Vrijwilligersovereenkomst Nederland

De Vrijwilligersovereenkomst Nederland is een schriftelijke overeenkomst waarbij een vrijwilliger onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht voor een organisatie (doorgaans een stichting, vereniging, kerk, sportclub of andere non-profit instelling), op basis van Burgerlijk Wetboek art. 7:400 (overeenkomst van opdracht) of als afzonderlijk type overeenkomst sui generis, met de mogelijkheid van een belastingvrije onkostenvergoeding conform Wet inkomstenbelasting 2001 art. 2.3.

De kern van vrijwilligerswerk is dat het onverplicht en onbezoldigd is: de vrijwilliger ontvangt geen loon en heeft geen aanspraak op loon conform de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML). Er is geen gezagsverhouding in de zin van Burgerlijk Wetboek art. 7:610 (arbeidsovereenkomst), geen werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en geen loonheffingplicht voor de organisatie. Vrijwilligerswerk vindt buiten de sfeer van het arbeidsrecht plaats.

De vrijwilligersvergoeding is de kernbepaling voor belasting. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen een vrijwilligersvergoeding (belastingvrij tot een maximum) en een arbeidsbeloning (belast). De belastingvrije vrijwilligersvergoeding bedraagt maximaal EUR 2.100 per jaar per vrijwilliger en maximaal EUR 190 per maand in 2026 (Wet IB 2001 art. 2.3 jo Wet LB 1964 art. 2 lid 6). Wanneer de vergoeding hoger is dan deze maxima, wordt het meerdere behandeld als belastbaar loon en ontstaat loonheffingplicht voor de organisatie. De vrijwilligersvergoeding geldt alleen voor organisaties die het vrijwilligerswerk organiseren (stichtingen, verenigingen, overheden, religieuze organisaties) en niet voor BV's of eenmanszaken.

De Vrijwilligersovereenkomst Nederland verschilt fundamenteel van de arbeidsovereenkomst (BW art. 7:610), de overeenkomst van opdracht voor ZZP (BW art. 7:400 jo Wet DBA) en de stagiaire-overeenkomst. Bij vrijwilligerswerk ontbreekt het element van loonbetaling en de wettelijk vereiste gezagsverhouding voor een arbeidsovereenkomst; er is geen verplichting tot het verrichten van de arbeid (vrijwilliger kan te allen tijde stoppen) en de organisatie heeft geen werkgeversverplichtingen. Dit onderscheid is van belang voor de Belastingdienst bij een controle op schijnconstructies: een vrijwilliger die structureel op arbeidsovereenkomst-niveau werkzaam is (40 uur per week, vaste werktijden, gezagsverhouding) kan worden hergekwalificeerd als werknemer in loondienst.

Het Nederlandse vrijwilligerswerk is groot: volgens Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) zetten jaarlijks circa 5,5 miljoen Nederlanders zich vrijwillig in voor maatschappelijke organisaties. Wetgeving op vrijwilligerssector omvat naast belastingrecht ook aansprakelijkheidsrecht (BW art. 6:162 jo 6:170), gegevensbescherming (AVG), en sectorspecifieke regelgeving zoals de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) voor zorgvrijwilligers en de Wet op de jeugdzorg voor vrijwilligers in de jeugdsector.

Een vrijwilligersovereenkomst biedt beide partijen rechtszekerheid: de vrijwilliger weet wat van hem wordt verwacht, wat zijn rechten zijn (aansprakelijkheidsverzekering, vergoeding reiskosten, toegang tot middelen), en hoe hij de samenwerking kan beëindigen. De organisatie heeft documentatie van de afspraken, de omvang van de werkzaamheden, en de confidentialiteitsverplichtingen van de vrijwilliger. Bij zorgvrijwilligers, jeugdwerkvrijwilligers of vrijwilligers met toegang tot gevoelige informatie is een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) soms vereist op grond van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wet jsg).

Het onderscheid tussen vrijwilligerswerk en stages is ook relevant: een stagiair heeft doorgaans een stageovereenkomst (driezijdige overeenkomst tussen student, onderwijsinstelling en stagegever), heeft leerdoelen, en kan een stagevergoeding ontvangen. Een vrijwilliger heeft geen leerdoelen en geen onderwijsinstelling betrokken. Wanneer een student vrijwilligerswerk doet zonder leerdoelen, is het een vrijwilligersovereenkomst, geen stage.

