Wniosek o pracę zdalną okazjonalną

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną w Polsce to jednorazowe podanie pracownika, w którym na podstawie art. 67³³ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465 ze zm.) wnioskuje o zgodę na wykonywanie pracy z miejsca innego niż siedziba pracodawcy w ograniczonej liczbie dni. Praca zdalna okazjonalna stanowi instrument elastyczności zatrudnienia, który nie wymaga zawarcia pełnego porozumienia o pracy zdalnej — wystarczy pisemny wniosek pracownika i decyzja pracodawcy.

Przepis art. 67³³ KP, wprowadzony nowelizacją z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. 2023 poz. 240) i obowiązujący od 7 kwietnia 2023 r., umożliwia każdemu pracownikowi — bez względu na to, czy ma stałe porozumienie o pracy zdalnej — skorzystanie z pracy zdalnej okazjonalnej do 24 dni w roku kalendarzowym. Ten limit jest roczny i nie przenosi się na kolejny rok. Pracownik nie musi uzasadniać wniosku, lecz wskazanie powodu jest pomocne dla pracodawcy przy podejmowaniu decyzji.

Kluczowa cecha prawna pracy zdalnej okazjonalnej wynikająca z art. 67³³ § 2 KP polega na tym, że przepisy o ekwiwalencie i ryczałcie kosztów (art. 67²⁴ KP) nie mają zastosowania — pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów energii elektrycznej, Internetu ani wyposażenia stanowiska pracy podczas okazjonalnej pracy zdalnej. Pracownik świadomie rezygnuje z ekwiwalentu w zamian za elastyczność trybu pracy.

Praca zdalna okazjonalna różni się od stałej pracy zdalnej tym, że: jest incydentalna (do 24 dni/rok), nie wymaga formalnego porozumienia — wystarczy wniosek, nie uprawnia do ekwiwalentu, a pracodawca może ją odmówić bez obowiązku uzasadnienia (chyba że regulamin wewnętrzny inaczej stanowi). Wzorzec wniosku dostępny na forms-legal.com zawiera wszystkie wymagane elementy i oświadczenia pracownika.

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną w Polsce jest potrzebny w każdej sytuacji, gdy pracownik stacjonarny lub hybrydowy chce jednorazowo lub przez kilka dni wykonywać pracę z domu albo innego miejsca, nie korzystając z pełnego porozumienia o pracy zdalnej.

Najczęstsze sytuacje uzasadniające wniosek o pracę zdalną okazjonalną to: planowany wyjazd do innego miasta (np. do rodziny) połączony z pracą, remont mieszkania uniemożliwiający dojazd do biura z powodu korków lub robót, wizyta serwisanta lub instalatora w domu wymagająca obecności, opieka nad chorym dzieckiem (przed uzyskaniem zwolnienia lekarskiego na opiekę z art. 188 KP), trudności komunikacyjne (awaria transportu publicznego, warunki pogodowe), a także praca z hotelu lub innego miejsca podczas podróży służbowej.

Wniosek jest niezbędny zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika: pracodawca uzyskuje dokumentację faktycznego miejsca pracy pracownika (ważne dla BHP i ubezpieczenia wypadkowego), a pracownik potwierdza, że korzysta z limitu 24 dni, a nie z nieograniczonej pracy zdalnej.

Dla pracowników zatrudnionych stale zdalnie lub hybrydowo, którzy chcą okazjonalnie pracować z innego miejsca (np. zagranicznego) — wniosek o pracę zdalną okazjonalną jest właściwym dokumentem, uzupełnionym o aneks do porozumienia o pracy zdalnej zmieniający adres (art. 67²⁰ § 2 KP). Warto pamiętać, że praca z zagranicy jest traktowana jako zmiana adresu miejsca pracy zdalnej i wymaga formalnej akceptacji pracodawcy.

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną w Polsce powinien zawierać następujące elementy kluczowe:

Dane pracownika. Imię, nazwisko, stanowisko i dział — do jednoznacznej identyfikacji pracownika i przypisania wniosku do jego ewidencji dni pracy zdalnej okazjonalnej.

