Deklaracja przystąpienia do PPK

Deklaracja przystąpienia do PPK w Polsce to pisemne oświadczenie pracownika kierowane do pracodawcy, na mocy którego pracownik wyraża wolę uczestnictwa w Pracowniczym Planie Kapitałowym — dobrowolnym, długoterminowym systemie gromadzenia oszczędności, uregulowanym ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. 2018 poz. 2215 ze zm.). Ustawa o PPK weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. i wprowadzała PPK etapami w zależności od wielkości zatrudnienia: pracodawcy z co najmniej 250 pracownikami od 1 lipca 2019 r., pracodawcy z 50-249 pracownikami od 1 stycznia 2020 r., pracodawcy z 20-49 pracownikami od 1 lipca 2020 r., pozostali pracodawcy i sektor publiczny od 1 stycznia 2021 r.

PPK jest systemem o charakterze powszechnym — pracodawca jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową (towarzystwo funduszy inwestycyjnych, zakład ubezpieczeń lub powszechne towarzystwo emerytalne) oraz umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników spełniających kryteria ustawowe. Do PPK są automatycznie zapisywani pracownicy w wieku 18-55 lat, a pracownicy powyżej 55. roku życia mogą przystąpić wyłącznie na własny wniosek (art. 15 ust. 2 i art. 15 ust. 3 ustawy o PPK). System autozapisu oznacza, że pracownik uczestniczy w PPK domyślnie — chyba że złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat.

Deklaracja przystąpienia do PPK jest potrzebna w dwóch sytuacjach: gdy pracownik uprzednio złożył deklarację o rezygnacji i chce powrócić do uczestnictwa w PPK (przed upływem czteroletniego okresu autozapisu), albo gdy pracownik przekroczył 55. rok życia i nie podlega już automatycznemu zapisowi, a chce dobrowolnie przystąpić do PPK. Deklaracja złożona przez pracownika do 55. roku życia, który nie zrezygnował, jest dokumentem potwierdzającym autozapis, jeżeli pracodawca wybrał instytucję finansową.

Wpłaty na PPK finansowane są z trzech źródeł: pracownik odprowadza wpłatę podstawową w wysokości 2% wynagrodzenia brutto (z możliwością dobrowolnej wpłaty dodatkowej do 2%), pracodawca wnosi wpłatę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto (z możliwością wpłaty dodatkowej do 2,5%), a państwo przekazuje wpłatę powitalną 250 zł po trzech miesiącach uczestnictwa oraz wpłatę roczną w wysokości 240 zł. Wpłaty pracownika i pracodawcy są obliczane od wynagrodzenia w rozumieniu art. 2 pkt 40 ustawy o PPK — kwoty podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłaty pracodawcy stanowią koszt uzyskania przychodu i nie są objęte składkami ZUS.

Środki zgromadzone w PPK są prywatną własnością uczestnika, podlegają dziedziczeniu i mogą być w określonych przypadkach wypłacone przedterminowo (np. na leczenie poważnej choroby, na wkład własny przy zakupie pierwszego mieszkania). Pracownik, który osiągnie wiek 60 lat, może wypłacić 25% zgromadzonych środków jednorazowo bez podatku i 75% w co najmniej 120 miesięcznych ratach, które są zwolnione z 19% podatku od zysków kapitałowych (art. 101 ust. 3 ustawy o PPK).

Deklaracja przystąpienia do PPK w Polsce jest składana przez pracownika w dwóch przypadkach określonych ustawą z dnia 4 października 2018 r.

Pierwszym jest powrót do uczestnictwa w PPK po złożeniu wcześniejszej deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat. Pracownik, który złożył rezygnację, może w każdej chwili ponownie przystąpić do PPK przez złożenie deklaracji przystąpienia na podstawie art. 23 ust. 4 ustawy o PPK. Pracodawca jest wówczas zobowiązany do wznowienia odprowadzania wpłat od kolejnego miesiąca. Co cztery lata (w roku 2023, 2027 itd.) pracodawca jest obowiązany z mocy prawa automatycznie zapisać do PPK wszystkich pracowników, którzy wcześniej zrezygnowali — chyba że pracownik ponownie złoży deklarację o rezygnacji.

Drugim przypadkiem jest dobrowolne przystąpienie pracownika w wieku 55-70 lat, który nie podlega automatycznemu zapisowi (art. 15 ust. 3 ustawy o PPK). Pracownicy pomiędzy 55. a 70. rokiem życia mogą przystąpić do PPK wyłącznie na swój wniosek — składają wówczas deklarację przystąpienia, na podstawie której pracodawca zawiera w ich imieniu umowę o prowadzenie PPK z instytucją finansową.

