Porozumienie o pracy zdalnej

Porozumienie o pracy zdalnej w Polsce to dwustronne porozumienie zawierane między pracodawcą a pracownikiem, które na podstawie art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465 ze zm.) upoważnia pracownika do wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu przez niego wskazanym, w szczególności z miejsca zamieszkania, przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Porozumienie to zasadniczo różni się od teleporacji — dawnej regulacji KP — albowiem nowy rozdział IIc Kodeksu pracy, wprowadzony nowelizacją z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. 2023 poz. 240), weszła w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. i zastąpił w całości przepisy dotyczące telepracy.

Strony stosunku pracy mogą zawrzeć porozumienie o pracy zdalnej zarówno przy nawiązaniu stosunku pracy, jak i w trakcie jego trwania, na wniosek złożony przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67²⁰ § 1 KP). Pracodawca nie może nakazać pracy zdalnej jednostronnie — z wyjątkiem sytuacji nadzwyczajnych, takich jak stan nadzwyczajny, stan epidemii, siła wyższa (art. 67¹⁹ KP) oraz wskazanych w poleceniu pracy zdalnej w czasie pierwszego 3-miesięcznego okresu po zatrudnieniu pracownika (art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 KP).

Znamienna cecha prawna porozumienia o pracy zdalnej to art. 67²² § 1 KP, który przyznaje pracownikowi prawo do wypowiedzenia porozumienia. Pracodawca jest obowiązany przywrócić poprzednie warunki zatrudnienia w terminie określonym w porozumieniu, nie dłuższym niż 30 dni. Pracodawca nie może rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną ani mu wypowiedzieć lub zmienić na niekorzyść warunki pracy wyłącznie z powodu odmowy wykonywania pracy zdalnej lub zaprzestania jej wykonywania (art. 67²² § 7 KP).

Porozumienie powinno precyzować w szczególności: adres miejsca wykonywania pracy zdalnej, wymiar (pełny lub hybrydowy), wykaz sprzętu zapewnionego przez pracodawcę, kwotę ekwiwalentu lub ryczałtu za koszty energii elektrycznej i Internetu (art. 67²⁴ KP), zasady kontroli przez pracodawcę oraz zasady cofnięcia zgody na pracę zdalną. Wzorzec porozumienia dostępny na forms-legal.com obejmuje wszystkie obligatoryjne i rekomendowane klauzule wymagane przez aktualnie obowiązujące przepisy Kodeksu pracy.

Porozumienie o pracy zdalnej w Polsce jest niezbędne za każdym razem, gdy strony stosunku pracy postanawiają, że praca będzie wykonywana w całości lub w znacznej części z domu albo innego miejsca wskazanego przez pracownika. Obowiązek zawarcia takiego porozumienia wynika wprost z art. 67²⁰ § 1 Kodeksu pracy — bez pisemnego porozumienia pracodawca nie może legalnie wdrożyć pracy zdalnej, a pracownik nie nabywa praw do ekwiwalentu kosztów.

Dokument jest szczególnie potrzebny w następujących sytuacjach. Po pierwsze — przy zatrudnieniu nowego pracownika, który od pierwszego dnia ma wykonywać pracę z domu; porozumienie zawiera się łącznie z umową o pracę lub bezpośrednio po jej zawarciu. Po drugie — gdy dotychczasowy pracownik stacjonarny ubiega się o przejście na model hybrydowy lub w pełni zdalny; wniosek składa na piśmie lub elektronicznie, a pracodawca ma obowiązek odmowę uzasadnić (art. 67²⁰ § 6 KP) w przypadku pracownika niepełnosprawnego, rodzica dziecka do 4. roku życia oraz pracownika sprawującego opiekę nad osobą z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

Porozumienie jest niezbędne również przy zamianie modelu zdalnego na hybrydowy lub przy zmianie adresu miejsca pracy zdalnej — każda zmiana wymaga zawarcia aneksu do istniejącego porozumienia lub nowego porozumienia. Brak aktualnego porozumienia przy zmianie adresu może rodzić wątpliwości co do obowiązywania przepisów BHP w nowym miejscu (art. 67²⁸ KP) i utrudnić pracodawcy przeprowadzenie kontroli lub wydanie oceny ryzyka zawodowego.