De Vrijwilligersovereenkomst Nederland wordt gebruikt in de volgende situaties waarbij een vrijwilliger structureel of projectmatig werkzaamheden verricht voor een organisatie.

Sportclubs, hobby-verenigingen en cultuurverenigingen. De meeste sportclubs (voetbal, hockey, tennis, atletiek) en culturele organisaties (koren, toneel, muziekverenigingen) werken met vrijwilligers voor trainingen, wedstrijdorganisatie, commissiewerk, bestuursfuncties en evenementen. Een vrijwilligersovereenkomst legt de verwachtingen, de beschikbaarheid, de vrijwilligersvergoeding (bijv. EUR 100 per maand reiskostenvergoeding) en de aansprakelijkheidsverzekering vast. Sportbonden als de KNVB, Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB) en NOC*NSF bieden modelvrijwilligersovereenkomsten aan hun leden.

Zorg- en welzijnsorganisaties. Ziekenhuizen, verpleeghuizen, hospices, thuiszorgorganisaties en GGZ-instellingen zetten vrijwilligers in voor gezelschaps- en mantelzorgactiviteiten, vervoer, informatiepunten en administratieve taken. Zorgvrijwilligers werken onder toezicht van professionals en vallen soms onder sectorspecifieke regelgeving zoals de Wkkgz. Voor zorgvrijwilligers met toegang tot kwetsbare groepen is een VOG vereist (conform richtlijnen van Zorgverzekeraars Nederland en VWS).

Kerken, moskeeën en religieuze instellingen. Religieuze organisaties zijn grote vrijwilligersorganisaties in Nederland: koren, catechisten, ouderlingen, bestuursleden, jeugdwerk en diaconale activiteiten worden door vrijwilligers gedaan. Een vrijwilligersovereenkomst biedt ook juridische bescherming voor de organisatie bij situaties van misbruik of grensoverschrijdend gedrag, en stelt gedragscodes vast.

Goede doelen en maatschappelijke organisaties. NGO's, Amnesty International, het Rode Kruis, de Voedselbank, Vluchtelingenwerk en tal van andere goede doelen in Nederland werken grotendeels met vrijwilligers. Goede doelen die geregistreerd zijn bij de CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving) of die een ANBI-status hebben (Algemeen Nut Beogende Instelling, Wet IB 2001 art. 5b) volgen doorgaans strikte protocollen voor vrijwilligersmanagement.

Gemeenten en overheidsorganisaties. Gemeenten, provincies en rijksoverheidsinstellingen zetten vrijwilligers in voor welzijnsactiviteiten, buurtwerk, musea, bibliotheken en evenementen (bijv. Koningsdag, Dodenherdenking). De vrijwilligersvergoeding is ook bij overheidsorganisaties belastingvrij tot de wettelijke maxima. Sommige gemeenten hanteren een Overeenkomst Vrijwilligerswerk conform hun eigen inkoopbeleid.

Scholen en onderwijsinstellingen. Scholen maken gebruik van vrijwilligers voor leesouders (leesproject Stichting Lezen), sportcoaches, bibliotheekassistenten, en ouderbesturen. Bij vrijwilligers die werken met minderjarigen is een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) sterk aanbevolen en soms vereist conform richtlijnen van het ministerie van OCW en het Nationaal Comité 4 en 5 mei.

Een Vrijwilligersovereenkomst Nederland bevat de volgende kernonderdelen om de rechtspositie van vrijwilliger en organisatie duidelijk te regelen.

Identificatie van partijen. Naam, adres, KvK-nummer (voor stichtingen en verenigingen), en het RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer) van de organisatie. Naam, adres en geboortedatum van de vrijwilliger. Bij minderjarige vrijwilligers: naam, adres en handtekening van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger (BW art. 1:234 jo 7:612; een minderjarige van 16-18 jaar kan een overeenkomst sluiten voor handelingen die hem zelf aangaan, maar bij vrijwilligerswerk voor zorgverlening of activiteiten met risico's is ouderlijk akkoord aanbevolen).

Omschrijving van de vrijwilligerstaken en de tijdsinvestering. Concrete beschrijving van de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de vrijwilliger: welke taken, hoe frequent, op welke locatie. Verwijs ook naar het functieprofiel of de taakbeschrijving als bijlage. Vermeld de verwachte tijdsinvestering per week of per maand. Bij projectmatig vrijwilligerswerk: begin- en einddatum van het project. Raadpleeg voor de overeenkomst van opdracht voor betaalde zelfstandigen ook het model overeenkomst van opdracht op forms-legal.com.