Deklaracja jest potrzebna także po zmianie pracodawcy — nowy pracodawca automatycznie zapisuje pracownika do PPK, jednak pracownik powinien poinformować nowego pracodawcę o środkach zgromadzonych u poprzedniego pracodawcy, aby umożliwić ewentualną konsolidację kont lub transfer środków na IKE po 60. roku życia.

Dokument nie jest potrzebny pracownikom, którzy zostali automatycznie zapisani do PPK przez pracodawcę i nie złożyli wcześniej deklaracji o rezygnacji — w takim przypadku umowę o prowadzenie PPK zawiera pracodawca bez dodatkowych dokumentów od pracownika.

Deklaracja przystąpienia do PPK w Polsce musi zawierać elementy umożliwiające pracodawcy prawidłowe zawarcie umowy o prowadzenie PPK z instytucją finansową w imieniu uczestnika. Na portalu forms-legal.com dostępny jest gotowy wzór deklaracji przystąpienia do PPK, który można wypełnić online i pobrać jako PDF lub Word.

Dane identyfikacyjne pracownika: imię i nazwisko, numer PESEL (umożliwia jednoznaczną identyfikację uczestnika), adres zamieszkania oraz data urodzenia. Numer PESEL jest wymagany przez instytucję finansową do otwarcia rachunku PPK.

Dane pracodawcy: nazwa i adres pracodawcy, NIP, nazwa wybranej instytucji finansowej zarządzającej PPK w danym zakładzie pracy. Wskazanie instytucji finansowej potwierdza, do jakiego funduszu mają trafiać wpłaty.

Oświadczenie o przystąpieniu do PPK: jednoznaczne oświadczenie pracownika o chęci przystąpienia do PPK lub wznowienia uczestnictwa po rezygnacji. Oświadczenie powinno wskazywać datę, od której mają być odprowadzane wpłaty.

Wysokość wpłat dodatkowych (opcjonalnie): pracownik może zadeklarować dobrowolną wpłatę dodatkową powyżej 2% wynagrodzenia (łącznie do 4% — 2% podstawowe + do 2% dodatkowe). Deklaracja powinna zawierać wybór procentu dodatkowej wpłaty pracowniczej.

Wybór funduszu zdefiniowanej daty (opcjonalnie): instytucja finansowa oferuje fundusze zdefiniowanej daty przyporządkowane do przedziałów wiekowych uczestnika. Brak wyboru przez pracownika oznacza automatyczne przyporządkowanie do funduszu odpowiedniego dla jego roku urodzenia (art. 46 ust. 2 ustawy o PPK).

Data i podpis pracownika: deklaracja musi być opatrzona datą i własnoręcznym podpisem pracownika. Pracodawca potwierdza przyjęcie deklaracji i wznawia odprowadzanie wpłat od miesiąca następującego po miesiącu złożenia deklaracji.

Deklaracja przystąpienia do PPK w Polsce jest stosunkowo prostym dokumentem, który pracownik wypełnia samodzielnie i przekazuje pracodawcy.

Krok 1 — dane pracownika. Wpisz swoje imię i nazwisko, numer PESEL, datę urodzenia i adres zamieszkania. Dane muszą być zgodne z dowodem osobistym lub innym dokumentem tożsamości.

Krok 2 — dane pracodawcy. Wpisz nazwę i NIP pracodawcy. Informację o wybranej przez pracodawcę instytucji finansowej zarządzającej PPK możesz uzyskać od działu kadr lub bezpośrednio z umowy o zarządzanie PPK (pracodawca ma obowiązek informować pracowników o wyborze instytucji).

Krok 3 — oświadczenie o przystąpieniu. Zaznacz właściwy typ przystąpienia: dobrowolne przystąpienie po rezygnacji lub pierwsze przystąpienie (dla osób powyżej 55. roku życia). Wskaż datę, od której mają być naliczane wpłaty.

Krok 4 — wybór wysokości wpłat (opcjonalnie). Jeżeli chcesz odprowadzać dodatkową wpłatę powyżej 2% wynagrodzenia, wskaż procentową wysokość tej wpłaty (od 0,5% do 2%). Wpłata dodatkowa jest dobrowolna i może być zmieniona lub wycofana w dowolnym momencie.

Krok 5 — podpis i data. Podpisz deklarację i wpisz datę jej sporządzenia. Przekaż dokument pracodawcy lub działowi HR. Zachowaj kopię dla siebie.