Porozumienie o pracy zdalnej w Polsce — w świetle art. 67²⁰ § 2 KP — powinno zawierać następujące elementy obowiązkowe i rekomendowane:

Miejsce pracy zdalnej. Dokładny adres, pod którym pracownik będzie świadczył pracę (art. 67²⁰ § 2 pkt 1 KP). Zmiana adresu miejsca pracy zdalnej wymaga poinformowania pracodawcy i zawarcia aneksu do porozumienia. Pracodawca musi zaakceptować każde zmienione miejsce pracy zdalnej — np. inny kraj Unii Europejskiej może rodzić dodatkowe zobowiązania podatkowe i ubezpieczeniowe.

Wymiar pracy zdalnej. Porozumienie określa, czy praca zdalna jest wykonywana w pełnym wymiarze (100%), czy w systemie hybrydowym, a w tym ostatnim przypadku — jakie dni tygodnia lub ile dni miesięcznie pracownik jest zobowiązany stawić się w siedzibie pracodawcy.

Sprzęt i narzędzia. Wykaz sprzętu zapewnionego przez pracodawcę (laptop, telefon, monitor) oraz zasady jego użytkowania wyłącznie do celów służbowych (art. 67²⁵ § 1 KP). Jeżeli pracownik używa własnego sprzętu (BYOD — Bring Your Own Device), porozumienie powinno odsyłać do odrębnej umowy o używaniu prywatnego sprzętu.

Ekwiwalent lub ryczałt kosztów. Kwota miesięcznego ekwiwalentu lub ryczałtu za koszty energii elektrycznej i dostępu do Internetu — ustalana przez strony z uwzględnieniem norm zużycia, czasu pracy zdalnej i aktualnych cen (art. 67²⁴ § 3 KP). Na platformie forms-legal.com pracownik może pobrać odrębny wzór „Porozumienia o ekwiwalencie za pracę zdalną” z kalkulatorem kosztów.

Zasady kontroli. Tryb, zakres i termin kontroli Pracownika w miejscu pracy zdalnej — z zachowaniem prywatności Pracownika i jego rodziny (art. 67²⁸ § 2 KP). Kontrola może dotyczyć: wykonywania pracy, BHP oraz bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych (RODO).

Wypowiedzenie porozumienia. Warunki cofnięcia zgody na pracę zdalną przez każdą ze stron — termin przywrócenia do pracy stacjonarnej (maksymalnie 30 dni — art. 67²² § 6 KP).

Obowiązki BHP. Informacja o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy podczas pracy zdalnej (art. 67²⁸ § 1 KP) — przekazywana pracownikowi przed rozpoczęciem pracy zdalnej w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wypełnianie wzoru porozumienia o pracy zdalnej pobranego z forms-legal.com przebiega w kilku krokach.

Krok 1 — dane stron. Wpisz pełną nazwę pracodawcy (zgodną z KRS lub CEIDG), adres siedziby oraz imię i nazwisko osoby reprezentującej pracodawcę. W sekcji pracownika podaj imię, nazwisko, PESEL i stanowisko. PESEL jest wymagany do jednoznacznej identyfikacji pracownika w dokumentacji pracowniczej (rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej, Dz.U. 2018 poz. 2369).

Krok 2 — miejsce pracy zdalnej. Wpisz dokładny adres (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość), pod którym pracownik będzie wykonywał pracę. Jeżeli pracownik planuje wykonywać pracę z kilku miejsc (np. miejsce zamieszkania + działka rekreacyjna), każde miejsce powinno być wskazane w porozumieniu lub objęte klauzulą „w każdym miejscu uzgodnionym z Pracodawcą”.

Krok 3 — wymiar pracy zdalnej. Wybierz model: pełny etat zdalny, hybrydowy 3:2, hybrydowy 2:3 lub inny. Przy modelu hybrydowym możesz w uwagach doprecyzować, które dni tygodnia są stacjonarne.

Krok 4 — sprzęt. Zaznacz sprzęt, który pracodawca zapewnia pracownikowi. Jeżeli pracownik będzie używał własnego sprzętu, dodaj w uwagach odesłanie do umowy BYOD i wskaż kwotę dodatkowego ryczałtu za używanie prywatnego sprzętu (art. 67²⁵ § 2 KP).

Krok 5 — ekwiwalent. Wpisz ustaloną miesięczną kwotę ekwiwalentu/ryczałtu w złotych. Typowe kwoty wynoszą 50–150 zł miesięcznie przy modelu hybrydowym i 100–200 zł przy pracy w pełni zdalnej. Kwota jest zwolniona z podatku i składek ZUS do wysokości rzeczywistych kosztów.