Vrijwilligersvergoeding en onkostenregeling. Bepaal de hoogte van de vrijwilligersvergoeding: maximaal EUR 2.100 per jaar en maximaal EUR 190 per maand (2026) om belastingvrij te zijn conform Wet IB 2001 art. 2.3. Specifieke onkostenvergoedingen (reiskosten, maaltijden) zijn apart belastingvrij mits ze de werkelijk gemaakte kosten niet overstijgen. Wanneer de vrijwilliger geen vergoeding ontvangt (puur onbezoldigd), vermeld dit uitdrukkelijk in de overeenkomst. Neem op welke termijn de organisatie de vergoeding uitbetaalt (bijv. maandelijks op het opgegeven rekeningnummer).

Aansprakelijkheid en verzekering. De organisatie is aansprakelijk voor schade die de vrijwilliger lijdt tijdens de uitvoering van de vrijwilligerstaken, tenzij de schade is te wijten aan opzet of bewuste roekeloosheid van de vrijwilliger (BW art. 6:170 e.v. analoog). De organisatie moet een adequate aansprakelijkheidsverzekering afsluiten die de schade dekt die de vrijwilliger veroorzaakt aan derden of aan eigendommen van de organisatie. Vermeld welke verzekeringen van toepassing zijn (bijv. vrijwilligersverzekering bij Centraal Beheer, AON of rechtstreeks via Vrijwillige Aansprakelijkheidsverzekering gemeente). Bij gemeenten biedt de collectieve vrijwilligersverzekering van de gemeente doorgaans dekking.

Geheimhouding en privacy (AVG). Vrijwilligers die werken met persoonsgegevens van cliënten, leden of donateurs zijn gebonden aan de AVG (UAVG 2018). Neem een geheimhoudingsbeding op: de vrijwilliger mag vertrouwelijke informatie niet delen met derden, ook niet na beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst. Instrueer vrijwilligers over de gegevensminimalisatie en de beveiligingsvereisten conform de organisatieprotocollen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) handhaaft de AVG ook bij non-profit organisaties.

Gedragscode en VOG. Neem een verwijzing op naar de gedragscode van de organisatie (bijv. de NOC*NSF Gedragscode Seksuele Intimidatie in de sport voor sportbonden, of de VWS-gedragscode voor zorgvrijwilligers). Bij vrijwilligers die werken met kwetsbare groepen (kinderen, ouderen, mensen met een beperking): VOG als voorwaarde voor aanvang. Verwijs naar de procedure voor aanvraag van de VOG via Dienst Justis (dienst.justis.nl); gratis voor vrijwilligers via het Nationale Centrum Vrijwilligerswerk (npvdespelregel).

Beëindiging en opzegging. Bepaal hoe de vrijwilligersovereenkomst kan worden beëindigd: door de vrijwilliger op elk moment door een schriftelijke mededeling; door de organisatie bij niet-nakoming van de afspraken, wangedrag of bij beëindiging van de activiteiten. Een opzegtermijn van 1-4 weken is gebruikelijk zodat de organisatie een vervanger kan regelen. De vrijwilliger heeft geen recht op een transitievergoeding (BW art. 7:673); het is geen arbeidsovereenkomst.

Intellectueel eigendom en werkresultaten. Wanneer de vrijwilliger creatief werk vervaardigt (foto's, teksten, ontwerpen, software) in het kader van zijn vrijwilligerstaken, is een bepaling over intellectueel eigendom noodzakelijk. Auteurswet art. 7 (werkgeversauteursrecht) geldt niet bij vrijwilligers; neem een expliciete licentie of overdracht van auteursrecht op in de overeenkomst, of neem op dat de vrijwilliger toestemming geeft voor gebruik door de organisatie.

Onderling contact en communicatie. Geef aan wie de contactpersoon is bij de organisatie voor de vrijwilliger, hoe conflicten worden opgelost (intern gesprek, bemiddelaar), en welke communicatiemiddelen worden gebruikt (intranet, WhatsApp-groep, email). Geef ook aan hoe de vrijwilliger zijn beschikbaarheid communiceert bij ziekte of afwezigheid.

