawy o cudzoziemcach) i powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy (PUP) o podjęciu pracy, jeśli jest to wymagane. Niedopełnienie tych obowiązków grozi sankcjami określonymi w art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia.

W sektorze rolniczym i ogrodniczym popularnym rozwiązaniem jest oświadczenie o powierzeniu pracy zarejestrowane w PUP. Przy dłuższym zatrudnieniu lub wymaganiach dotyczących kwalifikacji konieczne jest zezwolenie na pracę lub zezwolenie jednolite. Umowa o pracę jest niezbędna zarówno przy zatrudnieniu na pełny etat, jak i na czas określony lub próbny.

Po uzyskaniu zezwolenia na pobyt stały lub długoterminowego rezydenta UE cudzoziemiec nie potrzebuje już zezwolenia na pracę, ale pracodawca nadal obowiązany jest zawrzeć pisemną umowę zgodną z art. 29 KP i dopełnić obowiązków rejestracyjnych w ZUS.

Umowa o pracę z cudzoziemcem w Polsce powinna zawierać wszystkie elementy wymagane przez art. 29 Kodeksu pracy, a ponadto klauzule wynikające z przepisów o zatrudnieniu cudzoziemców. Na platformie forms-legal.com dostępny jest gotowy wzór spełniający aktualne wymogi prawne, który można wypełnić online i pobrać w formacie PDF lub Word.

Dane stron: pełna identyfikacja pracodawcy (firma, NIP, adres, osoba uprawniona do reprezentacji) oraz cudzoziemca (imię, nazwisko, obywatelstwo, numer paszportu lub karty pobytu wraz z datą ważności, adres zamieszkania). Pracodawca ma obowiązek sprawdzić i skopiować ważny dokument pobytowy przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy.

Podstawa prawna pobytu i pracy: precyzyjne wskazanie dokumentu uprawniającego do pracy (zezwolenie na pracę typ A z art. 88 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach, zezwolenie jednolite, oświadczenie o powierzeniu pracy z PUP, Karta Polaka) wraz z numerem i datą ważności. Warunkuje to legalność zatrudnienia.

Warunki zatrudnienia: rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, wynagrodzenie brutto (nie niższe od wynagrodzenia pracownika polskiego na równorzędnym stanowisku — art. 88d ustawy o cudzoziemcach), wymiar etatu, dzień rozpoczęcia pracy.

Obowiązki rejestracyjne: termin zgłoszenia do ZUS (7 dni — formularz ZUS ZUA), obowiązek powiadomienia PUP o podjęciu pracy przez cudzoziemca, przechowywanie kopii dokumentów w aktach.

Język umowy i obowiązek informacyjny: pracodawca ma obowiązek zapoznania cudzoziemca z treścią umowy w języku dla niego zrozumiałym (art. 90 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia). Wzór sporządzony na forms-legal.com może być wydrukowany w wersji dwujęzycznej lub przetłumaczony.

Klauzula RODO: zakres przetwarzanych danych osobowych cudzoziemca jako pracownika na podstawie art. 22¹ KP i rozporządzenia RODO (UE 2016/679). Dane dotyczące statusu pobytowego przetwarzane są wyłącznie w celu weryfikacji legalności zatrudnienia.

Umowę o pracę z cudzoziemcem w Polsce wypełnia się w kilku krokach, podobnie jak standardową umowę o pracę, z uwzględnieniem dodatkowych wymogów dotyczących cudzoziemców.

Krok 1 — weryfikacja dokumentów. Przed podpisaniem umowy pracodawca musi sprawdzić ważność dokumentu pobytowego i zezwolenia na pracę cudzoziemca. Należy wykonać kopię dokumentów i dołączyć je do akt osobowych (część A).

Krok 2 — dane pracodawcy. Wpisz pełną nazwę zgodną z KRS lub CEIDG, NIP, adres siedziby i osobę reprezentującą.

Krok 3 — dane cudzoziemca. Podaj imię, nazwisko, obywatelstwo, numer i datę ważności paszportu lub karty pobytu oraz adres zamieszkania w Polsce. Przy braku adresu polskiego wpisz „cudzoziemiec przebywa za granicą” i uzupełnij po przyjeździe.

Krok 4 — podstawa prawna. Wybierz typ zezwolenia lub innej podstawy uprawniającej do pracy. Wpisz numer dokumentu i datę jego ważności. Pamiętaj, że zezwolenie jest powiązane z konkretnym pracodawcą i stanowiskiem — zmiana wymaga nowego wniosku.

Krok 5 — warunki zatrudnienia. Wypełnij stanowisko, miejsce pracy, wynagrodzenie brutto, wymiar etatu i dzień rozpoczęcia pracy. Wynagrodzenie musi być co najmniej równe wynagrodzeniu polskiego pracownika na porównywalnym stanowisku (art. 88d ustawy o cudzoziemcach).