Krok 6 — godziny dostępności. Wpisz godziny, w których pracownik jest obowiązany być dostępny pod telefon i e-mail. Jest to kluczowe dla zapewnienia ciągłości pracy i koordynacji z zespołem.

Krok 7 — termin wypowiedzenia. Wpisz liczbę dni wypowiedzenia porozumienia — rekomendujemy 30 dni.

Krok 8 — podpisy. Wydrukuj porozumienie w dwóch egzemplarzach i uzyskaj podpisy obu stron. Porozumienie przechowuj w aktach osobowych pracownika (część B).

Porozumienie o pracy zdalnej w Polsce podlega bezwzględnie obowiązującym przepisom rozdziału IIc działu drugiego Kodeksu pracy (art. 67¹⁸–67³⁴ KP), wprowadzonym przez ustawę z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240), obowiązującą od 7 kwietnia 2023 r.

Forma pisemna lub elektroniczna. Porozumienie może być zawarte na piśmie lub w postaci elektronicznej (art. 67²⁰ § 1 KP). Brak zachowania formy pisemnej lub elektronicznej nie skutkuje nieważnością, lecz utrudnia pracodawcy wykazanie uzgodnionych warunków w sporze przed sądem pracy.

Ochrona przed dyskryminacją. Pracodawca nie może różnicować warunków zatrudnienia pracownika na niekorzyść wyłącznie z powodu wykonywania przez niego pracy zdalnej ani stosować gorszych warunków ze względu na odmowę pracy zdalnej (art. 67²² § 7 KP). Naruszenie tego zakazu stanowi dyskryminację w rozumieniu art. 18³ᵃ KP i może skutkować roszczeniem odszkodowawczym pracownika w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Obowiązek informacyjny. Pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi przed rozpoczęciem pracy zdalnej informację o: zasadach BHP, zasadach ochrony danych osobowych, procedurach oceny ryzyka zawodowego oraz zasadach prowadzenia kontroli w miejscu pracy zdalnej (art. 67²⁸ KP). Informację przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznej.

RODO a praca zdalna. Praca zdalna wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych poza siedzibą pracodawcy, co nakłada na pracodawcę obowiązek dostosowania polityki bezpieczeństwa i środków technicznych do wymagań rozporządzenia RODO (art. 32 RODO). Pracownik powinien zostać przeszkolony z zakresu ochrony danych osobowych przetwarzanych w domu.

ZUS i podatki. Ekwiwalent lub ryczałt wypłacany pracownikowi zdalnemu jest zwolniony z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 13 u.PIT) i składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego z 1998 r.) do wysokości rzeczywistych kosztów.

Przy zawieraniu i wykonywaniu porozumień o pracy zdalnej w Polsce najczęściej popełniane są następujące błędy:

1. Brak porozumienia przy de facto pracy zdalnej. Wielu pracodawców dopuszcza pracowników do pracy zdalnej na podstawie nieformalnych ustaleń — bez pisemnego porozumienia. Taki stan narusza art. 67²⁰ KP, a pracownik nie nabywa prawa do ekwiwalentu kosztów. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) może nałożyć mandat na pracodawcę (art. 281 KP).

2. Nieokreślenie adresu miejsca pracy zdalnej. Porozumienie bez wskazania dokładnego adresu jest niezgodne z art. 67²⁰ § 2 KP i może utrudnić pracodawcy weryfikację BHP oraz odpowiednie ubezpieczenie wypadkowe pracownika.

3. Brak ekwiwalentu lub ryczałtu. Pracodawca obowiązany jest pokryć koszty pracy zdalnej — energii elektrycznej i dostępu do Internetu (art. 67²⁴ KP). Niepłacenie ekwiwalentu może być zakwestionowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub Urząd Skarbowy.

4. Błędne stosowanie przepisów o BHP. Pracodawca musi przekazać pracownikowi ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej (art. 67²⁸ KP). Pominięcie tego obowiązku naraża pracodawcę na odpowiedzialność w razie wypadku przy pracy zdalnej.

5. Brak klauzuli wypowiedzenia. Porozumienie bez określonego terminu wypowiedzenia rodzi niepewność co do zasad powrotu pracownika do pracy stacjonarnej. Kodeks pracy określa maksymalny termin przywrócenia — 30 dni, ale wymaga jego wskazania w porozumieniu.