Termin i liczba dni. Dokładna data lub zakres dat oraz łączna liczba wnioskowanych dni. Pracodawca prowadzi ewidencję wykorzystanych dni w roku — każdy zatwierdzony wniosek powinien być odnotowany przez HR.

Adres miejsca pracy okazjonalnej. Konkretny adres, pod którym pracownik będzie wykonywał pracę. Adres jest ważny dla celów ubezpieczenia wypadkowego — ZUS ocenia, czy wypadek przy pracy zdalnej okazjonalnej nastąpił w związku z wykonywaną pracą.

Oświadczenie o limicie dni. Pracownik potwierdza, że łączna liczba dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku, wliczając wnioskowane, nie przekroczy 24 (art. 67³³ § 1 KP). Pracodawca weryfikuje to przez ewidencję.

Oświadczenie o warunkach. Pracownik oświadcza, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej. Brak warunków zwalnia pracodawcę z obowiązku ich zapewnienia przy pracy okazjonalnej.

Oświadczenie o braku ekwiwalentu. Pracownik przyjmuje do wiadomości, że praca zdalna okazjonalna nie uprawnia go do ryczałtu ani ekwiwalentu kosztów (art. 67³³ § 2 KP). To kluczowy element odróżniający pracę okazjonalną od stałej pracy zdalnej.

Decyzja pracodawcy. Pole na zatwierdzenie lub odmowę wniosku z podpisem przełożonego i datą decyzji. Brak pisemnej decyzji może w razie sporu sugerować milczącą zgodę pracodawcy na pracę zdalną.

Na platformie forms-legal.com pracownik może wypełnić wniosek online i pobrać gotowy dokument w formacie PDF lub Word, który następnie przesyła przełożonemu e-mailem lub za pośrednictwem systemu HR.

Wypełnianie wzoru wniosku o pracę zdalną okazjonalną pobranego z forms-legal.com jest szybkie i intuicyjne.

Krok 1 — dane pracownika. Wpisz imię i nazwisko, stanowisko oraz dział. Sprawdź, ile dni pracy zdalnej okazjonalnej wykorzystałeś/-aś w bieżącym roku — limit wynosi 24 dni (art. 67³³ § 1 KP). Ewidencję prowadzi pracodawca, lecz możesz ją zweryfikować w systemie HR.

Krok 2 — termin. Wpisz datę (lub zakres dat) oraz liczbę dni. Jeden wniosek może obejmować kilka dni pod rząd lub dowolne dni w ciągu roku — ważne, że suma wszystkich zatwierdzonych dni nie przekroczy 24 w roku.

Krok 3 — adres miejsca pracy okazjonalnej. Wpisz dokładny adres — ulicę, numer lokalu, kod pocztowy i miejscowość. Adres powinien znajdować się w Polsce; praca z zagranicy wymaga odrębnych uzgodnień z pracodawcą (zmiana miejsca pracy zdalnej wymaga akceptacji).

Krok 4 — uzasadnienie. Uzasadnienie jest opcjonalne, lecz ułatwia przełożonemu podjęcie pozytywnej decyzji. Wystarczy kilka słów — „planowany wyjazd do rodziny”, „remont”, „wizyta serwisanta”.

Krok 5 — oświadczenia. Przeczytaj uważnie trzy oświadczenia: o limicie 24 dni, o posiadaniu odpowiednich warunków i o braku prawa do ekwiwalentu. Podpisując wniosek, potwierdzasz wszystkie trzy.

Krok 6 — złożenie wniosku. Wydrukuj i podpisz lub wyślij elektronicznie do bezpośredniego przełożonego. Wielu pracodawców akceptuje wnioski e-mailowe — sprawdź, czy Twoja firma ma własną procedurę.

Krok 7 — oczekiwanie na decyzję. Przepisy KP nie określają terminu, w którym pracodawca musi rozpatrzyć wniosek — w praktyce zazwyczaj udziela odpowiedzi w ciągu 1-2 dni roboczych.

