Protocolo NOM-035 de Riesgo Psicosocial en México (NOM-035-STPS-2018)

El Protocolo NOM-035-STPS-2018 en México es el documento formal del centro de trabajo que implementa los requisitos de la Norma Oficial Mexicana NOM-035-STPS-2018, titulada «Factores de Riesgo Psicosocial en el Trabajo. Identificación, Análisis y Prevención», publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de octubre de 2018. La NOM entró en vigor en dos fases: la Fase I (23 de octubre de 2019) impuso las obligaciones de establecer políticas en el centro de trabajo, difundir información sobre los riesgos psicosociales e identificar a los trabajadores que vivieron acontecimientos traumáticos severos en el trabajo; la Fase II (23 de octubre de 2020) añadió el requisito completo de identificar, evaluar y controlar los factores de riesgo psicosocial mediante herramientas de evaluación estandarizadas y planes de acción documentados.

La NOM-035-STPS-2018 fue emitida por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) conforme a los artículos 512 y 523 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), que facultan a la STPS para emitir las normas oficiales mexicanas que rigen la seguridad, la salud y el medio ambiente en el trabajo. La fuerza vinculante de la NOM deriva de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización (LFMN), publicada en el DOF el 1 de julio de 1992, que hace obligatorio el cumplimiento de las Normas Oficiales Mexicanas para todos los sujetos dentro de su ámbito. Todos los patrones en México (sin importar el sector, la industria o la forma jurídica) están sujetos a la NOM-035 respecto de sus trabajadores ubicados en México.

Los factores de riesgo psicosocial los define la NOM como aquellos inherentes a la naturaleza, el tipo, la modalidad o el ritmo del trabajo, a la organización y la gestión de los procesos de trabajo y a las relaciones sociales en el trabajo que pueden ocasionar ansiedad, estrés, trastornos del sueño o problemas de adaptación en los trabajadores. La NOM identifica cinco dimensiones principales del riesgo psicosocial: (1) el exceso de trabajo y el ritmo de trabajo; (2) las deficiencias en la organización del trabajo; (3) el liderazgo y las relaciones en el trabajo; (4) el entorno organizacional desfavorable, que incluye la violencia, el acoso y la discriminación; y (5) los acontecimientos traumáticos severos, definidos como los incidentes que representan una amenaza real o percibida para la vida o la integridad física.

La NOM diferencia las obligaciones según el tamaño del patrón: los patrones con 1 a 15 trabajadores deben difundir información sobre los riesgos psicosociales e implementar una política de prevención básica; los patrones con 16 a 50 trabajadores deben además usar una herramienta simplificada de identificación de riesgos (el cuestionario para identificar a los trabajadores que vivieron acontecimientos traumáticos severos) proporcionada en los apéndices de la NOM; los patrones con más de 50 trabajadores deben implementar el protocolo completo de evaluación de riesgos usando los cuestionarios estandarizados de los Apéndices C y D de la NOM, analizar los resultados por área de trabajo y dimensión de riesgo, desarrollar un Programa de Acción documentado, implementar controles y dar seguimiento a las métricas de mejora cada año.

La Comisión de Seguridad e Higiene (Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, establecida conforme a los artículos 509 a 514 de la LFT) desempeña un papel central en la implementación de la NOM-035: la Comisión debe verificar que el protocolo se aplique, que los trabajadores estén informados y que el plan de acción se ejecute. Los inspectores de la STPS verifican el cumplimiento de la NOM-035 durante las inspecciones de trabajo estándar y las visitas de verificación dedicadas a la NOM, y revisan la existencia, la integridad y la implementación de la documentación del protocolo.

El Protocolo NOM-035-STPS-2018 en México se requiere para todo patrón con trabajadores en México, con el alcance específico de la documentación variando según el tamaño de la plantilla, según lo establece la Norma Oficial Mexicana NOM-035-STPS-2018.