Stap 1 - Organisatiegegevens verzamelen. Noteer de volledige naam van de organisatie (bijv. Stichting Welzijn Oud-West), het vestigingsadres, het KvK-nummer en het RSIN. Controleer of de organisatie een ANBI-status heeft (Algemeen Nut Beogende Instelling) bij de Belastingdienst; dit is relevant voor de fiscale behandeling van de vrijwilligersvergoeding. De ANBI-status maakt donaties aan de organisatie aftrekbaar voor de gever (Wet IB 2001 art. 6.32).

Stap 2 - Vrijwilligersgegevens invullen. Noteer de volledige naam, het adres en de geboortedatum van de vrijwilliger. Bij minderjarigen (jonger dan 18 jaar): naam en handtekening van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Vraag bij aanvang ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs (optioneel maar aanbevolen voor verifiëring). Bij zorgvrijwilligers of vrijwilligers die met kwetsbare groepen werken: noteer ook of de VOG is aangevraagd en het datum van afgifte.

Stap 3 - Vrijwilligerstaken beschrijven. Beschrijf de taken die de vrijwilliger uitvoert: concreet, specifiek en resultaatgericht. Bijv.: 'Vrijwilliger begeleidt wekelijks op woensdag van 14:00 tot 17:00 uur drie ouderen bij activiteiten in het verpleeghuis en is verantwoordelijk voor het doorgeven van bijzonderheden aan de coördinator.' Vermeld ook welke taken de vrijwilliger NIET doet om verwachtingen te managen. Voeg een taakomschrijving als bijlage toe bij uitgebreide functies.

Stap 4 - Tijdsinvestering en locatie bepalen. Geef aan hoe vaak de vrijwilliger inzetbaar is: bijv. 4 uur per week op woensdagmiddag, of 1 weekend per maand bij evenementen. Vermeld de locatie(s) van de werkzaamheden. Bij thuiswerk of online vrijwilligerswerk: vermeld de digitale middelen en platforms die de organisatie beschikbaar stelt.

Stap 5 - Vrijwilligersvergoeding en onkostenregeling invullen. Bepaal de hoogte van de vrijwilligersvergoeding: maximaal EUR 2.100 per jaar en EUR 190 per maand om belastingvrij te zijn in 2026. Specificeer ook de vergoeding voor reiskosten (maximaal EUR 0,23 per km belastingvrij, Wet IB 2001 art. 31a jo Besluit vrijwilligers), maaltijdkosten en andere daadwerkelijke onkosten. Wanneer geen vergoeding wordt gegeven: vermeld dit expliciet ('de vrijwilliger ontvangt geen vergoeding'). Betalingstermijn en rekeningnummer voor overmaking.

Stap 6 - Aansprakelijkheid en verzekering vastleggen. Controleer welke aansprakelijkheidsverzekering de organisatie heeft voor vrijwilligers: dekt de polis schade aan derden veroorzaakt door de vrijwilliger? Dekt de polis ook schade die de vrijwilliger zelf lijdt? Vermeld de naam van de verzekeraar en het polisnummer. Veel gemeenten bieden een collectieve gemeentelijke vrijwilligersverzekering; check bij uw gemeente of u hieronder valt (veel gemeenten bieden dit gratis aan voor vrijwilligersorganisaties in hun gemeente).

Stap 7 - Geheimhouding en gedragscode regelen. Voeg een geheimhoudingsbeding toe dat de vrijwilliger bindt aan vertrouwelijkheid over persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie van de organisatie en haar cliënten/leden. Verwijs naar de gedragscode van de organisatie en laat de vrijwilliger verklaren deze te hebben ontvangen en gelezen. Neem bij zorgvrijwilligers en jeugdwerkvrijwilligers de VOG-vereiste op als voorwaarde voor aanvang.

Stap 8 - Beëindigingsbepaling formuleren. Neem een opzegtermijn op: de vrijwilliger kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van bijv. 2 weken; de organisatie eveneens met 2 weken, behoudens ernstig wangedrag (waarbij onmiddellijke beëindiging zonder opzegtermijn gerechtvaardigd is). Bepaal de gevolgen van beëindiging: teruggave van materialen, eindafrekening van eventuele vergoedingen, schriftelijke bevestiging van de beëindiging.

Stap 9 - Ondertekening door beide partijen. De vertegenwoordiger van de organisatie (directeur, coördinator, penningmeester) en de vrijwilliger ondertekenen de overeenkomst. Datum en plaats van ondertekening vermelden (formaat DD-MM-JJJJ). Twee originele exemplaren, een per partij. Bij minderjarigen ondertekent ook de ouder/voogd.