Krok 6 — obowiązki po podpisaniu. Niezwłocznie po zawarciu umowy: zgłoś pracownika do ZUS (formularz ZUS ZUA, termin 7 dni); powiadom PUP o podjęciu pracy przez cudzoziemca; przeprowadź szkolenie wstępne BHP i skieruj na badania lekarskie; przekaż informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP) w języku zrozumiałym dla pracownika.

Krok 7 — monitoring ważności dokumentów. Wpisz w kalendarz pracodawcy daty wygaśnięcia zezwolenia. Wniosek o przedłużenie złóż co najmniej 30 dni przed wygaśnięciem, aby skorzystać ze skutku „stempla” uprawniającego do kontynuowania pracy przez czas rozpatrywania wniosku.

Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce podlega restrykcyjnym wymogom prawnym określonym w ustawie o cudzoziemcach (12.12.2013 r.) i ustawie o promocji zatrudnienia (20.04.2004 r.).

Zezwolenie na pracę (art. 88 ustawy o cudzoziemcach): zezwolenie wydaje Wojewoda właściwy dla siedziby pracodawcy. Wniosek składa pracodawca (typ A — zatrudnienie u pracodawcy polskiego). Maksymalny czas ważności to 3 lata; zezwolenie typ B dla zarządzających spółkami — 3 lata. Przed wydaniem zezwolenia Wojewoda weryfikuje informacje starosty o braku odpowiednich kandydatów na lokalnym rynku pracy (test rynku pracy, art. 88c ustawy o cudzoziemcach) — z wyłączeniem stanowisk zwolnionych z testu.

Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca: art. 120 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia przewiduje karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł za powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi: (a) nieposiadającemu ważnego dokumentu uprawniającego do pracy; (b) na warunkach innych niż wynikające z zezwolenia; (c) w innych miejscowości, zawodzie lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu.

Zasada równego traktowania (art. 88d ustawy o cudzoziemcach): cudzoziemiec nie może być wynagradzany niżej niż pracownik polski wykonujący pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Naruszenie tej zasady traktowane jest jak dyskryminacja ze względu na narodowość (art. 18³ᵃ KP).

Obowiązek językowy (art. 90 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia): pracodawca zobowiązany jest zapoznać cudzoziemca z treścią umowy w języku dla niego zrozumiałym przed jej podpisaniem. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować unieważnieniem postanowień umownych niekorzystnych dla pracownika.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP): kontroluje legalność zatrudnienia cudzoziemców. Inspektor pracy ma prawo żądać okazania zezwolenia, umowy i ewidencji czasu pracy. Nakazem PIP może nakazać zaprzestanie pracy cudzoziemca bez ważnego zezwolenia.

Przy zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce pracodawcy popełniają błędy, które mogą skutkować sankcjami finansowymi, cofnięciem zezwoleń i odpowiedzialnością karną.

1. Zatrudnienie bez ważnego zezwolenia lub po jego wygaśnięciu. Pracodawca musi na bieżąco monitorować ważność zezwoleń i składać wnioski o przedłużenie z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zatrudnienie po wygaśnięciu zezwolenia grozi karą grzywny do 30 000 zł (art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia). Prawidłowe rozwiązanie: prowadzić rejestr dat ważności dokumentów cudzoziemców.

2. Niezgłoszenie pracownika do PUP po podjęciu pracy. Ustawa o cudzoziemcach wymaga zawiadomienia urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w określonym terminie. Prawidłowe rozwiązanie: złożyć zawiadomienie niezwłocznie po podjęciu lub odmowie podjęcia pracy.

3. Praca na innym stanowisku niż w zezwoleniu. Zezwolenie na pracę dotyczy konkretnego stanowiska i konkretnego pracodawcy. Powierzenie cudzoziemcowi pracy na innym stanowisku bez zmiany zezwolenia jest wykroczeniem. Prawidłowe rozwiązanie: złożyć wniosek o zmianę zezwolenia lub nowe zezwolenie przed zmianą stanowiska.

4. Brak informacji w zrozumiałym języku. Umowa sporządzona wyłącznie po polsku, bez tłumaczenia, narusza art. 90 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia. Prawidłowe rozwiązanie: sporządzić umowę w wersji dwujęzycznej lub zapewnić tłumacza przy podpisywaniu.

5. Wynagrodzenie poniżej standardu krajowego. Art. 88d ustawy o cudzoziemcach zakazuje wynagradzania cudzoziemca niżej niż pracownika polskiego na porównywalnym stanowisku. Prawidłowe rozwiązanie: zweryfikować stawki rynkowe i upewnić się, że oferta jest co najmniej na poziomie porównywalnym.