Skip to main content

Porozumienie o delegowaniu za granicę

Porozumienie o delegowaniu za granicę

Kodeks pracy art. 77⁵; dyrektywa 96/71/WE; dyrektywa 2018/957/UE; rozporządzenie WE 883/2004

POROZUMIENIE O DELEGOWANIU ZA GRANICĘ

zawarte w [Miejsce zawarcia] dnia [Data zawarcia] pomiędzy:

[Nazwa pracodawcy], NIP: [NIP], adres: [Adres pracodawcy], reprezentowaną przez [Reprezentant] (zwaną dalej „Pracodawcą”)

a

[Pracownik], PESEL: [PESEL], stanowisko: [Stanowisko] (zwanym/zwaną dalej „Pracownikiem”).

§ 1. Podstawa prawna i cel delegowania

1. Porozumienie zawierane jest na podstawie art. 77⁵ Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.) w związku z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmienionych dyrektywą 2018/957/UE z dnia 28 czerwca 2018 r.

2. Pracodawca deleguje Pracownika do [Kraj delegowania], do podmiotu przyjmującego: [Podmiot przyjmujący].

3. Adres miejsca wykonywania pracy za granicą: [Adres za granicą].

4. Zakres zadań podczas delegowania: [Zakres zadań].

§ 2. Czas delegowania

5. Delegowanie trwa od dnia [Data rozpoczęcia] do dnia [Data zakończenia].

6. W przypadku gdy delegowanie przekroczy 12 miesięcy, Pracodawca dokonuje powiadomienia właściwych organów w państwie przyjmującym i zapewnia warunki zatrudnienia zgodne z art. 3 dyrektywy 96/71/WE w brzmieniu dyrektywy 2018/957/UE. Po upływie 18 miesięcy Pracownik nabywa prawo do ogółu warunków pracy i zatrudnienia obowiązujących w państwie przyjmującym.

§ 3. Należności za czas delegowania

7. Wynagrodzenie zasadnicze: [Wynagrodzenie]. Wynagrodzenie nie jest niższe niż minimalne wynagrodzenie obowiązujące w kraju przyjmującym (art. 3 dyrektywy 96/71/WE).

8. Dieta dzienna: [Dieta dzienna] za każdą dobę przebywania za granicą, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167).

9. Zakwaterowanie / ryczałt noclegowy: [Nocleg].

10. Koszty podróży: [Podróż].

§ 4. Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

11. Pracownik podlega koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. Status ubezpieczeniowy: [Certyfikat A1].

12. Ubezpieczenie zdrowotne podczas delegowania: [Ubezpieczenie zdrowotne].

13. Pracodawca jako płatnik składek odprowadza składki do ZUS w zakresie wynikającym z certyfikatu A1 lub przepisów kraju przyjmującego.

§ 5. Powrót i postanowienia końcowe

14. Po zakończeniu delegowania Pracownik powraca na dotychczasowe stanowisko z warunkami zatrudnienia nie gorszymi niż przed delegowaniem (art. 18 KP).

15. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks pracy, Kodeks cywilny i obowiązujące przepisy europejskie.

16. Zmiany porozumienia wymagają formy pisemnej.

17. Porozumienie sporządzono w dwóch egzemplarzach.

Podpisy

Pracodawca: ___________________________ [Reprezentant]

Pracownik: ___________________________ [Pracownik]

Pracodawca

________________

Signature

Pracownik

________________

Signature

Prowadzone przez Vladislav Sergienko, Założyciel·Szablon ostatnio zmodyfikowany: ·Zgłoś błąd

Czym jest Porozumienie o delegowaniu za granicę?

Porozumienie o delegowaniu za granicę w Polsce to dokument regulujący warunki finansowe i organizacyjne skierowania pracownika do wykonywania pracy za granicą w ramach świadczenia usług przez polskiego pracodawcę na rzecz zagranicznego kontrahenta. Podstawę prawną stanowi art. 77⁵ Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.), który reguluje należności pracownika z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, oraz dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniona dyrektywą 2018/957/UE.