Stap 10 - Administratie bijhouden. Bewaar de vrijwilligersovereenkomst in de vrijwilligersadministratie van de organisatie. Registreer de tijdsinvestering per vrijwilliger (bijv. via een urenstaat) voor verantwoording aan subsidiegevers en voor berekening van de vrijwilligersvergoeding. Zorg dat de vergoedingsadministratie de belastingvrije maxima niet overschrijdt; houd een register bij van alle vrijwilligersvergoedingen voor het geval de Belastingdienst hierom vraagt.

De Vrijwilligersovereenkomst Nederland valt onder meerdere wettelijke kaders die de rechtspositie van de vrijwilliger en de verplichtingen van de organisatie regelen.

Fiscale kwalificatie vrijwilligersvergoeding (Wet IB 2001 art. 2.3 en Wet LB 1964 art. 2 lid 6). Een vergoeding aan vrijwilligers is belastingvrij mits zij niet meer bedraagt dan EUR 2.100 per jaar én niet meer dan EUR 190 per maand (bedragen 2026 conform de jaarlijkse indexering). Boven deze grenzen kwalificeert de vergoeding als loon en is de organisatie verplicht loonheffing in te houden en af te dragen. De Belastingdienst controleert vrijwilligersvergoedingen bij boekenonderzoeken; een te hoge vergoeding leidt tot naheffing loonheffing plus boete.

Vrijwilligersvergoeding en arbeidsrelatie-afbakening. De organisatie die vrijwilligers inzet mag hen niet laten functioneren als effectieve werknemers (vaste werktijden, gezagsverhouding, exclusiviteit). Wanneer de Belastingdienst of de rechter vaststelt dat de vrijwilliger feitelijk in een gezagsverhouding werkt en een reële arbeidsbeloning ontvangt, wordt de relatie hergekwalificeerd als arbeidsovereenkomst met terugwerkende kracht, inclusief alle werkgeverslasten. Stel een redelijke tijdsinvestering vast en vermijd structurele full-time vrijwilligersarbeid.

Aansprakelijkheid en verzekering. De organisatie heeft een zorgplicht voor de veiligheid van de vrijwilliger op haar locatie conform analoge toepassing van Arbowet art. 10 voor inleners (bij activiteiten op eigen locatie). Bij schade veroorzaakt door de vrijwilliger aan derden is de organisatie aansprakelijk conform BW art. 6:170 (aansprakelijkheid voor ondergeschikten, analoog toegepast op vrijwilligers in vaste werkverhoudingen). Zorg voor adequate aansprakelijkheidsverzekering. Gemeenten bieden doorgaans een collectieve vrijwilligersverzekering via de Vrijwilligerspolis van gemeenten.

AVG en gegevensbescherming (UAVG 2018). Vrijwilligers die persoonsgegevens van cliënten, leden of donateurs verwerken, zijn gebonden aan de AVG. De organisatie is verwerkingsverantwoordelijke; vrijwilligers zijn 'medewerkers' voor wie de organisatie de AVG-naleving moet waarborgen via instructies, training en toegangsbeheer. Bij datalekken door vrijwilligers meldt de organisatie dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) conform AVG art. 33 (meldplicht datalekken). Neem een gegevensprotocol op in de vrijwilligersovereenkomst of als bijlage.

VOG-verplichting bij kwetsbare groepen (Wet jsg). Bij vrijwilligers die werken met minderjarigen, ouderen of mensen met een beperking is een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) sterk aanbevolen en bij bepaalde gesubsidieerde activiteiten verplicht (conform richtlijnen OCW, VWS, en Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers COA). Vrijwilligers kunnen kosteloos een VOG aanvragen via Dienst Justis; voor individuele aanvragen via justis.nl. De organisatie bewaart een kopie van de VOG conform AVG-bewaartermijnen (doorgaans voor de duur van de vrijwilligersrelatie plus 2 jaar).

REEB-overeenkomst en ANBI-status. Organisaties met een ANBI-status (Wet IB 2001 art. 5b, geregistreerd bij de Belastingdienst) mogen vrijwilligers een hogere belastingvrije vergoeding geven als ware deze een fiscale gift (giftenaftrek). Donateurs van ANBI's mogen giften fiscaal aftrekken (periodieke giften volledig, incidentele giften boven 1% van het drempelinkomen). Controleer jaarlijks bij de Belastingdienst of de ANBI-status nog actueel is en of de publicatieverplichtingen (jaarverslag, bestuurssamenstelling) zijn nageleefd.