Krok 6 — potwierdzenie pracodawcy. Pracodawca jest zobowiązany przekazać deklarację do instytucji finansowej zarządzającej PPK i wznowić odprowadzanie wpłat. Pierwsze wpłaty powinny zostać przekazane do końca miesiąca następującego po miesiącu złożenia deklaracji. Instytucja finansowa wyśle potwierdzenie o otwarciu lub reaktywacji rachunku PPK.

Deklaracja przystąpienia do PPK w Polsce musi być zgodna z wymogami ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, a pracodawca ma obowiązek respektowania jej treści.

Podstawa prawna: art. 23 ust. 4 ustawy o PPK stanowi, że uczestnik PPK, który złożył deklarację o rezygnacji, może ponownie przystąpić do PPK przez złożenie pracodawcy deklaracji o przystąpieniu do PPK. Art. 15 ust. 3 ustawy o PPK reguluje przystąpienie osób w wieku 55-70 lat na własny wniosek.

Termin wznowienia wpłat: na podstawie art. 23 ust. 5 ustawy o PPK pracodawca jest zobowiązany wznowić wpłaty do PPK od miesiąca następującego po miesiącu złożenia deklaracji. Opóźnienie w wznowieniu wpłat może stanowić naruszenie ustawy o PPK.

Autozapis: na podstawie art. 23 ust. 6 ustawy o PPK co 4 lata (w pierwszym kwartale roku) pracodawca automatycznie wznawia dokonywanie wpłat do PPK za pracownika, który złożył deklarację o rezygnacji. Oznacza to, że pracownik, który nie chce uczestniczyć w PPK, musi ponownie złożyć deklarację o rezygnacji po każdym autozapisie.

Podatki i składki od wpłat: wpłaty pracodawcy do PPK stanowią przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (art. 12 ustawy o PIT), lecz są zwolnione ze składek ZUS (art. 26 ustawy o PPK). Wpłaty pracownika finansowane są z wynagrodzenia netto pracownika, czyli po opodatkowaniu i składkach ZUS.

Uprawniony organ nadzorczy: nadzór nad instytucjami finansowymi zarządzającymi PPK sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego. Nadzór nad prawidłowością stosowania przepisów ustawy o PPK przez pracodawców sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy. Za nieprowadzenie PPK lub naruszenie obowiązków pracodawcy grożą kary grzywny (art. 106-108 ustawy o PPK).

Przy składaniu deklaracji przystąpienia do PPK w Polsce pracownicy i pracodawcy popełniają błędy wpływające na prawidłowość uczestnictwa w systemie.

1. Złożenie deklaracji przystąpienia bez wcześniejszej rezygnacji. Jeżeli pracownik nie złożył deklaracji o rezygnacji i jest uczestnikiem PPK, składanie nowej deklaracji o przystąpieniu jest zbędne. Prawidłowe rozwiązanie: przed złożeniem deklaracji sprawdzić aktualny status uczestnictwa w PPK w instytucji finansowej.

2. Brak podpisu pracownika lub brak daty. Deklaracja bez podpisu i daty jest nieskuteczna. Prawidłowe rozwiązanie: zawsze opatrzyć deklarację datą sporządzenia i własnoręcznym podpisem.

3. Przekazanie deklaracji bez poinformowania działu kadr. Deklaracja powinna trafić do właściwej osoby w dziale kadr lub HR, która odpowiada za prowadzenie PPK. Prawidłowe rozwiązanie: uzyskać pisemne potwierdzenie przyjęcia deklaracji przez pracodawcę.

4. Nieuwzględnienie zmiany pracodawcy. Przy zmianie pracodawcy środki PPK nie są automatycznie przenoszone. Pracownik powinien poinformować nowego pracodawcę o rachunku PPK u poprzedniego pracodawcy i rozważyć konsolidację środków. Prawidłowe rozwiązanie: po zmianie pracodawcy uzyskać informacje o możliwości transferu środków.

5. Pominięcie możliwości obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5%. Pracownicy zarabiający poniżej 120% minimalnego wynagrodzenia mogą zadeklarować obniżenie wpłaty podstawowej do 0,5% (art. 27 ust. 2 ustawy o PPK). Prawidłowe rozwiązanie: sprawdzić uprawnienie do niższej wpłaty i złożyć stosowne oświadczenie.

6. Nieświadomość autozapisu co 4 lata. Pracownicy, którzy zrezygnowali, często nie wiedzą, że zostaną automatycznie ponownie zapisani do PPK po 4 latach. Prawidłowe rozwiązanie: śledzić daty autozapisu i w razie potrzeby składać nową deklarację o rezygnacji.