Porozumienie o delegowaniu za granicę różni się od umowy oddelegowania tym, że jest zazwyczaj zawierane jako uzupełnienie istniejącej umowy o pracę — określa wyłącznie warunki konkretnego skierowania zagranicznego, nie zmieniając zasadniczych warunków stosunku pracy. Umowa oddelegowania to szersza forma modyfikacji warunków zatrudnienia; porozumienie o delegowaniu dotyczy jednorazowego lub wielokrotnego wyjazdu zagranicznego w celu realizacji konkretnego projektu lub zamówienia.

Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167). Rozporządzenie to określa stawki diet dla poszczególnych krajów i zasady rozliczania ryczałtu noclegowego. Pracodawcy sektora prywatnego mogą ustalać wyższe stawki niż przewidziane w rozporządzeniu, nie niższe jednak niż stawki minimalne.

Kluczowym elementem delegowania do krajów UE/EOG jest uzyskanie certyfikatu A1 z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na podstawie art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Certyfikat A1 potwierdza, że pracownik podczas delegowania podlega polskiemu ustawodawstwu ubezpieczeniowemu i zwalnia pracodawcę z obowiązku odprowadzania składek w kraju przyjmującym. Bez certyfikatu A1 pracodawca może być zobowiązany do opłacenia składek zarówno w Polsce, jak i za granicą — co stanowi poważne ryzyko finansowe.

Dyrektywa 96/71/WE w brzmieniu dyrektywy 2018/957/UE nakłada na polskiego pracodawcę obowiązek zapewnienia delegowanemu pracownikowi warunków zatrudnienia nie gorszych niż obowiązujące w kraju przyjmującym, w zakresie minimalnego wynagrodzenia, maksymalnego czasu pracy, urlopów i bezpieczeństwa pracy. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) sprawuje nadzór nad warunkami polskich pracowników delegowanych do Polski z zagranicy, a inspektoraty krajów przyjmujących kontrolują polskich pracowników delegowanych za granicę.

Kiedy potrzebujesz Porozumienie o delegowaniu za granicę?

Porozumienie o delegowaniu za granicę w Polsce jest potrzebne w każdym przypadku, gdy pracodawca wysyła pracownika do pracy za granicą w ramach świadczenia usług — szczególnie gdy delegowanie trwa dłużej niż kilka dni i wiąże się ze znaczącymi kosztami zakwaterowania, diet i transportu.

Najczęstsze sytuacje to: realizacja zagranicznych kontraktów budowlanych przez polskich wykonawców (budownictwo jest sektorem o najwyższym wskaźniku delegowania w UE); projekty informatyczne i wdrożenia systemów ERP u zagranicznych klientów; obsługa techniczna i serwisowanie urządzeń przemysłowych za granicą przez polskich techników; projekty inżynieryjne i montażowe realizowane w ramach podwykonawstwa dla zachodnioeuropejskich generalnych wykonawców; szkolenia prowadzone przez polskich specjalistów dla zagranicznych partnerów lub spółek powiązanych.

Porozumienie jest szczególnie ważne, gdy delegowanie trwa powyżej 30 dni — wówczas obowiązki rejestracyjne w kraju przyjmującym są na ogół bardziej rozbudowane, a certyfikat A1 staje się absolutnie konieczny. Przy krótszych wyjazdach (do kilku dni) wystarczające może być polecenie wyjazdu służbowego, jednak porozumienie daje pracownikowi lepszą ochronę i precyzuje wszelkie należności.

Mniejsze firmy usługowe, które regularnie realizują zlecenia za granicą, powinny wypracować standardowe porozumienie delegacyjne i procedurę uzyskiwania certyfikatów A1, aby usprawnić obsługę kontraktów zagranicznych i uniknąć ryzyka sankcji za brak zgłoszenia.

Na portalu forms-legal.com wzór porozumienia o delegowaniu za granicę można szybko dostosować do konkretnego kraju przyjmującego i pobrać gotowy dokument bez rejestracji.