Los patrones con más de 50 trabajadores tienen las obligaciones más extensas conforme a la NOM y necesitan con urgencia un documento de protocolo completo. El protocolo completo debe incluir una declaración de política del centro de trabajo, los resultados de la evaluación estandarizada de riesgo psicosocial usando los cuestionarios de los Apéndices C o D de la NOM aplicados a todos los trabajadores, un análisis de los resultados por dimensión de riesgo y área de trabajo, un Programa de Acción documentado dirigido a las dimensiones de mayor riesgo, un cronograma de implementación con responsables asignados a cada medida, un mecanismo de seguimiento de las acciones correctivas y los registros de la reevaluación anual. Sin esta documentación, el patrón queda expuesto a las multas de la STPS y a los hallazgos de inspección adversos.

Los patrones con 16 a 50 trabajadores necesitan el protocolo para documentar sus obligaciones de la Fase II de la NOM-035, incluidas la herramienta de evaluación simplificada (el cuestionario breve de identificación de factores de riesgo psicosocial para los centros de trabajo más pequeños conforme al Apéndice B de la NOM), la identificación de los trabajadores expuestos a acontecimientos traumáticos severos y un plan de acción básico que responda a los riesgos identificados. La Inspección del Trabajo de la STPS aplica los mismos criterios de inspección a los patrones de esta categoría.

Un Protocolo NOM-035 se necesita de manera específica cuando una visita de inspección de la STPS ha identificado una deficiencia de riesgo psicosocial y el patrón ha recibido un Programa de Corrección que le ordena implementar la NOM dentro de un plazo determinado. Tener un documento de protocolo completo preparado y listo para presentar al inspector en la visita de seguimiento es esencial para evitar multas reincidentes.

El protocolo se necesita cuando se está activando o renovando la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, que todos los patrones deben establecer conforme a los artículos 509 a 514 de la LFT. El mandato de la Comisión conforme a la NOM-035 incluye verificar que se haya realizado la evaluación de riesgo psicosocial, revisar el plan de acción y monitorear su ejecución. Un protocolo documentado aporta a la Comisión el marco para cumplir sus funciones legales.

Un protocolo NOM-035 también se requiere cuando un trabajador o un representante sindical se ha quejado formalmente ante la STPS sobre los riesgos psicosociales o la violencia laboral; tener un protocolo documentado previo y evidencia de su implementación es la principal defensa frente a las sanciones administrativas de la STPS.

Un Protocolo NOM-035-STPS-2018 en México completo debe contener los siguientes elementos para satisfacer los requisitos de inspección de la STPS conforme a la NOM-035-STPS-2018 y a las Guías de Referencia I (Entorno Organizacional Favorable) y II (Eventos Traumáticos Severos) publicadas por la STPS.

Declaración de política del centro de trabajo: una política de empresa escrita formal firmada por la autoridad de mayor nivel (director general, gerente general o representante legal con poder notarial) que comprometa a la organización a: identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial; promover un entorno organizacional favorable; prevenir y atender la violencia y el acoso en el trabajo conforme a los artículos 3 Bis y 133, fracción XII, de la LFT; y apoyar a los trabajadores que vivieron acontecimientos traumáticos. La política debe comunicarse a todos los trabajadores; la NOM exige evidencia de la difusión (correo electrónico, aviso publicado, lista de distribución firmada).

Ámbito y definiciones: la identificación del nombre del patrón, el RFC, el número de registro patronal ante la STPS, el domicilio o los domicilios del centro de trabajo, el número total de trabajadores por categoría y el periodo de evaluación. Las definiciones de todos los conceptos clave de la NOM-035 (factores de riesgo psicosocial, entorno organizacional desfavorable, acontecimiento traumático severo, violencia laboral) que refieran las definiciones específicas de la NOM-035 para mantener la consistencia terminológica con los criterios de inspección de la STPS.