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną w Polsce podlega następującym przepisom Kodeksu pracy:

Art. 67³³ § 1 KP. Pracownik może wnioskować o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej do 24 dni w roku kalendarzowym. Limit jest roczny i bezwzględny — przekroczenie 24 dni oznacza, że dalsze wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy wymaga pełnego porozumienia o pracy zdalnej (art. 67²⁰ KP).

Art. 67³³ § 2 KP. Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67²⁴ (ekwiwalent kosztów), art. 67²⁵ (sprzęt) i art. 67²⁸ (kontrola miejsca pracy zdalnej). Oznacza to, że pracodawca nie zapewnia sprzętu, nie wypłaca ryczałtu i nie może kontrolować miejsca pracy — pracownik w pełni ponosi ryzyko warunków technicznych i finansowych.

Art. 67³³ § 3 KP. Wniosek o pracę zdalną okazjonalną składa się w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca może, lecz nie musi, uzasadniać odmowy. Odmowa nie wymaga formy pisemnej — choć dla celów dokumentacyjnych warto ją utrwalić.

Ubezpieczenie wypadkowe — ustawa z dnia 30 października 2002 r. Wypadek przy pracy zdalnej okazjonalnej jest wypadkiem przy pracy na takich samych zasadach jak wypadek przy pracy zdalnej stałej. Pracownik powinien wskazać prawidłowy adres miejsca pracy okazjonalnej we wniosku — adres wpisany do wniosku będzie weryfikowany przez komisję powypadkową i ZUS przy ustalaniu okoliczności wypadku.

RODO. Pracodawca przetwarza dane osobowe pracownika zawarte we wniosku (imię, nazwisko, adres) w celu rozpatrzenia wniosku i prowadzenia ewidencji — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o pracę) lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny z KP). Adres miejsca pracy okazjonalnej powinien być przechowywany przez okres niezbędny do celów ubezpieczeniowych i powypadkowych.

Przy składaniu wniosków o pracę zdalną okazjonalną w Polsce najczęściej popełniane są następujące błędy:

1. Przekroczenie limitu 24 dni bez zawarcia porozumienia. Pracownik, który wykonuje pracę zdalną okazjonalną przez więcej niż 24 dni w roku bez stałego porozumienia o pracy zdalnej, narusza przepisy KP. Pracodawca w razie kontroli PIP może zostać ukarany za dopuszczanie pracownika do pracy zdalnej bez właściwej podstawy prawnej. Rozwiązanie: prowadź własną ewidencję dni — nie polegaj wyłącznie na HR.

2. Brak adresu miejsca pracy okazjonalnej. Wniosek bez wskazania adresu jest niekompletny. W razie wypadku przy pracy okazjonalnej ZUS będzie weryfikował, czy zdarzenie nastąpiło w miejscu wskazanym we wniosku. Praca z kawiarni lub innego niesprecyzowanego miejsca bez wpisu do wniosku może skutkować odmową uznania zdarzenia za wypadek przy pracy.

3. Mylenie pracy zdalnej okazjonalnej z urlopem lub DNW. Praca zdalna okazjonalna to praca — nie jest to dzień wolny od pracy. Pracownik musi wykonywać pracę przez pełne godziny wynikające z umowy o pracę i być dostępny dla pracodawcy tak samo jak przy pracy stacjonarnej.

4. Oczekiwanie ekwiwalentu. Niektórzy pracownicy składający wniosek o pracę zdalną okazjonalną po raz pierwszy błędnie oczekują wypłaty ryczałtu kosztów. Art. 67³³ § 2 KP wyraźnie wyłącza stosowanie przepisów o ekwiwalencie (art. 67²⁴ KP) do pracy okazjonalnej.

5. Składanie wniosku zbyt późno. Brak wystarczającego wyprzedzenia przy składaniu wniosku może skutkować odmową ze strony pracodawcy uzasadnioną potrzebami organizacyjnymi. Zaleca się składanie wniosku co najmniej 1-2 dni robocze przed planowaną pracą okazjonalną — lub zgodnie z wewnętrznymi zasadami firmy.