Co powinien zawierać Porozumienie o delegowaniu za granicę

Porozumienie o delegowaniu za granicę w Polsce powinno zawierać kompletny opis warunków delegowania. Na portalu forms-legal.com dostępny jest gotowy wzór uwzględniający wymogi dyrektywy 96/71/WE, przepisów ZUS i Kodeksu pracy.

Oznaczenie stron: pracodawca (nazwa, NIP, adres, osoba reprezentująca) i pracownik (imię, nazwisko, PESEL, stanowisko). Wyraźne powołanie na istniejącą umowę o pracę, której warunki podstawowe porozumienie uzupełnia, a nie zastępuje.

Kraj i podmiot przyjmujący: nazwa kraju delegowania, pełna nazwa i adres podmiotu przyjmującego, dokładny adres miejsca pracy. Przy delegowaniu do UE konieczne jest sprawdzenie wymogów rejestracji pracownika delegowanego w dedykowanym systemie kraju przyjmującego.

Czas delegowania: daty rozpoczęcia i zakończenia. Przy przekroczeniu 12 miesięcy pracodawca powiadamia organy kraju przyjmującego (art. 3 ust. 1a dyrektywy 96/71/WE w brzmieniu 2018/957/UE). Po upływie 18 miesięcy pracownik korzysta z pełni przepisów prawa pracy kraju przyjmującego.

Wynagrodzenie i diety: wynagrodzenie zasadnicze brutto (nie może spaść poniżej stawki minimalnej kraju przyjmującego); dieta dzienna według stawek z rozporządzenia Ministra Pracy z 29.01.2013 r. (Dz.U. 2013 poz. 167); ryczałt noclegowy; sposób pokrycia kosztów transportu.

Certyfikat A1 i ubezpieczenie zdrowotne: status certyfikatu A1 potwierdzającego polskie ubezpieczenie; rodzaj ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ, dodatkowe ubezpieczenie podróżne). Na forms-legal.com wzór zawiera gotową klauzulę certyfikatu A1.

Gwarancja powrotu: po zakończeniu delegowania pracownik powraca na poprzednie stanowisko z warunkami nie gorszymi niż przed wyjazdem (art. 18 KP).

Jak wypełnić Porozumienie o delegowaniu za granicę

Porozumienie o delegowaniu za granicę wypełnia się przed wyjazdem pracownika i najlepiej co najmniej kilka tygodni wcześniej, aby zdążyć z uzyskaniem certyfikatu A1.

Krok 1 — dane stron. Wpisz pełną nazwę pracodawcy, NIP, adres i osobę podpisującą. Wpisz dane pracownika: imię, nazwisko, PESEL i stanowisko zgodne z umową o pracę.

Krok 2 — kraj i podmiot przyjmujący. Wpisz kraj delegowania, nazwę i adres podmiotu przyjmującego oraz dokładny adres miejsca pracy za granicą. To dane niezbędne do zgłoszenia w systemie rejestracyjnym kraju przyjmującego.

Krok 3 — daty i zakres zadań. Wpisz daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania. Opisz zakres zadań — wystarczy krótki opis odpowiadający rodzajowi świadczonych usług.

Krok 4 — wynagrodzenie i diety. Wpisz wynagrodzenie zasadnicze. Sprawdź aktualną stawkę diety dla danego kraju w rozporządzeniu z 29.01.2013 r. (np. Niemcy — 49 EUR/dobę, Francja — 50 EUR/dobę). Wpisz stawkę ryczałtu noclegowego lub informację o zakwaterowaniu pracodawcy.

Krok 5 — certyfikat A1. Złóż wniosek ZUS US-54 jak najwcześniej — nawet 4-6 tygodni przed wyjazdem. Wpisz numer certyfikatu gdy dostępny lub adnotację „wniosek złożony”. Sprawdź też, czy pracownik posiada EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego) — kartę można bezpłatnie zamówić na stronie eWUŚ lub na NFZ.

Krok 6 — rejestracja w kraju przyjmującym. Sprawdź obowiązki rejestracyjne: Niemcy — portal AEntGMeldepflicht (Zoll); Austria — BUAK lub ZKO; Francja — SIPSI; Belgia — LIMOSA; Holandia — portaal voor grensoverschrijdende arbeid. Zgłoszenia dokonaj przed pierwszym dniem pracy pracownika za granicą.