Registros de la evaluación de riesgo psicosocial: la documentación del proceso de aplicación de los cuestionarios, incluidas la fecha o las fechas de aplicación, el número de trabajadores que participaron (la NOM exige al menos un 80% de participación para que los resultados sean válidos), la herramienta de evaluación usada (el Apéndice C de la NOM para la evaluación completa, el Apéndice D para la versión abreviada para los trabajadores en condiciones específicas, el Apéndice B para los centros de trabajo más pequeños) y un resumen de los resultados por dimensión de riesgo y área de trabajo. La NOM exige que los resultados se conserven de una manera que garantice el anonimato del trabajador; los resultados no deben vincularse a trabajadores individuales.

Análisis y priorización del riesgo: un análisis dimensión por dimensión de los resultados de la evaluación que identifique cuáles de las cinco dimensiones de riesgo de la NOM-035 (carga y ritmo de trabajo, organización del trabajo, liderazgo y relaciones, entorno organizacional, acontecimientos traumáticos) tienen calificaciones de riesgo elevadas en qué áreas de trabajo. El análisis debe identificar las áreas de riesgo prioritarias para el plan de acción y la población de trabajadores afectada.

Programa de Acción: un plan documentado con medidas correctivas y preventivas específicas para cada dimensión de alto riesgo identificada, que especifique: la medida que se implementará (capacitación en manejo del tiempo, revisión de cargas de trabajo, programa de intervención en acoso), la persona responsable (nombre y cargo), la fecha objetivo de implementación y el indicador de éxito. La NOM exige que el plan de acción se revise y actualice al menos cada año.

Identificación y apoyo a los trabajadores expuestos a acontecimientos traumáticos: un procedimiento específico para identificar a los trabajadores que vivieron acontecimientos traumáticos severos en el trabajo (asaltos, accidentes industriales, presenciar muertes o lesiones graves), canalizarlos a apoyo profesional (atención psicológica a través del IMSS o de un prestador privado) y dar seguimiento a su recuperación y a su aptitud para regresar al trabajo. La Guía de Referencia II de la NOM aporta la metodología recomendada.

Integración de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene: la documentación de cómo se integra la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene (establecida conforme a los artículos 509 a 514 de la LFT) en la implementación de la NOM-035, incluidos la revisión de los resultados de la evaluación por parte de la Comisión, la aprobación del plan de acción y los registros de monitoreo del avance. Las actividades de la Comisión en materia de la NOM-035 deben asentarse en sus Actas de Reunión.

Revisión anual y mejora continua: los registros de la reevaluación anual de los riesgos psicosociales, la comparación de los resultados con los periodos anteriores, la actualización del plan de acción con base en los nuevos resultados y la evidencia de la implementación de las medidas correctivas.

Referencias legales y marco de aplicación: la estructura de autoridad legal del cumplimiento de la NOM-035 abarca varias leyes. Los artículos 512 y 523 de la Ley Federal del Trabajo facultan a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social para emitir normas oficiales. Los artículos 994 y 1002 de la misma Ley Federal del Trabajo establecen los rangos de multa por las violaciones a las Normas Oficiales Mexicanas de la STPS. El Capítulo 13 del Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de noviembre de 2014, establece el marco general de las normas de salud en el trabajo. El artículo 6 de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización define el carácter obligatorio de las Normas Oficiales Mexicanas. La Sección 4 de la propia NOM-035-STPS-2018 establece el marco de definiciones. El Capítulo 5 de la NOM establece las obligaciones específicas por categoría de tamaño del patrón. La Comisión Consultiva Nacional de Normalización de Seguridad y Salud en el Trabajo asesora a la Secretaría del Trabajo sobre el contenido de la NOM. Los procedimientos de aplicación siguen el artículo 540 de la Ley Federal del Trabajo que rige la facultad de inspección de la Inspección Federal del Trabajo.

Forms-legal.com recomienda que todo Protocolo NOM-035-STPS-2018 en México se desarrolle con el apoyo de un profesional certificado en salud en el trabajo (médico del trabajo o psicólogo organizacional) y se revise cada año por la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene para mantener el cumplimiento ante la STPS.