De volgende veelgemaakte fouten bij een Vrijwilligersovereenkomst Nederland leiden tot fiscale problemen, aansprakelijkheidskwesties of arbeidsrechtelijke herkwalificaties.

Fout 1 - Vrijwilligersvergoeding boven de belastingvrije maxima. Wanneer een vrijwilliger een vergoeding ontvangt van meer dan EUR 2.100 per jaar of meer dan EUR 190 per maand in 2026, wordt het meerdere behandeld als belast loon. De organisatie moet dan loonheffing inhouden en afdragen bij de Belastingdienst. Veel kleine organisaties (sportclubs, kerken) zijn zich hier niet van bewust en betalen onbewust belaste vergoedingen. Houd een administratie bij van alle vergoedingen per vrijwilliger per jaar en controleer of de maxima niet worden overschreden.

Fout 2 - Geen aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers. Wanneer een vrijwilliger tijdens zijn activiteiten schade veroorzaakt aan een derde (bijv. een bewoner in een verpleeghuis glijdt uit terwijl de vrijwilliger hem begeleidt), is de organisatie mogelijk aansprakelijk voor die schade. Zonder adequate aansprakelijkheidsverzekering (vrijwilligersverzekering) draagt de organisatie dit risico volledig zelf. Vraag bij de lokale gemeente naar de collectieve gemeentelijke vrijwilligersverzekering; die dekt in veel gemeenten automatisch vrijwilligers van plaatselijke organisaties.

Fout 3 - Vrijwilliger behandelen als een effectieve werknemer. Wanneer een vrijwilliger structureel 40 uur per week werkt, vaste werktijden heeft, uitsluitend voor deze organisatie werkt, en functiegerichte opdrachten ontvangt van leidinggevenden, is de kans groot dat de Belastingdienst of de rechter de relatie herkwalificeert als arbeidsovereenkomst. Resultaat: naheffing loonheffing, werknemersverzekeringen en mogelijk een arbeidsrechtelijke vordering van de vrijwilliger voor vakantiegeld en transitievergoeding. Beperk vrijwilligersarbeid tot een redelijk aantal uren per week (doorgaans max 20 uur) en zorg voor een daadwerkelijk vrijwillige context.

Fout 4 - Geen VOG bij vrijwilligers met kwetsbare groepen. Organisaties die vrijwilligers laten werken met kinderen, ouderen of mensen met een beperking zonder een VOG op te vragen, riskeren imagoschade en juridische aansprakelijkheid bij incidenten van grensoverschrijdend gedrag. Een VOG is een basale veiligheidsmaatregel; bij bepaalde gesubsidieerde activiteiten (VWS, OCW, gemeentelijke subsidies) is een VOG een subsidievoorwaarde. Vraag bij aanvang van elke vrijwilligersrelatie met kwetsbare groepen een VOG op via dienst.justis.nl (gratis voor vrijwilligers).

Fout 5 - AVG-verplichtingen negeren bij vrijwilligers. Wanneer vrijwilligers toegang hebben tot persoonsgegevens van cliënten, leden of donateurs zonder AVG-instructies en zonder een geheimhoudingsbeding, riskeert de organisatie datalekken en boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Neem altijd een geheimhoudingsbeding op in de vrijwilligersovereenkomst en train vrijwilligers in basisprincipes van gegevensbescherming. Stel toegangsrechten zo beperkt mogelijk in conform het principe van dataminimalisatie (AVG art. 5 lid 1 sub c).

Fout 6 - Mondelinge afspraken zonder schriftelijke vrijwilligersovereenkomst. Veel organisaties regelen vrijwilligerswerk volledig mondeling. Bij conflicten over verwachtingen, aansprakelijkheid, vergoeding of geheimhouding is er dan geen schriftelijk bewijs. Een vrijwilliger die aanspraken maakt op een vergoeding of die stelt dat hij anders beloofd heeft gekregen, kan de organisatie voor een bewijsprobleem stellen. Stel altijd een schriftelijke vrijwilligersovereenkomst op, ook voor kortlopende of incidentele vrijwilligersinzet.