Krok 7 — podpisy. Sporządź porozumienie w dwóch egzemplarzach. Przekaż pracownikowi kopię przed wyjazdem. Pracownik powinien mieć przy sobie certyfikat A1 przez cały czas delegowania.

Najczęstsze błędy w Porozumienie o delegowaniu za granicę

Delegowanie pracowników za granicę generuje specyficzne błędy związane z przepisami europejskimi.

1. Brak certyfikatu A1 przed wyjazdem. Pracodawcy odkładają wniosek o certyfikat A1, a pracownicy wyjeżdżają bez tego dokumentu. Inspektorzy w krajach przyjmujących (np. Deutsche Rentenversicherung w Niemczech, DKV w Belgii) mogą żądać certyfikatu od pierwszego dnia. Brak certyfikatu grozi obowiązkiem opłacenia składek w kraju przyjmującym. Prawidłowe rozwiązanie: złożyć wniosek ZUS US-54 co najmniej 4 tygodnie przed wyjazdem.

2. Brak rejestracji w systemie elektronicznym kraju przyjmującego. Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy z obowiązku zgłoszenia przed rozpoczęciem pracy. W Niemczech (AEntGMeldepflicht) kara za brak zgłoszenia sięga 30 000 EUR. Prawidłowe rozwiązanie: sprawdzić obowiązki rejestracyjne każdego kraju przed pierwszym delegowaniem.

3. Diety poniżej stawek minimalnych. Ustalanie diet zagranicznyh poniżej stawek rozporządzenia z 29.01.2013 r. narusza prawo. Diety te są wolne od PIT i ZUS wyłącznie do wysokości ustawowej. Prawidłowe rozwiązanie: stosować aktualne stawki z rozporządzenia lub wyższe na podstawie regulaminu.

4. Wynagrodzenie poniżej minimalnego stawki kraju przyjmującego. Pracodawcy polscy nie zawsze wiedzą, jaka jest aktualna płaca minimalna w kraju przyjmującym. Art. 3 dyrektywy 96/71/WE zobowiązuje do jej respektowania. Prawidłowe rozwiązanie: sprawdzić aktualne stawki minimalne w kraju przyjmującym przed podpisaniem porozumienia.

5. Brak dokumentacji delegowania w miejscu pracy. Inspektorzy pracy w krajach przyjmujących mogą żądać wglądu do umowy o pracę, porozumienia delegacyjnego, certyfikatu A1 i list płac. Brak dokumentów grozi sankcjami. Prawidłowe rozwiązanie: przesłać pracownikowi elektroniczne kopie wszystkich dokumentów przed wyjazdem.

Cytuj tę stronę

Powołaj się na ten darmowy szablon w artykule, programie zajęć lub notatce badawczej:

APA

Forms Legal. (2026). Porozumienie o delegowaniu za granicę (Polska) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/pl/polska/employment/contracts/porozumienie-o-delegowaniu-za-granice

MLA

"Porozumienie o delegowaniu za granicę (Polska)." Forms Legal, 2026, https://forms-legal.com/pl/polska/employment/contracts/porozumienie-o-delegowaniu-za-granice.

BibTeX
@misc{formslegal-porozumienie-o-delegowaniu-za-granice,
  author       = {{Forms Legal}},
  title        = {Porozumienie o delegowaniu za granicę (Polska)},
  year         = {2026},
  howpublished = {\url{https://forms-legal.com/pl/polska/employment/contracts/porozumienie-o-delegowaniu-za-granice}},
  note         = {Free legal document template}
}

Najczęściej zadawane pytania

Szablon z odniesieniami do przepisów — Szablon ostatnio zmodyfikowano w czerwiec 2026

Niniejszy szablon ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przepisy różnią się w zależności od jurysdykcji i zmieniają się z czasem. W sprawie porady dostosowanej do Twojej sytuacji skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.Pełne zastrzeżenie prawne

Znalazłeś błąd? Daj nam znać